Izvažanje podatkov v besedilno datoteko

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Ta tema razlaga izvažanje besedilnih datotek s čarovnikom za izvoz v program Microsoft Office Access 2007. Razlaga tudi shranjevanje podrobnosti o izvozu kot specifikacijo za nadaljnjo uporabo.

Kaj želite narediti?

Razumevanje izvažanja besedilnih datotek

Izvažanje podatkov v besedilno datoteko

Odpravljanje težav pri manjkajočih in nepravilnih vrednostih v besedilni datoteki

Razumevanje izvažanja besedilnih datotek

Podatke lahko izvozite iz programa Office Access 2007 v različnih oblikah, vključno s seznami programov Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Word 2007 in Windows SharePoint Services 3.0. Kljub temu boste morda morali izvoziti podatke v program, ki uporablja obliko datoteke, ki je Access ne podpira. Če v tem primeru ciljni program lahko uporablja besedilne datoteke (.txt), lahko podatke izvozite v tej obliki in nastalo datoteko odprete z drugim programom.

Tabele, poizvedbe, obrazce in poročila lahko izvozite kot besedilne datoteke. Izvozite lahko tudi samo izbrani del pogleda podatkovnega lista. Ko izvozite tabele in poizvedbe, lahko izvozite celoten predmet ali pa samo podatke brez kakršnega koli dodatnega oblikovanja.

Ko je operacija dokončana, Access ustvari besedilno datoteko (.txt). Če se odločite prezreti oblikovanje, lahko ustvarite ločena besedilna datoteka ali besedilna datoteka nespremenljive dolžine. Če se odločite za izvoz oblikovanih podatkov, Access poskuša približati postavitev izvornega predmeta.

Čarovnik za izvoz ustvari te vrste besedilnih datotek:

  • Razmejene datoteke     V razmejeni datoteki se vsak zapis prikaže v svoji vrstici in polja so med seboj ločena z ločilom. Ločilo je lahko kateri koli znak, ki se ne pojavlja v vrednostih, na primer vejica ali podpičje.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep

    Razmejeno datoteko lahko ustvarite samo pri izvozu vsebine tabele ali poizvedbe brez oblikovanja. Razmejena datoteka vsebuje vse zapise in polja temeljnega predmeta. Skriti stolpci in filtrirane vrstice so izvoženi skupaj z vsemi drugimi podatki.

  • Datoteke z nespremenljivo širino     V datotekah z nespremenljivo širino se vsak zapis pojavi v svoji vrstici in širina vsakega polja ostane skladna v zapisih. Z drugimi besedami, dolžina prvega polja vsakega zapisa je lahko vedno sedem znakov, dolžina drugega polja vsakega zapisa je lahko vedno 12 znakov itd. Če se dejanske vrednosti polj od zapisa do zapisa spreminjajo, bodo vrednosti, ki so krajše od zahtevane širine, dopolnjene s končnimi presledki.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

    Datoteko z nespremenljivo širino lahko ustvarite samo pri izvozu vsebine tabele ali poizvedbe brez oblikovanja. Datoteka z nespremenljivo širino vsebuje vse zapise in polja temeljnega predmeta. Skriti stolpci in filtrirane vrstice so izvoženi skupaj z vsemi drugimi podatki.

  • Oblikovane datoteke     V oblikovani datoteki so vezaji (-) in navpične črte (|) uporabljeni za organizacijo vsebine v mreži. Zapisi se pojavijo kot vrstice, polja pa kot stolpci. Imena polj se pojavijo v prvi vrstici.

    --------------------------------------------
    | ID | E-mail Address |
    --------------------------------------------
    | 1 | nancy@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 2 | andrew@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 3 | jan@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 4 | mariya@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 5 | steven@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 6 | michael@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 7 | robert@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 8 | laura@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 9 | anne@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------

    Oblikovano datoteko lahko ustvarite pri izvozu podatkov v tabelo, poizvedbo, obrazec ali poročilo skupaj z oblikovanjem. Oblikovana datoteka vključuje samo tiste zapise in polja, ki so vključeni v izvorni predmet ali prikazani v trenutnem pogledu. Skriti stolpci in filtrirane vrstice niso izvoženi.

Na vrh strani

Izvažanje podatkov v besedilno datoteko

Postopek izvažanja podatkov kot besedilno datoteko ima te korake:

  • Odpiranje in pregled izvorne zbirke podatkov

  • Zagon čarovnika za izvoz

  • Shranjevanje nastavitev izvoza in pregled besedilne datoteke

V teh naborih korakov je razloženo, kako izvesti vsako opravilo.

Odpiranje in pregled izvorne zbirke podatkov

  1. Odprite izvorno zbirko podatkov v Accessu.

  2. V podoknu za krmarjenje izberite predmet s podatki, ki jih želite izvoziti. Izvozite lahko tabelo, poizvedbo, obrazec ali poročilo.

    Opomba : Z eno operacijo izvoza lahko izvozite samo en predmet zbirke podatkov. Ko izvozite obrazec ali podatkovni list, ki vsebuje podobrazce ali podatkovne podliste, je izvožen samo glavni obrazec ali podatkovni list. Operacijo izvoza morate ponoviti za vsak podobrazec ali podatkovni podlist, ki si ga želite ogledati v besedilni datoteki. Ko pa izvozite poročilo, hkrati z glavnim poročilom izvozite tudi podobrazce in podporočila, ki jih glavno poročilo vključuje.

  3. Preglejte izvorne podatke in zagotovite, da ne vsebujejo indikatorjev napak ali vrednosti napak.

    Če podatki vsebujejo napake, jih pred izvažanjem podatkov odpravite. Drugače se bodo v besedilni datoteki pojavile ničelne vrednosti.

  4. Če je izvorni predmet tabela ali poizvedba, se odločite, ali boste podatke izvozili z oblikovanjem predmeta ali brez njega.

    Ta odločitev vpliva na tri vidike končne datoteke  – vrsto besedilne datoteke, ki jo postopek ustvari, količino izvoženih podatkov in obliko prikaza podatkov. Ta tabela opisuje rezultat izvažanja oblikovanih in neoblikovanih podatkov.

Izvoz oblikovan

Izvorni predmet

Končna vrsta datoteke

Polja in zapisi

Oblikovanje

Ne

Mora biti tabela ali poizvedba

Razmejena datoteka ali datoteka z nespremenljivo širino

Izvožena so vsa polja in zapisi v temeljnem predmetu.

Nastavitve lastnosti Oblika so med operacijo izvoza prezrte.

Za polja za iskanje so izvožene samo vrednosti ID-jev za iskanje.

Da

Je lahko tabela, poizvedba, obrazec ali poročilo

Oblikovana datoteka

Izvoženi so samo polja in zapisi, ki so prikazani v trenutnem pogledu ali izvornem predmetu.

Čarovnik upošteva nastavitev lastnosti Oblika vsakega stolpca.

Oblikovanje obogatenega besedila je prezrto.

Za polja za iskanje so izvožene vrednosti iskanja.

Hiperpovezave bodo v besedilni datoteki morda odrezane.

  1. Če želite izvoziti samo del tabele, poizvedbe ali obrazca, odprite predmet v pogledu podatkovnega lista in izberite samo želene zapise.

Na vrh strani

Zagon čarovnika za izvoz.

  1. V podoknu za krmarjenje z desno miškino tipko kliknite izvorni predmet, v priročnem meniju pokažite na Izvozi in nato kliknite Besedilna datoteka Slika gumba .

    -ali-

    Dvokliknite izvorni predmet, če ga želite odpreti (na primer v pogledu podatkovnega lista ali pogledu obrazca), in na kartici Zunanji podatki v skupini Izvozi kliknite Besedilna datoteka.

    Prikaže se pogovorno okno Izvoz - Besedilna datoteka.

  2. V pogovornem oknu Izvoz - Besedilna datoteka sprejmite ali spremenite ime, ki ga za besedilno datoteko predlaga Access.

  3. Če izvažate tabelo ali poizvedbo in želite izvoziti podatke z oblikovanjem in postavitvijo, potrdite potrditveno polje Izvozi podatke z oblikovanjem in postavitvijo. Če izvažate obrazec ali poročilo, je ta možnost vedno izbrana, vendar je zatemnjena.

    Opomba : Če ne potrdite prvega potrditvenega polja, tudi ne morete izbrati drugega ali tretjega.

  4. Če si želite ogledati ciljno besedilno datoteko, ko je operacija izvoza dokončana, potrdite potrditveno polje Odpri ciljno datoteko, ko je operacija izvoza dokončana.

  5. Če je izvor podatkovni list in ste izbrali nekaj zapisov na odprtem podatkovnem listu pred zagonom operacije izvoza, lahko potrdite potrditveno polje Izvozi samo izbrane zapise. Če pa želite izvoziti vse zapise, ki so v pogledu podatkovnega lista, pustite potrditveno polje prazno.

    Opomba : To potrditveno polje ni na voljo (je zatemnjeno), če na izvornem podatkovnem listu ni izbran noben zapis ali če vir ni podatkovni list.

  6. Kliknite V redu.

  7. Če besedilna datoteka, ki ste jo določili v koraku 2, že obstaja, vas Access pozove, da datoteko prepišete. Kliknite Da, če jo želite prepisati, ali Ne, če se želite vrniti v pogovorno okno Izvoz - Besedilna datoteka in določiti drugo ime.

    Pomembno : Podatkov ne morete dodati obstoječi besedilni datoteki.

  8. Če izvažate podatke z oblikovanjem in postavitvijo, morate izbrati kodiranje za shranjevanje datoteke. Sprejmite privzeto kodiranje ali pa izberite želeno možnost in nato kliknite V redu.

    Access izvozi podatke in prikaže stanje na zadnji strani čarovnika. Preskočite v naslednji odsek Shranjevanje specifikacije in pregled besedilne datoteke, če želite nadaljevati.

  9. Če se odločite izvoziti podatke brez oblikovanja ali postavitve, se zažene čarovnik za izvoz besedila in vas pozove, da izberete vrsto besedilne datoteke, ki jo želite ustvariti. Kliknite Razmejeno ali Nespremenljiva širina in nato Naprej.

    Izbira je navadno odvisna od sistema, ki dela z izvoženimi datotekami. Nekateri programi delajo z razmejenimi datotekami in drugi z razmejenimi datotekami ali z datotekami z nespremenljivo širino. Če si morajo uporabniki ogledati podatke, je branje datoteke z nespremenljivo širino bolj preprosto kot branje razmejene datoteke.

  10. Izvedite vsebino enega od teh odsekov glede na izbiro v prejšnjem koraku:

    • Razmejeno   

      • Pod Izberite ločilo, ki deli polja izberite ali določite znak za ločevanje polj.

      • Če želite imena polj vključiti v besedilno datoteko, potrdite potrditveno polje V prvo vrstico vključi imena polj.

      • Na seznamu Kvalifikator besedila izberite kvalifikator besedila (znak za zapiranje besedilnih vrednosti). Če izvorni podatki vključujejo polja z več vrednostmi in če za ločilo izberete podpičje, je izbira kvalifikatorja besedila zelo pomembna, ker zapiranje seznama vrednosti v enojne ali dvojne narekovaje pomaga vrednosti na seznamu vrednosti obdržati skupaj.

    • Nespremenljiva širina   

      • Preglejte in postavite navpične črte, ki ločujejo polja. Po potrebi se pomaknite desno, da boste videli vsa polja.

  11. Na zadnji strani čarovnika lahko uredite ime datoteke in pot za besedilno datoteko ali pa ne spreminjate ničesar in kliknete Naprej.

  12. Kliknite Končaj. Access izvozi podatke in prikaže stanje operacije izvoza na zadnji strani čarovnika.

Na vrh strani

Shranjevanje specifikacije in pregled besedilne datoteke

  1. Na zadnji strani čarovnika za izvoz potrdite potrditveno polje Shranjevanje korakov izvoza.

    Pojavi se seznam dodatnih kontrolnikov.

  2. V polje Shrani kot vnesite ime za izvozno specifikacijo.

  3. Po izbiri vnesite opis v polje Opis.

  4. Kliknite Shrani izvoženo.

    -ali-

    Če želite operacijo izvoza zagnati v nespremenljivih intervalih (na primer tedensko ali mesečno), potrdite potrditveno polje Ustvari Outlookovo opravilo in nato kliknite Shrani izvoženo. To bo ustvarilo opravilo programa Microsoft Office Outlook 2007, ki bo omogočilo zagon specifikacije pozneje.

Če ne ustvarite Outlookovo opravilo, Access shrani specifikacijo. Če se odločite, da ustvarite Outlookovo opravilo, Access prikaže v pogovorno okno ime za izvoz - opravilo . Pojdite na naslednje korake za informacije o uporabi to pogovorno okno.

Opomba : Če Outlook ni nameščen, Access prikaže sporočilo o napaki, ko kliknete Shrani izvoženo. Če Outlook ni ustrezno konfiguriran, se zažene čarovnik za konfiguracijo Outlooka. Upoštevajte navodila čarovnika, če želite konfigurirati Outlook.

Ustvarjanje Outlookovega opravila

  1. V oknu pogovorno okno ime za izvoz - opravilo v Outlooku preglejte in spremenite nastavitve opravila, na primer rok in opomnik.

    Če želite, da se opravilo ponavlja, kliknite Ponavljanje. Ta slika prikazuje razporejevalnik opravil z nekaj običajnimi nastavitvami:

    Razporejevalnik Outlookovih opravil

    Če želite informacije o razporejanju Outlookovih opravil, si oglejte članek Razporejanje uvoza ali izvoza.

  2. Ko končate nastavljanje, kliknite Shrani in zapri.

Zagon shranjenega opravila

  1. V Outlookovem podoknu za krmarjenje kliknite Opravila in nato dvokliknite opravilo, ki ga želite zagnati.

  2. Na kartici Opravilo v skupini Microsoft Office Access kliknite Zaženi izvažanje Slika gumba .

  3. Odprite besedilno datoteko in preverite njeno vsebino.

    Če želite pomoč pri odpravljanju težav pri manjkajočih in nepravilnih vrednostih, si oglejte naslednji odsek.

Na vrh strani

Odpravljanje težav pri manjkajočih in nepravilnih vrednostih v besedilni datoteki

Ta tabela opisuje različne načine odpravljanja pogostih napak.

Namig : Če ugotovite, da manjka samo nekaj vrednosti, jih popravite v datoteki programa Office Excel 2007. Drugače popravite izvorni predmet v Accessovi zbirki podatkov in nato ponovite operacijo izvoza.

Težava

Opis

Manjkajoča imena polj

V datoteki z nespremenljivo širino manjkajo imena polj. V besedilno datoteko jih dodajte ročno. Razmejena datoteka vključuje imena polj, če v čarovniku potrdite potrditveno polje V prvo vrstico vključi imena polj.

Prikaz polj z več vrednostmi

Privzeto so polja, ki podpirajo več vrednosti, izvožena kot seznam vrednosti, ki so ločene s podpičji (;) ter zaprte v dvojne narekovaje (""). Če ste za ločilo polja nastavili podpičje in kvalifikator besedila spremenili v Brez, se lahko vsaka vrednost na seznamu z več vrednostni lahko prikaže, kot da pripada posameznemu polju. Spremenite nastavitve ločila in znova zaženite operacijo izvoza ali pa vrednosti polj z več vrednostmi v besedilni datoteki ročno zaprite v dvojne narekovaje.

Manjkajoče slike, predmeti in priloge

Grafični elementi (na primer logotipi, vsebine polj predmeta OLE in priloge, ki so del izvornih podatkov) niso izvoženi.

Manjkajoči predmet programa Graph

Ko izvozite obrazec ali poročilo, ki vsebuje predmet programa Microsoft Graph, predmet programa Graph ni izvožen.

Manjkajoči izrazi

Izrazi, ki se uporabljajo za izračun vrednosti, niso izvoženi v besedilno datoteko. Izvoženi so samo rezultati izrazov. Besedilni datoteki ročno dodajte formulo, ko je operacija izvoza dokončana.

Manjkajoči podobrazci in podatkovni podlisti

Ko izvozite obrazec ali podatkovni list, je izvožen samo glavni obrazec ali podatkovni list. Operacijo izvoza ponovite za vsak želeni podobrazec in podatkovni podlist.

Vrednosti 1 in 0 se pojavita v poljih »Da/ne«

Ko podatke izvozite v razmejeno datoteko ali datoteko z nespremenljivo širino, se vrednosti v poljih »Da/ne« pojavijo kot 1 (Resnično ali Da) in 0 (Neresnično ali Ne). V besedilni datoteki izvedite operacijo iskanja in zamenjave, če želite popraviti vrednosti.

Ničelne vrednosti

Preverite izvorno datoteko, da vidite, ali se ustrezna vrednost pojavi pravilno v izvornem polju. Če najdete napačno ali nepodprto vrednost, popravite vir in nato poskusite izvoziti znova.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×