Iskanje zapisov z zgornjimi ali spodnjimi vrednostmi v skupini ali polju

V tem članku je opisan način, kako uporabiti poizvedbo za zgornjo vrednost, če želite poiskati najvišje ali najnižje vrednosti v nizu zapisov. S poizvedbami za zgornjo vrednost dobite odgovore na razna vprašanja poslovne narave na primer, kateri izdelki se prodajajo dobro in kateri ne.

Kaj želite narediti?

Razumevanje poizvedb za zgornjo vrednost

Iskanje zapisov, ki vsebujejo zgornje ali spodnje vrednosti

Iskanje zgornjih ali spodnjih vrednosti zapisov v kategorijah ali skupinah

Iskanje zapisov, ki vsebujejo zgornje in spodnje vrednosti

Razumevanje poizvedb za zgornjo vrednost

S poizvedbo za zgornjo vrednost lahko poiščete zapise, ki vsebujejo zgornje ali spodnje vrednosti v polju v tabeli. S poizvedbo za zgornjo vrednost lahko dobite odgovore na vprašanja te vrste.

  • Kateri izdelek je najdražji in kateri najcenejši?

  • Kateri trije zaposleni imajo naslednji rojstne dneve?

  • Kateri oddelki so v tem letu največ prodali in kateri najmanj?

  • Kateri izdelki zasedajo zgornjih pet procentov prodaje in kateri spodnjih pet?

  • Kateri izdelki v vsaki od kategorij zasedajo zgornjih pet procentov prodaje in kateri spodnjih pet?

Na kratko, poizvedba za zgornje vrednosti razvrsti in nato filtrira podatke, da vrne zgornje ali spodnje vrednosti polja. S poizvedbami za zgornje vrednosti lahko poiščete številske (vključno z valutnimi) in datumske vrednosti.

Postopek ustvarjanja poizvedbe za zgornje vrednosti sledi tem korakom:

  • Ustvarite poizvedbo za izbiranje ali poizvedbo o vrstici z rezultati.

    S poizvedbo za izbiranje lahko v tabeli poiščete zgornje ali spodnje vrednosti. S poizvedbo o vrstici z rezultati pa lahko poiščete zgornje ali spodnje vrednosti v nekaj kategorijah. Če želite na primer poiskati odgovor na vprašanje »Kateri izdelek je najdražji in kateri najcenejši«, začnite tako, da ustvarite poizvedbo za izbiranje. Če pa želite poiskati odgovor na vprašanje »Kateri izdelki v vsaki od kategorij zasedajo zgornjih pet procentov prodaje in kateri spodnjih pet«, uporabite poizvedbo o vrstici z rezultati. Prav tako lahko s katero koli od obeh poizvedb poiščete zgornje in spodnje vrednosti v skupini zapisov ali v zapisih, ki so razdeljeni v kategorije.

  • V poizvedbi uporabite vrstni red razvrščanja.

  • V poizvedbi uporabite druge pogoje

  • Določite število zapisov, ki naj jih vrne poizvedba. Določite lahko odstotek na primer zgornjih pet odstotkov vrednosti polja ali določite nespremenljivo število na primer 10 vrednosti v polju.

Izbiranje med poizvedbo za zgornje vrednosti in filtrom

Če želite določiti ali je bolje ustvariti poizvedbo za zgornje vrednosti ali uporabiti filter, razmislite o tem:

  • Če želite, da so vrnjeni zapisi, ki vsebujejo najvišje ali najnižje vrednosti v polju in ne veste natančnih zgornjih ali spodnjih vrednosti v polju (ali niso pomembne), ustvarite poizvedbo o vrstici z rezultati.

  • Če pa želite, da so vrnjeni vsi zapisi, kjer se vrednost v polju ujema ali je ta manjša kot ali večja kot vrednost, ki vas zanima, uporabite filter. Če si želite na primer ogledati izdelke, ki stanejo med 50 in 100 EUR, uporabite filter. Ta slika prikazuje vzorčni filter v pogledu načrta poizvedbe in rezultate, ki jih s takim filtrom dobite:

    Izdelki, ki stanejo med 50 EUR in 100 EUR

    Če želite več informacij o ustvarjanju in uporabi filtrov, si oglejte članek Filter: omejevanje števila zapisov v pogledu.

Pravila za ustvarjanje in uporabo poizvedb za zgornje vrednosti

V nadaljevanju si zapomnite, da morate ne glede na vrsto poizvedbe (poizvedba za izbiranje ali poizvedba o vrstici z rezultati) uporabiti polja, ki vsebujejo opisne podatke na primer imena zaposlenih ali izdelkov. Uporabiti morate tudi polje, ki vsebuje zgornje ali spodnje vrednosti, ki jih želite poiskati na primer polje s ceno ali z datumom. Uporabite lahko več kot eno podatkovno polje, in če uporabite poizvedbo o vrstici z rezultati, morajo podatkovna polja vključevati informacije o kategoriji, na primer polje za mesto ali državo/regijo. Podatke o kategorijah lahko izpustite samo, če ustvarite poizvedbo o vrstici z rezultati na primer »pokaži mi zgornjih pet odstotkov najdražjih naročil« in jo zaženete za vse zapise. Prav tako lahko s poizvedbo za izbiranje ali poizvedbo o vrstici z rezultati poiščete zgornje in spodnje vrednosti v skupini zapisov ali v zapisih, ki so razdeljeni po kategorijah. Če želite več informacij, kako to narediti, si pozneje v članku oglejte odsek Iskanje zgornjih ali spodnjih vrednosti zapisov v kategorijah ali skupinah.

Iskanje zapisov, ki vsebujejo zgornje ali spodnje vrednosti

V korakih tega odseka je opisano, kako ustvariti osnovno poizvedbo za zgornje vrednosti in naprednejšo poizvedbo. V prvih nekaj korakih so predstavljeni osnovni deli poizvedbe za zgornje vrednosti medtem, ko je v drugem odseku opisano, kako poiskati naslednje rojstne dni zaposlenih. V korakih je uporabljena ta vzorčna tabela:

Priimek

Ime

Naslov

Mesto

Država/regija

Datum rojstva

Datum zaposlitve

Stražar

Boštjan

Glavna ulica 1

Ljubljana

Slovenija

05.02.1968

10.06.1994

Mirtič

Damjan

Prva ulica 52

Kranj

Slovenija

22.05.1957

22.11.1996

Gostinčar

Mojca

75. avenija 3122

Celje

Slovenija

11.11.1960

11.03.2000

Palčič

Rok

Ulica Contoso 1

London

Velika Britanija

22.03.1964

22.06.1998

Potokar

Matej

Novakova ulica 2

Budimpešta

Madžarska

05.06.1972

05.01.2002

Kopač

Barbara

75. ulica S. 3122

Celje

Slovenija

23.01.1970

23.04.1999

Stele

Jaka

Velika ulica 67

Novo mesto

Slovenija

14.04.1964

14.10.2004

Makovec

Tina

Osrednji trg 2

Kočevje

Slovenija

29.10.1959

29.03.1997

Palčič

Rok

Ulica Contoso 1

London

Velika Britanija

22.03.1964

20.06.1998

Če želite lahko podatke ročno vnesete v vzorčno tabelo ali pa tabelo kopirate v program za delo s preglednicami, na primer program Microsoft Office Excel 2007 in nato uvozite delovni list v tabelo v programu Microsoft Office Access 2007.

Pokaži mi kako

Ročno vnašanje vzorčnih podatkov

  1. Na zavihku Ustvari v skupini Tabele kliknite Tabela.

    Program Office Access 2007 v zbirko podatkov doda novo, prazno tabelo.

    Opomba : Tega koraka vam ni treba upoštevati, če ste odprli novo prazno zbirko podatkov, vendar ga boste morali upoštevati, kadar koli boste v zbirko podatkov dodajali tabele.

  2. Dvokliknite prvo celico v naslovni vrstici in vnesite ime polja v vzorčni tabeli.

    Access vsa prazna polja v naslovni vrstici privzeto označi z besedilom Dodaj novo polje, na primer tako:

    Novo polje na podatkovnem listu

  3. S puščično tipko se premaknite v sosednjo prazno celico v naslovni vrstici in vnesite ime drugega polja (lahko pritisnete tudi tipko TAB ali dvokliknete novo celico). Ta korak ponavljajte, dokler ne vnesete vseh imen polj.

  4. Vnos podatkov v vzorčno tabelo.

    Med vnašanjem podatkov Access določa podatkovni tip vsakega polja. Če še niste uporabljali relacijskih zbirk podatkov, za vsako polje v vaših tabelah najprej nastavite podatkovne tipe, na primer število, besedilo ali datum/čas. Nastavitev podatkovnih tipov zagotavlja točen vnos podatkov in pomaga preprečevati napake, kot je uporaba telefonske številke v izračunu. Access naj za te vzorčne tabele določi podatkovni tip.

  5. Ko končate vnašanje podatkov, kliknite Shrani.

    Bližnjična tipka  Pritisnite CTRL+S.

    Pojavi se pogovorno okno Shrani kot.

  6. V okno Ime tabele vnesite ime vzorčne tabele in kliknite V redu.

    Uporabljajte ime vsake vzorčne tabele, ker poizvedbe v oddelkih »Kako ...« uporabljajo ta imena.

  7. Te korake ponavljajte, dokler ne ustvarite vseh vzorčnih tabel, naštetih na začetku tega odseka.

Kopiranje tabele v program za delo s preglednicami

  1. Zaženite program za delo s preglednicami in ustvarite novo prazno datoteko. Če uporabljate Excel, je privzeto ustvarjen nov prazen delovni zvezek.

  2. Iz prejšnjega odseka kopirajte vzorčno tabelo in jo prilepite na prvi delovni list z začetkom v prvi celici.

  3. Na način, ki ga omogoča program za delo s preglednicami, poimenujte delovni list Zaposleni.

  4. Shranite datoteko s preglednico na primerno mesto in nadaljujte postopek.

Uvažanje tabele v Access

  1. V novi ali že obstoječi zbirki podatkov:

    Na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi kliknite Excel.

    -ali-

    Kliknite Več in nato s seznama izberite program za delo s preglednicami.

    Pojavi se pogovorno okno Dobi zunanje podatke - preglednica ime programa.

  2. Kliknite Prebrskaj, odprite datoteko s preglednico, ki ste jo ustvarili v prejšnjih korakih in potem kliknite V redu.

    Zažene se Čarovnik za uvoz preglednic

  3. Čarovnik privzeto izbere prvi delovni list v delovnem zvezku (Zaposleni, če ste izvedli korake v prejšnjem odseku), podatki z delovnega lista pa se pojavijo v spodnjem delu strani čarovnika. Kliknite Naprej.

  4. Na naslednji čarovnikovi strani kliknite Prva vrstica vsebuje glave stolpcev in nato Naprej.

  5. Če želite, lahko na naslednji čarovnikovi strani za spreminjanje imen polj in podatkovnih tipov ali za izpuščanje polj iz operacij uvažanja uporabite polja z besedili in seznami v točki Možnosti polja. V nasprotnem primeru kliknite Naprej.

  6. Možnost Naj Access doda primarni ključ pustite izbrano in kliknite Naprej.

  7. Access novo tabelo privzeto poimenuje z imenom delovnega lista. Ime sprejmite ali vnesite drugega in nato kliknite Dokončaj.

Opomba : Če nimate programa za delo s preglednicami, lahko vzorčne podatke kopirate v urejevalnik besedil, na primer v beležnico. Če želite več informacij o uvozu besedilnih podatkov, si oglejte članek Uvoz podatkov v besedilno datoteko ali povezovanje s podatki v njej.

Ustvarjanje osnovne poizvedbe za zgornje vrednosti

  1. Na zavihku Ustvari v skupini Drugokliknite Načrt poizvedbe.

  2. V pogovornem oknu Pokaži tabelo kliknite tabelo, ki jo želite uporabiti v poizvedbi. Če želite tabelo postaviti v mrežo načrta, kliknite Dodaj in nato kliknite Zapri.

    -ali-

    Dvokliknite tabelo.

    Če uporabljate vzorčne podatke, v poizvedbo dodajte tabelo »Zaposleni«.

  3. V mrežo načrta dodajte polja, ki jih želite uporabiti v poizvedbi. Vsako polje lahko dvokliknete ali povlečete in spustite v prazno celico v vrstici Polje.

    Če uporabljate vzorčno tabelo, dodajte polja »Ime«, »Priimek« in »Datum rojstva«.

  4. V polju, ki vsebuje zgornje ali spodnje vrednosti (polje »Datum rojstva«, če uporabljate vzorčno tabelo), kliknite vrstico Razvrsti in izberite Naraščajoče ali Padajoče.

    Če polje z vrednostmi vsebuje številke, na primer cene ali podatke o prodaji razvrščanje Naraščajoče vrne najnižje vrednosti in razvrščanje Padajoče vrne najvišje vrednosti. Če polje z vrednostmi vsebuje datume, Padajoče razvrščanje vrne najnovejši datum medtem, ko Naraščajoče vrne najzgodnejši datum.

    Pomembno : Vrstico Razvrsti nastavite na Naraščajoče ali Padajoče samo za polja, ki vsebujejo zgornje ali spodnje vrednosti. Če določite vrstni red razvrščanja za polje, ki ne vsebuje zgornjih ali spodnjih vrednosti – na primer, »ImeIzdelka« namesto »Cena« – poizvedba ne bo vrnila želenih rezultatov.

  5. Na kartici Načrt v skupini Orodja kliknite puščico dol ob Vse (seznam Zgornje vrednosti) in vnesite število ali odstotek zapisov, ki si jih želite ogledati, ali izberite možnost s seznama.

  6. Kliknite Zaženi Slika gumba , če želite zagnati poizvedbo in rezultate prikazati v pogledu podatkovnega lista.

  7. Shranite poizvedbo in jo pustite odprto za uporabo v naslednjih korakih.

Vidite lahko, da s to vrsto poizvedbe za zgornje vrednosti najdete odgovor na osnovna vprašanja na primer, kdo je najstarejša ali najmlajša oseba v podjetju. V naslednjih korakih je razložen način, kako uporabljati izraze in druge pogoje, če želite, da je poizvedba natančnejša in bolj prilagodljiva. Pogoji prikazani v naslednjem koraku vrnejo naslednje tri rojstne dneve zaposlenih.

Dodajanje pogojev poizvedbi

Opomba : V teh korakih se privzame, da boste uporabili poizvedbo opisano v prejšnjem odseku.

  1. V pogledu načrta odprite poizvedbo, ki ste jo ustvarili v prejšnjih korakih.

  2. V mreži načrta poizvedbe v stolpec desno od stolpca »Datum rojstva« kopirajte in prilepite ali vnesite izraz Expr1: DatePart("m";[Datum rojstva]). Funkcija DatePart iz polja »Datum rojstva« izvleče vrednost za mesec.

  3. Kopirajte in prilepite ali vnesite izraz Expr2: DatePart("d";[Datum rojstva]) desno od stolpca, ki vsebuje izraz. V tem primeru funkcija DatePart iz polja »Datum rojstva« izvleče vrednost za dan.

  4. V vrstici Pokaži počistite potrditveni polji za vsakega od izrazov in nato za vsak izraz kliknite celico Razvrsti in nato izberite Naraščajoče.

  5. Po želji lahko določite pogoje, če želite omejiti obseg poizvedbe. Ko določite pogoje, poizvedba razvrsti samo zapise, ki izpolnjujejo pogoje in določi zgornje ali spodnje vrednosti polja s seznama razvrščenih.

    Če želite nadaljevati z delom z vzorčnimi podatki, v vrstico Pogoji polja »Datum rojstva«, vnesite, kopirajte in nato prilepite izraz:

    Month([Datum rojstva]) > Month(Date()) Or Month([Datum rojstva])= Month(Date()) And Day([Datum rojstva])>Day(Date())

    Izraz naredi to: Del izraza Month([Datum rojstva]) > Month(Date()) preveri ali datum rojstva vsakega zaposlenega pride na naslednji mesec, in če je to res, zapise vključi v poizvedbo. Del izraza Month([DatumRojstva])= Month(Date()) And Day([Datum rojstva])>Day(Date()) pa preveri datume rojstva, ki so v tem mesecu in s tem preveri ali datum rojstva pride na današnji dan ali pozneje. Če pogoj drži, funkcija zapise vključi v poizvedbo. Če povzamemo, izraz prezre zapise, v katerih so datumi rojstva med prvim januarjem in dnevom poizvedbe.

    Če si želite ogledati več primerov izrazov s pogoji poizvedbe, si oglejte članek Primeri pogojev poizvedbe.

  6. Na kartici Načrt v skupini Orodja kliknite puščico dol ob Vse (seznam Zgornje vrednosti) in vnesite število ali odstotek zapisov, ki si jih želite ogledati, ali izberite možnost s seznama.

  7. Kliknite Zaženi Slika gumba , če želite zagnati poizvedbo in rezultate prikazati v pogledu podatkovnega lista.

Če poizvedba vrne več zapisov, kot ste pričakovali

Če podatki vsebujejo zapise, ki imajo datumsko vrednost v skupni rabi, lahko poizvedba za zgornje vrednosti vrne več podatkov kot ste pričakovali. Če želite pridobiti tri zapise o zaposlenih, lahko na primer ustvarite poizvedbo za zgornje vrednosti, vendar dobite štiri zapise, ker imata »Stražar« in »Potokar« rojstni dan na isti datum. Ta vrsta poizvedbe vrne vse zgornje vrednosti, ne glede na to, koliko zapisov ime te vrednosti. Če želite podvojene vrednosti izključiti, lahko nastavite lastnost z imenom Enolične vrednosti na Da. Če želite več informacij o uporabi te lastnosti, si pozneje v članku oglejte odsek Če vidite podvojene zapise.

Priimek

DatumRojstva

Koklič

26.9.1968

Ušaj

2.10.1970

Potokar

15.10.1965

Stražar

15.10.1969

Če poizvedba vrne manj zapisov, kot ste pričakovali

Recimo, da ustvarite poizvedbo, katera naj vrne zgornjih ali spodnjih pet zapisov v polju, vendar lahko vidite samo tri. Po pravilu težavo te vrste razrešite tako, da odprete poizvedbo v pogledu načrta in v mreži načrta pregledate vrstico Pogoji, če želite najti pogoje, ki omejujejo bolj, kot ste hoteli. Če želite več informacij o pogojih, si oglejte članek Primeri pogojev poizvedbe.

Če vidite podvojene zapise

Če poizvedba za zgornje vrednosti vrne podvojene zapise, so ti v temeljnih tabelah, ali pa zapisi dajejo vtis podvojenih zapisov, ker poizvedba ne vključuje polj, ki bi lahko razlikovala med zapisi. S to poizvedbo se na primer prikaže pet naročil, ki so bila nedavno poslana skupaj z imenom prodajalca, ki je opravil transakcijo.

DatumPošiljanja

Prodajalec

12.11.2004

Cajhen

12.11.2004

Kopač

12.10.2004

Mirtič

12.10.2004

Mirtič

12.10.2004

Cajhen

Tretji in četrti zapis sta morda podvojena, vendar je mogoče, da je prodajalec Mirtič obravnaval dve različni naročili, ki sta bili poslani na isti dan.

Odvisno od vaših zahtev, lahko naredite eno od dveh stvari, da se izognete vrnjenim podvojenim zapisom. Če želite dodati polja, po katerih se bodo zapisi razlikovali na primer polji »IDnaročila« in »IDstranke«, lahko spremenite načrt poizvedbe. Če pa je zadosti že ogled samo enega od podvojenih zapisa, lahko to naredite z nastavitvijo lastnosti Enolične vrednosti poizvedbe na Da. Če želite nastaviti to lastnost v pogledu načrta poizvedbe, pritisnite tipko F4 za prikaz lista z lastnostmi poizvedbe. Nato poiščite lastnost Enolične vrednosti in jo nastavite na Da.

Če želite več informacij o ravnanju s podvojenimi zapisi, si oglejte Iskanje, skrivanje ali odstranjevanje podvojenih podatkov.

Na vrh strani

Iskanje zgornjih ali spodnjih vrednosti zapisov v kategorijah ali skupinah

Zgornje ali spodnje vrednosti zapisov, ki so razdeljeni po skupinah, lahko poiščete tako, da ustvarite poizvedbo o vrstici z rezultati. V nadaljevanju si zapomnite, da lahko poizvedba o vrstici z rezultati privzeto vključuje samo polje ali polja, ki vsebujejo podatke o skupini, na primer polje za kategorije in polje z zgornjimi ali spodnjimi vrednostmi, na primer polje za ceno. Poizvedba o vrstici z rezultati ne more vključevati drugih polj, ki opisujejo elemente v kategoriji. Vendar lahko ustvarite drugo poizvedbo, ki vključi polja iz poizvedbe o vrstici z rezultati skupaj s polji iz drugih tabel, ki vsebujejo opisne podatke.

Recimo na primer, da imate tabelo, v kateri so navedeni izdelki in vsakemu od njih določite kategorijo, v katero spada, na primer »Namizne igre«, »Sestavljanke« in tako dalje. Če ustvarite poizvedbo o vrstici z rezultati, da v vsaki kategoriji določite najdražji izdelek, je lahko v poizvedbi vključeno samo polje ali polja, ki vsebujejo podatke o kategoriji in polje, ki vsebuje podatke o ceni. V tem primeru vzemimo polje z imenom »Ime kategorije« in polje z imenom »Cena«. Ko zaženete poizvedbo te vrste, Access na začetek polja »Cena« doda »Maks-« ali »Min-« (odvisno od funkcije, ki jo izberete), na primer:

Ime kategorije

Maks-Cena

Namizne igre

55,00 EUR

Sestavljanke

43,90 EUR

Računalniške igre

263,50 EUR

Lutke

81,00 EUR

...

...

V poizvedbo o vrstici z rezultati ni mogoče vključiti drugih polj, ki bi opisovala izdelek (s tem bi bili podatki razumljivejši), na primer imena izdelkov ali imena dobaviteljev:

Ime kategorije

Maks-Cena

Ime izdelka

Ime dobavitelja

Namizne igre

55.000 EUR

Zabava s C++

Proza, d.d.

Sestavljanke

43,90 EUR

Diagram relacijske zbirke podatkov

Založništvo Lucerne

Računalniške igre

263,50 EUR

Računalniški obsedenci in mitološka bitja

Programska oprema d.d.

Lutke

81,00 EUR

Akcijska figurica »Programer«

Contoso, d.o.o.

...

...

...

...

Če si želite ogledati te opisne podatke, ustvarite poizvedbo za izbiranje s polji iz poizvedbe o vrstici z rezultati in dodatnimi podatkovnimi polji.

V korakih tega odseka je opisan način, kako ustvariti poizvedbo o vrstici z rezultati in poizvedbo za izbiranje, ki jih potrebujete, če želite v vsakem nizu kategorij določiti najdražje izdelke. V korakih se predpostavlja, da uporabljate te vzorčne tabele:

Tabela »Kategorije«

IDkategorije

Ime kategorije

Opis

1

Namizne igre

Primerno za vse starosti

2

Sestavljanke

Sestavljanke, uganke in igrače

3

Računalniške igre

Za vse konzole in težavnostne stopnje

4

Lutke

Akcijske figurice, lutke

5

Športna oprema

Žoge, oblačila, mreže

6

Modeli/hobiji

Letala, avtomobili, vlaki

Tabela »Dobavitelji«

IDdobavitelja

Ime dobavitelja

1

Tovarna

2

Vrteče igrače

3

Trgovsko podjetje Northwind

4

Pustolovščine

5

Založništvo Lucerne

6

Proza, d.d.

7

Contoso, d.o.o.

8

Uvoznik Širni svet

9

Igrače Wingtip

10

Uvoznik Širni svet

11

Programska oprema d.d.

12

Southridge elektrotehnika

Tabela »Izdelki«

Ime izdelka

IDdobavitelja

IDkategorije

Cena

Akcijska figurica »Programer«

7

4

12,95 EUR

Zabava s C++

6

1

15,85 EUR

Diagram relacijske zbirke podatkov

5

2

22,50 EUR

Čarobni računalniški čip

3

2

32,65 EUR

Dostop! Igra!

1

1

22,95 EUR

Računalniški obsedenci in mitološka bitja

11

3

78.88 EUR

Vaja za računalniške obsedence! DVD!

4

5

14,88 EUR

Najboljša leteča pica

2

5

36,75 EUR

Zunanji 5.25 palčni disketni pogon (merilo 1/4)

8

6

65,00 EUR

Negibljiva akcijska figurica »Direktor«

9

4

78.88 EUR

Polmrak

12

3

53,33 EUR

Izdelajte si tipkovnico

1

6

77,95 EUR

Opomba : V teh korakih se predpostavlja, da med tabelama »Kategorije« in »Izdelki« nastopa relacija »ena proti mnogo«. Enako med tabelama »Dobavitelji« in »Izdelki«. V tem primeru imata tabeli v skupni rabi polji »IDdobavitelja« in »IDkategorije«. Poizvedba o vrstici z rezultati, opisana v naslednjih odsekih, ne bo delovala brez relacij.

Ustvarjanje poizvedbe o vrstici z rezultati

  1. Na zavihku Ustvari v skupini Drugokliknite Načrt poizvedbe.

  2. V pogovornem oknu Pokaži tabelo izberite tabele, s katerimi želite delati, kliknite Dodaj, po koncu dodajanja pa še Zapri.

    -ali-

    Dvokliknite tabele, ki jih želite uporabiti, in nato kliknite Zapri. Vsaka tabela se pojavi v mreži načrta. Če uporabljate vzorčne tabele, ki so navedene zgoraj, dodate tabeli »Kategorije« in »Izdelki«.

  3. Dvokliknite polja tabele, ki jo želite uporabiti v poizvedbi.

    Na tem mestu zagotovite, da dodate v poizvedbo samo združena polja in polje z vrednostmi. Če uporabljate vzorčne podatke, navedene v prejšnji tabeli, lahko iz tabele »Kategorije« dodate polje »Ime kategorije« in iz tabele »Izdelki« polje »Cena«.

  4. Po želji lahko določite pogoj, če želite omejiti obseg poizvedbe.

    Samo zapisi, ki izpolnjujejo pogoje, bodo razvrščeni in na tem seznamu bodo določene zgornje in spodnje vrednosti polja. Če želite na primer izključiti izdelke v kategoriji »Šport«, lahko dodate ta izraz v vrstico Pogoji polja »Ime kategorije«: <>»Šport«.

    Če si želite ogledati več primerov izrazov s pogoji poizvedbe, si oglejte članek Primeri pogojev poizvedbe.

  5. Pretvorba poizvedbe v poizvedbo o vrstici z rezultati.

    Na zavihku Načrt v skupini Pokaži/skrij kliknite Vsote.

    V mreži načrta se pojavi Vrstica z rezultati.

  6. Zagotovite, da je celica Skupno vsakega polja nastavljena na Združi po in nato nastavite celico Skupno polja z vrednostjo (polje, ki vsebuje zgornje ali spodnje vrednosti) na Maks ali Min.

    Če izberete funkcijo Maks, ta vrne največjo vrednost številskega polja in najnovejšo datumsko ali časovno vrednost v polju »Datum/čas«. Če izberete funkcijo Min, ta vrne najmanjšo vrednost številskega polja in najzgodnejšo datumsko ali časovno vrednost v polju »Datum/čas«. Če uporabljate vzorčne podatke, nastavite celico Skupno polja »Ime kategorije« na Združi po in celico Skupno polja »Cena« na Maks ali Min.

  7. Na kartici Načrt v skupini Orodja zagotovite, da bo seznam Zgornje vrednosti nastavljen na Vse in nato kliknite Zaženi Slika gumba , če želite zagnati poizvedbo in prikazati rezultate v pogledu podatkovnega lista.

    Opomba : Access, odvisno od funkcije, ki ste jo izbrali v koraku št. 7, v poizvedbi spremeni ime polja z vrednostjo na Maks-ImePolja ali Min- ImePolja. Če uporabljate vzorčne tabele, Access preimenuje polje Maks-Cena ali Min-Cena.

  8. Shranite poizvedbo in pojdite na naslednje korake.

Poizvedba ne vrne imena izdelkov ali kakršne koli druge informacije o izdelkih. Če si želite ogledati dodatne podatke, morate ustvariti drugo poizvedbo, ki bo vključevala poizvedbo, ki ste jo ravnokar ustvarili. V naslednjih korakih je opisano, kako ustvariti drugo poizvedbo.

Ustvarjanje druge poizvedbe za ogled več podatkov

  1. Na zavihku Ustvari v skupini Drugokliknite Načrt poizvedbe.

  2. V pogovornem oknu Pokaži tabelo kliknite jeziček Poizvedbe in nato dvokliknite poizvedbo o vrstici z rezultati, ki ste jo ustvarili v prejšnjem odseku.

  3. Kliknite jeziček Tabele in dodajte tabele, ki ste jih uporabili v poizvedbi o vrstici z rezultati skupaj s tabelami, ki vsebujejo druge povezane podatke, ki si jih želite ogledati.

    Če uporabljate vzorčne tabele, navedene prej, v novo poizvedbo dodajte tabele »Kategorije«, »Izdelki« in »Dobavitelji«.

  4. Združite polja v poizvedbi o vrstici z rezultati z ustreznimi polji v nadrejenih tabelah. Če želite to narediti, povlecite vsako polje v poizvedbi o vrstici z rezultati na ustrezno polje v tabeli.

    Če uporabljate vzorčne podatke, povlecite polje »Ime kategorije« v poizvedbi o vrstici z rezultati na polje »Ime kategorije« v tabeli »Kategorije«. Nato povlecite polje »Maks-Cena« v poizvedbi o vrstici z rezultati na polje »Cena« v tabeli »Izdelki«. Združevanja omogočajo, da nova poizvedba za izbiranje zbere podatke, ki so v poizvedbi o vrstici z rezultati in podatke, ki so v drugih tabelah.

  5. V oknu za poizvedbo o vrstici z rezultati dvokliknite zvezdico, če želite dodati celotno poizvedbo v mrežo načrta in nato iz drugih tabel v poizvedbi povlecite dodatna polja.

    Če uporabljate vzorčne tabele, dvokliknite poizvedbo o vrstici z rezultati, ki ste jo ustvarili v prejšnjem odseku, in nato iz tabel »Izdelki« in «Dobavitelji« dodajte polji »Ime izdelka« in »Dobavitelj«.

  6. Po želji lahko določite vrstni red za nekaj stolpcev.

    Če želite na primer kategorije navesti po abecednem vrstnem redu, nastavite celico Razvrsti stolpca »Ime izdelka« na Naraščajoče.

  7. Na zavihku Načrt v skupini Rezultati kliknite Zaženi.

    S tem zaženete poizvedbo in rezultati so prikazani v pogledu podatkovnega lista.

Namig    Če ne želite, da je glava stolpca prikazana kot Maks-Cena ali Min-Cena, odprite poizvedbo v pogledu načrta in v stolpec »Cena« v mreži vnesite Cena: Maks-Cena ali Cena: Min-Cena. S tem bo Cena v pogledu podatkovnega lista prikazana v glavi stolpca.

Na vrh strani

Iskanje zapisov, ki vsebujejo zgornje in spodnje vrednosti

Poizvedbe, ki ste jih ustvarili prej v članku, lahko vrnejo zgornje ali spodnje vrednosti, vendar ne obeh. Če si želite ogledati oba nabora vrednosti, morate ustvariti dve poizvedbi – z eno lahko pridobite zgornje vrednosti, z drugo pa spodnje – in nato spojite in shranite rezultate v eno tabelo.

Postopek iskanja zgornjih in spodnjih vrednosti in prikaza podatkov v tabeli, sledi tem korakom:

  • Ustvarite poizvedbo za zgornje oziroma spodnje vrednosti. Če pa morate združiti podatke, ustvarite poizvedbe o vrstici z rezultati, ki uporabljajo funkciji Min in Maks.

  • Pretvorite poizvedbo za zgornje vrednosti (ali poizvedbo za največje skupne vrednosti) v poizvedbo za izdelavo tabele. Če želite narediti novo tabelo, zaženite poizvedbo.

  • Pretvorite poizvedbo za spodnje vrednosti (ali poizvedbo za najmanjše skupne vrednosti) v poizvedbo za dodajanje. Če želite v tabelo z zgornjimi vrednostmi dodati zapise, zaženite poizvedbo.

    V korakih teh odsekov je opisano kako ustvarite poizvedbo.

    Opomba : Access onemogoči zaganjanje poizvedb za dejanja, opisane tukaj, dokler zbirka podatkov ni elektronsko podpisana ali je na mestu zaupanja. Če želite omogočiti blokirano vsebino, preden poskusite ustvariti poizvedbo za izdelavo tabele in poizvedbo za dodajanje, sledite prvemu nizu korakov.

    Omogočanje vsebine v zbirki podatkov

    • V vrstici za sporočila kliknite Možnosti.

      Prikaže se pogovorno okno Varnostne možnosti sistema Microsoft Office.

    • Izberite Omogočite vsebino in nato kliknite V redu.

    • Znova zaženite poizvedbo.

      Če ne vidite vrstice za sporočila

    • Na kartici Orodja za zbirko podatkov v skupini Pokaži/skrij kliknite Vrstica za sporočila.

      Če želite več informacij o načinu »Onemogočeno« in o varnosti Accessa, si oglejte članek Varnost zbirke podatkov programa Access 2007.

      Ustvarjanje poizvedbe

    • Ustvarjanje poizvedb z zgornjimi oziroma spodnjimi vrednostmi

      Če želite izvedeti več o korakih, ki so potrebni za ustvarjanje poizvedb za zgornje oziroma spodnje vrednosti, si prej v članku oglejte odsek Iskanje zapisov z zgornjimi ali spodnjimi vrednostmi. Če morate združiti vse zapise po kategoriji, si prej v članku oglejte odsek Iskanje zgornjih ali spodnjih vrednosti zapisov v kategorijah ali skupinah.

    • Shranite vsako poizvedbo in jo pustite odprto za uporabo v naslednjih korakih.

Ustvarjanje poizvedbe za izdelavo tabele

  1. S poizvedbo za zgornje vrednosti, ki je odprta v pogledu načrta:

    Na zavihku Načrt v skupini Vrsta poizvedbe kliknite Naredi tabelo.

    Pojavi se pogovorno okno Izdelava tabele.

  2. V okno Ime tabele vnesite ime za tabelo, v kateri bodo shranjeni zgornji in spodnji zapisi. Vnesite na primer Zgornji in spodnji zapisi in nato kliknite V redu.

    Ob vsakem zagonu poizvedbe, namesto da bodo rezultati prikazani v pogledu podatkovnega lista, poizvedba izdela tabelo in nadomesti zgornjo vrednost s trenutnimi podatki.

  3. Shranite in zaprite poizvedbo.

Ustvarjanje poizvedbe za dodajanje

  1. V pogledu načrta odpite poizvedbo za spodnjo vrednost.

  2. Na zavihku Načrt v skupini Vrsta poizvedbe kliknite Dodaj.

  3. V pogovorno okno Dodaj vnesite isto ime, kot ste ga vnesli v pogovorno okno Izdelava tabele.

    Vnesite na primer Zgornji in spodnji zapisi in nato kliknite V redu. Ob vsakem zagonu poizvedbe, namesto da bodo rezultati prikazani v pogledu podatkovnega lista, bo poizvedba dodala zapise v tabelo »Zgornji in spodnji zapisi«.

  4. Shranite in zaprite poizvedbo.

Zagon poizvedb

Zdaj lahko zaženete obe poizvedbi.

  • V oknu zbirke podatkov dvokliknite poizvedbo za zgornjo vrednost in nato v sporočilih kliknite Da.

  • Dvokliknite poizvedbo za spodnjo vrednost in nato v sporočilih kliknite Da.

  • Odprite tabelo z zgornjimi in spodnjimi zapisi v pogledu podatkovnega lista.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×