Izboljšanje učinkovitosti vnosa podatkov s polji za iskanje

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Učinkovitost postopka vnosa podatkov v zbirki podatkov lahko izboljšate tako, da v Microsoft Office Accessovih tabelah ustvarite polje za iskanje. V polju za iskanje je lahko prikazana uporabniku prijazna vrednost, ki je vezana na drugo vrednost v izvorni tabeli s podatki ali na seznamu vrednosti. V polju za iskanje je lahko na primer prikazano ime stika, ki je vezano na ustrezno številko ID stika v drugi tabeli, poizvedbi ali na seznamu.

V tem članku so razložene vrste polj za iskanje ter kdaj in kako ustvariti vsako od teh vrst.

Kaj želite narediti?

Izbiranje vrste polja za iskanje

Ustvarjanje polj za iskanje

Kdaj uporabiti več vrednosti v polju za iskanje

Odstranjevanje lastnosti za iskanje

Izbiranje vrste polja za iskanje

V polju za iskanje je prikazan seznam vrednosti, med katerimi lahko uporabnik izbira. Na ta način je vnos podatkov hitrejši in točnejši. Če podatki, ki jih vnašate v polje, že obstajajo v drugi tabeli, vam jih ni treba znova vnašati. Tako se izognete podvajanju podatkov in morebitnim napakam. Polja za iskanje so lahko preprosta ali zahtevna. Preprosta polja za iskanje omogočajo shranjevanje ene vrednosti, medtem ko lahko v zahtevna polja ali polja za iskanje z več vrednostmi shranite več vrednosti, ki so prikazane v kombiniranem polju ali kontrolniku polja s seznamom. Za vsak vnos v polje z več vrednostmi je prikazana vrednost »poiskana« na podlagi ustrezne vezane vrednosti. Ko si polje za iskanje ogledujete ali do njega dostopate na podatkovnem listu, se to polje imenuje stolpec za iskanje. Ustvarite lahko dve vrsti polj za iskanje: seznam za iskanje in seznam vrednosti.

Uporaba seznama za iskanje

Ko polje za iskanje temelji na seznamu za iskanje, polje pridobi podatke iz obstoječe tabele ali poizvedbe v zbirki podatkov. Pri tej vrsti iskanja so tabele sorodne. Ko torej pride do spremembe vrednosti v viru podatkov, so trenutni podatki na voljo v polju za iskanje.

Uporaba seznama vrednosti za iskanje

Ko polje za iskanje temelji na seznamu vrednosti za iskanje, polje za iskanje pridobi podatke s seznama vrednosti, ki jih vnesete, ko ustvarite polje. Ta vrsta polja je najbolj uporabna, ko imate omejen nabor vrednosti, ki se ne spreminjajo pogosto.

Ustvarjanje polj za iskanje

Polje za iskanje lahko ustvarite v pogledu načrta ali pogledu podatkovnega lista. Če želite obstoječe polje spremeniti v polje za iskanje, v pogledu načrta spremenite vrsto podatkov. Če želite dodati novo polje za iskanje, za vir podatkov polja za iskanje uporabite bodisi obstoječo tabelo bodisi poizvedbo, lahko pa tudi ustvarite lasten seznam vrednosti. V spodnjih razdelkih sta razložena oba načina ustvarjanja polja za iskanje.

Ustvarjanje polja za iskanje na podlagi tabele ali vira podatkov poizvedbe

  1. Odprite tabelo v pogledu podatkovnega lista in kliknite glavo stolpca, kjer želite ustvariti polje za iskanje.

  2. Kliknite iskanje in relacija podatkovni tip.

    Pogled polja za iskanje

  3. V čarovniku za iskanje potrdite Polje za iskanje naj pridobi vrednosti iz druge tabele ali poizvedbe in kliknite Naprej.

Opomba : Če je polje za iskanje povezano s SharePointovim seznamom, je treba podatke spremeniti tudi na njem.

  1. Če želite izbrati vir vrednosti polja za iskanje, izberite med možnostmi Tabele, Poizvedbe ali Oboje.

Če je bil program oblikovan za splet, izvirna tabela pa je v načinu odjemalca, mora imeti številski primarni ključ. V nasprotnem primeru Access prikaže sporočilo o napaki. V tem primeru morate najprej v pogledu načrta ustvariti številski primarni ključ za tabelo, nato pa v spletnem načinu ustvariti polje za iskanje. Če želite več informacij o načrtovanju tabele v spletnem načinu, glejte Ustvarjanje zbirke podatkov za skupno rabo v spletu.

  1. Na seznamu izberite tabelo ali poizvedbo in nato kliknite Naprej.

  2. Na seznamu Polja, ki so na voljo izberite polje, ki ga želite dodati, nato pa kliknite gumb »>«, da ga dodate na seznam Izbrana polja. Preverite, ali so izbrana polja prikazana na seznamu Izbrano polje. Ponavljajte korake, dokler ne dodate vseh želenih polj, nato pa kliknite Naprej.

  3. Če ste izbrali več polj in želite določiti možnosti razvrščanja za polje za iskanje, izberite puščico navzdol ob prvem polju za razvrščanje, nato pa kliknite ime polja, po katerem želite razvrstiti vrednosti.

  4. Če želite spremeniti vrstni red razvrščanja, kliknite gumb Naraščajoče in nato še Naprej.

  5. Če želite prilagoditi širino polja za iskanje, z miško povlecite stolpec na želeno širino in kliknite Naprej.

Opomba : Širino stolpca polja za iskanje lahko prilagodite, toda če polje tako zožite, da ni več vidno, ne bo prikazano.

Namig : Polje Skrij stolpec s ključem naj bo potrjeno, tako da bodo vsi, ki bodo uporabljali stolpec za iskanje, videli v polju le vrednosti, ki želite, da jih vidijo, ne bodo pa videli vrednosti v polju primarnega ključa.

  1. Vnesite ime oznake za polje za iskanje.

  2. Če želite ustvariti polje za iskanje z več vrednostmi, potrdite polje Dovoli več vrednosti.

Opomba : Če želite omogočiti shranjevanje več vrednosti, mora biti potrjeno polje Dovoli več vrednosti. Glejte razdelek Kdaj dovoliti več vrednosti v polju za iskanje.

V čarovniku za iskanje izberite možnost iskanja več vrednosti

  1. Kliknite Dokončaj, kliknite zavihek Datoteka in nato kliknite Shrani.

Namig : Preverjanje ali spreminjanje lastnosti polja za iskanje, Odpri tabelo v pogledu načrta in lastnosti, ki so na voljo na zavihku »Iskanje« v razdelku Lastnosti polja.

Uporaba tabele ali poizvedbe kot vir podatkov za polje za iskanje

Na vrh strani

Ustvarjanje polja za iskanje, ki temelji na seznamu vrednosti

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo, s katero želite delati, in nato še Pogled načrta.

  2. Kliknite celico v stolpcu Vrsta podatkov , ki se nanaša na stolpec, ki ga želite določiti kot polja za iskanje, kliknite puščico dol in izberite podatkovni tip, in nato kliknite Čarovnik za iskanje.

Opomba : Če Access prikaže sporočilo, da ni mogoče zagnati čarovnika za iskanje, spremenite vrsto podatkov polja.

  1. V čarovniku za iskanje izberite Vnesel bom vrednosti, ki jih sam hočem in nato kliknite Naprej.

  2. Na naslednji strani čarovnika vnesite število stolpcev, ki jih želite na seznamu za iskanje.

Opomba : Širino stolpca polja za iskanje lahko prilagodite, toda če polje tako zožite, da ni več vidno, ne bo prikazano.

  1. Vnesite vrednosti, ki ga želite prikazana na seznamu za iskanje, in nato kliknite naslednji.

Seznam vrednosti lahko urejate neposredno v polju z besedilom Vir vrstic v lastnostih polja »Iskanje«.

  1. Če ste v 4. koraku določili več kot en stolpec, se morate odločiti, s katerim stolpcem želite enolično identificirati posamezno vrednost. V polju Polja, ki so na voljo dvokliknite stolpec, s katerim želite enolično identificirati posamezno vrednost, in kliknite Naprej.

Opomba : Če ste v 4. koraku določili samo en stolpec, ta korak ni prikazan.

  1. Na naslednji strani čarovnika vnesite ime oznake polja za iskanje.

  2. Če ustvarjate polje za iskanje z več vrednostmi, potrdite polje Dovoli več vrednosti.

    Opomba : Če želite omogočiti shranjevanje več vrednosti, mora biti potrjeno polje Dovoli več vrednosti. Glejte razdelek Kdaj dovoliti več vrednosti v polju za iskanje.

  3. Kliknite Dokončaj in nato še Da, da shranite spremembe.

Na vrh strani

Kdaj uporabiti več vrednosti v polju za iskanje

Če za način uporabe zbirke podatkov velja kateri koli od spodnjih pogojev, bi bilo smiselno dovoliti prikaz več vrednosti v polju za iskanje:

  • trenuten seznam vrednosti uporabniku dovoljuje več možnosti za vnos podatkov;

  • zbirka podatkov pogosto dostopa do SharePointovega mesta;

  • zbirka podatkov je povezana s SharePointovim mestom.

Čeprav je dovoljevanje več vrednosti v polju lahko uporabno, lahko s tem tudi zmanjšate učinkovitost delovanja zbirke podatkov, če jo premaknete v strežnik.

Pozor : Ko ustvarite polja za iskanje z več vrednostmi, ki za vir podatkov uporabljajo obstoječo tabelo, ne boste mogli spremeniti niti vrste podatkov niti velikosti polja za iskanje, če ne boste prej izbrisali odnosov.

Nastavljanje ali spreminjanje lastnosti polja za iskanje

Ko uporabite čarovnika za iskanje, se lastnosti polja za iskanje nastavijo samodejno. Te lastnosti lahko prilagodite in tako spremenite vedenje polja za iskanje.

  • V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo, s katero želite delati, in nato še Pogled načrta.

  • Kliknite polje, za katerega želite spremeniti lastnosti iskanja.

  • Kliknite zavihek Iskanje.

  • Kliknite puščico spustnega seznama ob lastnosti, ki jo želite spremeniti, in izberite želeno možnost.

V tej tabeli so navedene lastnosti polja za iskanje, ki jih lahko nastavite ali spremenite.

Lastnost

Dejanje

Kontrolnik prikaza

Glede na vrsto kontrolnika lahko vrsto nastavite na eno od teh možnosti:

Le potrditvena polja »Da/ne«.

  • Polje z besedilom     Prikaže vsebino, ki jih uporabnik vnese.

  • Polje s seznamom     Prikaže seznam vrednosti v odprto okno.

  • Kombinirano polje     Kaže izbranih vrednosti, ko zaprete in na voljo seznam vrednosti, ki so pri odpiranju.

Opomba : Nastavitev Kontrolnik prikazalastnosti Polja z besedilom ali potrdite polje onemogoči iskanja.

Vrsta vira vrstic

Izberite, ali želite polje za iskanje dopolniti z vrednostmi iz druge tabele ali poizvedbe ali s seznama vrednosti, ki ga določite. Seznam lahko dopolnite tudi z imeni polj v tabeli ali poizvedbi.

Vir vrstic

Določite tabelo, poizvedbo ali seznam vrednosti, ki je vir vrednosti za polje za iskanje. Ko je lastnost Vrsta vira vrstic nastavljena na Tabela/poizvedba ali Seznam polj, mora biti ta lastnost nastavljena na ime tabele ali poizvedbe oziroma na izjavo SQL, ki predstavlja poizvedbo. Ko je lastnost Vrsta vira vrstic nastavljena na Seznam vrednosti, mora za lastnost vsebovati seznam vrednosti, ki je ločen s podpičji.

Vezan stolpec

Določite stolpec v lastnostiVir vrstic, ki podaja vrednost, shranjeno v polju za iskanje. Ta vrednost je lahko od 1 do števila stolpcev v lastnosti Vir vrstic.

Štetje stolpcev

Določite število stolpcev v viru vrstic, ki so lahko prikazani v stolpcu za iskanje. Ta lastnost je lahko celoštevilska vrednost od 1 do 255.

Glave stolpcev

Določite, ali želite prikazati glave stolpcev. Ta vrednost je lahko »Ne« (privzeto) ali »Da«.

Širine stolpcev

Vnesite širino za vsak stolpec. Če na primer ne želite prikazati stolpca, kot je identifikacijska številka, lahko določite za širino vrednost 0.

Vrstice seznama

Določiti število vrstic, ki se pojavijo, ko prikažete stolpec za iskanje.

Širina seznama

Določiti širino kontrolnika, ki se pojavi ob prikazu stolpca za iskanje.

Omeji na seznam

Izbrati, ali lahko uporabnik vnese vrednost, ki je ni na seznamu.

Dovoli več vrednosti

Določite, ali naj polje za iskanje uporablja polje z več vrednostmi in ali naj omogoča izbiranje več vrednosti. Ta nastavitev je lahko »Ne« (privzeto) ali »Da«. Če izberete Da, bo uporabnik za vsak zapis lahko izbral več vrednosti iz lastnosti Vir vrstic. Če želite več informacij o uporabi te možnosti, glejte Kdaj omogočiti več vrednosti v polju za iskanje.

Dovoli urejanje seznama vrednosti

Določite, ali je elemente v polju za iskanje seznama vrednosti mogoče urejati. Če je ta vrednosti nastavljena na Da, se prikaže možnost menija Uredi elemente seznama, ko polje za iskanje kliknete z desno tipko miške . Če ima polje za iskanje več kot en stolpec, je ta lastnost prezrta.

Obrazec za urejanje elementov seznama

Določite obstoječ obrazec, s katerim lahko urejate elemente seznama v polju za iskanje.

Prikaži samo izvorne vrednosti vrstice

Prikažete le vrednosti, ki se ujemajo s trenutnim virom vrstic, ko je možnost Dovoli več vrednosti nastavljena na Da.

Na vrh strani

Odstranjevanje lastnosti za iskanje

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo, s katero želite delati, in nato še Pogled načrta.

  2. Izberite polje, katerega lastnost iskanja želite odstraniti.

  3. Kliknite zavihek Iskanje.

  4. Na spustnem seznamu Kontrolnik prikaza kliknite Polje z besedilomin nato shranite spremembo.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×