Dodajanje podatkov, zbranih prek e-poštnih sporočil, v Accessovo zbirko podatkov

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

S programoma Microsoft Access 2010 in Microsoft Outlook 2010 lahko zberete ali posodobite podatke prek e-poštnih sporočil. Access vas vodi skozi ustvarjanje obrazca za zbiranje podatkov in pošiljanje obrazca v e-poštnem sporočilu. Ko prejemniki vrnejo izpolnjene obrazce, lahko izberete samodejno obdelavo in shranjevanje podatkov v izbrani Accessovi zbirki podatkov. S takšnim zbiranjem podatkov prihranite čas in trud, ki ju po navadi porabite za kopiranje in lepljenje ali ročno vnašanje podatkov. V nadaljevanju je nekaj primerov, kako lahko s tem postopkom zbirate podatke:

Ankete   : naredite ankete in prevajate rezultate tako, da najprej ustvarite Accessovo zbirko podatkov s tabelami, potrebne za shranjevanje rezultatov in s čarovnikom za, če želite ustvariti anketo obrazec in nato pošto, da udeleženci ankete. Ko udeleženci odgovoriti, so podatki ankete samodejno shranjeni v zbirki podatkov.

Poročila o stanju   : ali je zadnje stanje zalog ravni ali najnovejše informacije o čaka na težave, skupine lahko ohranite, kjer si lahko ogledate tako, da pošljete, ga e-poštna sporočila, ki vsebujejo trenutne podatke v rednih razmakih.

Upravljanje dogodek   : ko organiziranje konference ali izobraževanje ali druge dogodke, lahko pošljete enega ali več obrazcev kot e-pošto sporočilo zbiranje kontaktne informacije, potovanja in nastanitve Preferences (nastavitve) in tako dalje. Če se odločite, da so samodejno obdelavo odgovorov, so udeleženci lahko kadar koli spremenite nastavitve, ne da bi morali vas obvesti, in imate vedno dostop do najnovejše podatke za namene odločanja.

V članku je razloženo, kaj potrebujete za ta postopek, kako začnete uporabljati čarovnika, na voljo pa so tudi dodatne informacije o različnih korakih, da lahko v čarovniku izberete najboljšo možnost zase.

Opomba : Ne boste mogli dodati zbrane podatke, če prejemnik uporablja storitve Hotmail ali Yahoo poslati obrazec za zbiranje podatkov.

Preden začnete

Če prvič zbirate podatke prek e-poštnih sporočil, sledite tem navodilom:

  1. Prepričajte se, da so v računalniku nameščeni ti programi:

    • Access 2007 ali Access 2010.

    • Outlook 2007 ali Outlook 2010. Outlook mora biti nameščen in konfiguriran v računalniku, iz katerega pošiljate e-poštna sporočila. Če je Outlook nameščen, a ni konfiguriran, ga zaženite in sledite navodilom v Outlookovem čarovniku za zagon. Če želite pomoč, glejte Outlookovo pomoč.

    • Če nameravate uporabiti obrazec programa InfoPath, morate imeti nameščen InfoPath 2007 ali novejšo izdajo, prav tako pa morajo imeti v svojih računalnikih nameščen InfoPath tudi prejemniki.

    • Prejemniki e-pošte morajo imeti v računalnikih nameščen InfoPath ali e-poštnega odjemalca, ki podpira obliko zapisa HTML, če si želijo ogledati in urejati obrazec.

      Obrazec, ki se uporablja za zbiranje podatkov z e-poštna sporočila ni Accessovega obrazca. Čarovnik Ustvari posebno obliko v obliki zapisa HTML ali InfoPath.

      Določite ciljno zbirko podatkov. Zbirka podatkov je lahko v obliki zapisa .mdb ali .accdb. Podprti sta tudi obliki zapisa datoteke .mde in .accde. Če ne želite uporabiti obstoječe zbirke podatkov, ustvarite novo.

  2. Določite, ali ustvarjanje tabele, ki naj izpolnjeno s podatki iz e-pošte odgovore. Če ste zbiranje podatkov obstoječe tabele, zagotovite, da tabele niso samo za branje in da imate zahtevana dovoljenja za dodajte ali posodobite svoje vsebine.

Opomba : Vrednosti v vrstah polj Priloga, Samoštevilo, OLE in v poljih z več vrednostmi ni mogoče zbirati prek e-poštnih sporočil.

Če vaš zbiranjem podatkov izpolnjujete več tabel, morate ustvarite poizvedbo za izbiranje in uporabite kot vir zapisov. Zagotovite, da poizvedba vsebuje vsa želena polja iz temeljnih tabel. Če uporabljate obstoječo poizvedbo, zagotovite, da poizvedba ni samo za branje in da imate zahtevana dovoljenja za dodajanje ali posodabljanje njeno vsebino. Če želite več informacij o ustvarjanju poizvedbe, ki temelji na dve ali več tabel, si oglejte članek Uvod v poizvedbe.

Podatke shranite kot nov zapis v teh primerih:

  • Če bodo podatki vneseni v več tabel.

  • Če ciljna tabela nima polja s primarnim ključem. Za preslikavo posameznega odgovora v obstoječ zapis so zahtevane vrednosti primarnega ključa. Če v ciljni tabeli ni polja s primarnim ključem, ga dodajte ali tabeli dodelite obstoječe polje s primarnim ključem, v katerem so enolične vrednosti.

  • Če v ciljni tabeli ni zapisov. Če je tabela prazna, čarovnik predvideva, da želite dodati zapise.

  • Če e-poštni naslovi prejemnikov niso shranjeni kot polja v zbirki podatkov. Ko z zbiranjem podatkov posodabljate zapise, naslovov ne boste mogli ročno vnesti v sporočilo, ki je bilo ustvarjeno s čarovnikom. Polje z naslovom mora biti v ciljni tabeli ali tabeli, ki je v relaciji s ciljno tabelo.

Na vrh strani

Uvod

  1. Odprite zbirko podatkov, v katero boste shranili zbrane podatke.

  2. Če želite dodati podatke v eno tabelo, jo izberite v podoknu za krmarjenje. Če želite izpolniti več tabel v relaciji, izberite poizvedbo, ki je vezana na te tabele.

  3. Za zagon čarovnika naredite nekaj od tega:

    • Na zavihku Zunanji podatki v skupini Zbiranje podatkov kliknite Ustvari e-pošto.

    • Z desno tipko miške kliknite tabelo ali poizvedbo in nato kliknite Zberi in posodobi podatke po e-pošti.

      Opomba : Če tabela vsebuje vsa polja, ali je le »Samoštevilo «, »predmet OLE «, Priloge ali z več vrednostmi vrste polj za iskanje, Access prikaže to sporočilo: izbrano tabelo ali poizvedbo, nima vsa polja, ki podpirajo zbiranje podatkov z e-pošto.

Če so v tabeli polja, ki podpirajo zbiranje podatkov, se zažene čarovnik. Če ciljna tabela podpira dodajanje in posodabljanje podatkov, vas čarovnik vodi skozi postopek zbiranja podatkov prek e-poštnih sporočil.

Z navodili v spodnjih razdelkih si pomagajte, če imate vprašanja med izvajanjem teh sedmih korakov v postopku:

  1. Izberite vrsto vnosa podatkov, ki jih želite poslati

  2. Izberite, ali želite dodati nove podatke ali posodobiti obstoječe

  3. Navedite podatke, ki jih želite zbrati

  4. Izberite samodejno ali ročno obdelavo podatkov

  5. Navajanje e-poštnih naslovov prejemnikov

  6. Preglejte in določite seznam prejemnikov

  7. Ustvarjanje in pošiljanje e-poštnega sporočila

Na vrh strani

Izberite vrsto vnosa podatkov, ki jih želite poslati

Izberite vrsto obrazca glede na to, kaj je enostavnejše za uporabo za vas in prejemnike.

Izberite HTML obrazca    V obliki HTML, lahko si ogledate in urejal vse uporabnike, katerih e-poštni odjemalec, ki podpira HTML

Izberite Microsoft InfoPathov obrazec    Videli boste to možnost, le če InfoPath je nameščen v vašem računalniku. Izberite to možnost le, če vsi prejemniki InfoPath in v računalniku nimajo nameščenega Outlooka. Obrazec programa InfoPath ponuja boljši vnos podatkov in urejanje okolja,

Čarovnik prikaže naslednji korak na osnovi tega, ali ciljni predmet podpira posodabljanje podatkov. Če je predmet poizvedba, ki temelji na več tabelah, ali če je predmet tabela, ki nima polja s primarnim ključem, ali tabela, v kateri ni zapisov, čarovnik predvideva, da želite dodati nove zapise, in vas pozove, da izberete polja obrazca. V nasprotnem primeru pa vas čarovnik pozove, da pred izbiranjem polj obrazca navedete, ali želite dodati ali posodobiti podatke.

Na vrh strani

Izberite, ali želite dodati nove podatke ali posodobiti obstoječe

Izberite, kaj želite narediti s podatki. Izbrana vrsta obrazca vpliva tudi na število novih zapisov, ki jih lahko prejemniki pošljejo v enem odgovoru. Ko posodabljate podatke, število zapisov, ki jih mora posodobiti prejemnik, določa število vnaprej izpolnjenih obrazcev, ki bodo dodani v sporočilo.

Opomba : Če želite dodati nove zapise, vnesite e-poštne naslove v polje za naslov v sporočilu, ko je to ustvarjeno. Če želite posodobiti obstoječe podatke, morajo biti e-poštni naslovi prejemnikov shranjeni kot polje v temeljni tabeli ali poizvedbi ali v tabeli v relaciji.

Na vrh strani

Izberite podatke, ki jih želite zbrati

Ko izbirate polja, ki jih želite vključiti v obrazec, vam ni treba vključiti vsakega polja, ki obstaja v temeljni tabeli ali poizvedbi obrazca. Vendar morate izpolniti te pogoje:

  • Obvezna polja:    Polja, ki so označeni z zvezdico (*) simbol, so zahtevani. Če zbirate nove zapise, se čarovnik samodejno vključi vsa polja, katerih lastnost zahtevano nastavljena na da. Če poljuben zapis pa potrebujete polja so prazna, Access ne morete dodati zapis v tabelo.

  • Nepodprte vrste polj:    Ne boste mogli vključujejo nekatere vrste polj v obrazcu, na primer »Samoštevilo «, Priloga, predmete OLE ali polja za iskanje z več vrednostmi.

  • Polje primarnega ključa:    Uporabnik lahko v polje vnesite vrednost, pri dodajanju zapisov, vendar; odgovor, ki ni mogoče obdelati, če določeno vrednost, ki je že v uporabi.

    Opomba : Za vsako vključeno polje v razdelku Lastnosti polja izberite oznako in kliknite Samo za branje, če ne želite, da uporabniki spreminjajo podatke v tem polju.

Na vrh strani

Izberite samodejno ali ročno obdelavo podatkov

Izberete lahko samodejno ali ročno obdelavo odgovorov. Samodejna obdelava pomeni, da ob prejemu odgovorov Outlook in Access skupaj izvozita podatke v ciljne tabele v zbirki podatkov. S samodejno obdelavo prihranite čas in trud. Ročna obdelava pomeni, da začnete postopek izvažanja za prenos podatkov iz določene mape v Outlooku v ciljno tabelo v Accessu.

Odgovori so uspešno izvoženi v ciljno tabelo, če so izpolnjeni spodnji pogoji, ko odgovori prispejo v poštni predal:

  • V računalniku se mora izvajati Outlook; v nasprotnem primeru se obdelava podatkov začne, ko naslednjič zaženete Outlook.

  • Access ne sme biti zaščiten z geslom in odprt v izključnem načinu. Ime ali mesto zbirke podatkov se po pošiljanju e-poštnega sporočila ne sme spremeniti.

  • Imena tabel in poizvedb in lastnosti polj v obrazcih se po pošiljanju e-poštnega sporočila ne smejo spremeniti.

  • Imeti morate zahtevana dovoljenja za posodabljanje vsebine temeljnih tabel in poizvedbe ali za dodajanje podatkov v njih.

    Opomba : Če samodejna obdelava ne uspe, poskusite odpraviti težave in nato ročno izvozite odgovore, ki se niso izvozili. Odgovori, ki prispejo v poštni predal po tem, ko ste odpravili težavo, so obdelani samodejno.

Nastavite lastnosti za nadzor samodejne obdelave odgovorov

Če želite izbrati drugo Outlookovo mapo za shranjevanje odgovorov, v čarovniku na strani Navedite, kako želite obdelati odgovore kliknite ime mape. V pogovornem oknu Izbiranje mape izberite drugo mapo ali kliknite Novo, če želite ustvariti novo.

Če kliknete Nastavite lastnosti za nadzor samodejne obdelave odgovorov in želite spremeniti ali prilagoditi nastavitve uvoza, glejte spodnjo tabelo, kjer so opisane razpoložljive možnosti:

Možnost

Rezultat

Zavrzi odgovore od tistih, ki jim niste poslali sporočilo   

Potrdite to polje, če želite, da bodo samodejno obdelani samo tisti odgovori, ki so jih poslali izvirni prejemniki vašega sporočila. Ostali odgovori so shranjeni v ciljno mapo, vendar niso samodejno obdelani.

Sprejmi več odgovorov od vsakega prejemnika   

Potrdite to polje, če želite, da bo samodejno obdelan samo prvi odgovor posameznega prejemnika. Vsi nadaljnji odgovori so shranjeni v ciljno mapo, vendar niso samodejno obdelani.

Opomba : Ta nastavitev nadzira samo število odgovorov, ne pa tudi števila zapisov v posameznem odgovoru, ki so obdelani. Če na primer pošljete InfoPathov obrazec, vam lahko uporabnik pošlje več zapisov v enem odgovoru in Access samodejno obdela vse zapise v odgovoru, tudi če to polje ni potrjeno.

Dovoli posodobitve samo za obstoječe podatke   

Ko prejemniki posodobijo podatke z InfoPathovim obrazcem, vam lahko pošljejo tako nove zapise kot tudi posodobitve obstoječih zapisov. Potrdite to polje, če želite obdelati samo posodobitve obstoječih zapisov.

Število odgovorov za obdelavo   

Vnesite največje možno število odgovorov (od vseh prejemnikov) za samodejno obdelavo. Če želite, da bodo samodejno obdelani vsi odgovori, v polje z besedilom vnesite visoko vrednost, na primer 5000. Odgovori, ki jih prejmete, ko je doseženo največje navedeno število, so shranjeni v ciljno mapo, vendar niso samodejno obdelani.

Datum in ura ustavitve   

Navedite, kdaj naj se ustavi samodejna obdelava odgovorov za to e-poštno sporočilo. Odgovori, ki jih prejmete po tem datumu in času, so shranjeni v ciljno mapo, vendar niso samodejno obdelani.

Če želite pozneje spremeniti te možnosti, na zavihku Zunanji podatki v skupini Zbiranje podatkov kliknite Upravljanje odgovorov. V pogovornem oknu Upravljanje sporočil za zbiranje podatkov izberite sporočilo z nastavitvami, ki jih želite spremeniti, in kliknite Možnosti sporočila. Spremembe, ki jih naredite v pogovornem oknu, vplivajo na vse nadaljnje odgovore, ki jih prejmete za to sporočilo.

Ročna obdelava odgovorov

Če želite nadzorovati, kdaj in kateri odgovori so obdelani, ne izberite možnosti samodejne obdelave. Odgovori bodo shranjeni v navedeni mapi v Outlooku, dokler vsakega ne izberete in kliknete z desno tipko miške in nato v priročnem meniju kliknete Izvozi podatke v Microsoft Access.

V nekaterih primerih boste morda morali ročno obdelati odgovore, ki niso bili uspešno samodejno obdelani.

Pred izvažanjem podatkov si zapomnite

  • Accessova zbirka podatkov ne sme biti odprta v izključnem načinu in ime ali mesto zbirke podatkov se po pošiljanju e-poštnega sporočila ne sme spremeniti.

  • Imena tabel in poizvedb in lastnosti polj v obrazcih se po pošiljanju e-poštnega sporočila ne smejo spremeniti.

  • Imeti morate zahtevana dovoljenja za posodabljanje vsebine temeljnih tabel in poizvedbe ali za dodajanje podatkov v njih.

Na vrh strani

Navajanje e-poštnih naslovov prejemnikov

Če zbirate samo nove podatke, lahko e-poštne naslove navedete na dva načina:

  • E-poštne naslove vnesite posamično v Outlookovo e-poštno sporočilo ali jih izberite v adresarju.

  • Uporabite polje za e-poštni naslov v tabeli ali poizvedbi trenutne Accessove zbirke podatkov.

    Opomba : Ko zbirate podatke za posodabljanje obstoječih zapisov, to pogovorno okno ni prikazano, saj morajo biti e-poštni naslovi prejemnikov najprej na voljo kot polja v zbirki podatkov.

Vnašanje e-poštnih naslovov neposredno v Outlook

Če navajate prejemnike v Outlooku, si lahko ogledate predogled sporočila in ga prilagodite, preden ga pošljete. V telesu e-poštnega sporočila sta kratka predstavitev in obrazec. Priporočamo, da obrazca ne spreminjate. Če spremenite strukturo obrazca, odgovor morda ne bo obdelan.

Uporaba e-poštnih naslovov, shranjenih v polju v zbirki podatkov

Možnost, da izberete se povezana tabela se nanaša na tabele, ki so povezani. Ogled ali urejanje relacije tabele v zbirki podatkov, na zavihku »Orodja za zbirke podatkov. «, v skupini relacije kliknite relacije

Če želite več informacij o relacijah, si oglejte članek Navodila za relacije tabele.

Na vrh strani

Preglejte in določite seznam prejemnikov

V zadnjem pomembnem koraku si ogledate predogled e-poštnega sporočila in ga prilagodite, uredite seznam prejemnikov in pošljete sporočilo za zbiranje podatkov.

Ustvarjanje in pošiljanje e-poštnega sporočila

Ko vas čarovnik obvesti, da lahko ustvarite e-poštno sporočilo, in prikaže, kako si lahko z ukazom Upravljaj odgovore ogledate stanje e-pošte, se lahko prikažejo opozorila. V spodnji tabeli so opisana opozorila in postopek, kako jih razrešite:

Opozorilo sporočilo

Opis

S Olution

V nekaterih zapisih ni veljavnega naslova v navedenem polju za e-poštni naslov. Za te vrstice ne boste dobili podatkov.

V izbranem polju z e-poštnim naslovom so ničelne vrednosti.

Če želite zbrati podatke za vse zapise, zaprite čarovnika in zamenjajte ničelne vrednosti z e-poštnimi naslovi. Nato znova zaženite čarovnika.

Zbirka podatkov je trenutno izključno zaklenjena. Dokler izključno zaklepanje ni sproščeno, ne bo mogoče izvajati samodejne obdelave e-poštnih sporočil.

Zbirka podatkov je trenutno odprta v izključnem načinu.

Če želite odgovore samodejno obdelati, se obdelava ne izvede, saj Access ne more dodati podatkov v zbirko podatkov, ki je izključno zaklenjena, ali posodobiti podatkov v njej. Zaprite in znova odprite zbirko podatkov v neizključnem načinu takoj po pošiljanju sporočila.

V teh e-poštnih sporočilih si morda podatki, ki so zaupne ali občutljive narave.

Zbirate podatke za posodabljanje obstoječih zapisov in obrazec, ki ga želite poslati, bo vnaprej izpolnjen z obstoječimi podatki.

Če so v nekaterih poljih obrazca občutljivi podatki, se vrnite na stran čarovnika, kjer ste izbrali polja, in iz obrazca odstranite polja z občutljivimi podatki.

Ko si ogledate predogled sporočila in ga prilagodite, lahko filtrirate polje za e-poštne naslove in izberete prejemnike. Izberite želene e-poštne naslove tako, da potrdite ustrezna polja. Če se odpre pogovorno okno z neveljavnimi e-poštnimi naslovi, si zabeležite te naslove in kliknite Izhod. Preverite neveljavne naslove, jih ustrezno popravite in poskusite znova poslati sporočilo.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×