Konfiguriranje funkcij pravilnika za upravljanje informacij

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Skrbniki mesta imajo lahko dostop do vseh ali samo do določenih sledečih funkcij, odvisno od tega, katere funkcije za upravljanje informacij so v osrednjem skrbništvu omogočene. Na voljo so dodatne funkcije po meri, ki so ustvarjene samo za vašo organizacijo.

Kaj želite narediti?

Odprite stran urejanje pravilnika

Več informacij o funkcije pravilnika oznak

Dodajanje oznak v pravilnik o

Dodajanje dogodka nadzora v pravilnik o

Dodajanje črtnih kod v pravilnik o

Dodajanje elementa pravilniki o hranjenju in poteka funkcij pravilnik

Odpiranje strani za urejanje pravilnika

Na strani Urejanje pravilnika lahko dostopate v pravilnik za zbirko mest ali pravilnik, ki je bila dodana v vrsto vsebine mesta.

Odpiranje strani za urejanje pravilnika za pravilnik zbirke mest

  1. Na domači strani zbirke mest kliknite Dejanja mesta, pokažite na Nastavitve mesta in kliknite Spreminjanje vseh nastavitev mesta.

  2. Na strani Nastavitve mesta v odseku Skrbništvo zbirke mest kliknite Pravilniki za zbirko mest.

  3. Izberite pravilnik, katerega funkcije želite konfigurirati.

Odpiranje strani za urejanje pravilnika za pravilnik vrste vsebine

  1. Na domači strani zbirke mest kliknite Dejanja mesta, pokažite na Nastavitve mesta in kliknite Spreminjanje vseh nastavitev mesta.

  2. Na strani Nastavitve mesta v razdelku galerije kliknite vrste vsebine mesta.

  3. Izberite vrsto vsebine, s katero je povezan pravilnik, in kliknite Nastavitve pravilnika za upravljanje informacij.

  4. Kliknite določi pravilnik za odpiranje strani za Urejanje pravilnika za vrsto vsebine.

Na vrh strani

Več o pravilniku za oznake

Pravilnik za oznake omogoča skrbnikom mesta, da ustvarijo enotne oznake za Microsoft Office 2007 dokumente. Oznake zagotavljajo, da so informacije o lastnostih dokumenta priložene v dokument, ko se natisne. Lastnosti elementa, ki so shranjene v stolpcih, na primer ime datoteke, avtor, datum izdelave, stanje, ime projekta in informacije o razporedu, so lahko vključene v oznako.

Privzeto oznake so prikazane v glavi dokumenta; vendar pa končni uporabniki lahko vstavite oznako kjer koli v dokumentu z zavihkom »Vstavljanje« v Office 2007 programih, na primer Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007in Microsoft Office PowerPoint 2007. Oznake, ki veljajo za vse dokumente, ki je uporabljen ta pravilnik.

Skrbniki pravilnika lahko določijo te atribute oznake:

  • Katere informacije, če želite vključiti v oznako, na primer metapodatki, določeni v stolpcih elementa kot tudi programiranih besedila in oblikovanja znakov. Oznake lahko vsebujejo do deset sklicev na stolpec, ki je lahko največ 255 znakov.

  • Obliko oznake, vključno z višino in širino, pisavo, velikostjo, prelomi vrstic in tabulatorji. Višina oznake je privzeto 2,54 cm, nastavite pa jo lahko od 0,635 cm do 50,8 cm. Širina oznake je lahko med 0,635 cm in 50,8 cm. Besedilo oznake je v podobi oznake vedno navpično usredinjeno.

  • Ali programi Office 2007 opozorijo končnega uporabnika, da mora vstaviti oznako, preden je dokument shranjen ali natisnjen, in ali je na željo končnega uporabnika oznako mogoče dodati ročno. Uporabniki lahko po potrebi oznako iz dokumenta tudi izbrišejo.

  • Ali je treba vsebino oznake zakleniti, ko je dodana v dokument, ali jo je mogoče posodobiti, ko se informacije stolpca spremenijo. Oznake so zaklenjene samo takrat, ko so v oznaki prisotni vsi zahtevani metapodatki.

Na vrh strani

Dodajanje oznak v pravilnik

  1. Odprite stran urejanje pravilnika za pravilnik, v katero želite dodati oznake.

  2. Na strani Urejanje pravilnika v razdelku oznake , kliknite Omogoči oznake.

  3. Če želite zagotoviti, da je oznaka vedno dodana v dokument, potrdite potrditveno polje Uporabnike opozori, da pred shranjevanjem ali tiskanjem vstavijo oznako.

    Opomba : Vse nastavitve veljajo za celotno oznako. Če želite zagotoviti pravilen prikaz besedila, prilagodite oblikovanje besedila ali velikost oznake.

    Počistite to potrditveno polje, če je pravilnik za oznake izbiren in želite, da končni uporabniki ročno vstavijo oznako v svoje dokumente.

  4. Če želite zakleniti oznako, tako da je ni mogoče spremeniti niti v primeru, če se spremenijo informacije stolpca, potrdite potrditveno polje Prepreči spremembe oznak po dodajanju

    Če želite dovoliti spreminjanje oznak ob spremembah informacij v nastavitvah stolpca, počistite to potrditveno polje.

  5. V polje Oblika oznake vnesite besedilo oznak kot želite, da se prikaže.

    • Imena stolpcev za prikaz vnesite v zaporedju, v katerem želite, da se prikažejo v oznaki. Imena stolpcev vstavite v zavite oklepaje ({ }), kot je prikazano na strani.

    • Če želite, je mogoče identifikator stolpca vnesti izven oklepajev, kot kaže primer na strani.

    • Če želite v oznako dodati prelom vrstice, vnesite\n v polje oznake, kjer želite, da se pojavi prelom vrstice.

    • Če želite dodati tabulator, vnesite \t v polje oznake, kjer želite, da je besedilo zamaknjeno.

  6. V odseku Videz izberite oblikovanje besedila za oznako. Uporabite pisavo in slog pisave, ki bodo na voljo v računalnikih končnih uporabnikov. Velikost pisave določa tudi količino prikazanega besedila v oznaki.

  7. V odsek Velikost oznake vnesite višino in širino oznake. Višina oznake je od 0,635 cm do 50,8 cm, širina oznake pa je lahko med 0,635 cm in 50,8 cm. Besedilo oznake je v podobi oznake vedno navpično usredinjeno.

  8. Če si želite ogledati vsebino oznake, kliknite Osveži.

    Zagotovite, da bo besedilo ustrezalo določeni višini in širini oznake. Besedilo, ki bo preveliko za oznako, ne bo prikazano.

    Opomba : V predogledu dejanske vrednosti stolpca niso prikazane.

  9. Če želite funkcijo oznake uporabiti v pravilniku, kliknite V redu.

Oznake za odpravljanje težav

Če želite zagotoviti natančno tiskanje oznak, preverite to:

  • Vsi stolpci, ki so navedeni v obliki oznake, obstajajo v knjižnici dokumentov.

  • Vsebina oznake ni daljša od dolžine oznake.

  • Oblikovanje besedila (na primer slog pisave) je veljavno. Če so parametri za oblikovanje neveljavni ali se sklicujejo na pisave, ki v sistemu uporabnika ne obstajajo, je oznaka ustvarjena, a uporablja privzete vrednosti za oblikovanje.

Če določene vrednosti metapodatkov, ki so trenutno zahtevane za oznako, še niso izpolnjene, se prikaže pogovorno okno z obvestilom, ki uporabnike obvešča, da manjkajo določeni metapodatki, zahtevani za oznako. Uporabniki lahko manjkajoče podatke pridobijo na plošči z informacijami o dokumentih.

Na vrh strani

Dodajanje nadzora dogodka v pravilnik

Funkcija nadzora pravilnika za zbirko mest omogoča podjetjem nadzorovanje dokumentov in tiskanih elementov seznama, na primer seznamov nalog, seznamov težav, skupin za razpravo in koledarjev. Funkcija zagotavlja dnevnik nadzora, ki zapisuje dogodke, na primer čas ogleda, urejanja in objave vsebine. Ko je nadzor v pravilniku omogočen, si skrbniki pravilnika lahko ogledajo nadzorovane podatke iz Excelovih poročil o uporabi pravilnika, ki povzemajo trenutno uporabo. V vsakem poročilu je mogoče preveriti, koliko informacij je uporabila posamezna organizacija. Poročila dnevnika nadzora organizacijam olajšajo preverjanje in dokumentiranje ustreznosti ali ugotavljanje morebitnih težav.

Dnevnik za nadzor zajema te informacije:

  • Ime dogodka.

  • Datum in čas dogodka.

  • Ime sistema uporabnika, ki izvaja dejanje.

  • Odprite stran urejanje pravilnika za pravilnik, ki ga želite dodati nadzor.

  • Na strani Urejanje pravilnika v odseku nadzor potrdite potrditveno polje omogoči nadzor in nato potrdite potrditvena polja ob dogodke, ki jih želite obdržati revizijske sledi za.

  • Če želite funkcijo nadzorovanja uporabiti v pravilniku, kliknite V redu.

Ko je omogočen nadzor, bodo dogodki, povezani z elementi, ki se prekrivajo ta pravilnik navedena v dnevnik. Če si želite ogledati nadzora dnevnikov, na strani z Nastavitvami mesta , kliknite poročila dnevnikov nadzora, in nato izberite poročilo, ki ste jih nastavili.

Opomba : Nadzorovanje zagotavlja informacije o času spremembe elementa, vendar pa ne vsebuje podrobnosti sprememb in ne bi smelo veljati za različice dokumenta ali orodje za varnostno kopiranje.

Na vrh strani

Dodajanje črtnih kod v pravilnik

Črtne kode so uporabne predvsem za upravljanje fizičnih zapisov, ker omogočajo sledenje nedigitalnih sredstev, na primer tiskanih dokumentov in fizičnih elementov, na primer izdelkov, prototipov in računalniške strojne opreme. V nasprotju z oznakami, črtne kode ne prikažejo informacij o elementu, zato so občutljive informacije varno shranjene v spletu in povezane z natisnjenimi ali fizičnimi elementi, ne da bi bile odkrite.

Ko črtnih kod so omogočene kot del pravilnika, so dodani lastnosti dokumenta in prikazana v območje glave dokumenta, ki je uporabljen črtne kode. Primer oznake, črtnih kod lahko tudi ročno odstraniti iz dokumenta.

Navesti je mogoče, ali bodo uporabniki pozvani, da vključijo črtno kodo pri tiskanju ali shranjevanju elementa, ali pa je črtno kodo treba vnesti ročno s kartico Vstavljanje v programih Office 2007.

Pravilnik za črtno kodo ustvari standardne črtne kode 39. Vsaka podoba črtne kode vsebuje besedilo pod simbolom črtne kode, ki predstavlja vrednost črtne kode. To omogoča uporabo podatkov črtne kode tudi, ko strojna oprema za skeniranje ni na voljo. Če želijo uporabniki element poiskati na spletnem mestu, lahko številko črtne kode ročno vnesejo v iskalno polje izdaje Microsoft Office SharePoint Server 2007.

  1. Na strani» Urejanje pravilnika« v odseku črtne kode izberite potrditveno polje Omogoči črtne kode .

  2. Če želite uporabnike opozoriti, da vstavijo te črtne kode v dokumente, potrdite polje Uporabnike opozori, da pred shranjevanjem ali tiskanjem vstavijo črtno kodo.

  3. Če želite funkcijo črtne kode uporabiti v pravilniku, kliknite V redu.

Na vrh strani

Dodajanje funkcij zadrževanja in poteka elementa v pravilnik

Ko je funkcija poteka omogočena, pravilnik poteka v zbirki mest poišče tiste elemente, ki so presegli obdobje zadržanja. Kaj se bo s temi elementi zgodilo je odvisno od nastavitev sistema glede ravnanja z elementi, ki so presegli svoje obdobje zadržanja. Elemente lahko na primer premaknete v koš, začnete potek dela zapadlosti ali izvedete postopek po meri.

Pravilnik za zadržanje lahko omogočite tako, da nastavite obdobje zadržanja in dejanja poteka.

  1. Odprite stran urejanje pravilnika za pravilnik, na katerega želite nastaviti element pravilnika o hranjenju in poteka.

  2. Na strani» Urejanje pravilnika« potrdite potrditveno polje Omogoči potek ugotoviti, kako odstraniti vsebino, ki ga upravlja ta pravilnik.

  3. Če želite navesti obdobje poteka dokumentov, izberite obdobje zadržanja. To je mogoče izraziti tudi z ločenim potekom dela ali formulo za zadržanje po meri.

    • Nastavite datum poteka, glede na datum lastnost, kliknite časovno obdobje, ki temelji na lastnosti elementain izberite želeno dejanje in časovnem obdobju (dni, mesecev ali let). Vnesite številko v polje med seznamoma, da določite časovno obdobje.

      Opombe : 

      • Ko ustvarjate pravilnik kot del vrste vsebine, je mogoče izbrati katero koli lastnost datuma te vrste vsebine kot vrednost poteka.

      • Te možnosti so na voljo samo, ko ustvarjate pravilnik zbirke mest.

    • Če želite s potekom dela ali formulo po meri zadržanja določiti potek, kliknite Nastavi programsko.

  4. Določite, katera dejanja naj bodo izvedena po poteku dokumenta.

    • Če želite omogočiti vnaprej določeno dejanje (na primer brisanje), kliknite Izvedi to dejanje in izberite dejanje s seznama.

    • Če želite začeti potek dela zapadlosti, kliknite Začni ta potek dela in izberite ime poteka dela.

      Opomba : Ta funkcija je na voljo samo, če določate pravilnik za vrsto vsebine, ki ima z njim povezan potek dela.

  5. Če želite funkcijo poteka uporabiti v pravilniku, kliknite V redu.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×