Brisanje zapisov iz zbirke podatkov

Če izbrišete nepravilne ali zastarele podatke, lahko postane delovanje Accessove zbirke podatkov hitrejše in enostavnejše. Če na primer premaknete podatke iz prejšnjega koledarja ali fiskalnega četrtletja v nabor arhivskih tabel v drugi zbirki podatkov, lahko zmanjšate velikost delovne zbirke podatkov in omogočite njeno hitrejše delovanje. Z odstranitvijo nepravilnih ali podvojenih podatkov lahko znižate poslovne stroške.

V tem članku je razloženo, kako izbrišete podatke iz Accessove zbirke podatkov. Navedeno je tudi, kako izbrišete podatke iz posameznih polj, kar je precej preprost postopek, in kako izbrišete celotne zapise, kar pa je lahko veliko bolj zapleten postopek.

Opomba : Da bi razumeli in uporabili informacije iz tega članka, morate najprej razumeti načela primarnih in tujih ključev. Uvodne informacije o primarnih in tujih ključih najdete v članku Osnove načrtovanja zbirk podatkov.

V tem članku

O brisanju podatkov

Brisanje podatkov v polju

Brisanje podatkov na seznamu

Brisanje nepovezanih zapisov iz zbirke podatkov

Brisanje povezanih podatkov iz zbirke podatkov s poizvedbo za brisanje

O brisanju podatkov

V Accessu je na voljo nekaj vrst ali ravni brisanja podatkov. Podatke lahko izbrišete na posameznih podatkovnih točkah iz zapisa, izbrišete lahko celotne zapise iz tabele ali pa izbrišete celotne tabele.

Posamezne vrednosti izbrišete, če želite nekatere ali vse podatkovne točke v zapisu pustiti prazne, ohraniti pa želite sam zapis (vrstico) na svojem mestu v tabeli. Brisanje podatkovne vrednosti je precej enostavno – v polju izbrišete del podatkov ali vse podatke in pritisnete DELETE.

Če želite izbrisati celoten zapis, v vseh poljih odstranite vse podatke in vrednost ključa, zaradi katere je zapis enoličen. S tem postopkom iz tabele odstranite celotno vrstico. Posamezne zapise lahko odstranite ročno ali pa ustvarite poizvedbe za brisanje, s katerimi naenkrat odstranite velike število zapisov.

Če zapisi, ki jih želite izbrisati, niso povezani z nobenimi drugimi podatki v zbirki podatkov, je postopek brisanja precej enostaven. Izberite celotno vrstico in pritisnite DELETE ali pa ustvarite in zaženite poizvedbo za brisanje. Če pa so zapisi, ki jih nameravate izbrisati, povezani z drugimi podatki, in se nahajajo na »eni« strani relacij »ena proti mnogo«, morate izvesti nekaj dodatnih korakov, saj Access privzeto ne dovoljuje brisanja povezanih podatkov. Ne pozabite tudi, da brisanja celotnega zapisa ne morete razveljaviti. Iz tega razloga morate pred brisanjem podatkov zbirko podatkov vedno najprej varnostno kopirati.

Brisanje celotnih tabel ni tako zapleten postopek, kot je brisanje podatkov iz polj ali brisanje celotnih zapisov, ne pozabite pa, da z brisanjem celotne tabele lahko vplivate na delovanje nekaterih, morda celo vseh, zbirk podatkov, če tabelo odstranite nepravilno. Poleg tega trajno izgubite vse podatke v izbrisani tabeli. Zaradi vsega tega morate pred brisanjem tabele zbirko podatkov vedno najprej varnostno kopirati.

Na koncu koncev lahko izbrišete podatke hitreje in bolj natančno, če razumete načrt relacijske zbirke podatkov. Če ste začetnik pri splošni uporabi Accessa ali relacijskih zbirk podatkov, si oglejte Osnove načrtovanja zbirk podatkov.

V postopkih, ki so navedeni v razdelkih v nadaljevanju, je razloženo, kako izbrišete podatke iz posameznih polj, kako izbrišete celotne zapise in kako izbrišete celotne tabele. V vsakem razdelku so na voljo osnovne informacije, ki jih potrebujete za dokončanje navedenega opravila.

Brisanje podatkov v polju

Podatke v posameznih poljih lahko izbrišete, če so tabele ali poizvedbe odprte v pogledu zbirke podatkov Slika gumba in če so obrazci za vnos podatkov odprti v pogledih »Obrazec« Slika gumba in »Postavitev« Slika gumba .

Brisanje obrazca za vnos podatkov s podatkovnega lista

  1. V podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo ali poizvedbo, ki jo želite uporabiti. S tem odprete tabelo ali poizvedbo v pogledu podatkovnega lista.

  2. Izberite podatke, ki jih želite izbrisati.

    Označite lahko del podatkov ali vse podatke ali pa le postavite kazalec v polje.

  3. Če izberete vse podatke v polju, pritisnite DELETE.

    -ali-

    Na zavihku Osnovno v skupini Zapisi kliknite Izbriši.

    -ali-

    Če postavite kazalec v polje, po potrebi pritisnite tipko DELETE ali BACKSPACE.

Brisanje podatkov iz obrazca

  1. V podoknu za krmarjenje dvokliknite obrazec, ki ga želite uporabiti. S tem odprete obrazec v pogledu obrazca.

    -ali-

    V podoknu za krmarjenje izberite obrazec, ki ga želite uporabiti, in na zavihku Osnovno v skupini Pogledi kliknite Pogled, nato pa kliknite Pogled postavitve.

  2. Izberite podatke, ki jih želite izbrisati.

    Označite lahko del podatkov ali vse podatke ali pa le postavite kazalec v polje.

  3. Če izberete vse podatke v polju, pritisnite DELETE.

    -ali-

    Na zavihku Osnovno v skupini Zapisi kliknite Izbriši.

    -ali-

    Če postavite kazalec v polje, po potrebi pritisnite tipko DELETE ali BACKSPACE.

    Opombe : Access lahko prikaže sporočilo o napaki in prepreči brisanje podatkov. Na zaustavitev brisanja lahko vpliva nekaj dejavnikov:

    • Privzeto ni mogoče izbrisati podatkov iz nekaj vrst poizvedb    Tako na primer ne morete urejati podatkov, ki jih dobite z navzkrižno poizvedbo, in ne morete urejati ali odstraniti izračunanih polj – vrednosti, ki jih pri uporabi zbirke podatkov izračunate s formulo, ki pa se ne nahajajo v tabeli. Če vaš obrazec temelji na poizvedbi, ki ne omogoča brisanja podatkov, ni mogoče izbrisati podatkov iz obrazca.

    • Nimate potrebnih dovoljenj za brisanje podatkov     Obrnite se na skrbnika sistema ali načrtovalca zbirke podatkov.

    • Polje ne omogoča vnosa praznih ali ničelnih vrednosti     Če imate potrebna dovoljenja, odprite tabelo v pogledu načrta, nato pa spremenite lastnost tabele Zahtevano iz Da v Ne.

    • Poskušate izbrisati informacije na seznamu     Na podatkovnem listu za obrazec lahko kadar koli form najdete seznam, saj Access na en konec postavi puščico dol, tako kot je prikazano tukaj: Prazen iskalni seznam . Če želite informacije o brisanju vrednosti na seznamu, preberite naslednji razdelek v tem članku.

Na vrh strani

Brisanje podatkov na seznamu

Podatke lahko izbrišete z dveh vrst seznama: s seznamov vrednosti in seznamov iskanja. Na seznamih vrednosti so prikazani nabori vnaprej določenih vrednosti – vrednosti, ki jih vi ali načrtovalec zbirke podatkov vnese ročno. V nasprotju s tem pa se za sezname iskanja uporabi poizvedba za pridobivanje vrednosti iz druge tabele ali poizvedbe in s tako pridobljenimi vrednostmi se nato izpolni seznam.

Elementi na seznamu vrednosti so v isti tabeli kot druge vrednosti v zapisu. Nasprotno pa so podatki na seznamu iskanja v eni ali več drugih tabel. Če želite odstraniti podatke s seznama vrednosti, odprite tabelo in uredite elemente.

Za odstranjevanje podatkov s seznama iskanja so potrebni dodatni koraki, ki se razlikujejo glede na to, ali poizvedba za sezname iskanja črpa podatke iz tabele ali druge poizvedbe. Če poizvedba za seznam iskanja temelji na tabeli, poiščite to tabelo in polje, ki vsebuje podatke, prikazane na seznamu. Nato odprite izvorno tabelo in uredite podatke v tem polju.

Če poizvedba za seznam iskanja temelji na drugi poizvedbi, morate odpreti to drugo poizvedbo, poiskati izvorno tabelo in polje, od koder druga poizvedba črpa podatke, in spremeniti vrednosti v tej tabeli.

V postopkih v nadaljevanju je razloženo, kako izbrišete podatke tako na seznamu vrednosti kot tudi na seznamu iskanja.

Odstranjevanje podatkov s seznama vrednosti

  1. V podoknu za krmarjenje kliknite z desno tipko miške tabelo, ki jo želite spremeniti, in v priročnem meniju kliknite Pogled načrta.

  2. V zgornjem delu mreže načrta izberite polje tabele, ki vsebuje seznam vrednosti.

  3. V spodnjem delu mreže kliknite zavihek Iskanje, nato pa poiščite lastnost Vir vrstic.

    Privzeto so na začetku in na koncu elementov na seznamu vrednosti dvojni narekovaji, posamezni elementi pa so ločeni s podpičji: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Po potrebi odstranite elemente s seznama. Ne pozabite izbrisati narekovajev, na začetku in na koncu vsakega posameznega izbrisanega elementa. Odstranite tudi začetno podpičje, ne pustite parov podpičja skupaj (;;) in če odstranite zadnji element na seznamu, izbrišite končno podpičje.

    Opomba : Če izbrišete element s seznama vrednosti, pri čemer zapisi v tabeli že uporabljajo ta izbrisani element, ostane izbrisani element del zapisa, dokler ga ne spremenite. Denimo na primer, da ima vaše podjetje skladišče v mestu A, nato pa stavbo proda. Če s seznama skladišč odstranite »mesto A«, bo »mesto A« prikazano v tabeli, dokler ne spremenite teh vrednosti.

Odstranjevanje podatkov s seznama iskanja

  1. V podoknu za krmarjenje kliknite z desno tipko miške tabelo, ki jo želite spremeniti, in v priročnem meniju kliknite Pogled načrta.

  2. V zgornjem delu mreže načrta izberite polje za iskanje.

  3. V spodnjem delu mreže načrta kliknite zavihek Iskanje, nato pa poiščite lastnosti Vrsta vira vrstic in Vir vrstic.

    Lastnost Vrsta vira vrstic mora prikazovati Tabela/poizvedba, lastnost Vir vrstic pa mora vsebovati poizvedbo, ki se sklicuje na tabelo ali drugo poizvedbo.

    Opomba : Poizvedbe za polja za iskanje se vedno začnejo z besedo SELECT.

    Ponavadi (ne pa vedno) izbrana poizvedba uporablja to osnovno sintakso: SELECT [ime_tabele_ali_poizvedbe].[ime_polja] FROM [ime_tabele_ali_poizvedbe].

    V tem primeru poizvedba vsebuje dva stavka (SELECT in FROM). Prvi stavek se sklicuje na tabelo in na polje v tej tabeli, medtem ko se nasprotno drugi stavek sklicuje le na tabelo. Zapomnite si: Stavek FROM vam vedno razkrije ime izvorne tabele ali poizvedbe. Stavki SELECT morda ne vsebujejo vedno imena tabele ali poizvedbe, čeprav pa vedno vsebujejo ime vsaj enega polja. Ne glede na to pa se morajo vsi stavki FROM sklicevati na tabelo ali poizvedbo.

  4. Naredite nekaj od tega:

    • Če se poizvedba v polju za iskanje sklicuje na drugo poizvedbo, kliknite gumb Graditev (na zavihku Podatki na listu z lastnostmi kliknite Gumb »Graditelj« Naprej), da odprete poizvedbo v pogledu načrta. Zabeležite si ime tabele, ki je prikazano v zgornjem razdelku oblikovalnika poizvedb, nato pa nadaljujte s 5. korakom.

    • Če se poizvedba v polju za iskanje sklicuje na tabelo, si zabeležite ime te tabele in nadaljujte s 5. korakom.

  5. V podoknu za krmarjenje dvokliknite izvirno tabelo, da jo odprete v pogledu podatkovnega lista.

  6. Poiščite polje, ki vsebuje podatke na seznamu iskanja, nato pa po potrebi uredite te podatke.

Na vrh strani

Brisanje nepovezanih zapisov iz zbirke podatkov

Če iz tabele brišete celotne zapise, izbrišete podatke v posameznem polju, prav tako pa izbrišete tudi vrednost ključa – vrednost, zaradi katere je zapis enoličen. Če zapis ni povezan z nobenim drugim zapisom (če torej vrednosti ključa ni v nobenem drugem zapisu ali tabeli v zbirki podatkov), lahko zapis izbrišete tako, da ga izberete in pritisnete DELETE. Če želite izbrisati veliko število nepovezanih zapisov – več, koz jih želite izbrisati ročno –, jih lahko odstranite s poizvedbo za brisanje. V postopkih, opisanih v razdelkih v nadaljevanju, je razloženo, kako izvesti obe opravili.

Ročno brisanje nepovezanega zapisa

  1. V pogledu podatkovnega lista odprite tabelo ali poizvedbo s podatki, ki jih želite izbrisati.

  2. Poiščite zapis (vrstico), ki ga želite izbrisati, nato pa kliknite gumb Izberi vse – kvadratek na levem ali desnem koncu zapisa. Izberete lahko posamezne vrstice ali pa kliknete in povlečete, da izberete neprekinjen niz vrstic, ali pa pritisnite CTRL in kliknite gumb miške, da izberete več vrstic, ki niso neprekinjene.

    Access obrobi celoten zapis (celotno vrstico) ali blok izbranih zapisov.

  3. Pritisnite tipko DELETE.

    -ali-

    Na zavihku Osnovno v skupini Zapisi kliknite Izbriši.

    -ali-

    Z desno tipko miške kliknite gumb Izberi vse in kliknite Izbriši zapis.

    Če ni mogoče klikniti gumba Izberi vse, postavite kazalec na polje v zapisu. Nato na zavihku Osnovno v skupini Zapisi kliknite puščico dol zraven možnosti Izbriši in nato kliknite Izbriši zapis.

    Opomba : Na tem mestu lahko Access prikaže sporočilo o napaki, ki vas obvešča, da ne morete izbrisati zapisa, ker je povezan z drugimi podatki. Če se prikaže to sporočilo, kliknite V redu in pojdite do razdelka Brisanje povezanih zapisov iz zbirke podatkov s poizvedbo za brisanje v nadaljevanju tega članka.

  4. Ko vas Access pozove, da potrdite brisanje, kliknite Da.

Brisanje nepovezanih zapisov s poizvedbo za brisanje

Če odstranjujete podatke s poizvedbo za brisanje, upoštevajte isti postopek tako za povezane kot za nepovezane zapise – najprej ustvarite poizvedbo za izbiranje, nato se prepričajte, da vrne le zapise, ki jih želite izbrisati, in na koncu pretvorite poizvedbo za izbiranje v poizvedbo za brisanje. V osnovnih informacijah in korakih v naslednjem razdelku je razloženo, kako izbrišete nepovezane zapise.

Brisanje povezanih zapisov iz zbirke podatkov s poizvedbo za brisanje

Postopek brisanja povezanih zapisov je v skladu s temi splošnimi navodili.

  • Načrtujte brisanje. Prepričajte se, da imate potrebna dovoljenja za brisanjem podatkov, prepričajte se, da so vsi drugi uporabniki zaprli vse predmete, ki uporabljajo vključene tabele in nato varnostno kopirajte zbirko podatkov.

  • Spremenite relacijo med tabelami, ki so vključene v brisanje. Še posebej omogočite možnosti Referenčna integriteta in Kaskadno brisanje povezanih zapisov. Na ta način omogočite kaskadno brisanje skozi vse vključene tabele in odstranjevanje vseh povezanih podatkov.

  • Ustvarite poizvedbo za izbiranje, nato pa po potrebi dodajte pogoje, dokler poizvedba ne vrne pravilnega nabora zapisov.

  • Pretvorite poizvedbo za izbiranje v poizvedbo za brisanje in nato z njo izbrišite podatke.

Popolno razlago tega postopka najdete v članku Ustvarjanje in zagon poizvedbe za brisanje.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×