Zoradenie a filtrovanie údajov pre hromadnú korešpondenciu

Zoradenie a filtrovanie údajov pre hromadnú korešpondenciu

Ak chcete vytvoriť obálky alebo menovky, či odosielať hromadnú poštu, môžete použiť hromadnú korešpondenciu. Zdrojom údajov pre hromadnú korešpondenciu je poštový zoznam. Word získa informácie z poštového zoznamu a vloží ich do dokumentu hromadnej korešpondencie.

Úprava poštového zoznamu

Pomocou hromadnej korešpondencie môžete zoraďovať a filtrovať údaje v poštovom zozname a vybrať tak iba požadované záznamy.

  1. Ak je to potrebné, otvorte dokument hromadnej korešpondencie.

  2. Na karte Korešpondencia v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu vyberte možnosť Upraviť zoznam príjemcov.

    V rámci hromadnej korešpondencie vo Worde na karte Korešpondencia v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu vyberte položku Upraviť zoznam príjemcov.

    Tip: Ak položka Upraviť zoznam príjemcov nie je k dispozícii, vyberte položku Vybrať príjemcov a pripojte dokument k poštovému zoznamu, ktorý chcete použiť.

  3. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie začiarknite políčko vedľa príjemcov, ktorých záznamy majú byť zahrnuté do hromadnej korešpondencie.

    Ak chcete príjemcu zahrnúť začiarknite políčko v príslušnom riadku.

    Tip: Ak chcete zoskupiť riadky alebo obmedziť zobrazovanie niektorých riadkov, zoraďte alebo filtrujte poštový zoznam

Ďalšie možnosti

Dialógové okno Príjemcovia hromadnej korešpondencie obsahuje možnosti na spresnenie zoznamu príjemcov. Dve najčastejšie používané možnosti na uľahčenie vyhľadania mien a adries sú zoradenie a filtrovanie zoznamu. Podrobnosti nájdete v časti Zoradenie zoznamu príjemcov alebo Filtrovanie zoznamu príjemcov.

Vo wordovom dokumente hromadnej korešpondencie vyberte položku Upraviť príjemcov a v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie vyberte niektorú z možností v časti Upraviť zoznam príjemcov.

Zoradenie zoznam príjemcov

Zoznam príjemcov je možné zoradiť rôznymi spôsobmi. Postup uvedený nižšie predstavuje iba jeden príklad zoraďovania záznamov.

  1. V časti Upraviť zoznam príjemcov vyberte položku Zoradiť. Otvorí sa dialógové okno Filtrovať a zoradiť.

  2. Na karte Zoradiť záznamy vyberte šípku nadol v poli Zoradiť záznamy, vyberte názov stĺpca v poštovom zozname programu Excel, podľa ktorého chcete zoraďovať, a potom vyberte spôsob zoradenia Vzostupne alebo Zostupne.

    V rámci hromadnej korešpondencie vo Worde vyberte položku Upraviť zoznam príjemcov a v časti Upraviť zoznam príjemcov vyberte položku Zoradiť.

  3. (Voliteľné) Vyberte šípku nadol v poliPotom podľa, vyberte názov druhého stĺpca, podľa ktorého chcete zoraďovať, a potom vyberte spôsob zoradenia Vzostupne alebo Zostupne.

  4. (Voliteľné) Ak potrebujete pridať ďalší názov stĺpca, podľa ktorého sa má zoraďovať, opakujte krok 3.

  5. Vyberte položku OK a zobrazte výsledky zoradenia.

    Výsledky zoradenia zoznamu príjemcov v rámci hromadnej korešpondencie vo Worde.

    Poznámka: Zoznam príjemcov je teraz vo vzostupnom abecednom poradí.

Filtrovanie zoznamu príjemcov

Filtrovaním zoznamu príjemcov zobrazíte iba príjemcov, ktorých chcete zahrnúť do hromadnej korešpondencie. Výsledkom filtrovania môžu byť napríklad osoby z konkrétneho mesta alebo položky inventára s určitou cenou.

V nasledujúcich krokoch definujete podmienky, ktoré majú použiť na filtrovanie zoznamu príjemcov. Filtrovanie používa jednoduché kritériá (výrazy) založené na vašich voľbách pri vyhodnotení existencie definovaných údajov.

  1. V časti Upraviť zoznam príjemcov vyberte položku Filtrovať. Otvorí sa dialógové okno Filtrovať a zoradiť.

  2. Na karte Filtrovať záznamy vyberte šípku nadol v poli Pole a potom vyberte názov stĺpca v poštovom zozname programu Excel, ktorý chcete použiť ako filter prvej úrovne.

    Poznámka: Karta Filtrovať záznamy je naformátovaná ako formulár so štyrmi stĺpcami. Stĺpce zľava doprava sú Podmienky, Pole, Operátor porovnania a Kritériá zhody definované používateľom.

  3. Vyberte šípku nadol v poli Porovnanie a potom vyberte možnosť Rovná sa alebo inú možnosť porovnania.

  4. Do poľa Porovnať s zadajte údaje, s ktorými sa výber v poli Pole má zhodovať.

  5. (Voliteľné) Ak chcete pridať filter druhej úrovne, vykonajte v stĺpci úplne naľavo niektorý z týchto krokov:

    • Vyberte položku A, aby ste sa uistili, že obe podmienky filtrovania sú splnené a zopakujte kroky 2 až 4.

      alebo

    • Vyberte položku Alebo, aby ste sa uistili, že jedna z podmienok filtrovania je splnená, a zopakujte kroky 2 až 4.

    V rámci hromadnej korešpondencie vo Worde vyberte položku Upraviť zoznam príjemcov a v časti Upraviť zoznam príjemcov vyberte položku Filtrovať.

  6. Podľa potreby zopakujte krok 5.

  7. Po dokončení vyberte položku OK a zobrazte výsledné filtrované záznamy.

    Výsledky použitia filtra v zozname príjemcov v rámci hromadnej korešpondencie vo Worde.

Hľadanie príjemcu

V poštovom zozname môžete vyhľadať konkrétneho príjemcu alebo skupinu príjemcov, ktorí zdieľajú spoločný atribút, ako napríklad priezvisko, PSČ alebo členské číslo.

  1. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie v časti Upraviť zoznam príjemcov vyberte položku Hľadať príjemcu.

  2. V dialógovom okne Hľadať položku v poli Hľadať zadajte názov atribútu, ktorý chcete v poštovom zozname vyhľadať.

    Ak chcete vyhľadať príjemcu, zadajte meno do dialógového okna Hľadať položku.

  3. Ak chcete zobraziť zoznam Kde hľadať, vykonajte jeden z týchto krokov:

    • Prijmite predvolenú možnosť Všetky polia.

      alebo

    • Vyberte položku Toto pole a v rozbaľovacom zozname vyberte názov stĺpca, v ktorom chcete hľadať.

  4. Vyberte položku Hľadať ďalšie.

    Poznámka: Ak sa nájde zhoda s vyhľadávanou položkou, daná položka v poštovom zozname sa zvýrazní. Opäť vyberte položku Hľadať ďalšie a ak sa nájde ďalšia zhoda, taktiež sa zvýrazní.

Pozrite tiež

Pozrite si video Prejdite v hromadnej korešpondencii na vyššiu úroveň – bezplatné školiace video, ktoré vysvetľuje zoradenie a filtrovanie zlučovacích polí, prispôsobenie hromadnej korešpondencie pomocou vlastných správ a vkladanie vlastných zlučovacích polí.

V niektorých prípadoch možno nechcete použiť všetky informácie vo svojom zozname príjemcov hromadnej korešpondencie. Môžete z neho vybrať len niektorých ľudí a údaje tiež môžete zoradiť alebo filtrovať a zobraziť tak iba tie, ktoré chcete mať v hromadnej korešpondencii.

Zoradenie a filtrovanie zoznamu hromadnej korešpondencie

  1. Ak ešte dokument hromadnej korešpondencie nie je otvorený, otvorte ho.

  2. Kliknite na položky Korešpondencia > Upraviť príjemcov.

    Kliknutím upravte zoznam príjemcov

    Ak je položka Upraviť príjemcov neaktívna, kliknite na položku Vybrať príjemcov a pripojte dokument k poštovému zoznamu, ktorý chcete použiť.

  3. V časti Úprava položiek zoznamu pridajte alebo odstráňte ľudí v zozname kliknutím na znamienko plus (+) resp. mínus (-).

    Kliknutím na znamienko plus alebo mínus pridajte alebo odstráňte ľudí zo zoznamu.

  4. Po dokončení výberu ľudí, ktorých chcete mať v zozname, kliknite na tlačidlo OK.

Hľadanie skupín zoradením zoznamu

Môžete zoradiť zoznam príjemcov na zoskupenie informácií určitými spôsobmi. Ak napríklad chcete e-mail odoslať iba ľuďom žijúcim v určitých mestách, zoraďte údaje podľa mesta tak, aby boli všetci ľudia zoskupení podľa jednotlivých miest. Bude potom jednoduchšie vybrať ich pri spustení zlúčenia.

  1. Kliknite na položky Korešpondencia > Filtrovať príjemcov.

  2. Kliknite na položky Zoradiť záznamy > Zoradiť podľa a vyberte názov poľa, podľa ktorého chcete zoradiť.

    Kliknite na položku Zoradiť záznamy na zoradenie položiek v hromadnej korešpondencii

    Ak chcete zoradiť údaje podľa viacerých polí, napríklad podľa štátu a potom podľa mesta, kliknite na položku Potom podľa a potom vyberte ďalšie polia, podľa ktorých chcete údaje zoradiť.

    Kliknutím zoraďte viaceré polia

  3. Keď sú všetky polia zoradené požadovaným spôsobom, kliknite na tlačidlo OK.

Zobrazenie len riadkov na zahrnutie filtrovaním zoznamu

Zoznam môžete filtrovať tak, aby sa zobrazili len ľudia alebo položky, ktoré chcete zahrnúť do zlúčenia, napríklad len ľudia v určitom meste alebo položky inventára za určitú cenu.

  1. Kliknite na položky Korešpondencia > Filtrovať príjemcov.

    Kliknutím filtrujte zoznam hromadnej korešpondencie

  2. V časti Filtrovať záznamy kliknite na šípku nadol vedľa poľa Pole a potom kliknite na stĺpec, podľa ktorého chcete filtrovať, napríklad Titul alebo Priezvisko.

    Kliknite na pole, podľa ktorého chcete filtrovať

  3. Kliknite na položku Porovnanie a potom na druh porovnania, ktoré chcete vykonať.

    Kliknite na možnosti Porovnanie, ktoré chcete nastaviť.

  4. Do poľa Porovnať podľa zadajte hodnotu pre filter. Ak v zozname Pole vyberiete napríklad stĺpec Mesto, zadajte názov mesta.

  5. Kliknite na položku A alebo Alebo a potom pridajte do filtra ďalšiu podmienku. Ak chcete výsledky napríklad pre dve mestá, kliknite na položku Alebo, v zozname Pole kliknite na stĺpec Mesto, kliknite na položku Rovná sa a potom zadajte názov druhého mesta.

  6. Kliknite na tlačidlo OK.

Teraz môžete vložiť polia hromadnej korešpondencie do dokumentu, ktorý používate pre hromadnú e-mailovú korešpondenciu alebo menovky. Ďalšie informácie nájdete v téme Vloženie polí hromadnej korešpondencie.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×