Izvajanje upravljanja zapisov

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Zapise je mogoče upravljati na mestu, kar pomeni, da lahko dokument pustite na trenutnem mestu na spletnem mestu ali shranite zapise v določenem arhivu, na primer na mestu središča z zapisi.

Preden ga izvajanje upravljanja zapisov, je priporočljivo, da najprej ustvarite načrt upravljanja zapisov za vašo organizacijo. Kot pomoč pri izbiri desno zapisov sistem za upravljanje organizacije, glejte Izbira načina shranjevanja in upravljanja zapisov.

Ustvarjanje in konfiguracija mesta središča z zapisi

V tem razdelku je podan pregled glavnih postopkov, ki jih morate izvesti, če želite ustvariti in konfigurirati mesto središča z zapisi. Kliknite povezavo, da si ogledate navodila za vsak korak.

  1. Ustvarjanje mesta središča z zapisi s predlogo mesta središča z zapisi.

  2. Ustvarite zapis knjižnic ali seznamov za upravljanje in shranjevanje posamezno vrsto zapisa, ki je navedena v načrtu datotek (def: načrt datoteke so opisane vrste dokumentov ali elementov, ki organizaciji potrdi kot uradno poslovnih zapisov. To je označeno, kje so ti zapisi shranjeni in zagotavlja informacije, ki razlikuje eno vrsto zapisa iz drugega).

  3. Dodajte povezano vrsto vsebine knjižnicam in seznamom.

  4. Ustvarjanje in dodajanje stolpcev mesta ustrezne vrstam vsebine vsebujejo in prikazati metapodatke za posamezno vrsto zapisa, ki je navedena v načrtu datotek.

  5. Vnesite dodajanje pravilnika za upravljanje informacij za vsebino na mestu središča z zapisi.

  6. Konfigurirajte organizatorja vsebine tako, da usmerite posamezno vrsto zapisa na ustrezno mesto.

Na vrh strani

Ustvarjanje mesta središča z zapisi

Priporočamo, da ustvarite središče z zapisi kot zbirko mest najvišje ravni in ne kot podmesta. Če želite ustvariti zbirko mest, morate biti član skupine skrbnikov gruče SharePointovih v računalniku, v katerem se izvaja na spletnem mestu osrednje skrbništvo SharePoint.

V storitvi SharePoint Online, lahko ustvarite mesta središča z zapisi SharePointovega mesta na najvišji ravni. Kliknite + Ustvari mesta, nato pa Začnite pri koraku 4 spodaj.

  1. Zaženite SharePoint 2013 ali 2016 osrednjega skrbništva.

    • Za Windows Server 2008 R2:

      • Kliknite Start, kliknite Microsoft SharePoint 2013 izdelkov ali Izdelke Microsoft SharePoint 2013, in nato 2013 – osrednje skrbništvo SharePoint ali SharePoint 2016 osrednje skrbništvo.

    • Za Windows Server 2012:

      • Na začetnem zaslonu kliknite 2013 – osrednje skrbništvo SharePoint ali SharePoint 2016 osrednje skrbništvo.

        Če na Začetni zaslon ni 2013 – osrednje skrbništvo SharePoint ali SharePoint 2016 osrednje skrbništvo :

      • Z desno tipko miške računalnik, kliknite vsi programi, in nato kliknite 2013 – osrednje skrbništvo SharePoint ali SharePoint 2016 osrednje skrbništvo.

  2. Na spletnem mestu osrednjega skrbništva v razdelku Upravljanje programov kliknite Ustvari zbirke mesta.

  3. Na strani Ustvarjanje zbirke mest v razdelku Spletni program če spletni program, v katerem želite ustvariti zbirke mest ni izbrana, kliknite puščico navzdol. V meniju Spletnega programa , kliknite Spremeni spletni programin kliknite spletni program, v katerem želite ustvariti zbirko mest.

  4. V razdelku naslov in opis vnesite naslov in opis za zbirko mest.

  5. V razdelku Naslov spletnega mesta , izberite pot za URL-ja (na primer nadomestnih vključitev pot na primer/mesta/ali korenski imenik (/).

    Če izberete nadomestni vključitev poti, morate tudi vnesite ime spletnega mesta za uporabo v spletni naslov spletnega mesta.

  6. V razdelku» Izbira predloge« na seznamu Izberite različico izberite SharePoint izkušnjo različice predloge, ki jo želite uporabiti.

    Izberite različico izkušnja, če želite zbirko mest za iskanje in zagon kot zbirko mest v strežniku SharePoint Server. Zbirke mest, ki uporablja starejšo različico izkušnja, ki se izvaja v novejšo različico SharePointa, vendar uporabniški vmesnik in uporabniško izkušnjo v zbirki mest bodo uporabljene v starejši različici. Zbirka mest, ki jih lahko posodobite na najnovejšo različico izkušnje kadar koli.

  7. V razdelku Izbira predloge izberite zavihek poslovno okolje in nato kliknite Središče z zapisi.

  8. V razdelku Primarni skrbnik zbirke mest , vnesite uporabniško ime (v obliki domena\uporabniško ime) za uporabnika, ki bo skrbnik zbirke mest.

  9. V razdelku Sekundarni skrbnik zbirke mest , vnesite uporabniško ime za sekundarni skrbnik zbirke mest. Imenovanje na sekundarni skrbnik zbirke mest je Priporočamo vam, da zagotovite, da nekdo lahko upravljate zbirke mest, ko je primarni skrbnik zbirke mest ni prisoten.

  10. Če uporabljate količinske omejitve za upravljanje shrambe za zbirko mest, v razdelku Predlogo za količinsko omejitev , kliknite predloge na seznamu Izberite predlogo za količinsko omejitev .

  11. Kliknite V redu.

Ustvarjanje knjižnic ali seznamov za upravljanje zapisov

Knjižnice in seznami so pomembni elementi pri upravljanju zapisov. Podobni so arhivskim omaram, uporabljate pa jih za shranjevanje ali upravljanje posamezne vrste zapisa. Če vrste vsebine povežete (ta postopek je opisan v nadaljevanju) s knjižnicami in seznami, lahko nadalje razvrstite zapise v kategorije. Priporočamo vam, da ustvarite eno knjižnico dokumentov ali seznam za vsako vrsto vsebine v načrtu datotek z zapisi.

Dodajanje obstoječe vrste vsebine na seznam ali v knjižnico

Ko seznamu ali knjižnici dodate vrsto vsebine, omogočite dodajanje te vrste elementov na seznam ali v knjižnico. Ko so zapisi poslani v središče zapisov, so preusmerjeni na ustrezen seznam ali v knjižnico glede na vrsto vsebine dokumenta.

Na vrh strani

Ustvarjanje in dodajanje stolpcev mesta na sezname, v knjižnice ali vrste vsebine

Stolpci omogočajo združevanje zapisov ali drugih elementov, njihovo razvrščanje v kategorije in sledenje zapisom ali elementom. Stolpec mesta določa element metapodatkov, ki ga je mogoče povezati z vrsto vsebine, s seznamom ali knjižnico. Dodate lahko na primer stolpca mesta, ki določata avtorja in datum dokončanja. Stolpec mesta dodajte vrsti vsebine za zapise, da shranite element metapodatkov, ki je poslan z zapisom, ali da dodate metapodatke za lažje upravljanje zapisa.

Ustvarjanje stolpca mesta

  1. Na mestu središča z zapisi kliknite Nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 in nato še Nastavitve mesta.

    V skupino povezane SharePoint mesta, kliknite Nastavitve, kliknite Vsebina mestain nato še Nastavitve mesta.

  2. Na strani z nastavitvami mesta v razdelku Galerije spletnega načrtovalcakliknite stolpci mesta.

  3. Na strani Stolpci mesta kliknite Ustvari.

  4. Na strani »Nov stolpec mesta« v razdelku Ime in vrsta v polje Ime stolpca vnesite želeno ime.

  5. Izberite vrsto informacij, ki jih želite shraniti v stolpec – na primer valuto, datum in uro ali besedilo.

  6. V razdelku Skupina izberite obstoječo skupino, v katero želite shraniti novi stolpec mesta, ali izberite Nova skupina, da ustvarite novo skupino, v katero boste shranili stolpec. Skupine ponujajo način za razvrščanje stolpcev in omogočajo, da jih lažje najdete.

V razdelku Dodatne nastavitve stolpca izberite želene dodatne nastavitve stolpca. Možnosti v tem razdelku se razlikujejo glede na vrsto stolpca, ki ga izberete v razdelku Ime in vrsta. Če je v stolpcu na primer shranjena vrsta informacij »Izbira«, lahko določite te izbire za oštevilčenje v razdelku Dodatne nastavitve stolpca.

  1. Kliknite V redu.

Dodajanje stolpca mesta vrsti vsebine za zapise

  1. Na domači strani spletnega mesta središča z zapisi kliknite nastavitve in nato še Nastavitve mesta.

    V skupino povezane SharePoint mesta, kliknite Nastavitve, kliknite Vsebina mestain nato še Nastavitve mesta.

  2. V razdelku Galerije spletnega oblikovalca kliknite vrste vsebine mesta.

  3. Na strani »Vrste vsebine mesta« kliknite vrsto vsebine mesta, ki jo želite konfigurirati.

  4. Ko na nadrejenem spletnem mestu izberete vrsto vsebine mesta ali ustvarite novo vrsto vsebine mesta, na strani z izbrano vrsto vsebine mesta v razdelku Stolpci kliknite Dodaj iz obstoječih stolpcev mesta.

  5. Na strani »Dodaj stolpce vrsti vsebine« v razdelku Izberi stolpce na seznamu Izberi stolpce iz izberite skupino, ki jo želite filtrirati.

  6. Izberite stolpec, ki ga želite dodati seznamu stolpci, ki so na voljo , in nato kliknite Dodaj.

  7. V razdelku Posodobi sezname in vrste vsebine mesta navedite, ali želite, da so vrste vsebine podrejenega spletnega mesta, ki dedujejo od te vrste vsebine mesta, posodobljene z vašimi spremembami.

  8. Ko dodate vse želene stolpce, kliknite V redu.

Opomba :  Če vrsta vsebine, ki jo želite izbrati, na tej strani ni prikazana kot povezava (je zatemnjena), pripada nadrejenemu mestu središča z zapisi, zato jo morate izbrati in konfigurirati na nadrejenem mestu. To naredite tako, da kliknete povezavo pod stolpcem Vir ob zatemnjeni vrsti vsebine mesta pod stolpcem Vrsta vsebine mesta.

Na vrh strani

Ustvarjanje pravilnikov za upravljanje informacij za zapise

Pravilnik za upravljanje informacij je nabor pravil za vrsto vsebine. Pravilniki za upravljanje informacij omogočajo organizacijam, da nadzorujejo stvari in jim sledijo, na primer, kako dolgo je vsebina ohranjena ali kaj lahko uporabniki naredijo z vsebino.

Opomba : Če želite dokončati to opravilo, morate biti član skupine lastnikov za mesto središča z zapisi.

Dodajanje pravilnika za upravljanje informacij vrsti vsebine

Opomba : Ne morete določiti pravilnik za upravljanje informacij za vrsto vsebine jedro. Osnovne vrste vsebine so nameščeni, ko ustvarite zbirko mest. Morate ustvariti vrsto vsebine, ki je izpeljana iz vrste vsebine jedro in uporaba pravilnika za upravljanje informacij za izpeljane vrsto vsebine.

  1. Na spletnem mestu kliknite Nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 in nato še Nastavitve mesta.

    V skupino povezane SharePoint mesta, kliknite Nastavitve, kliknite Vsebina mestain nato še Nastavitve mesta.

  2. Na strani Nastavitve mesta v razdelku Galerije spletnega oblikovalca kliknite vrste vsebine mesta.

  3. Na strani »Vrste vsebine mesta« kliknite vrsto vsebine, ki ji želite dodati pravilnik za upravljanje informacij.

  4. Na strani »Vrsta vsebine« kliknite Nastavitve pravilnika za upravljanje informacij.

  5. Na strani »Urejanje pravilnika« vnesite opis pravilnika ter napišite kratko izjavo pravilnika, v katerem uporabniku razložite namen pravilnika. V izjavi pravilnika je lahko največ 512 znakov.

  6. Naprej, boste morali dodati eno ali več funkcij pravilnika za upravljanje informacij. Ko omogočite funkcije, bodo predstavljeni dodatne nastavitve.

Dodajanje funkcij pravilnika v pravilnik za upravljanje informacij

V pravilnik za upravljanje informacij lahko dodate funkcije oznak, nadzora, poteka in črtnih kod.

Dodajanje funkcije pravilnika hranjenja v za upravljanje informacij pravilnik

  1. Na strani »Urejanje pravilnika« potrdite polje Omogoči hranjenje.

  2. Kliknite Dodaj stopnjo hranjenja in izberite eno od teh možnosti obdobja poteka dokumentov: Če želite nastaviti datum poteka glede na lastnost datuma, izberite »Ta stopnja temelji na lastnosti datuma v elementu« in nato izberite dejanje (Ustvarjeno ali Spremenjeno) ter časovno obdobje (dnevi, meseci ali leta).

  3. Vnesite vrednost v polje med seznamoma, da določite časovno obdobje.

  4. Izberite dejanje ob poteku dokumenta.

  5. Če želite ponoviti izbrano dejanje, potrdite polje v razdelku Ponavljanje in nato izberite obdobje ponavljanja.

  6. Kliknite V redu.

Na vrh strani

Dodajanje funkcije pravilnika nadzora v pravilnik za upravljanje informacij

  1. Na strani »Urejanje pravilnika« v razdelku Nadzor izberite Omogoči nadzor in potrdite polje ob dogodkih, za katere želite ohraniti nadzorno sled.

  2. Kliknite V redu.

    Opomba : Če si želite ogledati dnevnike nadzora, na strani »Nastavitve zbirke mest« kliknite Poročila dnevnikov nadzorain izberite poročilo, ki si ga želite ogledati.

Dodajanje funkcije pravilnika črtnih kod v pravilnik za upravljanje informacij

  1. Na strani za urejanje pravilnika v odseku Črtne kode izberite Omogoči črtne kode.

  2. Potrdite polje Pozovi uporabnike k vnosu črtne kode..., če želite, da odjemalski programi sistema Office pozove uporabnike k vnosu črtne kode v dokumente.

Dodajanje funkcije pravilnika oznak v pravilnik za upravljanje informacij

  1. Na strani »Urejanje pravilnika« v razdelku Oznake potrdite polje Omogoči oznake.

  2. Če želite od uporabnikov zahtevati, da pred shranjevanjem ali tiskanjem dokumenta vstavijo oznako, izberite Uporabnike opozori, da pred shranjevanjem ali tiskanjem vstavijo oznako.

  3. Če želite preprečiti spreminjanje oznak po dodajanju, izberite Prepreči spremembe oznak po dodajanju.

  4. V polje Oblika oznake vnesite besedilo, ki naj bo prikazano v oznaki. Uporabite lahko poljubno kombinacijo nespremenljivega besedila ali lastnosti dokumentov, razen za izračunane ali vgrajene lastnosti, kot so globalni enolični identifikator (GUID) ali lastnost »Ustvaril«. Če želite začeti novo vrstico, uporabite niz znakov \n.

  5. Izberite pisavo, velikost pisave, slog pisave in poravnavo z besedilo oznake.

  6. V polje Višina vnesite višino oznake v palcih, v polje Širina pa širino oznake.

  7. Kliknite Osveži, da si ogledate spremembe.

  8. Kliknite V redu.

Konfiguriranje upravljanja zapisov na mestu

Ko uporabljate središče z zapisi, delate v zaklenjenem skladišču in lahko z operacijo »Pošlji v« pošiljate zapise v to skladišče.»« Vendar pa lahko za upravljanje zapisov na mestu omogočite poljubno spletno mesto in ga konfigurirate kot sistem za upravljanje zapisov. V primerjavi s središči z zapisi lahko v tej vrsti sistema poleg aktivnih dokumentov shranjujete tudi zapise v prostor, ki omogoča sodelovanje. Med prednostmi uporabe sistema za upravljanje zapisov na mestu so:

  • Zapise je mogoče dodati na več spletnih mest in jih tam upravljati.

  • Če je omogočeno shranjevanje različic, vzdrževanje različic zapisov poteka samodejno.

  • Iskanje prek e-odkrivanja je mogoče hkrati izvajati v zapisih in v aktivnih dokumentih.

  • Omogočen je večji nadzor nad tem, kaj je zapis v organizaciji in kdo ga lahko ustvari.

Konfiguriranje upravljanja zapisov na mestu je sestavljeno iz treh glavnih korakov:

  1. Aktiviranje upravljanja zapisov na mestu na ravni zbirke mest.

  2. Konfiguriranje nastavitev označevanja zapisov na ravni zbirke mest.

  3. Konfiguriranje nastavitev označevanja zapisov na ravni seznama ali knjižnice.

    Opomba : Če želite ročno označiti elemente kot zapise, morate biti sodelavec ali skrbnik.

Na vrh strani

Aktiviranje upravljanja zapisov na mestu na ravni zbirke mest

Prvi korak v konfiguriranju sistema za upravljanje zapisov na mestu je aktiviranje funkcije na ravni zbirke mest. Ko aktivirate funkcijo, se na traku prikaže ukaz Označi/prekliči kot zapis.

Opomba : Če želite izvesti to opravilo, morate biti skrbnik zbirke mest.

  1. Na spletnem mestu na mestu najvišje ravni, kliknite nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 in nato še Nastavitve mesta.

    V skupino povezane SharePoint stran, kliknite Nastavitve, kliknite Vsebina mestain nato še Nastavitve mesta.

  2. V razdelku Skrbništvo zbirke mest kliknite Funkcije zbirke mest.

  3. Ob možnosti Upravljanje zapisov na mestu kliknite Aktiviraj.

Konfiguriranje nastavitev označevanja zapisov na ravni zbirke mest

  1. Na spletnem mestu na mestu najvišje ravni, kliknite nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 in nato še Nastavitve mesta.

    V skupino povezane SharePoint mesta, kliknite Nastavitve, kliknite Vsebina mestain nato še Nastavitve mesta.

  2. V razdelku Skrbništvo zbirke mest kliknite Nastavitve za označevanje zapisa.

  3. Če želite nastaviti omejitev za opravila, ki jih je mogoče izvajati v elementih, ki so označeni kot zapisi, na strani »Nastavitve za označevanje zapisa« izberite eno od možnosti v razdelku Omejitve zapisa.

  4. V razdelku Razpoložljivost označevanja zapisov izberite ali ne ročno deklaracijo zapisov naj bodo na voljo za sezname in knjižnice privzeto. Če izberete ni na voljo v vseh mestih privzetomožnostjo zapisov lahko prijavijo le s pravilnikom ali poteka dela.

  5. V razdelku Vloge označevanja izberite vloge, ki lahko ročno označijo zapise oziroma prekličejo označevanja zapisa.

  6. Izberite V redu.

Konfiguriranje nastavitev označevanja zapisov na ravni seznama ali knjižnice

Če konfigurirate označevanja zapisov za seznam ali knjižnico, si zagotovite večji nadzor nad tem, katere elemente je mogoče označiti kot zapise. Pri konfiguraciji seznama ali knjižnice za označevanje zapisov lahko določite, da so elementi samodejno označeni kot zapisi, ko so dodani na seznam ali v knjižnico.

  1. Na seznamu ali v knjižnici, kjer jo želite konfigurirati nastavitve označevanja zapisov, kliknite zavihek Knjižnica ali seznam na traku in nato kliknite Nastavitve knjižnice ali Nastavitve seznama.

    V storitvi SharePoint Online, kliknite Nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 in nato Nastavitve seznama ali Nastavitve knjižnice.

  2. Na strani »Nastavitve knjižnice dokumentov/seznama« v razdelku Dovoljenja in upravljanje kliknite Nastavitve za označevanje zapisa.

  3. V razdelku Razpoložljivost ročnega označevanja zapisov izberite:

  4. ali želite za seznam ali knjižnico uporabiti privzete nastavitve za označevanje zapisov, ki so uporabljene v zbirki mest,

  5. ali je uporabnikom vedno dovoljeno ročno označevanje elementov kot zapisov za seznam ali knjižnico, in

  6. ali uporabnikom nikoli ni dovoljeno ročno označevanje zapisov na seznamu ali v knjižnici.

  7. V razdelku Samodejno označevanje potrdite polje, ali želite, da so vsi elementi, dodani na seznam ali v knjižnico, samodejno označeni kot zapisi.

  8. Kliknite V redu.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×