Izbira načina shranjevanja in upravljanja zapisov

Središče z zapisi

Vsebino iz celotnega podjetja lahko oddate v središče z zapisi in jo nato usmerite na ustrezno mesto, kjer prevzame ustrezna dovoljenja in pravilnike, kot sta na primer pravilnika o zapadlosti in nadzoru.

Metapodatki ali informacije o podatkih so ključnega pomena pri upravljanju podatkov in njihovem poznejšem pridobivanju. Funkcije, kot so vrste vsebine, organizator vsebine in navidezne mape, pomagajo podpirati uporabo metapodatkov.

Funkcije in središče z zapisi vključujejo:

• ID dokumenta    Vsakemu dokumentu je lahko dodeljen enolični identifikator, ki ostane z dokumentom, tudi ko je ta arhiviran. To omogoča preprosto sklicevanje na zapise z ID-jem, ne glede na to, kam premaknete dokument.

• Večstopenjsko hranjenje    Pravilniki o hranjenju imajo lahko več stopenj, ki omogočajo, da življenjski cikel celotnega dokumenta določite kot en pravilnik (npr. pregled pogodb vsako leto in njihovo brisanje po 7 letih).

• Poročila o nadzoru za element    Ustvarite lahko prilagojeno poročilo o nadzoru za posamezen zapis.

• Hierarhični načrti datotek    Ustvarite lahko globoke, hierarhične zgradbe mape in upravljate hranjenje vsake mape v hierarhiji (ali podedovane od nadrejene mape).

• Poročilo o načrtu datoteke    Ustvarite poročila o stanju, ki prikazuje število elementov v vsaki fazi paket za datoteke, skupaj s zbiranje pravilnikov o hranjenju vsako vozlišče v načrtu. Razvrstitev izrazja in vrste vsebine centralizirano: Arhiv bo potrošnikov celotno podjetje taksonomije in vrste vsebine, zagotavlja skladnost in kontekst prenos med sodelovanjem presledkov in arhiv. Bomo govorili veliko več o naše 2010 razvrstitev izrazja naložbe v prihodnje objave.

• Razvrstitev izrazja in vrste osrednje vsebine    Arhiv uporablja razvrstitev izrazja in vrste vsebine v celotnem podjetju, s čimer zagotavlja doslednost in prenos vsebine med prostori, ki omogočajo sodelovanje, in arhivom. V prihodnjih objavah bo veliko več govora o naložbah razvrstitve izrazja za 2010.

• Organizator vsebine    Usmerjevalnik zapisov lahko uporablja metapodatke za usmerjanje dohodnih dokumentov na ustrezno mesto v hierarhičnem načrtu datoteke. Omogoča vam na primer samodejno uveljavljanje pravil za oddano vsebino, na primer »Če je pogodba o nakupu označena kot »projekt alfa«, pošlji v podmapo »Pogodbe alfa« in za element uporabi pravilnik o zadržanju za to mapo.«

• Virtualne mape   : datoteke paket je odličen način za upravljanje skladišča, vendar pogosto čas ne želite, da krmarite in iskanje vsebine, ki jo iščete. Zapisi središče za SharePoint 2010 omogoča uporabo novo funkcijo, imenovano za krmarjenje na osnovi metapodatkov, ki vam omogoča, da razkrivajo ključne metapodatkov kot virtualne mape:

Na vrh strani

Upravljanje zapisov na mestu

Za upravljanje zapisov na mestu lahko omogočite poljubno spletno mesto in ga konfigurirate kot sistem za upravljanje zapisov. V nasprotju s središči z zapisi, lahko v tej vrsti sistema poleg aktivnih dokumentov shranjujete tudi zapise v prostor, ki omogoča sodelovanje.

Upravljanje na mestu omogoča nadzor vsebine v prostorih, ki omogočajo sodelovanje. S tem so nekateri SharePointovi dokumenti (ali spletni dnevniki, wikiji, spletne strani in elementi na seznamu) lahko označeni kot zapisi. Sistem lahko po potrebi prepreči brisanje ali urejanje takšnih dokumentov z definicijo, ki jo za zapis opredeli vaša organizacija.

Nadzor, hranjenje, zapadlost, poročanje, poteki dela zapisov, e-odkrivanje in pravno zadržanje so funkcije, ki jih lahko uporabljate v prostorih, ki omogočajo sodelovanje, ko poskušate najti ravnotežje med SharePointovo vrednostjo za končne uporabnike in potrebo po vodenju podatkov.

Zapise lahko označite ročno, kot del večjega postopka v poteku dela ali kot načrtovan del zadržanja dokumenta, na primer po obdobju 2 let. Ko je dokument označen kot zapis, se vsebina ne premakne v arhiv, ampak se ohrani na istem mestu, da jo lahko končni uporabniki še vedno najdejo in jo interaktivno uporabljajo.

Med nekatere prednosti uporabe sistema za upravljanje zapisov na mestu spadajo:

• Zapise je mogoče dodati na več spletnih mest in jih tam upravljati.

• Če je omogočeno shranjevanje različic, vzdrževanje različic zapisov poteka samodejno.

• Iskanje je mogoče hkrati izvajati tako v zapisih in v aktivnih dokumentih.

• Omogočen je večji nadzor nad tem, kaj je zapis v organizaciji in kdo lahko ustvari zapis.

Na vrh strani

Kaj je treba upoštevati pri načrtovanju rešitev

Ko razmišljate o upravljanju zapisov v ločenem središču z zapisi ali na istem mestu, ki omogoča sodelovanje, kjer so bili dokumenti ustvarjeni, si zastavite ta vprašanja:

• Ali je vodenje mesta, ki omogoča sodelovanje, primerno za upravljanje zapisov?

• Ali organizacija izpolnjuje zahteve skladnosti s predpisi, ki zahtevajo ločitev zapisov od aktivnih dokumentov?

• Ali je skrbnik mesta, ki omogoča sodelovanje, lahko vreden zaupanja za upravljanje mesta z zapisi?

• Morda boste želeli shranjevati zapise na mestu, ki ima bolj omejen dostop kot mesto, ki omogoča sodelovanje, ali na mestu, ki je varnostno kopirano v drugem razporedu.

• Koliko časa se uporablja mesto, ki omogoča sodelovanje? Če je zapise treba ohraniti dlje, kot bo trajal trenutni projekt, in izberete način upravljanja zapisov na mestu, pomeni, da morate ohraniti mesto, ki omogoča sodelovanje, tudi po tem, ko mesto ni več v uporabi.

• Ali bodo člani projekta morali pogosto dostopati do dokumentov, ko so postali zapisi? Če uporabite pristop upravljanja na mestu, lahko člani projekta dostopajo do dokumentov na enak način, ne glede na to, ali so dokumenti aktivni ali zapisi.

• Ali so upravitelji zapisov v vaši organizaciji odgovorni le za zapise ali za vse podatke, neodvisno od tega, ali so podatki aktivni ali zapisi? Če so upravitelji zapisov odgovorni le za uradne zapise, bo zanje morda primernejše ločeno središče z zapisi.

Na vrh strani