Accessove zbirke podatkov

Zbirka podatkov je skupek informacij, ki se navezujejo na določene predmete ali namen, kot je recimo beleženje naročil strank ali urejanje glasbene zbirke. Če zbirka podatkov ni shranjena v računalniku, ali so shranjeni le njeni deli, boste morali slediti informacijam iz raznoraznih virov, ki jih morate sami koordinirati in organizirati.

Predpostavite, da so na primer telefonske številke vaših dobaviteljev shranjene na različnih mestih; v kartotečni datoteki, ki vsebuje telefonske številke dobaviteljev, v datotekah v kabinetni datoteki z informacijami o izdelkih in v preglednici, ki vsebuje informacije o naročilih. Če se telefonska številka dobavitelja spremeni, boste ta podatek morali popraviti v vseh treh datotekah. V zbirki podatkov je ta podatek potrebno popraviti le na enem mestu - telefonska številka dobavitelja se v zbirki podatkov samodejno popravi povsod, kjer jo uporabljate.

Accessove zbirke podatkov

Če uporabljate Microsoft Access, lahko vse svoje informacije urejate v eni datoteki zbirke podatkov. Znotraj datoteke lahko uporabljate:

  • tabele, da shranjujete svoje podatke.  

  • poizvedbe, da iščete in pridobivate le želene podatke.

  • obrazce, da gledate, dodajate in posodabljate podatke v tabelah.   

  • poročila, da analizirate ali tiskate podatke v določeni postavitvi.

  • strani za dostop do podatkov, da gledate, posodabljate ali analizirate podatke zbirke podatkov iz interneta ali intraneta.

A form, report, query, and data access page displaying data from the same table

Oblaček 1   Podatke shranite le enkrat v eno tabelo, gledate pa jih lahko iz več mest. Ko podatke posodobite, se samodejno posodobijo tudi kjerkoli so prisotni.

Oblaček 2   Prikazovanje podatkov v poizvedbi

  Prikazovanje podatkov v obrazcu

  Prikazovanje podatkov v poročilu

  Prikazovanje podatkov na strani za dostop do podatkov

Tabele in relacije

Če želite shraniti podatke, ustvarite po eno tabelo za vsako vrsto informacij, ki jim sledite. Če želite informacije iz več tabel združiti v poizvedbi, obrazcu, poročilu ali strani za dostop do podatkov, definirajte relacije med tabelami.

Two tables, each with a Customer ID field that relates them

Oblaček 1   Podatki o stranki, ki so nekoč obstajali na poštnem seznamu, so zdaj v tabeli Customers.

Oblaček 2   Podatki so naročilih, ki so nekoč obstajali v preglednici, so zdaj v tabeli »Orders«.

  Enolični ID, kot je Customer ID, razlikuje znotraj tabele en zapis od drugega. Če dodate polje enoličnega ID-ja ene tabele v drugo tabelo in definirate relacije, lahko Microsoft Access ugotovi povezane zapise iz obeh tabel, tako da jih lahko združite v obrazcu, poročilu ali poizvedbi.

Poizvedbe

Če želite poiskati in pridobiti le želene podatke, ki ustrezajo navedenim pogojem, vključno s podatki iz več tabel, ustvarite poizvedbo. Poizvedba lahko prav tako hkrati posodablja ali briše več zapisov in s podatki izvaja vnaprej definirane oziroma prirejene kalkulacije.

A query with fields from two tables

Oblaček 1   Ta poizvedba dostopa do različnih tabel in pridobi informacije o »Order ID«, »Required Date«, »Company Name« in »City« za stranke v Londonu, katerih naročila so v aprilu.

Obrazci

Za enostavno gledanje in spreminjanje podatkov neposredno v tabeli, ustvarite obrazec. Ko odprete obrazec, pridobi Microsoft Access podatke iz ene ali več tabel in jih prikaže na zaslonu v postavitvi, ki ste jo izbrali v čarovniku za obrazce, oziroma v postavitvi, ki ste jo sami ustvarili v pogled načrta.

A form displaying one record of information and a Print Invoice button

Oblaček 1    Tabela prikazuje mnogo zapisov hkrati, ampak boste verjetno morali zadrsati, če boste hoteli videti vse podatke enega zapisa. Ko gledate tabelo, se tudi ne da posodabljati podatkov iz več kot ene tabele hkrati.

Oblaček 2    Obrazec se osredotoči le na en zapis in lahko prikazuje polja iz več kot ene tabele. Prikazuje lahko tudi slike in druge predmete.

  Obrazec lahko vsebuje gumbe za tiskanje, odpiranje drugih predmetov, oziroma gumbe, ki kako drugače avtomatizirajo opravila.

Poročila

Če želite podatke analizirati ali jih v izpisu prikazati na določen način, ustvarite poročilo. Na primer, da želite natisniti eno poročilo, ki združuje podatke in izračunava vsote, in drugo poročilo, ki ima podatke pripravljene v obliki za tiskanje nalepk z naslovi.

Reports that total, display charts, or generate mailing labels

Oblaček 1   Uporaba poročila za ustvarjanje nalepk za pošto.

Oblaček 2   Uporaba poročila za prikaz skupnih vrednosti v grafikonu.

  Uporaba poročila za izračunavanje skupnih vrednosti.

Strani za dostop do podatkov

Če želite, da so podatki za interaktivna poročila, vnos podatkov ali analizo podatkov na voljo v internetu oziroma v intranetu, ustvarite stran za dostop do podatkov. Microsoft Access pridobi podatke iz ene ali več tabel in jih prikažete na zaslonu v postavitvi, ki ste jo sami ustvarili v pogledu načrta, oziroma v postavitvi, ki ste jo izbrali v Čarovniku za strani.

Grouped data access page with expand buttons and record navigation toolbars

Oblaček 1  Kliknite oznako za razširjanje...

Oblaček 2   ... , če želite, da se za naslednjo raven podrobnosti prikaže orodna vrstica za krmarjenje po podatkih in zapisih.

  Orodno vrstico za krmarjenje po zapisih uporabite, če se želite premakniti na, razvrstiti in filtrirati zapise ter priklicati pomoč.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×