Office
Vpis

Dodajanje nekaj zapisov v zbirko podatkov

Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

V tem članku je razloženo, kako vnesti podatke v zbirko podatkov Access in vam bo pomagal razumeti različnih procesov vnos podatkov. V članku tudi je razloženo, kako uporabljati več načinov za vnos podatkov v Accessu.

V tem članku

Osnove o dodajanju zapisov

Dodajanje zapisov neposredno v tabele v pogledu podatkovnega lista

Dodajanje zapisov z obrazcem

Urejanje elementov v polje za iskanje

Vnesite nize ničelne dolžine.

Dodajanje zapisov z uvozom ali povezovanje do podatkov

Načini za prihranek časa pri vnosu podatkov

Osnove o dodajanju zapisov

Če želite natančno in hitro vnašanje podatkov v Accessovo zbirko podatkov, pomaga razumeti nekaj osnovnih konceptov o delovanju zbirke podatkov. Informacije v teh odsekih je razloženo, nekatera osnovna načela strukturo in oblikovanje, ki določajo, kako vnesete podatke.

Vplivu načrta zbirke podatkov in vnos podatkov

Datoteka v istem pomenu kot Microsoft Wordovega dokumenta ali Microsoft PowerPointovih diapozitivov ni Accessovo zbirko podatkov. Namesto tega Accessovo zbirko podatkov, ki je zbirko predmetov – tabele, obrazce, poročila, poizvedbe in tako naprej, ki morajo sodelovati za zbirko podatkov, da bo deloval pravilno.

Poleg tega ti predmeti ustrezati naboru načela oblikovanja ali zbirke podatkov bo bodisi slabo delo ali ne uspe v celoti odstranite. Obenem te načrt načela vpliva na način vnosa podatkov. Bi vam pomaga, upoštevajte ta dejstva o predmetov zbirke podatkov in načrtovanje v nadaljevanju.

  • Access shrani vse podatke v eno ali več tabel. Število tabel, ki ga uporabljate, je odvisna od načrta in zapletenost zbirke podatkov. Čeprav lahko ogledate podatke v obrazcu, poročilu ali v rezultatih, ki jih pridobili s poizvedbo, Access shrani podatke samo v tabelah in drugih predmetov v zbirki podatkov, ki so zasnovani na vrhu te tabele.

  • Vsako tabelo, morate sprejeti le eno vrsto podatkov. Primer tabele poslovni podatki ne sme vsebovati informacije o prodaji. Če obstaja, iskanje pravilne podatke lahko postane težko, če ni mogoče.

  • Običajno se vsa polja v tabeli sprejme le eno vrsto podatkov. Na primer, jih ni mogoče shraniti zapiskov v polje, določi, da sprejema številke. Če želite vnesti besedilo v to polje, Access prikaže sporočilo o napaki. Kljub temu, da ni težko, hitro pravilo. Na primer, lahko shranite številk (na primer poštne številke) v polje nastavljena na kratko besedilo podatkovni tip, vendar ni mogoče izvesti izračune v teh podatkov, ker Access meni, da je kos besedila.

  • Z nekaterimi izjemami polja v zapisu sprejeti le eno vrednost. Na primer, lahko vnesete več kot en naslov v polju naslov. To je v primerjavi s programom Microsoft Excel, ki privzeto vam omogoča, da vnesite poljubno število imena ali naslove ali slike v eno celico, razen če ste nastavili celice, če želite sprejeti omejene vrste podatkov.

    Pa lahko vnesete razmejen seznam elementov v poljih, ki so nastavljena na kratko besedilo (besedilo) ali podatkovni tip dolgo besedilo (Zapisek). Poleg tega Access vsebuje funkcijo, imenovano polje z več vrednostmi. Uporabite polja z več vrednostmi za prilaganje več delov podatkov v en zapis in ustvarite sezname, ki sprejme več vrednosti. Na primer, lahko priložite Microsoft PowerPointovih diapozitivov in poljubno število slik z zapisom v zbirki podatkov. Prav tako lahko ustvarite seznam imen in izberite čim več imena, kot je potrebno. Uporaba polj z več vrednostmi lahko zdi, da prekinete pravila načrta zbirke podatkov, zato, ker ga lahko shranite več kot en zapis na polje »tabela« , vendar jih ne, ker Access uveljavi pravila »v ozadju« tako, da shrani podatke v posebne skrite tabele.

  • V starejših različicah Accessa (pred letom 2007), boste imeli za načrtovanje in ustvarjanje vsaj eno tabelo, preden lahko vnesete podatke. Ste imeli, da se odločite, katera polja, če želite dodati v tabelo, in nastaviti podatkovni tipi za vsako polje. V novejših različicah Access, lahko odprete prazno tabelo in začeli vnašati podatkov. Access bo določil vrsto podatkov za polja, ki temelji na tisto, kar ste vnesli.

Več informacij

Informacije v tem razdelku dotika načrta zbirke podatkov, oblikovanje tabele in funkcijo, imenovano polja z več vrednostmi.

Te povezave in izvedeli boste do člankov z dodatnimi informacijami o teh predmetov.

Kako vrste podatkov, ki vplivajo na način vnosa podatkov

Ko oblikujete tabelo zbirke podatkov, izberete vrsto podatkov za vsako polje v tej tabeli, proces, ki zagotavlja bolj natančno vnos podatkov. Recimo, da odprete prazno tabelo in vnesite niz prodajne številke. Access nato določi podatkovni podatkovni tip število za polje. Če nekdo poskusi v to polje vnesite besedilo, Access prikaže napako sporočilo in ne omogočiti uporabniku, da shranite spremenjen zapis – korak, ki pomaga pri zaščiti podatkov.

Pokaži mi, kako si lahko ogledate vrste podatkov

V podoknu za krmarjenje, naredite nekaj od tega:

  • Dvokliknite tabelo, ki ga želite raziskati, odprite tabelo v pogledu podatkovnega lista. Na zavihku polja v skupini oblikovanje , si oglejte vrednost na seznamu podatkovni tip. Opomba: Če uporabljate Access 2007, boste našli seznam na zavihku podatkovni list v skupini podatkovni tipi in oblikovanje . Spremembe vrednosti, kot jih postavite kazalec v različnih polj v tabeli. Na tej sliki je prikazano na seznamu:

    Seznam podatkovnih tipov

  • Z desno tipko miške kliknite tabelo, ki ga želite raziskati, in kliknite Pogled načrta.

    Access odpre tabelo v mreži načrta in v zgornjem delu mreže prikazano ime in podatkovni tip za vsako polje tabele. Na tej sliki je prikazana tipična tabela v mreži načrta.

    Polja v pogledu načrta

Podatkovni tip, ki ste ga nastavili za vsako polje tabele so prvo raven nadzor nad tem, katere vrste podatkov, bo dovoljen v polje. V nekaterih primerih, kot na primer pri delu z dolgo besedilno polje, lahko vnesete podatke, ki jih želite. V drugih primerih, kot na primer pri delu z samoštevilčno polje, vnesite podatke nastavitev za polje ne boste mogli vnesti vse podatke na vse. V spodnji tabeli so navedeni podatkovni tipi to Access so na voljo, in opisuje, kako vplivajo na vnos podatkov.

Vrsta podatkov

Učinek na vnos podatkov

Kratko besedilo

Upoštevajte, da začnejo v programu Access 2013, besedilne podatke, vrste so preimenovali na Kratko besedilo.

Kratek polja z besedilom sprejeti, besedilo ali številski znaki, vključno z vejicami sezname elementov. V polje z besedilom sprejme manjše število znakov, kot to polje več vrstic besedila – od 0 do 255 znakov. V nekaterih primerih, lahko uporabite funkcije za pretvorbo, da izvedete izračune za podatke v polju kratko besedilo.

Dolgo besedilo

Upoštevajte, da začnejo v programu Access 2013, Zapisek podatkovne vrste so preimenovali v Več vrstic besedila.

Velike količine besedila in številske podatke lahko vnesete v to vrsto polja. Tudi, če je načrtovalec zbirke podatkov nastavi polje v podpira obogateno besedilo, lahko uporabite vrste oblikovanja, ki jih običajno najdete v programih word obdelava, na primer Word. Na primer, lahko uporabite različne pisave in velikosti pisave za posebne znake v besedilu in krepko ali ležeče in tako naprej. Dodate lahko tudi jeziku HTML (Hypertext Markup) oznake podatkov.

Poleg tega polja z več vrstic besedila so lastnost samo Dodaj. Ko omogočite to lastnost, lahko dodate nove podatke za polje »več vrstic besedila« , vendar ne morete spremeniti obstoječe podatke. Funkcija je namenjena za uporabo v programih, na primer vprašanje zbirke podatkov za sledenje, kjer boste morda morali voditi trajne zapise, ki ostane nespremenljiv. Ko postavite kazalec v polju več vrstic besedila s Samo Dodaj lastnost omogočena privzeto besedilo v polje izgine. Oblikovanje ali druge spremembe ni mogoče uporabiti za besedilo.

Primer polja »kratko besedilo« , lahko zaženete funkcije za pretvorbo glede na podatke v polju več vrstic besedila.

Število

Vnesete lahko le števila v tej vrsti polja in lahko izvedete izračune v vrednosti v številčnem polju.

Veliko število

Opomba veliko podatkovnih tipov, ki so na voljo le v storitvi Office 365 naročnino na različico Accessa.

Vnesete lahko le števila v tej vrsti polja in lahko izvedete izračune v vrednosti v polju večjega števila.

Datum/ura

V to vrsto polja lahko vnesete le datume in čase. Odvisno od tega, kako je načrtovalec zbirke podatkov nastavi polje, lahko pride do te pogoje:

  • Če je načrtovalec zbirke podatkov nastavite vnosno masko za polje (nizi dobesedni in ograde znakov, ki se pojavi, ko izberete polje), morate vnesti podatke v prostore in obliko, ki omogoča maska. Na primer, če vidite maske, na primer DD_MMM_LLLL, morate vnesite okt 11 2017 v polja. Ne morete vnesti celotnega imena meseca ali vrednost dve števki leta.

  • Če oblikovalec niste ustvarili vnosno masko, če želite nadzorovati, kako vnesete datum ali čas, lahko vnesete vrednost, s katero koli veljavno obliko datuma ali časa. Na primer, lahko vnesete 11 Oct 2017, 17/10/11, 11 oktober 2017, in tako naprej.

  • Načrtovalec zbirke podatkov lahko uporabite obliko prikaza v polje. V tem primeru, če ni vnosno masko, lahko vnesete vrednost v skoraj kateri koli obliki, vendar Access prikaže datume v skladu z obliko prikaza. Na primer, vnesete lahko 11/10/2017, vendar oblika prikaza lahko nastavite tako, da se prikaže vrednost kot 11-Oct-2017.

Valuta

Vnesete lahko le vrednosti valut v to vrsto polja. Prav tako ni treba ročno vnesite simbol valute. Privzeto, Access uporabi simbol valute (y, l, $ in tako dalje) določili v področnih nastavitvah sistema Windows. Ta valutni simbol za odražanje drugačno valuto, lahko spremenite, po potrebi.

Samoštevilo

Ni mogoče vnesti ali kadar koli spremenite podatke v to vrsto polja. Access poviša vrednosti v polju »Samoštevilo« vsakič, ko dodate nov zapis v tabelo.

Izračunano

Upoštevajte, da izračuna podatkovne tipe, ki so bile dodane v dostop do začetka v programu Access 2010

Ni mogoče vnesti ali kadar koli spremenite podatke v to vrsto polja. Rezultati v polju določajo izraza, ki jo določite. Dostop do posodobi vrednosti v izračunano polje, kadar koli dodate ali uredite nov zapis v tabelo.

Da/ne

Ko kliknete polje, ki je nastavljena za to vrsto podatkov, Access prikaže potrditveno polje ali spustni seznam, odvisno od tega, kako oblikujete polja. Če oblikujete polje, če želite prikazati seznam, lahko izberete bodisi da ali ne, True ali False, ali ali izklop znova glede na obliko, ki je uporabljena v polje na seznamu. Ne morete vnesti vrednosti na seznamu ali spremenite vrednosti na seznamu neposredno v obrazcu ali tabelo.

Predmet OLE

Uporabite to vrsto polja, če želite prikazati podatke iz datoteke, ustvarjene z drugim programom. Na primer, lahko prikažete besedilne datoteke, Excelovega grafikona ali PowerPoint diapozitivov v polje predmeta OLE.

Priloge so hitreje, lažje in bolj prilagodljivi način, če želite prikazati podatke iz drugih programov. Glejte vnos Prilogo, v nadaljevanju v tej tabeli, če želite več informacij.

Hiperpovezava

Lahko vnesete vse podatke v tej vrsti polja in dostop do to prelomi v spletni naslov. Na primer, če vnesete vrednost v polju, Access besedilo obda z http://www. your_text.com. Če vnesete veljaven spletni naslov, bodo delovale v povezavo. V nasprotnem primeru bo vaša povezava posledico sporočilo o napaki. Poleg urejanje obstoječe hiperpovezave lahko težko, ker tako, da kliknete polje »hyperlink« z miško se začne v brskalniku in odpre se na mesto, ki je navedena v povezavo. Če želite urediti polje »hiperpovezava« , izberite sosednje polje, tipkama TAB ali PUŠČICA za premik fokusa na polju »hiperpovezava« in pritisnite tipko F2, da se omogoči urejanje.

Priloga

Za to vrsto polja lahko priložite podatke iz drugih programov, vendar ne vnesete ali drugače vnesti besedilnih ali številskih podatkov.

Več informacij o uporabi polja za prilogo, si oglejte članek Dodajanje datotek in grafik zapisom v zbirki podatkov.

Čarovnik za iskanje

Čarovnik za iskanje ni podatkovni tip. Namesto tega uporabite čarovnika za ustvarjanje spustnih seznamov dve vrsti: vrednost seznami in polja za iskanje. Seznam vrednosti uporablja razmejen seznam elementov, ki ga vnesete ročno, ko uporabite čarovnika za iskanje. Te vrednosti lahko neodvisno od podatkov ali predmet v zbirki podatkov.

V nasprotju polja za iskanje uporablja poizvedbe za pridobivanje podatkov iz ene ali več od drugih tabel v zbirki podatkov ali na drugo mesto, na primer v strežniku SharePoint. Polje za iskanje, nato prikaže podatke v spustnem seznamu. Privzeto čarovnika za iskanje nastavi polje tabele v podatkovni tip števila.

Lahko delate s polji za iskanje neposredno v tabele in obrazce in poročila. Privzeto prikazane vrednosti v polju za iskanje v vrsti kontrolnika seznama, ki se imenuje kombinirano polje – seznam, ki ima spustno puščico: Prazen iskalni seznam . Odvisno od tega, kako je načrtovalec zbirke podatkov nastavite polja za iskanje in kombinirano polje, lahko uredite elemente na seznamu in omogoča dodajanje elementov na seznamu. To storite, načrtovalec zbirke podatkov morate nastaviti lastnosti za polje za iskanje (lastnost, ki se imenuje Omeji na seznam, in oblikovalec je, da ga izklopite).

Če ne morete neposredno urediti vrednosti na seznamu za iskanje, morate dodati ali spremeniti podatke na seznamu vnaprej določene vrednosti, ali v tabeli, ki služi kot vir za polje za iskanje. Več informacij o tem, glejte Urejanje elementov v polje za iskanje, v nadaljevanju tega članka.

Na koncu, ko ustvarite polje za iskanje, lahko po želji nastavite da podpirajo več vrednosti. Ko to storite tako, da v nastalem seznamu prikaže potrditveno polje zraven vsakega elementa seznama in potrdite ali počistite čim več elementov, kot je potrebno. Ta slika prikazuje običajen seznam z več vrednostmi:

Seznam potrditvenih polj.

Več informacij o ustvarjanju polj za iskanje z več vrednostmi in uporabi rezultata seznami, preberite članke, uporabite seznam, ki shranjevanje več vrednosti in vodnik za polja z več vrednostmi.

Opomba: Prilogo, izračunanih in veliko podatkovni tipi niso na voljo v oblikah zapisa datoteke .mdb.

Vpliv lastnosti polja tabele na način vnosa podatkov

Poleg načela oblikovanja, ki nadzorujejo strukture zbirke podatkov in vrst podatkov, ki določajo, kaj lahko vnesete v določenem polju, več lastnosti polja lahko vpliva tudi na način vnosa podatkov v Accessovo zbirko podatkov.

Ogled lastnosti za polje tabele

Access ponuja dva načina za prikaz lastnosti za polje tabele. Lahko s kontrolniki na zavihku podatkovni list , ali lahko odprete tabelo v pogledu načrta. S temi nabori koraki je razloženo, kako uporabiti obeh tehnik.

Ogled lastnosti tabele na zavihku podatkovni list «»

  1. V podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo, ki jo želite uporabiti.

  2. Kliknite zavihek polja in s kontrolniki v skupini oblikovanje , če si želite ogledati lastnosti za vsako polje tabele. Opomba: Če uporabljate Access 2007, boste našli seznam na zavihku podatkovni list v skupini podatkovni tipi in oblikovanje .

Ogled lastnosti tabele v pogledu načrta

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške in kliknite Pogled načrta Podoba gumba v priročnem meniju.

    Access odpre tabelo v mreži načrta.

  2. V spodnjem delu mreže, kliknite zavihek splošno , če še ni izbrana.

    ali

    Če si želite ogledati lastnosti polja za iskanje, kliknite zavihek za iskanje .

    Polje za iskanje je polje tabele, ki uporablja poizvedbe za pridobivanje vrednosti iz ene ali več tabel v zbirki podatkov. Privzeto polje za iskanje predstavlja te vrednosti za vas v obliki seznama. Odvisno od tega, kako načrtovalec zbirke podatkov nastavi polje za iskanje, lahko izberete eno ali več elementov s seznama.

V spodnji tabeli so navedene lastnosti, ki čim večji učinek na vnos podatkov in je razloženo, kako vplivajo na vnos podatkov.

Lastnost

Mesto v mreži načrta tabele

Možne vrednosti

Način delovanja pri poskusu vnos podatkov

Velikost polja

Zavihek Splošno

0 in 255

Omejitev znakov velja le za polja, nastavljeno na podatkovni tip besedilo. Če želite vnesti več kot navedeno število znakov, se jih polje odreže.

Obvezno

Zavihek Splošno

Da/ne

Ko je vklopljena, to lastnost prisili, vnesite vrednost v polju in Access ne omogočite shranjevanje novih podatkov, dokler ne dokončate polja obvezno. Če je izklopljen, je polje bo sprejelo ničelne vrednosti, kar pomeni, da lahko ostane polje prazno.

Opomba: Ničelna vrednost ni enaka kot vrednost nič. Nič je števka in »null« je prikazan, nedoločeno ali neznano vrednost.

Dovoli nize ničelne dolžine.

Zavihek Splošno

Da/ne

Ko je vklopljena, lahko vnesete nize ničelne dolžine – nizov, ki vsebujejo brez znakov. Če želite ustvariti nize ničelne dolžine, vnesete dva dvojna narekovaja v polju (»«).

Indeksirano

Zavihek Splošno

Da/ne

Ko indeksirate polje tabele, Access prepreči dodajanje podvojenih vrednosti. Ustvarite lahko tudi indeksa iz več kot eno polje. Če to storite, lahko podvojene vrednosti v enem polju, vendar ne v obe polji.

Vnosna maska

Zavihek Splošno

Vnaprej določene ali nabori po meri dobesednih znakov in znakov ograde

Vnosne maske pozove, da vnesete podatke v vnaprej določene oblike. Maske se pojavi, ko izberete polja v tabeli ali kontrolniku v obrazcu. Recimo, da kliknete polje »Datum« in si oglejte ta nabor znakov: MMM-DD-YYYY. To je vnosne maske. Morate vnesti mesec vrednosti kot trimestno okrajšavo, na primer Okt, in leto kot štirimestno število – na primer, oktober 15 2017.

Opomba: Ne pozabite vnosne maske nadzorujejo samo način vnosa podatkov, kako dostopa trgovinah ali prikaže podatke.

Če želite več informacij o ustvarjanju in uporabi vnosnih mask, si oglejte članek nadzor oblike vnosa podatkov z vnosnimi maskami. Če želite več informacij o tem, kako Access shranjuje in prikaže podatke za datum/čas, si oglejte članek vnos datumske ali časovne vrednosti.

Omeji na seznam

Zavihek za iskanje

Da/ne

Omogoči ali onemogoči spremembe elementov v polje za iskanje. Novi uporabniki dostop včasih poskusite ročno spreminjanje elementov v polje za iskanje. Ko Access, preprečite spreminjanje elementov v polju, ta lastnost nastavljena na da. Če je omogočeno to lastnost in morate spremeniti elementov na seznamu, morate odpreti seznam (če želite urediti seznam vrednosti) ali tabelo, ki vsebuje vir podatkov za seznam (če želite urediti polje za iskanje) in spremenite vrednosti v nadaljevanju. Če želite več informacij o uporabi polja za iskanje, glejte Urejanje elementov v polje za iskanje, v nadaljevanju tega članka.

Omogoči urejanje seznama vrednosti

Zavihek za iskanje

Da/ne

Omogoči ali onemogoči ukaz Uredi elemente seznama za vrednost sezname, vendar ne za polja za iskanje. Če želite omogočiti ta ukaz za polja za iskanje, vnesite ime veljaven obrazec v Obrazcu za urejanje elementov seznama lastnosti. Ukaz Dovoli urejanje seznama vrednosti, ki se prikaže v priročnem meniju, ki ga odprete z desno tipko miške kliknete kontrolnik polja s seznamom ali kombiniranega polja. Ko zaženete ukaz, se prikaže pogovorno okno Urejanje elementov seznama . Izmenično, če v Obrazcu za urejanje elementov seznama lastnosti določite ime obrazca, Access zažene ta obrazec namesto v pogovorno okno.

Opomba: Ukaz Uredi elemente seznama lahko zaženete iz polja s seznamom in kombinirano polje kontrolniki se nahaja v obrazcih in s kontrolniki kombiniranega polja, ki je v tabelah in rezultat poizvedbe Nastavi. Obrazci, mora biti odprta v pogledu načrta ali pogled Prebrskaj; tabele in naborih rezultatov poizvedbe mora biti odprta v pogledu podatkovnega lista.

Obrazec za urejanje elementov seznama

Zavihek za iskanje

Ime obrazca za vnos podatkov

Če vnesete ime obrazca za vnos podatkov kot vrednost v tej tabeli, ta obrazec odpre, ko uporabnik zažene ukaz Uredi elemente seznama . V nasprotnem primeru pogovorno okno Urejanje elementov seznama se prikaže, ko uporabniki zaženite ukaz.

Na vrh strani

Dodajanje zapisov neposredno v tabele v pogledu podatkovnega lista

Tabelo odprite v pogledu podatkovnega lista spominja na Excelovem delovnem listu, in lahko vnesete ali prilepite podatke v eno ali več polj, v enakovredno vrednost v celici na delovnem listu.

V nadaljevanju upoštevajte ta dejstva.

  • Ni treba izrecno shranite podatke. Dostop do stori spremembe v tabelo, ko premaknete kazalec v novo polje v isti vrstici ali ko premaknete kazalec na drugo vrstico.

  • Polja v Accessovo zbirko podatkov so privzeto nastavljena sprejeti določeno vrsto podatkov, kot so besedilo ali številke. Vnesite vrsto podatkov, ki je polje nastavljeno, če želite sprejeti. Če ne, Access prikaže sporočilo o napaki:

    Sporočilo o napaki Neveljavna vrednost

  • V polje morda uporabljena vnosna maska. Vnosne maske je nabor znakov dobesedni in označbo mesta, ki veljati, če želite vnesti podatke v določeni obliki.

    Če želite več informacij o vnosnih maskah, si oglejte članek nadzor oblike vnosa podatkov z vnosnimi maskami.

  • Z izjemo Priloge in seznamov z več vrednostmi, lahko vnesete le en zapis v večini polj. Če ne veste, ali je polje sprejme Priloge, lahko preverite lastnosti polja. To storite tako, navodila v Lastnosti pogleda za polje tabele, v tem članku. Vedno lahko določite seznam z več vrednostmi, ker Access prikaže potrditveno polje zraven vsakega elementa seznama.

Vnašanje podatkov v tabeli

  1. V podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo, ki jo želite uporabiti.

    Access privzeto odpre tabelo v pogledu podatkovnega lista – mreže, ki je podobna Excelovega delovnega lista.

  2. Kliknite ali drugače postavite fokus na prvo polje, ki ga želite uporabiti, in nato vnesite podatke.

  3. Pomik v naslednje polje v isti vrstici, pritiskajte tipko TAB, uporabite puščične tipke desno ali levo ali kliknite celico v naslednje polje.

    Ko pritisnete TAB, privzeto, Access uporabi področnih nastavitvah sistema Windows za določanje, ali premaknete kazalec miške na levo ali desno. Če je v računalniku nameščen jezik, ki bere od leve proti desni, kazalec premakne na desni, ko pritisnete tipko TAB. Če je v računalniku nameščen jezik, ki bere od desne proti levi, kazalka se premakne v levo.

    Če želite premakniti v naslednjo celico v stolpcu, uporabite puščico gor ali puščica dol ali kliknite celico, ki jo želite.

Obogateno besedilo oblikovanje podatkov v polje več vrstic besedila (Zapisek)

  1. Tabelo odprite v pogledu podatkovnega lista, izberite polje več vrstic besedila. Če uporabljate Access 2007 ali Accessu 2010, da bi se polja »Zapisek« .

    Po navadi več vrstic besedila v poljih pripombe ali opombe, tako da si lahko ogledate za polje z imenom »Pripombe« ali »Zapiski« . « Če še vedno ne najdete polje več vrstic besedila, navodila v Lastnosti pogleda za polje tabele, v tem članku.

  2. Na zavihku »osnovno« v skupini Pisava , s katerim gumbi in meniji oblikujete besedilo.

    Ukazi, ki so na voljo v skupini »Pisava« v Accessu

    Uporabite različne pisave in velikosti, da besedilo, krepko ali ležeče, spremenite barve in tako dalje.

Na vrh strani

Dodajanje zapisov z obrazcem

Obrazce za vnos podatkov lahko lažje, hitreje in bolj natančno način, če želite vnesti podatke. Ustvarite običajno oblike, če želite vnesti podatke v več kot eno tabelo, hkrati. Ustvarite tudi obrazce, če želite skriti nekatera polja v tabeli, ko želite olajšajo uporabo (korak, ki lahko zmanjšate usposabljanje stroškov) zbirke podatkov, in če želite zagotoviti, da uporabnik vnos podatkov natančno.

Kako uporabite obrazec za urejanje podatkov, je odvisno od načrta obrazca. Oblike lahko vsebujejo poljubno število kontrolnikov, na primer sezname, polja z besedilom, gumbi in podatkovne liste – mreže, ki so videti Excelovih delovnih listih. Obenem posameznih kontrolnikov v obrazec ali prebere podatke iz ali piše podatkov temeljno tabelo polje. Kako z določeno nadzor je odvisen od vrsto podatkov, ki ste jih nastavili temeljne tabele za polje, vse lastnosti, ki je nastavljena za to polje, in morda več lastnosti, ki je načrtovalec zbirke podatkov nastavi za vsak kontrolnik. Če želite več informacij o tem, kako podatkovne tipe in lastnosti polja vplivajo na vnos podatkov, glejte razdelke Kako podatkovnih tipov vpliva na način, ki ga vnesete podatke in vpliv lastnosti polja tabele na način, ki ga vnesete podatke, v tem članku.

V tem razdelku je razloženo, kako uporabiti najpogostejše kontrolniki za vnos podatkov. Če imate vprašanja o določenih zbirko podatkov, se obrnite na skrbnika sistema ali načrtovalec zbirke podatkov.

Dodajanje ali urejanje besedila v polju z besedilom

Ko dodate ali uredite besedilo v polju z besedilom, delate s podatki v polju kratko besedilo ali več vrstic besedila. V nadaljevanju, ne pozabite, da lahko nastavite več vrstic besedila polje (ali kontrolnik, ki je vezan na polje »več vrstic besedila« ) podporo, obogateno besedilo, in nato lahko uporabite različne pisave, velikosti, sloge in barve za besedilo.

Urejanje besedila v polju z besedilom

  • Postavite kazalec v polje z besedilom in spremenite podatke. Ne pozabite, da ne morete izvajati izračune številke v polju kratko besedilo ali več vrstic besedila.

Uporaba oblikovanja obogatenega besedila

Opomba: Le takrat, ko je polje z besedilom, ki je vezan na polje, več vrstic besedila (Zapisek), lahko sledite tem korakom. Oglejte si korake v Lastnosti pogleda za polje tabele, v tem članku.

  1. Z obrazcem, ki je odprt v pogled obrazca ali postavitve ali tabelo odprite v pogledu podatkovnega lista, izberite polje več vrstic besedila (Zapisek).

  2. Na zavihku »osnovno« v skupini Pisava , s katerim gumbi in meniji oblikujete besedilo.

    Ukazi, ki so na voljo v skupini »Pisava« v Accessu

    Uporabite različne pisave in velikosti, da besedilo, krepko ali ležeče, spremenite barve in tako dalje.

Vnos podatkov z uporabo seznama

Sezname lahko uporabite v obrazcih in v tabele in poizvedbe rezultat nastavi odprta v pogledu podatkovnega lista – mreže, ki je podobna Excelovega delovnega lista.

Ko uporabite seznam v obrazcu, boste morda videli, kontrolnik kombiniranega polja ali kontrolnik polja s seznamom. Ti podatki prikazujejo kombinirano polje in seznam kontrolnik polja, oziroma.

Prazen iskalni seznam

Osnovni kontrolnik polja s seznamom v obrazcu

Če uporabljate seznam v naboru rezultatov tabelo ali poizvedbo, Access privzeto uporablja kombinirano polje.

Poleg tega lahko seznami podpirajo več vrednosti. Če se prikaže na seznam, potrdite polje zraven vsakega elementa seznama, lahko izberete več kot 100 elementov na tem seznamu. Seznami z več vrednostmi, ki jih lahko ustvarite brez programiranja lahko odpravite splošne težave podjetja. Recimo, da uporabite Accessovo zbirko podatkov za sledenje težave podpore uporabnikom. Če potrebujete več ljudi dodeliti težave, lahko uporabite seznam z več vrednostmi. Te slike prikazujejo običajne sezname z več vrednostmi.

Odprt spustni seznam potrditvenih polj.   Seznam potrditvenih polj.

Lahko tudi uredite elemente na seznamu. Če vi ali vaš načrtovalec zbirke podatkov omogočiti ukaz, lahko dodate, spreminjanje in odstranjevanje elementov seznama neposredno na seznamu. Pa načrtovalci zbirke podatkov lahko onemogočite ukaza, zato morda ne bo na voljo za vse zbirke podatkov.

V naslednjih razdelkih je razloženo, kako uporabiti in urejanje seznamov.

Izberite elemente s spustnega seznama

  1. Odprite obrazec, tabelo ali nabor rezultatov poizvedbe, ki vsebuje seznam.

    Opomba: Obrazci, morate odpreti v pogledu obrazca ali pogled postavitve. Tabele, morate odpreti in rezultat poizvedbe Nastavi v pogledu podatkovnega lista.

  2. Kliknite puščico dol ob možnosti na seznamu in nato izberite element, ki ga želite.

  3. Za uveljavitev izbire v zbirko podatkov, premaknite kazalec na drugo polje.

Izberite elemente iz polja s seznamom

  1. Odprite obrazec, ki vsebuje seznam.

  2. Pomaknite se navzdol po seznamu elementov v polju s seznamom in izberite želeni element.

  3. Za uveljavitev izbire v zbirko podatkov, premaknite kazalec na drugo polje.

Izberite potrditveno polje spustni seznam elementov

  1. Odprite obrazec, tabelo ali nabor rezultatov poizvedbe, ki vsebuje seznam.

    Opomba: Uporabite lahko potrdite polje spustnih seznamov v obrazcih, tabelah in naborih rezultatov poizvedbe. To storite tako, morate odpreti oblik v pogledu obrazca ali Prebrskaj in tabele, morate odpreti in rezultat poizvedbe Nastavi v pogledu podatkovnega lista.

  2. Kliknite puščico dol zraven seznama.

  3. Izberite največ 100 potrditvena polja in nato kliknite v redu.

Izberite elemente na seznamu potrdite polje

  1. Odprite obrazec, ki vsebuje seznam.

    Opomba: Morate odpreti obrazec v pogledu obrazca ali poiščite pogled.

  2. Kliknite puščico dol zraven seznama.

  3. Izberite več kot 100 potrditvena polja in nato kliknite v redu.

Urejanje elementov seznama

Opomba: Urejate lahko katero koli vrsto seznama v obrazec, tabelo ali nabor rezultatov poizvedbe. Ne pozabite, da morate odpreti oblik v pogledu obrazca ali Prebrskaj in tabele, morate odpreti rezultat poizvedbe Nastavi v pogledu podatkovnega lista. Prav tako ne pozabite, da načrtovalec zbirke podatkov ali oddelek za IT lahko onemogočite ta ukaz, zato morda ne bo na voljo ves čas.

  1. Odprite obrazec, tabelo ali nabor rezultatov poizvedbe, ki vsebuje seznam.

  2. Z desno tipko miške na seznamu, ki ga želite urediti, in nato kliknite Uredi elemente seznama.

    Prikaže se pogovorno okno ali obrazca za vnos podatkov. Na zaslonu, ki se prikaže, je odvisna od vrste seznama, ki ga želite urediti. Access uporablja dve osnovni vrsti seznamov – vrednost seznami in seznami za iskanje. Prikaz seznamov vrednost nabor elementov, da vnesete ročno, in seznami za iskanje, uporabite poizvedbo za pridobivanje podatkov iz ene ali več tabel. Naredite nekaj od tega.

    • Če so urejanje seznama vrednosti, uporabite pogovorno okno Urejanje elementov seznama za urejanje podatkov seznama in nato kliknite v redu , ko ste končali.

    • Če urejate seznam za iskanje, se prikaže obrazec za vnos podatkov. Uporabite ta obrazec za urejanje podatkov seznama.

Na vrh strani

Urejanje elementov v polje za iskanje

Polje za iskanje, ki predstavlja seznam podatkov, lahko uporabniki izberite enega ali več elementov. Ustvarite lahko dve vrsti seznamov za iskanje.

  • Seznam vrednosti    Te vsebujejo programiranih nabor vrednosti, ki ga vnesete ročno. Vrednosti, ki so shranjeni v lastnosti Vir vrstic polja za iskanje.

  • Seznami za iskanje    Uporabite to poizvedbo za pridobivanje vrednosti iz druge tabele. Lastnost Vir vrstic polja vsebuje poizvedbo namesto programiranih seznam vrednosti.

Privzeto, Access prikaže podatke za iskanje na spustnem seznamu, čeprav lahko določite kontrolnik polja s seznamom. Na spustnem seznamu odpre predstavitev na seznamu, in se zapre, ko ste izbrali. Polja s seznamom, pa ostane odprta ves čas.

Ukaz Uredi elemente seznama lahko zaženete ali lahko uredite podatke neposredno v lastnosti Vir vrstic ali je bila izvirna tabela. Več informacij o uporabi ukaz Uredi elemente seznama , glejte vnos podatkov z uporabo seznama, v tem članku. Navodila v tem razdelku je razloženo, kako za urejanje elementov neposredno v lastnosti Vir vrstic ali je bila izvirna tabela. Postopek vključuje nekaj dodatnih korakov.

  • Določite polja za iskanje. Pri delu z obrazcem od s tabelo, upoštevajte nekoliko drugačen proces.

  • Določite vrsto polja za iskanje – seznam vrednosti ali seznam za iskanje. Če uporabljate seznam za iskanje, prepoznate izvorno tabelo, ki zagotavlja podatke za polje za iskanje.

  • Urejanje elementov na seznamu vrednosti.

    -ali-

    Odprite izvorno tabelo za iskanje seznama in uredite podatke v tej tabeli.

Določite polja za iskanje v obrazec

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške obrazec in kliknite Pogled načrta.

    -ali-

    Če obrazec, ki je že odprt, lahko desno tipko miške kliknite zavihek oblika in v priročnem meniju kliknite Pogled načrta .

    ali

    Zavihek osnovno , v skupini pogled kliknite gumb »pogled« za preklop med pogledi so na voljo. Lahko pa lahko kliknite puščico pod možnostjo pogledin nato izberite eno od razpoložljivih pogledov v meniju.

    Podoba Accessovega traku

  2. Z desno tipko miške kontrolnika seznamom ali kombinirano polje in kliknite lastnosti.

  3. Na listu z lastnostmi kliknite zavihek vse in poiščite lastnosti Vrsta vira vrstic in Vir vrstic . Lastnost Vrsta vira vrstic vsebuje Seznam vrednosti ali Tabele/poizvedbein lastnost Vir vrstic mora vsebovati seznam elementov, ločenih s podpičjem ali poizvedbe. Po potrebi povečati na listu z lastnostmi, tako da si lahko preberete na seznamu elementov ali poizvedbo.

    Po navadi seznamih vrednosti, ki uporabljajo to osnovno sintakso: "element»; « element»; « element"

    V tem primeru je seznam nabor elementov, ki obkrožajo dvojne narekovaje in jih ločite s podpičjem.

    Poizvedbe za izbiranje uporabljajo to osnovno sintakso: Izberite [ime_tabele_ali_poizvedbe]. [ FIELD_NAME] od [ime_tabele_ali_poizvedbe].

    V tem primeru poizvedba vsebuje dve stavki (Izberi in od). Prvi stavek se sklicuje na tabelo ali poizvedbo in polja v tej tabeli ali poizvedbi. Drugi stavek se nanaša samo na tabelo ali poizvedbo. Tukaj je ključne točke, ne pozabite: Izberite stavki ni treba je navedeno ime tabele ali poizvedbe, čeprav je priporočljivo, in morajo vsebovati vsaj eno polje ime. Vendar pa vse iz stavki mora se nanašajo na tabele ali poizvedbe. Tako, da vedno najdete izvorno tabelo ali poizvedbo za polje za iskanje tako, da preberete stavek FROM.

  4. Naredite nekaj od tega.

    • Če uporabljate seznam vrednosti, urejanje elementov na seznamu. Preverite, ali ga obkrožajo vsak element z dvojnimi narekovaji in vsak element ločite s podpičjem.

    • Če poizvedbe na seznamu za iskanje sklicuje na drugo poizvedbo, v podoknu za krmarjenje odprite to drugo poizvedbo v pogledu načrta (desno tipko miške kliknite poizvedbo in kliknite Pogled načrta). Zabeležite ime tabele, ki se pojavi v zgornjem delu Načrtovalec poizvedbe, nato pa nadaljujte z naslednjim korakom.

      -ali-

      Če poizvedbe v polje za iskanje sklicuje na tabelo, upoštevajte ime tabele in pojdite na naslednji korak.

  5. Dvokliknite tabelo v podoknu za krmarjenje, da ga odprete v pogledu podatkovnega lista in nato uredi elemente seznama, kot je potrebno.

Določite polja za iskanje v tabeli

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške in kliknite Pogled načrta.

  2. V zgornjem delu mreže načrta poizvedbe v stolpcu Vrsta podatkov kliknite ali drugače postavite fokus na katero koli besedilo, števila, ali je polje da/ne.

  3. V spodnjem delu mreže načrta tabele, kliknite zavihek »Iskanje« in nato preglejte lastnosti Vrsta vira vrstic in Vir vrstic .

    Lastnost Vrsta vira vrstic mora najdete Seznam vrednosti ali Tabele/poizvedbe. Lastnost Vir vrstic mora vsebovati vrednost seznama ali poizvedbe.

    Seznami vrednosti, ki uporabljajo to osnovno sintakso: "element»; « element»; « element"

    V tem primeru je seznam nabor elementov, ki obkrožajo dvojne narekovaje in jih ločite s podpičjem.

    Po navadi poizvedbe za izbiranje uporabljajo to osnovno sintakso: Izberite [ime_tabele_ali_poizvedbe]. [ FIELD_NAME] od [ime_tabele_ali_poizvedbe].

    V tem primeru poizvedba vsebuje dve stavki (Izberi in od). Prvi stavek se sklicuje na tabelo ali poizvedbo in polja v tej tabeli ali poizvedbi. Drugi stavek se nanaša samo na tabelo ali poizvedbo. Tukaj je ključne točke, ne pozabite: Izberite stavki ni treba je navedeno ime tabele ali poizvedbe, čeprav je priporočljivo, in morajo vsebovati vsaj eno polje ime. Vendar pa vse iz stavki mora se nanašajo na tabele ali poizvedbe. Tako, da vedno najdete izvorno tabelo ali poizvedbo za polje za iskanje tako, da preberete stavek FROM.

  4. Naredite nekaj od tega.

    • Če uporabljate seznam vrednosti, urejanje elementov na seznamu. Preverite, ali ga obkrožajo vsak element z dvojnimi narekovaji in vsak element ločite s podpičjem.

    • Če poizvedbe v polje za iskanje sklicuje na drugo poizvedbo, v podoknu za krmarjenje odprite to drugo poizvedbo v pogledu načrta (desno tipko miške kliknite poizvedbo in kliknite Pogled načrta). Zabeležite ime tabele, ki se pojavi v zgornjem delu Načrtovalec poizvedbe, nato pa nadaljujte z naslednjim korakom.

      -ali-

      Če poizvedbe v polje za iskanje sklicuje na tabelo, upoštevajte ime tabele in pojdite na naslednji korak.

  5. Dvokliknite tabelo v podoknu za krmarjenje, da ga odprete v pogledu podatkovnega lista in nato uredi elemente seznama, kot je potrebno.

Na vrh strani

Vnesite nize ničelne dolžine.

Dostop do vam omogoča, da razlikuje med dvema vrstama praznih vrednosti: vrednost Null vrednosti in nize ničelne dolžine. Ničelne vrednosti označujejo neznane vrednosti in nize ničelne dolžine označujejo polja, ki vsebujejo presledek. Na primer, recimo, da imate tabelo s podatki strank, in v tej tabeli faks številčnega polja. Če niste prepričani, stranke faks števila, pustite polje prazno. V tem primeru pustite polje prazno, vnese vrednost nič, kar pomeni, da ne veste, kaj je vrednost. Če pozneje ugotovite, da stranka nima faksa, lahko vnesete niz ničelne dolžine v polje, kar pomeni, da veste, da ni nobene vrednosti.

Opomba: Ne pozabite, da nastavite lastnost, ki prepreči sprejemanje ničelne vrednosti polja. Če želite več informacij o tem, da nastavite lastnost, glejte Kako podatkovnih tipov vpliva na način, ki ga vnesete podatke, v tem članku.

  1. Odprite tabelo v pogledu podatkovnega lista ali obrazca v pogledu obrazca ali Prebrskaj.

  2. Izberite želeno polje in vnesite dva dvojna narekovaja brez vmesnega presledka (»«).

  3. Premaknite kazalec na drug zapis, da potrdite spremembe v zbirko podatkov. Privzeto izginejo v narekovajih.

Na vrh strani

Dodajanje zapisov z uvozom ali povezovanje do podatkov

Lahko uvoz ali povezava do podatkov, ki se nahaja v različnih virih, tudi druge Accessove zbirke podatkov, Excelovih delovnih zvezkov, besedilnih datotek in Wordovih dokumentov in seznamov v strežnikih nameščeno tehnologijo Microsoft SharePoint Services.

Razlago, kako uvoz in povezava do teh virov podatkov, ki je zunaj obsega v tem članku. Te povezave in izvedeli boste do informacij o uvažanju in povezovanje s podatki.

Načini za prihranek časa pri vnosu podatkov

Access ponuja na različne načine za hitrejše postopek vnosa podatkov. Postopki v teh odsekih je razloženo, kako nastaviti privzete vrednosti za polja in seznamov v obrazcih in kako jo uporabljati bližnjice na tipkovnici če želite znova uporabiti vrednosti, ko razvrščate podatke.

Nastavitev privzete vrednosti za polje ali kontrolnik

Če veliko število zapisov v skupni rabi enako vrednost za dano polje, na primer mesta ali države/regije, lahko prihranite čas tako, da nastavite privzeto vrednost za kontrolnik, ki je vezan na to polje. Ko odprete obrazec ali ustvarite nov zapis, v privzete vrednosti v tem kontrolniku, se privzeto prikaže.

Nastavite privzeto vrednost za kontrolnik

  1. Odprite obrazec v pogledu načrta.

  2. Z desno tipko miške kliknite kontrolnik, ki ga želite uporabljati, in nato kliknite lastnosti.

  3. Na zavihku »podatki« , nastavite lastnost Privzeta vrednost na želeno vrednost.

  4. Ponovite korake 1-3, če želite nastaviti novo privzeto vrednost.

Določanje različnih vrednosti

  • Vrednost v polju z besedilom, vnesite nove podatke. Kadar koli lahko prepišete privzeta vrednost.

    ali

  • Za vrednost na seznamu izberite novo vrednost na seznamu.

Vnovična uporaba vrednosti pri razvrščanju

Ko se premikate med zapisi, boste morali razvrstiti vsak zapis tako, da uporabite isto vrednost. Ko to storite, lahko prihranite čas tako, da uporabite bližnjice na tipkovnici če želite ponoviti, razvrstiti vrednosti. Na primer, recimo, da razvrstite seznam naročil po vrsti izdelka. V prvem zapisu, vnesete pijače , da razvrstite naročila, kjer uporabniki kupili pijač. Ko se premaknete na naslednji zapis, lahko kopirate in znova uporabite razvrščanje vrednost.

Opomba: Predvidevamo, da imate obrazec odprite v pogledu obrazca.

  1. Pomik v polje, ki znova uporablja vrednost iz ustreznega polja v prejšnjem zapisu.

  2. Pritisnite CTRL +' (opuščaj).

Na vrh strani

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×