Microsoft Lync Web Scheduler je spletni program, ki ga lahko uporabite, če želite ustvariti Srečanja Lync, če nimate Microsoft Outlooka ali uporabljate operacijski sistem, ki ne temelji na sistemu Windows. S programom Web Scheduler lahko ustvarjate nova srečanja, spreminjate obstoječa srečanja in pošiljate povabila s priljubljenim e-poštnim programom.
Skupina za podporo vašega podjetja vam bo zagotovila uporabniško ime in geslo, s katerim se poste prijavili v Web Scheduler.
V tem članku
Ustvarjanje Srečanja Lync
Srečanja Lync podpirajo spletna srečanja in konferenčne klice. Udeleženci se lahko pridružijo prek računalnika, če si želijo ogledati predstavitev, ali pa pokličejo v srečanje s telefonom in ga le poslušajo.
-
Obiščite https://sched.lync.com in se prijavite v Web Scheduler z uporabniškim imenom in geslom.
-
Kliknite Ustvari novo srečanje.
-
V polje Zadeva vnesite zadevo srečanja.
-
Mesto srečanja lahko pustite nastavljeno na Spletno srečanje ali pa dodate mesto, kot je konferenčna soba, če imate tudi osebne udeležence.
-
V polje Sporočilo vnesite kratko sporočilo ali dnevni red srečanja (izbirno).
-
V spustnem meniju izberite časovni pas srečanja.
-
Izberite Začetni in Končni datum/čas srečanja.
-
Privzeto lahko vsi, tudi osebe zunaj podjetja, preskočijo čakalnico, ki je navidezni prostor za čakanje, kjer lahko sprejmete osebe ali jim zavrnete dostop. Če želite izvedeti, kako prilagoditi možnosti, si oglejte Dostop in Predstavitelji.
-
Privzeto imajo vsi povabljeni v vaši organizaciji predstaviteljska dovoljenja. Če želite informacije o prilagajanju možnosti, si oglejte Dostop in Predstavitelji.
-
V razdelku Udeleženci in zvok dodajte imena udeležencev v razpoložljivo polje in jih ločite s podpičjem (;).
-
Kliknite Preveri imena, da preverite, ali ste vnesli pravilna imena. Za povabljence zunaj podjetja vnesite polni e-poštni naslov, kot je contoso@contoso.com.
Opomba: Web Scheduler ne preverja razpoložljivosti udeležencev ali konferenčnih sob.
-
Če je vaš račun nastavljen s ponudnikom zvočnih konferenc, povabilo na srečanje vsebuje brezplačno številko, plačljivo številko in kodo udeleženca. Udeleženci srečanja lahko po želji uporabijo računalniški zvok ali pa pokličejo v srečanje.
-
Kliknite Shrani.
Pošiljanje povabil udeležencem srečanja
Če želite poslati povabilo na srečanje, izberite enega od teh načinov:
Pošiljanje povabil z e-poštnim programom
S tem načinom lahko kopirate podrobnosti srečanja iz orodja Web Scheduler in jih prilepite povabilu na srečanje, ki ga ustvarite s katerim koli e-poštnim programom.
Namig: Do informacij o srečanju lahko dostopate tudi tako, da kliknete Ogled informacij o pridružitvi srečanju na strani s podrobnostmi srečanja za Web Scheduler.
-
Ko dokončate ustvarjanje srečanja, kliknite Shrani.
-
Odpre se okno s podatki o srečanju.
-
Označite podrobnosti srečanja, vključno z URL-jem srečanja, številko zvočne konference in ID-jem konference.
-
Z desno tipko miške kliknite besedilo in nato kliknite Kopiraj.
-
Odprite kateri koli e-poštni program in ustvarite običajno povabilo na srečanje.
-
Prilepite podrobnosti spletnega srečanja Lync (kopirano v 4. koraku) v povabilo.
-
Dodajte udeležence, preverite datum/čas srečanja, vnesite dnevni red srečanja in pošljite povabilo.
Pošiljanje povabil z datoteko iCalendar
iCalendar omogoča uporabnikom različnih e-poštnih sistemov izmenjavo podatkov koledarja. Prejemniki povabila iCalendar morajo imeti programsko opremo, ki podpira odpiranje in odgovarjanje na povabilo na srečanje.
-
V razdelku Moja srečanja izberite srečanje glede na zadevo in nato kliknite Izvozi kot iCalendar.
-
Ko vas e-poštni program pozove, kliknite Odpri.
Opomba: iCalendar vsebuje vse informacije, ki ste jih dodali med načrtovanjem srečanja, kot so sporočilo, udeleženci, mesto srečanja, datum in čas.
-
Ko se odpre vnos v koledarju, ga pošljite osebam, ki ste jim med načrtovanjem srečanja dodali kot udeležence.
-
Povabljenci lahko nato odprejo datoteko iCalendar s poljubnim e-poštnim programom, kot so Outlook, Notes, iCal in drugi.
Dostop in Predstavitelji
Privzete možnosti »Dostop in Predstavitelji« so izbirne za običajna srečanja skupine. Možnosti srečanja lahko prilagodite tako, da ustrezajo vašim potrebam, vrsti srečanja ali udeležencem.
V razdelku Dostop in Predstavitelji na strani s podrobnostmi srečanja izberite, kdo lahko preskoči čakalnico in kdo se lahko udeleži srečanja kot predstavitelj.
Kdo bo preskočil čakalnico
|
Accessove možnosti |
Kaj se zgodi? |
Priporočeno ko... |
|
Le organizator (zaklenjeno) |
Le organizator preskoči čakalnico. Ostali morajo počakati v čakalnici, dokler niso sprejeti. |
Ne želite, da bi si osebe ogledovale vsebino pred srečanjem ali pa razpravljate o zaupnih podatkih. |
|
Ljudje, ki jih povabim iz podjetja |
Osebe, ki nimajo računa v vašem omrežju, in osebe brez povabila morajo počakati v čakalnici, dokler niso sprejete. |
Razpravljate o zaupnih podatkih in pridružitev želite dovoliti le določenim osebam v vašem podjetju. |
|
Osebe iz mojega podjetja |
Osebe, ki nimajo računa v vašem omrežju, morajo počakati v čakalnici, dokler niso sprejete. |
Vsi udeleženci imajo račun v omrežju organizacije in ne razpravljate o zaupnih podatkih. |
|
Vsi, tudi osebe zunaj organizacije |
Nihče ne čaka v čakalnici. |
Pošiljate povabila zunanjim udeležencem in ne razpravljate o zaupnih podatkih. |
Pomembno: Tudi če je čakalnica omogočena, udeleženci, ki kličejo v srečanje, samodejno preskočijo čakalnico.
Kdo je predstavitelj
|
Možnosti predstavitelja |
Kdo je predstavitelj |
Priporočeno ko... |
|
Le organizator |
Le oseba, ki načrtuje srečanja. |
Predstavitve, kjer udeležencem ni treba uporabljati vsebine srečanja. Med srečanjem lahko določite dodatne predstavitelje. |
|
Osebe iz mojega podjetja |
Vsi povabljeni, ki imajo račun v omrežju. |
Delovne seje notranje skupine, kjer lahko vsi udeleženci dajo vsebino srečanja v skupno rabo in jo spreminjajo. |
|
Vsi, tudi osebe zunaj podjetja (brez omejitev) |
Vsi povabljeni. |
Delovne seje skupine z osebami, ki nimajo računa v vašem omrežju. |
|
Osebe, ki jih izberem |
Vi in udeleženci, ki jih izberete. |
Predstavitve z več kot enim določenim predstaviteljem. |
Opomba: Zunanjih udeležencev ali seznamov prejemnikov ni mogoče povabiti kot predstaviteljev z možnostjo Osebe, ki jih izberem. Predstavitelju lahko omogočite dostop do posameznikov, ko je v sobi za srečanja.
Pridružitev srečanju
V srečanje se lahko vpišete s povezavo s srečanjem v povabilu ali pa kliknete zavihek Pridruži se srečanju v orodju Web Scheduler, da začnete srečanje.
-
V polju Moja srečanja kliknite srečanje.
-
Na strani s podrobnostmi srečanja kliknite zavihek Pridruži se srečanju.
-
Lync se odpre in vam omogoči vpis v srečanje.
Ogled ali urejanje obstoječih srečanj
Vsa organizirana srečanja si lahko ogledate na zavihku Moja srečanjav orodju Web Scheduler. Ne pozabite, da Web Scheduler navede samo srečanja, ki ste jih organizirali, in ne srečanj, na katera ste bili povabljeni.
-
Kliknite srečanje, če želite odpreti stran s podrobnostmi o srečanju, kjer je naveden kratek povzetek srečanja, nabor dejavnih zavihkov in informacije o srečanju.
-
Kliknite Uredi.
-
Naredite želene spremembe in kliknite Shrani.
-
Kliknite V redu v obvestilu o uspehu in preverite spremenjene informacije.
Pomembno: Ko posodabljate srečanje, morate povabljencem ročno poslati posodobljene informacije. Web Scheduler ne posodobi koledarja samodejno.
-
Če ste povabila poslali z datoteko iCalendar, znova kliknite Izvozi kot iCalendar, da odprete povabilo, in pošljite posodobitev.
-
Če ste kopirali podrobnosti srečanja za Lync v običajnem povabilu na srečanje, odprite povabilo, posodobite podrobnosti novega srečanja in znova pošljite udeležencem.
Brisanje ali preklic srečanja
Srečanja potečejo 14 dni po načrtovanem končnem času, a srečanje lahko izbrišete, če želite počistiti Web Scheduler ali preklicati srečanje.
-
Na zavihku Moja srečanja kliknite srečanje, ki ga želite izbrisati.
-
Na strani s podrobnostmi srečanja kliknite zavihek Izbriši srečanje.
-
V potrditvenem polju kliknite Da.
Pomembno: Udeležencem boste morali poslati obvestilo o preklicu, ker Web Scheduler ne posodablja koledarja samodejno.
-
Če ste povabila poslali z datoteko iCalendar, odprite povabilo in kliknite Prekliči. Tako boste prejemnikom poslali obvestilo o preklicu.
-
Če ste kopirali podrobnosti srečanja za Lync v običajnem povabilu na srečanje, odprite povabilo in kliknite Prekliči, da povabljencem pošljete obvestilo o preklicu.
