Zostavy predstavujú spôsob na zobrazenie, formátovanie a vytváranie súhrnu informácií v databáze programu Microsoft Access. Môžete vytvoriť napríklad zostavu s telefónnymi číslami všetkých kontaktov alebo súhrnnú zostavu o celkových tržbách v rámci rozličných oblastí a časových období.
Tento článok obsahuje prehľad zostáv v programe Access. Poskytne vám tiež základné informácie o tom, ako vytvoriť zostavu, ako zoraďovať, zoskupovať a sumarizovať údaje, ale aj ako zobraziť ukážku zostavy a vytlačiť ju.
Obsah tohto článku
Prehľad o zostavách v Accesse
Aké možnosti poskytuje zostava?
Zostava je databázový objekt, ktorý môžete prakticky využiť na prezentovanie informácií z databázy napríklad na:
-
Zobrazenie alebo distribuovanie súhrnu údajov.
-
Archivovanie snímok údajov.
-
Zobrazenie podrobností o jednotlivých záznamoch.
-
Vytvorenie menoviek.
Súčasti zostavy
Hoci je možné vytvoriť aj „neviazané“ zostavy, ktoré nezobrazujú údaje, na účely tohto článku budeme predpokladať, že zostava je viazaná na zdroj údajov, napríklad tabuľku alebo dotaz. Návrh zostavy je rozdelený do sekcií, ktoré môžete zobraziť v návrhovom zobrazení. Ak porozumiete funkcii jednotlivých sekcií, dokážete vytvárať lepšie zostavy. Napríklad sekcia, do ktorej umiestnite vypočítavaný ovládací prvok, určuje spôsob výpočtu výsledkov v programe Access. V nasledujúcom zozname sa nachádza súhrn typov sekcií a ich použitie:
|
Sekcia |
Ako sa sekcia zobrazí pri tlači |
Kde možno použiť sekciu |
|---|---|---|
|
Hlavička zostavy |
Na začiatku zostavy |
Hlavička zostavy sa používa na informácie, ktoré by sa normálne zobrazili na úvodnej strane, ako je napríklad logo, nadpis alebo dátum. Ak do hlavičky zostavy umiestnite vypočítavaný ovládací prvok používajúci agregačnú funkciu Súčet, vypočítaný súčet platí pre celú zostavu. Hlavička zostavy sa vytlačí pred hlavičkou strany. |
|
Hlavička strany |
Na začiatku každej strany. |
Hlavička strany sa používa na opakovanie názvu zostavy na každej strane. |
|
Hlavička skupiny |
Na začiatku každej novej skupiny záznamov. |
Hlavička skupiny sa používa na vytlačenie názvu skupiny. V zostave, ktorá je zoskupená napríklad podľa výrobku, sa hlavička skupiny použije na vytlačenie názvu výrobku. Ak do hlavičky skupiny umiestnite vypočítavaný ovládací prvok používajúci agregačnú funkciu Súčet, súčet bude platiť pre aktuálnu skupinu. V rámci zostavy môžete mať viac sekcií hlavičiek skupiny podľa toho, koľko úrovní zoskupenia ste pridali. Ďalšie informácie o vytváraní hlavičiek a piat skupiny sa nachádzajú v časti Pridanie zoskupenia, zoradenia alebo súčtov. |
|
Podrobnosti |
Zobrazí sa jedenkrát pre každý riadok v zdroji záznamov. |
Na tomto mieste sa umiestňujú ovládacie prvky, ktoré tvoria hlavné telo zostavy. |
|
Päta skupiny |
Na konci každej skupiny záznamov. |
Päta skupiny sa používa na vytlačenie súhrnných informácií pre skupinu. V rámci zostavy môžete mať viac sekcií piat skupiny podľa toho, koľko úrovní zoskupenia ste pridali. |
|
Päta strany |
Na konci každej strany. |
Päta strany sa používa na vytlačenie číslovania strán alebo informácií, ktoré sa opakujú na každej strane. |
|
Päta zostavy |
Na konci zostavy. Poznámka: Päta zostavy sa v návrhovom zobrazení zobrazí pod pätou strany. Vo všetkých ostatných zobrazeniach (napríklad v zobrazení rozloženia alebo pri tlači alebo zobrazení ukážky zostavy) sa však päta zostavy zobrazí nad pätou strany, hneď za pätou poslednej skupiny alebo riadkom podrobností na poslednej strane. |
Päta zostavy sa používa na vytlačenie súčtov zostavy alebo iných súhrnných informácií pre celú zostavu. |
Zistíte, že je omnoho jednoduchšie vytvárať zmysluplné zostavy, ak má databáza dobre navrhnutú tabuľkovú štruktúru a vzťahy. Úvod do plánovania a navrhovania databázy sa nachádza v článku Základy navrhovania databázy.
Vytvorenie zostavy v Accesse
Pomocou nasledujúcich krokov môžete vytvárať zostavy pre počítačovú databázu programu Access:
Krok 1: Výber zdroja záznamov
Zdrojom záznamov zostavy môže byť tabuľka, pomenovaný dotaz alebo vstavaný dotaz. Zdroj záznamov musí obsahovať všetky riadky a stĺpce údajov, ktoré sa majú zobrazovať v zostave.
-
Ak údaje pochádzajú z existujúcej tabuľky alebo dotazu, vyberte na navigačnej table túto tabuľku alebo dotaz a potom prejdite na krok 2.
-
Ak zdroj záznamov ešte neexistuje, vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:
Krok 2: Výber nástroja zostavy
Nástroje zostavy sa nachádzajú na karte Vytvoriť na páse s nástrojmi v skupine Zostavy. V nasledujúcej tabuľke sú popísané príslušné možnosti:
|
Nástroj |
Popis |
|---|---|
|
Zostava |
Vytvorí sa jednoduchá tabuľková zostava, ktorá obsahuje všetky polia zdroja záznamov vybratého na navigačnej table. |
|
Zostava - návrh |
Otvorí sa prázdna zostava v návrhovom zobrazení, do ktorej môžete pridať požadované polia a ovládacie prvky. |
|
Prázdna zostava |
Otvorí sa prázdna zostava v zobrazení rozloženia a zobrazí sa zoznam polí, z ktorého môžete pridať polia do zostavy. |
|
Sprievodca zostavou |
Zobrazí sa viackrokový sprievodca, ktorý umožňuje špecifikovať polia, úrovne zoskupenia/zoradenia a možnosti rozloženia. |
|
Označenia |
Zobrazí sa sprievodca, ktorý umožňuje vybrať štandardné alebo vlastné veľkosti označení, ako aj špecifikovať polia, ktoré chcete zobraziť a spôsob ich zoradenia. |
Krok 3: Vytvorenie zostavy
-
Kliknite na tlačidlo nástroja, ktorý chcete použiť. Ak sa zobrazí sprievodca, postupujte podľa krokov v sprievodcovi a na poslednej stránke kliknite na položku Dokončiť.
Access zobrazí zostavu v zobrazení rozloženia. -
Naformátujte formulár tak, aby mal požadovaný vzhľad:
-
zmeňte veľkosť polí a označení tak, že ich vyberiete a potom presuniete myšou rohy na požadovanú veľkosť,
-
ak chcete presunúť pole, vyberte ho (a jeho označenie, ak sa tam nachádza) a myšou ho presuňte na nové umiestnenie,
-
kliknite na pole pravým tlačidlom myši a použite príkazy z kontextovej ponuky, ak chcete zlúčiť alebo rozdeliť bunky, odstrániť alebo vybrať polia alebo vykonať iné úlohy formátovania.
Vaša zostava môže byť ešte príťažlivejšia a čitateľnejšia, ak použijete funkcie popísané v nasledujúcich častiach.
-
Pridanie zoskupenia, zoradenia alebo súčtov
Zoskupenie, zoradenie alebo súčty sa do zostavy počítačovej databázy najrýchlejšie pridajú pomocou kliknutia pravým tlačidlom myši na pole, v ktorom chcete použiť zoskupenie, zoradenie alebo súčet, a potom kliknutím na požadovaný príkaz kontextovej ponuky.
Zoskupenie, zoradenie alebo súčty môžete tiež pridať pomocou tably Zoskupenie, zoradenie a súčet, ak je zostava otvorená v zobrazení rozloženia alebo v návrhovom zobrazení:
-
Ak tabla Zoskupenie, zoradenie a súčet ešte nie je otvorená, na karte Návrh zostavy kliknite v skupine Zoskupenie a súčty na položku Zoskupiť & Zoradiť.
-
kliknite na položku Pridať skupinu alebo Pridať zoradenie a potom vyberte pole, ku ktorému chcete zoskupovať alebo priraďovať,
-
kliknite na položku Ďalšie v riadku zoskupovania alebo zoraďovania, ak chcete nastaviť ďalšie možnosti alebo pridať súčty.
Podrobnejšie informácie o zoskupovaní, zoraďovaní a súčtoch sa nachádzajú v článku Vytvorenie zoskupenej alebo súhrnnej zostavy.
Zvýraznenie údajov pomocou podmieneného formátovania
Access obsahuje nástroje na zvýrazňovanie údajov v rámci zostavy. Môžete pridať pravidlá podmieneného formátovania pre každý ovládací prvok alebo skupinu ovládacích prvkov a v klientskych zostavách môžete tiež pridať údajové pruhy na porovnanie údajov.
Pridanie podmieneného formátovania do ovládacích prvkov:
-
Pravým tlačidlom myši kliknite na zostavu na navigačnej table a potom kliknite na položku Zobrazenie rozloženia.
-
Vyberte požadované ovládacie prvky a na karte Formát kliknite v skupine Nastaviť formátovanie na položku Podmienené formátovanie.
Tip: Ak chcete vybrať viac ovládacích prvkov, podržte stlačený kláves CTRL a kliknite na požadované ovládacie prvky.
-
V dialógovom okne Správca pravidiel podmieneného formátovania kliknite na položku Nové pravidlo.
-
V dialógovom okne Nové pravidlo formátovania vyberte hodnotu v časti Vybrať typ pravidla:
-
Ak chcete vytvoriť pravidlo vyhodnocované pre každý záznam samostatne, vyberte položku Skontrolovať hodnoty v aktuálnom zázname alebo použiť výraz.
-
Ak chcete vytvoriť pravidlo, ktoré záznamy vzájomne porovnáva pomocou panelov s údajmi, kliknite na položku Porovnať s ostatnými záznamami.
-
-
V časti Upraviť popis pravidla špecifikujte pravidlo, pomocou ktorého sa určuje, kedy sa má použiť formátovanie, a potom kliknite na tlačidlo OK.
-
Ak chcete pre ten istý ovládací prvok alebo množinu ovládacích prvkov vytvoriť ďalšie pravidlo, zopakujte tento postup od kroku 4.
Prispôsobenie farieb a písiem
Na prispôsobenie farieb a písiem skúste použiť možnosti v časti Motívy aplikácie.
-
Otvorte zostavu v zobrazení rozloženia kliknutím pravým tlačidlom myši na zostavu na navigačnej table a potom kliknutím na položku Zobrazenie rozloženia.
-
Na karte Návrh rozloženia zostavy kliknite na položku Motívy a ukážte kurzorom na rôzne motívy v galérii a zobrazte ukážku efektov. Kliknutím vyberte motív a potom zostavu uložte.
-
Ak chcete nezávisle nastaviť farby alebo písmo, použite galériu farieb alebo písma.
Pridanie loga alebo obrázka na pozadí
K zostave môžete pridať logo alebo obrázok na pozadí. V prípade aktualizácie obrázka sa táto aktualizácia automatický prejaví všade, kde je obrázok použitý v rámci databázy.
Pridanie alebo odstránenie obrázka:
-
Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom na zostavu a kliknite na položku Zobrazenie rozloženia.
-
V zostave kliknite na miesto, kam chcete pridať obrázok, a na karte Návrh rozloženia zostavy kliknite v skupine Hlavička alebo päta na položku Logo.
-
Prejdite na obrázok a kliknite na položku Otvoriť. Program Access pridá obrázok do zostavy.
-
Ak chcete obrázok odstrániť, kliknite pravým tlačidlom myši na obrázok a potom kliknite na položku Odstrániť v kontextovej ponuke.
Pridanie obrázka na pozadí:
-
Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na zostavu, do ktorej chcete pridať obrázok na pozadí, a potom kliknite na položku Zobrazenie rozloženia.
-
Na karte Formát v skupine Pozadie kliknite na položku Obrázok na pozadí.
-
Vyberte obrázok zo zoznamu Galéria obrázkov alebo kliknite na tlačidlo Prehľadávať, vyberte obrázok a potom kliknite na tlačidlo OK.
Zobrazenie ukážky a tlač zostavy
Zobrazenie ukážky zostavy
-
Kliknite pravým tlačidlo myši na zostavu na navigačnej table a potom na položku Ukážka pred tlačou. Pomocou príkazov na karte Ukážka pred tlačou môžete vykonať ktorúkoľvek z týchto činností:
-
tlačiť zostavu,
-
prispôsobiť veľkosť alebo rozloženie strany,
-
zväčšiť alebo zmenšiť zobrazenie alebo zobraziť viac strán súčasne,
-
obnoviť údaje zostavy,
-
exportovať zostavu do iného formátu súboru.
-
-
Kliknite na položku Zavrieť ukážku pred tlačou.
Tlač zostavy
Tlač zostavy bez zobrazenia ukážky:
-
Kliknite pravým tlačidlom myši na zostavu na navigačnej table a potom na položku Tlač. Zostava sa odošle do predvolenej tlačiarne.
Poznámka: Ak vyberiete zostavu na navigačnej table a vyberiete položku Tlač na karte Súbor, môžete vybrať ďalšie možnosti tlače, napríklad počet strán a kópií, ako aj určiť tlačiareň.
-
ak chcete otvoriť dialógové okno s možnosťou výberu tlačiarne, určenia počtu kópií atď., kliknite na položku Tlačiť.
-
