Úvod do používania tokov činností vo formulároch programu InfoPath

Obsah tohto článku

• Čo sú pracovné postupy?

• Spôsoby používania tokov činností pomocou formulárov programu InfoPath

• Pracovné postupy, ktoré sú súčasťou balíka Office SharePoint Server 2007

• Podpora pre vlastné pracovné postupy v Windows SharePoint Services 3.0 alebo Office SharePoint Server 2007

• Kroky pri používaní pracovných postupov

• Spustenie pracovného postupu v dokumente alebo položke

Čo sú pracovné postupy?

Pracovný postup sa niekedy označuje ako postupnosť úloh, ktorých výsledkom je. V rámci Microsoft SharePoint produktov a technológií pracovného postupu je definovaný presnejšie ako automatický pohyb dokumentov alebo položiek cez konkrétnu postupnosť činností alebo úloh, ktoré súvisia s obchodným procesom. Pracovné postupy možno použiť na konzistentné spravovanie bežných obchodných procesov v rámci organizácie tým, že umožňuje organizáciám priložiť pracovnej logiky do dokumentov alebo položiek v zozname SharePoint alebo v knižnici. Pracovnej logiky v podstate je množina pokynov, ktorá určuje a riadi akcie vykonávané dokumentu alebo položky.

Pracovné postupy môžete zjednodušiť náklady a čas potrebný na koordináciu bežných obchodných procesov, ako je napríklad projekt schválenie alebo kontrola dokumentu, riadením a sledovaním úloh ľudí zahrnutých v týchto procesoch. Napríklad na lokalite Microsoft Office SharePoint Server 2007, môžete pridať pracovný postup na knižnica dokumentov, ktorý smeruje dokumentu so skupinou ľudí na schválenie. Keď autor dokumentu začne tento tok činností na dokument v knižnici, pracovný postup vytvorí úlohy schválenia dokumentu, priradí ich účastníkom toku činností a potom odošle e-mailové upozornenia na správy účastníkom, ktoré zahŕňajú pokynov k úlohám a prepojenie na dokument, ktorý sa má schváliť. Keď je pracovný postup prebieha vlastníka toku činností (v tomto prípade autor dokumentu) alebo účastníci pracovného postupu môžete skontrolovať na stránke stav pracovného postupu vidieť, ktorí účastníci dokončili svoje úlohy pracovného postupu. Stránka stavu pracovného postupu je k dispozícii po kliknutí na stav pracovného postupu pre dokument alebo položku v knižnici dokumentov. Keď účastníci dokončia svoje úlohy toku činností, tok činností sa ukončí a vlastníka automaticky dostávať dokončení pracovného postupu.

Nasledujúci príklad zobrazuje proces pracovného postupu schválenia.

Pracovné postupy len podporujú existujúce manuálne pracovné procesy, ale rozširujú spôsoby, v ktorom budú môcť používatelia spolupracovať a pracovať s dokumentmi, zoznamov a knižníc. Používatelia lokality môžete začať a účasť v pracovných postupoch pomocou prispôsobiteľných formuláre, ktoré sú dostupné z dokumentu alebo položky v zozname SharePoint alebo v knižnici. Tieto prispôsobiteľné formuláre sú stránky lokality SharePoint, ktoré pomáhajú používateľom prezerať alebo upravovať k pracovnému postupu. Okrem toho funkcie toku činností v Office SharePoint Server 2007 je úzko integrovaný s systém Microsoft Office 2007. Tieto úlohy pracovného postupu môžete vykonať na lokalite Office SharePoint Server 2007 alebo priamo v určitých programoch, ktoré sú súčasťou Office, verzia 2007:

• Zobrazenie zoznamu pracovných postupov, ktoré sú k dispozícii pre dokument alebo položku.

• Spustenie pracovného postupu v dokumente alebo položke.

• Zobrazenie, úprava alebo zmena priradenia úlohy pracovného postupu.

• Dokončenie úlohy pracovného postupu.

Na začiatok stránky

Spôsoby používania tokov činností pomocou formulárov programu InfoPath

Môžete vytvoriť formuláre programu Microsoft Office InfoPath, zobraziť konkrétne údaje, ktoré zodpovedá aktuálny stav pracovného postupu. To urobíte režimu návrhu šablóny formulára použiť pravidlá na spustenie akcie vo formulári podľa stavu pracovného postupu. Takto môžete zjednodušiť procesy, ktoré ľudia používajú na vypĺňanie formulárov. Môžete napríklad vytvoriť formuláre na zobrazenie iba na čítanie zobrazenie, keď sa o stave pracovného postupu je Dokončené a preto údaje vo forme by sa nezmení.

Pravidlá môžete použiť aj tak, aby formuláre reagovať na pracovné postupy inými spôsobmi. Môžete napríklad použiť pravidlo zobrazíte dialógové okno pole hlásenie, ktoré obsahuje pokyny, ktoré sú špecifické pre konkrétny stav toku činností.

Pracovné postupy musia pridané do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu a sprístupniť ich na použitie vo formulároch programu InfoPath. Typy pracovný postup k dispozícii pre lokalitu sa líšia v závislosti od typu lokality, či sa aktivujú pracovné postupy a či boli vytvorené vlastné pracovné postupy s použitím Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Kontaktujte svojho správcu farmy na určenie pracovných postupov, ktoré sú nainštalované a ste pripravení na lokalite.

Každý pracovný postup je definovaný rozličnými stavmi s popisné názvy, napríklad V priebehu. Názvy stavov sa líšia podľa typu pracovného postupu. Napríklad pracovného postupu schválenia, ktorá je k dispozícii na serveroch so systémom Microsoft Office SharePoint Server 2007 – zahŕňa stav V priebehu, zrušené a Dokončené. Stavy trojfázového toku činností, ktorá je k dispozícii v Windows SharePoint Services 3.0 – môžu byť zadefinované osobou, ktorá pridáva tok činností do knižnice alebo zoznamu, zatiaľ čo ostatné pracovné postupy používajú štandardné stavy, napríklad stav V priebehu trojfázového. Hoci je popisný názov pre používateľa viditeľný, stavy toku činností sú označené pomocou programovania číselné hodnoty. Návrh šablóny formulára s ohľadom na stav konkrétny tok činností, musíte poznať číselnú hodnotu stavu pracovného postupu, ktorý chcete použiť. Toto je, pretože program InfoPath používa číselnú hodnotu pracovný postup spustiť akciu, ako je napríklad prepnutie zobrazení.

Pracovné postupy, ktoré sú súčasťou Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 lokality obsahuje tieto pracovné postupy, ktoré sa týkajú bežných pracovných scenárov:

• Schválenie     Tento pracovný postup smeruje formulár k skupine ľudí na schválenie. Na základe predvoleného nastavenia je priradený k typu obsahu dokumentu, čo znamená, že je automaticky dostupný v knižniciach dokumentov pracovného postupu schválenia. Verziu pracovného postupu schválenia je priradená predvolene s knižnicou stránok na publikačnej lokalite a pracovný postup možno použiť na spravovanie procesu schválenia pre publikovanie webových stránok.

• Zhromažďovanie odoziev     Tento pracovný postup smeruje formulár k skupine ľudí pripomienky. Recenzenti môžu poskytnúť pripomienky, ktoré zhromaždia sa a odošlú osobe, ktorá tok činností spustila. Na základe predvoleného nastavenia toku činností zhromažďovania pripomienok je priradený k typu obsahu dokumentu, čo znamená, že k typu obsahu dokumentu je automaticky k dispozícii v knižniciach dokumentov.

• Zhromažďovania podpisov    Tento pracovný postup smeruje dokument z Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 alebo Microsoft Office Excel 2007 so skupinou ľudí na zhromaždenie ich digitálnych podpisov. Tento pracovný postup sa musí začať systém Microsoft Office 2007 programu. Na základe predvoleného nastavenia toku činností zhromažďovania podpisov je priradený k typu obsahu dokumentu, čo znamená, že je automaticky dostupný v knižniciach dokumentov. Pracovný postup zhromažďovania podpisov je však k dispozícii iba pre dokumenty balíka Office, ktoré obsahujú podpis riadkov Microsoft Office.

  Poznámka: Tento pracovný postup nie je k dispozícii pomocou formulárov programu InfoPath.

• Schválenie vyradenia     Tento pracovný postup, ktorý podporuje procesy riadenia záznamov, spravuje uplynutia platnosti dokumentu a dokumenty s uplynutou platnosťou politiky uchovávania údajov tým, že umožňuje účastníkom rozhodnúť ponechať alebo odstrániť. Pracovný postup schválenia vyradenia sú určené na použitie najmä v rámci lokality centra záznamov.

• Skupinového schválenia     Tento pracovný postup je podobná pracovný postup schválenia, ale používa knižnice dokumentov určených a ponúka prispôsobené zobrazenie schválenie procesov, v ktorom je účasť používateľa. Tento tok činností poskytuje hierarchickú organizačnú schému, z ktorej sa vyberú Schvaľovatelia a pracovný postup umožňuje použiť ovládací prvok pečiatky namiesto podpisu. Toto riešenie je k dispozícii len pre východoázijské verzie Office SharePoint Server 2007.

• Spravovania prekladov    Tento pracovný postup spravuje procesu prekladu dokumentu manuálne vytvorením kópie dokumentu na preklad a prekladatelia priradením prekladu úlohy. Tento pracovný postup je k dispozícii iba pre knižnice spravovania prekladov.

Každá z vyššie uvedených pracovných postupov je možné prispôsobiť pre vašu organizáciu niekoľkými spôsobmi. Napríklad, keď pridáte pracovného postupu do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu, aby bol k dispozícii pre dokumenty alebo položky, môžete prispôsobiť zoznamy úloh a zoznamy histórie, kde sú uložené informácie o toku činností.

Keď používateľ spustí pracovný postup v dokumente alebo položke, v závislosti od typu pracovného postupu, používateľ môže mať možnosť ďalej prispôsobovať pracovný postup vymedzením zoznamu účastníkov, termínu dokončenia a pokynov k úlohám.

Na začiatok stránky

Podpora pre vlastné pracovné postupy v Windows SharePoint Services 3.0 alebo Office SharePoint Server 2007

Vaša organizácia môžete vytvoriť a nasadiť vlastné pracovné postupy, ktoré sú jedinečné pre obchodné procesy vo vašej organizácii. Pracovné postupy môžu byť rovnako jednoduché alebo zložité vyžadovať obchodných procesov v organizácii. Vývojári môžu vytvárať pracovné postupy, ktoré sa spúšťajú používatelia lokalít alebo môžu vytvoriť pracovné postupy, ktoré sa spustia automaticky podľa konkrétnej udalosti, napríklad keď je vytvorené alebo zmenené položky zoznamu lokality SharePoint alebo formulára v knižnici dokumentov. Ak vaša organizácia má vyvinuté a nasadené vlastné pracovné postupy, tieto pracovné postupy môže byť k dispozícii na použitie na lokalite.

V závislosti od ľuďmi pri vytváraní pracovného postupu, existujú dva spôsoby, v ktorom môžete vytvárať vlastné pracovné postupy pre Windows SharePoint Services 3.0 alebo Office SharePoint Server 2007:

• Profesionálnych softvérových vývojárov     Profesionálnych softvérových vývojárov môžete vytvoriť pracovných postupov pomocou Microsoft Visual Studio 2005 rozšírenia pre Windows Workflow Foundation. Tieto pracovné postupy obsahujú vlastné kód a pracovný postup projektu. Po tom, ako profesionálny vývojár vytvorí vlastného pracovného postupu, správca servera môžete nasadiť tento pracovný postup na viacerých lokalitách.

• Webových dizajnérov    Webových dizajnérov môžete navrhovať pracovné postupy bez kódu na použitie v do konkrétneho zoznamu alebo knižnice pomocou programu na navrhovanie webových lokalít, ktorý je kompatibilný so službou Windows SharePoint Services, napríklad Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Tieto pracovné postupy sú vytvorené zo zoznamu dostupné toku činností a Web designer, ktorý vytvára jeden z týchto postupov môžete nasadiť priamo do zoznamu alebo knižnice dokumentov miesto, kam sa bude používať.

Ak chcete implementovať vlastné pracovného postupu, kontaktujte svojho správcu farmy informácie o dostupných zdrojov vo vašej organizácii. Ďalšie informácie o vývoji vlastné pracovné postupy pre Windows SharePoint Services 3.0 nájdete v téme Windows SharePoint Services Developer Center na lokalite MSDN. Ďalšie informácie o vývoji vlastné pracovné postupy pre Office SharePoint Server 2007 nájdete v téme Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, ktorá je k dispozícii z Microsoft Office SharePoint Server 2007 vývojár portál na lokalite MSDN.

Na začiatok stránky

Kroky pri používaní pracovných postupov

Existuje niekoľko krokov pri používaní pracovného postupu v dokumente alebo položke. Každý krok je navrhnutý tak, aby ho vykonali osoby v rôznych rolách. Napríklad správca lokality môžete pridať pracovný postup do knižnice dokumentov, tvorca obsahu môže spustiť pracovný postup alebo úprava prebiehajúceho toku činností a dokument recenzent alebo schvaľovateľa môžu dokončiť úlohu pracovného postupu.

V ďalšej časti je vysvetlené, tieto procesy spojené s používaním pracovných postupov:

• Pridanie pracovného postupu do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu

• Spustenie pracovného postupu v dokumente alebo položke

• Úprava prebiehajúceho pracovného postupu

• Dokončenie úloh pracovného postupu

• Sledovanie stavu pracovných postupov

Spustenie pracovného postupu v dokumente alebo položke

Po pridaní pracovného postupu do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu môžete začať pracovného postupu v dokumente alebo položke v danom umiestnení (ak je pracovný postup je nakonfigurovaný tak, aby ju na manuálne spustenie). Spustenie pracovného postupu, vyberiete požadovaný tok činností zo zoznamu dostupných tokov činností pre dokument alebo položku. Ak je to potrebné, budete musieť aj vyplnenie formulára s informáciami, ktoré si vyžaduje pracovný postup. V závislosti od toho, ako bol pracovný postup navrhnutý a nakonfigurovaný, pri spustení pracovného postupu môže mať možnosť ďalej prispôsobovať zadaním také možnosti ako účastníkov, termín dokončenia a pokynov k úlohám.