Delovanje shranjevanja različic na SharePointovem seznamu ali v knjižnici

Delovanje shranjevanja različic na SharePointovem seznamu ali v knjižnici

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Če na seznamu ali v knjižnici strežnika SharePoint omogočite shranjevanje različic, lahko shranite, spremljate in obnovite elemente na seznamu ter datoteke v knjižnici, kadar koli se spremenijo. Če shranjevanje različic uporabljate z drugimi nastavitvami, na primer rezervacijo, imate večji nadzor nad vsebino, objavljeno na vašem mestu, in dodatno prednost, saj si lahko ogledate ali obnovite staro različico elementa ali datoteke.

Opomba : Shranjevanje različic je privzeto vklopljeno za knjižnice strežnika SharePoint in privzeto izklopljeno za sezname strežnika SharePoint. Če želite več informacij o nastavljanju shranjevanja različic, si oglejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Posodobljeni oktober 2017 zaradi stranke povratne informacije.

Pregled shranjevanja različic

Vsakdo z dovoljenjem za upravljanje seznamov lahko vklopi ali izklopi shranjevanje različic knjižnice. Shranjevanje različic je na voljo za elemente seznama v vseh privzetih vrstah seznamov, vključno s koledarji, seznami sledenja težavam in seznami po meri, in za vse vrste datotek, ki jih je mogoče shraniti v knjižnice, vključno s stranmi spletnih gradnikov. Za več informacij o nastavljanju in uporabi shranjevanja različic glejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Opomba : Če ste uporabnik storitve Office 365, shranjevanje različic je zdaj privzeto vklopljen, ko ustvarite nove knjižnice OneDrive za podjetja in ga bo samodejno shranjevanje zadnjih 500 različic dokumenta. To bo pomagalo, ga ne boste izgubili pomembne dokumente ali podatke. Če imate obstoječe knjižnice na spletnem mestu OneDrive za podjetja ali na spletnem mestu skupine, ki nimajo omogočeno shranjevanje različic, lahko vklopite shranjevanje različic, kadar koli.

Shranjevanje različice lahko uporabite, če želite:

  • Slediti zgodovini različic.    Če je shranjevanje različic omogočeno, si lahko ogledate, kdaj in kdo je spremenil element ali datoteko. Ogledate si lahko tudi, kdaj so bile spremenjene lastnosti (podatki o datoteki). Če nekdo na primer spremeni rok za element seznama, so informacije prikazane v zgodovini različic. Ogledate si lahko tudi pripombe, ki jih dodajo uporabniki, ko sprostijo datoteke v knjižnici.

  • Obnovitev prejšnje različice    Če ste v najnovejši različici naredili napako, če je najnovejša različica poškodovana ali če vam je preprosto prejšnja različica bolj všeč, zamenjajte najnovejšo različico s prejšnjo. Obnovljena različica postane nova trenutna različica.

  • Si ogledati prejšnjo različico.    Prejšnjo različico si lahko ogledate, ne da bi prepisali trenutno različico. Če si zgodovino različic ogledate v Microsoft Officeovem dokumentu, na primer v Wordovi ali Excelovi datoteki, lahko primerjate dve različici in poiščete razlike.

Če je omogočeno shranjevanje različic, so različice ustvarjene v teh primerih:

  • Ko je element seznama ali datoteka prvič ustvarjena ali pri prenosu datoteke.

    Opomba :  Če je datoteko treba rezervirati, morate datoteko sprostiti, če želite ustvariti njeno prvo različico.

  • Ko je datoteka, ki ima isto ime kot obstoječa datoteka, prenesena in je potrjeno polje Obstoječim datotekam dodaj kot novo različico.

  • Ko so lastnosti elementa seznama ali datoteke spremenjene.

  • Ko nekdo odpre, uredi ali shrani datoteko. Različica je ustvarjena, ko kliknete Shrani. Novo številko različice obdrži do konca trenutne seje urejanja, tudi če jo morda večkrat shranite. Ko jo zaprete in nato znova odprete v drugi seji urejanja, je ustvarjena druga različica.

  • Med skupno ustvarjanje dokumenta, ko drug uporabnik začne delo na dokumentu, ali ko uporabnik klikne Shrani spremembe prenesti v knjižnico.

Kadar koli so lahko na voljo največ tri različice datoteke: rezervirana različica, najnovejša podrazličica ali osnutek in najnovejša objavljena ali glavna različica. Vse druge različice so zgodovinske različice. Nekatere najnovejše različice so prikazane le uporabnikom, ki imajo dovoljenja za njihov ogled.

Nekatere organizacije v svojih knjižnicah sledijo tako glavnim različicam kot tudi podrazličicam datotek, medtem ko druge sledijo le glavnim različicam. Glavne različice je mogoče prepoznati po celih številih, na primer 5.0; podrazličice pa po decimalnih številih, na primer 5.1.

Večina organizacij uporablja podrazličice, kadar so datoteke v razvoju, glavne različice pa, ko je dosežen določen mejnik ali ko so datoteke pripravljene, da si jih ogleda širše občinstvo. V številnih organizacijah si osnutke lahko ogledajo le lastnik datoteke in osebe z dovoljenji za odobritev datotek. To pomeni, da si nihče drug ne more ogledati podrazličic, ampak si lahko ogleda le objavljeno glavno različico.

Za sezname so na voljo glavne različice, ne pa tudi podrazličice. Vsaka različica elementa seznama je oštevilčena s celim številom. Če vaša organizacija zahteva odobritev elementov na seznamu, elementi ostanejo v stanju »V čakanju«, dokler jih nekdo z ustreznimi dovoljenji ne odobri. Ko so elementi v stanju »V čakanju«, so oštevilčeni z decimalnimi števili in se imenujejo osnutki.

Če želite izvedeti več o omogočanju in nastavljanju shranjevanja različic, vključno z glavnimi različicami in s podrazličicami, si oglejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Številke različic so dodane samodejno vsakič, ko ustvarite novo različico. Na seznamu ali v knjižnici, v kateri je omogočeno shranjevanje različic, so različice oštevilčene s celimi števili, na primer 1.0, 2.0, 3.0 in tako naprej. Skrbnik je v knjižnicah morda omogočil shranjevanje različic tako za glavne različice kot tudi podrazličice. Če sledite podrazličicam, so oštevilčene z decimalnimi števili, na primer 1.1, 1.2, 1.3 in tako naprej. Ko je ena od teh različic objavljena kot glavna različica, številka različice postane 2.0. Nadaljnje podrazličice so oštevilčene z 2.1, 2.2, 2.3 in tako naprej.

Če zavržete rezervacijo, se številka različice ne spremeni. Če je bila najnovejša različica 3.0, ostane 3.0, ko zavržete rezervacijo.

Če izbrišete različico, sta različica in njena številka premaknjeni v koš. Preostale številke različic so prikazane v zgodovini različic. Druge številke različic se ne spremenijo. Če imate na primer dokument, ki ima podrazličici 4.1 in 4.2, vi pa se odločite izbrisati različico 4.1, prikaže nastala zgodovina različic le različici 4.0 in 4.2. To je prikazano na tej sliki.

Če želite izvedeti več o omogočanju in nastavljanju shranjevanja različic, vključno z glavnimi različicami in s podrazličicami, si oglejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Zgodovina različic z eno izbrisano podrazličico

Nekatere organizacije omogočajo neomejeno število različic, druge pa zahtevajo omejitve. Ko se boste prijavili v najnovejšo različico datoteke, boste morda ugotovili, da manjka ena izmed starih različic. Če je vaša najnovejša različica 26.0 in opazite, da različice 1.0 ni več, to pomeni, da je skrbnik konfiguriral knjižnico tako, da lahko vsebuje le 25 glavnih različic ene datoteke. Dodajanje 26. različice povzroči izbris prve različice. Ostanejo le različice od 2.0 do 26.0. Enako se zgodi, če dodate 27. različico, ostanejo le različice od 3.0 do 27.0.

Skrbnik lahko se odločite, da omejite število podrazličic samo tiste, ki so za določeno število najnovejše različice. Na primer, če so dovoljene 25 glavnih različic, skrbnik morda se odločite za ohranitev manjšo osnutke za le zadnjih pet glavnih različic. Privzeto število podrazličic med glavnim različicam je 511. Če želite shraniti drugo podrazličico, boste videli sporočilo o napaki, ki vam sporoča, da morate najprej objaviti dokument. Skrbnik mesta lahko spremenite privzeto omogočiti manj podrazličic.

Če seznam ali knjižnica omeji število glavnih različic, so najstarejše različice izbrisane, ko je dosežena omejitev. Na primer, če ohranite le 20 različic in vaša skupina ustvari 25 različic, so ohranjene le različice od 6 do 25. Če je ustvarjena dodatna različica, bodo ohranjene le različice od 7 do 26. Če seznam ali knjižnica omeji različice, se prepričajte, da so avtorji seznanjeni s tem, da bodo starejše različice izbrisane, ko bo dosežena omejitev različic.

V knjižnici, ki omeji število glavnih različic, za katere ohranja podrazličice, so podrazličice izbrisane za prejšnje glavne različice, ko je dosežena omejitev različic. Če npr. ohranite osnutke le za 10 glavnih različic, vaša skupina pa ustvari 15 glavnih različic, bodo za najstarejše različice ohranjene le glavne različice. Izbrisane so podrazličice, ki so povezane s petimi najstarejšimi glavnimi različicami, kot je 1.2 ali 2.3, vendar so ohranjene glavne različice, kot so 1, 2 itn., razen če vaša knjižnica omeji tudi glavne različice.

Omejitev števila različic je po navadi priporočljiva, saj s tem prihranite prostor v strežniku in zmanjšate zmedo med uporabniki. Če pa mora vaša organizacija shranjevati vse različice iz pravnih ali drugih razlogov, ne uporabite nikakršnih omejitev.

Pomembno : Če vaša organizacija omeji število različic, ki jih shranjuje, so najstarejše različice trajno izbrisane, ko je dosežena omejitev. Niso poslane v koš.

Če želite izvedeti več o omogočanju in nastavljanju shranjevanja različic, vključno z omejitvami, si oglejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Konfigurirate lahko, kdo si lahko ogleda osnutke elementov seznama in datoteke. Osnutki so ustvarjeni na dva načina:

  • Ko v knjižnici, ki sledi glavnim različicam in podrazličicam, ustvarite ali posodobite podrazličico datoteke.

  • Ko ustvarite ali posodobite element na seznamu ali datoteko, ki še ni odobrena na seznamu ali v knjižnici, na katerem oz. v kateri je zahtevana odobritev vsebine.

Ko sledite glavnim različicam in podrazličicam, lahko določite, ali morajo imeti osebe dovoljenje za urejanje datotek, preden si lahko ogledajo in preberejo podrazličico. Ko uporabite to nastavitev, lahko osebe, ki imajo dovoljenje za urejanje datoteke, delajo z datoteko, osebe, ki imajo dovoljenje le za branje datoteke, pa si podrazličice ne morejo ogledati. Morda ne želite, da bi vsi, ki imajo dostop do vaše knjižnice, videli komentarje ali popravke, medtem ko urejate datoteko. Če sledite glavnim različicam in podrazličicam in še nihče ni objavil glavne različice, datoteka ni vidna osebam, ki nimajo dovoljenja za ogled elementov osnutka.

Ko je zahtevana odobritev vsebine, lahko določite, ali si lahko datoteke, ki čakajo na odobritev, ogledajo osebe z dovoljenjem za branje, osebe z dovoljenjem za urejanje ali le avtor in osebe z dovoljenjem za odobritev elementov. Če sledite glavnim različicam in podrazličicam, mora avtor najprej objaviti glavno različico, preden lahko predloži datoteko v odobritev. Ko je zahtevana odobritev vsebine, bodo lahko osebe, ki imajo dovoljenje za branje vsebine, vendar nimajo dovoljenja za ogled elementov osnutka, videle zadnjo odobreno ali glavno različico datoteke.

Glede na to, ali imajo osebe, ki dovoljenje za urejanje datoteke ali ne, če za datoteko, ki je manjša različica iskanja oseb, jih ne boste dobili rezultate za to.

Omejite lahko število različic za elemente seznama ali datoteke, ki so shranjene na seznam ali v knjižnico, kar vam pomaga ohraniti prostor v strežniku. Če vaša skupina ustvari veliko število različic, lahko z omejitvijo števila različic pomagate ekipi za boljše upravljanje in iskanje prejšnjih različic. Če na primer vaša skupina ohrani več različic v nekaj mesecih ali letu.

Zato je morda za člane težko brskati po zgodovini različic, da bi našli želene različice. Če si mora vaša skupina ogledati ali ohraniti katero koli od prejšnjih različic, ne omejujte števila različic, da obdržite ali nastavite število različic, ki jih hranite v večjem številu.

Če knjižnica sledi glavnim različicam in podrazličicam, lahko izberete, koliko glavnih različic datotek in koliko podrazličic za vsako glavno različico želite ohraniti. Privzeto lahko vsaka glavna različica vsebuje do 511 osnutkov (podrazličic).

Glede na način dela vaše skupine bo morda vaša skupina potrebovala najnovejše podrazličice, kot je različica, ki je bila nedavno urejena. Sčasoma bo morda manj verjetno, da bo vaša skupina potrebovala starejšo podrazličico. Ponavadi je glavna različica mejnik, npr. datoteka, oddana v pregled ali objavo, medtem ko je podrazličica delo, ki poteka in ni pripravljeno, da bi ga vsi udeleženci mesta prebrali.

Če seznam ali knjižnica omeji število glavnih različic, so najstarejše različice izbrisane, ko je dosežena omejitev. Na primer, če ohranite le 20 različic in vaša skupina ustvari 25 različic, so ohranjene le različice od 6 do 25. Če je ustvarjena dodatna različica, bodo ohranjene le različice od 7 do 26. Če seznam ali knjižnica omeji različice, se prepričajte, da so avtorji seznanjeni s tem, da bodo starejše različice izbrisane, ko bo dosežena omejitev različic.

V knjižnici, ki omeji število glavnih različic, za katere ohranja podrazličice, so podrazličice izbrisane za prejšnje glavne različice, ko je dosežena omejitev različic. Če npr. ohranite osnutke le za 10 glavnih različic, vaša skupina pa ustvari 15 glavnih različic, bodo za najstarejše različice ohranjene le glavne različice. Izbrisane so podrazličice, ki so povezane s petimi najstarejšimi glavnimi različicami, kot je 1.2 ali 2.3, vendar so ohranjene glavne različice, kot so 1, 2 itn., razen če vaša knjižnica omeji tudi glavne različice.

Ko ustvarite knjižnico, je shranjevanje različic vklopljeno samodejno, vendar pa ni vklopljeno, če ustvarite seznam. Shranjevanje različic lahko vklopijo ali izklopijo vsi, ki imajo dovoljenje za upravljanje seznamov. Za veliko mest je to ista oseba, ki upravlja mesto, saj seznami in knjižnice podedujejo dovoljenja mesta. Če želite poleg tega omogočiti shranjevanje različic, se lastnik mesta (ali druga oseba, ki upravlja seznam ali knjižnico) odloči, ali bo zahteval odobritev vsebine, kdo si lahko ogleda elemente osnutka ter ali je potrebna rezervacija. Vse te odločitve vplivajo na delovanje shranjevanja različic. Če se na primer oseba, ki upravlja knjižnico, odloči, da je zahtevana rezervacija, so številke različic ustvarjene le, ko je datoteka sproščena. Če je treba odobriti vsebino, so številke glavnih različic uporabljene šele, ko nekdo z ustreznim dovoljenjem odobri datoteke.

Pomembno :  Če osebe, ki delajo v vaši knjižnici, nameravajo sodelovati pri ustvarjanju dokumentov, knjižnice ne konfigurirajte tako, da zahteva rezervacijo. Osebe ne morejo delati kot soavtorji, če so dokumenti, ki jih potrebujejo, rezervirani.

Če se želite naučiti vklopiti shranjevanje različic za seznam ali knjižnico, si oglejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Če je v knjižnici omogočeno shranjevanje različic, oseba, ki jo nastavi, določi, ali želi slediti tako glavnim različicam kot tudi podrazličicam, in določi tudi osebe, ki si lahko ogledajo podrazličice. Kadar je treba vsebino odobriti, si v večini primerov podrazličice lahko ogledajo le lastnik datoteke in osebe z dovoljenji za odobritev elementov. V drugih knjižnicah pa je shranjevanje različic nastavljeno tako, da si lahko vsi, ki lahko urejajo datoteke v knjižnici, ali vsi z dovoljenji za branje v knjižnici, ogledajo vse različice. Ko je različica odobrena, si jo lahko ogledajo vsi, ki imajo dovoljenja za branje za seznam ali knjižnico.

Čeprav seznami nimajo glavnih različic in podrazličic, so vsi elementi s stanjem V čakanju obravnavani kot osnutek. V večini primerov si osnutke lahko ogledajo le avtor elementa in osebe z dovoljenji »Polni nadzor« ali »Načrtovanje«. Osnutek je za te osebe prikazan s stanjem V čakanju, medtem ko si druge osebe lahko ogledajo le najnovejšo odobreno različico v zgodovini različic. Če je datoteka zavrnjena, ostane v stanju V čakanju toliko časa, dokler je nekdo z ustreznimi dovoljenji ne izbriše.

Privzeto je element ali datoteka v čakalni vrsti vidna le avtorju in osebam z dovoljenjem za upravljanje seznamov, lahko pa določite, ali si lahko druge skupine uporabnikov ogledajo element ali datoteko. Če je knjižnica nastavljena za sledenje glavnim različicam in podrazličicam, mora oseba, ki ureja datoteko, najprej objaviti glavno različico datoteke.

Če želite več informacij o nastavljanju odobritve za dokumente, si oglejte Zahtevanje odobritve elementov na seznamu mest ali v knjižnici.

Opomba :  Varnost osnutkov je na nekaterih seznamih in v knjižnicah konfigurirana tako, da vsem uporabnikom mesta omogoča ogled različic s stanjem V čakanju in Odobreno.

Ko rezervirate datoteko iz knjižnice, ki ima vklopljeno shranjevanje različic, je ustvarjena nova različica vsakič, ko datoteko sprostite. Če so vklopljene glavne različice in podrazličice, se lahko ob sprostitvi odločite, katero vrsto različice želite sprostiti. V knjižnicah, kjer je treba datoteke rezervirati, so različice ustvarjene le ob sprostitvi.

V knjižnicah, kjer rezervacija ni obvezna, je nova različica ustvarjena po prvem shranjevanju datoteke, ko jo odprete. Vsa nadaljnja shranjevanja prepišejo različico, ki ste jo ustvarili pri prvem shranjevanju. Če zaprete program in znova odprete dokument, boste pri prvem shranjevanju znova ustvarili različico. Število različic se zato lahko zelo hitro pomnoži.

Za več informacij o rezervaciji in sprostitvi si oglejte Kako rezervirati, sprostiti ali zavreči spremembe datotek v knjižnici.

Pomembno : Če pri ustvarjanju dokumenta sodelujete z drugimi, ga ne rezervirajte, razen če imate za to dober razlog in želite drugim preprečiti delo v dokumentu.

Če zahtevate rezervacijo, lahko vaša skupina kar najbolj izkoristi prednosti shranjevanja različic, ker osebe posebej določijo, kdaj mora biti ustvarjena različica. Različica je ustvarjena le, če nekdo rezervira datoteko, jo spremeni in jo nato znova sprosti. Če rezervacija ni zahtevana, je različica ustvarjena, ko nekdo najprej shrani datoteko, ta različica pa je posodobljena, ko jo oseba zapre. Če ista ali druga oseba nato datoteko odpre in jo znova shrani, je ustvarjena druga različica. Glede na situacijo se morda ne boste odločili ustvariti več različic, npr. če je treba datoteko zapreti, da se udeležite srečanja, preden dokončate vnašanje sprememb v datoteko.

Če je zahtevana rezervacija, osebe ne morejo dodajati datotek, jih spreminjati ali spreminjati lastnosti datotek, ne da bi najprej rezervirali datoteko. Ko osebe sprostijo datoteke, so pozvane, da vnesejo pripombe o izvedenih spremembah, kar pomaga pri ustvarjanju bolj smiselne zgodovine različic.

Opomba :  Če bodo v knjižnici shranjene datoteke aplikacije Microsoft Project (.mpp), ki so sinhronizirane s seznami opravil na vašem mestu, počistite polje Zahtevajte rezervacijo.

Za več informacij o zahtevanju rezervacij glejte Nastavitev knjižnice za rezervacijo datotek.

Seznami in knjižnice vsebujejo dovoljenja, povezana s shranjevanjem različic in z rezervacijo, ki so različna glede na raven dovoljenja, ki je uporabljena za uporabnika ali določeno skupino. Nekdo, ki lahko ureja ravni dovoljenj za urejanje, lahko različno konfigurira ta dovoljenja ali pa ustvari novo skupino z ravnmi dovoljenj po meri.

Ta dovoljenja omogočajo prilagodljivost pri načinih upravljanja knjižnice. Morda boste npr. želeli nekomu omogočiti brisanje različic datoteke, ne da bi tej osebi dodelili dovoljenje za brisanje same datoteke. Dovoljenje za možnost Brisanje različic ni enako kot dovoljenje za možnost Brisanje elementov, tako da lahko zagotovite prilagojeno raven nadzora.

V tej tabli so prikazana dovoljenja, povezana s shranjevanjem različic in z rezervacijo, ter privzete ravni, ki jim dovoljenja pripadajo.

Dovoljenje

Privzeta raven dovoljenja

Ogled različic

Poln nadzor, načrtovanje, prispevanje in branje

Brisanje različic

Poln nadzor, načrtovanje in prispevanje

Preglasitev rezervacije

Poln nadzor in načrtovanje

Odobritev elementov

Poln nadzor in načrtovanje

Če želite več informacij o dovoljenjih, si oglejte Razumevanje ravni dovoljenj v SharePointu.

Pustite nam komentar

Ali je bil članek uporaben? Če je bil, nam to sporočite tako, da vnesete komentar v okno na dnu te strani. Če ni bil, nam povejte, kaj vas je zmedlo ali kaj je manjkalo. Vključite svojo različico programa SharePoint, operacijskega sistema in brskalnika. Na podlagi vaših povratnih informacij bomo preverili dejstva, dodali informacije in posodobili ta članek.

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×