Cilj upravljanja projektov: sporočanje informacij o projektu

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Pregled primerov različnih pogledov

Sporočanje predstavlja najbolj kritičen element, od katerega je odvisen uspeh oz. neuspeh projekta. Project 2010 je v veliki meri olajšal postopek sporočanja informacij o projektu. Ali se pogovarjate z majhno projektno skupino ali pa komunicirate z veliko organizacijo, ki ima globalne komunikacijske potrebe številnih projektov in portfeljev.

Project se zdaj lahko integrira s SharePointom in vam tako olajša izmenjavo informacij o projektu, tudi brez strežnika Project Server.

Ta članek predstavlja enega od številnih ciljev projektnega vodenja v razdelku zemljevid projektnega vodenja.

Primeri iz projektnega vodenja...

Vaša naloga: ste projektni vodja in morate redno komunicirati z delničarji. Ko zagledate besedo »zainteresirana skupina«, se zaveste, da ta ne vključuje le vašega vodje, ampak vse, ki jih zanima vaš projekt – od vašega vodja do zunanjih dobaviteljev in morebitnega glavnega izvršnega direktorja vaše organizacije. O poteku projekta mora poleg zainteresirane skupine biti obveščena tudi vaša ekipa. Komuniciranje kar naenkrat postane zapleteno.

Začnite na začetku. Analizirajte potrebe po komunikaciji zainteresirane skupine. Številnim podjetjem z najboljšimi komunikacijskimi namerami ne uspe, saj se ne zavedajo, da je do učinkovite komunikacije mogoče priti na več načinov. Uporabite Excel in ustvarite grafikon s kvadranti vpliva in zanimanja, s katerim boste lažje ugotovili, kdo mora vedeti določene informacije in v kolikšni meri. Kot si lahko ogledate na grafikonu, bodite najbolj pozorni na komunikacijske potrebe osebe, ki najbolj vpliva na rezultat projekta in ima obenem tudi največji vpliv nad samim projektom.

Slika Excelove mreže vpliva

Izvedeli ste, da vaša organizacija uporablja program Microsoft Project 2010 in se odločili, da boste preskusili zmogljive funkcije komuniciranja tega programa. Izkušeni projektni vodje v vaši organizaciji so vam pomagali pri osnovah projektnega vodenja – od njih ste pridobili tudi dragocene nasvete o naprednih funkcijah poročanja in sledenja v Projectu za delo vaše skupine. Naveličali pa ste se pošiljanja e-poštnih sporočil in številnih obiskov v pisarnah, da bi pridobili posodobitve projekta.

Potem ko ste analizirali zainteresirano skupino, ste določili, da je določen Officeov program bolj primeren za določeno vrsto informacij, ki jih želite poslati. Oglejte si pregled Officeovih programov in njihovih prednosti ter pomanjkljivosti, ki so odvisne od želja zainteresirane skupine.

Program

Prednosti

Pomanjkljivosti

Excel

Lahko uvozite podatke iz projekta za napredno analizo, kot sta ANOVA in prislužene vrednosti. Izvedeti več o projektu je napreden analitičnih zmogljivosti.

Prehitro lahko ustvarite preveč zapletene grafikone, ko na primer želite prikazati raven z več podrobnostmi.

Word

Wordovi dokumenti lahko uporabljajo prek življenjskem ciklu projekta, še posebej med začetek faze, ko dokumentov načrtovanja specifikacij je treba ustvarili in v skupni rabi. Več informacij o uporabi ustvarjanje dokumenta Word med začetek projekta (video).

Nekatere zainteresirane skupine želijo vizualno predstavitev učinkovitosti tekočega projekta, kar je morda bolje ponazoriti z Excelom, Projectom ali Visiom.

Project

Microsoft Project ima vgrajena orodja za predstavitev za vse ravni zainteresiranih skupin, vključno s časovnico, skupine, načrtovanje funkcije in podatke izvoziti zmogljivosti. Več informacij o načinih za ogled in predstavitev podatkov o projektu.

Osebe zainteresirane skupine morda nimajo nameščenega Projecta; če pa ga imajo, so podatki morda prikazani na preveč zapleten način. Če želite posredovati informacije izvršni zainteresirani skupini, priporočamo, da uporabite Projectove funkcije poročanja, kot so časovnice in vizualna poročila.

SharePoint

Če ste začeli s SharePointovim seznamom opravil, jih lahko uvozite v projekt. Spremembe v seznamu eno opravilo odrazijo seznamu opravil. Več s SharePointovimi s Projectom.

Zahteva oddelek za IT ali dobavitelja za IT, ki lahko vloži sredstva podjetja za uvedbo. Vendar pa lahko zmanjšate upoštevanjem skrbništvo SharePoint tako, da uvajanje iz oblaka.

Project Server

Za podjetje komunikacijo in poročanje, še posebej na ravni portfelja strežnika Project Server ima napredno komunikacijo in orodja za poročanje. Več informacij o strežniku Project Server.

Uvajanje strežnika Project Server lahko predstavlja izziv za podjetja z le nekaj zaposlenimi. Uspešna uporaba strežnika SharePoint Server zahteva, da v organizaciji poznate SharePointove načine poslovanja, metodologijo, zmogljivosti projektnega vodenja in načine konfiguracije za trenutne in bodoče potrebe organizacije.

PowerPoint

Odličen za oblikovanje vizualno privlačnih predstavitev za na visoki ravni zainteresiranih skupin. Več informacij o uporabi programa PowerPoint za učinkovite predstavitve.

Za dobavitelje, analitike in inženirje je Excel denimo bolj primeren za ustvarjanje podrobnih grafikonov.

Visio

Odličen za začetno fazo projekta, kjer je dobro poteka grafikonov poslovnih postopkih in postopkih izdelave. Izvedeti več ustvarjanja grafikoni poteka za projekt komunikacijo z Visiom.

Podate lahko preveč informacij o postopkih, če predstavljate izvršnemu kadru.

Lync Server

Omogoča izkušnjo povezanega skupine, ki pretvorb vsako sporočilo v komunikacije, sodelovanje, zanimivo in dostopen s poljubnega mesta.

Zahteva oddelek za IT ali dobavitelja za IT, ki lahko vloži sredstva podjetja za uvedbo.

Office Online programe (oblak)

Privlačna in preprost način za prikaz informacij o projektu na vaše podjetje spletno stran s kodo vdelanega delovnega lista iz Excel Online. Glejte primer iz Excela blog.

Nekatera podjetja bodo morda imela pomisleke glede varnosti. Preverite, ali so vdelani delovni listi prikazani na varnem spletnem mestu oz v zasebni (in ne javni) mapi v storitvi OneDrive.

Družabnih storitev

Twitter, Facebook in drugih družabnih storitev lažje upravljanje projektov in ekipe, še posebej med začetek faze projekta. Več informacij o uporabi družabnih storitev v projektno vodenje

Člani skupine morda ne bodo želeli posredovati informacij, katerih nivo varnosti je nižji od informacij v SharePointovih strežnikih.

Na vrh strani

Posredovanje projektnih informacij

Pregled težav pri načrtovanju, ki jih je treba nasloviti

Ključnega pomena za uspešno posredovanje informacij članom skupine in zainteresiranim skupinam je, ugotoviti, v katerem območju prihaja do težav.

Sporočanje informacij o prisluženi vrednosti

Zajem informacij o prisluženi vrednosti predstavlja naprednejši, a zmogljiv, korak pri odkrivanju prednosti in pomanjkljivosti v učinkovitosti projekta. Takšna dejstva želite prikazati zainteresiranim skupinam.

Sinhroniziranje opravil projekta s SharePointovim seznamom opravil

Če imate že ustvarjen projekt, lahko sinhronizirate njegov seznam opravil s ShartePointovim seznamom opravil. Sprememba na enem seznamu opravil bo prikazana tudi na drugem.

Izvoz SharePointovega seznam na Projectov seznam opravil

Če ste ustvarili SharePointov seznam opravil, ga lahko uvozite v Project. Sprememba na enem seznamu opravil bo prikazana tudi na drugem.

Ustvarjanje in upravljanje SharePointovega seznama opravil projekta

Če ste v SharePointu nastavili seznam opravil, za dodajanje opravil, dodeljevanje oseb tem opravilom in koordinacijo dela ne potrebujete strežnika SharePoint Server.

Ogled informacij o projektu brez programa Project 2010

Če si želite informacije o projektu ogledati brez Projecta ali SharePointa, lahko izvozite Projectove informacije z različnimi orodji in v različne oblike zapisa.

Sledite razvoju programa Project Web App

Naučite se uporabljati strežnik Project Server in program Project Web App – predvajate videe z osnovnimi opravili.

Uporaba programa Outlook 2010 za komunikacijo s skupino

Izvedite več o najboljših načinih uporabe Outlooka, s katerimi bodo vaša e-poštna sporočila, ki jih pošljete skupini, kar najbolj učinkovita. Rešujte težave, namesto da jih ustvarjate.

Vdelava Excelovega delovnega zvezka na spletno stran

Vdelan delovni list prikažite na intranetnem mestu, da si bodo člani zainteresirane skupine lahko ogledali nedavno posodobljene informacije o projektu. Delovni zvezek je shranjen na javnem mestu, kot je Windows Live OneDrive

Ustvarjanje Visiovih diagramov

S programom Visio 2010 lahko ustvarjate veličastne grafikone, s katerimi članom zainteresirane skupine predstavite pomembne informacije o projektu.

Na vrh strani | Nazaj na zemljevid Projecta

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×