Dodajanje nekaj zapisov v zbirko podatkov

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

V tem članku je razloženo, kako lahko vnesete podatke v zbirko podatkov Access in ponuja osnovne informacije, ki so potrebni za razumevanje različnih procesov vnos podatkov. V članku tudi je razloženo, kako uporabljati več načinov za vnos podatkov v Accessu.

V tem članku

Osnove o dodajanju zapisov

Dodajanje zapisov neposredno v tabele v pogledu podatkovnega lista

Dodajanje zapisov z obrazcem

Urejanje elementov v polje za iskanje

Vnesite nize ničelne dolžine.

Dodajanje zapisov z uvozom ali povezovanje do podatkov

Načini za prihranek časa pri vnosu podatkov

Osnove dodajanja zapisov

Če želite natančno in hitro vnesti podatke v Accessovo zbirko podatkov, vam bo v pomoč, če boste razumeli nekaj osnov o delovanju zbirke podatkov. Informacije v teh odstavkih razlagajo nekatera osnovna načela zgradbe in oblike, ki nadzorujejo način vnosa podatkov.

Kako oblika zbirke podatkov vpliva na vnos podatkov

Datoteka v istem pomenu kot Microsoft Wordovega dokumenta ali Microsoft PowerPointovih diapozitivov ni Accessovo zbirko podatkov. Namesto tega Accessovo zbirko podatkov, ki je zbirko predmetov – tabele, obrazce, poročila, poizvedbe in tako naprej, ki morajo sodelovati za zbirko podatkov, da bo deloval pravilno.

Poleg tega morajo ti predmeti ustrezati skupini načel oblike, sicer ne delujejo pravilno ali pa v celoti odpovejo. Ta načela oblike izmenično vplivajo na način vnašanja podatkov. Ta dejstva o predmetih zbirk podatkov si zapomnite.

  • Access shrani vse podatke v nekaj tabelah. Število tabel, ki jih uporabljate, je odvisno od načrta in zapletenosti zbirke podatkov. Čeprav si lahko podatke ogledujete v obrazcu, poročilu ali rezultatih, ki jih vrne poizvedba, jih Access shranjuje samo v tabele, drugi predmeti v zbirki podatkov pa so osnovani na teh tabelah.

  • Vsaka tabela naj bi sprejemala samo eno vrsto podatkov. Tabela poslovnih stikov naj na primer ne bi vsebovala informacij o prodaji. Če jih, je lahko iskanje pravih informacij oteženo ali celo nemogoče.

  • Vsako polje v tabeli običajno sprejme samo eno vrsto podatkov. V polja za števila na primer ne morete shranjevati zapiskov. Če v tako polje poskušate vnesti besedilo, Access prikaže sporočilo o napaki. Kljub temu pa to ni trdno pravilo. Števila (kot so poštne številke) lahko na primer shranite v polje, ki je nastavljeno da sprejme besedilne podatke, vendar nato na teh podatkih ne morete izvajati izračunov.

  • Z nekaterimi izjemami polja v zapisu sprejeti le eno vrednost. Na primer, lahko vnesete več kot en naslov v polju naslov. To je v primerjavi s programom Microsoft Excel, ki privzeto vam omogoča, da vnesite poljubno število imena ali naslove ali slike v eno celico, razen če ste nastavili celice, če želite sprejeti omejene vrste podatkov.

    Vendar pa lahko vnesete razmejen seznam elementov v polja, nastavljeno na podatkovni tip besedilo ali Zapisek. Poleg tega Access vsebuje funkcijo, imenovano polje z več vrednostmi. Uporabite polja z več vrednostmi za prilaganje več delov podatkov v en zapis in ustvarite sezname, ki sprejme več vrednosti. Na primer, lahko priložite Microsoft PowerPointovih diapozitivov in poljubno število slik z zapisom v zbirki podatkov. Prav tako lahko ustvarite seznam imen in izberite čim več imena, kot je potrebno. Uporaba polj z več vrednostmi lahko zdi, da prekinete pravila načrta zbirke podatkov, zato, ker ga lahko shranite več kot en zapis na polje »tabela« , vendar jih ne, ker Access uveljavi pravila »v ozadju« tako, da shrani podatke v posebne skrite tabele.

  • V starejših različicah Accessa (pred letom 2007), boste imeli za načrtovanje in ustvarjanje vsaj eno tabelo, preden lahko vnesete podatke. Ste imeli, da se odločite, katera polja, če želite dodati v tabelo, in nastaviti podatkovni tipi za vsako polje. V novejših različicah Access, lahko odprete prazno tabelo in začeli vnašati podatkov. Access bo določil vrsto podatkov za polja, ki temelji na tisto, kar ste vnesli.

Več informacij

Informacije v tem razdelku dotika načrta zbirke podatkov, oblikovanje tabele in funkcijo, imenovano polja z več vrednostmi.

Te povezave vas pripeljejo do člankov, ki nudijo več informacij o teh temah.

Kako na vnos podatkov vplivajo podatkovni tipi

Ko načrtujete tabelo zbirke podatkov, lahko za vsako polje v tabeli izberete podatkovni tip – proces ki zagotavlja natančnejši vnos podatkov. Primer: odprete prazno tabelo in vnesete niz podatkov o prodaji. Access nato določi za to polje podatkovni tip Število. Če nekdo poskusi vnesti besedilo v to polje, prikaže Access sporočilo o napaki in uporabniku ne dovoli shraniti spremenjenega zapisa — ta korak pomaga zaščititi vaše podatke.

Pokaži mi, kako si lahko ogledate vrste podatkov

V podoknu za krmarjenje naredite nekaj od tega:

  • Dvokliknite tabelo, ki ga želite raziskati, odprite tabelo v pogledu podatkovnega lista. Na zavihku polja v skupini oblikovanje , si oglejte vrednost na seznamu podatkovni tip. Opomba: Če uporabljate Access 2007, boste našli seznam na zavihku podatkovni list v skupini podatkovni tipi in oblikovanje . Spremembe vrednosti, kot jih postavite kazalec v različnih polj v tabeli. Na tej sliki je prikazano na seznamu:

    Seznam podatkovnih tipov

  • Z desno miškino tipko kliknite tabelo, ki jo želite preučiti, in kliknite Pogled načrta.

    Access odpre tabelo v mreži načrta in v zgornjem delu mreže pokaže ime in podatkovni tip vsakega polja v tabeli. Ta slika prikazuje običajno tabelo v mreži načrta.

    Polja v pogledu načrta

Podatkovni tip, ki ste ga nastavili za vsako polje tabele so prvo raven nadzor nad kaj lahko in ne vnesite v polje. V nekaterih primerih, kot na primer pri delu z polja »Zapisek« , lahko vnesete podatke, ki jih želite. V drugih primerih, kot na primer pri delu z samoštevilčno polje, vnesite podatke nastavitev za polje ne boste mogli vnesti vse podatke na vse. V spodnji tabeli so navedeni podatkovni tipi to Access so na voljo, in opisuje, kako vplivajo na vnos podatkov.

Podatkovni tip

Učinek na vnos podatkov

Besedilo

Polja z besedilom sprejeti besedilnem ali numeričnem znakov, vključno s razmejen seznam elementov. V polje z besedilom sprejme manjše število znakov, kot se polja »Zapisek« – od 0 do 255 znakov. V nekaterih primerih, lahko uporabite funkcije za pretvorbo, da izvedete izračune za podatke v polju z besedilom. Upoštevajte, da začnejo v programu Access 2013, besedilne podatke, vrste so preimenovali na Kratko besedilo.

Zapisek

V to vrsto polja lahko vnesete veliko količino besedila in numeričnih podatkov. Če načrtovalec zbirke podatkov to polje nastavi tako, da podpira obogateno besedilo, lahko uporabite vrste oblikovanja, ki jih običajno uporabljate v programih za urejanje besedil, na primer v programu Word. Določenim znakom v besedilu lahko na primer dodelite različne pisave in velikosti pisave, krepko ali ležeče in tako naprej. Poleg tega lahko podatkom dodate tudi oznake HTML (Hypertext Markup Language).

Poleg tega polja z zapiski so lastnost samo Dodaj. Ko omogočite to lastnost, lahko dodate nove podatke v polja »Zapisek« , vendar ne morete spremeniti obstoječe podatke. Funkcija je namenjena za uporabo v programih, na primer vprašanje zbirke podatkov za sledenje, kjer boste morda morali voditi trajne zapise, ki ostane nespremenljiv. Ko postavite kazalec v polja »Zapisek« z lastnost Samo Dodaj omogočena privzeto besedilo v polje izgine. Oblikovanje ali druge spremembe ni mogoče uporabiti za besedilo.

Upoštevajte, da začnejo v programu Access 2013, Zapisek podatkovne vrste so preimenovali v Več vrstic besedila.

Kot v besedilnih poljih lahko funkcije za pretvarjanja zaženete na podatkih v polju z zapiskom.

Število

V to vrsto polja lahko vnesete samo števila, izračune vrednosti pa lahko izvedete v polju za števila.

Veliko število

Vnesete lahko le števila v tej vrsti polja in lahko izvedete izračune v vrednosti v polju večjega števila. Opomba veliko podatkovnih tipov, ki so na voljo le v storitvi Office 365 naročnino na različico Accessa.

Datum/čas

V to vrsto polja lahko vnesete samo datum in čas. Glede na to, kako načrtovalec zbirke podatkov nastavi polje, lahko naletite na te pogoje:

  • Če je načrtovalec zbirke podatkov nastavite vnosno masko za polje (nizi dobesedni in ograde znakov, ki se pojavi, ko izberete polje), morate vnesti podatke v prostore in obliko, ki omogoča maska. Na primer, če vidite maske, na primer DD_MMM_LLLL, morate vnesite okt 11 2017 v polja. Ne morete vnesti celotnega imena meseca ali vrednost dve števki leta.

  • Če oblikovalec niste ustvarili vnosno masko, če želite nadzorovati, kako vnesete datum ali čas, lahko vnesete vrednost, s katero koli veljavno obliko datuma ali časa. Na primer, lahko vnesete 11 Oct 2017, 17/10/11, 11 oktober 2017, in tako naprej.

  • Načrtovalec zbirke podatkov lahko uporabite obliko prikaza v polje. V tem primeru, če ni vnosno masko, lahko vnesete vrednost v skoraj kateri koli obliki, vendar Access prikaže datume v skladu z obliko prikaza. Na primer, vnesete lahko 11/10/2017, vendar oblika prikaza lahko nastavite tako, da se prikaže vrednost kot 11-Oct-2017.

Valuta

V to polje lahko vnesete samo valutne vrednosti. Simbola za valuto ni treba vnesti ročno. Access privzeto uporabi znak za valuto (¥, £, $ in tako naprej) v področnih nastavitvah programa Windows.

Samoštevilo

V to vrsto polja ne morete kadar koli vnesti podatkov ali jih spremeniti. Access povišuje vrednosti v polju za samoštevilo, ko tabeli dodate nov zapis.

Izračunano

Ne morem vnesite ali kadar koli spremenite podatke v to vrsto polja. Rezultati v polju določajo izraza, ki jo določite. Dostop do posodobi vrednosti v izračunano polje, kadar koli dodate ali uredite nov zapis v tabelo. Upoštevajte, da izračuna podatkovne tipe, ki so bile dodane v dostop do začetka v programu Access 2010.

Da/ne

Ko kliknete polje, ki je nastavljeno na ta podatkovni tip, Access prikaže potrditveno polje ali spustni seznam, odvisno od oblike polja. Če polje oblikujete tako, da prikaže seznam, lahko na seznamu izberete Da ali Ne, True ali False ali Vklop ali Izklop, kar je znova odvisno od oblike polja. Vrednosti ne morete vnašati v seznam ali jih spreminjati neposredno v obrazcu ali tabeli.

Predmet OLE

To vrsto polja uporabite, ko želite prikazati podatke iz tabele, ustvarjene z drugim programom. V polju predmeta OLE lahko na primer prikažete besedilno datoteko, Excelov grafikon ali PowerPointovo skupino diapozitivov.

Priloge omogočajo hitrejši, enostavnejši in bolj prilagodljiv način ogleda podatkov iz drugih programov. Če želite več informacij, si preberite vnos priloge v tej tabeli.

Hiperpovezava

Lahko vnesete vse podatke v tej vrsti polja in dostop do to prelomi v spletni naslov. Na primer, če vnesete vrednost v polju, Access besedilo obda z http://www. your_text.com. Če vnesete veljaven spletni naslov, bodo delovale v povezavo. V nasprotnem primeru bo vaša povezava posledico sporočilo o napaki. Poleg urejanje obstoječe hiperpovezave lahko težko, ker tako, da kliknete polje »hyperlink« z miško se začne v brskalniku in odpre se na mesto, ki je navedena v povezavo. Če želite urediti polje »hiperpovezava« , izberite sosednje polje, tipkama TAB ali PUŠČICA za premik fokusa na polju »hiperpovezava« in pritisnite tipko F2, da se omogoči urejanje.

Priloga

V to vrsto polja lahko priložite podatke iz drugih programov, ne morete pa vtipkati ali kako drugače vnesti besedilnih ali numeričnih podatkov.

Več informacij o uporabi polja za prilogo, si oglejte članek Dodajanje datotek in grafik zapisom v zbirki podatkov.

Čarovnik za iskanje

Čarovnik za iskanje ni podatkovni tip. S čarovnikom lahko ustvarite dve vrsti spustnih seznamov: seznam vrednosti in polja za iskanje. Seznam vrednosti uporablja ločen seznam elementov, ki ga vnesete ročno med uporabo čarovnika za iskanje. Te vrednosti so lahko neodvisne od katerega koli drugega podatka ali predmeta v zbirki podatkov.

V nasprotju polja za iskanje uporablja poizvedbe za pridobivanje podatkov iz ene ali več od drugih tabel v zbirki podatkov ali na drugo mesto, na primer v strežniku SharePoint. Polje za iskanje, nato prikaže podatke v spustnem seznamu. Privzeto čarovnika za iskanje nastavi polje tabele v podatkovni tip števila.

Lahko delate s polji za iskanje neposredno v tabele in obrazce in poročila. Privzeto prikazane vrednosti v polju za iskanje v vrsti kontrolnika seznama, ki se imenuje kombinirano polje – seznam, ki ima spustno puščico: Prazen iskalni seznam . Odvisno od tega, kako je načrtovalec zbirke podatkov nastavite polja za iskanje in kombinirano polje, lahko uredite elemente na seznamu in omogoča dodajanje elementov na seznamu. To storite, načrtovalec zbirke podatkov morate nastaviti lastnosti za polje za iskanje (lastnost, ki se imenuje Omeji na seznam, in oblikovalec je, da ga izklopite).

Če ne morete neposredno urediti vrednosti na seznamu za iskanje, morate dodati ali spremeniti podatke na seznamu vnaprej določene vrednosti, ali v tabeli, ki služi kot vir za polje za iskanje. Več informacij o tem, glejte Urejanje elementov v polje za iskanje, v nadaljevanju tega članka.

Ko ustvarite polje za iskanje, ga lahko po želi nastavite tako, da podpira več vrednosti. Seznam, ki je rezultat tega, poleg vsakega elementa seznama prikaže potrditveno polje, vi pa lahko izberete ali počistite toliko elementov, kot jih potrebujete. Ta skica prikazuje običajen seznam z več vrednostmi:

Seznam potrditvenih polj.

Več informacij o ustvarjanju polj za iskanje z več vrednostmi in uporabi rezultata seznami, preberite članke, uporabite seznam, ki shranjevanje več vrednosti in vodnik za polja z več vrednostmi.

Opomba : Prilogo, izračunanih in veliko podatkovni tipi niso na voljo v oblikah zapisa datoteke .mdb.

Kako lastnosti polja tabele vplivajo na način vnosa podatkov

Poleg principov načrtovanja, ki urejajo strukturo zbirke podatkov in podatkovnih tipov, ki določajo, kaj lahko vnesete v določeno polje, lahko več drugih lastnosti polj tudi vpliva na način vnosa podatkov v Accessovo zbirko podatkov.

Ogled lastnosti za polje tabele

Access ponuja dva načina za prikaz lastnosti za polje tabele. Lahko s kontrolniki na zavihku podatkovni list , ali lahko odprete tabelo v pogledu načrta. S temi nabori koraki je razloženo, kako uporabiti obeh tehnik.

Ogled lastnosti tabele na kartici Podatkovni list

  1. V podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo, ki jo želite uporabiti.

  2. Kliknite zavihek polja in s kontrolniki v skupini oblikovanje , če si želite ogledati lastnosti za vsako polje tabele. Opomba: Če uporabljate Access 2007, boste našli seznam na zavihku podatkovni list v skupini podatkovni tipi in oblikovanje .

Ogled lastnosti tabel v pogledu načrta

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške in kliknite Pogled načrta Podoba gumba v priročnem meniju.

    Access tabelo odpre v mreži načrta.

  2. V spodnjem delu mreže kliknite kartico Splošno, če še ni izbrana.

    -ali-

    Če si želite ogledati lastnosti polja za iskanje, kliknite kartico Iskanje.

    Polje za iskanje je polje tabele s poizvedbo, ki vrne vrednosti iz nekaj tabel zbirke podatkov. Iskanje te vrednosti privzeto predstavi v obliki seznama. Glede na to, kako načrtovalec zbirke podatkov nastavi polje za iskanje, lahko izberete nekaj elementov s tega seznama.

Ta tabela našteva lastnosti, ki najbolj vplivajo na vnos podatkov, in razloži, kakšen je ta vpliv.

Lastnost

Mesto v mreži načrta tabele

Možne vrednosti

Obnašanje ob poskusu vnosa podatkov

Velikost polja

Kartica Splošno

0–255

Omejitev števila znakov velja samo za polja, ki so nastavljena na podatkovni tip »Besedilo«. Če poskusite vnesti več znakov, kot je dovoljeno, jih polje odreže.

Zahtevano

Kartica Splošno

Da/ne

Ko je ta lastnost vklopljena, prisili, da v polje vnesete vrednost. Access novih podatkov ne dovoli shraniti, dokler zahtevanega polja ne izpolnite. Ko je lastnost izklopljena, polje sprejema tudi ničelne vrednosti, kar pomeni, da lahko polje ostane prazno.

Opomba : Ničelna vrednost ni enaka vrednost nič. Nič je število, "ničelna vrednost" pa je manjkajoča, nedoločena ali neznana vrednost.

Dovoli nize ničelne dolžine

Kartica Splošno

Da/ne

Ko je ta lastnost vklopljena, lahko vnašate nize ničelne dolžine  – nize brez znakov. Če želite ustvariti nize ničelne dolžine, vnesite dvojna narekovaja brez presledka ("") in pritisnite tipko ENTER.

Indeksirano

Kartica Splošno

Da/ne

Ko indeksirate polje tabele, Access preprečuje dodajanje podvojenih vrednosti. Ustvarite lahko tudi indeks iz več polj. Če to naredite, lahko podvojite vrednosti v enem polju, ne pa v obeh poljih.

Vnosna maska

Kartica Splošno

Vnaprej določeni nabori ali nabori po meri dobesednih znakov in znakov ograde

Vnosne maske pozove, da vnesete podatke v vnaprej določene oblike. Maske se pojavi, ko izberete polja v tabeli ali kontrolniku v obrazcu. Recimo, da kliknete polje »Datum« in si oglejte ta nabor znakov: MMM-DD-YYYY. To je vnosne maske. Morate vnesti mesec vrednosti kot trimestno okrajšavo, na primer Okt, in leto kot štirimestno število – na primer, oktober 15 2017.

Opomba : Vnosne maske nadzorujejo samo način vnosa podatkov, ne pa tudi načina, na katerega jih Access shranjuje ali prikaže.

Če želite več informacij o ustvarjanju in uporabi vnosnih mask, si oglejte članek nadzor oblike vnosa podatkov z vnosnimi maskami. Če želite več informacij o tem, kako Access shranjuje in prikaže podatke za datum/čas, si oglejte članek vnos datumske ali časovne vrednosti.

Omeji na seznam

Kartica Iskanje

Da/ne

Omogoči ali onemogoči spremembe elementov v polje za iskanje. Novi uporabniki dostop včasih poskusite ročno spreminjanje elementov v polje za iskanje. Ko Access, preprečite spreminjanje elementov v polju, ta lastnost nastavljena na da. Če je omogočeno to lastnost in morate spremeniti elementov na seznamu, morate odpreti seznam (če ste wan za urejanje seznama vrednosti) ali tabelo, ki vsebuje vir podatkov za seznam (če želite urediti polje za iskanje) in spremenite vrednosti v nadaljevanju. Če želite več informacij o uporabi polja za iskanje, glejte Urejanje elementov v polje za iskanje, v nadaljevanju tega članka.

Dovoli urejanje seznama vrednosti

Kartica Iskanje

Da/ne

Omogoči ali onemogoči ukaz Uredi elemente seznama za sezname vrednosti, ne pa tudi za polja za iskanje. Če želite ukaz omogočiti za polja za iskanje, v lastnost Obrazec za urejanje elementov seznama vnesite veljavno ime obrazca. V priročnem meniju, ki ga odprete tako, da z desno miškino tipko kliknete polje s seznamom ali kontrolnik kombiniranega polja, se pojavi ukaz »Dovoli urejanje seznama vrednosti«. Ko zaženete ukaz, se pojavi pogovorno okno Uredi elemente seznama. Če v lastnosti Obrazec za urejanje elementov seznama določite ime obrazca, Access ta obrazec odpre, namesto da bi prikazal pogovorno okno.

Opomba : Ukaz Uredi elemente seznama lahko zaženete iz polja s seznami in kontrolnikov kombiniranega polja, ki je v tabelah in naborih rezultatov poizvedb. Obrazci morajo biti odprti v pogledu načrta ali pogledu brskalnika. Tabele in nabore rezultatov poizvedb je treba odpreti v pogledu podatkovnega lista.

Obrazec za urejanje elementov seznama

Kartica Iskanje

Ime obrazca za vnos podatkov

Če ime obrazca za vnos podatkov vnesete kot vrednost v tej lastnosti tabele, ki jo odpre obrazec, ko uporabnik zažene ukaz Uredi elemente seznama. Ko uporabniki zaženejo ukaz, se v nasprotnem primeru pojavi pogovorno okno Uredi elemente seznama.

Na vrh strani

Neposredno dodajanje zapisov v tabelo v pogledu podatkovnega lista

Tabela, ki je odprta v pogledu podatkovnega lista, spominja na Excelov delovni list, podatke pa lahko vnašate ali prilepite v nekatera polja — enako kot v celico na delovnem listu.

Med izvajanjem postopka se zavedajte teh dejstev.

  • Podatkov ni treba shranjevati posebej. Access spremembe uveljavi v tabeli, ko se s kazalcem premaknete v novo polje v isti vrstici ali v polje v drugi vrstici.

  • Polja v Accessovi zbirki podatkov so privzeto nastavljena tako, da sprejmejo določeno vrsto podatkov, na primer besedilo ali števila. Vnesti morate vrsto podatkov, ki je nastavljena za polje. Če vnesete drugačno vrsto podatkov, Access prikaže sporočilo o napaki:

    Sporočilo o napaki Neveljavna vrednost

  • V polju je morda uporabljena vnosna maska. Vnosna maska je nabor dobesednih znakov in znakov ograd ki vas prisilijo, da podatke vnesete v določeni obliki.

    Če želite več informacij o vnosnih maskah, si oglejte članek nadzor oblike vnosa podatkov z vnosnimi maskami.

  • Z izjemo Priloge in seznamov z več vrednostmi, lahko vnesete le en zapis v večini polj. Če ne veste, ali je polje sprejme Priloge, lahko preverite lastnosti polja. To storite tako, navodila v Lastnosti pogleda za polje tabele, v tem članku. Vedno lahko določite seznam z več vrednostmi, ker Access prikaže potrditveno polje zraven vsakega elementa seznama.

Vnos podatkov v tabelo

  1. V podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo, ki jo želite uporabiti.

    Access privzeto odpre tabelo v pogledu podatkovnega lista – mreži, podobni Excelovemu delovnemu listu.

  2. Kliknite ali kako drugače označite prvo polje, ki ga želite uporabiti, in nato vnesite podatke.

  3. Če se želite pomakniti na naslednje polje v isti vrstici, pritisnite TAB, uporabite smerno tipko levo ali desno ali pa kliknite celico v naslednjem polju.

    Ko pritisnete tipko TAB, Access za določanje smeri premikanja kazalca v levo ali desno privzeto uporabi področne nastavitve programa Windows. Če računalnik uporablja jezik, ki poteka od leve proti desni, se kazalec s pritiskom na tipko TAB premakne v levo. Če računalnik uporablja jezik, ki poteka od desne proti levi, se kazalec premakne v levo.

    Če se želite pomakniti v naslednjo celico v stolpcu, uporabite smerni tipki gor ali dol ali pa kliknite želeno celico.

Obogateno besedilo oblikovanje podatkov v polje več vrstic besedila (Zapisek)

  1. Tabelo odprite v pogledu podatkovnega lista, izberite polje več vrstic besedila. Če uporabljate Access 2007 ali Accessu 2010, da bi se polja »Zapisek« .

    Po navadi več vrstic besedila v poljih pripombe ali opombe, tako da si lahko ogledate za polje z imenom »Pripombe« ali »Zapiski« . « Če še vedno ne najdete polje več vrstic besedila, navodila v Lastnosti pogleda za polje tabele, v tem članku.

  2. Na kartici Osnovno v skupini Pisava z gumbi in meniji oblikujte besedilo.

    Podoba Accessovega traku

    Lahko uporabite različne pisave in velikosti, krepko ali ležeče oblikovanje, spremenite barvo in tako naprej.

Na vrh strani

Dodajanje zapisov z obrazcem

Obrazci za vnos podatkov lahko ponudijo preprostejši, hitrejši in natančnejši način vnosa podatkov. Obrazce običajno ustvarite takrat, ko morate vnašati podatke v več tabel hkrati. Obrazce ustvarite tudi takrat, ko želite skriti nekatera polja v tabeli, ko želite olajšati uporabo zbirke podatkov (s tem lahko znižate stroške usposabljanja), in ko želite zagotoviti, da bodo uporabniki podatke vnašali natančno.

Kako uporabite obrazec za urejanje podatkov, je odvisno od načrta obrazca. Oblike lahko vsebujejo poljubno število kontrolnikov, na primer sezname, polja z besedilom, gumbi in podatkovne liste – mreže, ki so videti Excelovih delovnih listih. Obenem posameznih kontrolnikov v obrazec ali prebere podatke iz ali piše podatkov temeljno tabelo polje. Kako z določeno nadzor je odvisen od vrsto podatkov, ki ste jih nastavili temeljne tabele za polje, vse lastnosti, ki je nastavljena za to polje, in morda več lastnosti, ki je načrtovalec zbirke podatkov nastavi za vsak kontrolnik. Če želite več informacij o tem, kako podatkovne tipe in lastnosti polja vplivajo na vnos podatkov, glejte razdelke Kako podatkovnih tipov vpliva na način, ki ga vnesete podatke in vpliv lastnosti polja tabele na način, ki ga vnesete podatke, v tem članku.

V teh odsekih je razložena uporaba najobičajnejših kontrolnikov za vnos podatkov. Če imate vprašanja, ki so povezana z določeno zbirko podatkov, se obrnite na skrbnika sistema ali načrtovalca zbirke podatkov.

Dodajanje ali urejanje besedila v polju z besedilom

Ko dodate ali uredite besedilo v polju z besedilom, delate s podatki v besedilu ali dolgo polje z besedilom (Zapisek). V nadaljevanju, ne pozabite, da lahko nastavite več vrstic besedila polje (ali kontrolnik, ki je vezan na polje »več vrstic besedila« ) podporo, obogateno besedilo, in nato lahko uporabite različne pisave, velikosti, sloge in barve za besedilo.

Urejanje besedila v polju z besedilom

  • Postavite kazalec v polje z besedilom in spremenite podatke. Ne pozabite, da ne morete izvajati izračune številke v besedilu ali več vrstic besedila (Zapisek) polje.

Uporaba oblikovanja obogatenega besedila

Opomba : Le takrat, ko je polje z besedilom, ki je vezan na polje, več vrstic besedila (Zapisek), lahko sledite tem korakom. Oglejte si korake v Lastnosti pogleda za polje tabele, v tem članku.

  1. Z obrazcem, ki je odprt v pogled obrazca ali postavitve ali tabelo odprite v pogledu podatkovnega lista, izberite polje več vrstic besedila (Zapisek).

  2. Na kartici Osnovno v skupini Pisava z gumbi in meniji oblikujte besedilo.

    Podoba Accessovega traku

    Uporabite lahko različne pisave in velikosti, krepko ali ležeče, spremenite barvo in tako naprej.

Vnašanje podatkov z uporabo seznama

Sezname lahko uporabite v obrazcih in tabelah in množicah z rezultati poizvedbe, ki so odprte v pogledu podatkovnega lista — mreži, podobni Excelovemu delovnemu listu.

Ko seznam uporabite na obrazcu, boste morda videli kontrolnik kombiniranega polja ali kontrolnik polja s seznamom. Ti sliki prikazujeta kontrolnik kombiniranega polja in kontrolnik polja s seznamom.

Prazen iskalni seznam

Osnovni kontrolnik polja s seznamom v obrazcu

Ko na tabeli ali množici z rezultati poizvedbe uporabite seznam, bo Access privzeto uporabil kombinirano polje.

Poleg tega lahko seznami podpirajo več vrednosti. Če se prikaže na seznam, potrdite polje zraven vsakega elementa seznama, lahko izberete več kot 100 elementov na tem seznamu. Seznami z več vrednostmi, ki jih lahko ustvarite brez programiranja lahko odpravite splošne težave podjetja. Recimo, da uporabite Accessovo zbirko podatkov za sledenje težave podpore uporabnikom. Če potrebujete več ljudi dodeliti težave, lahko uporabite seznam z več vrednostmi. Te slike prikazujejo običajne sezname z več vrednostmi.

Odprt spustni seznam potrditvenih polj.   Seznam potrditvenih polj.

Elemente v seznamu lahko tudi uredite. Če vi ali načrtovalec zbirke podatkov omogočite ukaz, lahko dodajate, spreminjate in odstranjujete elemente neposredno iz seznama. Vendar pa lahko načrtovalci zbirke podatkov onemogočijo ukaz, zato morda ne bo na voljo za vse zbirke podatkov.

V korakih tega odseka je razloženo, kako uporabiti in urediti sezname.

Izbira elementov s spustnega seznama

  1. Odprite obrazec, tabelo ali množico rezultatov poizvedbe, ki vsebuje seznam.

    Opomba : Obrazce morate odpreti v pogledu obrazca ali postavitve. Tabele in množice rezultatov poizvedbe morate odpreti v pogledu podatkovnega lista.

  2. Kliknite puščico dol poleg seznama in nato izberite želeni element.

  3. Če želite izbiro uveljaviti v zbirki podatkov, pomaknite kazalec na drugo polje.

Izbira elementov iz polja s seznamom

  1. Odprite obrazec s seznamom.

  2. Pomaknite se navzdol po seznamu elementov in izberite želeni element.

  3. Če želite izbiro uveljaviti v zbirki podatkov, pomaknite kazalec na drugo polje.

Izbira elementov s spustnega seznama potrditvenih polj

  1. Odprite obrazec, tabelo ali množico rezultatov poizvedbe, ki vsebuje seznam.

    Opomba : Spustne sezname potrditvenih polj lahko uporabite v obrazcih, tabelah in množicah rezultatov poizvedbe. Če to želite, morate obrazce odpreti v pogledu obrazca ali pogledu brskalnika, tabele in množice rezultatov poizvedbe pa v pogledu podatkovnega lista.

  2. Kliknite puščico dol poleg seznama.

  3. Potrdite največ 100 potrditvenih polj in nato kliknite V redu.

Izbira elementov s seznama potrditvenih polj

  1. Odprite obrazec s seznamom.

    Opomba : Obrazec morate odpreti v pogledu obrazca ali brskalnika.

  2. Kliknite puščico dol poleg seznama.

  3. Potrdite največ 100 potrditvenih polj in nato kliknite V redu.

Urejanje elementov na seznamu

Opomba : Urejate lahko katero koli vrsto seznama v obrazcu, tabeli ali množici rezultatov poizvedbe. Pomnite, da morate obrazce odpreti v pogledu obrazca ali pogledu brskalnika, tabele in množice rezultatov poizvedbe pa v pogledu podatkovnega lista. Pomnite tudi, da lahko načrtovalec zbirke podatkov ali IT oddelek onemogoči ta ukaz, zato ni vedno na voljo.

  1. Odprite obrazec, tabelo ali množico rezultatov poizvedbe, ki vsebuje seznam.

  2. Z desno miškino tipko kliknite seznam, ki ga želite urediti, in nato kliknite Uredi elemente seznama.

    Pojavi se pogovorno okno ali obrazec za vnos podatkov. Prikaz je odvisen od vrste seznama, ki ga želite urejati. Access uporablja dve osnovni vrsti seznamov — seznam vrednosti in seznam za iskanje. Seznami vrednosti prikazujejo nabor elementov, ki jih vnašate ročno, seznami za iskanje pa uporabljajo poizvedbo za pridobivanje podatkov iz ene ali več tabel. Naredite nekaj od tega.

    • Če urejate seznam z vrednostmi, za urejanje podatkov na seznamu uporabite pogovorno okno Uredi elemente seznama in kliknite V redu, ko končate.

    • Če urejate seznam za iskanje, se prikaže obrazec za vnos podatkov. Ta obrazec nato uporabite za urejanje podatkov na seznamu.

Na vrh strani

Urejanje elementov v polju za iskanje

Polje za iskanje predstavlja seznam podatkov, ki jih lahko uporabniki uporabijo za izbiro nekaterih elementov. Ustvarite lahko dve vrsti seznamov za iskanje.

  • Seznami vrednosti    Vsebujejo a nabor programiranih vrednosti, ki jih vnašate ročno. Vrednosti so shranjene v lastnosti polja za iskanje Vir vrstic.

  • Seznami za iskanje    Uporabljajo poizvedbo za pridobivanje vrednosti iz druge tabele. Lastnost polja Vir vrstic vsebuje poizvedbo namesto programiranega seznama vrednosti.

Access privzeto prikaže podatke iskanja v spustnem seznamu, čeprav lahko določite kontrolnik polja s seznamom. Spustni seznam se odpre in prikaže seznam, po izbiri pa spet zapre. Polje s seznamom v nasprotju s tem ostane vedno odprto.

Ukaz Uredi elemente seznama lahko zaženete ali lahko uredite podatke neposredno v lastnosti Vir vrstic ali je bila izvirna tabela. Več informacij o uporabi ukaz Uredi elemente seznama , glejte vnos podatkov z uporabo seznama, v tem članku. Navodila v tem razdelku je razloženo, kako za urejanje elementov neposredno v lastnosti Vir vrstic ali je bila izvirna tabela. Postopek vključuje nekaj dodatnih korakov.

  • Poiščite polje za iskanje. Ko delate z obrazcem, morate izvesti nekoliko drugačen postopek kot pri delu s tabelo.

  • Določite vrsto polja za iskanje — ali je seznam vrednosti ali seznam za iskanje. Če uporabljate seznam za iskanje, določite izvorno tabelo, ki pošilja podatke za polje za iskanje.

  • Uredite elemente v seznamu vrednosti.

    -ali-

    Odprite izvorno tabelo seznama za iskanje in uredite podatke v njej.

Določanje polja za iskanje v obrazcu

  1. V podoknu za krmarjenje z desno miškino tipko kliknite obrazec in potem Pogled načrta.

    -ali-

    Če je obrazec že odprt, lahko z desno miškino tipko kliknete kartico obrazca in v priročnem meniju kliknete Pogled načrta.

    -ali-

    Zavihek osnovno , v skupini pogled kliknite gumb »pogled« za preklop med pogledi so na voljo. Druga možnost je, lahko kliknite puščico pod možnostjo pogledin nato izberite eno od razpoložljivih pogledov v meniju.

    Podoba Accessovega traku

  2. Z desno miškino tipko kliknite kontrolnik polja s seznamom ali kontrolnik kombiniranega polja in kliknite Lastnosti.

  3. Na listu z lastnostmi kliknite kartico Vse in poiščite lastnosti Vrsta vira vrstic in Vir vrstic. Lastnost Vrsta vira vrstic bi morala vsebovati možnost Seznam vrednosti ali Tabela/poizvedba, lastnost Vir vrstic pa mora vsebovati seznam s podpičji razmejenih elementov ali poizvedbo. Po potrebi povečajte list z lastnostmi, tako da boste lahko prebrali seznam elementov ali poizvedbo.

    Po navadi seznamih vrednosti, ki uporabljajo to osnovno sintakso: "element»; « element»; « element"

    V tem primeru je seznam sestavljen iz nabora elementov, ki so obdani z dvojnimi narekovaji zgoraj in ločeni s podpičji.

    Poizvedbe za izbiranje uporabljajo to osnovno sintakso: Izberite [ime_tabele_ali_poizvedbe]. [ FIELD_NAME] od [ime_tabele_ali_poizvedbe].

    V tem primeru poizvedba vsebuje dva izraza (SELECT in FROM). Prvi izraz se sklicuje na tabelo ali poizvedbo in na polje v tej tabeli ali poizvedbi. Drugi izraz se nanaša samo na tabelo ali poizvedbo. Ključna stvar, ki si jo morate zapomniti: izrazi SELECT ne vsebujejo vedno imena tabele ali poizvedbe, vsebujejo pa ime vsaj enega polja. Izrazi FROM pa se morajo nujno sklicevati na tabelo ali poizvedbo. Tako lahko vedno najdete izvorno tabelo ali poizvedbo polja za iskanje, če si ogledate izraz FROM.

  4. Naredite nekaj od tega.

    • Če uporabljate seznam vrednosti, uredite elemente v seznamu. Pazite, da bo vsak element obdan z dvojnimi narekovaji zgoraj in da bodo ločeni s podpičji.

    • Če se poizvedba v seznamu za iskanje sklicuje na drugo poizvedbo, v Podoknu za krmarjenje odprite to drugo poizvedbo v pogledu načrta (z desno miškino tipko kliknite na poizvedbo in kliknite Pogled načrta). Zapomnite si ime tabele, ki se pojavi v zgornjem delu načrtovalca poizvedb, in pojdite na naslednji korak.

      -ali-

      Če se poizvedba v polju za iskanje sklicuje na tabelo, si zapomnite ime tabele in pojdite na naslednji korak.

  5. Dvokliknite tabelo v Podoknu za krmarjenje, da jo odprete v pogledu podatkovnega lista, in nato uredite elementa seznama po potrebi.

Določanje polja za iskanje v tabeli

  1. V podoknu za krmarjenje z desno miškino tipko kliknite tabelo in potem Pogled načrta.

  2. V zgornjem delu mreže načrta poizvedbe v stolpcu Podatkovni tip kliknite ali drugače označite katero koli polje tipa Besedilo, Številka ali Da/ne.

  3. V spodnjem delu mreže načrta poizvedbe kliknite kartico Iskanje in si nato oglejte lastnosti Vrsta vira vrstic in Vir vrstic.

    Lastnost Vrsta vira vrstic mora biti Seznam vrednosti ali Tabela/Poizvedba. Lastnost Vir vrstic mora vsebovati seznam vrednosti ali poizvedbo.

    Seznami vrednosti, ki uporabljajo to osnovno sintakso: "element»; « element»; « element"

    V tem primeru je seznam sestavljen iz nabora elementov, ki so obdani z dvojnimi narekovaji zgoraj in ločeni s podpičji.

    Po navadi poizvedbe za izbiranje uporabljajo to osnovno sintakso: Izberite [ime_tabele_ali_poizvedbe]. [ FIELD_NAME] od [ime_tabele_ali_poizvedbe].

    V tem primeru poizvedba vsebuje dva izraza (SELECT in FROM). Prvi izraz se sklicuje na tabelo ali poizvedbo in na polje v tej tabeli ali poizvedbi. Drugi izraz se nanaša samo na tabelo ali poizvedbo. Ključna stvar, ki si jo morate zapomniti: izrazi SELECT ne vsebujejo vedno imena tabele ali poizvedbe, vsebujejo pa ime vsaj enega polja. Izrazi FROM pa se morajo nujno sklicevati na tabelo ali poizvedbo. Tako lahko vedno najdete izvorno tabelo ali poizvedbo polja za iskanje, če si ogledate izraz FROM.

  4. Naredite nekaj od tega.

    • Če uporabljate seznam vrednosti, uredite elemente v seznamu. Pazite, da bo vsak element obdan z dvojnimi narekovaji zgoraj in da bodo ločeni s podpičji.

    • Če se poizvedba v polju za iskanje sklicuje na drugo poizvedbo, v podoknu za krmarjenje odprite to drugo poizvedbo v pogledu načrta (z desno miškino tipko kliknite na poizvedbo in kliknite Pogled načrta). Zapomnite si ime tabele, ki se pojavi v zgornjem delu načrtovalca poizvedb, in pojdite na naslednji korak.

      -ali-

      Če se poizvedba v polju za iskanje sklicuje na tabelo, si zapomnite ime tabele in pojdite na naslednji korak.

  5. Dvokliknite tabelo v podoknu za krmarjenje, da jo odprete v pogledu podatkovnega lista in nato uredite elementa seznama po potrebi.

Na vrh strani

Vnos nizov z ničelno dolžino

Access vam omogoča razlikovanje med dvema vrstama praznih vrednosti: ničelne vrednosti in vrednosti z ničelno dolžino. Ničelne vrednosti označujejo neznane vrednosti, nizi z ničelno dolžino pa označujejo polja, ki vsebujejo presledek. Recimo, da imate tabelo s podatki o strankah in da ta tabela vsebuje polje s številko faksa. Polje lahko pustite prazno, če niste prepričani, kakšna je številka faksa stranke. V tem primeru, če pustite polje prazno, vnesete ničelno vrednost, kar pomeni, da ne poznate vrednosti. Če pozneje ugotovite, da stranka nima faksa, lahko vnesete niz z dolžino nič in tako označite, da veste, da vrednosti ni.

Opomba : Ne pozabite, da nastavite lastnost, ki prepreči sprejemanje ničelne vrednosti polja. Če želite več informacij o tem, da nastavite lastnost, glejte Kako podatkovnih tipov vpliva na način, ki ga vnesete podatke, v tem članku.

  1. Odprite tabelo v pogledu podatkovnega lista ali obrazec v pogledu obrazca ali brskalnika.

  2. Izberite želeno polje in vnesite dva dvojna narekovaja brez vmesnega presledka ("").

  3. Pomaknite kazalec na drug zapis, če želite uveljaviti spremembe v zbirki podatkov. Narekovaji privzeto izginejo.

Na vrh strani

Dodajanje zapisov z uvozom ali povezovanjem s podatki

Lahko uvoz ali povezava do podatkov, ki se nahaja v različnih virih, tudi druge Accessove zbirke podatkov, Excelovih delovnih zvezkov, besedilnih datotek in Wordovih dokumentov in seznamov v strežnikih nameščeno tehnologijo Microsoft SharePoint Services.

Razlaga uvoza in povezovanja s temi viri podatkov presega obseg tega članka. Te povezave vas bodo vodile do informacij o uvažanju in povezovanju s podatki.

Na vrh strani

Načini, ki vam prihranijo čas pri vnašanju podatkov

Access ponuja več načinov, s katerimi lahko pospešite postopek vnašanja podatkov. Postopki v teh odsekih razlagajo, kako nastavite privzeto vrednost za polja in sezname v obrazcih in kako lahko uporabite bližnjične tipke, da znova uporabite vrednosti pri razvrščanju podatkov.

Nastavljanje privzete vrednosti za polje ali kontrolnik

Če veliko zapisov uporablja enako vrednost za določeno polje, na primer mesto ali država/regija, lahko prihranite čas tako, da nastavite privzeto vrednost za kontrolnik, povezan s tem poljem. Ko odprete obrazec ali ustvarite nov zapis, se privzeta vrednost privzeto pojavi v tem kontrolniku.

Nastavljanje privzete vrednosti za kontrolnik

  1. Odprite obrazec v pogledu načrta.

  2. Z desno miškino tipko kliknite kontrolnik, s katerim želite delati, in nato kliknite Lastnosti.

  3. Na kartici Podatki po želji nastavite vrednost lastnosti Privzeta vrednost.

  4. Ponovite korake od 1 do 3, če želite nastaviti novo privzeto vrednost.

Določanje druge vrednosti

  • Za vrednost v polju z besedilom vnesite nove podatke. Privzeto vrednost lahko kadar koli prepišete.

    -ali-

  • Za vrednost na seznamu izberite novo vrednost s seznama.

Vnovična uporaba vrednosti pri razvrščanju

Ko se premikate med zapisi, boste morali razvrstiti vsak zapis tako, da uporabite isto vrednost. Ko to storite, lahko prihranite čas tako, da uporabite bližnjice na tipkovnici če želite ponoviti, razvrstiti vrednosti. Na primer, recimo, da razvrstite seznam naročil po vrsti izdelka. V prvem zapisu, vnesete pijače , da razvrstite naročila, kjer uporabniki kupili pijač. Ko se premaknete na naslednji zapis, lahko kopirate in znova uporabite razvrščanje vrednost.

Opomba : Ti koraki predvidevajo, da imate obrazec odprt v pogledu obrazca.

  1. Pomaknite se na polje, ki znova uporablja vrednost iz ustreznega polja v prejšnjem zapisu.

  2. Pritisnite CTRL+' (opuščaj).

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×