Iskanje zapisov

Kaj želite narediti?

• Brskanje po vseh zapisih

• Prehod na želeni zapis

• Iskanje določenega zapisa

• Filter za prikaz omejenega števila zapisov

• Ustvarjanje poizvedbe za iskanje določenega zapisa

Brskanje po vseh zapisih

Po zapisih lahko brskate s tipko TAB, če se želite pomikati po posameznih zapisih, da poiščete določen zapis. Z gumbi za krmarjenje po zapisih lahko brskate tudi po Pogled podatkovnega lista tabeli v tabeli. Gumbi za krmarjenje po zapisih so na voljo na dnu tabele ali obrazca.

1. Pojdi na prvi zapis

2. Premik na prejšnji zapis

3. Polje »Trenutni zapis «

4. Premik na naslednji zapis

5. Pojdi na zadnji zapis

6. Odprite nov (prazen) zapis

7. Indikator filtra

8. Iskalno polje

Na vrh strani

Prehod na želeni zapis

Na določen zapis v Accessu se lahko premaknete, ko veste, kateri zapis želite poiskati. V polju Pojdi na lahko izberete določen zapis s spustnega seznama in je po navadi dodan v obrazce.

• Če se želite premakniti na določen zapis, kliknite puščico desno od polja Pojdi na in nato izberite zapis na spustnem seznamu.

  Opomba: Če poznate prvih nekaj znakov zapisa, do katerega želite krmariti, lahko te znake vnesete v polje Pojdi na, da boste lažje našli zapis.

V polju Pojdi na je prikazanih dovolj podatkov, da je mogoče enolično identificirati vsak zapis. Ko na seznamu izberete zapis, Access prikaže preostale podatke tega zapisa v glavnem območju obrazca.

Na vrh strani

Iskanje določenega zapisa

Določen zapis v tabeli ali obrazcu lahko poiščete na zavihku Najdi v pogovornem oknu Najdi in zamenjaj. To je učinkovita izbira za iskanje določenega zapisa, ko zapis, ki ga želite poiskati, ustreza določenim pogojem, kot so iskalni izrazi in primerjalni operatorji, na primer »je enako« ali »vsebuje«.

1. Odprite tabelo ali obrazec in kliknite polje, ki ga želite preišteti.

2. Na zavihku Osnovno v skupini Najdi kliknite Najdi ali pritisnite tipki CTRL + F.

   Prikaže se pogovorno okno Najdi in zamenjaj z izbranim zavihkom Najdi.

3. V polje Najdi vnesite vrednost, za katero želite iskati.

4. Če želite spremeniti polje, ki ga želite preišteti ali preišti celotno temeljno tabelo, kliknite ustrezno možnost na seznamu Išči v.

   Namig: Seznam Ujemanje predstavlja vašega primerjalnega operatorja (na primer »je enako« ali »vsebuje«). Če želite razširiti iskanje, na seznamu Ujemanje kliknite Kateri koli del polja.

5. Na seznamu Išči kliknite Vse in nato še Nadaljuj iskanje.

6. Ko je element, za katerega iščete, označen, v pogovornem oknu Najdi in zamenjaj kliknite Prekliči, da zaprete pogovorno okno. Zapisi, ki ustrezajo vašim pogojem, so označeni

Če želite več informacij o uporabi pogovornega okna Najdi in zamenjaj, si oglejte članek Spreminjanje podatkov v pogovornem oknu »Najdi in zamenjaj«.

Na vrh strani

Filter za prikaz omejenega števila zapisov

Če si želite ogledati omejeno število zapisov, lahko filtrirate le zapise, ki izpolnjujejo določene pogoje in primerjalne operatorje. Če želite na primer hitro zožiti prikazane zapise, z desno tipko miške kliknite polje, katerega vrednost želite poiskati, in nato na dnu priročnega menija izberite Je enako, Nienako, Vsebuje ali Ne vsebuje. Filter lahko vklopite ali izklopite, kar omogoča preprosto preklapljanje med filtriranih in nefiltrjših pogledov istih podatkov. Za razliko od iskanja, filter omejuje le, kateri zapisi so prikazani.

1. Če želite uporabiti filter, ki temelji na izboru, odprite tabelo ali obrazec.

2. Če želite zagotoviti, da tabela ali obrazec še ni filtriran, na zavihku Osnovno v skupini Razvrsti & Filter kliknite Dodatno in nato počisti vse filtre, če je ta ukaz na voljo.

3. Premaknite se do zapisa z vrednostjo, ki jo želite uporabiti kot del filtra, nato pa kliknite v stolpcu (v pogledu podatkovnega lista) ali kontrolnik (v pogledu obrazca, poročila ali postavitve). Če želite filtrirati glede na delni izbor, izberite le želene znake.

4. Na zavihku Osnovno v skupini & filtriraj kliknite Izbor in nato kliknite filter, ki ga želite uporabiti.

5. Če želite filtrirati druga polja glede na izbor, ponovite 3. in 4. korak.

Če želite več informacij o uporabi filtra, si oglejte članek Uporaba filtra za ogled zapisov v Accessovi zbirki podatkov.

Na vrh strani

Ustvarjanje poizvedbe za iskanje določenega zapisa

Tehnike, ki jih lahko uporabite za iskanje in filtriranje zapisov, so zelo uporabne za iskanje določenih zapisov za obravnavani primer. Vendar pa boste morda želeli redno izvajati isto iskanje ali filtriranje. Namesto da vsakič znova ustvarite nabor korakov iskanja in filtriranja, lahko ustvarite poizvedba. Poizvedba je zmogljiv in prilagodljiv način za iskanje določenih zapisov, saj vam omogoča izvajanje iskanja po meri, uporabo prilagojenih filtrov in razvrščanje zapisov. Ustvarite lahko svoje poizvedbe, da se boste lažje osredotočili na določene zapise in odgovarjali na določena vprašanja. Ko je poizvedba ustvarjena, jo lahko shranite in znova uporabite, uporabite pa jo lahko tudi za ustvarjanje obrazcev in poročil.

Ko za iskanje ali filtriranje uporabite poizvedbo, uporabite pogoje glede na vrsto podatkov, ki jih iščete. Različne vrste informacij so shranjene kot različne vrste podatkov. Rojstni dnevi so na primer shranjeni kot podatki o datumu/času, medtem ko so imena shranjena kot besedilni podatki.

Včasih ne najdete določenega zapisa, za katerega veste, da obstaja. Do tega lahko pride, če si ogledujete zapise v obrazcu ali poizvedbi, ki ne prikaže določenih zapisov zaradi vrednosti določenega polja. V spodnjem primeru je prikazano, kako s poizvedbo poiščete zapise.

Recimo, da uporabljate zbirko podatkov, ki ste jo ustvarili z Accessovo predlogo »Težave« za sledenje težavam. V tabeli »Težave« je polje z imenom »Stanje«, ki označuje, ali je določena težava aktivna, razrešena ali zaprta. Ustvarite lahko poizvedbo, ki prikaže težave, katerih stanje je zaprto, tako da sledite tem korakom:

1. Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Načrt poizvedbe.

2. Dvokliknite Težave in nato kliknite Zapri.

3. V načrtovalniku poizvedb dvokliknite zvezdico (*) v tabeli Težave. Tako zagotovite, da poizvedba prikaže vsa polja iz zapisov, ki jih vrne.

   Težave.* se prikaže v prvem stolpcu mreže načrta v vrstici Polje . To pomeni, da morajo biti vrnjena vsa polja iz tabele Težave.

4. V načrtovalniku poizvedb dvokliknite Stanje v tabeli Težave.

   Stanje je prikazano v drugem stolpcu v mreži načrta v vrstici Polje.

5. V drugem stolpcu mreže načrta počistite potrditveno polje v vrstici Pokaži . Tako zagotovite, da poizvedba ne prikaže polja Stanje.

   Če ne počistite potrditvenega polja Pokaži v stolpcu Stanje, bo polje Stanje v rezultatih poizvedbe prikazano dvakrat.

6. V drugem stolpcu mreže načrta v vrstico Pogoji vnesite ="Zaprto". To je vaš pogoj iskanja. Tako zagotovite, da poizvedba vrne le tiste zapise, pri katerih je vrednost Stanje »Zaprto«.

   Opomba: V tem primeru je uporabljen le en pogoj iskanja. Za dano iskanje lahko uporabite številne pogoje iskanja tako, da dodate pogoje v več polj in uporabite vrstico or in dodatne vrstice pod ali.

   Vaša poizvedba je pripravljena za zagon in je videti tako:

   

7. Na zavihku Načrt v skupini Rezultati kliknite Zaženi.

   Opomba: Če še niste začeli s sledenjem težav in imate torej podatke v tabeli »Težave« in ste stanje vsaj ene težave nastavili na »Zaprto«, poizvedba ne bo vrnila nobenih rezultatov. Lahko pa poizvedbo shranite in jo uporabite kadar koli v prihodnosti.

8. Pritisnite tipki CTRL+S, da shranite poizvedbo.

9. V pogovornem oknu Shrani kot vnesite ime poizvedbe v polje Ime poizvedbe, na primer Zaprte težave, nato pa kliknite V redu.

Zdaj imate poizvedbo, ki prikaže težave, katerih stanje je zaprto.

Če želite izvedeti več o ustvarjanju poizvedb za lažje iskanje zapisov, si oglejte članek Ustvarjanje preproste poizvedbe za izbiranje.

Če želite izvedeti več o pogojih iskanja in filtriranja, si oglejte članek Primeri pogojev poizvedbe.

Na vrh strani