Izvoz Accessovih podatkov v Wordov dokument

Izvoz Accessovih podatkov v Wordov dokument

Podatke iz Accessove zbirke podatkov lahko izvozite v Microsoft Wordov dokument s čarovnikom za izvoz datotek RTF. V tem članku je razloženo, kako lahko uporabite čarovnika za izvoz datotek RTF in kako lahko shranite nastavitve izvoza kot specifikacijo za kasnejšo uporabo.

V temu članku

Izvažanje podatkov v Word: osnove

Izvažanje podatkov v Word

Razumevanje načina, kako Access izvozi predmete v Word

Kaj moram še vedeti?

Izvažanje podatkov v Word: osnove

V Microsoft Word lahko izvozite tabelo, poizvedbo, obrazec ali poročilo. Ko izvozite predmet s čarovnikom za izvoz datotek RTF, Access ustvari kopijo podatkov predmeta v Microsoft Wordovi datoteki z obogatenim besedilom (*.rtf). Za tabele, poizvedbe in obrazce so vidna polja in zapisi prikazani kot tabela v Wordovem dokumentu. Ko izvozite poročilo, čarovnik izvozi podatke poročila in postavitev – poskuša zagotoviti, da je Wordov dokument čim bolj podoben poročilu.

  • Začnite postopek v Accessu    – Če želite izvoziti podatke iz Accessa v Word, morate delati v Accessu. V Wordu ni na voljo nobene funkcije, ki bi lahko uvozila podatke iz Accessove zbirke podatkov. Prav tako lahko shranite Accessovo zbirko podatkov ali tabelo kot Wordov dokument tako, da v Accessu izberete ukaz Shrani kot.

  • Predmeti, ki jih lahko izvozite    – Izvozite lahko tabelo, poizvedbo, obrazec ali poročilo. Izvozite lahko le zapise, izbrane v pogledu. Ne morete izvoziti makrov in modulov. Ko izvozite obrazec ali podatkovni list, ki vključuje podobrazce ali podatkovne podliste, se izvozi le glavni obrazec ali podatkovni list. Postopek izvoza morate ponoviti za vsak podobrazec in podatkovni list, ki si ga želite ogledati v Wordu. In obratno, ko izvozite poročilo, se skupaj z glavnim poročilom izvozijo tudi podobrazci in podporočila, ki so vključena v poročilo.

  • Rezultat postopka    – Čarovnik za izvoz datotek RTF vedno izvozi oblikovane podatke. To pomeni, da izvozijo le polja in zapisi, ki so prikazani v predmetu ali pogledu, skupaj z nastavitvami oblike prikaza. Stolpci in zapisi, ki so skriti zaradi nastavitev filtra, niso izvoženi. Če izvažate poročilo, se pri izvozu ohrani tudi njegova postavitev.

  • Spajanje z obstoječim dokumentom    – Ko izvažate iz Accessa v Wordov dokument, so podatki vedno izvoženi v novo Wordovo datoteko. Če želite, da so podatki vstavljeni v obstoječi Wordov dokument, jih morate najprej izvoziti iz Accessa v nov Wordov dokument in jih nato kopirati iz novega Wordovega dokumenta ter prilepiti v obstoječi dokument. Ali pa kopirate vrstice neposredno iz Accessove tabele, poizvedbe, obrazca ali poročila in jih nato prilepite v obstoječi dokument.

Izvažanje podatkov v Word

Postopek izvoza podatkov v Wordov dokument vključuje te korake:

  • Pripravite izvorne podatke na izvoz. Kot del tega koraka morate zagotoviti, da vaši podatki ne vsebujejo napak. Poleg tega se morate sami odločiti, ali želite izvoziti le del podatkov ali vse podatke v izvorni tabeli.

  • Zaženite čarovnika za izvoz datotek RTF.

  • Če želite, shranite svoje nastavitve kot izvozno specifikacijo za kasnejšo uporabo.

V teh odsekih je po korakih razloženo, kako se izvajajo posamezna opravila.

Priprava izvoza

  1. Odprite izvirno Accessovo zbirko podatkov.

  2. V podoknu za krmarjenje izberite predmet, ki vsebuje podatke, ki jih želite izvoziti.

    Izvozite lahko tabelo, poizvedbo, obrazec ali poročilo.

  3. Preglejte izvorne podatke in se prepričajte, da ne vsebujejo indikatorjev napak (zelene trikotnike) ali vrednosti napak, kot je #Num.

    Preden izvozite podatke v Word, se prepričajte, da ste razrešili morebitne napake. V nasprotnem primeru bodo te vrednosti zamenjale ničelne vrednosti.

  4. Če obstaja ciljni Wordov dokument in je odprt, ga pred nadaljevanjem zaprite. Čarovnik vas opozori, preden prepišete dokument.

    Opomba : Obstoječemu Wordovemu dokumentu ne morete dodati podatkov.

  5. Če želite v Accessovi zbirki podatkov izvoziti le del tabele, poizvedbe ali obrazca, odprite predmet in izberite le želene zapise.

Izvoz podatkov

  1. Lokacija čarovnika za izvoz datotek RTF se rahlo razlikuje, odvisno od različice Accessa. Izberite korake, ki se ujemajo z vašo različico Accessa:

    • Če uporabljate Access 2016, Access 2013 ali Access 2010, na zavihku Zunanji podatki v skupini Izvozi kliknite gumb Več, da prikažete spustni seznam z možnostmi in nato kliknite Word.

    • Če uporabljate Access 2007, na zavihku Zunanji podatki v skupini Izvozi kliknite Word.

  2. Odpre se čarovnik za izvoz datotek RTF.

    Izberite cilj in možnosti izvoza v pogovornem oknu »Izvoz – datoteka RTF«.

    Opomba : Ukazi Izvozi so na voljo le, če je zbirka podatkov odprta.

  3. V čarovniku za izvoz datotek RTF določite ime ciljne mape.

  4. čarovnik vedno izvozi oblikovane podatke. Če si želite po dokončanem izvozu ogledati Wordov dokument, potrdite polje Odpri ciljno datoteko, ko je operacija izvoza dokončana.

  5. Če ste izbrali zapise, ki jih želite izvoziti, preden ste začeli postopek izvoza, lahko potrdite polje Izvozi samo izbrane zapise. Če pa želite izvoziti vse zapise v pogledu, pustite polje nepotrjeno.

    Opomba : To potrditveno polje ni na voljo (je zatemnjeno), če ni izbran noben zapis.

  6. Kliknite V redu.

  7. Če je na voljo ciljni dokument, ste pozvani, da kliknete Da, da prepišete datoteko. Kliknite Ne, če želite spremeniti ime ciljne datoteke, nato pa znova kliknite V redu.

Access izvozi podatke in odpre ciljni dokument v Wordu, odvisno od možnosti izvoza, ki ste jih določili v čarovniku. V Accessu je na zadnji strani čarovnika prikazano tudi stanje postopka.

Razumevanje načina, kako Access izvozi predmete v Word

V spodnji tabeli je opisan način, kako Access izvozi različne predmete in vrednosti v Word. To vam bo pomagalo pri določanju napake, če postopek izvoza ne deluje tako, kot ste pričakovali.

Element

Opombe o izvozu

Imena polj

Ko izvozite tabelo, poizvedbo ali obrazec, so imena polj postavljena v prvo vrstico tabele v Wordovem dokumentu. Ko izvozite poročilo, je postavitev imen polj v Wordovem dokumentu različna, odvisno od postavitve poročila.

Polja z več vrednostmi

Polje v Accessu, ki podpira več vrednosti, se v Wordu izvozi v en stolpec. Vrednosti so ločene z vejicami (,).

Slike, predmeti in priloge

Vsi grafični elementi – logotipi, podatki in polja predmeta OLE ter priloge, ki so del izvornih podatkov – niso izvoženi.

Grafikoni

Predmeti Microsoft Graph niso izvoženi.

Izrazi

Izrazi niso izvoženi v Wordov dokument. Izvoženi so le rezultati izrazov.

Podobrazci in podatkovni podlisti

Ko izvozite obrazec ali podatkovni list, je izvožen samo glavni obrazec ali podatkovni list. Izvoz morate ponoviti za vsak podobrazec in podatkovni podlist.

Kaj moram še vedeti?

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×