Cilj upravljanja projektov: sporočanje informacij o projektu

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Komunikacija s skupino

Pogosto je težko komunicirati z drugimi o projektu, bodisi pridobivanje informacij o stanju od skupine bodisi o sporočanju stanja projekta nadrejenim.

Preberite, kdaj in kako lahko komunicirate in poročate informacije o projektu. Lahko sta otežena sodelovanje in uspeh projekta.

Več člankov v tej seriji vodnikov z navodili za upravljanje projektov najdete v poglavju Zemljevid upravljanja projekta.

Namigi za projektno vodenje pred začetkom dela ...

  • Zainteresirane skupine    Pred začetkom projekta, iskanje, ki so zainteresirane skupine. Je ena prepričani, da način stojnico projekta pozabite nujna zainteresirane skupine, ki imajo izberite Pojdi/ne vpliva na projektu

  • Zgodaj ustvarite načrt komunikacije    Načrtovanje strategije obveščanja in procesov v projektu, pred začetkom projekta. Še bolje, imajo komunikacije procese, ki so prikazani kot opravila v prvo vrstico projekta, tako, da ta nujnih del sodelovanje postane potrditve vseh udeležencev.

  • Pogosto Komunicirajte    Zbira informacije o stanju opravila, enkrat na teden je o desno na glavo težave, preden jih prehod. Če pogosteje kot komunicirate, člani skupine morda ne zaradi dodatnih časa za pripravo, jim pošljite posodobitve.

  • Iskanje težav    Če je vse, kar se zdi, da se bo tudi zato, ker niste slišali ničesar negativno, ste verjetno vodil proti težave. Tudi najboljši zagon projektov naletite na težave. Vaše delo je šel, jih najdejo, preden bodo zrasla v večje težave.

  • Uporabite ustrezno tehnologijo    Razumevanje članom svoje skupine in zainteresiranih skupin glede komunikacije potrebam. Na primer člani skupine, poročanje o stanju opravila morda želeli uporabiti e-pošto ali strežnika Project Server, ker nadrejenemu morda raje dobro predstavljenim grafikona ali vrtilne tabele. Tu je seznam programov, ki jih lahko uporabite za pomoč v sporočilu.

Program

Prednosti

Pomanjkljivosti

Projekt

  • Ima vgrajena orodja za predstavitev za vse ravni zainteresiranih skupin.

  • Ima razumljive poglede časovnice in načrtovalnika skupine.

  • Omogoča izvoz podatkov v Excel in Visio, kar omogoča komunikacijo zahtevnih podatkov.

  • Organizacija morda ne uporablja Projecta.

  • Projekti, ki jih izvaja podjetje, so morda premajhni, da bi lahko izkoristili vse prednosti zmogljive programske opreme za načrtovanje.

Project Server

  • Najbolj primeren za napredno komunikacijo in poročanje informacije o projektu v organizaciji.

  • Omogoča primerjanje stanja več projektov ali portfelja projektov.

  • Manjša podjetja bodo za namestitev in uporabo strežnika Project Server morda potrebovala pomoč strokovnjaka.

Excel

  • Project omogoča izvoz podatkov v Excel za napredno analizo, kot sta ANOVA in analiza prislužene vrednosti.

  • Odlično za zgodnje načrtovanje projektov ali za dobavljivo blago na visoki ravni, ki jih je mogoče pozneje dodati v Project.

  • V Excelu ni na voljo funkcije za samodejno načrtovanje, ki pridejo prav pri zahtevnih projektih.

Beseda

  • Primeren za uporabo med začetno fazo, ko morate dajati v skupno rabo dokumente za načrtovanje, kot sta proračun in dobavljivo blago.

  • Ni primere za vizualne predstavitve za vodilne kadre zainteresiranih skupin. Namesto tega uporabite funkcije v Excelu, Visiu, PowerPointu ali Projectu.

SharePoint

  • Ponuja funkcije sinhronizacije brez strežnika Project Server. Sprememba na enem seznamu opravil bo prikazana tudi na drugem.

PowerPoint

  • Odličen za oblikovanje vizualno privlačnih predstavitev za vodilne kadre zainteresiranih skupin.

  • Analitiki in inženirji bodo morda želeli podrobnejše grafikone za zahtevno analizo stroškov.

Visio

  • Odličen za uporabo med začetno fazo projekta, kjer morate informacije o poslovnih postopkih in postopkih izdelave komunicirati z diagrami poteka ali drugimi grafikoni.

  • Lahko prikazujejo preveč informacij za vodilne kadre. Namesto tega uporabite raje Projectove funkcije poročanja.

Lync   

  • Odlično za skupine na različnih lokacijah. Informacije o projektu lahko dajete v skupno rabo z neposrednimi sporočili, zvokom, videom in med elektronskimi srečanji.

Preverjanje posodobitev stanja v strežniku Project Server

Če skupina uporablja Project Server, prenesite posodobitve stanja iz strežnika, preden s skupino komunicirate o napredovanju projekta.

Spremljanje napredka načrta – od preprostega do strokovnega načrta

Napredovanje postopka lahko spremljate na preproste načine, na voljo pa so tudi bolj zahtevni načini. Poiščite način, ki najbolje ustreza vašemu projektu in vaši skupini.

Klepet z neposrednimi sporočili s članom skupine projekta prek programa Lync

Če se med ustvarjanjem načrta za projekt pojavijo vprašanja, premaknite kazalec na ime osebe in pošljite neposredno sporočilo z Lyncom.

Pridružite se Srečanju Lync v spletu

Če se osebe ne morejo udeležiti srečanja, lahko informacije o projektu dajte v skupno rabo z Lyncom. Dajte v skupno rabo PowerPointove diapozitive, Excelove liste ali OneNotove zapiske, da boste lažje govorili o grobih načrtih za projekt. Osebe se lahko spletnih srečanj udeležijo v pisarni, doma ali v prenosni napravi.

Ustvarjanje poročila o projektu

S programom Project 2013 lahko ustvarjate in prilagajate izstopajoča grafična poročila ali druge želene podatke projekta, ne da bi bilo treba uporabiti drugo programsko opremo. Z delom v projektu se poročila spreminjajo tako, da odražajo najnovejše podatke – ročne posodobitve niso potrebne!

Sinhronizacija s SharePointovim seznamom opravil

Člani skupine si lahko ogledajo razpored in posodobijo svoje delo v SharePointu, vi pa si lahko te spremembe ogledate v Projectu. In obratno.

Uporaba storitve Office 365 s SharePoint in Lync online

Z grobimi specifikacijami projekta lahko delate s storitvijo Office 365. Če uporabljate računalnik z internetno povezavo, lahko kjer koli delate z dokumenti s polno različico Worda, Excela, PowerPointa ali OneNota na zahtevo.

SharePoint in Lync Online lahko uporabite tudi, če v računalnikih oseb v organizaciji ni nameščenih teh programov.

Objava sprememb opravil v strežniku

Ko spremenite opravila, objavite spremembe v strežniku Project Server, tako da imajo vsi na voljo ustrezne informacije za nadaljevanja dela.

Nazaj na Zemljevid projektnega vodenja

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×