Študija primera stranke: prehod iz Excela v Access

Opomba:  Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

Včasih poslovne rešitve je ustvarjen z Excelom, ko je bolj primeren dostop. Ali pa morda Excel je bil prvotno dobro, a podatke prerasli rešitev za Excel in je čas, da uporabite program za zbirke podatkov. Na srečo, lahko premaknete poslovnih podatkov iz Excela v Access.

Življenjske dobe raka, neprofitna organizacija, ki temelji na Seattle, prvotno namenjen svoj sistem dodeli sledenje s programom Excel. Ko zaženete v težave z redundantnost podatkov, so se odločili, je čas, da preskusite dostop.

Dr Kerry Fowler ponuja prostovoljec IT podpora za raka življenjske dobe. On sprejeli v pogovor v katerem je opisano smo raka življenjske dobe osebe potrebuje, njegovo vlogo in tehnično ozadje, kako uporabiti jih Excel in kaj so storili z dostopom.

Intervju, del 1

Ulica: V redu, No, sem Steven Thomas in vnesem za Office Online in sem danes tukaj, z dr Kerry Fowler na raka življenjske dobe. Življenjske dobe raka je neprofitna organizacija, ki pomagajo osebam, ki živijo z rakom.

Ulica: Dr Fowler, lahko opišete, nekoliko o kakšno podporo raka življenjske dobe ponuja osebam?

KF: Dobro Steven, življenjske dobe raka ponuja podporo-medicinske osebam, ki živijo z rakom, ki vključuje nove paciente, družino, prijatelji in sodelavci, tako da je širok spekter.

Ulica: Torej ko poveste, ki niso zdravstvenih kaj vam pomenijo?

KF: Ljudje ne prišli do raka življenjske dobe medicinske nasvete, če želite, vendar pridejo za predmete, so vaja razredov, joga, pisanje razredov, cvet urejanja, več stvari, za ustvarjanje Skupnosti med raka pacientov in interakcijo z drugimi z rakom.

Ulica: Dobro sliši različnih zelo pomembno storitev, hvala za te informacije. Tako, imate po meri v biologije, je ta pravica?

KF: Zdaj je organsko kemijo.

Ulica: Organsko kemijo, žal v redu.

KF: Nič Opravičujemo se za.

Ulica: Torej, kako, si oglejte pomaga pri raka življenjske dobe?

KF: No sem bil v farmacevtskem industriji in odkrivanje kar nekaj leti in ko moje delo šel oddaljen podjetja združitev sem je nekaj časa, da prostovoljci tukaj na raka življenjske dobe, če ženo direktor, in je bila tako nekatere kemijske informatike na zadnjih 10 let, zato sem bil precej zadovoljni z obdelavo informacij, predvsem velike datoteke in jih moral izvedeli nekaj UNIX ukazov in da vrsto stvar, vendar niste imeli izkušnje z relacijske zbirke podatkov.

Ulica: V redu, tudi mi lahko poveste malo o razvrsti upravljanje informacij opravila, ki jih naredite tukaj kot del vaše prostovoljstva?

KF: Veste, ko sem prvič prišel sem bil samo vsakdanje IT stvari, morate vedeti, je tiskalnik, ki deluje, moja miška ne deluje. Toda sčasoma sem videl, da so nekatere funkcije, ki bo na primer sklad pacientov pomoč, kjer so ljudje za uporabo Excelovih preglednic za shranjevanje informacij vrača več let o preverjanja, ki je bil poslan osebam, da jim pomagate pri plačilo za hipoteke , ali za medicinske menice ali prevoza.

Ulica: Tako veliko različnih datotek?

KF: Dobro je bilo veliko vnosov v preglednici.

Ulica: Tako eno veliko preglednice?

KF: da eno veliko preglednico z veliko zavihki, vendar je težko, če jih vedeti, koliko denarja ima ta oseba pridobili to leto, koliko jih prišel zadnjih 4 let, koliko ljudje so dobili pomoč pri svojih hipoteke?

Ulica: Ali veste, zveni kot klasičen težave, lahko imate, delovanje celotnega velike količine podatkov v Excelu in poskušate podrobnostmi vanj, kot je ta v en delovni list.

KF: Tako, da je bila katastrofa čaka, se bo zgodilo, samo eno slabo Razvrsti od popolno katastrofo, zato sem odločila, da razčlenite učenje Microsoft Access če želite odpraviti to težavo. Element, ki je bil dogaja je bil podatkov je bil znova vnašanje večkrat.

Ulica: Kakšne vrste podatkov?

KF: Samo imena imena oseb, poštne številke, imena družabno delavcev, poljubno število elementov.

Ulica: Tako se ista oseba bi končajo z nekaj različnih zapisov morda?

KF: Točno, boste dobili zelo ustvarjalni črkovanje Seattle na primer.

Ulica: Ali veste, zato zakaj dostop? Ali imate to tukaj si boste pridobili za ta namen ali kaj je, se pojavijo v Access?

KF: Dobro dostop je na voljo tukaj ker raka življenjske dobe uporablja Microsoft Office in jih uporabljajo Small Business Server 2003, tako, da ima vsak računalnik na mestu dostop, in sem imel iskali v Access le na svoje o pred letom pa res ni ne koli razvoj , tako da mislili, to izobraževalno priložnost zame in je bila pot morda lažje raka življenjske dobe izpolnjujejo svoje cilje.

Ulica: Svež, tudi mislim, da izberete dobre odločitve. Imam malo izkušenj pri delu z dostopom do in ne čisto tako delo z Excelom, vendar sem vedeli, čemu dostop za in zagotovo je bolj primeren za vrsto opravila za upravljanje, ki jih govorili o.

Ulica: Oglejmo si malce prekiniti in nato prišel nazaj v drugi polovici ta intervju.

Intervju, del 2

Ulica: V redu, No, to je Steven Thomas znova nazaj z drugi del moje intervju Dr Kerry Fowler na raka življenjske dobe.

Ulica: Povabilo na postopek selitve iz Excela v Access. Koliko dela bi rekli, je bil vključen? Vi ste končali delo?

KF: Mislim, da dokončate nikoli ne čisto delo, še posebej, če ste se ukvarjajo s podedovanimi podatki, ki je bil v preglednici kjer lahko nenavadno ločila, ki jih ne želite. Na splošno mislim, da je stvar, da bom našel najbolj zahtevna je bila pravkar ujemanje, no bom zrcalite tukaj za nekaj časa. Mislim, da, da se podatki, ki ustrezajo vrsti je pomembno, da je neumna stvar, ki vas opozarjajo, da.

Ulica: Ni neumna stvar povedati, je pomembno in je zahtevna, da jih lahko desno, ker Excel je malce bolj odpis o vrsti podatkov, bo in ne bo sprejel.

KF: Pravilen odgovor da, čiščenje podatkov, kaj bom našel je bil najbolj zahtevna traja starih podatkov, odstranjevanje podvojenih vnosov, najdete napake pri črkovanju, iskanje nenavadno ločila in pridobivanje stvari spriceval tako, da je lažje uvozite v Access in ne povzročijo napake. Tako je dejansko veliko dela, ki je šel v Excelovo preglednico ali besedilno datoteko, ki jo želite uvoziti. Ko vse, kar je ujema uvoz je precej enostavno.

Ulica: Če je to zadržite poslovnih procesov začasno?

KF: Ne, ljudje delali okrog, nekaj stvari, ki ste ga opravili, da poleg delo v zbirko podatkov pacientov pomoč je ob starejši Accessove zbirke podatkov, kot so jih imeli, je v bistvu velik poštni seznam, in je bila pravkar veliki enostavno datoteko. Torej sem, pri čemer nekaj korakov, če želite počistiti, in jih lažje iskanje podvojenih vnosov.

Ulica: Toda uporabljajo pacientov pomoč sklada zbirko podatkov zdaj?

KF: da.

Ulica: Vendar je še vedno podatkov v Excelu, ki ga še niste uvoženi v to še je podedovanimi podatkov, ki je še vedno boste za uvoz.

KF: To je res. Imam 2008 podatke uvoziti, vendar vedno 2004 do 2007 podatkov za čiščenje in uvoz.

Ulica: Razumem, da ljudje niso bili morali čakati ali nič?

KF: ne. To je povsem običajno za trenutno v uporabi.

Ulica: Tako tisto, kar niste druge izzive soočite, ali so nasprotne ustvarjanje novega sistema, vključno s tem druge tisti, ki ste govorili o.

KF: Dobro je nekaj stvari, ki so določene za dostop, lahko imel nekaj izziv z nekaj stvari, ki Visual Basic in tudi tako Dlookup() in izdelava desno, ki jih podpira in v nekaterih primerih, da ste dobili ponudbami in oglatih oklepajev na pravem mestu ali ne delo. Vendar na splošno je bilo veliko lažje kot mislili, bi bilo in je zelo koristna, lahko naredite nekaj, kar deluje.

Ulica: Tako boste delajo vse, kar je s programom Access, ki niso bile tako z Excelom, ker ni bilo praktično? Kaj novega Poleg očitnih, veste, da dajanje podatkov v različnih tabelah in take stvari?

KF: No, nekaj stvari, ki jih ugotovili, kako kar vem, bi bilo očitno izkušenim uporabnikom, vendar, na primer poštna številka je odvečnih podatkov v zvezi z mesta in stanje in država, tako da ste učinkovitejše, podatke za vnos za poštne sezname tako da onl y poštna številka je mogoče uvoziti, in nato imam tabelo ZDA vse poštne številke z njihovega stanja, mesto in regija. Tako da poenostaviti stvari veliko in zmanjšuje napake pri črkovanju.

Ulica: to je odlično. Kaj pa poročanje? Ste videli vse dobičkov v možnost za izdelavo poročila, zdaj, da boste premaknili v Access?

KF: Da sem omenil, da je bilo težko pri uporabi Excelove preglednice, da določite, koliko denarja je bila dana na določene osebe v določenem časovnem obdobju, vendar zdaj v sistemu dostopa ste začele ustvari nekatere poročila, samodejno ustvarjanje zahteve za preverjanje, jih za ustrezno vrsto raka, ki imajo kodo in ustvari povzetka za oddelku za finance različnih preverjanja, ki so bila napisana ta teden za vse račune in delne vsote.

Ulica: UF, zveni lepo mikrofona. Tako na koncu, kaj so vaši sodelavci tukaj poskušajo? Kdo vam je dal morebitne povratne informacije v procesu in izdelka, ki ga ustvarjeno za njih?

KF: Dobro so res všeč. Za sklad pacientov pomoč je res poenostavljeno postopek. Ker je manj napak, to pomeni, da lahko dobite preverjanja koncu hitreje in res je do težave, preden podatke bi morali poslati nazaj od finančnih sredstev za popravljanje, in da se ne zgodi, kot je pogosto zdaj, tako da odjemalci so dejansko ugodnosti neposredno, ki je zelo lepo.

Ulica: To je super, ki je zelo lepo. V redu tudi hvala za intervju in bomo v dotik znova takoj, ko bo prepričan, sprostitev na napredovanje z sklad pacientov pomoč ali, kaj je novega, delate z znova?

KF: Nove pa je veliko poštnega seznama.

Ulica: Poštni seznam zbirke podatkov. V redu in bi zanimalo preverite nazaj in si oglejte, kako to bo, hvala znova.

KF: z veseljem.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×