Najboljše prakse za pošiljanje in poročanje o dejansko delo

Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

Organizacije se odločijo za spremljanje dela, ki ga viri izvajajo na več načinov. Microsoft Project Server 2010 podpira prilagodljivost za različne potrebe po sledenju organizacij. Nekatere organizacije zahtevajo, da je delo, ki ga predložijo viri, zabeleženo v vsakodnevni osnovi, še posebej, če je dejansko delo uporabljeno za obračunavanje, izplačane plače ali druge finančne namene. Project Server 2010 lahko uporabite za zajemanje dejanskega dela, ki ga je predložil uporabnik. Nekatere organizacije se odločijo za prenos dejanskega dela v drugo podjetje za načrtovanje virov (ERP) in sisteme poročanja. Organizacija se lahko na primer odloči za uporabo Project Server 2010 za zajemanje dejanskega dela, nato pa prenos dejanskega dela v računovodsko orodje za pogon fakturiranja notranjim in zunanjim kupcem.

Ker Project Server pomaga pri upravljanju projektov, lahko dejansko delo zajamete na več načinov in je prikazano na način, ki je najbolj uporaben za uporabnika, ki dostopa do njega. Na primer na časovnem listu je fokus na uporabniško vnesenih podatkih na osnovi na dan (ali na obdobje), medtem ko je v odjemalcu Microsoft Projecta fokus na združevalni ali skalarni vrednosti za dokončano delo in ostane na opravilu za pomoč pri načrtovanju.

V tem članku je predstavljen nabor najboljših praks za pošiljanje in poročanje o dejanskem delu v Project Server 2010.

V tem članku

1. Uporaba enotnega načina vnosa

2. zaščita uporabniških posodobitev

3. Uporaba poslanega dejanskega dela iz časovnih listov, namesto projektnih paketov, za časovno razporejeno poročanje

4. uporabite kategorije skrbniškega časa za spremljanje dela, ki ni projekt

5. Zaprite opravila na posodobitve, namesto da uporabite polja» objavi in Rezerviraj «

Povzetek

Priznanj

1. Uporaba enotnega načina vnosa

Najboljša praksa za pomoč pri zagotavljanju, da je dejansko delo pravilno izpolnjeno v celotnem Project Server 2010 je, da uporabite en način vnosa in so viri v pogledu časovnega lista na voljo le za dejansko delo.

Če želite vklopiti en način vnosa:

  1. V vrstici za hitri zagon v razdelku Nastavitve kliknite nastavitve strežnika.

  2. Na strani nastavitve strežnika v razdelku čas in upravljanje opravil kliknite nastavitve časovnega lista in privzete vrednosti.

  3. V razdelku » način enojnEga vnosa «potrdite potrditveno polje en način vnosa .

Če vaša organizacija uporablja en način vnosa, je morda najbolje, da skrijete pogled opravil v celoti, tako da lahko viri vnašajo le dejansko delo z uporabo pogleda časovnega lista . Ko sta oba pogleda na voljo, lahko uporabniki vnesejo dejansko delo v katerem koli pogledu, podatki pa so ohranjeni v obeh pogledih. Če vaša organizacija potegne podatke iz časovnih listov v pogon obračunavanja ali plače, na primer najboljša praksa je, da uporabnikom dovolijo vnašanje dejanskega dela v pogledu časovNega lista . S tem zmanjšate možnost, da se dejansko delo nepravilno prepiše, če lahko uporabnik v pogledu opravil vnese tudi dejansko delo.

Izjema od te najboljše prakse je, če obstajajo materialni viri. Lastniki zadolžitev za materialne vire morajo vnesti čas za te materialne vire tako, da uporabijo pogled» opravila «. Če ima vaša organizacija lastnike zadolžitev, ki beležijo čas za materialne vire, morajo pogled opravil ostati vidni, uporabniki pa naj bodo na voljo le za vnos dejanskega dela za svoje naloge v pogledu časovnega lista .

Če želite skriti pogled opravil:

  1. V vrstici za hitri zagon v razdelku Nastavitve kliknite nastavitve strežnika.

  2. Na strani nastavitve strežnika v razdelku videz in delovanje kliknite hitri zagon.

  3. V razdelku Nastavitev podrobnosti menijakliknite pogled opravil v stolpcu ime .

  4. Kliknite ne v razdelku Prikaži povezavo na seznamu za hitri zagon in nato kliknite v redu.

Če želite, da je v organizaciji omogočen en način vnosa, upoštevajte nekaj pomembnih opomb. Recimo, da na časovnem listu uporabnika najdete vrstico za določeno dodelitev, ta dodelitev pa je izbrisana. Ko naslednjič, ko uporabnik odpre časovni list, lahko odstranite vrstico, ki je povezana z izbrisano dodelitvo, odvisno od teh pogojev:

  • Če vrstica ne vsebuje uporabniških vnosov, je odstranjena.

  • Če posodobitve uporabnikov niso zaščitene in vrstica vsebuje odobreno dejansko delo, je odstranjena.

  • Če so zaščitene posodobitve uporabnika in če vrstica vsebuje odobreno dejansko delo, ostane vrstica na časovnem listu. Če pa je potrjeni časovni list preklican, je črta odstranjena.

  • Če vrstica vsebuje dejansko delo, ki je bilo vneseno na časovni list, vendar to še vedno čaka na odobritev, je črta odstranjena, tudi ko so zaščitene posodobitve uporabnika.

Upravitelji projektov morajo biti previdni pri brisanju ali spreminjanju dodelitev, da se prepričajo, da so vse poslane dejanske službe pregledane pred spremembo ali brisanjem. S tem zagotovite, da veljavni podatki, ki jih vnese uporabnik, niso izgubljeni. Dodelitve je mogoče izrecno ali implicitno spremeniti v katerem koli od spodaj navedenih scenarijev:

  • Vodja projekta izrecno izbriše dodelitev, za katero so čakajoče dejanske posodobitve dela.

  • Načrt projekta, ki vsebuje dodelitev, je obnovljen iz njenega arhiva.

  • Načrt projekta, ki vsebuje dodelitev, je izbrisan.

  • Načrt projekta, ki vsebuje dodelitev, je prepisan s funkcijo» Shrani kot «v storitvi Microsoft Project 2010.

Na vrh strani

2. zaščita uporabniških posodobitev

Nekatere organizacije se lahko odločijo, da upravitelju projektov preprečijo posodabljanje dejanskega dela člana skupine v projektu.

Opomba:  Vodje projektov ne morejo posodobiti dejanskega dela vira, ki je bil posnet na časovnem listu.

Če želi vaša organizacija ohraniti vrednosti, ki jih je vnesel vir za dejansko delo v časovnih listih, in se prepričajte, da je vrednost prikazana v načrtu projekta, je najboljša praksa, da vklopite funkcijo v Project Server 2010, ki ščiti uporabniške posodobitve.

Če želite zaščititi posodobitve uporabnikov:

  1. V vrstici za hitri zagon v razdelku Nastavitve kliknite nastavitve strežnika.

  2. Na strani nastavitve strežnika v razdelku čas in upravljanje opravil kliknite Nastavitve opravila in prikaz.

  3. V razdelku zaščita uporabniških posodobitev potrdite polje Dovoli posodobitve opravil le prek opravil in časovnih listov .

Ko zaščitite uporabniške posodobitve, časovni listi vedno ohranijo točno to, kar je uporabnik vnesel v časovno razporejeno delo, in skalarne vrednosti med časovnimi listi in načrtom projekta so vedno dosledne. Vendar pa je časovno razporejena porazdelitev skalarne vrednosti lahko nekoliko drugačna v načrtu projekta, saj je usmerjena v prihodnje načrtovanje dela in ne vzdrževanja dejanskih zgodovinskih vrednosti dela. Mehanizem za razporejanje lahko prilagodi nekaj časovno razporejenih dejanskih opravil, da bo načrt dosleden.

Na vrh strani

3. Uporaba poslanega dejanskega dela iz časovnih listov, namesto projektnih paketov, za časovno razporejeno poročanje

Dejansko delo lahko zajamete tako, da uporabite odjemalca Project 2010 (načrt projekta) ali časovni listi. Vendar pa mnogi uporabniki le zajamejo dejansko delo neposredno iz virov z uporabo časovnih listov, še posebej, če tudi ščitijo dejanske posodobitve, kot je bilo že opisano. Ko uporabljate časovne liste za spremljanje oddaje aktualnih dnevnih ali tedenskih sporočil, je najbolje, da neposredno poročate o dejanskem delu, ki je ujet v časovnih listih, ko sinhronizirate z zunanjimi sistemi ERP in sistemom poročanja. Podatki na časovnem listu so posebej opravljeni, da se zagotovi natančnost na osnovi zgodovinskega in na obdobje natančno tako, kot jo je uporabnik vnesel, tudi če so se pogoji v načrtu projekta spremenili.

Medtem ko je v načrtu projekta ustvarjenih veliko izračunov, kot so stroški, ki temeljijo na stroških, jih lahko preprosto replicirate s podatki na časovnem listu. Načrt projekta, na drugi strani, prikaže dejanske delovne podatke (in druge podatke o načrtu) s poudarkom na prihodnjem načrtovanju dela (analitiki in izračuni prislužene vrednosti). Zato so morda na voljo okoliščine, v katerih uporabnik vnesena vrednost na časovnem listu ne ustreza isti vrednosti v načrtu projekta za določen dan. Vendar pa je skupna skupna ali skalarna vrednost za dodelitev dosledna med načrtom projekta in časovnim listom, ko je omogočena zaščitena dejanska funkcija.

Če poročate o posredovanem dejanskem delu iz časovnih listov, je pomembno, da viri ne bodo pozvani k vnovični dodelitvi ali samododeljevanju opravil. Vse naloge bi morale iti prek upravitelja projektov ali upravitelja virov. S tem boste zagotovili pravilno obravnavanje dejanskih delovnih podatkov.

Središče za Microsoft Project Web App zagotavlja predloge poročil, ki izkoristijo zbirko podatkov za poročanje (T-SQL) in analitične storitve (OLAP). Te predloge vam bodo morda v pomoč pri avtorskih poročilih v trgovini s podatki na časovnem listu.

Na vrh strani

4. uporabite kategorije skrbniškega časa za spremljanje dela, ki ni projekt

Nekatere organizacije zahtevajo sledenje upravnih dejavnosti ali delo, ki ni projekt. Primeri skrbniških dejavnosti vključujejo ponavljajoče se dejavnosti, kot so na primer podpora strankam, vzdrževanje sistema ali srečanja. Priporočamo, da se te dejavnosti spremljajo s kategorijami skrbniškega časa. Te kategorije zahtevajo minimalno vzdrževanje in čas, ki ga je mogoče zajeti v teh kategorijah, lahko uporabite za ustvarjanje poročil analize podatkov iz ustrezne kocke OLAP.

Če kategorije upravnih časov ne ustrezajo potrebam vaše organizacije in se odločite, da boste uporabili projekte za spremljanje upravnih dejavnosti, mora lastnik projekta upoštevati te smernice za učinkovitejše projekte:

  • Omejite število virov, dodeljenih načrtu projekta, za manj kot 100 virov.

  • Omejite trajanje načrta projekta za spremljanje upravnih dejavnosti na četrtletni ali polletni osnovi.

  • Opravila v načrtu projekta naj bodo samodejno načrtovana z vrsto opravila s fiksnimi enotami.

  • Načrt načrta projekta naj bo v skladu s obdobji poročanja o času.

Na vrh strani

5. Zaprite opravila na posodobitve, namesto da uporabite polja» objavi in Rezerviraj «

Vodje projektov lahko najdejo polja za objavljanje in rezervacijo , ki so koristna za nadzor nad vidljivostjo opravila in virov. Polje za objavljanje lahko uporabite za nadzorovanje, katera opravila so vidna v Project Web App, in polje Vrsta rezervacije lahko uporabite za nadzor, kateri viri so vidni med postopkom načrtovanja virov. Vendar bodite pozorni na to, da so ta polja del procesa zgodnjega načrtovanja. Niso zasnovani za omejevanje možnosti uporabnikov, da še naprej spremljajo čas na določenem opravilu. Če se polja» objava «in» Vrsta rezervacije «nepravilno uporabljajo, lahko povzročijo odstranitev vnosov opravila na časovnem listu uporabnika ali v stanju opravila. To je še posebej kritično, ker lahko odstranitev vnosov opravil pomeni izgubo poslanega časa.

Če želite zapreti določeno opravilo, tako da ni mogoče poslati dodatnega časa, lahko uporabite možnost Zapri opravilo za posodobitev v Project Server 2010.

Na vrh strani

Povzetek

Če vaša organizacija uporablja dejansko delo, ki je zajeto v Project Server 2010, skupaj z drugimi sistemi ERP ali poročanjem, je najbolje, da upoštevate navodila, opisana v tem članku:

  • Uporaba enotnega načina vnosa

  • Zaščita uporabniških posodobitev

  • Uporaba poslanega dejanskega dela iz časovnih listov, namesto projektnih paketov, za časovno razporejeno poročanje

  • Uporaba kategorij skrbniškega časa za spremljanje dela, ki ni projekt

  • Zaprite opravila na posodobitve, namesto da uporabite polja» objavi in Rezerviraj «

Z upoštevanjem teh najboljših praks se trudite ohraniti natančnost dejanskih delovnih podatkov, ki so vneseni v časovnih listih z viri organizacije.

Na vrh strani

Priznanj

Skupina za objavljanje vsebine strežnika Project Server se zahvaljuje naslednjim sodelavcem v tem članku:

  • Bobby Burns, upravitelj programov II, Project/Project Server

  • Chen AIK, višji inženir za stopnjevanje podpore, Project/Project Server

  • Christophe Fiessinger, višji tehnični vodja izdelka, Project/Project Server

  • Heather O'Cull, vodja programa za starejše vodje programov, Project/Project Server

  • Urban Puttaswamy, vodja programa za glavno skupino, Project/Project Server

  • Matt Roe, upravitelj programov, Project/Project Server

  • Sanghvi, upravitelj programov, Project/Project Server

  • Eli Sheldon, upravitelj programov, Project/Project Server

  • Brian Smith, višji inženir za stopnjevanje podpore, Project/Project Server

  • Eric Zenz, višji upravitelj programov, projekt/Project Server

Na vrh strani

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×