Načrt za uporabo podatkov v strežniku SharePoint Server

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Če kombinirate Office SharePoint Server 2007, sistem Microsoft Office 2007 in podatke iz svojega podjetja, lahko ustvarite poslovno rešitev, ki bo najbolj primerna za vas.

Načrt za uporabo podatkov v strežniku SharePoint Server

V tem članku

Ustvarjanje poslovne rešitve je podobno gradnji doma

Razumevanje osnov podatkov

Uporaba podatkov v strežniku Office SharePoint Server 2007

Uporaba podatkov iz programov sistema Office s strežnikom Office SharePoint Server 2007

Uvod v predloge in scenarije

Ustvarjanje poslovne rešitve je podobno gradnji doma

Denimo, da želite zgraditi kakovosten dom. Če imate dovolj časa in denarja, lahko izberete možnost A: Kupite nezazidano zemljišče brez komunalnih priključkov, najamete arhitekta za načrtovanje hiše ter najamete izvajalca (ki najema podizvajalce), da hišo skrbno zgradi z ničle. Če nimate na voljo dovolj časa in denarja, lahko izberete možnost B: Kupite montažno hišo, izberete vnaprej načrtovan arhitekturni slog in tloris ter najamete enega izvajalca, da hišo hitro zgradi na zazidljivem zemljišču s komunalnimi priključki.

Če želite ustvariti kakovostno poslovno rešitev, vam sistem Microsoft Office in Office SharePoint Server 2007 ponujata obe možnosti. Možnost A pogosto zahteva sredstva, kodiranje in razvoj ter jo je po navadi najbolje prepustiti strokovnjakom za IT. Možnost B združuje sistem Microsoft Office (vaš arhitekt) s strežnikom Office SharePoint Server 2007 (montažne hiše, zazidljivo zemljišče in komunalni priključki), motiviranim informacijskim delavcem (izvajalec) ter predlogami in scenariji (arhitekturni slogi in tlorisi).

Če pri ustvarjanju kakovostne poslovne rešitve z možnostjo B potrebujete pomoč, ste na pravem naslovu. V tem članku je na voljo pregled uporabe podatkov v strežniku Office SharePoint Server 2007, vključno s številnimi povezavami do dodatnih informacij, ki vam pomagajo razumeti podrobnosti številnih obravnavanih funkcij in uveljaviti rešitev.

Na vrh strani

Razumevanje osnov podatkov

Osnova vseh avtomatiziranih poslovnih rešitev, ki temeljijo na sistemu Microsoft Office, ne glede na to, ali potekajo na ravni podjetja, oddelka ali delovne skupine, so podatki in temeljni načini dela s podatki.

Na vrh strani

Tri vrste podatkov

Informacije so ključnega pomena za učinkovito vodenje katerega koli podjetja. Podatki so pomembna podpora za podjetje. Večina podjetij porabi ogromno sredstev za zbiranje, shranjevanje, posodabljanje, analizo in upravljanje podatkov ter za dostop in poročanje o njih. Ti podatki so na voljo v treh oblikah:

  • Strukturirani podatki    – To vrsto podatkov je mogoče organizirati v tabele in jih preprosto posodabljati, razvrščati, filtrirati in iskati s poizvedbami. Pogosto so shranjeni v datotekah brez strukture in zbirkah podatkov. Strukturirani podatki vključujejo tudi metapodatke, ki so pogosto definirani kot »podatki o podatkih«. Metapodatki dajo pomen in omejitve za podatke ter vključujejo glave stolpcev, vrste in oblike zapisa podatkov ter veljavnostna pravila Primeri strukturiranih podatkov vključujejo naročila, statistike, zaloge, proračune in prodajo.

  • Nestrukturirani podatki    – Ta vrsta podatkov so informacije, ki so shranjene v dokumentih in predstavitvah, in jih ni mogoče samodejno pretvoriti v strukturirane podatke. Primeri nestrukturiranih podatkov vključujejo zapiske, pisma, publikacije, pravilnike, predloge, specifikacije, diapozitive in življenjepise.

  • Polstrukturirani podatki    – Ta vrsta podatkov vsebuje strukturirane podatke v kombinaciji z zmerno količino nestrukturiranih podatkov, kot so polja za pripombe in zapiske, dokumenti kot priloge in grafike. Primeri nestrukturiranih podatkov vključujejo poročila o stanju, formalizirane dokumente zahtev za predloge (RFP), ocene dela in kataloge izdelkov.

Z vsemi tremi vrstami podatkov lahko delate tako, da uporabite sistem Microsoft Office in Office SharePoint Server 2007, toda ta članek se osredotoča na strukturirane in polstrukturirane podatke.

Na vrh strani

Ustvarjanje povezav do podatkov

Strukturirani in polstrukturirani podatki pogosto izvirajo iz zunanjega podatkovnega vira, kot je datoteka XML, delovni zvezek ali zbirka podatkov. Ta zunanji podatkovni vir je povezan z vašim programom prek podatkovne povezave, tj. nabora informacij, ki opisuje, kako poiščete zunanji podatkovni vir, se prijavite vanj in dostopate do njega.

Informacije o povezavi je mogoče shraniti tudi v datoteko za povezovanje, na primer Officeovo datoteko za povezavo podatkov oz. datoteko ODC (.odc). Datoteka ODC uporablja oznake HTML in XML po meri za shranjevanje informacij o povezavi, uporablja pa jo večina Officeovih programov. Office InfoPath 2007 uporablja podobno datoteko univerzalne podatkovne povezave oz. datoteko UDC (.udc). Datoteke za povezovanje so še posebej uporabne pri dosledni skupni rabi povezav, saj poskrbijo za preprostejše odkrivanje povezav, pomagajo pri izboljševanju varnosti in poenostavijo skrbništvo podatkovnih virov. Najboljši način skupne rabe datotek za povezovanje je način, po katerem jih postavite na varno in zaupanja vredno mesto, kot je SharePointova knjižnica podatkovnih povezav, kjer lahko ustrezni uporabniki in programi preberejo datoteko, spreminjajo pa jo lahko le določeni uporabniki.

Vzpostavljanje povezave z zunanjimi podatki

1. Na voljo so številni viri podatkov, do katerih lahko ustvarite povezavo: Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007 in besedilne datoteke.

2. Vsak vir podatkov ima povezan gonilnik ODBC ali ponudnik OLE DB.

3. Datoteka za povezovanje definira vse informacije, ki jih potrebujete za dostop do podatkov in pridobivanje podatkov iz vira podatkov.

4. Informacije o povezavi so kopirane iz datoteke za povezovanje v vaš program.

Zbirka Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8, ki je nameščena s sistemom Microsoft Windows, omogoča povezovanje s številnimi relacijskimi in nerelacijskimi podatkovnimi viri z uporabo gonilnikov Open Database Connectivity (ODBC) ali ponudnikov zbirke podatkov za povezovanje in vdelovanje predmetov (OLE DB). Ko namestite sistem Microsoft Office, so v vaš računalnik dodani dodatni gonilniki ODBC in ponudniki OLE DB. Uporabite lahko tudi gonilnike ODBC in ponudnike OLE DB drugih proizvajalcev in tako pridobite informacije iz drugih virov podatkov, ki niso Microsoftovi viri podatkov. Če želite informacije o nameščanju teh gonilnikov ODBC ali ponudnikov OLE DB, preberite dokumentacijo za zbirko podatkov ali pa se obrnite na dobavitelja zbirke podatkov.

S sistemom Microsoft Office lahko ustvarite povezave do več Officeovih programov in uporabite čarovnika za povezavo podatkov za povezovanje z novimi viri podatkov. Vsebino datoteke ODC si lahko najbolje ogledate ali jo urejate s programom Office Excel 2007.

Več informacij

Uvoz podatkov v program Office Publisher, Visio ali Word s čarovnikom za povezavo podatkov

Pregled povezovanja (uvoza) podatkov

Na vrh strani

Uporaba mrežnih prikazov podatkov pri delu s podatki

Mrežni prikaz podatkov je pogosto najpreprostejši način dela s podatki. Mrežni prikaz podatkov je tabelarni prikaz podatkov v stolpcih in vrsticah, ki omogoča preprosto razvrščanje, filtriranje in iskanje podatkov s poizvedbami ter spreminjanje podatkov. Mrežni prikazi podatkov omogočajo tudi pridobivanje pravilnega nabora podatkov za vašo poslovno rešitev iz več virov podatkov. Za nekatere uporabnike je mrežni prikaz podatkov dovolj za učinkovito delo s podatki. Za druge uporabnike potrebujete uporabnikom prijaznejše načine za upravljanje podatkov, npr. obrazce, poročila in nadzorne plošče.

Tabela »Zaposleni« v pogledu podatkovnega lista

S sistemom Microsoft Office in strežnikom Office SharePoint Server 2007 lahko ustvarite in uporabite mreže podatkov tako, da uporabite Accessov spletni podatkovni list, Accessove podatkovne liste in Excelove tabele.

Na vrh strani

Uporaba obrazcev za učinkovito spreminjanje podatkov

več podobrazcev, ugnezdenih v drugega Strukturirane in polstrukturirane podatke je pogosto treba posodabljati in spreminjati, pri čemer so uporabni obrazci. Obrazec, ne glede na to, ali je natisnjen ali v spletu, je dokument ali komponenta programa, načrtovana s standardno strukturo in obliko, ki omogoča preprostejše zajemanje, zbiranje, organizacijo in urejanje podatkov. Obrazci so okna, v katerih si uporabniki ogledajo svoje podatke in dostopajo do njih. Spletni obrazci vsebujejo navodila, oblikovanje, oznake in presledke za vnašanje podatkov, podobno kot natisnjen obrazec. Spletni obrazci vsebujejo tudi kontrolnike, ki prikažejo podatke ali poenostavijo vnašanje ali urejanje podatkov, izvajanje dejanj ali opravljanje izbora za uporabnike, npr. polje s seznamom, izbirne gumbe ali ukazne gumbe. Vizualno zanimiv obrazec poskrbi, da je delo s podatki prijetnejše in učinkovitejše. Obrazec pomaga preprečiti vnašanje nepravilnih podatkov.

Sistem Microsoft Office in Office SharePoint Server 2007 vam pomagata ustvariti in uporabljati obrazce z Accessovimi obrazci, obrazci programa InfoPath, SharePointovi obrazci seznama, pogledi podatkov, vstavljenimi kot obrazci, in spletnimi gradniki obrazca.

Na vrh strani

Uporaba poročil za predstavitev podatkov in sprejemanje odločitev

Poročila lahko zagotovijo pregled podatkov Strukturirani in polstrukturirani podatki so pogosto na voljo uporabnikom prek poslovnih poročil. Poročilo je predstavitev podatkov, preoblikovanih v oblikovane in organizirane informacije v skladu s posebnimi poslovnimi zahtevami. Primeri poročil so proračunske napovedi, povzetki prodaje, seznami telefonskih številk, nalepke z naslovi in katalogi izdelkov. Poročila so lahko preprosti povzetki na eni strani ali pa hierarhičen prikaz obsežnih podatkov. Poročilo lahko vsebuje podporočila, se razlikuje od drugih glede na vnesene parametre in je lahko zelo interaktivno, tako da uporabniki lahko razvrščajo, filtrirajo in prikažejo podatke na ravni z več podrobnostmi ali celo prikažejo podatke z ogromno podrobnostmi.

Če uporabljate poročila, lahko informacijski delavci sprejmejo dobre poslovne odločitve. Poročila jim lahko pomagajo poiskati odgovore na vprašanja, omogočijo jim osredotočanje na cilje, iskanje najboljših alternativ, načrtovanje ustreznih strategij in taktik, določanje posledic in izmenjav ter oceno neznanih elementov in tveganj.

Uporabnike poročil je mogoče razvrščati na ta način.

Vrsta uporabnika

Primer

Dejanja na podlagi poročil

Zahtevni uporabniki

Analitiki podatkov in poslovni analitiki

Ustvarite in prilagodite poročila, delajte s poročili vrtilne tabele OLAP, uporabljajte orodja za ustvarjanje poročil, izvajajte statistične analize in izvajajte analize z orodji za podatkovno rudarjenje.

Zmerni uporabniki

Upravitelji in drugi informacijski delavci

Preberite podrobna poročila, prilagajajte poročila in izvajajte interakcijo s poročili s filtriranjem, razvrščanjem in nastavljanjem parametrov ter ustvarite začasne poizvedbe in poročila.

Občasni uporabniki

Uslužbenci, ki imajo stik s strankami

Preberite standardna, preprosta poročila in dostopajte do poročil prek preprostih prikazov, npr. diagramov poteka.

S sistemom Microsoft Office, strežnikom Office SharePoint Server 2007 in strežnikom SQL Server lahko ustvarite in uporabite različna poročila, in sicer s programi Access, Excel, InfoPath (s spajanjem obrazcev) in Office SharePoint Designer 2007 (s pogledi podatkov samo za branje) ter storitvami SQL Server Reporting Services.

Na vrh strani

Uporaba nadzornih plošč in KPI-jev za dejanja na podlagi podatkov

Poslovno obveščanje je priljubljen panožni način za zbiranje, upravljanje in uporabo podatkov, in sicer za zaznavanje vzorcev in pomenov, sprejemanje odločitev, odzivanje in ukrepanje ter posledično za izboljšanje učinkovitosti delovanja podjetja. Pri tem so ključne nadzorne plošče in KPI-ji (ključni kazalniki učinkovitosti).

Uporaba nadzornih plošč

Nadzorne plošče (imenovane tudi pregledi rezultatov) so ključna tehnika poslovnega obveščanja, ki združuje poročanje in analitiko za vizualizacijo pomembnih informacij na ravni podjetja, oddelka in skupine.

Nadzorna plošča prodaje

Obstajajo tri vrste nadzornih plošč: operacijske nadzorne plošče za spremljanje vsakdanjega dela zaposlenih, taktične nadzorne plošče za analizo podatkov in spremljanje mesečnih in četrtletnih dejavnosti ter strateške nadzorne plošče za dolgoročno upravljanje podjetja. Podatki nadzorne plošče so lahko količinski, npr. količine naročil, tržni delež, dobički, klici za podporo, napake pri proizvodnji ali zadetki spletnih strani. Podatki nadzorne plošče so lahko tudi kvalitativni, npr. 10 najpomembnejših strank, ključne težave, trenutna opravila, ki čakajo na dokončanje, in posodobitve pomembnih novic.

Uporaba ključnih kazalnikov učinkovitosti (KPI-jev)

Bistveni element na nadzorni plošči je ključni kazalnik učinkovitosti (KPI), vidni namig (kot so puščice gor ali dol, signali semaforja in obarvani krogi), ki sporoča količino doseženega napredka na poti proti pomembnemu poslovnemu cilju. KPI je merljiva enota, kot je na primer mesečni bruto prihodek ali četrtletni prihodek na zaposlenega, ki se uporablja za spremljanje uspešnosti organizacije. KPI-ji so uporabni za skupine, upravitelje in podjetja za hitro oceno napredka na poti proti merljivim ciljem in za sprejemanje dobrih odločitev na podlagi treh bistvenih vprašanj: »Kje prihaja do zamud oz. kje prihaja do napredka hitreje od načrtov?«, »V kolikšni meri prihaja do zamud oz. napredka?« in »Katera je najmanjša količina, ki sem jo dokončal?«.

Kazalniki uspešnosti prodaje Vsak KPI ima cilj, stanje in gibanje podatkov. Na primer, pogost KPI je mesečna prodaja oddelka. Glede na skrbno načrtovanje je cilj četrtletne prodaje (ali tarča) določen za posamezen oddelek. Na nadzorni plošči ali pregledu rezultatov je prikazano tedensko stanje tega cilja, stanje, ali vse poteka po načrtih, ali prihaja hitreje do napredka ali prihaja do zamud, in sicer morda z barvami ali s standardnimi ikonami, ki jih določi podjetje. Gibanja podatkov v preteklih letih so lahko tudi povzeta v grafikonu in včasih načrtovana za naslednje leto.

Na vrh strani

Uporaba podatkov v strežniku Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 omogoča sodelovanje z ostalimi zaposlenimi, in sicer s preprostim upravljanjem in skupno rabo dokumentov, mest in delovnih prostorov ter s podporo pogostim poslovnim dejavnostim, ki uporabljajo vse tri vrste podatkov, ki so bile opisane prej. Primeri vključujejo:

  • Delovne skupine in oddelke, ki morajo sodelovati pri projektih, sporočati poslovni namen, oceniti napredek, organizirati skupine in opravila, ustvariti urnike in mejnike in jim slediti, določiti stroške in proizvajati izdelke.

  • Podjetja, ki morajo upravljati veliko dokumentov, nadzirati postopke, posredovati pravilnike in hraniti, označiti in poiskati zapise.

Office SharePoint Server 2007 ustvari tudi močno infrastrukturo za razvijanje dodatnih poslovnih rešitev, ki uporabljajo vse tri vrste podatkov. Za informacijskega delavca so naslednje komponente strežnika Office SharePoint Server 2007 pomembni elementi pri ustvarjanju avtomatizirane poslovne rešitve, ki temelji na strukturiranih in polstrukturiranih podatkih z delno kodo ali brez nje. Te komponente, ki delujejo samostojno ali pa delujejo dobro skupaj, so »montažne hiše, zazidljivo zemljišče in komunalni priključki«, ki vam pomagajo hitro ustvariti poslovno rešitev.

Komponente strukturiranih podatkov v SharePointu

1. Če uporabljate sistem Microsoft Office in Office SharePoint Server 2007, lahko delate s številnimi vrstami zunanjih podatkov, vključno s poslovnimi podatki (LOB), Officeovimi viri podatkov in datotekami brez strukture.

2. Office SharePoint Server 2007 ima številne komponente za spreminjanje zunanjih podatkov na številne načine.

3. Do teh zunanjih podatkov lahko dostopate ali z namiznim programom sistema Office ali s spletnim brskalnikom, kot je Windows Internet Explorer.

Na vrh strani

SharePointovi seznami in

SharePointovo mesto po navadi vključuje številne privzete sezname, vključno s seznami »Povezave«, »Objave«, »Stiki«, »Sledenje težavam«, »Ankete« in »Opravila«, ki jih lahko uporabite kot osrednjo točko za poslovno rešitev. V številnih primerih omogočajo ti privzeti seznami hitre in učinkovite rešitve z nekaj spremembami ali brez sprememb. Tako lahko npr. uporabite: ankete, ki vključujejo pogojno razvejevanje in prelome strani, za oceno zadovoljstva zaposlenih in strank, ter sledenje težavam, ki ima shrambo za shranjevanje različic in shranjevanje zgodovine, za globljo analizo projektov delovne skupine in splošne delovne naloge.

Seznam projektnih opravi

Seznami so zmogljivi in prilagodljivi ter zagotavljajo številne vgrajene funkcije, ki ponujajo zmogljiv način za shranjevanje ter skupno rabo strukturiranih in polstrukturiranih podatkov in delo z njimi. Seznami omogočajo, da na primer:

  • Vključite številne vrste podatkov, npr. datume, slike, formule in izračune na podlagi drugih stolpcev, polja, ki jih je mogoče le dodati (uporabno pri programih za pisanje dnevnikov in sledenje), ter polja za iskanje, v katerih lahko izberete vrednost iz polja drugega seznama.

  • Ustvarite poglede seznama, ki omogočajo organiziranje, razvrščanje in filtriranje podatkov na različne in specifične načine, spreminjanje metapodatkov, na primer dodajanje in brisanje stolpcev, ter spreminjanje veljavnostnih pravil. To omogoča dosledno uporabo seznamov na vseh SharePointovih mestih z vrstami vsebine, stolpci mest in predlogami.

  • Ustvarite sezname po meri, prikažete podatke v spletnih gradnikih in na straneh spletnih gradnikov ter uvozite podatke iz drugih programov, na primer iz Excela in Accessa, jih uvozite vanje ali ustvarite povezavo do podatkov v teh programih.

  • Sledite različicam in podrobni zgodovini, zahtevate odobritev za spreminjanje podatkov, uporabite raven na ravni elementa in mape, zahtevate sprostitev in rezervacijo ter samodejno prejemate obvestila o spremembah, in sicer z opozorili in viri RSS.

  • Razvrstite vsebino na enem seznamu v mape, da izboljšate uporabnost in učinkovitost delovanja, ter z indeksiranjem izboljšate splošno učinkovitost delovanja velikih seznamov.

Accessov spletni podatkovni list (prej poimenovan pogled podatkovnega lista) zagotavlja mrežni prikaz podatkov za ogled in urejanje podatkov za številne vrste seznamov. Morda se vam bo Accessov spletni podatkovni list zdel bolj priročen in zmogljivejši od standardnega pogleda seznamov. Vsebino seznama ali knjižnice dokumentov prikaže v vrsticah in stolpcih. Vrstice in stolpce lahko dodajate in urejate, uporabljate filtre in razvrščate naročila, prikažete izračunane vrednosti in skupne vsote ter priročno urejate podatke v celicah mreže.

Primer pogleda podatkovnega lista

Opomba : Za Accessov spletni podatkovni list morate imeti v odjemalskem računalniku nameščen Office Access 2007 in spletni brskalnik, ki podpira kontrolnike ActiveX.

V podoknu opravil Accessovega spletnega podatkovnega lista je tudi več dodatnih ukazov, ki poenostavijo interakcijo z Excelom in Accessom.

Ukaz

Dejanje

Sledi temu seznamu v programu Access

V Accessu ustvari povezano tabelo, ki ustvari povezavo do pogleda podatkovnega lista, in jo lahko osvežite in posodobite (na voljo le v programu Office Access 2007).

Izvozi v Access

Izvozi pogled v tabelo v zbirki podatkov.

Poročilo s programom Access

Ustvari povezano tabelo v Accessu in ustvari poročilo.

Seznam poizvedb z Excelom

V Excel izvozi podatke, ki jih je mogoče osvežiti v Excelu. (Enako deluje kot ukaz Izvozi v Excel, ki je na voljo v meniju Dejanja v standardnem pogledu seznama).

Natisni z Excelom

V Excel izvozi podatke tako, da jih lahko v Excelu natisnete.

Grafikon z Excelom

V Excel izvozi podatke tako, da lahko v Excelu ustvarite grafikon s čarovnikom za grafikone.

Ustvarjanje poročila vrtilne tabele v Excelu

Izvozi podatke v Excel tako, da lahko v Excelu ustvarite poročilo vrtilne tabele.

Na vrh strani

SharePointove knjižnice

SharePointova knjižnica je lokacija na SharePointovem mestu, kjer lahko ustvarjate, zbirate, posodabljate in upravljate dokumente s člani skupine in drugimi zaposlenimi. Vsaka knjižnica prikaže seznam dokumentov in ključnih metapodatkov o teh dokumentih, ki pomagajo ljudem uporabljati datoteke in sodelovati. Posamezne knjižnice zagotavljajo uporabne funkcije, kot so rezervacija in sprostitev dokumentov, ustvarjanje oštevilčevanja glavne različice in podrazličice in sledenje ter uporaba obogatenih funkcij pravilnika, nadzora in poteka dela. V knjižnici lahko tudi ustvarjate in upravljate dokumente, slike, predstavitve, obrazce in druge vrste datotek. Nato lahko uporabite privzeto knjižnico dokumentov v skupni rabi, prilagodite to knjižnico za svoje namene ali pa ustvarite svoje dodatne knjižnice.

Knjižnica dokumentov

Na voljo so tri vrste knjižnic, ki delujejo z vsemi vrstami podatkov: knjižnice dokumentov, knjižnice obrazcev in knjižnice podatkovnih povezav.

Knjižnice dokumentov    – Knjižnice dokumentov lahko uporabite za shranjevanje in upravljanje različnih datotek in dostop do njih, vključno z Officeovimi dokumenti, preglednicami, poročili, obrazci, zbirkami podatkov programa Office Access 2007 in besedilnimi datotekami.

Knjižnice obrazcev    – V knjižnicah obrazcev lahko shranjujete obrazce programa Office InfoPath 2007 in delate z njimi. Knjižnice obrazcev zagotavljajo osrednje mesto, kjer lahko uporabniki izpolnjujejo in shranjujejo obrazce, ki temeljijo na isti predlogi. Za ustvarjanje rešitve za evidence osnovnih sredstev, ki shranjuje predlogo obrazca (.xsn) in datoteke XML obrazca (.xml) v SharePointovi knjižnici obrazcev, lahko npr. uporabite InfoPath.

Knjižnice podatkovnih povezav    – Knjižnica podatkovnih povezav (DCL) je posebna knjižnica in jo je mogoče definirati kot zaupanja vredno mesto, ki omogoča preprostejše shranjevanje, zaščito, skupno rabo in upravljanje datotek ODC in UDC. Skrbniki lahko nadzirajo dostop do teh povezav, tako da te povezave lahko uporabljajo le zaupanja vredni uporabniki s pravicami. Excelove storitve je mogoče nastaviti tako, da se lahko uporabljajo le zaupanja vredne povezave. Skrbnik bo morda moral preseliti zbirko podatkov iz preskusnega strežnika v produkcijski strežnik ali pa posodobiti poizvedbo, ki dostopa do podatkov. Če uporabljate eno datoteko ODC, shranjeno v DCL-ju, je skrbništvo teh informacij o povezavi bolj preprosto, dostop uporabnika do podatkov pa bolj priročen, saj vsi delovni zvezki uporabljajo isto datoteko za povezovanje in postopek osveževanja, ne glede na to, ali so v odjemalcu ali strežniškem računalniku, in pridobijo posodobitve v tej datoteki za povezovanje. Office SharePoint Server 2007 in odjemalski računalnik uporabnika lahko nastavite tudi tako, da samodejno zaznata spremembe v datoteki za povezovanje ter uporabita najnovejšo različico te datoteke za povezovanje. Povedano drugače, knjižnice podatkovnih povezav zelo poenostavijo vzdrževanje in upravljanje podatkovnih povezav.

Na vrh strani

Spletni gradniki in strani spletnih gradnikov

Spletni gradnik predstavlja modularno enoto z informacijami, ki tvorijo osnovni gradnik strani spletnega gradnika. Spletne gradnike lahko dodate v območja spletnih gradnikov na strani s spletnimi gradniki in nato prilagodite posamezne spletne gradnike za ustvarjanje enolične strani za uporabnike vašega spletnega mesta. Stran spletnega gradnika je posebna vrsta spletne strani, na kateri lahko s spletnimi gradniki podatke, kot so seznami in grafikoni, in spletno vsebino, kot so besedilo in slike, združite v dinamičen prikaz informacij o skupnem opravilu ali posebnem zanimanju.

Na strani spletnega gradnika lahko prikažete tudi številne različne strukturirane in nestrukturirane informacije na organiziran, uporaben in priročen način. Na straneh spletnih gradnikov je pogosto več spletnih gradnikov, ki so povezani, tako da lahko dinamično prikažete podatke in vsebino in tako prikažete želene rezultate.

Ustvarite lahko na primer stran spletnega gradnika, imenovano »Naročila strank«, ki jo uporabljate za prikaz pomembnih informacij. Pokliče vas stranka, ki ima vprašanje o naročilu in si ni zapomnila ID-ja naročila, vendar pozna datum, ko je bilo naročilo predloženo. Na strani spletnega gradnika lahko naredite to.

Stran s spletnimi gradniki »Naročila strank« z več spletnimi gradniki

1. Poiščite naročilo po ID-ju naročila ali v tem primeru po datumu naročila.

2. Prikažite vsa naročila po datumu.

3. Izberite pravo naročilo na podlagi imena stranke ter nato poiščite podrobnosti o naročilu in stranki.

4. Izberite izdelek v naročilu (v tem primeru svetilko) in prikažite sliko izdelka, da potrdite vprašanje stranke.

5. Poiščite najnovejše poslovne novice, povezane z naročilom stranke.

Stran spletnega gradnika lahko uporabite, da naredite to:

  • Združite podatke iz različnih virov podatkov in ustvarite poročilo.

  • Analiziranje in združevanje podatkov (na primer vsote, skupne vsote ali štetja).

  • Povzamete ključne informacije o KPI-jih, ki si jih želite ogledati na začetku vsakega dne.

  • Razvrstite podatke o projektu ali stranki po pomembnosti in označite te podatke na nadzorni plošči, da lahko sprejmete učinkovite odločitve.

  • Prikaz posodobljenih podatkov o delovnem dnevu in srečanjih, da lahko hitro načrtujete svoj dan.

  • Hiter dostop do poslovnih novic, lokalne vremenske napovedi in priljubljenih spletnih mestih za učinkovito brskanje po spletu.

V nadaljevanju so navedeni ključni spletni gradniki, ki jih je mogoče povezati. Ti gradniki prikazujejo strukturirane in polstrukturirane podatke.

Spletni gradnik

Opis

Pogled seznama

Prikaže podatke seznama in metapodatke knjižnice.

Obrazec

Prikaže podatke s kontrolniki obrazca HTML.

Slika

Prikaže slike.

Excel Web Access

Prikaže Excelove delovne zvezke.

Pregledovalnik poročil

Prikaže poročila, ustvarjena v storitvah SQL Server Report Services.

Pogled podatkov

Prikaže in ureja podatke iz različnih virov podatkov.

KPI

Prikaže podatke za ključne kazalnike učinkovitosti (KPI) in simbole s seznama KPI.

Podrobnosti KPI

Prikaže podatke KPI za en element in simbole s seznama KPI.

Element poslovnega podatka

Prikaže podrobnosti o enem elementu poslovnih podatkov.

Seznam poslovnih podatkov

Prikaže povzetek poslovnih podatkov na seznamu.

Dejanja poslovnih podatkov

Povezuje spletne gradnike za konfiguracijo dejanj poslovnih programov.

Povezani seznam poslovnih podatkov

Povezuje spletne gradnike za prikaz povezanih poslovnih elementov.

Graditelj elementov poslovnih podatkov

Ustvari element poslovnega podatka iz parametrov v nizu poizvedbe za uporabo na straneh profila poslovnih podatkov.

Filtriraj

Filtrira podatke spletnega gradnika na različne načine.

Več informacij

Delo s spletnimi gradniki za filtre

Na vrh strani

Katalog poslovnih podatkov

Katalog poslovnih podatkov (BDC) je komponenta, ki zagotavlja vgrajeno podporo za prikaz podatkov iz poslovnih zbirk podatkov (LOB), kot so SAP, Siebel in SQL Server. Po navadi ti sistemi LOB upravljajo pomembne poslovne informacije in procese, kot so podatki o strankah, zaloge, obračunavanje in življenjski cikli izdelkov. Pogosto ti sistemi zahtevajo obsežno usposabljanje, so nerodni za uporabo in so na voljo le za izbrane uporabnike. BDC da te podatke LOB na voljo več osebam, ki morajo dostopati do podatkov in morajo z njimi delati na različne, prožnejše načine. Na primer, obrazec naročila InfoPath je mogoče uporabiti za prikaz podatkov o stranki v enem sistemu, podrobnosti o izdelku v drugem sistemu ter finančnih podrobnosti v tretjem sistemu.

V nadaljevanju je na voljo povzetek vlog in opravil za delo s katalogom poslovnih podatkov.

Vloga

Opravilo

Poslovni analitik

Definira funkcije in ustvari vnaprej določene rešitve.

Avtor metapodatkov

Je avtor metapodatkov in metapodatke preskuša.

Skrbnik

Uvozi definicijo programa in konfigurira dostop do podatkov.

Član mesta

Vključuje poslovne podatke v spletne gradnike, strani in sezname.

Razvijalec

Ustvari prilagojene rešitve za stran s spletnimi gradniki.

Obiskovalec mesta

Uporablja poslovne podatke.

Prikaz poslovnih podatkov v spletnem gradniku za seznam poslovnih podatkov

Ko izvlečete poslovne podatke iz vira podatkov, lahko uporabite štiri funkcije kataloga poslovnih podatkov:

  • Poslovni podatki na seznamih    – Poslovne podatke lahko vključite v kateri koli obstoječ SharePointov seznam ali knjižnico dokumentov tako, da dodate stolpec poslovnih podatkov kot vrsto polja. Pogosti scenariji vključujejo: povezovanje dokumentov z zapisi o strankah, kot so predlogi, pogodbe in predstavitve, dopolnitev podatkov s stolpci po meri, kot so opombe, in izbiranje podatkov s seznama, kot so poštne številke.

  • Dejanja za poslovne podatke    – Dejanja za poslovne podatke so povezave, ki se prikažejo zraven poslovnih predmetov. Te povezave lahko npr. odprejo spletne strani, prikažejo uporabniške vmesnike poslovnih programov ali pa odprejo obrazce InfoPath. Dejanja poslovnih podatkov so prikazana tudi kot povezave na SharePointovih seznamih in v rezultatih iskanja. Če uporabljate te povezave, lahko preprosto posodobite element ali pa si ogledate povezane podatke.

  • Spletni gradniki poslovnih podatkov    – Office SharePoint Server 2007 vključuje številne spletne gradnike poslovnih podatkov, ki lahko prikažejo katero koli entiteto iz BDC-ja. Spletne gradnike poslovnih podatkov lahko uporabite za prilagajanje prikaza poslovnih podatkov na spletnem mestu. Te spletne gradnike lahko povežete tudi tako, da ob izvajanju dejanja v enem spletnem gradniku pride do sprememb vsebine v drugem spletnem gradniku.

  • Poslovni podatki v uporabniških profilih    – Za izboljšanje informacij o uporabniku v strežniku Office SharePoint Server 2007 so privzeto ustvarjeni profili poslovnih podatkov, ko je program registriran v BDC-ju.

Več informacij

Prikaz poslovnih podatkov na SharePointovem mestu

Katalog poslovnih podatkov

Na vrh strani

Seznami KPI

KPI o četrtletni prodaji Obsežen seznam poenostavi vključevanje KPI-jev v vaše poslovne rešitve. Seznam KPI-jev lahko uporabljate na štiri načine, vsak način pa se osredotoča na pogost vir vrednosti KPI-jev in možnost za vključitev teh vrednosti na SharePointovo mesto:

  • Podatki s SharePointovih seznamov    – Če SharePointovi seznami vsebujejo elemente, ki jih lahko preštejete, elemente, ki so del poteka dela, ali elemente, ki vsebujejo datume, lahko uporabite KPI za sledenje, pri čemer lahko spremljate, kako dolgo so odprte težave ali opravila, koliko jih je odprtih in kolikšen odstotek opravila je dokončan. Spremljate lahko tudi vsote, kot je količina časa obstoja težave ali skupno število prodaje v regiji.

  • Podatki v Excelovih delovnih zvezkih    – KPI v Excelovem delovnem zvezku nastavite tako, da ga nastavite v knjižnici dokumentov in KPI povežete v strežniku Office SharePoint Server 2007. Ko se podatki v delovnem zvezku spreminjajo, je KPI samodejno posodobljen. Izberete lahko, ali bo delovni zvezek prikazan na isti spletni strani, in sicer tako, da uporabite spletni gradnik programa Office Excel Web Access.

  • Podatki iz storitev za analizo Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services    – Office SharePoint Server 2007 lahko uporabi KPI iz storitev Analysis Services, komponente strežnika Microsoft SQL Server 2005. Skrbnik sistema ali analitik zbirke podatkov po navadi nastavi te KPI-je in registrira podatkovno povezavo v strežniku Office SharePoint Server 2007. Nato lahko vsak uporabnik z ustreznimi dovoljenji dostopa do zbirke podatkov in doda povezave do KPI-jev storitev Analysis Services.

  • Ročno vnesene informacije    – Če ni nastavljen uradni sistem ali če morate slediti enkratnemu projektu, lahko vnesete merila ročno. Seznam KPI-jev je uporaben za prikaz informacij, posredovanih v e-pošti ali v drugem sistemu.

Poteki dela

Diagram poteka za potek dela odobritve Številni pomembni procesi v poljubni organizaciji so večinoma odvisni od ljudi. Avtomatizacija interakcije med osebami, ki sodelujejo v procesu, lahko izboljša učinkovitost. Ti procesi so včasih poimenovani poteki dela ljudi. S strežnikom Office SharePoint Server 2007 lahko uporabite vnaprej določene poteke dela, z Office SharePoint Designer 2007 pa lahko ustvarite nove rešitve za poteke dela na podlagi elementov seznama in knjižnice. V programu Office SharePoint Designer 2007 omogoči načrtovalnik poteka dela, ki temelji na pravilih, preprostejše ustvarjanje potekov dela s pogojnim razvejanjem in več koraki.

Poteki dela, vključeni v strežnik Office SharePoint Server 2007, omogočajo tesno integracijo s programi v sistemu Office 2007. Za obveščanje uporabnikov o opravilih in stanju lahko uporabite Office Outlook 2007. Office Access 2007 lahko uporabite za spreminjanje poteka dela, povezanega s povezanim seznamom, in ustvarjanje poročila o poteku dela za boljšo oceno stanja projekta ter oceno poslovnega procesa. Poteki dela lahko uporabijo obrazce po meri, ki so ustvarjeni s programom Office InfoPath 2007, za interakcijo z uporabniki prek drugih Officeovih programov, kot je Office Word 2007.

Več informacij

Načrtovanje obrazca za odziv na stanje poteka dela

Predstavitev: Izboljšanje učinkovitosti poslovnih procesov z obrazci in poteki dela

Na vrh strani

SQL Server Reporting Services

SQL Server Reporting Services je celovita storitev upravljanja in distribucije poročil v podjetju, ki vključuje načrtovanje, ustvarjanje, dostavo, zaščito in prikaz poročil v različnih oblikah zapisa. S servisnim paketom SP2 za SQL Server 2005 lahko uporabite storitve poročanja v SharePointovem načinu integracije, tako da lahko naredite to:

  • Za shranjevanje poročil, virov podatkov in modelov poročil uporabite SharePointove knjižnice. Shranjevanje poročil v knjižnicah dokumentov omogoča, da poročilo uporablja tudi standardne funkcije strežnika Office SharePoint Server 2007, kot je potek dela, shranjevanje različic in varnost. Poročila lahko dodate tudi v središče za poročila.

  • Izvajate lahko sinhronizacijo poročil in vseh povezanih virov, shranjenih v strežniku Office SharePoint Server 2007, z istimi poročili, ki so shranjena in izvajana v strežniku poročil.

  • Za upravljanje in ogled poročil uporabite usklajen uporabniški vmesnik. Priročna orodna vrstica v spletnem gradniku pregledovalnika poročil vam omogoča ogled in urejanje lastnosti, upravljanje dovoljenj in naročnin, urejanje v graditelju poročil, konfiguracijo virov podatkov, parametrov, posnetkov in časovnih omejitev, ogled zgodovine poročil in različice ter objavljanje glavnih različic.

Vzorčno poročilo

Za ogled, tiskanje in izvoz poročil ter krmarjenje po njih v strežniku poročil lahko uporabite spletni gradnik pregledovalnika poročil. Spletni gradnik pregledovalnika poročil je povezan z datotekami definicij poročil (.rdl), ki jih obdela strežnik poročil. V spletnem gradniku lahko nastavite lastnosti za nadzor videza orodne vrstice in ogleda območja ter za ustvarjanje povezave med spletnim gradnikom in določenim poročilom. Poročila v knjižnici poročil so upodobljena s spletnim gradnikom pregledovalnika poročil. Katero koli stran s spletnimi gradniki je mogoče tudi spremeniti za prikaz poročil, in sicer tako, da uporabite spletni gradnik pregledovalnika poročil. Lahko pa se tudi povežete s spletnimi gradniki za filtre, da omejite podatke, ki so prikazani v poročilih.

Za integracijo storitev Reporting Services s strežnikom SharePoint Server morajo biti nameščene te komponente: storitve SQL Server 2005 Reporting Services, v katerih gostujejo poročila Reporting Services in ki komunicirajo s SharePointovim strežnikom prek vmesnika spletnih storitev, servisni paket SP2 za SQL Server 2005, ki omogoča integracijo strežnika SharePoint Server in storitev Reporting Services v strežniku poročil, ter dodatek za storitve Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services za tehnologije Microsoft SharePoint, ki vključuje spletni gradnik pregledovalnika poročil in nov uporabniški vmesnik za upravljanje poročil.

Na vrh strani

Središče za poročila

Središče za poročila je predloga mesta, ki vsebuje vnaprej določeno zbirko knjižnic poročil, knjižnic podatkovnih povezav, SharePointovih seznamov, spletnih gradnikov, ki vključujejo spletne gradnike za filtre, ter KPI-jev, ki jih lahko prilagajate in izboljšate za svoje namene. Središče za poročila si predstavljajte kot osrednje zvezdišče, ki zagotavlja skupno, preprosto in varno mesto ter okolje za poročanje, kamor se lahko pomaknejo uporabniki in poiščejo ter pridobijo posodobljena poročila, ne glede na to, ali jih potrebujejo za začasne poizvedbe ali načrtovane, občasne posnetke. Z uporabo središča za poročila lahko zmanjšate odvisnost od prilog e-pošte za dostavo poročil in odpravite preobremenjenost omrežja. V središče za poročila lahko shranite različna poročila, vključno s preglednicami, Accessovimi posnetki, poročili SQL Report Services in datotekami PDF.

Središče za poročila o prodaji

Več informacij

Uvod v središče za poročila

Delo s spletnim mestom središča za poročila

Na vrh strani

Uporaba podatkov iz programov sistema Office s strežnikom Office SharePoint Server 2007

Seveda lahko ustvarite poslovno rešitev, ki uporablja vse vrste podatkov, in sicer tako, da uporabite le Office SharePoint Server 2007. Office 2007 ima številne uporabne možnosti integracije s strežnikom Office SharePoint Server 2007, ki olajšajo delo s strukturiranimi in polstrukturiranimi podatki ter poskrbijo, da je vaša poslovna rešitev učinkovitejša in dobro načrtovana. Usposobljen informacijski delavec oz. vaš »pogodbenik« lahko poskrbi, da naslednji programi Office 2007 delujejo kot »arhitekti« dobro načrtovane in zadovoljive poslovne rešitve.

Program

Namen

Vrsta podatkov

Excel (skupaj s tehnologijo Excelovih storitev)

Analizirajte in ponazorite številske in druge podatke v obliki zapisa preglednice, ustvarite grafikon profesionalnega videza in delajte s hierarhičnimi podatki tako, da uporabljate poročila vrtilne tabele.

Strukturirani

InfoPath

Zbiranje in obdelava podatkov, ki temeljijo na XML-jih.

Strukturirani in polstrukturirani

Access

Uskladite, vnesite, shranite in upravljajte podatke v zbirki podatkov ter ustvarite poročilo o podatkih.

Strukturirani in polstrukturirani

SharePoint Designer

Prilagodite spletne strani in SharePointova mesta, ki temeljijo na podatkih, ter ustvarite poglede podatkov.

Strukturirani, polstrukturirani in nestrukturirani

Word

Hitro in učinkovito ustvarite strokovne dokumente.

Nestrukturirani

Visio

Ponazorite in posredujte zahtevne informacije, sisteme in procese.

Nestrukturirani

Outlook

Komunicirajte prek e-pošte in upravljajte stike, urnike in opravila.

Nestrukturirani

Publisher

Ustvarite publikacije in reklamno gradivo s strokovnim videzom.

Nestrukturirani

PowerPoint

Ustvarite dinamične predstavitve z animacijami, grafikami in predstavnostmi.

Nestrukturirani

Na vrh strani

Excel in storitve Excel Services

Uporabite Excel in Excelove storitve, če želite narediti to:

  • Izvajati izračune in statistične primerjave podatkov.

  • Ustvariti in uporabljati poročila vrtilne tabele za ogled hierarhičnih podatkov v stisnjeni in prilagodljivi postavitvi.

  • Vizualno poudariti podatke tako, da uporabite grafikone profesionalnega videza, ikone pogojnega oblikovanja, podatkovne vrstice in barvna merila.

  • Izvajati zapletene operacije analize »kaj-če« za svoje podatke, kot so statistične, tehnične in regresijske analize.

Excel ponuja te možnosti integracije s strežnikom Office SharePoint Server 2007, ki se osredotočajo na podatke.

Točke integracije v Excelu, osredotočene na podatke

1. Izvedite enkratni uvoz podatkov Excelovega delovnega lista na SharePointov seznam ali pa izvozite podatke Excelovega delovnega lista na SharePointov seznam, da ustvarite trajno, enosmerno podatkovno povezavo.

2. V SharePointovem seznamu s trajno, enosmerno podatkovno povezavo osvežite podatke na Excelovem delovnem listu.

3. Excelove delovne zvezke objavite v Excelovih storitvah in prikažite ter komunicirajte s podatki tako, da uporabite spletni gradnik programa Office Excel Web Access na strani s spletnimi gradniki.

4. Uvozite podatke v Excelov delovni zvezek iz strežnikov OLAP, SQL Server, zbirk podatkov programa Access in datotek brez strukture.

Uvoz Excelovih podatkov na SharePointov seznam

Če želite naložiti obstoječe podatke v SharePointov seznam, lahko v SharePointov seznam uvozite podatke iz Excelovega delovnega lista, obsega celic, imenovanega obsega ali Excelove tabele tako, da uporabite ukaz Uvozi v meniju Dejanja na SharePointovem seznamu.

Izvoz podatkov s SharePointovega seznama v Excelovo tabelo

Podatke SharePointovega seznama lahko izvozite v Excelovo tabelo, s čimer ustvarite enosmerno podatkovno povezavo med Excelom in SharePointovim seznamom. Ko posodobite podatke s SharePointovega seznama in osvežite podatke v Excelu, Excel nadomesti Excelove podatke z najnovejšimi podatki SharePointovega seznama in prepiše morebitne spremembe, ki ste jih vnesli v te podatke. Ker je podatkovna povezava le enosmerna, se spremembe, narejene v Excelu, ne prikažejo na seznamu na SharePointovem mestu.

Opomba : Sinhronizacija podatkov med delovnim zvezkom programa Office Excel 2007 in SharePointovim seznamom ni mogoča. Ta funkcija je bila na voljo v programu Microsoft Excel 2003 in je še vedno na voljo, če uporabljate delovni zvezek programa Excel 2003 ali Visual Basic for Applications (VBA). Toda zdaj je Office Access 2007 priljubljena metoda za sinhronizacijo podatkov med Officeovim programom in SharePointovim seznamom z dvosmerno povezavo.

Izvoz Excelove tabele na SharePointov seznam

Ko izvozite podatke tabele iz Excela v SharePointov seznam s čarovnikom za izvoz tabele v SharePointov seznam, uporabljate drug način za ustvarjanje enosmerne podatkovne povezave med Excelom in SharePointovim seznamom.

Če ne želite, da se podatki tabele na Excelovem delovnem listu posodabljajo s spremembami, izvajanimi na SharePointovem seznamu, lahko podatke izvozite brez povezave s SharePointovim seznamom.

Objava v Excelovih storitvah

Delovni zvezek lahko objavite v strežniku Office SharePoint Server 2007, tako da lahko drugi uporabniki dostopajo do vseh ali nekaterih podatkov, ki jih zvezek vsebuje, in sicer s spletnim gradnikom programa Office Excel Web Access. Ko objavite delovni zvezek v Excelovih storitvah, je celoten delovni zvezek objavljen v strežniku, vendar lahko določite dele delovnega zvezka (npr. posamezne delovne liste, imenovane obsege ali grafikone), za katere želite, da jih Excelove storitve prikažejo v spletnem gradniku programa Office Excel Web Access. Če prikažete le določene dele delovnega zvezka in uporabljate dovoljenja za Office SharePoint Server 2007, da s tem zaščitite delovni zvezek pred nepooblaščenim dostopom, lahko ohranite podatke v delovnem zvezku zaupne in hkrati omogočite uporabnikom osveževanje, vnovične izračune in interakcijo s podatki, ki si jih lahko ogledajo. Če v delovnem zvezku nastavite parametre za imenovane celice, preden ga objavite, lahko uporabniki urejajo te celice in določijo vrednosti.

Drugi uporabniki si lahko ogledajo prikazane podatke delovnega lista in jih analizirajo. Uporabniki lahko delajo z njimi tako, da uporabijo nekatere Excelove funkcije, kot sta razvrščanje in filtriranje podatkov, ali pa uporabijo funkcije vrtilne tabele za prikaz na ravni z več podrobnostmi. Če v delovnem zvezku nastavite parametre za imenovane celice, lahko uporabniki urejajo te celice in določijo vrednosti.

Skupna raba Excelovih delovnih zvezkov s programom Excel Web Access 1. V zgornjem razdelku sta naslov in orodna vrstica s številnimi meniji, ukazi in spustnim seznamom.

2. V glavnem oknu je v pogledu delovnega lista prikazan en delovni list ali več, v pogledu poimenovanih elementov je prikazan poimenovan element, na primer grafikon ali Excelova tabela, in izbirno območje orisa.

3. Podokno opravil Parametri vsebuje oznake parametrov, polja z besedilom za vnos podatkov in opise orodij, ki zagotavljajo več informacij o posameznem parametru.

4. V spodnjem razdelku so prikazana sporočila o osveževanju podatkov.

Opomba : Excelove storitve ne podpira vseh Excelovih funkcij.

Več informacij

Ustvarjanje seznama, ki je temelji na preglednici

Uvoz podatkov s SharePointovega seznama

Izvoz Excelove tabele na SharePointov seznam

Načrtovanje zunanjih podatkovnih povezav za storitve Excel Services

Na vrh strani

InfoPath

InfoPath uporabite, če želite narediti to:

  • Redno zbirati poslovne podatke, vključno s poročili o stroških, časovnimi karticami, anketami in zavarovalniškimi obrazci.

  • Oblikovati tako preproste kot tudi zapletene elektronske obrazce z uporabo standardnih kontrolnikov, kot so polja z besedili in polja s seznami, ter prilagodljivih kontrolnikov, kot so ponavljajoče se tabele, izbirne skupine, izbirni odseki in več pogledov.

  • Zagotoviti dosledne, točne podatke.

  • Ustvariti poročilo z združevanjem obrazcev v en obrazec.

InfoPath ponuja te možnosti integracije s strežnikom Office SharePoint Server 2007, ki se osredotočajo na podatke.

Točke integracije v InfoPathu, osredotočene na podatke

1. Objavite predloge obrazcev v knjižnicah obrazcev kot predloge in vrste vsebine.

2. Preberite in zapišite datoteke XML za obrazce, shranjene v knjižnicah obrazcev.

3. Z datotekami XML z obrazci preberite podatke s seznamov in Excelovih delovnih listov ter preberite in zapišite podatke iz strežnika SQL Server in Accessovih zbirk podatkov.

4. Omogočite urejanje podatkov pogleda seznama na podlagi lastnosti obrazca.

5. Prikažite obrazce programa InfoPath v spletnem brskalniku z uporabo predlog obrazcev, ki so združljive z brskalnikom.

Pošljite podatke na SharePointovo mesto in izpolnite kontrolnike obrazcev s SharePointovimi podatki.

Če želite uporabnikom omogočiti pošiljanje obrazcev, ki temeljijo na vaši predlogi obrazca, v knjižnico dokumentov, lahko dodate sekundarno podatkovno povezavo v predlogo obrazca, ki pošlje podatke. Ko dodate podatkovno povezavo za pošiljanje, lahko konfigurirate predlogo obrazca tako, da omogoča vašim uporabnikom pošiljanje podatkov obrazcev v knjižnico dokumentov.

Objava predloge obrazca v knjižnici obrazcev

Predlogo obrazca lahko objavite v strežniku Office SharePoint Server 2007 ter jo shranite in delate z obrazci Office InfoPath 2007 v knjižnici obrazcev. Knjižnica obrazcev zagotavlja osrednje mesto, kjer lahko uporabniki izpolnjujejo in shranjujejo obrazce, ki temeljijo na isti predlogi. Za ustvarjanje rešitve za evidence osnovnih sredstev, ki shranjuje predlogo obrazca (.xsn) in datoteke XML obrazca (.xml) v knjižnico obrazcev, lahko npr. uporabite InfoPath.

Ustvarjanje in uporaba obrazcev, ki jih je mogoče uporabiti z brskalnikom

Ko načrtujete predlogo obrazca Office InfoPath 2007, lahko ustvarite predlogo obrazca, ki jo je mogoče odpreti ali izpolniti v spletnem brskalniku. Ta vrsta predloge obrazca je imenovana predloga obrazca, ki je združljiva z brskalnikom. Ko končate načrtovanje predloge obrazca, ki je združljiva z brskalnikom, uporabite čarovnika za objavljanje, da jo objavite v strežniku, kjer se izvajajo storitve InfoPath Forms Services.

Objava predloge obrazca kot vrste vsebine mesta

Ko objavite predlogo obrazca kot vrsto vsebine mesta, omogočite uporabnikom, da eni knjižnici dokumentov dodelijo več predlog obrazcev ali da dodelijo predloge obrazcev več knjižnicam v zbirki mest. Zbirka mest je nabor spletnih mest v navideznem strežniku, ki imajo istega lastnika in nastavitve skrbništva v skupni rabi. Vsaka zbirka mest vsebuje spletno mesto najvišje ravni in lahko vsebuje eno podstran ali več. V vsakem navideznem strežniku je lahko več zbirk mest. Uporabite vrsto vsebine mesta, če želite informacije pogosto znova uporabljati ali omogočiti zbirke podatkov v številnih obrazcih na enem mestu.

Omogočanje urejanja polj za uporabnike s pogledom seznama

Uporabnikom lahko omogočite dodajanje ali urejanje podatkov za polje tako, da uporabite pogled seznama ali uredite lastnosti obrazca v knjižnici obrazcev. Tako omogočite uporabnikom, da uporabljajo SharePointov seznam za dodajanje ali posodabljanje podatkov za en obrazec ali več, ne da bi morali dejansko odpreti obrazec.

Na vrh strani

Access

Uporabite Access, ko morate narediti to:

  • Dati podatke v skupno rabo v relacijski zbirki podatkov.

  • Učinkovito obravnavati posodobitve s funkcijami za zaklepanje zapisov in razreševanje sporov.

  • Delati z več tabelami.

  • Ustvariti zapletene poizvedbe za združevanje tabel.

  • Ustvariti obrazce in poročila.

Access ponuja te možnosti integracije s strežnikom Office SharePoint Server 2007, ki se osredotočajo na podatke.

Točke integracije v Accessu, osredotočene na podatke

1. Izvedite enkraten uvoz ali izvoz podatkov med Accessovimi pogledi in SharePointovim seznamom.

2. Povežite podatke med Accessovimi tabelami in SharePointovim seznamom tako, da ustvarite trajno dvosmerno povezavo (podatke posodobljenega seznama si je mogoče ogledati v Accessovi tabeli, posodobljene podatke Accessove tabele si je mogoče ogledati na seznamu).

3. Podatke seznama uporabljajte brez povezave, jih posodobite v Accessu, znova vzpostavite povezavo s spletom, sinhronizirajte posodobitve in razrešite spore.

4. Prikažite in urejajte podatke seznama na Accessovem podatkovnem listu, v obrazcu in pogledih poročil.

5. Objavite Accessove zbirke podatkov v strežniku Office SharePoint Server 2007.

Nove funkcije integracije SharePointovega seznama s programom Office Access 2007

Nove funkcije v programu Office Access 2007 poenostavijo integracijo strežnika Office SharePoint Server 2007 in jo bolj prilagodijo:

  • Izboljšana preslikava SharePointovih vrst podatkov    – Z novo podporo za polja z več vrednostmi in priloge Office Access 2007 zdaj podpira več vrst podatkov, ki jih najdete na SharePointovih mestih, zaradi česar je načrtovanje in ustvarjanje programov v skupni rabi preprostejše.

  • Sledenje zgodovine polj »Memo«     – Polja »Memo« so uporabna za shranjevanje velikih količin informacij. Nastavite lahko lastnost, ki programu Office Access 2007 omogoča ohranitev zgodovine vseh sprememb v polju »Memo«. Nato si lahko ogledate zgodovino teh sprememb. Ta funkcija podpira tudi funkcijo shranjevanja različic na SharePointovih mestih, tako da lahko uporabite tudi Office Access 2007 za ogled sprememb, ki so bile narejene na SharePointovem seznamu.

  • Iskalne tabele    Ko ustvarite povezavo do SharePointovega seznama, Office Access 2007 samodejno ustvari povezane tabele za vse iskalne sezname (razen če iskalni seznami niso že povezani z zbirko podatkov). Če so v iskalnih seznamih stolpci, ki iščejo po drugih seznamih, so tudi ti seznami vključeni v operacijo povezovanja, tako da ima iskalni seznam vsake povezane tabele ustrezno povezano tabelo v zbirki podatkov. Access ustvari tudi relacije med temi povezanimi tabelami.

Uvoz podatkov na SharePointov seznam in izvoz podatkov s seznama

SharePointov seznam lahko dodate v program Office Access 2007 tako, da ga uvozite. Če uvozite SharePointov seznam, ustvarite kopijo seznama v zbirki podatkov Office Access 2007.

Ko izvozite podatke, Office Access 2007 ustvari kopijo izbrane tabele ali podatkovnega predmeta poizvedbe ter kopijo shrani kot seznam. Na primer, morda želite sproti dajati podatke v skupno rabo tako v programu Office Access 2007 kot tudi na SharePointovem mestu, a so podatki trenutno shranjeni v Accessu. V zbirki podatkov Office Access 2007 uporabljajte poizvedbe za ustvarjanje dnevnih ali tedenskih poročil o stanju, nato pa v rednih intervalih objavljajte rezultate na enem od SharePointovih mest.

Povezava do SharePointovega seznama

S povezovanjem vzpostavite povezavo s podatki na seznamu, ne da bi morali te informacije uvoziti. Na ta način ustvarite dvosmerno povezavo za ogled in urejanje najnovejših podatkov tako na seznamu kot tudi v zbirki podatkov Office Access 2007. Ko vzpostavite povezavo s SharePointovim seznamom, Office Access 2007 ustvari povezano tabelo, ki odraža strukturo in vsebino izvornega seznama. V nasprotju z uvažanjem ustvari povezovanje le povezavo do seznama in ne do specifičnih pogledov seznama. Če želite narediti strukturne spremembe, kot je odstranjevanje ali spreminjanje stolpca, morate seznam odpreti na SharePointovem mestu. Dodajanje, brisanje ali spreminjanje polj v povezani tabeli ni mogoče, ko delate v programu Office Access 2007.

Delajte s SharePointovimi seznami brez povezave v programu Office Access 2007.

Če morate delati doma ali na poti, lahko vzamete SharePointove sezname s seboj in delate brez povezave, kar naredite z enim klikom v programu Office Access 2007. S svojimi podatki lahko delate v programu Office Access 2007 in nato sinhronizirate spremembe ali pa pozneje znova vzpostavite povezavo s SharePointovim mestom. Na primer, če morate stranki zagotoviti katalog delov, ko ste na poti. Če so SharePointovi seznami povezani s tabelami programa Office Access 2007, lahko delate s podatki brez povezave in nato na koncu znova vzpostavite povezavo s spletom. Če pride do sporov, ker npr. nekdo drug posodobi isti zapis v strežniku ali če oseba dela tudi brez povezave, lahko razrešite spor ob sinhronizaciji.

Odpiranje obrazcev in poročil programa Office Access 2007 na SharePointovem mestu

Sezname lahko odprete v obogatenih pogledih programa Office Access 2007 na SharePointovem mestu. Obrazci, poročila in podatkovni listi programa Office Access 2007 so lahko prikazani vzporedno z drugimi pogledi na SharePointovem mestu. Ko izberete pogled, Office Access 2007 zažene in odpre zahtevan obrazec, poročilo ali podatkovni list. Tako lahko preprosteje zaženete obogateno poročilo na SharePointovem mestu, ne da bi najprej morali zagnati program Office Access 2007 ali pa se pomakniti na pravilen predmet.

Opomba : Če želi uporabnik ustvariti, uporabljati ali spreminjati pogled programa Office Access 2007 na SharePointovem mestu, mora imeti v računalniku nameščen Office Access 2007.

Objava zbirke podatkov programa Office Access 2007 na SharePointovem mestu

Svojo zbirko podatkov programa Office Access 2007 lahko objavite (oz. premaknete in nadgradite) v strežniku Office SharePoint Server 2007. Ko na SharePointovem mestu objavite zbirko podatkov iz programa Office Access 2007, ustvarite na SharePointovem mestu sezname, ki so v vaši zbirki podatkov povezani kot tabele. Ko preselite zbirko podatkov, Office Access 2007 ustvari nov čelni program, ki vsebuje vse stare obrazce in poročila ter nove povezane tabele, ki so bile pravkar izvožene. Čarovnik za selitev na SharePointovo mesto vam pomaga preseliti podatke iz vseh vaših tabel hkrati. Izbirno je mogoče zbirko podatkov programa Office Access 2007 nato naložiti v SharePointovo knjižnico dokumentov.

Uporabite lahko npr. Accessovo predlogo za sledenje, ki neposredno komunicira s predlogo za sledenje zadev na SharePointovem mestu in tako sledi podatkom, težavam in poteku dela vaše organizacije. Ko delajo osebe s temi seznami na SharePointovem mestu, lahko odprejo poizvedbe in poročila programa Office Access 2007 v meniju Ogled za SharePointove sezname. Če si želite ogledati in natisniti Accessovo poročilo o težavi za mesečno srečanje, lahko to naredite neposredno na SharePointovem seznamu.

Ko so ustvarjeni SharePointovi seznami, lahko uporabniki delajo s seznami na SharePointovem mestu ali v povezanih tabelah v programu Office Access 2007 in hkrati uporabljajo funkcije SharePointovega mesta za upravljanje podatkov in pridobivanje posodobitev s spremembami. Kot skrbnik lahko upravljate dovoljenja za podatke in različice podatkov ter si ogledate, kdo jih je spreminjal ali kdo je obnovil prejšnje podatke.

Na vrh strani

SharePoint Designer

Office SharePoint Designer 2007 uporabite, ko želite narediti to:

  • Ustvariti in prilagajati spletna mesta.

  • Načrtovati poteke dela, ne da bi morali uporabiti tradicionalne postopkovne jezike ali tehnike kodiranja.

  • Ustvariti prilagojen pogled trenutnih podatkov z načrtovanjem pogleda podatkov.

  • Ustvariti obrazec, ki piše v vire podatkov tako, da vstavlja pogled podatkov kot obrazec.

Office SharePoint Designer 2007 ponuja te možnosti integracije s strežnikom Office SharePoint Server 2007, ki se osredotočajo na podatke.

Točke integracije v SharePoint Designerju, osredotočene na podatke

1. Ustvarite poglede podatkov tako, da uporabite Office SharePoint Designer 2007.

2. Preberite, združite in posodobite podatke iz številnih različnih virov podatkov v pogledu podatkov, spletnem gradniku, ki ga lahko ustvarite le v programu Office SharePoint Designer 2007.

3. Prikažite in urejajte podatke v pogledih podatkov na spletnih straneh.

Pogledi podatkov

Vzorčni pogled podatkov

Pogled podatkov je sprotni pogled vira podatkov v obliki XML (razširljivi označevalni jezik), ki ga je mogoče prilagajati in prikazuje te podatke z jezikom za pretvorbe XSLT. Če uporabljate pogled podatkov, lahko naredite to:

  • Prikažete in urejate podatke iz različnih virov podatkov, vključno s poizvedbami v zbirki podatkov, dokumenti XML ter SharePointovimi seznami in knjižnicami, in prevajate podatke iz več virov podatkov za ustvarjanje prilagodljivih pogledov in poročil.

  • Predstavite sprotne poglede podatkov, ki jih lahko filtrirate, razvrščate ali združujete in ustvarite pogojne poglede.

  • Ustvarite strani s spletnimi gradniki in povežete spletne gradnike za ustvarjanje poslovnih rešitev.

  • Ustvarite obogatene obrazce po meri.

Več informacij

Uvod v ustvarjanje SharePointovih programov

Na vrh strani

Drugi programi sistema Office

Čeprav se drugi programi sistema Office ne osredotočajo na podatke, obstajajo dodatni načini za vključitev strukturiranih in polstrukturiranih podatkov v rešitev, ki uporablja te druge programe.

Podatkovni diagrami programa Visio

Diagram programa Visio lahko prikažete na spletni strani tako, da uporabite Microsoft Visio Viewer ali pa shranite diagram kot spletno stran. Z diagramom lahko ponazorite, organizirate, razumete in predstavite podatke, shranjene na seznamih, v delovnih zvezkih ali zbirkah podatkov, in sicer z oblikami programa Visio tako, da uporabite podatkovno povezavo. Prikažete lahko npr. podatke o prodaji za drugo regijo, tako da lahko preprosto primerjate rezultate prodaje glede na regije, tako za tekoče leto kot tudi za prejšnja leta.

Prikaz stanja z zastavicami

Spajanje dokumentov

Različne vrste publikacij, ki jih je mogoče ustvariti s spajanjem katalogov Programe Word, Publisher in Outlook lahko uporabite za ustvarjanje rešitve za množično pošiljanje tako, da uporabite spajanje dokumentov za ustvarjanje prilagojenih pisem, ovojnic, nalepk in e-poštnih sporočil za stranke. Dokument programa Word ali Publisher lahko npr. shranite v SharePointovo knjižnico in uporabite seznam stikov (med številnimi drugimi morebitnimi viri podatkov) kot vir podatkov za operacijo spajanja dokumentov. Lahko uporabite celo potek dela za »zagon« spajanja dokumentov kot del trženjske akcije z določenimi ciljnimi strankami.

Podokna s podatki o dokumentu v programih Word, PowerPoint in Excel

Preprosta iskanja s ključnimi besedami pogosto niso dovolj natančna za izpolnitev zahtev glede poslovnih zapisov, povezanih z določenimi projekti, poslovnimi subjekti ali računi. Podokno s podatki o dokumentu je na voljo v teh programih Office 2007: Word, Excel in PowerPoint. Podokno s podatki o dokumentu je mehanizem za zajemanje metapodatkov, ki ga je mogoče preprosto konfigurirati brez pisanja programske kode. Podokno s podatki o dokumentu zbira in pridobiva metapodatke, da omogoči kontekst za dokument in izboljša možnost iskanja dokumenta na SharePointovem mestu.

Podokno s podatki o dokumentu Ker je podokno s podatki o dokumentu obrazec XML, ga lahko v celoti prilagajate s programom InfoPath. Z zmogljivostjo podatkovne povezave programa InfoPath lahko celo ustvarite podokno s podatki o dokumentu, ki doda podatke LOB v obrazec. Na primer, podatkovna polja za stranko bi lahko izpolnili s podatki iz sistema za upravljanje zapisov strank. Pred zapiranjem dokumenta bi nato uporabnik dodal katere koli pomembne informacije o dokumentu, kot so povezave do povezanih dokumentov. Metapodatki so tako zajeti na bolj priročen način in zlahka povezani z naborom strank, izdelkov in povezanih dokumentov.

Več informacij

Uvod v načrtovanje podokna s podatki o dokumentu s programom InfoPath

Načrtovanje podokna s podatki o dokumentu s programom InfoPath

Ogled ali spreminjanje lastnosti Officeovega dokumenta

Opravila in stiki programa Outlook 2007

Outlook omogoča številne možnosti integracije s strežnikom Office SharePoint Server 2007. E-pošto lahko pošljete s SharePointovim seznamom stikov, koledarje programov SharePoint in Outlook 2007 lahko prikažete vzporedno, SharePointova opozorila in vire RSS lahko upravljate ter ustvarite lahko delovni prostor srečanja in uporabite potek dela. Knjižnice dokumentov lahko uporabljate brez povezave, jih nato znova uporabljate z vzpostavljeno povezavo ter jih sinhronizirate s programom Outlook 2007. Dve dodatni možnosti integracije, ki se osredotočata na podatke, vključujeta uporabo strukturiranih podatkov.

Delate lahko tako s standardnimi seznami opravil kot tudi s projektnimi seznami opravil, in sicer tako, da delate s seznami opravil brez povezave, nato znova z vzpostavljeno povezavo ter jih sinhronizirate. Opravila si lahko ogledate, jih posodobite in dodate nova opravila na SharePointovo mesto, ne da bi morali zapustiti Outlook. Opravila lahko ustvarite in jih dodelite članom skupine.

Seznam stikov SharePointove stike lahko bolj učinkovito shranjujete, upravljate in daste v skupno rabo v Outlooku. Ko ste povezani s programom Outlook 2007, SharePointovi stiki delujejo tako, kot delujejo vaši osebni stiki v Outlooku. Te stike si lahko ogledate, jih urejate, natisnete in celo vzpostavite telefonski klic z njimi prek odjemalca Microsoft Office Communicator. Pošljete jim lahko e-poštna sporočila in povabila na srečanja, uporabite barvne zvrsti, shranite več telefonskih številk in e-poštnih naslovov ter vključite fotografije stika, elektronske vizitke in informacije o rojstnih dnevih in obletnicah. Za prikaz Outlookovih stikov na strani s spletnimi gradniki lahko uporabite tudi spletni gradnik stika.

Na vrh strani

Uvod v predloge in scenarije

Microsoft zagotavlja številne »že pripravljene« predloge, ki vam pomagajo hitro ustvariti pogoste rešitve, s čimer vam omogoča, da se bolj približate svoji poslovni rešitvi. V naslednjih odsekih so opisane uporabne predloge, ki so vnaprej določeni dokumenti ali mesta s funkcijami, slogi in postavitvami, ki izpolnjujejo pogoste potrebe, ter tipični scenariji, ki so opisi poslovnih rešitev, ki so morda izpolnjujejo vaše potrebe. Predloge in scenariji so »vnaprej načrtovani arhitekturni slogi in tlorisi«, ki vam pomagajo izbrati najboljši načrt poslovne rešitve glede na vaše potrebe.

Te predloge in scenarije uporabite kot izhodišče za prilagajanje in ustvarjanje svojih poslovnih rešitev. Office SharePoint Designer 2007 uporabite za dodajanje ali spreminjanje pogledov podatkov na SharePointovem mestu, prilagajanje strani z matrico SharePointovega mesta za doseganje standardov spletnega mesta ter integracijo zunanjih podatkov iz virov podatkov. Dodajte v obstoječo poslovno logiko ali pa logiko prilagodite, da bolje ustreza procesom in potekom dela vaše organizacije. Uporabite BDC za integracijo podatkov LOB s poslovno rešitvijo. Izkoristite prednosti številnih možnosti integracije, osredotočene na podatke, ki jih ponujajo programi Access, InfoPath in Excel za nadaljnje izboljšanje teh predlog in scenarijev na želene načine. Na voljo je nešteto možnosti.

Na vrh strani

Predloge SharePointovega mesta

Microsoft ponuja predloge mest z vnaprej pripravljenimi scenariji, ki so prilagojeni potrebam in zahtevam specifičnih poslovnih procesov ali naborov opravil v organizacijah vseh velikosti. Te predloge mest temeljijo na storitvah Windows SharePoint Services 3.0 in so združljive s programom Office SharePoint Designer 2007, kar poenostavi prilagajanje.

Predloge za upravljanje in finance

Upravni odbor    – Omogočite eno mesto za zapiske s srečanja odbora, opravila in težave ter dogodke.

Poročanje o uspešnosti podjetja    – Spremljajte zadovoljstvo strank z anketami in spletnimi razpravami.

Mesto podpore za proces skladnosti s predpisi    – Obema skupinama in izvršnim sponzorjem pomagajte upravljati izvajanje skladnosti s predpisi tako, da določite opravila kontrolnika in upravljate knjižnice dokumentov.

Sporno upravljanje računov    – Pomagajte oddelkom, zadolženim za plačila računov, spremljati informacije v zvezi z računi dobaviteljev, vključno z vrednostmi predčasnih plačil in vzroki za zamude plačil.

Povračilo in odobritev stroškov    – Upravljajte elemente procesa odobritve stroškov, da prihranite čas potrjevalcev.

Zahteva za predlog    – Upravljajte proces ustvarjanja in izdajanja zahtev za predloge (RFP) ter zbiranja oddaj predlogov in sprejemanja obvestil.

Človeški viri

Upravljanje obvestila o odsotnosti in urnika dopusta    – Pomagajte zaposlenim upravljati obvestila o odsotnosti za dneve, ko niso v pisarni, vključno s seznami dni, ko ne bodo na voljo, in navedbo oseb, ki bodo prevzele njihovo delo med odsotnostjo.

Spletno mesto dejavnosti zaposlenih    – Pomagajte zaposlenim ustvariti dejavnosti in dogodke, ki jih sponzorira podjetje, ter se nanje prijaviti.

Samopostrežne koristi za zaposlene     – Omogočite zaposlenim, da poiščejo koristi, ki jih njihov delodajalec omogoča, ter jim omogočite prijavo.

Razporejanje usposabljanj zaposlenih in materialov    – Pomagajte razporejati usposabljanja in zagotovite mesto, kjer se lahko zaposleni prijavijo in prejmejo gradivo za usposabljanje.

Upravljanje prošenj za zaposlitev in razgovorov    – Svoji skupini za zaposlovanje omogočite izboljšanje učinkovitosti procesa upravljanja prošenj za zaposlitev in zapolnitve prostih delovnih mest.

IT in operacije

Zbirka podatkov o napakah    – Razvojnim skupinam pomagajte pri zbiranju in sledenju informacij o napakah v njihovi kodi, vključno s koraki razmnoževanja, kategorijo, pripombami, prednostjo in resnostjo napake.

Klicni center    – Pomagajte posameznikom upravljati proces obdelave naročil storitve strank, in sicer tako pri prepoznavanju težave kot tudi pri analizi in odpravljanju vzroka.

Skupina za pomoč    – Pomagajte skupinam upravljati proces obdelave naročil storitve, vključno z upravljanjem prepoznavanja korenskega vzroka in s sledenjem stanja.

Sledenje zalog    – Pomagajte organizacijam pri sledenju elementov, povezanih z zalogami, in sicer z zajemanjem ročnega vnosa posodobljenih informacij o zalogah ter obveščanjem uporabnikov, ko posamezen del doseže količino za vnovično naročilo.

Delovni prostor skupine za IT    – Pomagajte skupinam upravljati razvoj, uvajanje in podporo za projekte programske opreme s posodabljanjem projektnih opravil, težav, mejnikov in napak.

Knjižnica posojil    – Pomagajte pri upravljanju stvarnega premoženja v knjižnici organizacije s funkcijo rezervacije/sprostitve in samodejnim obveščanjem o zapadlosti.

Sledenje stvarnega premoženja in upravljanje    – Pomagajte skupinam upravljati zahteve in sledenje stvarnega premoženja, kot so lokacija, pogoji, proizvajalec, model, trenutni lastnik in ocenjena vrednost.

Rezervacije prostorov in opreme    – Omogočite skupinam upravljanje uporabe prostorov za srečanja in opreme v skupni rabi.

Sledenje in upravljanje

Proračuni in sledenje več projektov    – Ustvarite proračun za več med seboj povezanih naborov dejavnosti z ustvarjanjem projekta, opravil, gantograma in skupnih orodij za označevalnik stanja ter jim sledite.

Spreminjanje upravljanja zahtev    – Pomagajte uporabnikom slediti tveganjem, povezanim s spreminjanjem načrta, vključno z možnostjo odobritve ali zavrnitve spremembe.

Zbirka podatkov razprave    – Spodbujajte sodelovanje tako, da skupinam pomagate pri razpravi o temah v spletu ali z zmogljivostmi RSS programa Office Outlook 2007.

Knjižnica dokumentov in pregled    – Pomagajte skupinam upravljati cikel pregleda dokumentov s knjižnico dokumentov, ki sledi različicam, vključno z nitnimi razpravami za zagotavljanje povratnih informacij.

Zbirka znanja    – Omogočite zaposlenim, da dajo v skupno rabo znanje, ki je na voljo v njihovi organizaciji.

Delovni prostor za spremljanje projektov    – Pomagajte manjšim skupinam upravljati informacije o projektu, kot so težave v projektu, opravila in stanje projekta.

Delovno mesto skupine    – Omogočite projektnim skupinam središčno shranjevanje referenčnega gradiva, sledenje dogodkom na koledarju in pošiljanje elementov za dejanja, ki so rezultat srečanj skupine.

Upravljanje časovne kartice    – Pomagajte poenostaviti postopek sledenja uram, porabljenim za več projektov, in sicer z zmogljivostmi »presnemavanja« zaposlenega in poročanja o delu v teku ter opravljenih urah do danega trenutka.

Prodaja in trženje

Mesto analize konkurence    – Organizirajte rezultate ponudb konkurence z uporabnimi predlogami s tehniko za analizo konkurence.

Upravljanje stikov    – Pomagajte skupinam upravljati informacije o stikih članov skupine, vključno s sinhronizacijo s programom Office Outlook 2007.

Integrirano sledenje trženjske akcije    – Omogočite sledenje učinkovitosti trženjske akcije.

Načrtovanje izdelka in tržnih zahtev    – Organizirajte proces razvoja novih izdelkov in trženjske vsebine z uporabnimi predlogami za načrtovanje in orodji za sodelovanje.

Prodajni lijak za možne kupce    – Omogočite skupinam upravljanje prodajnega lijaka s sledenjem možnih kupcev, priložnosti, stikov in računov.

Posebnost

Športna liga    – Upravljajte baseballsko ligo podjetja, vključno z igralci, kapetani, urniki in statistiko.

Upravljanje razreda    – Pomagajte učiteljem shranjevati in organizirati vsebino tečaja, elemente koledarja in obvestila.

Raziskovanje lastnega kapitala    – Zagotavlja središčno lokacijo za usklajevanje opravljenih raziskav za oceno kapitala.

Upravljanje primerov za vladne agencije    – Upravljajte opravila, dokumente in dodeljene naloge v povezavi z vladnimi primeri.

Začetek in upravljanje kliničnega preskušanja    – Upravljajte dokumente, opravila, težave in razprave, potrebne za izvajanje kliničnega preskušanja.

Upravljanje proizvodnega procesa     – Omogočite inženirskim skupinam za proizvodnjo sledenje linearnemu proizvodnemu procesu in težavam, ki blokirajo dokončanje proizvodnega opravila.

Načrtovanje dogodka    – Omogočite skupini organizacijo dogodkov s spletno registracijo, urniki, komunikacijo in povratnimi informacijami.

Odprtje nove trgovine    – Omogočite skupinam upravljanje procesa odprtja nove trgovine, vključno z orodji za upravljanje projekta in opravil.

Več informacij

Uvod v ustvarjanje SharePointovih programov

Predloge programov za Windows SharePoint Services 3.0

Na vrh strani

Poteki dela v SharePointu

Office SharePoint Server 2007 vključuje te vnaprej določene poteke dela, s katerimi lahko avtomatizirate poslovni proces za pogoste situacije delovne skupine ali za njegovo uporabo v njih.

Potek dela odobritve    – Potek dela odobritve pošlje dokument ali element, ki je shranjen na seznam ali v knjižnico, skupini oseb v odobritev. Potek dela odobritve je privzeto povezan z vrsto vsebine dokumenta in je zato samodejno na voljo v knjižnicah dokumentov.

Potek dela zbiranja povratnih informacij     Potek dela zbiranja povratnih informacij pošlje dokument ali element, shranjen na seznam ali v knjižnico, skupini oseb, da pridobi povratne informacije. Potek dela za zbiranje povratnih informacij je privzeto povezan z vrsto vsebine dokumenta in je zato samodejno na voljo v knjižnicah dokumentov.

Potek dela zbiranja podpisov     Potek dela zbiranja podpisov pošlje Officeov dokument, shranjen na seznam ali v knjižnico, skupini oseb, da pridobi njihove digitalne podpise. Potek dela zbiranja podpisov deluje le z dokumenti programa Office Word 2007 ali Office Excel 2007, ki vsebujejo eno vrstico s podpisom ali več. Potek dela za zbiranje podpisov je privzeto povezan z vrsto vsebine dokumenta in je zato samodejno na voljo v knjižnicah dokumentov za dokumente ali delovne zvezke, ki vsebujejo vrstice s podpisom.

Potek dela odobritve dispozicije    – Potek dela odobritve dispozicije je načrtovan kot podpora za upravljanje zapisov v organizaciji. Ta potek dela upravlja potek dokumenta in proces hranjenja tako, da dovoli udeležencem sprejemanje odločitev, ali želijo ohraniti ali izbrisati potekle dokumente ali elemente.

Potek dela upravljanja prevodov    – Potek dela upravljanja prevodov ustvari in usmeri kopije izvornega dokumenta v knjižnici za upravljanje prevodov k določenim prevajalnikom. Potek dela upravljanja prevodov je na voljo le za knjižnice za upravljanje prevodov.

Scenarij odobritve naročila    – Pogost poslovni proces je proces odobritve naročila, ki združuje štiri privzete poteke dela:

  • Pregled sprotnega stanja proračuna (potek dela zbiranja povratnih informacij)

  • Preverjanje zalog (potek dela odobritve dispozicije)

  • Pridobivanje odobritve upravitelja po poteku omejitve za odobritev (potek dela zbiranja podpisov)

  • Odobritev naročila (potek dela odobritve)

Scenarij pošiljanja sporočila obvestila    – Vaša skupina uporablja knjižnico dokumentov v skupni rabi za sodelovanje v dokumentih in skupina uporablja stolpec »Dodeljeno osebi/skupini« za spremljanje, komu so dodeljeni dokumenti. Namesto da vsi člani skupine nenehno preverjajo spletno mesto skupine glede tega, ali so jim na novo dodeljeni dokumenti, želite ustvariti potek dela, ki samodejno pošlje e-poštno sporočilo vsakemu članu skupine, ko prejme dodeljeno nalogo. To lahko hitro naredite tako, da ustvarite potek dela z enim korakom.

Ustvarjanje opravila iz elementa v razpravi    – Vaša skupina uporablja seznam »Skupinska razprava« za delo v zvezi s težavami, ki jih mora skupina obravnavati. Pogosto se v razpravi pojavi težava ali element dela, ki ga mora spremljati član skupine. Zato želite preprosto ustvariti element opravila iz elementa skupinske razprave. Odločite se, da boste ustvarili potek dela tako, da lahko vaša skupina preprosto klikne gumb na seznamu »Skupinska razprava« za ustvarjanje opravila na seznamu opravil. Ustvarjeno opravilo bo samodejno vsebovalo informacije iz povezanega elementa razprave, poleg tega pa bo opravilo samodejno dodeljeno osebi, ki je ustvarila izvorni element razprave.

Usmerjanje poročila o stroških za pregled    – Vaša skupina mesečno izpolnjuje poročila o stroških, ki so obrazci, ustvarjeni s programom Office InfoPath 2007. Vaša skupina te obrazce izpolni in jih shrani v knjižnico obrazcev na SharePointovem mestu. Ko poročilo o stroških preseže določeno količino, želite samodejno obvestiti ustrezno osebo, da pregleda poročilo. Ta proces lahko hitro avtomatizirate s potekom dela z enim korakom.

Več informacij

Uporaba poteka dela odobritve

Uporaba poteka dela zbiranja povratnih informacij

Uporaba poteka dela zbiranja podpisov

Uporaba poteka dela odobritve dispozicije

Uporaba poteka dela upravljanja prevodov

Primer poteka dela: pošiljanje sporočila obvestila

Primer poteka dela: ustvarjanje opravila iz elementa v razpravi

Primer poteka dela: usmerjanje poročila o stroških za pregled

Na vrh strani

Predloge in scenariji sistema Office

Predloge na spletnem mestu Office Online so odlično izhodišče, ko iščete Officeove predloge, saj boste tam našli na stotine predlog za različne uporabe, od dnevnega reda do živalskega vrta.

Čeprav je mogoče programe Excel 2007, Excel Services, Access 2007 in InfoPath 2007 uporabljati na številne načine za rešitev številnih težav, se te predloge in scenariji osredotočajo na pogoste poslovne rešitve in jih je mogoče prilagoditi za uporabo s strežnikom SharePoint Server.

Scenariji programa Excel 2007

Računovodstvo    – Zmogljive Excelove funkcije za računanje lahko uporabite v mnogih računovodskih poročilih, npr. izkazih finančnega izida, izkazih poslovnih izidov oz. bilancah uspeha.

Finančno načrtovanje    – Naj bodo vaše potrebe osebne ali poslovne narave, v programu Excel lahko ustvarite katero koli vrsto finančnega načrta, na primer tržni finančni načrt, finančni načrt dogodka ali finančni načrt za upokojitev.

Obračunavanje in prodaja    – S programom Excel lahko upravljate podatke za obračunavanje in prodajo, preprosto pa lahko ustvarite tudi želene obrazce, na primer račune o prodaji, dobavnice ali naročila.

Poročanje    – V programu Excel lahko ustvarite različne vrste poročil, ki zrcalijo analizo podatkov ali povzemajo podatke, na primer poročila o uspešnosti projekta, poročila za napovedovanje podatkov ali poročila za predstavitev podatkov variance.

Načrtovanje    – Excel je odlično orodje za ustvarjanje strokovnih načrtov ali uporabnih načrtovalcev, na primer tedenskih urnikov razreda, načrtov za raziskavo trga, načrtov za obračun davkov na koncu leta, ali načrtovalcev, s katerimi načrtujete tedenske obroke, zabave ali počitnice.

Scenariji Excelovih storitev

Nadzorne plošče poslovnega obveščanja    – Izvršni odbor ima dostop do več nadzornih plošč podjetja, ki delujejo kot posodobljen pregled finančnega stanja podjetja. Za nenehno oceno uspešnosti podjetja glavna nadzorna plošča mesečno povzema KPI-je, kot so prodajni cilji, ciljni prihodki in dobički. Dodatne nadzorne plošče povzemajo tržne novice za analizo finančnih tveganj za trenutne in nove projekte ter prikaz grafikonov pomembnih finančnih podatkov za oceno različnih investicijskih portfeljev.

Informacijski sistem za analizo trženja    – Trženjski oddelek v podjetju, ki prodaja športna oblačila in opremo, vzdržuje stran portala z informacijami, ki povzema ključne demografske podatke, kot so spol, starost, regija, stopnja prihodka in priljubljena prostočasna dejavnost. Večina zaposlenih v trženjskem oddelku lahko izbirno odpre Excelove delovne zvezke v svojem računalniku in izvede analizo »kaj-če« za vse podatke ali pa natisne dobro oblikovana poročila. Sčasoma lahko uporabniki preprosto dodajo poročila, ki jih lahko drugi uporabniki souporabljajo.

Statistika profesionalnih športnikov    – Prvoligaška športna organizacija da v skupno rabo preteklo in trenutno statistiko o uspešnosti in plačah vseh igralcev. Ti podatki se uporabljajo pri prestopih in pogajanjih o pogodbah o plačilu. Lastniki ustvarijo, pregledajo in dajo v skupno rabo nova poročila in analize, zlasti v predsezoni.

Orodje za sprejemanje odločitev za trgovino    – Maloprodajna veriga tedensko povzema pomembne podatke za prodajo in jih da v skupno rabo z dobavitelji, finančnimi analitiki in regionalnimi vodji. Poročila vključujejo trenutne elemente, ki ne dosegajo količine zaloge, 20 najbolj prodajanih elementov po kategorijah prodaje, pomembne sezonske podatke in število transakcij glede na posamezne trgovine.

Sistem poročil o upravljanju računov prodaje    – Prodajna skupina dostopa do nabora dnevnih poročil, ki zajemajo podatke, kot so najboljši prodajalci, napredek glede mesečnih prodajnih ciljev, uspešni prodajni programi in manj uspešni distribucijski kanali. Dodatna poročila povzemajo prodajo po ključnih spremenljivkah, kot so regija, družina izdelkov in mesec, klici za prodajo na teden in število sklenjenih klicnih prodaj. Ko posamezni prodajalci prikažejo ta poročila, lahko samodejno vidijo vse svoje prodajne številke, saj jih sistem prepozna po uporabniškem imenu.

Dnevni povzetek tehničnega projekta    – Inženirska skupina razvija stran s spletnimi gradniki, ki povzema ključne podatke urnika projekta, kot so število napak, stanje specifikacij, diagrami napredka, trendi funkcij in prednosti ter povezave do pomembnih virov in stikov. Podatki so zbrani iz več zunanjih podatkovnih virov, kot so zbirke podatkov projektov in seznami specifikacij.

Lastninski model izračuna za finančne analize    – Velika finančna institucija je raziskovala in razvila model oblikovanja cen, ki je zasebna intelektualna lastnina. Rezultate formule je treba dati v skupno rabo z upravitelji naložb, toda formula, uporabljena za izračun modela oblikovanja cen, mora biti zaupna in se je ne sme nikoli javno razkriti. Model oblikovanja cen je izjemno zapleten in izračun traja dalj časa. Poročilo o modelu oblikovanja cen je izračunano in ustvarjeno v hitrem strežniku vsako noč, nato shranjeno na zaupanja vredno mesto in prikazano na strani s spletnimi gradniki, vendar le tistim, ki imajo ustrezna dovoljenja.

Predloge programa Access 2007

Osnovna sredstva     Ustvarite zbirko podatkov o sredstvih za spremljanje sredstev, vključno s podrobnostmi o sredstvih in lastnikih. Sredstva lahko razvrstite v kategorije in zabeležite njihovo stanje, datum pridobitve, mesto, lastnika in še marsikaj.

Upravljanje stikov    – Upravljate lahko svoje stike in poštne naslove, nato pa ustvarite poročila v Accessu ali pa združite podatke z Wordom, da natisnete tipska pisma, ovojnice ali nalepke z naslovom. Ustvarite zbirko podatkov za stike za upravljanje informacij o osebah, s katerimi sodeluje vaša skupina, na primer strankah in partnerjih. Spremljate lahko informacije o imenu in naslovu, telefonske številke, e-poštne naslove in celo priložite sliko.

Evidenca zalog in sredstev    – Ustvarite lahko zalogo elementov v svojem domu ali podjetju ter skupaj s podatki shranite fotografije ali druge povezane dokumente.

Sledenje naročil    – Vnesete lahko informacije o izdelkih, strankah in naročilih, nato pa ustvarite poročila, ki prikazujejo prodajo po zaposlenih, regijah, časovnih obdobjih ali drugih vrednostih.

Sledenje opravil, težav in projektov    – Sledite lahko opravilom skupine oseb in vnašate nova opravila, ko drugi posodabljajo svoja obstoječa opravila v isti zbirki podatkov. Spremljajte skupino delovnih elementov, ki jih morate vi ali vaša skupina dokončati. Ustvarite zbirko podatkov za težave za upravljanje nabora težav. Težave lahko dodelite, določite prednost in spremljate napredek težav od začetka do konca. Upravljajte opravila in ohranite nadzor nad proračunom za en projekt ali več.

Prodajni lijak projektov trženja in prodaje    – Ustvarite zbirko podatkov za prodajne lijake in tako sledite napredku potencialne prodaje za majhno skupino prodajnih strokovnjakov. Spremljajte podrobnosti trženjskega projekta in načrtujte ter nadzirajte izdelke projekta.

Načrtovanje dogodka    – Vnesete lahko informacije o datumih, mestih in udeležencih dogodkov ter nato natisnete urnike ali povzetke dogodkov. Ustvarite zbirko podatkov za dogodke, ko želite spremljati prihodnja srečanja, roke in druge pomembne dogodke Zabeležite naslov, mesto, začetni in končni čas, opis in priložite sliko.

Fakulteta in študenti    – Ustvarite zbirko podatkov za sledenje pomembnih informacij fakultete, kot so informacije o telefonskih številkah in naslovih, informacije o stikih za nujne primere ter podatki o zaposlitvah. Ustvarite zbirko podatkov o študentih, da lahko sledite informacijam o študentih, vključno z informacijami o stikih za nujne primere, zdravstvenih informacijah in informacijah o njihovih skrbnikih.

Predloge in scenariji programa InfoPath 2007

Predloga evidence osnovnih sredstev    – Sledite podrobnostim in lokaciji poslovnih osnovnih sredstev, kot je računalniška oprema.

Predloga dnevnega reda srečanja    – Organizirajte in povzemite poslovno srečanje. S to predlogo obrazca ustvarite seznam elementov dnevnega reda in zabeležite zapisnik srečanja, odločitve in elemente za dejanja.

Predloga poročila o stanju    – Sledite napredku in težavam pri projektih in dodeljenih nalogah člana skupine. Posamezna poročila o stanju je mogoče združiti v eno poročilo, tako da lahko vodje ustvarijo eno obsežno poročilo o stanju za svojo skupino.

Predloga naloga za službeno potovanje    – Za službeno potovanje zahtevajte potovalne aranžmaje, kot so leti in nastanitve v hotelih.

Predloga poročila o stroških    – Izpolnite obrazec poročila o stroških z obsežno vgrajeno logiko poslovnih pravil za preverjanje veljavnosti podatkov z vzpostavljeno povezavo ali brez povezave. To je še posebej uporabno za zaposlene, ki pogosto potujejo.

Scenarij terjatev iz zavarovanj     – Omogočite strankam, zavarovalnim zastopnikom in povezanim podjetjem uporabo spletnih obrazcev za obdelavo njihovih terjatev iz zavarovanj. Poleg oddajanja zahtevkov po telefonu lahko stranke zahtevke oddajo tako, da izpolnijo obrazec v spletu. Če želite omogočiti zastopniku, da si hitro ogleda stanje drugih strank, ki obravnavajo zahtevek, in da si ogleda, ali je odškodninski izvedenec dokončal postopek odobritve, uporabite integriran potek dela odobritve.

Scenarij vloge za dovoljenje    – Izpolnite vlogo za dovoljenje v spletnem brskalniku, tako da je proces odobritve preprostejši in bolj priročen ter pogodbenikom ni več treba potovati do uradov in tam vlagati vloge za dovoljenje.

Scenarij upravljanja zalog    – Preprosto in učinkovito preiščite obsežno omrežje dobaviteljev glede zalog in izboljšajte točnost ocen zalog.

Scenarij tržne raziskave    – Pomagajte pri dejavnostih tržnih raziskav tako, da uporabite predlogo za zbiranje in zapis povratnih informacij strank ter zagotovite dosledno organizacijo in formalizacijo informacij.

Več informacij

Kje najdem Officeove predloge?

Vodnik po predlogah programa Access 2007

Scenariji uporabe programa InfoPath in storitve InfoPath Forms Services

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×