Zlúčenie do katalógu

Skôr než začnete

Nasledujúce tipy vám pomôžu vytvoriť úspešnú zlučovanie katalógu:

• Spustite zlúčenie do katalógu v novej publikácii.

• Okrem strán, ako je napríklad Titulná strana, obsah a objednávkové formuláre, dajte si jednu stranu pre zlučovacie polia, dokonca aj prostredníctvom katalógu bude pravdepodobne po vytvorení zlúčeného dokumentu viacero strán.

• Nastavte šablónu zlúčenie do katalógu s dimenziami strany, ktoré chcete mať pre výsledné zlúčené strany.

• Ak plánujete pridať zlúčené strany, ktoré vytvoríte na koniec existujúcej publikácie, skontrolujte, či sa šablóna zlúčenia katalógu zhoduje s existujúcou publikáciou nasledovnými spôsobmi:

  • veľkosť strany (výška a šírka),

  • zobrazenie strany (jednostranové alebo dvojstranové rozloženie),

  • Typ publikácie (web alebo tlač)

  • poradie strán (zľava doprava alebo sprava doľava).

Na začiatok stránky

Plánovanie zdroja údajov

Po výbere typu informácií, ktoré chcete zahrnúť do katalógu, môžete vytvoriť zdroj údajov, ktorý budete používať na zlúčenie do katalógu. Ak už máte zdroj údajov, môžete si byť istí, že obsahuje všetky informácie, ktoré chcete zahrnúť do hromadnej korešpondencie.

Zlúčenie do katalógu programu Publisher môže používať rôzne formáty zdrojov údajov. Ak ešte nemáte zdroj údajov, ktorý sa má použiť na zlúčenie, môžete ho vygenerovať v programe Publisher. Môžete tiež vytvoriť zdroj údajov v excelovom hárku programu Microsoft Office alebo v tabuľke programu Microsoft Office Word.

Údajové polia, ktoré zahrniete do zdroja údajov, zodpovedajú zlučovaným poliam vloženým do šablóny na zlúčenie do katalógu.

Pri nastavovaní zdroja údajov vytvorte stĺpec pre každý typ informácií, ako je napríklad názov položky, číslo akcie a cena. Každý riadok alebo záznam zodpovedá informáciám o jednej položke.

Dôležité  Uistite sa, že zdroj údajov obsahuje údajové pole alebo stĺpec pre každý typ informácií, ktoré sa zlúčia. V závislosti od typu zdroja údajov je možné, že po pripojení k nej v programe Publisher budete môcť vykonať zmeny v údajoch, ale skôr ako začnete, môžete tieto informácie dokončiť.

Ak plánujete zlúčiť fotografie do svojich stránok katalógu, musíte zahrnúť stĺpec pre cesta každého súboru s obrázkom, ktorý plánujete použiť. Do zdroja údajov nepridávajte samotné obrázky ani fotografie.

Ak plánujete vytvoriť zdroj údajov v programe Publisher, môžete to urobiť po vytvorení publikácie šablóny.

Na začiatok stránky

Vytvorenie šablóny na zlúčenie do katalógu

1. Vyberte šablónu publikácie, ktorá je vhodná pre váš katalóg.

2. Na karte Vložiť kliknite na položku stránky katalógu.
   

3. Stránky katalógu sa vytvoria s predvolenou oblasťou zlúčenia do katalógu a na páse s nástrojmi sa zobrazí karta Nástroje katalógu. V súčasnosti môžete na stránke umiestniť oblasť zlúčenia do katalógu tak, ako ju chcete, a pridať akýkoľvek text alebo obrázky, ktoré sa majú zobraziť na každej strane katalógu. Čím menšia je zlučovacia oblasť, ďalšie položky katalógu je možné zlúčiť na stránku. Napríklad 2 "x2" zlučovacia oblasť sa zopakuje viackrát ako 4 "x4" oblasť zlúčenia. Nerobte si starosti príliš veľa informácií o tom, ako presne sa vrátiť a upraviť tieto položky kedykoľvek.

   Tip  Nekonfigurujte oblasť zlúčenia katalógu v súčasnosti, počkajte, kým nebudete môcť vložiť zlučovacie polia a použiť jeden z preddefinovaných návrhov z galérie rozloženia.

Na začiatok stránky

Zadanie nového zoznamu

1. V dialógovom okne nový zoznam produktov zadajte informácie o prvej položke alebo zázname, ktoré chcete zahrnúť do katalógu.

   Ak chcete pridať alebo odstrániť stĺpce, napríklad ak nechcete zahrnúť obrázky, kliknite na položku prispôsobiť stĺpce a vykonajte požadované zmeny.

2. Po zadaní všetkých informácií o prvom zázname kliknite na položku Nová položka a potom zadajte informácie pre ďalší záznam. Pokračujte, kým nebudete písať informácie o všetkých záznamoch, ktoré chcete zahrnúť.

3. Po dokončení nového zoznamu kliknite na tlačidlo OK.

4. V dialógovom okne Uloženie zoznamu adries zadajte názov nového zoznamu a potom kliknite na tlačidlo Uložiť.

Použitie existujúceho zoznamu

1. V dialógovom okne Výber zdroja údajov vyhľadajte a kliknite na požadovaný zdroj údajov.

   V predvolenom nastavení ukladá Publisher zdroje údajov do priečinka zdroje údajov. Ak chcete vyhľadať zdroj údajov, možno bude potrebné prejsť do priečinka zdroje údajov.

2. Kliknite na tlačidlo Otvoriť.

   V závislosti od typu vybratého zdroja údajov sa môžu zobraziť aj ďalšie dialógové okná s požadovaním konkrétnych informácií. Ak je napríklad zdrojom údajov excelový hárok s informáciami o viacerých kartách, musíte vybrať kartu, ktorá obsahuje požadované informácie, a potom kliknite na tlačidlo OK.

Výber z outlookových kontaktov

1. Vykonajte niektorý z týchto krokov:

   • V dialógovom okne Výber kontaktov kliknite na zoznam kontaktov, ktoré chcete použiť.

   • V dialógovom okne Výber profilu vyberte správny profil pre kontakty, ktoré chcete použiť.

2. Kliknite na tlačidlo OK.

Pridanie ďalších zoznamov

Ak chcete v zlúčení do katalógu použiť viac ako jeden zoznam, môžete pridať zoznamy.

1. Kliknite na položku Upraviť zoznam a v zozname produkt zlúčenie katalógu v časti pridať do zoznamu produktov kliknite na položku vybrať existujúci zoznam, vyberte položku z kontaktov programu Outlook alebo zadajte nový zoznam.
   V programe Publisher sa zobrazí výzva na opravu nezhôd medzi poľami v rôznych zdrojových zoznamoch otvorením dialógového okna Pridať do zoznamu produktov.

2. V dialógovom okne Pridať do zoznamu produktov vyberte pole, ktoré nie je začiarknuté v stĺpci zhodné, vyberte pole, do ktorého chcete odpovedať v poliach zoznam produktov so zoznamom zhodné polia, a potom kliknite na položku zhoda.

3. V dialógovom okne Mapovanie poľa Skontrolujte, či je vybraté pole uvedené v časti zhoda s poľom zoznam produktov alebo vyberte iný, a potom kliknite na tlačidlo OK.

4. Ak chcete pridať nové pole do zoznamu príjemcov, vyberte pole, ktoré chcete pridať do nového zoznamu (ľavý zoznam v dialógovom okne Pridať do zoznamu príjemcov), kliknite na položku Pridať a potom na tlačidlo OK.
   Pridané polia sa zobrazia v časti nové polia, ktoré sa majú pridať do zoznamu príjemcov

Vyberte záznamy, ktoré chcete zahrnúť

1. Kliknite na položku Upraviť zoznam.

2. V dialógovom okne Zoznam produktov zlúčiť katalóg vykonajte jeden z týchto krokov:

   • Začiarknite políčka vedľa záznamov, ktoré chcete zahrnúť, a zrušte začiarknutie políčok vedľa záznamov, ktoré chcete vylúčiť.

     Tip  Ak chcete do zoznamu zahrnúť len niekoľko záznamov, kliknite na položku Vymazať všetko a potom vyberte požadované záznamy.

   • Zoznam môžete filtrovať podľa konkrétneho kritéria tak, že kliknete na šípku vedľa záhlavia stĺpca položky, ktorú chcete filtrovať, a potom kliknete na hodnotu, ktorú chcete použiť ako filter.

     • (Prázdne) zobrazí všetky záznamy, v ktorých je zodpovedajúce pole prázdne.

     • (Nie sú prázdne) zobrazia sa všetky záznamy, v ktorých príslušné pole obsahuje informácie.

       Poznámka  Ak zdroj údajov obsahuje záznamy s rovnakými údajmi a stĺpec obsahuje najviac desať jedinečných hodnôt, je možné filtrovať podľa jednotlivých informácií. Ak je napríklad zdrojom údajov zoznam vlastností na predaj a existuje viacero záznamov vlastností, ktoré sú v zozname Buffalo ako mesto alebo miesto, môžete filtrovať na Buffalo.

       V dialógovom okne Zoznam produktov na zlúčenie katalógu sa zobrazia iba určené záznamy. Ak chcete znova zobraziť všetky záznamy, kliknite na položku (Všetko).

   • Zoraďte položky v zozname tak, že kliknete na záhlavie stĺpca položky, podľa ktorej chcete zoraďovať. Ak chcete napríklad zobraziť zoznam abecedne podľa mesta alebo umiestnenia, kliknite na záhlavie stĺpca mesto alebo miesto.

3. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Výber rozloženia zlučovacej oblasti

1. V skupine Rozloženie vykonajte niektorý z týchto krokov:

   • Vyberte jednu z preddefinovaných galérií návrhov.
     

   • Vyberte počet riadkov a stĺpcov na každej strane v rozbaľovacom zozname riadky a stĺpce.
     

Vloženie textových zlučovacích polí do oblasti zlúčenia do katalógu

1. Kliknite na tlačidlo textové pole a potom na prvé zlučovacie pole, ktoré chcete vložiť.
   

2. V oblasti zlučovanie katalógu vyberte zlučovacie pole a potom premiestnite a zmeňte veľkosť zlučovacieho poľa nasledovným spôsobom:

   • Ak chcete premiestniť zlučovacie pole, umiestnite ukazovateľ myši nad zlučovacie pole, kým sa ukazovateľ nezmení na ukazovateľ presunu, a potom presuňte zlučovacie pole do novej pozície.

   • Ak chcete zmeniť veľkosť zlučovacieho poľa, umiestnite ukazovateľ myši nad jednu z rukovätí na zmenu veľkosti v textovom poli alebo ráme obrázka, kým sa ukazovateľ nezmení na ukazovateľa zmeny veľkosti, a potom posuňte myš, kým textové pole alebo rám obrázka nezískate požadovanú veľkosť.

3. Kliknite mimo zlučovacieho poľa, aby už nie je začiarknuté.

4. Zopakujte kroky 1-3, kým nevložíte všetky požadované polia zo zdroja údajov.

Dôležité   Polia sa vložia na aktuálne miesto vloženia (Blikanie kurzora). Ak sa kurzor nenachádza, vytvorí sa nové textové pole a zlučovacie pole sa umiestni do tohto nového textového poľa.

Formátovanie polí zlučovania textu

Zlúčené údaje katalógu môžete formátovať formátovaním zlučovacích polí v šablóne na zlúčenie do katalógu. Tieto polia môžete spracovať ako ľubovoľné textové pole a môžete zahrnúť nezlúčený text a formátovanie, ako aj zlúčené položky.

1. V šablóne zlúčenie katalógu vyberte pole obsahujúce informácie, ktoré chcete formátovať, vrátane okolitých znakov zlučovacieho poľa (««»»).

2. Na karte Nástroje textových polí vyberte požadované možnosti.

Vloženie zlučovacích polí obrázka do oblasti zlúčenia do katalógu

1. Kliknite na tlačidlo pole s obrázkom a potom kliknite na prvé zlučovacie pole, ktoré chcete vložiť.

2. V oblasti zlučovanie katalógu vyberte zlučovacie pole a potom premiestnite a zmeňte veľkosť zlučovacieho poľa nasledovným spôsobom:

   • Ak chcete premiestniť zlučovacie pole, umiestnite ukazovateľ myši nad zlučovacie pole, kým sa ukazovateľ nezmení na ukazovateľ presunu, a potom presuňte zlučovacie pole do novej pozície.

   • Ak chcete zmeniť veľkosť zlučovacieho poľa, umiestnite ukazovateľ myši nad jednu z rukovätí v textovom poli alebo ráme obrázka, kým sa ukazovateľ nezmení na ukazovateľa zmeny veľkosti, a potom posuňte myš, kým textové pole alebo rám obrázka nie sú požadované.

3. Kliknite mimo zlučovacieho poľa, aby už nie je začiarknuté.

4. Zopakujte kroky 1-3, kým nevložíte všetky požadované polia zo zdroja údajov.

Dôležité   Polia sa vložia na aktuálne miesto vloženia (Blikanie kurzora). Ak sa kurzor nenachádza, vytvorí sa nové textové pole a zlučovacie pole sa umiestni do tohto nového textového poľa.

Premiestnenie alebo zmena veľkosti oblasti zlúčenia do katalógu

Ak sa formátované zlučovacie polia už v oblasti zlúčenia do katalógu nezmestia, môžete ich zmeniť.

Poznámka  Ak veľkosť zväčšíte, možno bude potrebné, aby sa na každej strane zmestilo menej položiek alebo záznamov.

1. Kliknite na oblasť zlúčenia katalógu a vyberte ju.

2. Umiestnite ukazovateľ myši na jednu z rukovätí v oblasti zlúčenia do katalógu a posúvaním myši.

3. Zadajte počet položiek, ktoré sa majú zobraziť na každej strane, zadaním čísel, ktoré chcete pre položky v rámci strany a na stránke na paneli s nástrojmi Rozloženie zlúčenia katalógu.

Dokončenie a zobrazenie ukážky šablóny

1. Kliknite na skupinu Ukážka výsledkov.

2. Ak chcete zobraziť každú stranu zlúčených údajov, kliknite na šípky.
   

   Ak sa rozhodnete nezahrnúť položku, kliknite na zobrazenú položku a potom kliknite na položku vylúčiť položku v skupine Ukážka stránky.

Na začiatok stránky

Zlúčenie do novej publikácie

Ak chcete upraviť zlúčené strany, uložiť ich na neskoršie použitie alebo ich vytlačiť neskôr, môžete zhromažďovať a ukladať všetky zlúčené strany ako jednu novú zlúčenú publikáciu obsahujúcu skutočné údaje (napríklad názvy produktov a ceny) namiesto zlučovacích polí.

1. V skupine zlúčiť kliknite na položku Zlúčiť s novým.
   
   Publisher vytvorí novú publikáciu, ktorú môžete uložiť a upraviť. Môžete pridať aj predné a zadné Úvodné strany.
   Poznámka Ak plánujete vytlačiť katalóg ako brožúru, skontrolujte, či je celkový počet strán násobkom štyroch.

2. Na pracovnej table zlúčenie katalógu kliknite na položku Uložiť túto publikáciu.

3. Do poľa názov súboru zadajte názov novej publikácie a potom kliknite na tlačidlo Uložiť.

4. Ak je to potrebné, uložte všetky zmeny, ktoré ste vykonali v šablóne na zlúčenie do katalógu. Túto šablónu zlúčenia do katalógu môžete znova použiť na vytvorenie ďalších zlúčených strán pri každej aktualizácii informácií v zdroji údajov.

Pridanie do existujúcej publikácie

Ak už máte obaly nastavené v samostatnej publikácii alebo ak chcete, aby bol katalóg umiestnený na koniec dlhšieho publikovania, môžete pridať zlúčený obsah priamo.

Skôr než pridáte zlúčené strany na koniec existujúcej publikácie, uistite sa, že šablóna na zlúčenie do katalógu zodpovedá existujúcej publikácii nasledujúcimi spôsobmi:

• veľkosť strany (výška a šírka),

• zobrazenie strany (jednostranové alebo dvojstranové rozloženie),

• Typ publikácie (web alebo tlač)

• poradie strán (zľava doprava alebo sprava doľava).

Poznámka  V programe Publisher nie je možné pridať zlúčené strany do otvorenej publikácie. Ak pracujete na publikácii, do ktorej chcete zlúčiť, pred dokončením zlúčenia sa uistite, že ste ju uložili a zatvorili.

1. V skupine zlúčiť kliknite na položku Pridať do existujúceho.
   

2. V dialógovom okne otvoriť publikáciu vyhľadajte a vyberte publikáciu, do ktorej chcete pridať zlúčené strany, a potom kliknite na tlačidlo Otvoriť.

   Publisher pridá zlúčené strany na koniec existujúcej publikácie.

   Tip  Ak chcete zmeniť usporiadanie strán v aktualizovanej publikácii, kliknite na ľubovoľnú stranu, ktorú chcete premiestniť na table Navigácia strany, a potom ju presuňte na požadované miesto.

3. V existujúcej publikácii kliknite na položku Uložiť, aby sa aktualizácie uložili.

4. Ak je to potrebné, uložte všetky zmeny, ktoré ste vykonali v šablóne na zlúčenie do katalógu. Túto šablónu zlúčenia do katalógu môžete znova použiť na vytvorenie ďalších zlúčených strán pri každej aktualizácii informácií v zdroji údajov.

Tlač zlúčenej publikácie

• V skupine zlúčiť kliknite na položku Tlačiť.
  

  Publisher otvorí stránku tlač v zobrazení BackStage.

Na začiatok stránky