Načrtovanje zbirke podatkov

Dobro načrtovanje zbirke podatkov zagotavlja, da bo zbirko podatkov lahko vzdrževati. Podatke shranjujete v tabele, vsaka tabela pa vsebuje podatke o samo eni zadevi, kot so stranke. Določen del podatkov, kot je naslov, torej posodobite na samo enem mestu, sprememba pa se samodejno prikaže v celotni zbirki podatkov.

Dobro načrtovana zbirka podatkov običajno vsebuje različne vrste poizvedb, ki prikazujejo informacije, ki jih potrebujete. Poizvedba lahko prikaže podmnožico podatkov, kot so vse stranke iz Londona, ali kombinacije podatkov iz različnih tabel, kot so informacije o naročilih sestavljene z informacijami o strankah.

A query with fields from two tables

Oblaček 1   Ta poizvedba pridobi ID naročila, ime podjetja, mesto in zahtevane podatke o datumih za stranke iz Londona, katerih naročila so bila zahtevana v aprilu.

Rezultati, ki jih želite iz zbirke podatkov, - obrazci in stran za dostop do podatkov, ki jih želite uporabiti, ter poročila, ki jih želite natisniti, - ne priskrbijo vedno napotkov o tem, kako bi morali strukturirati tabele v zbirki podatkov, saj obrazce, poročila in strani za dostop do podatkov pogosto utemeljite na poizvedbah namesto na tabelah.

Preden Microsoft Access uporabite za dejansko gradnjo tabel, poizvedb, obrazcev in ostalih predmetov je pametno, da skicirate in predelate načrt na papirju. Preučite lahko tudi dobro načrtovane zbirke podatkov, podobne tisti, ki jo načrtujete, lahko pa odprete vzorčno zbirko podatkov »Northwind« in nato odprete okno Relacije, kjer lahko preučite načrt te zbirke podatkov.

Pri načrtovanju zbirke podatkov upoštevajte te osnovne korake.

Ugotovite namen zbirke podatkov

Prvi korak pri načrtovanju zbirke podatkov je ta, da ugotovite njen namen in kako jo bo treba uporabljati:

  • Pogovorite se z osebami, ki bodo zbirko podatkov uporabljale. Zberite zamisli, ki jih imate vi in oni o vprašanjih, na katera naj zbirka podatkov odgovori.

  • Skicirajte poročila, ki naj jih proizvaja zbirka podatkov.

  • Zberite obrazce, ki jih trenutno uporabljate pri beleženju podatkov.

Ko ugotavljate namen zbirke podatkov, začne nastajati seznam informacij, ki jih želite iz zbirke podatkov. Iz tega lahko ugotovite, katera dejstva morate shraniti v zbirko podatkov in kateri zadevi vsako od teh dejstev pripada. Ta dejstva ustrezajo poljem (stolpci) v zbirki podatkov, zadeve, ki jih ta dejstva pripadajo, pa ustrezajo tabelam.

Ugotovite polja, ki jih v zbirki podatkov potrebujete

Vsako polje je dejstvo o določeni zadevi. Morda boste na primer morali shraniti ta dejstva o strankah: ime podjetja, naslov, mesto, državo in telefonsko številko. Za vsako od teh dejstev morate ustvariti ločeno polje. Ko ugotavljate, katera polja potrebujete, bodite pozorni na ta načrtovalska načela:

  • Vključite vse informacije, ki jih boste potrebovali.

  • Shranjujte informacije v najmanjše logične dele. Imena zaposlenih so na primer pogosto razdeljena v dve polji, »FirstName« in »LastName«, saj je tako lažje podatke razvrstiti po priimku.

  • Ne ustvarjajte polj za podatke, ki so sestavljeni iz seznamov več elementov. Če na primer v tabeli »Suppliers« ustvarite polje »Products«, ki vsebuje z vejico ločen seznam vseh izdelkov, ki jih prejemate od dobavitelja, bo veliko težje najti samo dobavitelje, ki ponujajo določen izdelek.

  • Ne vključujte izpeljanih ali izračunanih podatkov (podatki, ki so rezultat izraz). Če imate na primer polji »UnitPrice« in »Quantity«, ne ustvarite dodatnega polja, ki množi ti dve polji.

  • Ne ustvarite polj, ki so si podobna. Če na primer v tabeli »Suppliers« ustvarite polja »Product1«, »Product2« in »Product3«, bo težje najti vse dobavitelje, ki ponujajo določen izdelek. Spremeniti pa boste morali tudi načrt zbirke podatkov, če dobavitelj ponuja več kot tri izdelke. Za izdelke potrebujete samo eno polje, če to polje namesto v tabelo »Suppliers« namestite v tablo »Products«.

Ugotovite tabele, ki jih v zbirki podatkov potrebujete

Vsaka tabela bi morala vsebovati informacije o eni zadevi. Seznam polj vam priskrbi zamisli o tabelah, ki jih potrebujete. Če imate na primer polje »HireDate«, je zadeva tega polja zaposleni, tako da polje sodi v tabelo »Employees«. Imate lahko tabelo za stranke, za izdelke in tabelo za naročila.

Ugotovite, v katero tabelo spada vsako od polj

Ko se odločate, v katero tablo spada vsako od polj, bodite pozorni na ta načrtovalska načela:

  • Polje dodajte samo v eno tabelo.

  • Polja ne dodajte v tabelo, če bo rezultat tega ta, da se bo ista informacija pojavila v več zapisih v tabeli. Če ugotovite, da bo polje v tabeli vsebovalo veliko podvojenih informacij, je to polje najbrž v napačni tabeli.

    Če polje, ki vsebuje naslov stranke, na primer namestite v tabelo »Orders«, se bo ta informacija najbrž ponavljala v več kot enem zapisu, saj bo stranka najbrž naročala več kot enkrat. Če pa polje z naslovom namestite v tabelo »Customers«, se bo pojavilo samo enkrat. S tega vidika se tabela v Microsoft Accessova zbirka podatkov razlikuje od tabele v zbirki podatkov s plosko datoteko, kot je preglednica.

    Če je vsak del informacije shranjen samo enkrat, ga je treba posodobiti samo na enem mestu. To je bolj učinkovito, hkrati pa odstranjuje možnost podvojenih vnosov, ki vsebujejo različne informacije.

Identificirajte polje ali polja z enoličnimi vrednostmi v vsakem zapisu

Če naj Microsoft Access poveže informacije, ki so shranjene v ločenih tabelah, - če naj na primer poveže stranko z vsemi naročili te stranke, - mora vsaka tabela v zbirki podatkov vključevati polje ali množico polj, ki enolično identificirajo vsak posamezen zapis v tabeli. Takšno polje ali množica polj se imenuje primarni ključ.

Ugotovite odnose med tabelami

Ko enkrat razdelite informacije v tabele in identificirate polja primarni ključ, morate Microsoft Accessu povedati, kako naj na smiselne načine ponovno združuje sorodne informacije. Če to želite, določite relacija med tabelami.

Morda vam bo koristilo, če si boste ogledali relacije v obstoječi dobro načrtovani zbirki podatkov, kot je vzorčna zbirka podatkov »Northwind«.

Izboljšajte načrt

Ko izdelate načrt tabel, polj in relacija, ki jih potrebujete, je čas, da preučite ta načrt in ugotovite morebitne preostale pomanjkljivosti. Lažje je spremeniti zbirko podatkov zdaj, kot pa pozneje, ko boste tabele zapolnili s podatki

Uporabite Microsoft Access, če želite ustvariti tabele, določiti relacije med tabelami in vnesti dovolj vzorčnih podatkov v te tabele, da boste lahko preskusili načrt. Če želite preskusiti relacije v zbirki podatkov, ugotovite, ali lahko ustvarite poizvedbe in tako pridete do želenih odgovorov. Ustvarite grobe osnutke obrazcev in poročil in ugotovite, ali prikazujejo pričakovane podatke. Iščite tudi nepotrebna podvajanja podatkov in jih odstranite.

Vnesite podatke in ustvarite ostale predmete zbirke podatkov

Če ste zadovoljni s tem, da strukture tabel ustrezajo načrtovalskim načelom, ki so opisana tukaj, je čas, da v tabele dodate vse obstoječe podatke. Nato lahko ustvarite ostale predmete zbirke podatkov - poizvedba, obrazec, poročilo, stran za dostop do podatkov, makro in modul.

Uporabite Microsoft Accessova orodja za analizo

Microsoft Access vključuje dve orodji, ki vam lahko pomagata izboljšati načrt Microsoft Accessova zbirka podatkov.

  • Analizator tabel lahko hkrati analizira načrt ene tabele, po potrebi lahko predlaga nove strukture tabel in relacija, lahko pa tabele razdeli na nove tabele v relaciji, če je to smiselno.

  • Analizator učinkovitosti delovanja lahko analizira celotno zbirko podatkov in lahko daje priporočila in predloge za njeno izboljšanje. Čarovnik lahko ta priporočila in predloge tudi izvede.

Če želite več informacij o načrtovanju zbirke podatkov v Accessu, si v zbirki znanja oglejte članek Where to find information about designing a database in Access (v angleščini).

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×