Úvod k súpravám dokumentov

Čo je to množina dokumentov?

Pre rôzne druhy projektov, ľudia často vyvolať celá množina súvisiacich dokumentov. V niektorých prípadoch tento súbor dokumentov môže byť výsledkom projektu, alebo "výstupu". Napríklad profesionálnych služieb spoločnosti môže spôsobovať smerodajná "rozstup kniha" keď reagujú na žiadosť o návrh z možných klienta. Rozstup knihy môžu obsahovať vždy týchto kusov s jednotlivých blokov môžete prispôsobiť konkrétnejšie požiadavky konkrétneho projektu:

• Úvodné informácie o spoločnosti poskytujúcej služby

• Analýza silných stránok, slabých stránok, príležitostí a rizík (tzv. analýza SWOT)

• Obchodný plán

• Analýza porovnateľných spoločností

V iných prípadoch táto množina dokumentov predstavuje rôzne typy informácií, ktoré podporujú väčší projekt a ich výsledkom je určitý výkon alebo iná činnosť. Napríklad výrobná spoločnosť môže vytvoriť štandardizovanú množinu dokumentov súvisiacich s návrhom, testovaním a výrobou každého produktu, ktorý daná spoločnosť vyrába.

Tieto dokumenty sa môže vytvoriť v rovnakom čase alebo fázy. Dokumenty môžu vyrobených alebo kontrolu jednej osobe alebo viacerým osobám. Všetky dokumenty, ktoré môže byť v rovnakom formáte (napríklad dokumenty). Prípadne ich môže zahŕňať rôznych formátov súborov (napríklad dokumentov programu Word, poznámkové bloky programu OneNote, Powerpointové prezentácie, diagramov programu Visio, zošity programu excel, a tak ďalej).

Množiny dokumentov pomáhajú organizáciám jednoduchšie zvládať takéto situácie. Množina dokumentov usporiada viaceré súvisiace dokumenty do jedného zobrazenia, v ktorom s nimi možno pracovať a v ktorom ich možno spravovať ako jeden celok. Keď vytvoríte novú množinu dokumentov, v skutočnosti vytvoríte nový typ obsahu. Tento typ obsahu bude dostupný v rámci celej kolekcie lokalít, pričom pre každý ďalší pracovný výstup s rozličnými dokumentmi môžete nakonfigurovať nový typ obsahu Množina dokumentov.

Po pridaní typu obsahu Množina dokumentov do knižnice môžu používatelia vytvárať nové inštancie množiny dokumentov tým istým spôsobom, ako keď vytvárajú jeden dokument.

Čo možno robiť s množinou dokumentov?

Typ obsahu Množina dokumentov ponúka niekoľko špecifických funkcií, ktoré výrazne zjednodušujú vytváranie a správu pracovných výstupov s viacerými dokumentmi. Pri konfigurácii typu obsahu Množina dokumentov môžete použiť ľubovoľný z nasledovných postupov:

• Prispôsobiť uvítaciu stránku    pre množinu dokumentov, ktorá obsahuje všetky informácie, ktoré používateľ potrebuje o množine. Uvítacia stránka je stránku webových častí, ktoré je možné nastaviť na zobrazenie informácií o projekte alebo zdroje informácií, ktoré členovia tímu, ktorí pracujú na množina dokumentov (napríklad časová os projektu, prepojenia na prostriedky, a tak ďalej). Zobrazí sa aj zoznam dokumentov, ktoré boli pridané do množiny.

• Zadanie predvoleného obsahu    , ktorý chcete automaticky vytvorili a zahrnuté v každej nové inštancie množiny dokumentov. Môžete mať určité dokumenty automaticky zahrnú a vy môžete nastaviť šablóny, ktoré používajú osoby. Môžete si byť istí, že predvolené dokumenty sú správne typy obsahu. Napríklad, ak vaša organizácia má vlastnou značkou šablóny, ktoré sa používajú pre určité typy komunikácie, môžete nahrať tieto pri konfigurácii typu obsahu množiny dokumentov.

• Určenie povolených typov obsahu    , ktoré možno používať v prípade danej množiny údajov (napr. súbory dokumentov, obrázky, zvuk alebo video).

• Stanovenie zdieľaných metaúdajov    a stĺpcov metaúdajov, ktoré sa majú používať pre všetky dokumenty v množine. Predvolené dokumenty sa po vytvorení množiny dokumentov automaticky poskytujú spolu s metaúdajmi. Zdieľané metaúdaje môžete zobraziť na úvodnej stránke.

• Priradenie pracovných postupov    , ktoré chcete použiť pre množinu dokumentov. Môžete použiť štandardné revízia alebo schválenie pracovných postupov s množiny dokumentov a celú množinu dokumentov bude pokračovať kroky pracovného postupu, akoby išlo o jeden súbor. Vaša organizácia okrem toho môžete vytvoriť vlastné pracovné postupy pre množiny dokumentov.

• Odoslanie množín dokumentov    do organizátora obsahu na smerovanie množín do určeného priečinka, lokality alebo knižnice.

Po pridaní typu obsahu Množina dokumentov do knižnice môžu používatelia používať bežné funkcie správy dokumentov a špeciálne funkcie množiny údajov.

Autori množiny dokumentu môžu uskutočňovať ktorékoľvek z nasledujúcich úloh:

• vytvárať nové pracovné výstupy s viacerými dokumentmi rýchlejšie a jednoduchšie pomocou príkazu Nový dokument v knižnici dokumentov,

• zaznamenávať snímky histórie verzií aktuálnych vlastností a dokumentov v množine dokumentov,

• spúšťať pracovné postupy pre celú množinu dokumentov alebo jednotlivé položky v množine dokumentov s cieľom spravovať bežné úlohy, ako je napríklad revízia alebo schválenie,

• odoslať prepojenie na množinu dokumentov e-mailom,

• používať príkaz Odoslať s cieľom premiestniť alebo kopírovať množinu dokumentov do iného umiestnenia (cieľové umiestnenie musí byť nakonfigurované v rámci centrálnej správy),

• spravovať povolenia pre množinu dokumentov.

Pozrite tiež

Vytvorenie a konfigurácia nového typu obsahu množiny dokumentov

Vytvorenie a správa súprav dokumentov

Prispôsobenie uvítacej stránky pre súpravu dokumentov