Office
Vpis

10 glavnih razlogov za uporabo Accessa z Excelom

Opomba:  Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

Če uporabljate Office družino izdelkov, morate uporabljati Excel ali uporabiti dostop za upravljanje podatkov tabele? V spremljevalni, uporabite Access ali Excel za upravljanje podatkov, članku prednosti vsak izdelek in kaj prinašajo v tabelo. Toda zakaj izbrati med eno ali drugo? Če shranjevanje podatkov v Accessu in z njo vzpostavil povezavo iz Excela, boste pridobili prednosti obeh. Tukaj je deset razlogov, zakaj uporaba Excelom in Accessom skupaj omogoča veliko smiselno.

Čeprav Excel ni zbirke podatkov, da se pogosto uporablja za shranjevanje podatkov in to se pogosto uporablja za odpravljanje težav s preprosto zbirko podatkov. Vendar Excel je enostavno datoteko zbirke podatkov, ne relacijske zbirke podatkov. Ko preproste tabele je treba razviti v več tabel iz relacijskih podatkov, Access je prva izbira za informacijski delavci hitro ustvarite zbirko podatkov programa. Dostop je bilo vedno veliko »podatkov ciljne številčnica« za zbiranje in usklajevanja razpršene podatkov v podjetju, veliko, na kateri so shranjeni v Excelovih delovnih zvezkov. Ko podatkov v Accessu, lahko dodate več tabel in se jim pridružite, ustvarjanje poizvedb (ali pogledi podatkov), strukturo podatkov in določite podatkovni tipi za zagotavljanje podatkovne integritete, skupna raba in posodabljanje podatkov med večjega števila uporabnikov, in ustvarite odlična poročila in obrazce.

V nasprotju z Excelovimi preprosti preglednici postavitev, Access organizirane drugače z več med seboj predmetov, ki so se zdi zastrašujoče na prvi. Vendar vam ni treba biti strokovnjak za uporabo Accessa. Dostop je zasnovan za vse vrste uporabnikov, in lahko traja le, kolikor jih potrebujete, če se želite premakniti.

Lupine nazaj dostop do plasti hkrati.

Dostop do plasti

1. uporabite dostop na tri načine: kot občasno uporabnika, uporabnik moči ali razvijalec.

2. tabele, poizvedbe, obrazce in poročila temeljil na druge in tvorijo srca zbirke podatkov programa.

3 občasni uporabniki imajo čarovniki, graditelji lastnost, uporabniški vmesnik Office Fluent in kot Excelove funkcije za hiter opravljeno delo.

4. zahtevni uporabniki imajo makre, podoknu, izrazov in orodja za načrtovanje zbirke podatkov za delve razširjeno in narediti še več.

5. razvijalci lahko delo z moduli in razvoj kode VBA ustvariti podatkovne rešitve po meri in uvajanje izvajalnik programov.

copy excel data to access

Dober način za začetek je, da kopirate podatke iz Excela v Access. Lahko ustvarite Accessove tabele in prikaže v pogledu podatkovnega lista, ki je zelo podoben Excelovega delovnega lista. Pogosta opravila ustvarjanje tabele, na primer določite vrsto podatkov, ime polja ali novo polje, desno v pogledu podatkovnega lista, lahko naredite. Na primer, če vnesete datum v prazno polje, dostop do naborov podatkov datum/čas vnesite za to polje. Če vnesete besedilo, na primer ime, Access uporabi podatkovni tip besedilo v polje. Če želite premakniti polje, preprosto kliknite in jo povlecite.

Ko kopirate podatke iz Excela in jo prilepite v Access, ne celo potrebujejo najprej ustvariti tabelo ali odprite tabelo v pogledu podatkovnega lista. Access samodejno vpraša, vam če imajo podatki glave, naredi dobro ugibanja na uporabo pravilne podatkovni tip, in ustvarite Accessovo tabelo. Ne more biti enostavnejša.

Če želite več informacij, si oglejte odpiranje praznega podatkovnega lista.

link excel data to access

Je ena od najbolj načini izpeljati prednosti Excelom in Accessom povezava Excelovega delovnega lista v Accessovi tabeli. Uporabite povezave za dostop, ko jih želite obdržati podatkov v Excelu, ampak tudi redno izkoristite funkcije dostop veliko, na primer poročanje in poizvedovanje po. Ustvarite povezavo podatkov iz Accessa, in ne iz Excela.

Access podpira dva pa so temeljito različne načine za ustvarjanje tabel zbirke podatkov. Uporabniki lahko ustvarijo nove izvorne tabele za shranjevanje podatkov v Accessovo zbirko podatkov, ali lahko ustvarjajo povezave za obstoječe podatke zunaj Accessovo zbirko podatkov. Podatkov v povezanih tabelah prikaz in obnašanje na številne načine, podobno kot izvorni tabele. Povezane tabele upravitelj čarovnika lahko sledite, iskanju in posodabljanju Excelov delovni list ali drugega vira podatkov, če se premika in povezava prelomi.

Ko povežete Excelov delovni list ali imenovani obseg, Access ustvari novo tabelo, ki je povezan z Excelovimi podatki. Če želite za dodajanje, urejanje ali brisanje podatkov, ga naredite želene spremembe v Excelu in osveževanje (ali vnovično poizvedbo) podatkov v Accessovi tabeli. Vendar pa ni mogoče urejati vsebino tabele v Accessu. S podatki povezane v Excel, lahko ustvarite poročila, poizvedbe in obrazce samo za branje v Accessu.

Če želite več informacij, glejte uvoz ali povezava do podatkov v Excelovem delovnem zvezku.

import data from excel to access

Če se odločite, da izrežete kabla podatkov, lahko premaknete podatke v Excel tako, da uvozite podatke v Access. Upoštevajte, da beseda uvoz dveh različnih pomen med Excelom in Accessom. V Excelu, ko uvozite (ali povezovanje), se stalno povezavo do podatkov, ki jih je mogoče osvežiti. V Accessu, ko uvozite, skrajšate podatkov v Access enkrat, vendar ne trajno podatkovne povezave. Ko uvozite podatke, Access shrani podatke v novi ali obstoječi tabeli brez spreminjanja podatkov v Excelu. V programu Access lahko uvozite ali vse delovne liste v delovnem zvezku programa Excel v en postopek.

V čarovniku za uvoz, vas bo vodil skozi korake izvoza in vam pomaga, da pomembno odločitev o tem, ali če želite spremeniti podatkovne tipe in dodati glave. Če pride do napake pri uvozu podatkov, Access opozori in shrani napake v tabeli, tako da lahko hitro poiščete in jih odpravite. Na primer, morda alfanumerični poštna številka, Zakopane temno navzdol v stolpcu, ki ste mislili je bilo vse številskih ali Zaznan je bil dvojnik ID-ja za polje primarnega ključa. Lahko naredite želene spremembe v Excelov delovni zvezek in znova uvoziti podatke, ali naredite želene spremembe v novi Accessovi tabeli. Ko dokončate postopek, lahko shranite korake, ki ste jih uporabili in celo ustvarite Outlookovo opravilo vas opomni, Kdaj želite operacijo uvoza redno.

Ko so podatki uvoženi, je zdaj native za dostop in podatkovne liste in oblike lahko uporabite za dodajanje, urejanje in brisanje podatkov. Ko ste uvozili podatke, se lahko odločite, ali želite izbrisati podatke iz Excela. Po navadi je dobro imeti le eno mesto za posodabljanje podatkov.

Opomba: Uvoz podatkov iz Excela v Access ne uvozi formule, le rezultate teh formul.

Če želite več informacij, glejte:

connect to access data from excel

Lahko tudi znova Accessovih podatkov v Excelu. To naredite tako, ustvarite povezavo v Excelu, pogosto shranjeni v datoteko Office podatkovne povezave (.odc), z Accessovo zbirko podatkov in pridobite vse podatke iz tabele ali poizvedbe. Ko vzpostavite povezavo s podatki, lahko tudi samodejno osveževanje (ali posodobite) Excelove delovne zvezke iz izvirne zbirke podatkov Access, ko zbirka podatkov je posodobljena z novimi informacijami.

Če želite več informacij, glejte:

Employees report in a tabular layout

Ko so podatki v Accessu, lahko izkoristite čudovito polja poročila orodja za ustvarjanje in prilagajanje. Ali želite ustvariti poročilo z le nekaj kliki? Uporabite čarovnika za poročila. Želite načrtovanje in spremenite postavitev poročila v realnem času s trenutnih podatkov, premikanje in spreminjanje velikosti bloki podatkov, dodajanje in odstranjevanje polja in takoj vidite spremembe pri ustvarjanju to? Uporabite pogled postavitve. Ali želite interakcijo s poročilom za iskanje, filtriranje in razvrščanje živih podatkov? Uporabite pogled poročila. Želite dodati ukazni gumbi, številke strani, slike, hiperpovezave in profesionalnega videza slogi vse na svoje? Uporabite številne čarovnike in galerije v skupini Kontrolniki in postavitev na zavihku »načrt« na traku. S programom Access, lahko preprosto ustvarite preprosta poročila, skupine in poročila povzetka, nalepk z naslovi, grafičnih poročil in podvrste poročila.

Ko ustvarite poročilo, uporabite Access elektronsko distribucijo v poročilu. Na primer, lahko pošljete poročilo z uporabo e-poštno sporočilo ali poročilo shranite v različnih oblikah zapisa, na primer za dostop do posnetka ali datoteko PDF, če želite dodati na spletno stran ali SharePointovega mesta.

Če želite več informacij, glejte:

sample form

Ko so podatki v Accessu, lahko izkoristite veliko obrazec ustvarjanje in prilagajanje orodij. Ali želite ustvariti obrazec z le nekaj kliki? Uporabite čarovnika za obrazce. Želite načrtovanje in spremenite postavitev obrazca v realnem času s trenutnih podatkov, premikanje in spreminjanje velikosti bloki podatkov, dodajanje in odstranjevanje polj in takoj vidite spremembe pri ustvarjanju to? Uporabite pogled postavitve. Želite dodati ukazni gumbi, polja s seznamom, kombinirana polja, možnost skupine, slike, vnosnih mask, grafikoni, hiperpovezave in profesionalnega videza slogi vse na svoje? Uporabite številne čarovnike in galerije v skupini Kontrolniki in postavitev na zavihku »načrt« na traku. S programom Access lahko preprosto ustvarite preproste obrazce, z zavihki obrazce, neprekinjeni obrazec, pojavni obrazci, modalna pogovorna okna in podobrazce.

V Accessu, lahko preprosto ustvarjanje razdeljenega obrazca, ki prikaže sinhronizirani podatkovnega lista in pogledu obrazca, tako da lahko kar najbolje obeh. Ko ustvarite strokoven obrazec, je enostavno drsenje, filtriranje in celo iščete podatke v obliki z uporabo standardnih krmarjenje gumbi in iskalno polje na dnu obrazca.

Razdeljeni obrazec

Če želite več informacij, glejte:

Samodejno filtriranje

Glede izdelkov, ki jih uporabljate, filtrirate podatke za delo s podmnožico podatkov in razvrščate podatke, da je le tako, kot želite. V programu Access, Excel uporabniki lahko filtriranje in razvrščanje podatkov v podatkovnem listu ogledate, ne da bi morali znova več popolnoma nov uporabniški vmesnik. Ikone, ukaz menije, ukazov, pogoji in pogovornih oknih so zelo podobne, ali delate z besedila, številk, datumov ali prazne celice. Lahko tudi shranite filtrov in vrst skupaj s pogleda podatkovnega lista.

Ustvarite poizvedbo v Accessu in ne vedo, kaj pomeni SQL. Štiri čarovnika za poizvedbe za ustvarjanje preproste poizvedbe, iskanje podvojenih vnosov, iskanje neujemajočih se zapisov in ustvarjanje navzkrižne poizvedbe. Vam ni treba ustvariti poizvedbo. preprosto filtriranje in razvrščanje podatkov tako, kot želite, da je videti in ga shranite z na podatkovnem listu.

Pogoj »DržavaObmočje«

Če želite več informacij, glejte:

Prva stran čarovnika za nalepke

Zdaj, da vaša družina zrasla, seznam praznikov kartico nenadoma dobil večji in jih potrebujete za spremljanje veliko več rojstni dnevi in obletnice. Ne težave. Uporaba Accessove tabele ali poizvedbe kot vir podatkov za spajanje dokumentov in ustvariti s spajanjem dokumentov s čarovnikom za spajanje dokumentov Word, črke, kartice, e-poštna sporočila in ovojnice. Če želite ustvariti nalepke z naslovi, uporabite čarovnika za nalepke v programu Access za ustvarjanje in tiskanje nalepk iz poročila, ki ga ustvarite. Dodate lahko tudi samodejno črtne kode za vsak naslov stranke.

Če želite več informacij, glejte:

Dostop in Excel zagotavlja ukaze za dostop do podatkov v SharePointovih seznamov. Excel ponuja samo za branje (enosmerno) povezave do povezanih SharePointovih seznamov; ker Access omogoča branje in pisanje (dvosmernega) podatkov v povezanih seznamov SharePoint. Dostop in SharePointove sezname dela zelo dobro skupaj. Dostop in SharePoint podatkovnih tipov – na primer obogatenega besedila, dodati le (za podporo sledenje zgodovina v polja »Zapisek« ), Priloge, Samoštevilo, iskanja in polja z več vrednostmi – omogočajo nemoteno integracijo in nekaj, če obstajajo neskladnosti podatkov.

Ko povežete SharePointovega seznama podatkov v Accessovo zbirko podatkov, lahko tudi traja SharePointovega seznama podatkov brez povezave v lokalno zbirko podatkov Access, delo s podatki lokalno, in nato znova SharePointovo mesto, če želite prenesti vse spremembe. Kateri koli spornih sprememb podatkov, ki so jih naredili drugi uporabniki bodo upravljali čarovnik za razreševanje sporov. Obrazci in poročili, ki ste ga ustvarili v programu Access so glede na istih podatkov, vendar povezano s SharePointovimi seznami.

Excel omogoča te integracije s strežnikom SharePoint Server.

Točke integracije v Excelu, osredotočene na podatke

1. Izvedite enkratni uvoz podatkov Excelovega delovnega lista na SharePointov seznam ali pa izvozite podatke Excelovega delovnega lista na SharePointov seznam, da ustvarite trajno, enosmerno podatkovno povezavo.

2. V SharePointovem seznamu s trajno, enosmerno podatkovno povezavo osvežite podatke na Excelovem delovnem listu.

3. v Excelove storitveobjavi Excelovih delovnih zvezkov in prikaz in interakcija s podatki z uporabo spletnega gradnika Excelovega spletnega dostopa na strani s spletnimi gradniki.

4. uvoz (povezati) podatke v Excelov delovni zvezek iz strežnikov OLAP, strežnika SQL Server in dostop do zbirke podatkov in datoteke.

Access ponuja te integracije s strežnikom SharePoint Server.

1. Izvedite enkraten uvoz ali izvoz podatkov med Accessovimi pogledi in SharePointovim seznamom.

2. povezovanje podatkov v Accessovih tabel in SharePointovega seznama tako, da ustvarite trajno dvosmerno povezavo. (Posodobljen seznam podatkov v vidite v Accessovi tabeli; posodobljeno dostop do podatkov tabele lahko lahko vidijo na seznamu).

3. Podatke seznama uporabljajte brez povezave, jih posodobite v Accessu, znova vzpostavite povezavo s spletom, sinhronizirajte posodobitve in razrešite spore.

4. Prikažite in urejajte podatke seznama na Accessovem podatkovnem listu, v obrazcu in pogledih poročil.

Če želite več informacij, glejte:

Ustvarite lahko precej zapletene namizne zbirke podatkov brez kdaj pisanja eno vrstico kodo VBA. Vsak predmet, Access ima obsežen nabor lastnosti in dogodke, ki so preprosto dostopni z lista z lastnostmi, s katerimi prilagodite vaša rešitev. Vsak predmet je podrobno načrtovalci, da razkrijete vse funkcije, ki so na voljo za vas. Predloge dodatnih zbirk podatkov, ki so na voljo na spletnem mestu Office Online. Predloge polj in tabelo lahko ustvarite in prilagodite hitro nove tabele. Načrtujete lahko novo zbirko podatkov od začetka z orodji za načrtovanje vgrajene zbirke podatkov.

Dostop do makre uporabite deklarativne okolje, ki ne potrebuje pisanje katero koli kodo VBA, tako da vam ni treba biti razvijalec. Vsako dejanje makra izvede opravila, na primer odpiranje obrazca, zagonu poizvedbe, iskanju zapisov ali prikaz sporočila. Makre lahko vdelate v vsakem primeru poročilo, obrazec ali kontrolnik. Večina makrov imajo argumente in pogojno logiko lahko dodate, da se, da naredijo, kar želite. Lahko tudi določite spremenljivke in ne napak, znova brez pisanja kodo VBA.

Oblikujte prototip in ga upravlja Oddelek za IT. Ustvarjanje rešitev s skupino, ko potrebujete čim prej in naredite na Perla z golo kosti osebja. Spremljati prodanih vstopnic za podjetje stranka, sledenje uporabnosti izdelave materiali, ali tiskanje sprejema oznake za dele. Sledenje opravila, težave in izdelki v projektih skupine. Ustvarjanje prodajnega lijaka zbirke podatkov za nadzor potencialne prodaje v manjšo skupino prodaje strokovnjake.

Več informacij

Na vrh strani

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×