Cilj uporabnika: upravljati stroške

Stroški projekta

Če nameravate spremljati stroške, ste na pravem mestu. Izvedite več informacij o tem, kdaj in kam vnesti različne podrobnosti stroškov, da si boste lahko občasno ogledali skupne stroške in jih analizirali za različna obdobja projekta.

Tako boste lažje dokončali projekt v okviru proračuna, saj boste vedeli, kam se stekajo stroški.

Ta navodila so namenjena posebej za Microsoft Project 2016, 2013 in 2010.

Namigi za upravljanje stroškov pred začetkom dela

Ta članek je eden od številnih ciljev projektnega vodenja v razdelku Zemljevid projektnega vodenja.

  • Ocenjevanje stroškov projekta   Pomagajte si z zgodovino stroškov podobnih projektov, kakršnega načrtujete sami, in se izognite napakam, ki bi vas lahko drago stale. Če imate v organizaciji strokovnjake za projektno vodenje, se z njimi posvetujete glede stroškov in proračuna oz. naj vam izkušen član skupine pregleda vaše ocene stroškov za opravila in vire. Ocene stroškov so lahko zapletene – večje organizacije upoštevajo smernice strokovnjakov za projektno vodenje ali za to najamejo strokovnjake za ocenjevanje stroškov.

  • Vrste stroškov v Projectu   Večino stroškov projekta predstavljajo delovni viri (osebe, ki sodelujejo na dodeljenih opravilih, ali materiali ter oprema, ki jih potrebujete za izvedbo projekta). Stroški virov se običajno določijo glede na urno postavko ali postavko glede na enoto, lahko pa predstavljajo tudi enkratne stroške, npr. stroški svetovanja, stroški trgovca ali potni stroški. Stroški, ki niso povezani z viri, se običajno vnesejo kot nespremenljivi stroški za določena opravila ali celoten projekt.

  • Vnašanje stroškov   Stroške virov vnesete v pogledu lista »Viri« za delavce z urno postavko, delavce s fiksno plačo, pogodbene izvajalce, stroške materiala ali druge enkratne stroške virov, denimo stroške zavarovanja. Stroške opravila vnesete v tabelo stroškov, ki jo lahko dodate v kateri koli list opravila.

  • Izračun skupnih stroškov    – Project izračuna skupne stroške za vse vnesene stroške, tako da lahko hitro preverite, koliko denarja ste že porabili, in delite te podatke z zainteresiranimi skupinami.

  • Nastavitev proračuna    – če so skupni stroški v meji proračuna, ki ste ga skupaj z zainteresiranimi skupinami določili za projekt, shranite osnovni načrt in tako skupne stroške nastavite kot proračun projekta. To po navadi storite potem, ko ste že vnesli zahtevane informacije za projekt, a pred pričetkom dela. Proračun osnovnega načrta je obvezen, če želite slediti in upravljati stroške, zlasti če boste izvajali analizo prislužene vrednosti, s katero boste določili odmike stroškov v projektu. Če želite več informacij, preberite Nastavitev in shranjevanje osnovnega načrta.

  • Izvajanje analize stroškov   – če želite pridobiti podrobno analizo z Excelovimi vrtilnimi tabelami, grafikoni in ostalimi funkcijami, npr. s pogojnim oblikovanjem in grafikoni sparkline, glejte Izvoz podatkov o stroških v Excel (kot je prikazano na spodnji sliki).

    MPV v Excelu z grafikoni sparkline
    ali Uporaba vizualnih poročil v Projectu, da si ogledate vrtilni grafikon s prisluženo vrednostjo (pravimo ji tudi krivulja S).
    Tabela prislužene vrednosti v Excelu
    S Projectovimi podatki lahko ustvarite celo napredno analizo s funkcijami analize ANOVA v zbirki orodij za analizo v Excelu. Pri analizi stroškov v Projectu razporejate z neomejenimi možnostmi.

Vnašanje stroškov v projekt

Vnos stroškov za osebe in material na podlagi stopnje

Začnite z vnašanjem plačilne postavke za osebe, ki bodo sodelovale, in cene enot za materiale, ki jih boste potrebovali za dokončanje projekta.

Vnos stroškov opreme in drugih virov stroškov

Nato boste poleg »nespremenljivih« stroškov virov za opremo vnesli še enkratne stroške virov, ki jih želite spremljati v projektu.

Vnos nespremenljivih stroškov za opravila

Dodajte enkratne, različne stroške za določena opravila ali opravilo povzetka projekta, ki predstavlja celotni projekt.

Ogled vsot stroškov projekta

Ko ste vnesli stroške za vire in/ali opravila, preglejte skupne stroške, da ugotovite, ali jih je treba prilagoditi, da bodo ustrezali cilju stroškov.

Izbiranje ustreznega poročila

Dosegli boste stopnjo, ko želite podatke o stroških projekta deliti z ostalimi zaposlenimi v podjetju. Zato uporabite vnaprej določeno poročilo o stroških, kot je »Denarni tok« in »Prislužena vrednost« ali pa si oglejte podatke o stroških v vizualnem poročilu, npr. v Excelovem vrtilnem grafikonu ali Visiovem vrtilnem diagramu.

Upravljanje stroškov projekta

Nastavljanje in shranjevanje osnovnega načrta

Potem, ko ste vnesli ocene stroškov, jih shranite v osnovni načrt ter določite proračun. Tako boste lahko načrtovane stroške primerjali z dejanskimi stroški, ki nastanejo tekom projekta, in predvideli, ali bodo stroški projekta presegli proračun.

Spremljanje napredka načrta – od preprostega do strokovnega načrta

Spremljajte potek opravil in dejanskih stroškov, da ugotovite, ali bo projekt morda presegel proračun.

Ročni vnos dejanskih stroškov

Project samodejno izračuna dejanske stroške na osnovi opravljenega dela ali porabljenih materialov za opravila. Lahko pa vnesete tudi dejanske stroške za poljubna dokončana opravila.

Analiza prislužene vrednosti za vse nas

Opravite analizo prislužene vrednosti med projektom, da izveste, ali se trenutni stroški ujemajo z dokončanim delom ter s stroški osnovnega načrta, ki ste jih nastavili za opravila, vire in dodelitve.

Izvedite več o dodatnih načelih analize prislužene vrednosti (spletni dnevnik)

Naučite se izvažati urnik v obliki, ki je skladna s standardom UN/CEFACT (Center Združenih narodov za olajševanje trgovine in elektronskega poslovanja).

Ta navodila veljajo posebej za Microsoft Project 2007.

Kaj želite narediti?

Katere vrste stroškov so na voljo v programu Project 2007?

Kako ustvarimo proračune in sledimo stroškom v njih?

Kaj so stroški, ki temeljijo na ceni, in kako jih izračunamo?

Kaj so stroški na uporabo in kako jih izračunamo?

Kaj so fiksni stroški in kako jih izračunamo?

Kaj so viri stroškov in kako jih izračunamo?

Kako lahko urejate denarni tok?

Katere vrste stroškov so na voljo v programu Project 2007?

Stroški so pomemben vidik načrtovanja in nadzorovanja projekta. Project 2007 ponuja več vrst stroškov. S programom Project 2007 lahko vnesete in sledite tem vrstam stroškov:

  • Strošek, ki temelji na ceni, je strošek, ki je izračunan na osnovi plačilne postavke, ki so navedene za vir, in količini delo, ki jo izvede ta vir.

  • Strošek na uporabo je strošek, ki nastane ob vsaki uporabi vira ali enkrat za vsako dokončano opravilo, kateri je vir dodeljen.

  • Fiksni strošek je strošek, ki se nastavi za opravilo in ne za vir. Fiksni stroški se ne spremenijo ne glede na opravilo trajanje ali delo, ki ga je izvedel vir v opravilu.

  • Vir stroška je vir, ki vam omogoča, da zbirate enkratne ali periodične stroške, ki pripadajo opravilu. Viri stroška so lahko letalska vozovnica in nastanitev. To je tipični enkratni strošek na opravilo, vendar je lahko dodelitev vira stroška načrtovana za trajanje opravila, če ste namestili Posodobitev infrastrukture za Project 2007.

  • Predvideni vir je vir, ki je uporabljena za projekt kot celoto. Predvideni viri predstavljajo največjo zmogljivost projekta za porabo denarja, dela ali materialnih enot. Vendar pa to ne pomeni, da projekt ne more preseči svojega proračuna. Namesto tega lahko na podlagi predvidenega vira primerjate načrtovane številke s trenutnimi stroški in tako sledite finančnemu stanju vašega projekta.

    • Za en delovni vir lahko vnesete več kot eno vrsto stroška. Tako lahko na primer vnesete urno postavko za delo vira in pa tudi strošek na uporabo za čas potovanja ali druge stroške.

    • Različne vrste stroškov delujejo na različne načine, odvisno od tega, ali je vir delovni vir (oseba), materialni vir (npr. cement ali jekleni nosilec) ali vir stroška (npr. letalska karta). Za delovne vire se postavka uporablja na časovno enoto. Za materialne in stroškovne vire se postavka uporablja na druge določene enote (npr. tone, metre ali izbrane valute).

Kako ustvarimo proračune in sledimo stroškom?

Proračune je mogoče ustvariti in jim slediti iz dveh smeri, z načinom ocenjevanja od spodaj navzgor ali od zgoraj navzdol. V Project 2007 sta podprti obe metodi.

Ustvarjanje proračuna z metodo od spodaj navzgor

S pristopom od spodaj navzgor se ocenijo osnovne stopnje ali stroški na uporabo za vire in fiksne stroške ali vir stroška za posamezna opravila. Project 2007 izračuna skupne stroške za vire, opravila in celoten projekt. Ta metoda (znana tudi kot ocenjevanje od spodaj navzgor) pomaga ustvariti zanesljive in natančne rezultate.

Ko ustvarite proračun od spodaj navzgor v Project 2007:

  • Najprej vnesete plačilne postavke, stroške na uporabo, fiksne stroške in stroške vira.

  • Nato vnesete predvideno delo ali trajanje posameznega opravila.

  • Na koncu dodelite opravilom vire.

Opomba : Predvideni viri so primernejši za uporabo v načrtovanju od zgoraj navzdol. Uporabiti jih je mogoče le na ravni projekta, tako da dodelite proračunsko sredstvo opravilu povzetka projekta.

Project 2007 nato izračuna skupne predvidene stroške, če bodo vsa opravila v projektu dokončana. Če to število ni v skladu s proračunom, morate prilagoditi plačilne postavke, dodelitve virov in tako naprej.

Ko natančneje določite predvidene stroške, lahko shranite osnovni načrt, s čimer vzpostavite proračun za projekt.

Ko je proračun na svojem mestu, lahko primerjate dejanske izdatke glede na količine, ki ste jih nameravali porabiti, in nato naredite potrebne spremembe, da ostanete v okviru proračuna. V večini primerov boste morali le vnesti dejanske količine stroškov za vsako opravilo. Project 2007 izračuna strošek opravila glede na napredek projekta. Po potrebi lahko vnesete tudi določene stroške.

Skupne stroške za sledenje si lahko ogledate v katerem koli od treh načinov: v pogovornem oknu Informacije o projektu, v pogledih v Projectu (predvsem v pogledih uporabe opravil in uporabe virov) ali v poročilu. Če uporabite vizualna poročila, lahko tudi izvozite te podatke o stroških v druge programe, na primer Microsoft Office Excel 2007 in Microsoft Office Visio 2007.

Ustvarjanje proračuna z metodo od zgoraj navzdol

V pristopu od zgoraj navzdol se proračun, splošni vir, opravilo in skupni strošek projekta ocenijo na podlagi prejšnjih izkušenj s podobnimi projekti. Če imate nespremenljivo največjo količino denarja, ki jo lahko zapravite za projekt, je bolje da namesto metode od spodaj navzgor uporabite način ocenjevanja proračuna od zgoraj navzdol.

Ko ustvarite proračun od zgoraj navzdol za projekt:

  • Najprej ustvarite predvidene vire, ki predstavljajo celoten proračuna za projekt, vključno s predvidenimi viri za stroške, delo, in material.

  • Nato dodelite predvidene vire za opravilo povzetka projekta. Na ta način so proračune uporabljeni za celoten projekt.

  • Vnesite vrednosti za predvidene vire.

  • Navedite, katerim drugim virom v projektu želite slediti in jih oceniti glede na splošne predvidene vire. To naredite tako, da ustvarite polje po meri za vse vire v projektu in nato razvrstite vsakega od virov po kategorijah (vključno s predvidenimi viri) tako, da v polju po meri določite vrednost, ki označuje, po kateri vrsti proračuna se meri vir.

  • Na koncu, ko ste razvrstili vse vire glede na vrsto proračuna, združite vire, če si želite ogledati primerjavo s celotnim proračunom za projekt.

Na vrh strani

Kaj so stroški, ki temeljijo na ceni, in kako jih izračunamo?

Stroški, ki temeljijo na ceni, so stroški za delovne vire, kot so ljudje ali najem opreme, ki jim dodelite standardne tarife in (po potrebi) nadure, ki so običajno ocenjene glede na uro postavko. Ko dodelite vir opravilu, Project 2007 izračuna skupni strošek za vir z določenimi urnimi postavkami za vire in čas (ali trajanje), potreben za dokončanje opravila.

Opomba : Project 2007 privzeto uporabi standardne tarife vira za izračun stroškov za celotno količino dela, potrebno za dokončanje opravila. Project 2007 ne izračuna samodejno dodatnih ur kot nadurnega dela, razen če izrecno dodelite dodatne ure kot nadure.

Ker delo vedno predstavlja skupno količino dokončanega dela, količina nadurnega dela ni vključena in ni dodana skupni količini dela. Če naj bi oseba na primer delala 40 ur v štirih dneh, kar bi pomenilo 8 ur rednega dela in 2 uri nadurnega dela na dan, morate dodeliti 10 ur dela na dan in nato določiti 2 uri od teh 10 ur kot nadurno delo. Project 2007 izračuna strošek za ure, določene kot nadurno delo, tako da uporabi določeno tarifo za nadure. Preostale ure se izračunajo po standardni tarifi.

Stroški materiala, ki temeljijo na ceni, so stroški virov za potrošni material, kot je na primer gradbeni material ali zaloge, katerim dodelite standardne tarife (vendar običajno ne postavk, izračunanih na uro). Če želite dodeliti stroške za materialne vire, nastavite ceno na enoto materiala, na primer ceno na meter ali ceno na tono. Ko dodelite materialni vir opravilu, Project 2007 izračuna vsote stroškov materiala, tako da pomnoži določeno tarifo za materialni vir s številko materialnih enot, potrebnih za dokončanje opravila.

Včasih se za delovne vire uporabi tabela stroškov, ko so stroški izračunani. Tabela stroškov predstavlja zbirko cen in stroškov na uporabo za materialne in delovne vire. Project 2007 omogoča pet tabel stroškov, imenovanih od A do E (imen ni mogoče spremeniti). Če torej vir zaračuna ločene tarife za ločene vrste dela, lahko dodelite največ pet ločenih naborov tarif za ta vir. Če na primer tesar računa višjo tarifo za zaključno delo kot za oblikovanje, lahko uporabite eno tabelo stroškov za dodelitev zaključnega dela in drugo za dodelitev oblikovanja.

V vsaki tabeli stroškov je največ 25 vrstic, ki jih lahko uporabite za vnos dodatnih sprememb tarif (na primer povišanje plačilne postavke za delo ali spremembe stroškov materiala). Za vsako spremembo tarife navedite datum, ko začne sprememba veljati. Če na primer veste, da bo vir prejel povišanje plačilne postavke v šestih mesecih, lahko nastavite Project 2007, da bo samodejno začel uporabljati novo tarifo od takrat dalje.

Če uporabljate Microsoft Office Project Professional 2007 in delate z viri podjetja, se lahko vaša organizacija odloči uporabiti omejitve za tabele stroškov. Vaša organizacija lahko na primer določi tabelo A za tarife, ki se obračunajo, in tabelo B za tarife, ki se ne obračunajo. Če želite več informacij, se obrnite na skrbnik.

Na vrh strani

Kaj so stroški na uporabo in kako jih izračunamo?

Stroški na uporabo so enkratni stroški za uporabo vira, kot je oprema. Stroški na uporabo niso nikoli odvisni od količine opravljenega dela. Namesto tega so to enkratni stroški, ki nastanejo vsakič, ko je vir uporabljen. Čeprav so stroški na uporabo za delovni vir odvisni od števila uporabljenih enote dodelitve, so stroški na uporabo za materialne vire uporabljeni le enkrat. Če strošek na uporabo za plast opeke znaša 100 € (namesto urne postavke) in je treba za dokončanje opravila porabiti tri plasti opeke, je strošek 300 €. Vendar se strošek na uporabo, ki znaša 100 € za material, kot je cement, uporabi le enkrat na dostavo, ne glede na to, ali je dostavljenih 10 ton cementa ali 100 ton.

Stroške za uporabo nastavite na zavihku Stroški v pogovornem oknu Podatki o virih.

Kaj so fiksni stroški in kako jih izračunamo?

Fiksni stroški so stroški za opravilo, ki ostanejo konstantni ne glede na trajanje opravila, količino dela, ki ga opravi vir, in število enot dodelitve.

Opomba : Stroški vira, ki temeljijo na ceni, se lahko povečajo, če opravilo traja več časa, kot je bilo predvideno, fiksni stroški pa ne. Če je na primer tesar vir, ki temelji na ceni (če je torej oseba, ki je plačana na uro), in naj bi dokončal delo v petih dneh, a opravilo dejansko traja sedem dni, je tesar plačan več, kot je bilo predvideno. Če je tesar plačan s fiksnim stroškom za delo, se strošek ne spremeni ne glede na to, kako dolgo traja, da dokonča opravilo.

Fiksni strošek lahko dodelite opravilu, kateremu so dodeljeni tudi stroški vira, ki temeljijo na ceni. Če se je na primer vir, ki temelji na ceni in je dodeljen opravilu, uporabijo tudi potni stroški, lahko dodate potne stroške istemu opravilu kot fiksni znesek. Fiksni stroški so vključeni v skupne stroške, obe fazi projekta (za opravila povzetkov) in v celotni projekt.

Fiksne stroške nastavite v pogledu opravila (kot je gantogram), tako da uporabite ustrezno tabelo stroškov, in nato nastavite znesek stroškov v polju Fiksni stroški.

Kaj so viri stroškov in kako jih izračunamo?

V nasprotju s fiksnimi stroški in stroški na uporabo so viri stroškov (na primer nastanitev ali letalska karta) ustvarjeni kot vrsta vira in nato dodeljeni opravilu. V nasprotju z delovnimi viri za vire stroškov ne morete uporabiti koledarja. Količina virov stroškov ni odvisna od količine opravljenega dela v opravilu.

Če ste namestili Posodobitev infrastrukture za Project 2007, lahko viri stroškov vplivajo na začetni ali končni datum opravila. Če imate na primer opravilo, ki se začne 1. avgusta in konča 15. avgusta, in mu dodelite vir stroška z vrednostjo v višini 500 € na dan 21. avgusta, se končni datum za opravilo podaljša do 21. avgusta, da upošteva ta dan za dodelitev vira stroškov.

Viri stroškov se uporabljajo, ko želite uporabiti (za eno opravilo) več ločenih različnih stroškov, ki se ne spremenijo glede na količino dela, opravljenega v opravilu. Nadrejenemu, ki dela na novem predlogu projekta, so morda dodeljeni trije ločeni viri stroškov, uporabljeni zanj ali zanjo: eden za letalsko vozovnico, eden za stroške za hrano in eden za stroške hotelske sobe. Na ta način je mogoče več »fiksnih« stroškov uporabiti za eno opravilo. Za razliko od delovnih virov in materialnih virov stroškov ni mogoče uporabiti za stroške vira.

Stroške ustvarite na listu virov. (Na zavihku Splošno v pogovornem oknu Podatki o virih kliknite Strošek na seznamu Vrsta.) Ko ustvarite vir stroška, ga lahko po potrebi dodelite opravilom. Ko opravilu dodelite vir stroška, lahko nastavite količino stroška tako, da uporabite pogovorno polje Podatki o opravilu za to opravilo, pogovorno okno Podatki o dodelitvi za to opravilo ali pogled uporabe opravila, ki vsebuje tabelo s stroški.

Kako lahko urejate denarni tok?

Ko dodelite stroške opravilom in virom, lahko določite, kdaj se stroški razmejijo. Če je denarni tok ključni dejavnik v vašem projektu, boste morda želeli spremeniti razmejitev stroškov za posamezna opravila, da se prepričate, da se bodo razmejili le, če imate dovolj sredstev za plačilo.

Razen stroškov na uporabo, ki se vedno razmejijo na začetku opravila, Project 2007 sorazmerno porazdeli stroške in izračuna razmejitev stroškov na podlagi odstotka dokončanega opravila, tako da porazdeli razmejitev po celotnem trajanju opravila. Vendar pa se lahko razmejitev stroškov uporabi tudi na začetku opravila (če imate enkratni znesek, ki je zapadel na začetku) ali na koncu opravila (če zadržite plačilo, dokler delo ni končano).

Metodo razmejevanja lahko nastavite na več načinov, odvisno od vrste stroška. Pri večini vrst virov (vključno z delom, materialom in viri stroškov ter stroški na uporabo) nastavite metodo razmejevanja na zavihku Strošek v pogovornem oknu Podatki o virih. Za fiksne stroške nastavite metodo razmejevanja v polju Razmejitev fiksnih stroškov.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×