Izvažanje podatkov v Word

Izvažanje podatkov v Word

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Podatke iz zbirke podatkov programa Microsoft Office Access 2007 lahko izvozite v dokument programa Microsoft Office Word 2007 s čarovnikom za izvoz. Ta članek razlaga uporabo čarovnika za izvoz in shranjevanje nastavitev za izvoz kot specifikacijo za vnovično uporabo.

V tem članku

Izvažanje podatkov v Word: osnove

Izvažanje podatkov v Word

Razumevanje, kako Access izvozi predmetov v Wordu

Na vrh strani

Izvažanje podatkov v Word: osnove

V program Office Word 2007 lahko izvozite tabelo, poizvedbo, obrazec ali poročilo. Ko izvozite predmet s čarovnikom za izvoz, program Office Access 2007 ustvari kopijo podatkov predmeta v datoteki z obogatenim besedilom programa Microsoft Word (*.rtf). Vidna polja in zapisi za tabele, poizvedbe in obrazce se v Wordovem dokumentu pojavijo kot tabela. Ko izvozite poročilo, čarovnik izvozi podatke poročila in postavitev  – Wordov dokument poskuša narediti čim bolj podoben poročilu.

  • Zagon operacije iz programa Access    Če želite podatke izvoziti iz Accessa v Word, morate delati v Accessu. V Wordu ni nobene funkcije za uvažanje podatkov iz Accessove zbirke podatkov. V Accessu tudi ne morete shraniti Accessove zbirke podatkov ali tabele kot Wordov dokument z ukazom Shrani kot.

  • Predmeti, ki jih lahko izvozite    Izvozite lahko tabelo, poizvedbo, obrazec ali poročilo. Izvozite lahko tudi samo zapise, izbrane v pogledu. Ne morete pa izvoziti makrov in modulov. Ko izvozite obrazec ali podatkovni list, ki vsebuje podobrazce ali podatkovne podliste, je izvožen samo glavni obrazec ali podatkovni list. Operacijo izvoza morate ponoviti za vsak podobrazec in podatkovni podlist, ki si ga želite ogledati v Wordu. Ko pa izvozite poročilo, hkrati z glavnim poročilom izvozite tudi podobrazce in podporočila, ki jih poročilo vključuje.

  • Rezultat operacije    Čarovnik za izvoz vedno izvozi oblikovane podatke. To pomeni, da so skupaj z nastavitvami oblike prikaza izvožena samo polja in zapisi, ki so vidni v predmetu ali pogledu. Stolpci in zapisi, ki so skriti zaradi nastavitev filtra, niso izvoženi. Pri izvozu poročila se ohrani tudi njegova postavitev.

  • Spajanje z obstoječim dokumentom    Ko iz Accessa izvažate v Wordov dokument, so podatki vedno izvoženi v novo Wordovo datoteko. Če želite, da bodo podatki vstavljeni v obstoječi Wordov dokument, jih morate iz Accessa najprej izvoziti v nov Wordov dokument in jih nato od tam kopirati in prilepiti v obstoječi dokument. Druga možnost je, da vrstice kopirate neposredno iz Accessove tabele, poizvedbe, obrazca ali poročila in jih prilepite v obstoječi dokument.

Na vrh strani

Izvažanje podatkov v Word

Postopek izvažanja podatkov v Wordov dokument ima te korake:

  • Priprava izvornih podatkov za izvažanje. V tem koraku zagotovite, da podatki ne vsebujejo napak, in se odločite, ali boste izvozili nekaj podatkov ali vse podatke v izvorni tabeli.

  • Zagon čarovnika za izvoz

  • Po izbiri shranjevanje nastavitev kot izvozno specifikacijo za vnovično uporabo.

V teh odsekih je po korakih razloženo, kako se izvajajo posamezna opravila.

Priprava na izvažanje

  1. Odprite izvorno zbirko podatkov.

  2. V podoknu za krmarjenje izberite predmet s podatki, ki jih želite izvoziti.

    Izvozite lahko tabelo, poizvedbo, obrazec ali poročilo.

  3. Preglejte izvorne podatke in zagotovite, da ne bodo vsebovali indikatorjev napak (zeleni trikotniki) ali vrednosti napake, na primer #Num.

    Zagotovite, da so odpraviti morebitne napake, preden izvozite podatke v Word. V nasprotnem primeru boste našli, da so takšne vrednosti, zamenjane z ničelno vrednost.

  4. Če ciljni Wordov dokument obstaja in je odprt, ga pred nadaljevanjem zaprite. Čarovnik vas pred prepisom dokumenta pozove.

    Opomba : Podatkov ne morete dodati obstoječemu Wordovemu dokumentu.

  5. Če želite izvoziti samo del tabele, poizvedbe ali obrazca, v zbirki podatkov odprite predmet in izberite samo želene zapise.

Izvažanje podatkov

  1. Na zavihku Zunanji podatki v skupini izvoz kliknite Word. Slika gumba

    Opomba : Ukaz Izvozi je na voljo samo, ko je zbirka podatkov odprta.

  2. V čarovniku za izvoz določite ime ciljne datoteke.

  3. Čarovnik vedno izvozi oblikovane podatke. Če si želite Wordov dokument ogledati, ko je operacija izvoza dokončana, potrdite potrditveno polje Odpri ciljno datoteko, ko je operacija izvoza dokončana.

  4. Če ste izbrali zapise, ki jih želite izvoziti, pred zagonom operacije izvoza, lahko potrdite potrditveno polje Izvozi samo izbrane zapise. Če pa želite izvoziti vse zapise v pogledu, pustite potrditveno polje prazno.

    Opomba : To potrditveno polje ni na voljo (zasenčeno), če ni izbran noben zapis.

  5. Kliknite V redu.

  6. Če ciljni dokument obstaja, ste pozvani, da kliknete Da, če želite datoteko prepisati. Kliknite Ne, če želite spremeniti ime ciljne datoteke, in nato znova kliknite V redu.

Access izvozi podatke in odpre ciljni dokument v Wordu, odvisno od možnosti izvažanja, ki ste jih navedli v čarovniku. Access tudi prikaže stanje operacije na zadnji strani čarovnika. Pojdite na naslednje korake, če želite shraniti nastavitve za uvoz za vnovično uporabo.

Shranjevanje nastavitev za izvoz

  1. Na zadnji strani čarovnika za izvoz potrdite potrditveno polje Shranjevanje korakov izvoza.

    Pojavi se seznam dodatnih kontrolnikov.

  2. V polje Shrani kot vnesite ime za izvozno specifikacijo.

  3. Po izbiri vnesite opis v polje Opis.

  4. Kliknite Shrani izvoženo.

    -ali-

    Če želite operacijo izvoza zagnati v nespremenljivih intervalih (na primer tedensko ali mesečno), potrdite potrditveno polje Ustvari Outlookovo opravilo in nato kliknite Shrani izvoženo. To bo ustvarilo opravilo programa Microsoft Office Outlook 2007, ki bo omogočilo zagon specifikacije pozneje.

Če ne ustvarite Outlookovo opravilo, Access shrani specifikacijo. Če se odločite, da ustvarite Outlookovo opravilo, Access prikaže v pogovorno okno ime za izvoz - opravilo . Pojdite na naslednje korake za informacije o uporabi to pogovorno okno.

Opomba : Če Outlook ni nameščen, Access prikaže sporočilo o napaki, ko kliknete Shrani izvoženo. Če Outlook ni ustrezno konfiguriran, se zažene čarovnik za konfiguracijo Outlooka. Upoštevajte navodila čarovnika, če želite konfigurirati Outlook.

Ustvarjanje Outlookovega opravila

  1. V oknu pogovorno okno ime za izvoz - opravilo v Outlooku preglejte in spremenite nastavitve opravila, na primer rok in opomnik.

    Če želite, da se opravilo ponavlja, kliknite Ponavljanje. Ta slika prikazuje razporejevalnik opravil z nekaj običajnimi nastavitvami:

    Razporejevalnik Outlookovih opravil

    Več informacij o načrtovanje Outlookova opravila, si oglejte članek razporejanje uvoza ali izvoza.

  2. Ko končate nastavljanje, kliknite Shrani in zapri.

Zagon shranjenega opravila

  1. V Outlookovem podoknu za krmarjenje kliknite Opravila in nato dvokliknite opravilo, ki ga želite zagnati.

  2. Na zavihku opravilo v skupini Microsoft Office Access kliknite Zaženi izvažanje Slika gumba .

  3. Odprite besedilno datoteko in preverite njeno vsebino.

    Če želite pomoč pri odpravljanju težav pri manjkajočih in nepravilnih vrednostih, si oglejte naslednji odsek.

Na vrh strani

Razumevanje, kako Access izvaža podatke v Word

Ta tabela opisuje, kako Access izvaža različne predmete in vrednosti v Word, kar vam lahko pomaga pri določanju napake, če operacija izvoza ne deluje po vaših pričakovanjih.

Element

Kaj je treba upoštevati pri izvozu

Imena polj

Ko izvozite tabelo, poizvedbo ali obrazec, so imena polj nameščena v prvo vrstico tabele v Wordovem dokumentu. Ko izvozite poročilo, je postavitev imen polj v Wordovem dokumentu drugačna od postavitve poročila.

Polja z več vrednostmi

Polje v Accessu, ki podpira več vrednosti, je izvoženo v en stolpec v Wordu. Vrednosti so med seboj ločene z vejicami (,).

Slike, predmeti in priloge

Vsi grafični elementi  – logotipi, podatki v poljih predmeta OLE in priloge, ki so del izvornih podatkov  – niso izvoženi.

Grafikoni

Predmeti programa Microsoft Graph niso izvoženi.

Izrazi

Izrazi niso izvoženi v Wordov dokument. Izvoženi so samo rezultati izrazov.

Podobrazci in podatkovni podlisti

Ko izvozite obrazec ali podatkovni list, je izvožen samo glavni obrazec ali podatkovni list. Operacijo izvoza morate ponoviti za vsak podobazec in podatkovni podlist.


Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×