Dodajanje odsotnosti iz pisarne v Outlookove koledarje sodelavcev

V Outlookovem koledarju lahko preprosto označite čas kot »Zaseden« ali »Odsoten«. Kaj pa, če ne uporabljate storitve Office 365 in nimate omogočene skupne rabe koledarja, vendar morate sodelavce obvestiti o času, ko boste odsotni? V tem članku je razloženo, kako dodate prilagojena povabila na celodnevno srečanje v koledarje sodelavcev, ne da bi vplivali na razpoložljivi prosti čas v njihovih koledarjih.

Načrtovanje dopusta s povabilom na srečanje je proces z dvema korakoma. Najprej obvestite sodelavce o svoji odsotnosti tako, da dodate svoj dopust v njihove koledarje. Nato blokirajte svoj dopust v svojem koledarju.

1. korak: Dodajanje svojega dopusta v koledarje sodelavcev

Če v svojem koledarju označite čas kot »Odsoten«, bo to vašim sodelavcem prikazano, ko bodo poskusili načrtovati srečanje z vami. Ampak, ali ne bi bilo odlično, če bi lahko opozorili vse hkrati pred odsotnostjo, ne da bi vplivali na njihovo stanje »Prost/zaseden« ali zasedali prostor v njihovih koledarjih? To lahko naredite z nastavljanjem svojih informacij tako, da so v njihovih koledarjih prikazane kot celodnevni dogodek, vendar je ta celodnevni dogodek v nasprotju z navadnim celodnevnim dogodkom, ki je po navadi nastavljen kot »Zaseden«, prikazan kot prosti čas. To ne vpliva na razpoložljivost vaših sodelavcev »Prost/zaseden«.

Opomba : Povabila na srečanje so načrtovana za pošiljanje med Outlookovimi uporabniki. Za možnost ogleda urnikov drugih oseb, ko ustvarjate povabila na srečanje v Outlooku, mora vaša organizacija uporabljati strežnik Microsoft Exchange Server.

  1. V koledarju na zavihku Osnovno kliknite Novo srečanje.

    Bližnjica na tipkovnici Če želite ustvariti novo povabilo na srečanje, pritisnite CTRL + SHIFT + Q.

  2. Vnesite opis v polje Zadeva in po želji vnesite mesto v polje Mesto.

  3. Na seznamih Začetni čas in Končni čas izberite začetni in končni čas vaše odsotnosti. Pri dopustih so po navadi vključeni celi dnevi. V takšnem primeru potrdite potrditveno polje Celodnevni dogodek.

    Opomba : Outlook za načrtovanje v vašem računalniku privzeto uporablja nastavitev za trenutni časovni pas. Če želite načrtovati čas odsotnosti, ki temelji na drugem časovnem pasu, v skupini Možnosti kliknite Časovni pasovi.

  4. V skupini Možnosti za možnost Pokaži kot na spustnem seznamu kliknite Prost. Če ste že določili, da je to celodnevni dogodek, je možnost Pokaži kot samodejno nastavljena na Prost.

    Pomembno : 

    • Prepričajte se, da je nastavitev Pokaži kot nastavljena na Prost. To omogoča prejemnikom povabila na srečanje, da sprejmejo povabilo na srečanje in dodajo vaš dopust v svoj koledar, vendar ne zaklenejo nobenega časa v svojem koledarju. Med vašim dopustom bo koledar prejemnika še kazal prosto razpoložljivost za načrtovanje.

    • Ko izbirate celodnevni dogodek, je začetni čas dogodka polnoč. Če želite preprečiti, da vaši sodelavci prejemajo opozorila ob nenavadnih časih, nastavite nastavitev Opomnik na Brez.

  5. Vnesite vse informacije, ki jih želite posredovati prejemnikom.

  6. Predvidene prejemnike dodajte v vrstico Za.

  7. Če želite osebe opozoriti, da boste odsotni, z nizom ponavljajočih se časov, v skupini Možnosti kliknite Ponavljanje, izberite vzorec ponavljanja in nato kliknite V redu.

  8. Kliknite Pošlji.

Ko pošljete to povabilo na srečanje z možnostjo Pokaži kot, nastavljeno na Prost, je dogodek prikazan na vrhu vsakega dne v Outlookovih koledarjih vaših sodelavcev, kar je vizualni opomnik, ki ne blokira nobenega delovnega časa.

Opomba : Če niste izbrali možnosti Celodnevni dogodek, je dogodek prikazan na časovni mreži in ni prikazan na vrhu dneva. Še vedno je označen kot prosti čas.

2. korak: Blokiranje dopusta v koledarju

Če ste upoštevali korake v prejšnjem odseku, je bilo povabilo na srečanje, ki ste ga poslali, označeno kot prosti čas, da preprečite blokado časa v koledarjih drugih oseb. Toda čas je v vašem koledarju označen tudi kot prost. Ustvariti morate dodaten sestanek zase, tako da lahko drugi vidijo, da niste na voljo v času, ki ga določite.

Pogosta napaka je odpiranje elementa povabila na srečanje v koledarju in spreminjanje nastavitve Pokaži kot iz Prost v Odsoten, ko pošljete izvirno povabilo. Vendar ko to naredite, je posodobitev poslana vsem, ki ste jim poslali povabilo na srečanje, pri čemer je nastavitev Prost spremenjena v Odsoten, koraki, ki ste jih ustvarili, da bi se temu izognili, pa so prezrti. Ustvarite podvojeni sestanek v svojem koledarju tako, da nastavitev Pokaži kot nastavite na Odsoten.

Če ljudje uporabljajo Outlookov koledar za načrtovanje srečanj in drugih dogodkov, si lahko ogledajo vašo razpoložljivost, razen če ste spremenili dovoljenja za svoj koledar, da to preprečite. Po navadi je za sestanke, srečanja in dogodke nastavitev Pokaži kot nastavljena na Zaseden. Elemente lahko ustvarite tudi z nastavitvijo Pokaži kot, nastavljeno na Odsoten. Elementi, nastavljeni na Odsoten, so obravnavani kot podobni elementom, nastavljenim na Zaseden – nihče ne bi smel pričakovati, da ste takrat na voljo. Vizualno se ti dve vrsti razlikujeta med seboj, in sicer so elementi, nastavljeni na Odsoten, prikazani z vijolično barvo, elementi, nastavljeni na Zaseden, pa so prikazani z modro barvno temo. Ta razlika v videzu vam pomaga poudariti, zakaj niste na voljo. Na primer, morda boste lahko premaknili element Zaseden v sporu, vendar verjetno ne boste mogli oz. želeli spremeniti elementa Odsoten, kot je dopust.

  1. V koledarju na zavihku Osnovno kliknite Nov sestanek.

  2. V polje Zadeva vnesite ime za čas odsotnosti.

  3. V poljih Začetni čas in Končni čas kliknite datume začetka in zaključka vaše odsotnosti.

  4. Potrdite potrditveno polje Celodnevni dogodek.

  5. Spremenite nastavitev Pokaži kot v Odsoten.

  6. Kliknite Shrani in zapri.

Opomba : Premislite o brisanju (le iz vašega koledarja) prvega povabila na srečanje, ki ste ga drugim poslali. Lahko pa ga pustite v koledarju, tako da ga lahko uporabite za preprosto pošiljanje posodobitve ali preklica, če pride do sprememb vaših načrtov.

1. korak: Dodajanje svojega dopusta v koledarje sodelavcev

Če v svojem koledarju označite čas kot »Odsoten«, bo to vašim sodelavcem prikazano, ko bodo poskusili načrtovati srečanje z vami. Ampak, ali ne bi bilo odlično, če bi lahko opozorili vse hkrati pred odsotnostjo, ne da bi vplivali na njihovo stanje »Prost/zaseden« ali zasedali prostor v njihovih koledarjih? To lahko naredite z nastavljanjem svojih informacij tako, da so v njihovih koledarjih prikazane kot celodnevni dogodek, vendar je ta celodnevni dogodek v nasprotju z navadnim celodnevnim dogodkom, ki je po navadi nastavljen kot »Zaseden«, prikazan kot prosti čas. To ne vpliva na razpoložljivost vaših sodelavcev »Prost/zaseden«.

Opomba : Povabila na srečanje so načrtovana za pošiljanje med Outlookovimi uporabniki. Za možnost ogleda urnikov drugih oseb, ko ustvarjate povabila na srečanje v Outlooku, mora vaša organizacija uporabljati strežnik Microsoft Exchange Server.

  1. V meniju Datoteka pokažite na Novo in nato kliknite Povabilo na srečanje.

    Bližnjica na tipkovnici Če želite ustvariti novo povabilo na srečanje, pritisnite CTRL + SHIFT + Q.

  2. Vnesite opis v polje Zadeva in po želji vnesite mesto v polje Mesto.

  3. Na seznamih Začetni čas in Končni čas izberite začetni in končni čas vaše odsotnosti. Pri dopustih so po navadi vključeni celi dnevi. V takšnem primeru potrdite potrditveno polje Celodnevni dogodek.

    Opomba : Outlook za načrtovanje v vašem računalniku privzeto uporablja nastavitev za trenutni časovni pas. Če želite načrtovati odsotnost na podlagi drugega časovnega pasu, na zavihku Srečanje v skupini Možnosti kliknite Časovni pasovi.

  4. V skupini Možnosti za možnost Pokaži kot v polju spustnega seznama kliknite Prost. Če ste že določili, da je to celodnevni dogodek, je možnost Pokaži kot samodejno nastavljena na Prost.

    Pomembno : 

    • Prepričajte se, da je nastavitev Pokaži kot nastavljena na Prost. To omogoča prejemnikom povabila na srečanje, da sprejmejo povabilo na srečanje in dodajo vaš dopust v svoj koledar, vendar ne zaklenejo nobenega časa v svojem koledarju. Med vašim dopustom bo koledar prejemnika še kazal prosto razpoložljivost za načrtovanje.

    • Ko izbirate celodnevni dogodek, je začetni čas dogodka polnoč. Če želite preprečiti, da vaši sodelavci prejemajo opozorila ob nenavadnih časih, nastavite nastavitev Opomnik na Brez.

  5. Vnesite vse informacije, ki jih želite posredovati prejemnikom.

  6. Predvidene prejemnike dodajte v vrstico Za.

  7. Če želite osebe opozoriti, da boste odsotni, z nizom ponavljajočih se časov, na zavihku Srečanje v skupini Možnosti kliknite Ponavljanje, izberite vzorec ponavljanja in nato kliknite V redu.

    Ko dodate vzorec ponavljanja za povabilo na srečanje, se zavihek Srečanje spremeni v Ponavljajoče se srečanje.

  8. Na zavihku Srečanje v skupini Pokaži kliknite Sestanek.

  9. Kliknite Pošlji.

Ko pošljete to povabilo na srečanje z možnostjo Pokaži kot, nastavljeno na Prost, je dogodek prikazan na vrhu vsakega dne v Outlookovih koledarjih vaših sodelavcev, kar je vizualni opomnik, ki ne blokira nobenega delovnega časa.

Opomba : Če niste izbrali možnosti Celodnevni dogodek, je dogodek prikazan na časovni mreži in ni prikazan na vrhu dneva. Še vedno je označen kot prosti čas.

2. korak: Blokiranje dopusta v koledarju

Če ste upoštevali korake v prejšnjem odseku, je bilo povabilo na srečanje, ki ste ga poslali, označeno kot prosti čas, da preprečite blokado časa v koledarjih drugih oseb. Toda čas je v vašem koledarju označen tudi kot prost. Ustvariti morate dodaten sestanek zase, tako da lahko drugi vidijo, da niste na voljo v času, ki ga določite.

Pogosta napaka je odpiranje elementa povabila na srečanje v koledarju in spreminjanje nastavitve Pokaži kot iz Prost v Odsoten, ko pošljete izvirno povabilo. Vendar ko to naredite, je posodobitev poslana vsem, ki ste jim poslali povabilo na srečanje, pri čemer je nastavitev Prost spremenjena v Odsoten, koraki, ki ste jih ustvarili, da bi se temu izognili, pa so prezrti. Ustvarite podvojeni sestanek v svojem koledarju tako, da nastavitev Pokaži kot nastavite na Odsoten.

Če ljudje uporabljajo Outlookov koledar za načrtovanje srečanj in drugih dogodkov, si lahko ogledajo vašo razpoložljivost, razen če ste spremenili dovoljenja za svoj koledar, da to preprečite. Po navadi je za sestanke, srečanja in dogodke nastavitev Pokaži kot nastavljena na Zaseden. Elemente lahko ustvarite tudi z nastavitvijo Pokaži kot, nastavljeno na Odsoten. Elementi, nastavljeni na Odsoten, so obravnavani kot podobni elementom, nastavljenim na Zaseden – nihče ne bi smel pričakovati, da ste takrat na voljo. Vizualno se ti dve vrsti razlikujeta med seboj, in sicer so elementi, nastavljeni na Odsoten, prikazani z vijolično barvo, elementi, nastavljeni na Zaseden, pa so prikazani z modro barvno temo. Ta razlika v videzu vam pomaga poudariti, zakaj niste na voljo. Na primer, morda boste lahko premaknili element Zaseden v sporu, vendar verjetno ne boste mogli oz. želeli spremeniti elementa Odsoten, kot je dopust.

  1. V pogledu Koledar v meniju Datoteka pokažite na Novo in kliknite Sestanek.

  2. V polje Zadeva vnesite ime za čas odsotnosti.

  3. V poljih Začetni čas in Končni čas kliknite datume začetka in zaključka vaše odsotnosti.

  4. Potrdite potrditveno polje Celodnevni dogodek.

  5. Spremenite nastavitev Pokaži kot v Odsoten.

  6. Kliknite Shrani in zapri.

Opomba : Premislite o brisanju (le iz vašega koledarja) prvega povabila na srečanje, ki ste ga drugim poslali. Lahko pa ga pustite v koledarju, tako da ga lahko uporabite za preprosto pošiljanje posodobitve ali preklica, če pride do sprememb vaših načrtov.

Glejte tudi

Najboljši načini uporabe Outlookovega koledarja

Načrtovanje srečanja z drugimi osebami

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×