Najboljši postopki uporabe programa Outlook 2010

Ta članek so napisali člani skupine, ki je ustvarila Microsoft Outlook 2010, in sicer iz najboljšega mogoče vzroka – zanj so prosile naše stranke. Outlook 2010 lahko uporabljajo različni ljudje z različnimi poslovnimi potrebami in slogi. Čeprav ni enega samega »pravega načina«, obstaja več načinov dela v programu, ki ga je lažje uporabljati kot druge. Upamo, da boste s poznavanjem najboljših postopkov imeli tudi najboljšo izkušnjo pri uporabi programa Outlook.

V tem vodniku so navedeni naši nasveti, kako kar najbolje izkoristiti Outlook 2010, vendar ta vodnik ni povsem izčrpen. Opisanih je nekaj osnovnih primerov, s katerimi boste Outlook lahko prilagodili svojim potrebam po upravljanju informacij.

Vodnik je namenjen osebam, ki:

  • delajo za veliko podjetja z oddelkom za IT.

  • prejmejo več kot 30 e-poštnih sporočil dnevno.

  • vsak dan veliko časa uporabljajo Outlook 2010 za pošiljanje in prejemanje sporočil ter za pripravo srečanj ali udeležbo na njih.

  • uporabljajo Outlook 2010 z računom strežnika Microsoft Exchange Server.

Ne glede na nastavitve strežnika ali velikost podjetja vam bo ta dokument koristil.

Za skrbnike IT

Stavki, ki vsebujejo logotip sistema Office 2010 Logotip sistema Office 2010 so sklici na druge izdelke sistema Microsoft Office 2010, kot sta Microsoft OneNote 2010 in Microsoft SharePoint Server. Stavki, v katerih so omenjeni samoarhiviranje in podatkovne datoteke programa Outlook (.pst), so označeni z ikono omarice za shranjevanje Ikona arhiva . Če v vaši organizaciji ne uporabljate teh izdelkov ali funkcij, lahko prezrete te stavke, saj to ne bo vplivalo na celoten dokument in potek dela.

V tem članku

Osnovna načela dobrega upravljanja časa

Nastavljanje programa Outlook 2010: postavitev

Mape

Pravila

Vrstica z opravili

Obvestila

Kategorije

Hitri koraki

Ukrotite mapo »Prejeto«

Dnevni pregled: upravljanje časa in opravil

Opravila: opravljanje dela

Iskanje sporočila: učinkovito iskanje

Iskanje sporočila od določene osebe

Pisanje odličnih e-poštnih sporočil

Koledar in srečanja

Stiki

Pogosta vprašanja

Sklici

O avtorici

Osnovna načela dobrega upravljanja časa

Outlook 2010 je orodje za upravljanje e-poštnih sporočil, koledarja, stikov in opravil. Zato ni le osrednje orodje za komunikacije, ampak tudi za upravljanje časa. Če želite kar najbolje izkoristiti Outlook 2010, vam priporočamo, da:

  • Zmanjšate število mest, kjer berete sporočila. Filtrirajte vsa sporočila, ki jih morate prebrati, na eno mesto – v mapo »Prejeto«, in sicer z naborom pravil.

  • Izpustite nekaj sporočil. S pravili nastavite, da so sporočila, ki jih morate prebrati, poslana v mapo »Prejeto«, ostala pa naj se nedotaknjena pretakajo v skupino stikov, seznam za pošiljanje, mape (mape skupine stikov). Ni vam treba - in ko je sporočil veliko, verjetno niti ne morete  - prebrati vsakega prejetega sporočila. V mapo »Prejeto« naj gredo le pomembna sporočila. Preostala pa lahko hranite - če boste na primer udeleženi v kakšni zadevi.

  • Zmanjšate število mest, kjer ročno urejate sporočila. Zanesite se na iskanje, s katerim boste našli sporočila, namesto da jih sami razvrščate.

  • Obdelate sporočila po spodnjih priporočilih. Ko berete sporočila, se odločite, ali jih boste:

    • Izbrisali.

    • Ukrepali (odgovorili ali shranili za prihodnjo rabo).

    • Razporedili (posredovali).

    • Odložili (s kategorijami in zastavicami) na seznam opravil za še en pregled.

  • Sezname zadolžitev zmanjšajte na en seznam. Svoje naloge upravljajte z le enim seznamom zadolžitev in enim koledarjem.

  • Delajte v skupinah. Pomagajte si s kategorijami in združite podobna opravila.

  • Dobro presodite, preden pošljete sporočila. Sledite načelom pisanja dobrih sporočil.

  • Redno pregledujte koledar in opravila.

Tudi če ne uporabite vseh najboljših postopkov, ki so opisani tukaj, boste svojo izkušnjo s programom Outlook 2010 izboljšali tudi, če jih boste uporabljali le nekaj.

Na vrh strani

Nastavljanje programa Outlook 2010: Postavitev

Prvi korak med najboljšimi postopki je nastavitev sistema za optimizirano uporabo programa Outlook 2010. Najboljša je takšna postavitev:

Več podrobnosti o nastavljanju priporočene postavitve poiščite v razdelku Pogosta vprašanja.

Na vrh strani

Mape

Priporočamo vam, da uporabljate:

  • Mapo »Prejeto« za sporočila, ki jih morate obravnavati. Mapa »Prejeto« je namenjena sporočilom, ki so poslana neposredno vam ali so morda pomembna za vas.

Če prejemate veliko sporočil, v katerih si mnenja izmenjuje več različnih ljudi, preklopite na pogled pogovorov. Sicer uporabite datumsko razporeditev (privzeta razporeditev). S samodejnimi pravili za oblikovanje nastavite, da so vsa sporočila, ki so poslana le vam, obarvana modro.

  • Eno referenčno mapo pod mapo »Prejeto« za vsa referenčna sporočila, ki jih boste morda pozneje potrebovali. V to mapo ni samodejno shranjeno nobeno sporočilo (tj. s pravilom). Mapo poimenujte 1-Reference. (Če dodate številko 1-, bo mapa prva pod mapo »Prejeto«.) Ta mapa je ustvarjena pod mapo »Prejeto«, tako da lahko strnete mapo »Prejeto« in jo skrijete.

Ikona arhiva To mapo nastavite tako, da se samodejno arhivira enkrat letno.

Opomba : Če ta mapa postane prevelika (10.000 elementov ali več), lahko Outlook 2010 začne delovati počasneje, ko preklopite na to mapo.

  • Mapo za sporočila, povezana s službo, zasebna sporočila in osebna sporočila. Če imate ločeni mapi za osebna in službena sporočila, lahko iščete sporočilo, ko nekdo stoji zraven vas, in vam pri tem ni treba skrbeti, da so bo prikazalo osebno sporočilo. Mapo poimenujte 2-Osebno.Vodje imajo lahko tudi posebno mapo za povratne informacije o svojih podrejenih, imenovano 3-Upravljanje.

Ikona arhiva Te mape nastavite, da se letno samodejno arhivirajo.

  • Nabor map za sporočila skupine stikov. Ni vam treba prebrati vseh sporočil, poslanih skupinam stikov (znane tudi seznami za pošiljanje ali seznami prejemnikov). Ta nabor map je shramba za vsa sporočila za skupino stikov, ki niso samodejno poslana v mapo »Prejeto«. Ustvarite mapo tik pod mapo »Prejeto« in jo poimenujte Skupine stikov, nato pa ustvarite podmape za vsako temo skupin stikov. Po navadi je ena mapa za skupino stikov dovolj, če pa ste člani več skupin stikov, vam priporočamo, da so vsa sporočila poslana v isto mapo.

Mapo skupine stikov najvišje ravni strnite tako, da vas ne bodo motila neprebrana sporočila v mapah pod njo.

Opomba : Če želite prebrati vsa sporočila za skupino stikov, vam ni treba ustvariti posebne mape zanjo. Sporočila bodo poslana neposredno v mapo »Prejeto«.

Ikona arhiva Mape skupine stikov nastavite tako, da se samodejno arhivirajo vsakih šest mesecev ali pogosteje, če je treba - na primer skupino stikov za iskanje vsakodnevnega prevoza na delo arhivirajte vsak dan.

  • Nabor map za vire RSS. Tako kot nabor map za skupine stikov tudi RSS predstavlja nabor podatkov, kjer so včasih morda zanimive informacije, vendar jih ni treba brati redno in nujno, tako kot sporočila, ki so vam poslana neposredno. Outlook 2010 ustvari te mape samodejno.

Mape za iskanje

Mape za iskanje so koristne za zbiranje informacij iz različnih poštnih map in virov RSS. Še posebej koristne so, ko želite zbrati informacije, shranjene v različnih mapah - ko se na primer pripravljate na četrtletni sestanek.

Če prejemate veliko sporočil (več kot 200 dnevno), lahko z mapo za iskanje ločite pošto različnih pošiljateljev.

Razdelek »Priljubljene« v podoknu za krmarjenje

Priljubljene (izbirno)

V razdelku Priljubljene so vidne tudi mape, ki so sicer zakopane na seznamu map.

Priljubljene, podnabor poštnih map, so prikazane na vrhu podokno za krmarjenje. Uporaba razdelka Priljubljene za delovanje sistema ni obvezna, toda če imate majhen zaslon, lahko minimizirate podokno za krmarjenje in še vedno uspešno razvrščate sporočila, tako da jih vlečete v minimizirano vrstico, izvajate osnovna iskanja in se pomikate po pogledih Koledar, Stiki in Opravila.

Priporočamo vam, da imate v razdelku Priljubljene te mape: Prejeto, 1-Reference, Poslano in Izbrisano.

Na vrh strani

Pravila

Cilj organizacije programa Outlook je zmanjšati količino nepotrebnih elementov v mapi »Prejeto« in zagotoviti, da bodo najpomembnejši elementi vedno na vrhu. S pravili pripomorete k temu, saj sporočila premikate v mape glede na nastavljene kriterije. Pravila filtrirajo sporočila, ki pridejo v mapo »Prejeto«, da dobite le sporočila, ki jih morate prebrati.

Priporočamo vam, da nastavite ta pravila (podrobnosti o nastavitvi teh pravil so v razdelku Pogosta vprašanja na koncu članka):

  • Samodejni odgovori    Vsi prazni odgovori na srečanja so premaknjeni v mapo »Izbrisano«. Če želite videti, kdo je potrdil udeležbo, preverite zavihek za sledenje v oknu srečanja.

  • Za: zame    Sporočila, ki so poslana neposredno vam ali ste vi navedeni v vrstici »Kp«, so poslana v mapo »Prejeto« in jih ne obdelajo druga pravila, tudi če je sporočilo poslano skupini stikov.

  • Povabila na srečanje pošlji v mapo »Prejeto«    Vsa povabila na srečanja, tudi če so poslana skupini stikov, morajo biti poslana v mapo »Prejeto«.

  • Odloži poslane elemente    To pravilo odloži pošiljanje sporočil za eno minuto ali več. Ko uporabljate pravilo, se pred zaustavitvijo računalnika prepričajte, da so bila sporočila poslana.

Opomba :  Logotip sistema Office 2010 To pravilo lahko uporabljajo le odjemalci in ne deluje v programu Outlook Web App (OWA).

  • Skupine stikov    Vsako e-poštno sporočilo, poslano skupini stikov, je poslano v mapo skupine stikov – razen če ključne besede v njem kažejo, da je za vas pomembno. V tem primeru je poslano v mapo »Prejeto«. Več skupin stikov, ki so podobne, naj uporablja isto pravilo in naj bodo razvrščene v isto mapo. Če ste član skupine stikov, v kateri morate prebrati prav vsa sporočila, zanjo ne ustvarite pravila. Vsa sporočila, ki jih morate prebrati, naj gredo neposredno v mapo »Prejeto«.

Ko končate z organizacijo nabora pravil, bi morala biti takšna.

Na vrh strani

Vrstica z opravili

Vrstica zadolžitev je podokno na desni strani programa Outlook 2010. V njej je prikazan koledar, prihodnji sestanki in enoten seznam opravil, na katerem so:

  • sporočila, na katera morate odgovoriti (sporočila z zastavico);

  • stiki, ki jih morate poklicati (stiki z zastavico);

  • opravila, ki se pojavijo nepričakovano.

Vrstico zadolžitev je najbolje pripraviti tako:

  • prikažite datumski krmar (privzeto vklopljen);

  • če imate zaslon z majhno ločljivostjo ali nimate veliko sestankov, naj bodo prikazani le trije sestanki (privzeto);

  • če imate zaslon z veliko ločljivostjo ali imate vsak dan veliko sestankov, naj bo prikazanih pet sestankov (pet ali več);

  • prikažite opravila (privzeto vklopljena).

  • Logotip sistema Office 2010 Prikažite hitre stike (če imate Microsoft Office Communicator 2007 R2, so privzeto na voljo in vklopljeni).

Privzeta postavitev za opravila je po datumu roka, vendar jih lahko razvrstite po datumu začetka, odvisno od tega, kako uporabljate zastavice. Če želite v ponedeljek videti opravila, ki ste jih pomaknili na naslednji teden, jih razvrstite po datumu začetka. Če želite videti opravila na dan njihovega roka, jih razvrstite po roku.

Privzeta zastavica

Priporočamo vam, da zastavico s hitrim klikom nastavite na Danes (kar je privzeta nastavitev).

Na vrh strani

Obvestila

Če prejmete veliko sporočil ali vas zlahka zmoti zvok obvestila, ki se predvaja ob dohodnih sporočilih, vam priporočamo, da izklopite te možnosti:

Namizno opozorilo v Outlooku

  • Ikona ovojnice, ki se prikaže na ikoni programa Outlook in v opravilni vrstici sistema Windows

Obvestilo o novi pošti v opravilni vrstici

  • Kazalec se za trenutek spremeni v ovojnico

  • Zvok, ki spremlja vse zgornje nastavitve

Če želite spremeniti te nastavitve, kliknite gumb Datoteka, nato Možnosti in nato Pošta.

V razdelku Dostava sporočil počistite vsa polja.

Nastavitve prispetja sporočil v pogledu »Backstage«

Na vrh strani

Kategorije

S kategorijami v programu Outlook 2010 lahko upravljate elemente na številne različne načine. Priporočamo vam, da ustvarite tri glavne vrste kategorij:

  • Projekt (lahko vključuje ljudi)

  • Tema

  • Kraj ali dejavnost

Kategorije niso obvezen del tega sistema, a če jih boste dosledno uporabljali, si lahko olajšate življenje. Z njimi lahko na primer ugotovite, kaj lahko naredite, in podobna opravila združite v skupine, da jih boste dokončali hkrati.

Kategorije ustvarite tako:

  • V poljubnem pogledu na zavihku Osnovno v skupini Oznake kliknite Kategoriziraj in nato Vse kategorije.

Priporočamo vam, da ustvarite kategorijo za:

  • Vsako od neposrednih poročil in za upravitelja za elemente, o katerih se želite pogovoriti ob naslednjem srečanju (na primer kategorija z imenom 1:1 Upravitelj).

  • Vsakega od glavnih krajev ali vrst dejavnosti, ki jih opravljate, da lahko izvajate dejanja v skupinah (uporaben del upravljanja opravil), na primer:

    • @Potovanje za opravila, ki jih lahko opravite na poti domov.

    • @Pošta za opravila, povezana z e-poštnimi sporočili, sestanki ali drugimi vidiki programa Outlook 2010.

    • @Domov za opravila, ki jih lahko opravljate le doma.

    • @Srečanje za elemente, ki jih potrebujete za organizacijo srečanja.

    • @Brez povezave za opravila, ki jih ne morete opraviti za računalnikom, na primer fotokopiranje dokumenta.

    • @Z vzpostavljeno povezavo za opravila, ki jih lahko opravite le s povezavo ali prek spletnega brskalnika.

    • @Telefon za klice, ki jih morate opraviti ali sprejeti.

    • @Branje za opravila, ki vključujejo le branje – brez odgovarjanja. Ta kategorija je uporabna za dolga sporočila ali priloge, ki jih morate prebrati, vendar tega ne morete narediti takoj.

    • @Čakanje za sporočila ali opravila, na katera čakate odgovor, vendar vam glede njih ni treba posebej ukrepati.

Pogovorno okno »Barvne kategorije«

Opomba : S simbolom @ bodo kategorije na seznamu izstopale. Če pred določene kategorije vnesete @, bodo te kategorije na vrhu seznama in vas opominjale, kje morate biti med izvajanjem določenega opravila (na primer @Telefon pomeni »pri telefonu«).

  • Vsako pomembno temo ali projekt, da zlahka najdete sporočila na določeno temo - še posebej, če v telesu ali zadevi sporočila ni besede, po kateri bi sporočilo lahko iskali.

  • Pomembne elemente, ki morajo biti končani danes in jih ni mogoče premakniti na drug dan.

Za en element lahko uporabite več kategorij – nasprotno od razvrščanja, pri katerem so lahko elementi le v eni mapi. Na primer pomembno sporočilo, o katerem se želite pogovoriti z vodjo, preden odgovorite nanj, lahko označite s kategorijama @E-pošta in 1:1 Upravitelj.

Opravila z več kategorijami

Kategorije »Hitri klik« bi morali uporabljati najpogosteje.

Kategorijo »Hitri klik« nastavite tako:

  • V poljubnem pogledu na zavihku Osnovno v skupini Oznake kliknite Kategoriziraj in nato Nastavi hitri klik.

Kot boste videli, so s kategorijami sporočila in opravila bolje vidna v vrstici zadolžitev, iskanje postane učinkovitejše, vi pa se bolje pripravite na sestanke.

Opomba : Pri razvrščanju odhodnih sporočil v kategorije bodite zelo previdni  – morda bodo prejemniki lahko videli vaše kategorije. Če prejemniki ne uporabljajo programa Outlook 2010 ali strežnika Exchange Server 2010, bodo lahko videli vaše nastavljene kategorije.

Na vrh strani

Hitri koraki

Galerija »Hitri koraki« Hitri koraki so novost v programu Outlook 2010 in vam omogočajo izvedbo več dejanj z enim klikom. To je uporabno orodje, s katerim ohranjate urejeno mapo »Prejeto« in na splošno učinkoviteje uporabljate Outlook. Ko v programu Outlook ponavljate vedno iste korake, ustvarite hitri korak.

Opomba : Hitri koraki veljajo le za sporočila.

Priporočamo vam, da ustvarite spodaj navedene hitre korake. Če želite več informacij, glejte Avtomatiziranje pogostih ali ponavljajočih se opravil s hitrimi koraki:

Hitri korak

Kaj omogoča

Kdaj ga uporabite

Sklic

Označi sporočilo kot prebrano.

Premakne sporočilo v mapo »1-Reference«.

To je gumb za razvrščanje z enim klikom.

Osebno*

Označi sporočilo kot prebrano.

Premakne sporočilo v mapo »2-Osebno«.

Za razvrščanje osebnih sporočil.

Dokončano

Označi sporočilo kot prebrano.

Označi sporočilo kot dokončano.

Premakne sporočilo v mapo »1-Reference«.

Za referenčna sporočila, na katera ste že odgovorili oz. dokončali delo z njimi.

Odloži*

Označi sporočilo kot prebrano.

Doda sporočilu zastavico za »Danes«.

Premakne sporočilo v mapo »1-Reference«.

Za sporočila, ki jih želite obravnavati pozneje.

*Hitra koraka »Osebno« in »Odloži« nista privzeta.

Izbirni hitri koraki

Poleg zgoraj navedenih hitrih korakov lahko glede na svoje delo in splošne vsakodnevne dejavnosti ustvarite te vrste hitrih korakov:

Hitri korak

Kaj omogoča

Kdaj ga uporabite

Kategoriziraj in premakni

Označi sporočilo kot prebrano.

Kategorizira sporočilo.

Premakne sporočilo v mapo »1-Reference«.

Preden sporočila razvrstite po mapah, jih kategorizirate, da jih pozneje lažje poiščete. Ustvarite korak za vsako kategorijo, ki jo pogosto uporabljate.

Označi in premakni

Označi sporočilo kot prebrano.

Označi sporočilo z zastavico.

Premakne sporočilo v mapo »1-Reference«.

Sporočilom dodajate zastavice za različne datume, na primer »Jutri«, »Ta teden« itd. Ustvarite korak za vsako zastavico, ko jo pogosto uporabljate.

Označi, kategoriziraj in premakni

Označi sporočilo kot prebrano.

Označi sporočilo z zastavico.

Kategorizira sporočilo.

Premakne sporočilo v mapo »1-Reference«.

Nekaj kategorij uporabljate, da označite kontekst opravil. Primer: @Branje: Označi z zastavico za jutri, doda kategorijo @Branje.

V vednost in premakni

Označi sporočilo kot prebrano.

Ustvari posredovano sporočilo v vednost.

Premakne sporočilo v mapo »1-Reference«.

Pogosto posredujete pošto drugim osebam (članke ipd.)

Dodeli

Označi sporočilo kot prebrano.

Ustvari posredovano sporočilo za določeno osebo.

Premakne sporočilo v mapo »1-Reference«.

Prejemate sporočila, ki so namenjena nekomu drugemu.

Opravilo

Ustvari opravilo s prilogo.

Izbriše sporočilo.

Potrebujete več konteksta za sporočila, označena z zastavico.

Skupina stikov

Označi sporočilo kot prebrano.

Premakne sporočilo v mapo »Skupina stikov« (ali v določeno mapo skupine stikov).

Zaradi pravil v mapo »Prejeto« nenamerno prejemate nekatera sporočila skupine stikov. Primer: Ustvarili ste pravilo, da so vsa sporočila skupine stikov razvrščena v mapo, razen če imajo kjer koli v jedru sporočila besedo vrstica. Občasno kdo skupini stikov pošlje sporočilo z besedo vrstica, vendar sporočilo ni povezano z vami.

Odgovori in izbriši

Odpre okno za odgovor.

Izbriše izvirno sporočilo.

Pogosto prejemate kratka sporočila, na katera morate odgovoriti, po tem pa ne potrebujete več izvirnega sporočila. Na primer: »Hej, greš na kosilo?« Vaš odgovor: »Seveda.«

Ko začnete ustvarjati hitre korake, boste ugotovili, da so morda na voljo še drugi načini za zmanjšanje števila klikov, potrebnih za dokončanje opravila. Ko ugotovite, da ponavljate vedno iste korake, ustvarite hitri korak. Ko se projekti spremenijo, posodobite hitre korake tako, da vsebujejo le opravila, ki jih dejansko opravljate.

Na vrh strani

Ukrotite mapo »Prejeto«

Ko nastavite sistem, lahko začnete upravljati dohodna sporočila. Ko mapa »Prejeto« osrednje mesto za prejemanje pomembnih sporočil, jo lahko pregledate in veste, da je vsak element pomemben in ga morate obravnavati.

Za vsako sporočilo v mapi »Prejeto« velja:

  • Če ni pomembno, ga takoj izbrišite.

  • Če lahko opravilo dokončate v dveh minutah ali manj, ga dokončajte (odgovorite, razvrstite, pokličite itd.).

  • Če ni za vas ali če lahko, ga dodelite (posredujte).

  • Če morate opravilo dokončati, vendar traja več kot dve minuti (vključno z branjem), ga odložite.

Če ga potrebujete za referenco (tudi če ste ga odložili), ga premaknite v mapo za reference. Cilj je zmanjšati število obravnavanj posameznega sporočila.

Izbrišite

Sporočila, ki vam jih ni treba prebrati, izbrišite. Če gre za neželeno pošto, jo izbrišite.

Če ne želite prejeti nobenega sporočila več v tem pogovoru, ga prezrite.

Ukaz »Prezri pogovor«

Dokončajte: 2-minutna vaja

Neverjetno je, kaj vse lahko naredite v dveh minutah. Na veliko sporočil lahko na primer odgovorite v dveh minutah ali prej. Če pa bi za obravnavanje sporočila porabili več kot 2 minuti, ga odložite. Če nimate občutka, koliko časa sta dve minuti, poskusite meriti čas.

Ko opravite s sporočilom, naredite nekaj od tega:

  • Izbrišite ga, če je nekaj nepomembnega.

  • S hitrim korakom ga razvrstite v eno izmed referenčnih map (na primer 1-Reference).

Če želite imeti pregled nad opravljenimi nalogami, še posebej v času letnih poročil ipd., uporabite hitri korak Dokončano, ki sporočila prav tako označi kot dokončana.

Razporedite

Včasih prejmete sporočilo, ki je v resnici namenjeno nekomu drugemu. V tem primeru odgovorite in v vrstico Za dodajte osebo, ki ji dodeljujete sporočilo. Če to počnete pogosto, ustvarite hitri korak, ki odgovori in v vrstico Za doda želeno osebo.

Če pozneje želite izvesti še kakšno opravilo s tem sporočilom, ga pred pošiljanjem označite z zastavico. V vrstici zadolžitev označite opravilo s kategorijo @Čakanje.

Odložite

Kdaj odložiti sporočilo

Če odložite sporočilo, pomeni, da ga boste pregledali pozneje, ko boste imeli čas.

Razlogi za odložitev sporočila:

  • Ne morete dokončati opravil, povezanih z njim, v manj kot dveh minutah.

  • Potrebujete več časa za branje.

  • Odgovor morate zelo skrbno oblikovati.

  • Zanj je potrebno dodatno dejanje v drugem programu (na primer »Dodaj dokumentu <ime>«).

Kako odložite sporočilo: označite ga z zastavico

Če se odločite, da nimate časa takoj obravnavati sporočila, ga označite z zastavico:

  • Če morate opravilo dokončati danes, dodajte zastavico Danes (z levo tipko kliknite zastavico).

  • Če lahko opravilo odložite za dlje, ga kliknite z desno tipko miške in dodajte zastavico za poznejši datum.

  • Če boste sporočilo še večkrat potrebovali in želite do njega hitro dostopati, ga povlecite v skupino Pozneje v vrstici zadolžitev. Če nimate skupine Pozneje, nastavite zastavico Začetni datum v opravilu čez 100 let. (To zastavico uporabljajte redko, da ne bo postala pretirano uporabljena in natrpana.)

  • Če gre za opravilo, ki ga boste morali dokončati kmalu, ga označite z zastavico Brez datuma, da bo prikazano na vrhu vrstice zadolžitev. To skupino uporabljajte redko in jo redno čistite, ker je vedno na vrhu seznama opravil.

Poleg označevanja sporočila z zastavico lahko:

  • Dodate ustrezne kategorije.

  • Kliknite hitri korak Sklic in sporočilo označite kot prebrano, če še ni, in ga razvrstite v referenčno mapo (1-Reference).

Če ugotovite, da vedno znova uporabljate iste kategorije in zastavice, ustvarite nov hitri korak, ki označi z zastavico, kategorizira in razvrsti v mapo.

Ko je element označen z zastavico, bo prikazan v vrstici zadolžitev. Ko ga označite in razvrstite v referenčno mapo, ga s tem obdelate in vam ni treba več misliti nanj. Ker pa je na seznamu opravil, greste lahko na naslednje sporočilo in pri tem veste, da se boste pozneje vrnili na označene elemente.

Dodajanje več informacij elementom, označenim z zastavico

Če v vrstici z zadevo sporočila ni dovolj konteksta, lahko naredite eno od dveh stvari, odvisno od količine informacij, ki jih želite dodati:

  • Ime opravila spremenite tako, da ga kliknete v vrstici zadolžitev ali z desno tipko miške in izberete Preimenuj opravilo. Ko spremenite ime opravila, se ne spremeni zadeva sporočila, le bolje boste vedeli, s čim je povezano opravilo.

  • Ustvarite opravilo s priloženim sporočilom.

Dodate lahko tudi kategorijo, pri kateri v trenutku vidite, kaj je vaša naslednja naloga. Z enim pogledom na vrstico zadolžitev s kategoriziranimi opravili boste vedeli, kaj lahko opravite takoj (@Pisarna), za katera opravila čakate druge (@Čakanje) in o čem se boste pogovarjali na sestanku (@Srečanje).

Kdaj boste opravili naloge, ki ste jih odložili?

Ko obdelate sporočila, se lahko lotite seznama opravil. Zdaj odgovorite na sporočila, ki ste jih odložili.

Razvrstite

Včasih prejmete sporočilo, glede katerega vam ni treba ukrepati, vendar ga boste morda potrebovali pozneje. Primer je sporočilo z navodili. Ta sporočila razvrstite v referenčno mapo (1-Reference), tako da kliknete hitri korak za sklice. Če dodate še kategorijo, boste sporočilo lažje našli, ko ga boste potrebovali (na primer @Projekt). To naredite pred razvrščanjem s hitrim korakom.

Ko končate z obdelavo sporočil, bi morala biti mapa »Prejeto« počiščena in se lahko lotite koledarja in opravil.

Na vrh strani

Dnevni pregled: upravljanje časa in opravil

Priporočamo vam, da si vsako jutro vzamete čas za pregled seznama opravil in koledarja. To vključuje:

  • Pregled sestankov in srečanj, ki vas čakajo v prihodnjem dnevu in tednu.

  • Pregled opravil in morebitno spreminjanje.

  • Dodajanje sestankov na koledar in zagotavljanje časa, potrebnega za dokončanje dela.

Recite ne

Ko pregledujete koledar in seznam opravil, bodite realni glede svojih zmožnosti. Včasih to pomeni, da morate reči ne. Tukaj je nekaj primerov, kako pridobite čas tako, da rečete ne:

  • Zavrnite sestanke, na katerih vam ni treba biti prisotni. Seveda lahko to naredite.

  • Izbrišite opravila, ki vam jih ni treba narediti ali za katera veste, da jih ne boste naredili.

  • Pošljite sporočila in obvestite osebe, da imate namen odgovoriti (in ne pozabite sporočila označiti z zastavico, da boste odgovorili nanj). Bolje je, da osebi sporočite realen datum, do katerega boste odgovorili, kot pa da oseba misli, da ste pozabili na sporočilo.

Upravljanje koledarja

Dejstvo je, da imate ob dnevih, ki so napolnjeni s sestanki, manj časa za dokončanje opravil in pisanje sporočil, zato opravila raje premaknite na drug dan.

Če vam bo opravilo vzelo veliko časa ali če gre za opravilo, ki ga morate narediti (v nasprotju z opravili, ki vam jih ni treba narediti), ga povlecite s seznama dnevnih opravil na koledar, da blokirate čas.

Kako ustvarite opravila

Ko se pomikate skozi koledar in opravila, se boste gotovo spomnili še več stvari, ki jih morate narediti. Tukaj je nekaj postopkov ustvarjanja opravil v programu Outlook:

  • Označite sporočilo z zastavico.

  • V polje Vnesite novo opravilo na vrhu seznama opravil vnesite opravilo.

  • Z bližnjično tipko Ctrl+Shift+K ustvarite novo opravilo.

  • Če ni protizakonito in je varno, lahko med vožnjo s funkcijo glasovnega zaznamka v mobilni napravi ali telefonu posnamete opravila in jih pozneje prepišete na seznam zadolžitev.

  • Logotip sistema Office 2010 Če ste na sestanku, si zapiske beležite v programu OneNote. Elementi, ki so v programu OneNote označeni z zastavico, so prikazani na seznamu opravil v programu Outlook 2010.

Kako upravljate opravila

Na te načine si lahko pomagate pri opravljanju nalog:

  • Opravila dodajte takoj, ko jih dobite, tako da jih vnesete v polje Vnesite novo opravilo v vrstici zadolžitev ali na vrhu seznama opravil, na prazno mesto na seznamu dnevnih opravil ali tako, da na traku kliknete Novo opravilo.

  • Počistite opravila, ki vam jih ni treba opraviti. Seznam opravil je dragocen prostor – ne prenatrpajte ga, sicer bo njegova uporabnost izgubljena. Če sporočila, označena z zastavico, želite ohraniti, kliknite Odstrani s seznama, sicer jih izbrišite.

  • Dokončana opravila označite kot dokončana, da bodo odstranjena iz vrstice zadolžitev.

  • Spremenite zadevo opravila v označenem sporočilu, da bo jasno, kaj morate narediti. Označeno sporočilo z zadevo Ne morem spremeniti skupinskega članstva s tipkovnico preimenujte na primer v Odgovori Roku, kar je naloga, ki jo morate opraviti. Če želite spremeniti zadevo opravila, kliknite element v vrstici zadolžitev in vnesite novo zadevo ali kliknite z desno tipko miške in nato kliknite Preimenuj opravilo. Če spremenite zadevo opravila, se ne spremeni zadeva sporočila. Spremeni se le zadeva, ki jo vidite na seznamu opravil.

  • Uporabite kategorije, da boste hitreje videli, kje morate biti za naslednji korak, in da poudarite določena opravila.

  • Opravila razporedite tako, da združite podobna opravila, na primer tista z isto kategorijo. Če želite opravilo premakniti, ga kliknite na seznamu opravil in povlecite. Tako lahko hkrati delate podobna opravila.

  • Opravila na seznamu dnevnih opravil in v vrstici zadolžitev povlecite na dan, ko jih nameravate dokončati. Če za opravila potrebujete več časa, jih povlecite na koledar, da rezervirate čas zanje.

Čeprav je dobro, da ste organizirani, ne porabite preveč časa za postavljanje prioritet in upravljanje seznama opravil. Naj to ne postane vaše glavno opravilo!

Uporaba koledarja: upravljajte čas z ustvarjanjem sestankov

Zapomnite si: vedno je več dela, kot je na voljo časa za dokončanje tega dela.

Del dobrega upravljanja časa je tudi to, da pregledate sporočila, upravljate sestanke in opravila ter razmislite, kaj morate narediti.

Čas si lahko razporedite tako, da na koledar dodate redne sestanke in srečanja. Koledar obravnavajte kot dejanski načrt časa – če ste nanj dodali opravilo, ga dejansko morate opraviti ob dodeljenem času.

Določite čas za:

  • Pregled sporočil. Čas za pregled sporočil je še posebej pomemben, če prejmete veliko sporočil. Tudi če imate nastavljena pravila, da v mapo »Prejeto« prejmete le pomembna sporočila, vseeno potrebujete čas za pregled teh sporočil.

Namig : Ko pregledujete in berete sporočila, odstranite vizualne motnje, tako da zmanjšate podokno za krmarjenje, vrstico zadolžitev in trak, tako da v vrstici stanja kliknete gumb Branje Ukaz za pogled branja v vrstici stanja . Če želite spet vse odpreti, kliknite Navadno Ukaz za navaden pogled v vrstici stanja (levo od ukaza Branje).

  • Dnevno in tedensko pregledujte opravila in sestanke. Preglejte koledar in opravila ter ocenite sestanke in opravila glede na prioritete. Če je koledar poln, je to čas, da:

  • Počistite prekrivajoče se sestanke, saj ne morete biti na dveh mestih hkrati.

  • Določite čas za delo.

  • Pregledate, kaj trenutno delate, ali je to dobra poraba časa in ali ste si postavili prave prioritete.

  • Redno se sestajajte z upraviteljem. Na rednih sestankih boste izvedeli, kaj točno je vaše delo, in po potrebi spremenili prioritete. Če želite nastaviti reden ali ponavljajoč se sestanek, kliknite Ponavljanje Slika gumba .

Na vrh strani

Opravila: opravljanje dela

Tedenski pregled

Če na svoj čas in opravila pogledate v širšem smislu, boste lažje postavili pomembno delo pred manj nujna opravila. Tako boste tudi lažje razjasnili drugim, kaj lahko realno pričakujejo od vas. Pregled preteklega in prihodnjega tedna vam tudi pomagata, da se pripravite na tedenski sestanek z upraviteljem ali pripravite e-poštno sporočilo s stanjem.

Kje opravljati delo

Ko pregledate sporočila, je najbolje, da v programu Outlook delate (odgovarjate na sporočila ipd.) v pogledu opravil. Ko preklopite v opravila, vas ne bodo motila sporočila, ki prihajajo v mapo »Prejeto«.

Združujte opravila

Ko pregledujete seznam opravil na koledarju, podobna opravila opravljajte hkrati. Če imate na primer le nekaj minut časa, opravite vse telefonske klice (če ji ni veliko). Opravil, ki od vas zahtevajo veliko energije (za nekatere je to morda odgovarjanje na sporočila), se lotite takrat, ko imate več energije. Opravila, ki od vas zahtevajo manj energije, kot je branje sporočil o stanju, si pustite za konec dneva ali za takrat, ko imate manj energije. Če podobna opravila opravljate v skupinah, bo napredek viden pri vseh projektih hkrati.

Opravila lahko združite po skupinah tako, da namesto razporeditve Razporejeno po: Začetni datum uporabite Razporejeno po: Kategorije. To naredite tako, da kliknete naslov Razporejeno po in nato Kategorije.

Opomba : Če imate naloge, zaradi katerih drugi ne morejo opravljati svojega dela, najprej dokončajte te naloge.

Meni razporeditve

Dokončanje opravil

Ko dokončate svoja opravila, jih označite kot dokončana. Outlook 2010 samodejno hrani seznam dokončanih opravil. To je lahko uporaben povzetek opravljenega dela. Če vam opravila ali sporočila ni treba obdržati, ga izbrišite ali odstranite zastavico.

Ukaz »Označi kot dokončano« na traku

Delo brez povezave

Če imate veliko dela, vam priporočamo, da prekinete povezavo z internetom in tako preprečite nenehen pritok dohodnih sporočil.

Ko preklopite med delom s povezavo in brez nje, se ustrezno prilagodijo vsi e-poštni računi v vašem profilu programa Outlook.

  • Na zavihku Pošiljanje/prejemanje v skupini Lastne nastavitve kliknite Brez povezave.

Ukaz »Brez povezave« na traku, ki označuje način s povezavo

Ko delate brez povezave, je označen ukaz Brez povezave.

Ukaz »Brez povezave« na traku, ki označuje vklopljen način brez povezave

Če se želite vrniti v način s povezavo, kliknite označeno možnost Brez povezave.

Na vrh strani

Iskanje sporočila: učinkovito iskanje

Iskanje sporočila od določene osebe

Če želite poiskati sporočilo, ki ga je poslala določena oseba, v mapi s sklici kliknite v polje Iskanje (na primer 1-Reference), nato pa na zavihku Iskanje kliknite Od.

Ukaz »Od« na traku

Vnesite ime osebe.

Takojšnje iskanje z iskalnimi pogoji »Od«

Ali pa vnesite ime in nato pritisnite puščico navzdol ter izberite Od, da omejite rezultate.

Takojšnje iskanje s predlaganimi kriteriji

Iskanje sporočila s prilogo

Če želite poiskati sporočilo s prilogo, kliknite v polje Iskanje in na zavihku »Iskanje« kliknite Ima priloge.

Ukaz »Ima priloge« na traku

Pogoje iskanja lahko dodajate; če torej želite najti sporočilo od določene osebe s prilogami, kliknite ukaze na traku (Od, Ima priloge) in podrobneje določite iskanje.

Primer takojšnjega iskanja z več iskalnimi pogoji

Iskanje sporočil v celotnem nabiralniku

Včasih sporočila ne najdete, če iščete le v mapi s sklici – morda gre za sporočilo, ki ste ga poslali, ali pa je razvrščeno v napačni mapi. V teh primerih začnite z iskanjem v poljubni mapi (Prejeto, 1-Reference itd.), nato pa kliknite Ponovite iskanje v mapi »Vsi poštni elementi«.

Takojšnje iskanje brez rezultatov

Lahko pa kliknete tudi Vsi poštni elementi na zavihku Iskanje.

»Vsi poštni elementi« na traku

Če sumite, da je iskani element v sprejeti zahtevi za sestanek (torej na koledarju), poskusite izbrati »Vsi Outlookovi elementi«.

Če pogosto iščete po celotnem nabiralniku, lahko v pogledu Backstage nastavite, da so privzeti cilj iskanja vedno vse mape.

  1. Kliknite zavihek Datoteka in nato Možnosti.

  2. Kliknite Išči.

  3. V razdelku Rezultati kliknite Vse mape.

Možnosti takojšnjega iskanja v pogledu Backstage

Ustavitev iskanja

Ko najdete želeni element in želite začeti z naslednjo nalogo, kliknite gumb Gumb »Zapri iskanje« zraven polja za takojšnje iskanje ali na zavihku Iskanje v skupini Zapri kliknite Zapri iskanje.

Ukazi »Zapri iskanje« za takojšnje iskanje

Pisanje odličnih e-poštnih sporočil

Z upoštevanjem spodnjih pravil bodo vaša sporočila videti bolj profesionalna, sporočilo pa bo učinkovitejše.

Osnovna pravila odličnih sporočil: kaj morate narediti

  • Preden sporočilo pošljete, ga preberite.

  • Zadeva naj bo opisna in usmerjena v dejanja. Na primer: Skupina za prodajo: pošljite predlagane datume za zamenjavo odbora, pri čemer je Skupina za prodajo ime skupine, pošljite pa je dejanje. Med koristnimi besednimi zvezami sta še V vednost: in Obvezno ukrepanje.

  • Če je treba ukrepati, svojo željo napišite v polje Zadeva.

  • Če se spremeni tema pogovora, spremenite tudi zadevo sporočila.

  • Vsa sporočila naj bodo kratka in jedrnata.

  • Vsebino sporočila oblikujte od najbolj do najmanj pomembne.

  • Pomembne informacije lahko označite tudi s krepko pisavo.

  • Želene ukrepe/dejanja ali vprašanja postavite v svojo vrstico, da bodo izstopala in jih bodo prejemniki zlahka opazili.

  • Ko postavljate vprašanja, imena oseb pišite s krepko pisavo. Na primer: »Rok: kakšno je stanje projekta?«.

  • Število oseb, ki jim pošljete sporočilo, omejite le na tiste, ki ga morajo prebrati.

  • Osebe, ki morajo biti o tem obveščene, dodajte v vrstico »Kp«.

  • Osebe, ki morajo odgovoriti ali ukrepati, dodajte v vrstico »Za«.

  • Ko je treba, uporabite podpis, vendar naj bo preprost, kratek, profesionalen in, če je le mogoče, brez slik.

  • Če želite takojšen odgovor, ne pošljite sporočila. Telefonirajte ali Logotip sistema Office 2010 pošljite neposredno sporočilo.

  • Če ste udeleženi v e-poštnem pogovoru z več kot 10 sporočili, vendar ne najdete skupne rešitve, pripravite srečanje in se pogovorite o težavi. E-pošta ni vedno učinkovito sredstvo za reševanje zapletenih težav. Izberite sporočilo in na zavihku Osnovno v skupini Odgovori kliknite Srečanje.

Ukaz »Odgovori s povabilom na srečanje«

  • Prepoznajte sporočila, ki zahtevajo obsežnejši odgovor. Če ste zelo zaposleni in ne morete takoj napisati celotnega odgovora, obvestite pošiljatelja, da razmišljate o težavi in boste odgovorili do določenega časa ali datuma. Zase dodajte zastavico, da boste to naredili pozneje.

  • Oznako Visoka pomembnost Ikona »Visoka pomembnost« uporabljajte redko.

Skupina »Oznake« na traku

  • Če postavljate vprašanje in bi nanj lahko odgovorilo več oseb, izberite samo eno, namesto da vprašanje pošljete skupini.

Nadaljnja obravnava: dodajanje zastavice ob pošiljanju

Ko pošiljate sporočilo nekomu, od katerega želite odgovor, naredite to:

  • Ko sporočilo pošljete, ga zase označite z zastavico.

  • Ime opravila, povezanega z označenim sporočilom, spremenite v vrstici zadolžitev tako, da bo na začetku Nadaljnja obravnava.

  • Označite ga s kategorijo @Čakanje.

  • Ko izvedete te tri korake, je vaše naslednje dejanje, da pošljete še eno sporočilo ali počakate na odgovor.

Namig : Po navadi je učinkoviteje, da dodate opomnik za pošiljanje še enega sporočila, kot pa da sporočilo označite z zastavico za prejemnika. Tudi ko v sporočilu obljubite, da boste nekaj naredili, si to označite z zastavico, da boste imeli v vrstici zadolžitev opravilo, ki vas bo spomnilo na to.

Osnovna pravila odličnih sporočil: česa ne smete narediti

  • Ne uporabljajte tiskovin.

  • Ne vključite svojega nadrejenega v vsako sporočilo, ki ga pošljete.

  • Ne pošiljajte sporočil, ko ste jezni. Najbolje je, da ga napišete, shranite med osnutke in ga pozneje dokončate.

  • Ko pošiljate dolga sporočila (več kot dva odstavka), ne pričakujte hitrega odgovora.

  • Naslednjega sporočila ne pošljite prej kot en dan za prvim sporočilom. Če vam prejemniki ne odgovorijo pravočasno, jih pokličite po telefonu ali Logotip sistema Office 2010 pošljite neposredno sporočilo.

  • Ne uporabljajte potrdil o branju ali potrdil o dostavi v vsakem poslanem sporočilu. Uporabite jih le, če niste prepričani, ali bodo prejemniki prejeli sporočilo.

  • Na dodajajte zastavic ali Ikona »Visoka pomembnost« vsakemu poslanemu sporočilu. Prejemniki jih bodo sčasoma prezrli.

  • Ne uporabljajte SAMO VELIKIH ČRK.

  • Ne pošiljajte prilog – raje pošljite povezave. To pravilo velja še posebej za zahteve za srečanja, ko lahko priloge bistveno povečajo porabo prostora v strežniku.

  • Ne širite seznamov prejemnikov. S tem bodo sporočila težje berljiva in bodo poslana v napačne poštne mape pri prejemnikih, ki uporabljajo pravila.

  • Ne uporabljajte sarkazma. Prejemniki lahko šalo napačno razumejo.

  • Ne napišite nečesa, za kar ne želite, da bi prebral kdor koli v podjetju. Nikoli ne veste, komu vse bo vaše sporočilo posredovano.

  • Ne uporabljajte ležečih ali »smešnih« pisav, ki jih je težko prebrati.

  • Ne uporabljajte rdeče pisave, ker jo je težje brati in si jo lahko kdo razlaga kot kritiko.

  • Ne uporabite možnosti »Odgovori vsem« v skupini stikov in prosite, da vas odstranijo iz skupine. Nikoli.

Nasveti za skupine stikov (prej imenovane seznami prejemnikov)

Če odgovarjate veliki skupini stikov, upoštevajte vsa pravila dobrega pisanja sporočil.

Če potrebujete več informacij ali težave rešujete ločeno s posamezniki, odgovorite celotni skupini stikov in jih obvestite, da boste odgovorili, nato pa odgovorite vsakemu posamezniku posebej. Ko najdete rešitev za težavo, o tem obvestite celotno skupino stikov. Tako bodo o rešitvi obveščeni tudi ostali člani skupine stikov.

Preusmerjanje oseb

Če nekdo pošlje sporočilo skupini stikov, katere član ste, in bi na sporočilo bolje odgovoril nekdo drug ali druga skupina stikov, naredite to:

  • Odgovorite in v vrstico Za vnesite ustrezno osebo ali skupino stikov.

  • Poskrbite, da bodo odgovori poslani ustrezni skupini stikov ali osebi.

  • Prvotne skupine stikov ne vnesite v vrstico Skp, ker sporočilo ne bo filtrirano s pravili drugih oseb. Skupino stikov pustite v vrstici Za ali Kp.

  • Če ste na novem delovnem mestu in osebe vedno znova preusmerjate, nastavite hiter korak.

Odstranjevanje iz skupine stikov

Če prejmete sporočilo od skupine stikov, katere član ne želite biti, pošljite sporočilo skrbniku omrežja ali lastniku skupine stikov in prosite, če vas lahko odstrani. Ne napišite sporočila celotni skupini stikov. Če želite poiskati lastnika skupine stikov, dvokliknite ime skupine stikov v vrstici Za.

Uporaba komentarjev v vrstici

Če v prejeto sporočilo dodate pripombe v vrstici, hitro odgovorite na vprašanja in neposredno podate rešitve za težave. Priporočamo vam, da:

  1. V sporočilu omenite, da vnašate komentarje v vrstici. Napišite na primer »Glej spodnje komentarje«.

  2. Svoje besedilo ločite od izvirnega sporočila. Tukaj je nekaj predlogov:

    • Spremenite barvo pisave.

    • Pred pripombe dodate svoje ime ali začetnice v oklepajih, na primer [Matej Makovec].

      Slika

    • Pisavo spremenite v ležečo ali krepko ali oboje.

  3. Ne izbrišete ničesar, kar niste sami napisali.

Če želite komentirati le del daljšega sporočila, kopirajte tisti del sporočila v svoj odgovor, uporabite drugo barvo in citat dajte med narekovaje, nato pa vnesite odgovor.

Uporaba vrstice »Skp«

Če prejemnikovo ime dodate v polje za slepo kopijo Skp v sporočilu, je kopija sporočila poslana prejemniku, vendar drugi prejemniki sporočila ne vidijo njegovega imena.

Funkcijo Skp uporabite, ko želite iz pogovora odstraniti osebe, za katere mislite, da ne potrebujejo dodatnih sporočil, ali če se je tema pogovora spremenila.

Če ste eden od petih ljudi, ki so prejeli vprašanje, in želite odgovoriti nanj, ostale štiri osebe dodajte v vrstico Skp in napišite na primer »Pošiljam kopijo Juretu, Janu, Jaki in Jani. Tukaj je odgovor …«. Prihodnja sporočila boste izmenjali le vi in prvotni pošiljatelj.

Ne uporabljajte vrstice Skp, zato da tretjo osebo (na primer upravitelja) obvestite o občutljivi temi. Prejemnik skrite kopije morda ne bo ugotovil, da je prejel skrito kopijo, in bo odgovoril vsem, s čimer bo razkril, da je prejel skrito kopijo sporočila. Tako je lahko videti, da ste poskušali nekaj prikriti.

Namesto da za obveščanje tretje osebe o težavi uporabite Skp, raje sporočilo posredujte, potem ko ste ga že poslali.

Na vrh strani

Koledar in srečanja

Kdaj je primerno sklicati srečanje?

Srečanje organizirajte, ko:

  • Nova skupina ljudi prvič dela skupaj.

  • Se je med več osebami izmenjalo več kot 10 precej dolgih sporočil.

  • Je čas za razpravo, iskanje zamisli ali skupinsko sodelovanje.

  • Srečanje pripravite, kadar je to najučinkovitejši način za napredovanje; še preden skličete srečanje pa si jasno zastavite njegov cilj.

Koga povabiti

Povabite le osebe, ki morajo biti vključene. Vsaka dodatna oseba na srečanju le poveča kompleksnost, zato je srečanje težje nadzorovati. Toda če je treba sprejeti odločitev, poskrbite, da bodo prisotni vse ključne osebe, ki imajo besedo pri odločanju, sicer bo srečanje potrata časa in sredstev.

Izbiranje časa srečanja

Preglejte podatke o prostem/zasedenem času na koledarjih povabljencev in izberite čas, ko so vsi prosti. Za pregled razpoložljivosti vseh povabljencev uporabite Pomočnika za razporejanje.

Mreža prostega/zasedenega časa prikazuje razpoložljivost udeležencev. Zelena navpična črta predstavlja začetek srečanja. Rdeča navpična črta predstavlja konec srečanja.

Mreža prostega/zasedenega časa v programu Outlook

Če želite med sestavljanjem zahteve za srečanje odpreti pomočnika za razporejanje, naredite to:

  • Na zavihku Srečanje v skupini Pokaži kliknite Pomočnik za razporejanje.

V podoknu Iskalnik sob so predlagani časi za najboljši čas srečanja (ko je na voljo večina udeležencev). Če želite izbrati čas srečanja, kliknite predlagani čas v podoknu Iskalnik sob v razdelku Predlagani časi ali izberite čas v mreži prostega/zasedenega časa.

Podokno s predlaganimi časi za srečanje

Opomba : Če se podokno Iskalnik sob ne prikaže, na zavihku Srečanje v skupini Možnosti kliknite Iskalnik sob.

Ukaz »Iskalnik sob« na traku

Če ugotovite, da redno ustvarjate srečanja z istimi ljudmi, v podoknu za krmarjenje ustvarite skupino, da boste lažje videli njihove informacije o prostem/zasedenem času. Te skupine lahko vsebujejo tudi sobe, da boste lažje našli prosto sobo za srečanje.

Če želite ustvariti skupino v koledarju, naredite to:

  • V koledarju na zavihku Osnovno v skupini Upravljanje koledarjev kliknite Skupine koledarjev in nato Ustvari novo skupino koledarjev.

Osebno srečanje in srečanje na daljavo

Osebno se sestanite, če:

  • Bodo ljudje v skupini prvič delali skupaj.

  • Boste pokazali ali razdelili predmete, ki niso v elektronski obliki.

  • Gre za srečanje z zbiranjem zamisli.

  • Gre za srečanje s poudarkom na sodelovanju.

  • Nimajo vsi telefona, Logotip sistema Office 2010 programa Office Live Meeting ali ustrezne programske ali strojne opreme za elektronsko srečanje.

V drugih primerih uporabite program Live Meeting ali srečanje prek telefona.

Namig : Če morate potovati do kraja srečanja, čas potovanja pred srečanjem in po njem vnesite na koledar.

Obravnavanje dokumentov za srečanje

Ko se pripravljate na srečanje, je pogosto treba pred in med srečanjem razdeliti dokumente.

Logotip sistema Office 2010 Če imajo vsi udeleženci povezavo z omrežjem podjetja, dodajte dokumente na mesto programa SharePoint ali na omrežni pogon v skupni rabi.

Logotip sistema Office 2010 Če je kateri od udeležencev zunanji sodelavec (ni zaposlen v podjetju, na primer prodajalec, ki nima dostopa do vašega intraneta), uporabite SharePoint Workspace.

V zahtevah za srečanje ne pošiljajte prilog.

Priprava dnevnega reda: pomagajte si z opravili

  • @Srečanje je osrednje mesto za dnevni red   .

Ustvarite opravilo, označite ga s kategorijo @Srečanje in nastavite začetni datum ali datum roka na datum srečanja. Ko se približuje dan srečanja in se pojavljajo teme za razpravo, sproti dodajajte komentarje, točke in misli v opravilo. To opravilo bo postalo dnevni red srečanja.

Po srečanju označite opravilo kot dokončano in ustvarite nova opravila za ukrepe.

  • Če se želite pogovoriti o več sporočilih ali samo o enem …   

Če se želite na srečanju pogovoriti o določenem sporočilu, mu dodajte zastavico z datumom srečanja in ga označite s kategorijo @Srečanje.

Če se želite pogovoriti o več kot treh sporočilih, ne označite vsakega sporočila z zastavico, ker bodo zasedla prostor na seznamu opravil. Priporočamo vam, da ustvarite novo opravilo z imenom srečanja, in nato z desno tipko miške kliknite in povlecite sporočila v opravilo (kopiranje). Opravilo označite s kategorijo @Srečanje.

  • Če želite več prostora za svoje misli ...   

Logotip sistema Office 2010 Če sodelujete z drugimi ali preprosto želite več prostora za svoje misli, vam priporočamo uporabo OneNotovega zvezka, ki ga lahko daste v skupno rabo prek SharePointovega mesta ali v lokalnem strežniku. OneNote 2010 omogoča boljšo izkušnjo pri ustvarjanju zapiskov kot opravila programa Outlook 2010.

Med srečanjem: kako sodelujete

Orodje, ki ga uporabljate za sodelovanje med srečanjem, je odvisno od kraja in dostopa udeležencev.

Če sodelujete pri ustvarjanju dokumenta in ste vsi v istem prostoru, uporabite sledenje spremembam in pripombe v programu Word.

Logotip sistema Office 2010 Če imate predstavitev in so nekatere osebe prisotne na daljavo, uporabite funkcije spletnega srečanja in klepeta v programu Microsoft Lync, za manj uradna srečanja pa lahko vse združite v skupinskem klepetu programa Microsoft Lync in omogočite skupno rabo namizja ali drugega monitorja:

Okno programa Microsoft Lync z možnostmi skupne rabe zaslona

Logotip sistema Office 2010 Za hitro sodelovanje lahko v programu OneNote ustvarjate skupne zapiske v enem zvezku. Če zvezek ni v skupni rabi, po srečanju pošljite zapiske v sporočilu.

Logotip sistema Office 2010 Če beležite zapiske s srečanja ali zapisnik srečanja, lahko OneNote uporabite tudi za vstavljanje podrobnosti o srečanju iz programa Outlook v svoje zapiske. Po srečanju udeležencem pošljite zapiske v sporočilu.

Kako končati ponavljajoče se srečanje

Ko ste z nizom srečanj dosegli svoj namen, srečanja ne prekličite, saj s tem odstranite tudi vse njegove pretekle primerke. Raje spremenite vzorec ponavljanja tako, da se srečanje konča z zadnjim srečanjem, ki ste ga imeli. To naredite tako, da kliknete gumb »Ponavljanje« in spremenite končni datum.

Kdaj in kako omogočite skupno rabo koledarja

Morda vam koledarja sploh ni treba dati v skupno rabo, saj vsi v podjetju vidijo, kdaj ste prosti ali zasedeni, ni pa nujno, da vidijo vsebino ali zadevo srečanj in sestankov. Toda koledar zlahka daste v skupno rabo s skupino, če želite, da člani vidijo vsa vaša srečanja in sestanke.

Morda želite, da nekdo drug vodi koledar namesto vas, na primer pomočnik, ki lahko sprejme ali zavrne vaša srečanja. V tem primeru lahko koledar dodelite. Če program dodelite, izberite le eno osebo: naj ne bodo vsi zadolženi za vodenje vašega koledarja, saj tako lahko pride do napak v koledarju.

Logotip sistema Office 2010 Namesto da omogočite skupno rabo koledarja, ustvarite koledar programa SharePoint za skupino dejavnosti, do katerih imajo vsi dostop. Če na primer želite slediti urnikom dopustov članov skupine, ustvarite koledar na mestu SharePoint.

Ko pripravljate srečanja z osebami, ki ne vidijo informacij o prostem/zasedenem času, na primer osebe zunaj podjetja, pošljite svoj koledar v sporočilu.

Opomba : Ali je koledar v skupni rabi, je odvisno od različice strežnika Microsoft Exchange Server, ki se izvaja v sistemu, in od konfiguracije strežnika, ki jo je nastavil skrbnik.

Na vrh strani

Stiki

Uporaba stikov programa Outlook 2010 v okolju podjetja

Tudi če delate v podjetju z globalnim seznamom naslovov, občasno morda želite ohranjati stik v programu Outlook 2010. Stike ustvarite za:

  • Osebe izven podjetja.

  • Osebe, o katerih si želite nekaj zapomniti ali dodati informacije k stiku, na primer njihov rojstni dan.

  • Osebe, ki jih želite sinhronizirati z mobilnim telefonom, zlasti če telefon ni povezan z adresarjem podjetja, ali za primere, ko nimate povezave.

Kdaj ustvariti skupino stikov v programu Outlook 2010

Skupine stikov (ki so se včasih imenovali osebni seznami prejemnikov) v programu Outlook 2010 ustvarite, če želite olajšati pošiljanje sporočil skupini ljudi zunaj podjetja. Za vse skupine v podjetju ustvarite javno skupino stikov (kako to naredite, vprašajte skrbnika za IT).

Na vrh strani

Pogosta vprašanja

Kaj so hitri koraki?

Hitri koraki so novost v programu Outlook 2010 in vam omogočajo izvedbo več dejanj z enim klikom. To je uporabno orodje, s katerim ohranjate urejeno mapo »Prejeto« in na splošno učinkoviteje uporabljate Outlook. Ko v programu Outlook ponavljate vedno iste korake, ustvarite hitri korak.

Opomba : Hitri koraki veljajo le za poštne elemente (tj. elemente v mapi »Prejeto«).

Zakaj naj bo podokno za branje prikazano na desni strani in ne na dnu (ali ni izklopljeno)?

Lažje je brati daljši stolpec ozkega besedila kot krajši in širši razdelek besedila, saj je oči lažje premikati navzdol kot levo in desno. Pri tem morate pogosto premikati tudi glavo in vrat, kar vodi k utrujenosti. Podokno za branje je bolje imeti vklopljeno, da vam ni treba odpreti vsakega sporočila, ki ga želite prebrati.

Kaj naj naredim z mapami, ki jih ne potrebujem več?

Seznam map v podoknu za krmarjenje naj bo rezerviran za mape, ki jih pogosto uporabljate. Če je polno map, za katere niti ne veste, čemu so namenjene, premaknite vso pošto v referenčno mapo in izbrišite obstoječe mape.

Kako vsa sporočila, ki so poslana le meni, obarvam modro?

  1. Na zavihku Pogled v skupini Trenutni pogled kliknite Nastavitve pogleda.

Ukaz »Nastavitve pogleda« na traku

  1. V pogovornem oknu Dodatne nastavitve pogleda kliknite Pogojno oblikovanje.

Pogovorno okno »Dodatne nastavitve pogleda«

  1. V pogovornem oknu Pogojno oblikovanje kliknite Dodaj.

  2. V polje Ime vnesite Zame in kliknite Pisava.

  3. V pogovornem oknu Pisava v razdelku Barva kliknite Modra in nato V redu.

  4. V pogovornem oknu Pogojno oblikovanje kliknite Pogoj.

  5. V pogovornem oknu Filter potrdite polje Kje sem zraven možnosti Edini prejemnik v polju »Za« in v vseh odprtih pogovornih oknih kliknite V redu.

Kdaj uporabim pogled pogovora?

Pogled pogovora je uporaben, ko:

  • Redkeje preverjate sporočila in si zato morate ogledati več sporočil hkrati.

  • Imate veliko sporočilnih niti z razpravami.

  • Želite videti kontekst, kdo je odgovoril komu.

  • Dobite veliko sporočil.

Ko so sporočila prikazana v pogledu pogovora, takoj vidite, v katerih pogovorih je bilo največ razprav. V teh primerih lahko preberete in odgovorite le na zadnje sporočilo v pogovoru. Izberete lahko tudi celoten pogovor in izvedete dejanja v zvezi z njim. Morda gre na primer za dolg niz sporočil, v zadnjem pa je napisano: »Hvala za rešitev.« V tem primeru lahko izbrišete celoten pogovor.

V pogledu pogovora vidite tudi sporočila iz drugih map, kar je koristno, ko prejmete sporočilo v dolgem pogovoru – vidite lahko celotno zgodovino, tudi svoje odgovore.

Ali naj osebna in poslovna sporočila hranim skupaj?

Če zmanjšate število mest, kjer berete sporočila, še ne pomeni, da morate mešati službena in osebna sporočila. Priporočamo vam, da uporabljate različne poštne račune za službeno in osebno komunikacijo. Vendar zmanjšajte število e-poštnih naslovov, ki jih morate pregledovati. Na srečo lahko v programu Outlook 2010 hkrati pregledujete več računov. Službena sporočila (Exchange Server) lahko pregledujete v eni podatkovni datoteki, račun storitve Outlook.com (z orodjem Outlook Connector) in račun Google Gmail pa v drugi podatkovni datoteki, pri tem pa ves čas delate v istem profilu programa Outlook 2010.

Kako si pomagam s stanji prebrane in neprebrane pošte?

S stanji prebrane in neprebrane pošte v programu Outlook 2010 hitro vidite, katera sporočila so bila vsaj enkrat že prebrana in katera niso bila. Toda stanja prebrane in neprebrane pošte se hitro lahko spremenijo s klikanjem okrog sporočil, zato niso zanesljiv pokazatelj, ampak le orodje.

Če želite sporočilo hitro označiti kot prebrano, pritisnite bližnjico na tipkovnici Ctrl+Q. Če ga želite označiti kot neprebrano, pritisnite Ctrl+U.

Zakaj ni dovolj stanje o prebranem/neprebranem sporočilu?

Nekateri poskušajo s stanji prebrane/neprebrane pošte označiti, ali je sporočilo novo ali za referenco. Toda stanje o neprebrani pošti ni zanesljivo, saj je sporočilo samodejno označeno kot prebrano takoj, ko ni več izbrano (kliknete drugo sporočilo); poleg tega druge naprave (na primer telefoni) zelo pogosto označijo sporočila kot prebrana. Sporočila boste neizogibno znova prebrali in si vedno znova skušali zapomniti, kaj morate narediti. Če stanje neprebranih/prebranih sporočil uporabljate za razdelitev sporočil v mapi »Prejeto«, ki so opravila, in tistimi, ki še niso bila pregledana, to ne bo delovali, ko prejmete veliko sporočil, izmed katerih številnih sploh ni treba prebrati, kar lahko ugotovite že iz same zadeve. Veliko učinkovitejši načrt mape »Prejeto« je, da pregledate vsa sporočila in se za vsako odločite, kaj želite narediti z njim. Nato ga premaknite iz mape »Prejeto« – ne sme ostati neprebrano.

Zakaj naj razporejam sporočila v mape?

Priporočamo vam, da imate osrednjo shrambo za sporočila, da jih lahko znova preberete po tem, ko ste jih »obravnavali«. Če imate na voljo omejeno število map, v katerih iščete (1-Reference in 2-Osebno), vam ni treba skrbeti, da bi napačno razporedili sporočilo ali da bi ga morali kopirati v več map, če bi bilo pomembno za več tem ali projektov.

S tem ne želimo povedati, da ni treba brskati po sporočilih, povezanih z isto temo ali projektom. V programu Outlook 2010 so na voljo boljša orodja, na primer kategorije in iskalne mape, s katerimi lahko iščete učinkoviteje.

Zakaj moram imeti le eno referenčno mapo?

Če imate le eno mapo, vam ni treba razmišljati, v kateri mapi so katera sporočila, ampak veste, da ste vsa sporočila v tej mapi že pregledali in jih želite obdržati.

Če imate več map, se morate pri vsakem razporejanju sporočil odločiti, v katero mapo ga boste dali. To postane še bolj zapleteno, če za sporočilo obstaja več ustreznih map. Ko je na voljo več izbir, številne mape ostanejo neuporabljene, zaradi česar pride do še večje prenatrpanosti.

Čeprav se vam ne zdi nič hudega, če vsa sporočila pustite v mapi »Prejeto«, plačate skrit davek vsakič, ko pogledate sporočilo in se sprašujete »Ali moram v zvezi s tem še ukrepati ali je to samo za referenco?« Poleg tega boste občutili zadovoljstvo, ko boste v mapi »Prejeto« imeli le nove stvari. Na vsebino mape »Prejeto« lahko vplivajo drugi; o referenčni mapi pa odločate le vi.

Zakaj potrebujem različne mape za skupine stikov?

  • Ikona arhiva Različna pogostost arhiviranja    Različne mape za različne skupine stikov imejte glede na temo in pogostost funkcije samodejnega arhiviranja. Če imate na primer skupino stikov, s katerimi se dogovarjate o vsakodnevnem prevozu v službo, naj bodo sporočila v mapi Prevoz izbrisana vsakodnevno. Skupina stikov, povezana s službeno temo, naj bo arhivirana redkeje, na primer letno.

  • Učinkovito razporejanje pogovorov v skupine    Ko imate različne mape za tematske skupine stikov, vidite združene celotne pogovore. Če želite lahko učinkovito iščete v mapi.

Zakaj potrebujem ločene mape za skupine stikov in vire RSS?

Sporočila, poslana obsežnim seznamom prejemnikov in virom RSS zlahka prenatrpajo mapo »Prejeto«. Te pretoke informacij obravnavajte kot obsežen časopis – morda vsebujejo uporaben ali zanimiv članek, toda za branje celotnega časopisa boste porabili veliko časa. S pravili si pomagajte, da boste prebrali le tisto, kar je za vas najbolj zanimivo in pomembno.

Katere skupine stikov naj gredo v ločeno mapo in ne v mapo »Prejeto«?

Kandidati za pravilo seznama prejemnikov in ločeno mapo so seznami prejemnikov, ki:

  • Prejmejo veliko sporočil.

  • So namenjeni veliko osebam.

Sporočila podjetja s pomembnimi obvestili (na primer od izvršnega direktorja) in sporočila iz računalniškega oddelka o nedelovanju strežnika naj ne gredo v ločeno mapo. Sporočila za skupino stikov, ki so le občasno uporabna ali zanimiva, ne glede na njihovo pogostost, pa naj imajo svoje pravilo in mapo.

Kako nastavim pravila za RSS?

Če se naročite na več virov RSS, jih obravnavajte kot še en seznam prejemnikov. Zanimive elemente RSS (glede na ključne besede) premaknite v mapo »Prejeto«; sicer pustite, da so samodejno razvrščeni v mape za RSS.

Kaj naj naredim, če imam pravilnike hranjenja ali spletni arhiv strežnika Exchange Server?

Uporabite rešitev podjetja za samodejno arhiviranje in kot vedno upoštevajte pravilnike podjetja. Če pravilniki določajo, da morate za vsako vrsto elementa imeti več map, sledite temu načelu.

Kako nastavim pravilo »samodejnih odgovorov«?

  1. Kliknite zavihek Datoteka.

  2. Kliknite Upravljaj pravila in opozorila.

  3. V pogovornem oknu Pravila in opozorila kliknite Novo pravilo.

  4. V čarovniku za pravila v razdelku Začni s praznim pravilom izberite Uporabi pravilo za sporočila, ki jih prejmem in kliknite Naprej.

  5. V razdelku 1. korak potrdite polje Uporablja obliko imena obrazca. (Za to možnost se boste morda morali pomakniti navzdol.)

  6. V razdelku 2. korak kliknite Ime obrazca in izberite Sprejemanje srečanja in pogojno sprejetje srečanja. Ko dodate oba obrazca, v glavnem oknu čarovnika za pravila kliknite Zapri in nato Naprej. Na seznamu na vrhu pogovornega okna ne pozabite izbrati možnosti Obrazci programa, sicer morda ne bo na voljo možnosti Sprejemanje srečanja in pogojno sprejetje srečanja.

Pogovorno okno »Izberi obrazec«

  1. Izberite to izjemo: Razen če so v telesu določene besede.

  2. V razdelku 2. korak kliknite Določene besede, vnesite presledek in kliknite Dodaj ter nato V redu.

  3. Kliknite Dokončaj.

Kako nastavim pravilo »Za: meni«?

  1. Kliknite zavihek Datoteka.

  2. Kliknite Upravljaj pravila in opozorila.

  3. V pogovornem oknu Pravila in opozorila kliknite Novo pravilo.

  4. V čarovniku za pravila v razdelku Začni s praznim pravilom izberite Uporabi pravilo za sporočila, ki jih prejmem in kliknite Naprej.

  5. Potrdite polje Kjer je moje ime v polju »Za« ali »Kp« in kliknite Naprej.

  6. Izberite pogoj Ustavi izvajanje več pravil (morda se boste morali pomakniti navzdol do te možnosti) in kliknite Dokončaj.

Kako nastavim pravilo "vabila na srečanja, poslana v mapo »Prejeto«”?

  1. Kliknite zavihek Datoteka.

  2. Kliknite Upravljaj pravila in opozorila.

  3. V pogovornem oknu Pravila in opozorila kliknite Novo pravilo.

  4. V čarovniku za pravila v razdelku Začni s praznim pravilom izberite Uporabi pravilo za sporočila, ki jih prejmem in kliknite Naprej.

  5. Izberite pogoj ki je povabilo na srečanje ali posodobitev (morda se boste morali pomakniti navzdol do te možnosti) in kliknite Naprej.

  6. Izberite dejanje Ustavi izvajanje več pravil (morda se boste morali pomakniti navzdol do te možnosti) in kliknite Dokončaj.

Kako nastavim pravilo »odloži poslane elemente«?

  1. Kliknite zavihek Datoteka.

  2. Kliknite Upravljaj pravila in opozorila.

  3. V pogovornem oknu Pravila in opozorila kliknite Novo pravilo.

  4. V čarovniku za pravila v razdelku Začni s praznim pravilom izberite Uporabi pravilo za sporočila, ki jih pošljem in kliknite Naprej.

  5. Znova kliknite Naprej, s čimer bo pravilo uporabljeno v vseh poslanih sporočilih.

  6. Izberite odloži dostavo za število min.

  7. V razdelku 2. korak kliknite Število in nato v pogovornem oknu Odložena dostava kliknite V redu. (V polju Minute se prikaže privzeta vrednost 1.)

  8. Kliknite Naprej.

  9. Izberite to izjemo: razen če je označeno kot pomembno.

  10. V razdelku 2. korak kliknite Pomembnostin izberite Pomembnost: visoka.

  11. Kliknite Naprej in pravilo poimenujte Poslani elementi.

  12. Kliknite Dokončaj.

Opomba : To je odjemalsko pravilo, kar pomeni, da ne bo delovalo, ko Outlook 2010 ni zagnan.

Kako nastavim pravilo »seznamov prejemnikov«?

Za vsak seznam prejemnikov ali skupino stikov, katere član ste in od katere ne želite prebrati vsakega sporočila, ustvarite pravilo.

  1. Kliknite zavihek Datoteka.

  2. Kliknite Upravljaj pravila in opozorila.

  3. V pogovornem oknu Pravila in opozorila na zavihku Pravila za e-pošto kliknite Novo pravilo.

  4. V čarovniku za pravila v razdelku Ostani organiziran izberite Premakni sporočila od nekoga v mapo in kliknite Naprej.

  5. Potrdite polje od oseb ali skupine.

  6. V razdelku 2. korak kliknite osebe ali javno skupino, dodajte skupino stikov in kliknite Naprej.

  7. Potrdite polji premakni v določeno mapo in ustavi izvajanje več pravil. (Za to možnost se boste morda morali pomakniti navzdol.)

  8. V razdelku 2. korak kliknite Določeno in izberite ustrezno mapo seznama prejemnikov ter nato kliknite Naprej.

  9. Izberite ti izjemi: razen, če je moje ime v poljih »Za« ali »Kp« in razen če so v zadevi ali telesu določene besede.

  10. V razdelku 2. korak kliknite Določene besede in vnesite vse ključne besede, zaradi katerih želite prebrati sporočilo. Če ste na primer na seznamu prejemnikov za splošne zadeve, vendar obstajajo določene zadeve, za katere lahko poskrbite le vi, vnesite ključne besede zanje. Kliknite Dodaj in nato V redu.

  11. Kliknite Dokončaj.

Namig : Če se ne spomnite nobenega razloga, zakaj bi moralo biti e-poštno sporočilo, poslano tej skupini stikov, posredovano v mapo »Prejeto«, je morda najbolje, če zaprosite, da vas odstranijo iz skupine stikov.

Opomba : Korake od 2 do 10 ponovite za vsak nabor seznamov prejemnikov (eno pravilo na mapo).

Zakaj uporabljati pravila?

Sčasoma boste verjetno prejemali vse več sporočil. Ne morete prebrati vsakega prejetega sporočila – niti ne bi smeli poskušati. Raje preberite le sporočila, ki so za vas pomembna. S pravili določite prioriteto za pomembna sporočila in zmanjšate motnje.

Namig : Samo zato, ker vam je bilo sporočilo poslano (ali seznamu prejemnikov, na katerega ste naročeni), ga še ni treba prebrati niti odgovoriti nanj.

Katere datume nastavite z zastavicami?

Hitri korak

Kaj omogoča

Kdaj ga uporabite

Danes

Danes

Danes

Jutri

Jutri

Jutri

Ta teden

Čez dva dni ali zadnji dan delovnega tedna, kar pride prej. (Privzete nastavitve določajo, da je v ponedeljek to sreda; v torek je to četrtek.)

Zadnji dan delovnega tedna

Naslednji teden

Prvi dan naslednjega delovnega tedna

Zadnji dan naslednjega delovnega tedna

Kaj naj naredim z opravili in označeno pošto izpred več let v vrstici zadolžitev?

Če opravil in zastavic ne uporabljate aktivno, izberite vse elemente, jih kliknite z desno tipko miške in nato izberite »Izbriši«. Tako izbrišete stara opravila in odstranite zastavico iz označenih sporočil in stikov, ne da bi izbrisali elemente.

Kaj naj naredim z neuporabljenimi kategorijami?

Izbrišite vse kategorije, ki jih ne nameravate uporabljati. Isti nabor kategorij velja za vse elemente, če torej uporabljate kategorijo za stike, jo obdržite.

Kako izbrati barve?

Ko ustvarjate barvne kategorije, dobro razmislite o izbiri. Ne izberite na primer iste barve za kategoriji @telefon in @e-pošta, lahko pa izberete podobne barve (na primer odtenke zelene) za vse kategorije 1:1. Sčasoma boste samo pogledali na seznam opravil in po barvi takoj ugotovili, ali se lahko opravila takoj lotite. Če je na primer kategorija @Doma vijolična, vi pa ste v službi, ne morete opraviti nobenega vijoličnega opravila.

Zakaj naj razporedim čas zase?

Če na koledarju razporedite čas zase, bodo informacije o prostem/zasedenem času posodobljene in drugi vas ob tistem času ne bodo prosili za srečanje/sestanek. Če imate zelo zaseden urnik, morda lahko le tako pridobite nekaj časa, ko se lahko posvetite svojemu delu.

Prav tako se s tem zavežete, da boste nekaj naredili – če opravilo dodate v koledar, ga boste morali narediti ob tistem času. Če nekdo prosi za srečanje/sestanek v tem času, razporedite nov čas za svoje delo. Ne goljufajte sami sebe.

Kako naj se lotim 10.000 sporočil v mapi »Prejeto«?

Če imate v mapi »Prejeto« več kot 20 elementov, preglejte sporočila zadnjega tedna, nato pa izberite ostala sporočila in jih premaknite v mapo 1-Reference. Ja, to lahko naredite, in občutek je odličen.

Zakaj dobivam toliko sporočil?

Če se počutite preplavljene s sporočili, jih verjetno dobivate več, kot jih lahko pregledate. Poskusite nastaviti bolj stroga pravila. Analizirajte, od kod prihajajo sporočila, tako da jih razvrstite po lastnosti Od, nato pa strnite vse glave. Ali berete skupine stikov, ki vam jih ni treba brati? V tem primeru ustvarite pravilo. Če ste spremenili pogled, ga ne pozabite spremeniti nazaj.

Imam 10 minut časa: kaj naj najprej preberete v mapi »Prejeto«?

Če ste na tesnem s časom, ne primer med dvema sestankoma, lahko preberete modra sporočila – tista, ko so poslana neposredno vam. Pogosto ta sporočila čakajo na vaš naslednji korak in so najpomembnejša.

Kako pogosto naj berem sporočila?

Za mnoge od nas je branje sporočil skoraj odvisnost. Zjutraj si vzemite 20 minut, da pregledate sporočila, potem pa se posvetite dnevnemu pregledu seznama opravil. Nato nadaljujte z ostalimi opravili, ki jih imate ta dan. Čas, ki ga porabite za branje sporočil, omejite na enkrat zjutraj in enkrat ob koncu dneva. S tem boste znatno izboljšali svojo učinkovitost. To poskusite delati en teden in sami boste videli rezultate.

Kako naj se lotim zapletenih opravil?

Logotip sistema Office 2010 Nekatera opravila je treba natančneje načrtovati. Zanje uporabite OneNote. Če na primer načrtujete projekt z več koraki, ugnezdenimi opravili ipd., je OneNote bolj ustrezno orodje.

Če si želite le zapomniti nekaj sorodnih opravil, jih navedite v telo opravila. Če obstajajo sporočila, povezana z njimi, jih povlecite v opravilo.

Ali naj osebna in poslovna opravila hranim skupaj?

Če je mogoče, naj bodo osebna in poslovna opravila na enem mestu. Z enim seznamom zmanjšate število mest, kamor boste morali pogledati, kaj je treba narediti. Če že imate samo en seznam, s kategorijami ločite osebna opravila od službenih in učinkovito upravljajte seznam. Osebna opravila so shranjena v strežniku Exchange Server vašega podjetja in jih lahko vidijo zaposleni v računalniškem oddelku, zato na seznam vnašajte le primerna osebna opravila.

Zakaj ne morem opravil imeti kar v glavi?

Če si poskušate vsa opravila zapomniti sami, to ne bo šlo. Če se boste namesto na svoje preobremenjene možgane raje zanesli na Outlook 2010 , se boste počutili osvobojene. Ni vam treba več trošiti energije možganov, zato da si zapomnijo opravila (»Ne pozabi poslati Janezu sporočila o predlogah, pošlji Janezu sporočilo o predlogah«), temveč se raje osredotočite na nalogo, ki jo želite opraviti.

Zakaj hraniti opravila v programu Outlook 2010?

Zakaj je seznam opravil v programu Outlook 2010 boljši kot papirnati seznam:

  • Papirnati seznami se ne morejo samodejno posodabljati.

  • Papirnatih seznamov ni mogoče zlahka preurediti.

  • S programom Outlook Web App si lahko seznam opravil ogledate povsod.

  • Logotip sistema Office 2010 Outlook 2010 je integriran s programom OneNote 2010 in strežnikom Microsoft SharePoint Server ter prenosno napravo ali mobilnim telefonom.

  • Papirnate sezname lahko izgubite.

Dodatno: Kako ustvarim iskalno mapo za e-poštna sporočila?

Če boste imeli na sestanku določeno temo, lahko omogočite hiter dostop do sporočil s to temo. Ustvarite kategorijo za sestanek, nato pa ustvarite iskalno mapo s temi pogoji: kategorija <ime>, ki ni dokončana in je iz določenega časovnega obdobja. Ko prejmete sporočila na to temo, jih označite s kategorijo. Na sestanku sporočila, o katerih ste razpravljate, označite kot dokončana.

Na vrh strani

Sklici

V teh virih so številne odlične knjige in teorije o upravljanju časa:

Knjige in druga sredstva

Dodatni spletni viri

Na vrh strani

O avtorici

Melissa MacBeth je glavna programska upraviteljica v skupini za izdelke Office pri Microsoftu. Sodelovala je pri številnih funkcijah za upravljanje časa v programu Outlook, vključno s vrstico zadolžitev, zastavicami, označevanjem ob pošiljanju in dnevnim seznamom opravil. Živi v Seattlu in rada vrtnari.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×