Arhiviranje v programu Outlook 2016 za Windows

Arhiviranje v programu Outlook 2016 za Windows

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

V programu Outlook 2016 je na traku na zavihku »Osnovno« na voljo funkcija za hitro arhiviranje, ki pošlje sporočila v mapo Arhiv. Uporabniki storitve Office 365 za podjetja imajo tudi dostop do spletnega arhiva.

Opomba: Mapa Arhiv se ustvari samodejno in tako podpira funkcijo arhiviranja v programu Outlook 2016, Outlook za iOS in Android in Outlook v spletu. To mapa upošteva pravilnik o hranjenju, ki velja za vaš nabiralnik, vključno z brisanjem e-poštnih sporočil.

Arhiviranje sporočil z enim dejanjem

Z gumbom »Arhiviraj« v skupini »Izbriši« na zavihku »Osnovno« lahko premaknete eno ali več sporočil v mapo Arhiv, ne da bi jih izbrisali. Uporaba arhiviranja ima številne prednosti.

  • Arhivirane elemente lahko še vedno preprosto poiščete z iskalnim poljem ali tako, da odprete mapo za arhiviranje.

  • Elementi so v mapi za arhiviranje še vedno na voljo v telefonu ali drugi napravi.

S premikom sporočil v mapo za arhiviranje ne zmanjšate velikosti nabiralnika. Sporočila so še vedno shranjena v nabiralniku, vendar so na voljo v drugi mapi.

  1. Izberite eno ali več sporočil v mapi, ki jih želite arhivirati.

  2. Na zavihku Osnovno v skupini Izbriši izberite Arhiviraj.

    Arhiviranje z enim klikom

    Opomba : Vaša mapa Arhiv že obstaja, tudi če te funkcije niste še nikoli uporabili. Najdete jo na seznamu map v Outlooku. 

  3. Sporočila so premaknjena v mapo Arhiv. Če sporočilo arhivirate po pomoti, pojdite v mapo Arhiv in ga premaknite nazaj v mapo »Prejeto«.

Kako je ta funkcija povezana s spletnim arhiviranjem?

Spletno arhiviranje je funkcija za uporabnike storitve Office 365 za podjetja, ki imajo neobičajno velike nabiralnike. Ti uporabniki lahko s spletnim arhiviranjem preprečijo brisanje starih sporočil. Spletni arhiv uporabnika deluje podobno kot drug račun v storitvi Outlook z lastno strukturo map. Zato ni vključen v iskanja, izvedena iz mape »Prejeto«.

Če je spletno arhiviranje omogočeno, lahko skrbniki in uporabniki s pravilniki arhiva svoj nabiralnik nastavijo tako, da samodejno premakne stara sporočila v spletni arhiv.

Priporočila za uporabo arhiviranja in spletnega arhiviranja

Priporočamo, da z novo funkcijo arhiviranja iz mape »Prejeto« počistite sporočila, na katera ste že odgovorili ali v zvezi s katerimi ste že ukrepali. Sporočila lahko tudi izbrišete ali jih premaknete v določene mape, če ne želite uporabljati arhiviranja.

Uporabnikom z velikimi nabiralniki v organizaciji storitve Office 365 Enterprise priporočamo, da skrbniki nastavijo pravilnik arhiva, ki premakne elemente v spletni arhiv po enem letu ali manj, če uporabniki hitreje presežejo svojo količinsko omejitev nabiralnika. S tem zagotovite, da uporabnikom ni treba brisati starih sporočil, da bi sprostili prostora za nova. Sporočila, starejša od določenega časa, lahko premaknete tako iz mape »Prejeto« kot tudi lokalne mape za arhiviranje.

Pogosta vprašanja o arhiviranju

Spletnega arhiva ne morete uporabljati kot cilja gumba za arhiviranje iz dveh razlogov.

  1. Pri iskanju iz mape »Prejeto« spletni arhiv privzeto ni preiskan. Arhivirana pošta mora biti zaradi preproste pridobitve omogočena za iskanje.

  2. Spletni arhiv ni na voljo v vseh različicah programa Outlook, vključno s programom Outlook Mobile. Če bi pošto premaknili v spletni arhiv, bi težko dostopali do arhivirane pošte v telefonu.

Arhiv je dobro znana funkcija, ki je že na voljo v programih Outlook Mobile, Outlook Web App in Outlook.com ter celo pri drugih ponudnikih e-poštnih storitev, kot je Gmail. Ker gre za uveljavljeno ime in ker je spletni arhiv obstoječa funkcija, smo se odločili, da bosta funkciji poimenovani enako.

Po našem mnenju sta funkciji povezani in ju je mogoče uporabljati skupaj, kot je opisano zgoraj.

Samoarhiviranje je starejša funkcija programa Outlook, ki omogoča samodejno premikanje starih sporočil v datoteko .pst. To pomeni, da so sporočila odstranjena iz strežnika in jih je težje poiskati. Če trdi disk, na katerem je shranjena ta datoteka .pst, ni več uporaben, lahko izgubite ta arhiv. Spletni arhiv je funkcija za podjetja, ki nadomešča samoarhiviranje. Novo funkcijo arhiviranja je mogoče uporabljati v povezavi s samoarhiviranjem.

Samoarhiviranje lahko še vedno uporabite, če nimate spletni arhiv, in če je vaš oddelek za IT ne onemogočite funkcijo. Če želite več informacij o uporabi samoarhiviranja v Outlook 2016, si oglejte arhiviranje starejših elementov ročno v Outlook za Windows.

Arhiviranje je na voljo v programih Outlook za Windows, Outlook Mobile, Outlook v spletu in Outlook.com. Funkcije arhiviranja ni mogoče onemogočiti s pravilnikom skupine.

Potrebujete dodatno pomoč?

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×