Izvažanje podatkov v Excel

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Čarovnik za izvoz omogoča izvoz podatkov iz Accessove zbirke podatkov v obliko zapisa datoteke, ki jo je mogoče odpreti v Excelu. V tem članku najdete navodila za pripravo in izvoz podatkov v Excel ter nekatere nasvete za odpravljanje pogostih težav.

V tem članku

Izvažanje podatkov v Excel: osnove

Priprava na izvoz

Zagon izvoza

Shranjevanje specifikacije izvoza

Zagon shranjenega izvoza

Odpravljanje težav pri manjkajočih in nepravilnih vrednostih

Izvažanje podatkov v Excel: osnove

Ko izvozite podatke v Excel, ustvari Access kopijo izbranih podatkov in nato shrani kopirane podatke v datoteko, ki jo lahko odprete v Excelu. Če pogosto kopirate podatke iz Accessa v Excel, lahko podrobnosti izvoza shranite za prihodnjič in celo načrtujete izvoz, da se samodejno zažene ob določenih intervalih.

Pogosti primeri pri izvažanju podatkov v Excel

  • Vaš oddelek ali delovna skupina za delo s podatki uporablja Access in Excel. Vi podatke shranjujete v Accessove zbirke podatkov, vendar za analizo podatkov in razdeljevanje rezultatov analize uporabljate Excel. Vaši sodelavci trenutno podatke izvažajo v Excel, če in ko je to potrebno, vi pa želite izboljšati učinkovitost tega postopka.

  • Ste dolgoletni uporabnik Accessa, vaš vodja pa s podatki raje dela v Excelu. Vi podatke redno kopirate v Excel, vendar želite ta postopek avtomatizirati, da bi prihranili čas.

Več o izvažanju podatkov v Excel

  • Access ne vključuje ukaza »Shrani kot« za obliko zapisa Excela. Če želite kopirati podatke v Excel, uporabite funkcijo izvoza, opisano v tem članku, ali pa kopirajte podatke iz Accessa v odložišče in jih prilepite v Excelovo preglednico.

  • Izvozite lahko tabelo, poizvedbo, obrazec ali poročilo. Lahko pa izvozite tudi izbrane zapise v pogled z več zapisi, na primer podatkovni list.

  • Microsoft Excel vsebuje ukaz za uvoz podatkov iz Accessove zbirke podatkov. Ta ukaz lahko uporabite namesto ukaz izvozi v Access; vendar pa Excel ukaz Uvozi le vam omogoča, da uvoz tabel ali poizvedb. Če želite več informacij, glejte članek pomoči Excel povezava (uvoz) zunanjih podatkov.

  • Makrov ali modulov ne morete izvoziti v Excel. Ko izvozite obrazec, poročilo ali podatkovni list, ki vsebuje podobrazce, podporočila ali podatkovne podliste, je izvožen samo glavni obrazec, poročilo ali podatkovni list. Izvoz morate ponoviti za vsak podobrazec, podporočilo ali podatkovni podlist, ki ga želite izvoziti v Excel.

  • Z enim izvozom lahko izvozite samo en predmet zbirke podatkov. Več delovnih listov v Excelu pa lahko spojite, ko dokončate posamezne izvoze.

Vrh dokumenta

Priprava na izvoz

Preden izvedete izvozni postopek, je dobro, če želite pregledati podatke, ki jih želite izvoziti, se prepričajte, da ne vsebuje vse indikatorji napak ali vrednosti napak. Če morebitne napake, poskusite odpraviti te preden izvozite podatke v Excel. V nasprotnem primeru lahko pride do težav med operacijo izvoza in ničelne vrednosti morda vstavljena v celicah na Excelovem delovnem listu. Če želite več informacij o težavah, ki se lahko pojavijo pri izvozu v Excel, glejte razdelek Odpravljanje težav pri manjkajočih in nepravilnih vrednostih.

Če je izvorni predmet tabela ali poizvedba, izberite, ali želite podatke izvoziti z njihovim oblikovanjem ali brez njega. Ta odločitev vpliva na dva vidika nastalega delovnega zvezka – količino podatkov, ki je izvožena, in na obliko prikaza podatkov. V tej tabeli je opisan rezultat izvoza oblikovanih in neoblikovanih podatkov.

Izvoz

Izvorni predmet

Polja in zapisi

Oblikovanje

Brez oblikovanja

Tabela ali poizvedba

Opomba : Obrazcev in poročil ni mogoče izvoziti brez njihovega oblikovanja.

Izvožena so vsa polja in zapisi v temeljnem predmetu.

Nastavitve lastnosti oblika so med postopkom prezrte.

Za polja za iskanje so izvožene samo vrednosti ID-jev za iskanje.

Za polja hiperpovezave je vsebina izvožena v obliki besedilnega stolpca, ki prikazuje povezave v obliki BesediloPrikaza #address #.

Z oblikovanjem

Tabela, poizvedba, obrazec ali poročilo

Izvoženi so samo polja in zapisi, ki so prikazani v trenutnem pogledu ali predmetu. Filtrirani zapisi, skriti stolpci na podatkovnem listu in polja, ki v obrazcu ali poročilu niso prikazana, niso izvožena.

Čarovnik upošteva nastavitve lastnosti oblika.

Za polja za iskanje so izvožene vrednosti iskanja.

Za polja hiperpovezave so vrednosti izvožene kot hiperpovezave.

Za polja z obogatenim besedilom je izvoženo besedilo, oblikovanje pa ne.

  1. Izberite ciljni delovni zvezek in obliko zapisa datoteke. Poročila lahko izvozite v starejši obliki zapisa datoteke *.xls , ne v novejši obliki zapisa *.xlsx.

    Med izvozom vas Access pozove, da navedete ime ciljnega delovnega zvezka. V tej tabeli je povzetek, kdaj je bil delovni zvezek ustvarjen (če še ne obstaja) in kdaj je bil prepisan (če že obstaja).

Če ciljni delovni zvezek

In je izvorni predmet

Vi pa želite izvoziti

Potem

Ne obstaja

Tabela, poizvedba, obrazec ali poročilo

Podatke z ali brez oblikovanja

Je delovni zvezek ustvarjen med operacijo izvoza.

Že obstaja

Tabela ali poizvedba

Podatke, vendar ne oblikovanja

Delovni zvezek ni prepisan. V delovni zvezek je dodan nov delovni list in je poimenovan po predmetu, iz katerega so izvoženi podatki. Če delovni list z istim imenom v delovnem zvezku že obstaja, vas Access pozove, da vsebino ustreznega delovnega lista zamenjate ali pa za nov list navedete drugo ime.

Že obstaja

Tabela, poizvedba, obrazec ali poročilo

Podatke, vključno z oblikovanjem

Izvoženi podatki prepišejo delovni zvezek. Vsi obstoječi delovni listi so odstranjeni in ustvarjen je nov delovni list z istim imenom, kot ga ima izvoženi predmet. Podatki na Excelovem delovnem listu podedujejo nastavitve oblike izvornega predmeta.

Podatki so vedno dodani na nov delovni list. Podatkov ne morete dodati nobenemu obstoječemu delovnemu listu ali imenovanemu obsegu.

Vrh dokumenta

Zagon izvoza

  1. Če je ciljni Excelov delovni zvezek odprt, ga pred nadaljevanjem zaprite.

  2. V podoknu za krmarjenje izvorne zbirke podatkov izberite predmet, ki ga želite izvoziti.

    Izvažanje le dela podatkov

    Če je predmet tabela, poizvedba ali obrazec in želite izvoziti samo del podatkov, predmet odprite v pogledu podatkovnega lista in izberite želene zapise.

    Če želite odpreti obrazec v pogledu podatkovnega lista:   

    1. Dvokliknite obrazec, da ga odprete.

    2. Z desno tipko miške kliknite Pogled podatkovnega lista. Če ta možnost ni na voljo:

      1. Kliknite Pogled načrta.

      2. Pritisnite tipko F4, da prikažete podokno opravil »List z lastnostmi«.

      3. Na vrhu lista z lastnostmi na spustnem seznamu izberite Obrazec.

      4. Na zavihku »Oblika« lista z lastnostmi nastavite možnost Dovoli pogled podatkovnega lista na Da.

      5. Na zavihku Načrt v skupini Pogledi kliknite Pogled podatkovnega lista.

        Opomba : Ne morete izvoziti samo dela poročila. Lahko pa izberete ali odprete tabelo ali poizvedbo, na kateri temelji poročilo, in nato izvozite del podatkov v tem predmetu..

  3. Na zavihku Zunanji podatki v skupini izvoz kliknite Excel.

  4. V pogovornem oknu Izvoz – Excelova preglednica si oglejte predlagano ime datoteke za Excelov delovni zvezek (Access uporabi ime izvornega predmeta). Ime datoteke lahko spremenite.

  5. V polju Oblika zapisa datoteke izberite želeno obliko zapisa datoteke.

  6. Če izvažate v tabelo ali poizvedbo in jo želite izvoziti oblikovani podatki, izberite Izvozi podatke z oblikovanjem in postavitev. Če želite več informacij, si oglejte v razdelku Priprava na izvoz.

    Opomba : Če izvažate obrazec ali poročilo, je ta možnost vedno izbrana, vendar ni na voljo (je zatemnjena).

  7. Če si želite po dokončanem izvozu ogledati ciljni Excelov delovni zvezek, potrdite Odpri ciljno datoteko, ko je operacija izvoza dokončana.

    Če je izvorni predmet odprt in ste pred zagonom izvoza v pogledu izbrali več zapisov, izberite Izvozi samo izbrane zapise. Če želite izvoziti vse zapise, prikazane v pogledu, pustite potrditveno polje prazno.

    Opomba : To potrditveno polje ni na voljo (zatemnjeno), če ni izbran noben zapis.

  8. Kliknite V redu.

    Če izvoz zaradi napake ne uspe, Access prikaže sporočilo z opisom vzroka napake. Sicer pa Access izvozi podatke in glede na izbiro v koraku 7 odpre ciljni delovni zvezek v Excelu. Access nato prikaže pogovorno okno, kjer lahko ustvarite specifikacijo, ki uporabi podrobnosti iz izvoza.

Vrh dokumenta

Shranjevanje specifikacije izvoza

  1. Kliknite Da, če želite shraniti podrobnosti o izvozu za nadaljnjo uporabo.

    Če shranite podrobnosti, lahko v prihodnje ponovite isti izvoz, ne da bi pri tem morali vsakič ponoviti vse korake čarovnika.

  2. V polje Shrani kot vnesite ime za specifikacijo izvoza. Če želite, vnesite opis v polje Opis.

  3. Če imate v računalniku nameščen Microsoft Outlook in želite izvažati podatke v vnaprej določenih časovnih intervalih (na primer tedensko ali mesečno), potrdite polje Ustvari Outlookovo opravilo.

    Na ta način ustvarite opravilo v Outlooku, ki omogoča izvoz podatkov, če kliknete gumb v Outlooku.

  4. Kliknite Shrani izvoz.

    Če je Outlook nameščen, ga Access zažene.

    Opomba : Če Outlook ni nameščen, se prikaže sporočilo o napaki. Če Outlook ni pravilno konfiguriran, se zažene čarovnik za zagon Outlooka. Pri konfiguriranju Outlooka upoštevajte navodila čarovnika..

    V Outlooku si oglejte in uredite nastavitve opravila (na primer Rok in Opomnik).

    Če želite, da se to opravilo ponavlja, kliknite Ponavljanje in izpolnite podrobnosti.

  5. Kliknite Shrani in zapri.

Vrh dokumenta

Zagon shranjenega izvoza

  1. V Outlookovem podoknu za krmarjenje kliknite Opravila in nato dvokliknite opravilo, ki ga želite zagnati.

  2. Na zavihku Opravilo v skupini Microsoft Office Access kliknite Zaženi uvažanje.

  3. V Excelu odprite ciljni delovni zvezek in nato preverite, ali so bili vsi podatki kopirani v prave celice.

    Če se odločite, da boste v obstoječi delovni zvezek kopirali samo podatke, oblikovanja pa ne, bo delovni zvezek morda vseboval več delovnih listov. Poiščite list, ki ustreza operaciji izvoza, in preglejte celice na tem listu.

Vrh dokumenta

Odpravljanje težav pri manjkajočih in nepravilnih vrednostih

Ta tabela opisuje različne načine odpravljanja pogostih napak.

Namig : Če ugotovite, da manjka samo nekaj vrednosti, jih popravite v Excelovem delovnem zvezku. Drugače popravite izvorni predmet v Accessovi zbirki podatkov in nato ponovite izvoz..

Težava

Opis in rešitev

Izračunana polja

Rezultati izračunanih polj so izvoženi, osnovni izrazi, ki izvedejo izračune, pa niso.

Polja z več vrednostmi

Polja, ki podpirajo več vrednosti, so izvožena kot seznam vrednosti, ki so med seboj ločene s podpičji (;).

Slike, predmeti in priloge

Grafični elementi (na primer logotipi, vsebine polj predmeta OLE in priloge, ki so del izvornih podatkov) niso izvoženi. Delovnemu listu jih dodajte ročno, ko je operacija izvoza dokončana.

Grafikon

Ko izvozite obrazec ali poročilo, ki vsebuje predmet programa Microsoft Graph, grafikon ni izvožen.

Podatki v napačnem stolpcu

Včasih so ničelne vrednosti na nastalem delovnem listu zamenjane s podatki, ki bi morali biti v naslednjem stolpcu.

Manjkajoče datumske vrednosti

Datumske vrednosti pred 1. januarjem 1900 niso izvožene. Ustrezne celice na delovnem listu bodo vsebovale ničelno vrednost.

Manjkajoči izrazi

Izrazi, ki se uporabljajo za izračun vrednosti, niso izvoženi v Excel. Izvoženi so samo rezultati izračunov. Po dokončanem izvozu formulo ročno dodajte v Excelov delovni zvezek.

Manjkajoči podobrazci, podporočila in podatkovni podlisti

Ko izvozite obrazec, poročilo ali podatkovni list, je izvožen samo glavni obrazec, poročilo ali podatkovni list. Izvoz morate ponoviti za vsak podobrazec, podporočilo in podatkovni podlist, ki ga želite izvoziti.

Manjkajoči ali nepravilno oblikovani stolpci

Če na nastalem delovnem listu noben stolpec ni oblikovan, ponovite izvoz in se prepričajte, da ste v čarovniku potrdili potrditveno polje Izvozi podatke z oblikovanjem in postavitvijo. Če pa so nekateri stolpci oblikovani drugače od različic v izvornem predmetu, v Excelu ročno uporabite želeno oblikovanje.

Oblikovanje stolpca v Excelu

  1. Odprite ciljni Excelov delovni zvezek in nato prikažite delovni list, ki vsebuje izvožene podatke.

  2. Z desno tipko miške kliknite stolpec ali izbrani obseg celic in nato kliknite Oblikuj celice.

  3. Na zavihku Številke v razdelku Kategorije izberite obliko zapisa, na primer Besedilo, Številka, Datum ali Čas.

  4. Kliknite V redu.

Vrednost »#« v stolpcu

Morda boste v stolpcu videli vrednost #, ki v obrazcu ustreza polju »Da/ne«. To je lahko rezultat tega, da ste izvoz zagnali iz podokna za krmarjenje ali v pogledu obrazca. Če želite to težavo odpraviti, odprite obrazec v pogledu podatkovnega lista pred izvozom podatkov.

Indikatorji napak ali vrednosti napake

Preglejte celice, če vsebujejo indikatorje napak (zeleni trikotniki v kotih) ali vrednosti napak (nizi, ki se namesto z ustreznimi podatki začnejo z znakom #).

Vrh dokumenta

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×