Cilj uporabnika: upravljati stroške

Stroški projekta

Če nameravate spremljati stroške, ste na pravem mestu. Izvedite več informacij o tem, kdaj in kam vnesti različne podrobnosti stroškov, da si boste lahko občasno ogledali skupne stroške in jih analizirali za različna obdobja projekta.

Tako boste lažje dokončali projekt v okviru proračuna, saj boste vedeli, kam se stekajo stroški.

Namigi za upravljanje stroškov pred začetkom dela

Ta članek je eden od številnih ciljev projektnega vodenja v razdelku Zemljevid projektnega vodenja.

  • Ocenjevanje stroškov projekta   Pomagajte si z zgodovino stroškov podobnih projektov, kakršnega načrtujete sami, in se izognite napakam, ki bi vas lahko drago stale. Če imate v organizaciji strokovnjake za projektno vodenje, se z njimi posvetujete glede stroškov in proračuna oz. naj vam izkušen član skupine pregleda vaše ocene stroškov za opravila in vire. Ocene stroškov so lahko zapletene – večje organizacije upoštevajo smernice strokovnjakov za projektno vodenje ali za to najamejo strokovnjake za ocenjevanje stroškov.

  • Vrste stroškov v Projectu   Večino stroškov projekta predstavljajo delovni viri (osebe, ki sodelujejo na dodeljenih opravilih, ali materiali ter oprema, ki jih potrebujete za izvedbo projekta). Stroški virov se običajno določijo glede na urno postavko ali postavko glede na enoto, lahko pa predstavljajo tudi enkratne stroške, npr. stroški svetovanja, stroški trgovca ali potni stroški. Stroški, ki niso povezani z viri, se običajno vnesejo kot nespremenljivi stroški za določena opravila ali celoten projekt.

  • Vnašanje stroškov   Stroške virov vnesete v pogledu lista »Viri« za delavce z urno postavko, delavce s fiksno plačo, pogodbene izvajalce, stroške materiala ali druge enkratne stroške virov, denimo stroške zavarovanja. Stroške opravila vnesete v tabelo stroškov, ki jo lahko dodate v kateri koli list opravila.

  • Izračun skupnih stroškov    – Project izračuna skupne stroške za vse vnesene stroške, tako da lahko hitro preverite, koliko denarja ste že porabili, in delite te podatke z zainteresiranimi skupinami.

  • Nastavitev proračuna    – če so skupni stroški v meji proračuna, ki ste ga skupaj z zainteresiranimi skupinami določili za projekt, shranite osnovni načrt in tako skupne stroške nastavite kot proračun projekta. To po navadi storite potem, ko ste že vnesli zahtevane informacije za projekt, a pred pričetkom dela. Proračun osnovnega načrta je obvezen, če želite slediti in upravljati stroške, zlasti če boste izvajali analizo prislužene vrednosti, s katero boste določili odmike stroškov v projektu. Če želite več informacij, preberite Nastavitev in shranjevanje osnovnega načrta.

  • Izvajanje analize stroškov   – če želite pridobiti podrobno analizo z Excelovimi vrtilnimi tabelami, grafikoni in ostalimi funkcijami, npr. s pogojnim oblikovanjem in grafikoni sparkline, glejte Izvoz podatkov o stroških v Excel (kot je prikazano na spodnji sliki).

    MPV v Excelu z grafikoni sparkline
    ali Uporaba vizualnih poročil v Projectu, da si ogledate vrtilni grafikon s prisluženo vrednostjo (pravimo ji tudi krivulja S).
    Tabela prislužene vrednosti v Excelu
    S Projectovimi podatki lahko ustvarite celo napredno analizo s funkcijami analize ANOVA v zbirki orodij za analizo v Excelu. Pri analizi stroškov v Projectu razporejate z neomejenimi možnostmi.

Vnašanje stroškov v projekt

Vnos stroškov za osebe in material na podlagi stopnje

Začnite z vnašanjem plačilne postavke za osebe, ki bodo sodelovale, in cene enot za materiale, ki jih boste potrebovali za dokončanje projekta.

Vnos stroškov opreme in drugih virov stroškov

Nato boste poleg »nespremenljivih« stroškov virov za opremo vnesli še enkratne stroške virov, ki jih želite spremljati v projektu.

Vnos nespremenljivih stroškov za opravila

Dodajte enkratne, različne stroške za določena opravila ali opravilo povzetka projekta, ki predstavlja celotni projekt.

Ogled vsot stroškov projekta

Ko ste vnesli stroške za vire in/ali opravila, preglejte skupne stroške, da ugotovite, ali jih je treba prilagoditi, da bodo ustrezali cilju stroškov.

Izbiranje ustreznega poročila

Dosegli boste stopnjo, ko želite podatke o stroških projekta deliti z ostalimi zaposlenimi v podjetju. Zato uporabite vnaprej določeno poročilo o stroških, kot je »Denarni tok« in »Prislužena vrednost« ali pa si oglejte podatke o stroških v vizualnem poročilu, npr. v Excelovem vrtilnem grafikonu ali Visiovem vrtilnem diagramu.

Upravljanje stroškov projekta

Nastavljanje in shranjevanje osnovnega načrta

Potem, ko ste vnesli ocene stroškov, jih shranite v osnovni načrt ter določite proračun. Tako boste lahko načrtovane stroške primerjali z dejanskimi stroški, ki nastanejo tekom projekta, in predvideli, ali bodo stroški projekta presegli proračun.

Spremljanje napredka načrta – od preprostega do strokovnega načrta

Spremljajte potek opravil in dejanskih stroškov, da ugotovite, ali bo projekt morda presegel proračun.

Ročni vnos dejanskih stroškov

Project samodejno izračuna dejanske stroške na osnovi opravljenega dela ali porabljenih materialov za opravila. Lahko pa vnesete tudi dejanske stroške za poljubna dokončana opravila.

Analiza prislužene vrednosti za vse nas

Opravite analizo prislužene vrednosti med projektom, da izveste, ali se trenutni stroški ujemajo z dokončanim delom ter s stroški osnovnega načrta, ki ste jih nastavili za opravila, vire in dodelitve.

Izvedite več o dodatnih načelih analize prislužene vrednosti (spletni dnevnik)

Naučite se izvažati urnik v obliki, ki je skladna s standardom UN/CEFACT (Center Združenih narodov za olajševanje trgovine in elektronskega poslovanja).

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×