Cilj: Določite faze in opravila

 Določanje projektnih opravil     Projekt je pravzaprav nabor opravil. Vsako opravilo predstavlja en kos dela, ki ga je treba opraviti za dokončanje projekta.

Več ...

Ustrezno opredeljeno opravilo ima jasen začetek in konec, zato da lahko projektni vodja preprosto ugotovi, ali je opravilo končano.

Ko ustvarjate opravila, upoštevajte to:

• Iz praktičnih razlogov naj bodo opravila dolga vsaj en dan. V dolgoročnih projektih bodo opravila verjetno trajala dalj časa. V kratkoročnih projektih je trajanje običajno krajše.

• Na splošno je dobro, da vnesete opravila v takšnem vrstnem redu, kot pričakujete, da se bodo izvajala. Vendar pa lahko nekateri projekti zahtevajo, da združite podobna opravila ali da združite opravila glede na vrsto vira, ki ga bodo uporabljala. Na ta način ustvarite faze projekta.

  Če si vaša organizacija običajno ogleduje delo v določenih kategorijah, lahko združite delo v teh kategorijah. Če opravila združite, jih pozneje ne boste mogli orisati, ker združevanje opravil ustvari drugo vrsto orisovanja.

• Struktura seznama opravil določa raven podrobnosti vašega projektnega načrta. Če navedete le faze projekta in vsaka faza pokriva veliko časovno obdobje, bo vaš načrt pogled visoke ravni za projekt. Če navedete tudi najmanjše delo, bo vaš načrt zelo podroben. V večini primerov je dobro, da najdete ravnovesje med tema dvema skrajnostma.

  Morda se boste lažje odločili glede ravni podrobnosti za seznam opravil, ko se boste odločili, kako skrbno želite spremljati projekt:

  • Če navedete vsako malenkost, ki mora biti narejena, ne glede na to, kako pomembna je, morate slediti vsakemu od teh opravil in verjetno vnesti njihov napredek najmanj enkrat dnevno. Tako boste vedeli, ko bo tudi najmanjše delo zamujalo.

    Če vaša organizacija raje razdeli delo glede na niz mesečnih opravil, so podrobnejša opravila morda smiselna. Včasih krajši niz opravil, na primer s spretnim pristopom do projektnega vodenja, lahko ustvari projekt, ki se bolje odziva na spremembe v obsegu ali virih.

  • Če navedete in sledite le fazam svojega projekta, vam projekta ni treba posodabljati pogosto. Tako ne boste vedeli, kdaj delo zamuja, dokler ne bo faza končana.

• Premislite, kako nujen je projekt, kako pogosto lahko fizično pridobite in vnesete posodobitve opravil in katera raven opravila je potrebna za sledenje, da poteka projekt pravočasno.

 Vnos opravila v projekt     Doda ponavljajoča se opravila in opravila, ki se pojavijo samo enkrat.

• Ustvarite novo opravilo in ga vnesite v projekt.

  Ustvarjanje faz in podfaz v projektu    Projekt organizirajte tako, da združite sorodna opravila, ki dokončajo glavne korake v projektu.

• Uporaba strukture orisa za ustvarjanje faz in podfaz

 Ustvarjanje mejnika     Mejniki omogočajo, da ustvarite sklicne točke, ki označujejo glavne dogodke v projektu. Mejniki se uporabljajo za spremljanje napredka projekta.

• Ustvarjanje mejnika

 Uvoz opravil v projekt     Uvozite opravila, če so podatki o seznamu opravil že shranjeni na drugem mestu.

Kliknite vse, kar želite uporabiti:

• Povežite ali vdelajte Excelove podatke v Project in tako na preprost način dodajte opravila v projekt, ki so dinamično povezana z Microsoft Office Excelom.

• Uvoz podatkov v drugo obliko zapisa datoteke v projektu. Uvoz podatkov opravil iz Excelovega delovnega lista, zbirko podatkov ali besedilno datoteko in nato preslikati te podatke v ustrezna polja v Project 2007. Uvozite lahko tudi s tabulatorji in ločene z vejico vrednosti besedila oblika zapisa datoteke v datoteko projekta.

• Uvozite Outlookov seznam opravil v Project, če imate seznam opravil v Microsoft Office Outlooku in želite kopirati seznam v načrt projekta.

 Dodajanje dodatnih informacij o opravilu     Dodajte več informacij v obliki zapiskov, dokumentov in povezav do spletnih strani.

Kliknite vse, kar želite uporabiti:

• Dodajte opombo za opravilo, vir ali projekt, če želite vključiti manjšo količino informacij neposredno v projekt. V opombo projekta lahko dodate tudi datoteko iz drugega programa.

• Preglejte in prenesite dokumente, če želite povezati dodatne dokumente z uporabo Microsoft Office Project Server 2007.

• Ustvarite odvisnosti med projekti in izdelki z možnostjo Project Server 2007, če želite vključiti informacije o projektu, od katerih so morda odvisni drugi projekti v vaši organizaciji.