Cilj projektnega vodenja: dodajanje oseb in dodeljevanje opravil

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Dodajanje virov v projekt

Ko osebam dodajate opravila, imejte v mislih dve stvari:

  1. Osebe morate v projekt dodati prej . . .

  2. Preden jim lahko dodelite opravila.

Ta razlika je pogosto vzrok za zmešnjavo pri delu s katero koli programsko opremo za projektno vodenje.

Več člankov v tej seriji vodnikov z navodili za upravljanje projektov najdete v poglavju Zemljevid upravljanja projekta.

Namigi za projektno vodenje pred začetkom dela ...

Če še nikoli niste upravljali projekta: če ste novinec pri projektnem vodenju, boste morda opazili, da delo ni sestavljeno le iz dodeljevanja opravil. Razmisliti morate, koliko ljudi boste dodelili opravilu, kako se boste spopadali s pomanjkanjem virov med dopusti ter kako in kam boste dajali osebne podatke, kot so na primer telefonske številke, e-poštne naslove in podatke o plačah.

Nekaj namigov za začetek.

  • Preberite, katere vrste virov lahko dodelite opravilom:    ko zberete podatke, ki jih potrebujete o opravilih projekta, morate določiti vire, ki jih boste potrebovali.

    • Človeški viri:    to so po navadi viri, ki opravljajo opravila. Projektni vodje jih včasih imenujejo delovni viri, ra razliko od materiala in opreme.

    • Viri podjetja:    ti viri so delovni viri, ki so upravljani in dodeljeni v skupno rabo v vsej organizaciji. Viri podjetja so uporabljeni v programu Project Professional.

    • Material:    med te vire sodijo računalniki ali stroji, potrebni za dokončanje opravil.

    • Splošna sredstva:    ti viri določajo potrebe po osebju za opravila in ne določenih posameznikov, kot so na primer mizarji ali razvijalci.

  • Razmislite o tem, kako število virov vpliva na trajanje: če opravilo dodelite več virom, bi pričakovali, da bo trajanje opravila krajše. Toda v številnih primerih ima dodajanje oseb opravilom lahko nasproten učinek. S tem lahko pride do dodatnih stroškov, dodatne komunikacije in drugih neučinkovitosti. Na primer načrt novega mostu ne bo nič hitreje dokončan, če podvojite število arhitektov, ki sodelujejo v projektu. S Projectom lahko nadzorujete, kako dodajanje vpliva na trajanje opravila.

  • Razmislite o tem, kako posameznikovo znanje vpliva na trajanje opravil: izkušnje posameznika lahko neposredno vplivajo na trajanje opravila. Upravičeno lahko pričakujete, da bo oseba s petletnimi izkušnjami opravilo hitreje dokončala kot oseba z dveletnimi izkušnjami.

Če ste izkušen projektni vodja: ko projekti postajajo večji, je treba razmisliti o več stvareh. Zdaj morate razmisliti o tem, kako boste vire uporabili v drugih oddelkih, najeli dobavitelje, sledili opravljenemu delu na stotine delavcev, ustvarjali poročila za nadrejene in še o marsičem, na kar še niste pomislili. K sreči so v Microsoft Projectu na voljo strokovna orodja, ki jih boste potrebovali.

Nekaj namigov, s katerimi boste obogatili izkušnje.

  • Pregled in natančnejša opredelitev ocen trajanja    – Uporabite informacije, ki jih zbirate o trenutnem projektu in podobnih projektih, da natančneje opredelite ocene trajanja. Točnost ocen za zahteve glede virov (in na koncu stroškov projekta) je večinoma odvisna od točnosti ocen trajanja opravila.

  • Sledenje napredka dela virov:    Prepričajte se, da osebe, dodeljene opravilom, redno pošiljajo posodobitve stanja opravila. S pogledi in poročili v Microsoft Projectu boste na tekočem z vsakim posameznikom.

  • Prepoznajte težave s čezmerno dodelitvijo virov:    s programom Project lahko ugotovite, kdaj osebe hkrati delajo na prevelikem številu opravil.

  • Bodite pozorni na osnovni načrt   

  • Osnovni načrti vam dajo posnetek projekta, tako da lahko primerjate trenutni napredek z začetnimi pričakovanji.

  • Porazdelitev dela z izravnavanjem:    če osebe sočasno delajo na prevelikem številu opravil, lahko Project prilagodi dodelitve na bolj realističen obseg dela. Izravnavanje dodelitev virov je en način, da jih razbremenite.

  • Izvozite projektne podatke v Excel za nadaljnjo analizo – Excel vam lahko pomaga, če potrebujete dodatno analizo informacij iz Projecta. Na primer: v Excel lahko izvozite informacije o virih in opravilih in pridobite napredna poročila prislužene vrednosti, nato pa prikažete informacije z grafikoni sparkline, da vidite, kako nastajajo stroški glede na količino opravljenega dela.

    Uporaba grafikonov sparkline pri projektnem vodenju

    Izobrazite zaposlene za nova znanja    – velike organizacije vlagajo čas in denar v izobraževanje zaposlenih za pridobivanje novih znanj in za delo v različnih okoljih. Izobraževanje trenutnih zaposlenih je lahko bolj stroškovno učinkovit način za izboljšanje učinkovitosti od zaposlovanja novih oseb.

1. korak: dodajanje oseb v projekt

Dodajanje oseb v projekt

Preden lahko osebe dodelite opravilom, morate dodati tako osebe kot tudi druge vire. Med drugimi viri so lahko materialni viri, kot sta cement ali barva, ali viri stroška, kot sta letalska vozovnica in hrana.

Spreminjanje delovnih dni v koledarju projekta

Ko dodate osebe v projekt, spremenite njihov koledar dela tako, da upoštevate delovni čas. V projektu je predvideno, da dela večina ljudi standardno število ur, torej od ponedeljka do petka, od 8 h do 17 h, vendar se vam ni treba držati tega načrta.

Dodajanje praznikov in dopustov

Vsi potrebujemo dopust. Vsi zbolimo. In vsi imamo radi praznike. Ta nerazporejeni čas prikažite tako, da ga dodate v načrt.

Dajanje oseb v skupno rabo s skupino virov

Osebe lahko dodate v projekt iz skupine virov. S skupino virov imate lahko v eni Projectovi datoteki, ki jo je mogoče uporabiti za nadrejene projekte, vse informacije o osebah.

Skrivanje stolpca z občutljivimi podatki

Občutljive informacije, kot so plače in telefonske številke, lahko dodate v projekt, vendar jih skrijete s pogledov, pri tem pa ne izgubite informacij.

Na vrh strani

2. korak: dodeljevanje oseb in drugih virov opravilom

Dodelitev oseb za izvedbo opravil

Ko dodate opravila v razpored, jih lahko začnete dodeljevati osebam.

Prikaz imen opravil ob trakovih gantograma

Gantograme boste razumeli bolje, če se ob njih pojavijo imena opravil. To pride prav pri poročilih in srečanjih.

Vnos stroškov za osebe in material

Ko dodate osebe v projekt, dodate stroške za njih. Ko nato opravila dodelite osebam, Microsoft Project samodejno izračuna strošek projekta.

Preverjanje posodobitev stanja

Ko osebe vnesejo stanje dela, si lahko spremembe ogledate v razporedu v Projectu.

Odstranjevanje osebe iz projekta

Osebe zapustijo projekte, odidejo iz podjetja ali pa zaradi napake pri zapisu imena niso nikoli obstajali. Zaradi teh vzrokov boste morali iz projekta odstraniti osebe.

Na vrh strani

3. korak: upravljanje oseb in drugih virov

Izberite pravi pogled za ogled virov

Ko osebe dodelite opravilom in se je delo začelo, lahko s številnimi pogledi v Projectu nadzorujete napredek in vnašate spremembe v razpored.

Spreminjanje trajanja opravila

Težave z dodelitvijo dela lahko odpravite tako, da skrajšate trajanje opravil.

Porazdelitev dela za razbremenitev oseb

Ko imajo osebe v projektu hkrati preveč dodeljenih nalog, lahko Project dodeljeno delo porazdeli bolj enakomerno.

Spreminjanje nastavitve glede na potrebno opravljeno delo za vrste opravil

Ko iz projekta odstranjujete osebe ali jih vanj dodajate, Project podaljša ali skrajša trajanje opravila. To se imenuje časovno razporejeno načrtovanje. Če ne želite, da se trajanje spremeni, lahko spremenite časovno razporejeno nastavitev opravila.

Spremljanje napredka načrta

S sledenjem dela v projektu ne zagotavljate le pravočasnega dokončanja projekta. S tem se lahko tudi učite na napakah in uspehih v projektu.

Shranjevanje osnovnega načrta

Ko vas nadrejeni vpraša, kako napreduje projekt glede na izvirni načrt, je najslabši možni odgovor »Ne vem«. Temu se izognete tako, da nastavite osnovni načrt kot posnetek izvirnega načrta, preden zaženete projekt.

Komunikacija s skupino

Ko spremenite načrt neke osebe, obvestite o tem tudi osebo, da se informacije ne izgubijo.

Ogled poročila o projektu z napredkom oseb

Ustvarite in prilagodite grafična poročila napredka projekta. Oglejte si poročila v Projectu ali pa jih izvozite v druge programe, kot so PowerPoint, Word ali Excel.

Klepet z neposrednimi sporočili s članom skupine projekta prek programa Lync

Ko se pojavijo vprašanja o opravilu, vam Project sedaj ponuja več načinov, s katerimi dobite neposredne odgovore. Pokažite na ime in kliknite Pošlji neposredno sporočilo, če želite v Lyncu začeti sejo neposrednega sporočila.

Nazaj na Zemljevid projektnega vodenja

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×