Načrtovanje srečanja z drugimi osebami

Načrtovanje srečanja z drugimi osebami

Povabilo na srečanje lahko pošljete eni ali več osebam. Outlook sledi, kdo sprejme povabilo in rezervira čas na koledarju za srečanje. Ko ustvarite povabilo na srečanje, lahko dodate priloge, nastavite mesto, in uporabljate pomočnika za razporejanje, da izberete najboljši čas za srečanje.

Kaj želite narediti?

Ko načrtujete novo srečanje, lahko nastavite temo za srečanje, izberite udeležence in določite, kdaj in kje se bo srečanje zgodilo. Odgovori na povabila na srečanje so prikazani v vaši mapi Prejeto.

  1. Na zavihku Osnovno v skupini Novo naredite nekaj od tega:

    • Iz mape Prejeto izberite Novi elementi > Novo srečanje.

      Če želite načrtovati srečanje, na zavihku »Osnovno« v skupini »Novo« izberite »Novi elementi« in nato še »Srečanje«.

    • Kliknite Novo srečanje v koledarju.

      Ukaz »Novo srečanje« na traku

    Namig : Če želite ustvariti novo povabilo na srečanje, lahko uporabite tudi bližnjice na tipkovnici Ctrl + Shift + Q.

  2. V polje Za lahko dodate udeležence.

    Opomba : Udeležence lahko tudi dodate ali odstranite s pomočnikom za razporejanje časa v skupini Pokaži na zavihku Srečanje.

  3. V polju Zadeva sporočite prejemnikom temo srečanja.

  4. V polju Mesto prejemnikom sporočite, kjer bo srečanje potekalo.

    Namig : Če uporabljate Microsoft Exchangeev račun, kliknite Sobe, če želite preveriti razpoložljivost in rezervirati sobe.

  5. Izberite nekaj od tega:

    • Če želite določiti začetni in končni čas, na seznamih Začetni čas in Končni čas kliknite začetni in končni čas srečanja.

    • Za celodnevni dogodek potrdite potrditveno polje Celodnevni dogodek in dogodek bo prikazan kot 24-urni dogodek, ki traja od polnoči do polnoči.

    Opomba : Če želite načrtovati srečanje na podlagi drugega časovnega pasu, na zavihku Srečanje v skupini Možnosti kliknite Časovni pasovi.

  6. V polje za sporočilo povabila na srečanje vnesite informacije, ki jih želite dati v skupno rabo s prejemniki.

    Namig : Prav tako lahko priložite datoteko. Na zavihku Vstavljanje izberite Priloži datoteko in nato izberite datoteko, ki jo želite dodati v povabilo na srečanje.

  7. Kliknite Pomočnik za razporejanje časa in pomočnik za razporejanje časa za račune Exchange vam bo pomagal poiskati najprimernejši čas za srečanje, tako da bo analiziral razpoložljivost prejemnikov in vire, kot so sobe.

    Namig : Če ne uporabljate računa za Exchange, kliknite Razporejanje.

  8. Izberite nekaj od tega:

    • Kliknite Dodaj udeležence in nato vnesite imena in e-poštne naslove prejemnikov ali imena virov (ločeno s podpičji) v polja Zahtevano, Izbirno ali Viri.

      Namig : Če ne uporabljate računa za Exchange, kliknite Dodaj druge > Dodaj iz adresarja.

    • V polje za iskanja vnesite ime morebitnih udeležencev, kliknite Pojdi, izberite ime na seznamu rezultatov in nato kliknite Obvezno, Neobvezno ali Viri.

    Opombe : 

    • Navpične črte predstavljajo začetni in končni čas srečanja. Črte lahko kliknete in jih povlečete do novega začetnega in končnega časa.

    • Pri računih za Exchange mreža prostega/zasedenega časa prikazuje razpoložljivost udeležencev. Zelena navpična črta predstavlja začetek srečanja. Rdeča navpična črta predstavlja konec srečanja.

      Mreža prostega/zasedenega časa v programu Outlook

  9. Pri računih za Exchange vsebuje podokno Iskalnik sob predloge najprimernejših terminov za srečanje (ko je prostih večina udeležencev). Če želite izbrati čas srečanja, kliknite predlagani termin v podoknu Iskalnik sob v razdelku Predlagani časi ali izberite čas na mreži prostega/zasedenega časa.

  10. Ko so udeleženci dodani, kliknite Sestanek na traku, da preklopite nazaj na povabilo na srečanje.

    Opomba : Ko ste nastavili čas srečanja in če ne želite, da se srečanje ponavljanja, izberite Pošlji ali pa izberite Sestanek, če želite v telo srečanja več dodati informacij.

  11. Izberite nekaj od tega:

  1. Kliknite Srečanje > Ponavljanje.

    Ukaz »Ponavljanje« na traku

    Opomba : Če želite, da se srečanje redno ponavlja, uporabite bližnjico na tipkovnici Ctrl + G.

  2. Izberite možnosti za želeni vzorec ponavljanja in nato kliknite V redu.

    Opomba : Ko dodate v povabilo na srečanje vzorec ponavljanja, se zavihek Srečanje spremeni v Niz srečanj.

  3. Če želite poslati povabilo na srečanje, kliknite Pošlji.

Kaj želite narediti?

  1. V meniju Datoteka pokažite na Novo in nato kliknite Povabilo na srečanje.

    Opomba : Če želite ustvariti novo povabilo na srečanje, uporabite bližnjico na tipkovnici Ctrl + Shift + Q.

  2. V polje Zadeva vnesite opis.

  3. V polje Mesto vnesite opis ali kliknite Sobe, če želite z Microsoft Exchangeom izbrati med sobami, ki so na voljo za samodejno načrtovanje.

  4. Na seznamih Začetni čas in Končni čas izberite začetni in končni čas srečanja. Če gre za celodnevni dogodek, potrdite potrditveno polje Celodnevni dogodek.

    Celodnevni dogodek je 24-urni dogodek, ki traja od polnoči do polnoči.

    Opomba : Privzeto se za načrtovanje srečanj v vašem računalniku uporablja nastavitev za trenutni časovni pas. Če želite načrtovati srečanja na podlagi drugega časovnega pasu, na zavihku Srečanje v skupini Možnosti kliknite Časovni pasovi.

  5. Vnesite vse informacije, ki jih želite dati v skupno rabo s prejemniki, pripnite želene datoteke ali ustvarite delovni prostor srečanja.

    Če želite več informacij o delovnih prostorih srečanja, glejte razdelek Glejte tudi.

  6. Na zavihku Srečanje v skupini Pokaži kliknite Pomočnik za razporejanje.

    Pomočnik za razporejanje vam pomaga pri iskanju najprimernejšega časa za srečanje.

  7. Kliknite Dodaj druge in nato kliknite Dodaj iz adresarja.

  8. V pogovornem oknu Izbira udeležencev in sredstev vnesite v polje Iskanje ime osebe ali sredstva, ki ga želite povabiti v srečanje. Če iščete z možnostjo Več stolpcev, kliknite Pojdi.

  9. Izberite ime na seznamu rezultatov in nato kliknite Zahtevano, Izbirno ali Sredstva in nato še V redu.

    Udeleženci za možnost Zahtevano in Izbirno se prikažejo v polju Za na zavihku Srečanje, Sredstva pa se prikažejo v polju Mesto.

    Mreža prostega/zasedenega časa kaže razpoložljivost udeležencev. Zelena navpična črta predstavlja začetek srečanja, rdeča navpična črta pa konec srečanja.

    Mreža prostega/zasedenega časa

    V podoknu Predlagani časi je najboljši čas za srečanje, ki je določen kot čas, ko je prostih večina udeležencev. Najboljši čas za srečanje se prikaže na vrhu podokna. Če želite izbrati enega od predlaganih časov, kliknite predlagani čas v podoknu Predlagani časi. Čas lahko izberete tudi ročno na mreži prostega/zasedenega časa.

    Podokno »Predlagani časi«

  10. Če želite, da se srečanje ponavlja, na zavihku Srečanje v skupini Možnosti kliknite Ponavljanje, izberite želeni vzorec ponavljanja in nato kliknite V redu.

    Ko dodate vzorec ponavljanja za povabilo na srečanje, se zavihek Srečanje spremeni v Ponavljajoče se srečanje.

  11. Na zavihku Srečanje v skupini Pokaži kliknite Sestanek.

  12. Kliknite Pošlji.

  1. Odprite srečanje, ki ga želite spremeniti.

  2. Naredite nekaj od tega:

    • Spreminjanje možnosti za srečanje, ki ni del niza   

      • Spremenite želene možnosti, na primer zadevo, mesto in čas.

      • Kliknite Pošlji posodobitev.

    • Spreminjanje možnosti za vsa srečanja v nizu   

      • Kliknite Odpri niz.

      • Spremenite želene možnosti, na primer zadevo, mesto in čas.

      • Če želite spremeniti možnosti ponavljanja, na zavihku Ponavljajoče se srečanje v skupini Možnosti kliknite Ponavljanje, spremenite možnosti, kot so čas, vzorec ponavljanja ali obseg ponavljanja, nato pa kliknite V redu.

      • Kliknite Pošlji posodobitev.

    • Spreminjanje možnosti za eno srečanje, ki je del niza   

      • Kliknite Odpri to ponovitev.

      • Na zavihku Ponavljajoče se srečanje spremenite želene možnosti, na primer zadevo, mesto in čas.

      • Kliknite Pošlji posodobitev.

Namig : V koledarju lahko povlečete sestanek na drug datum, lahko pa uredite zadevo tudi tako, da kliknete besedilo opisa, pritisnete F2 in vnesete spremembe.

  1. Odprite srečanje, ki želite, da se ponavlja.

  2. Na zavihku Srečanje v skupini Možnosti kliknite Ponavljanje.

  3. Kliknite želeno pogostost ponavljanja srečanja – Dnevno, Tedensko, Mesečno, Letno – in nato izberite možnosti pogostosti ter kliknite V redu.

  4. Kliknite Pošlji posodobitev.

  1. Ustvarite ali odprite srečanje, ki ga želite določiti kot zasebnega.

  2. Na zavihku Srečanje v skupini Možnosti kliknite Možnosti in nato še Zasebno.

Pomembno : Ne zanašajte se, da bo funkcija »Zasebno« drugim osebam preprečila dostop do podrobnosti srečanja, stika ali opravila. Če ne želite, da bi druge osebe brale element, ki ste ga označili kot zasebnega, jim ne dodelite dovoljenja za branje mape Koledar, Stiki ali Opravila. Oseba, ki ima dovoljenja za branje map, si lahko s programskimi metodami ali drugimi e-poštnimi programi ogleda podrobnosti zasebnega elementa. Funkcijo »Zasebno« uporabite samo za mape, ki jih imate v skupni rabi z zaupanja vrednimi osebami.

Naredite nekaj od tega:

  • Za vsa nova srečanja, ki jih boste ustvarili    

    • V meniju Orodja kliknite Možnosti.

    • Če želite, da se opomnik samodejno vklopi ali izklopi za nova srečanja, potrdite ali počistite potrditveno polje Privzeti opomnik.

    • Če ste potrdili potrditveno polje, določite čas, koliko pred srečanjem želite, da se opomnik prikaže.

  • Za obstoječa srečanja    

    • Odprite srečanje ali nize, če se srečanje ponavlja.

    • Če želite vklopiti ali izklopiti opomnik, na zavihku Srečanje v skupini Možnosti izberite Brez ali čas opomnika na seznamu.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×