Začíname: vytvorenie schôdze Poznámka systému pomocou programu InfoPath a v službe SharePoint

Poznámka:  Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Vedľajšie zmeny šablóny formulára vzorky z Microsoft Office InfoPath 2007 a vytvorením knižnice dokumentov na lokalite Windows SharePoint Services 3.0, môžete implementovať systém, ktorý slúži na zapisovanie poznámok zo schôdze konzistentne, každý účastník schôdze Odoslať poznámky a obsahujú tieto poznámky v rámci knižnice dokumentov služby SharePoint. V tomto článku sa dozviete, ako vytvoriť tento systém.

Obsah tohto článku

Prehľad

Skôr než začnete

Vytvoriť nový systém poznámky na schôdzu

Aktualizácia šablóny formulára

Prehľad

Súčasťou programu InfoPath je vzorové šablóny formulára, ktorá bola navrhnuté špeciálne na zhromažďovať údaje o bežné schôdze, napríklad agendy, účastníci, diskusné položky a úlohy. Ukážka šablóny formulára je nakonfigurovaný tak, že môžete odoslať kópiu formulára, ktorý je založený na šablóne prostredníctvom e-mailu na každý účastník schôdze.

Ukážka šablóny formulára je nakonfigurovaný na pomôcť poznámku príjemcu zhromažďovania údajov, ktoré sa zvyčajne zaznamená na schôdzi. Ovládacie prvky sú usporiadané v logických častiach pomôcť poznámku príjemcu zhromažďovať správne údaje a tiež ho zmierniť zhromažďovanie údajov, ktoré môžu byť automaticky generované. Rozloženie ovládacích prvkov poskytuje jednotný rámec, aj tak, aby namiesto poznámku príjemcu mať na pamäti, aký typ údajov na zhromažďovanie on len vyplní prázdne hodnoty v priebehu schôdze.

Hoci môžete upraviť šablónu formulára na zhromažďovanie dodatočné údaje, odporúčame použiť existujúcu šablónu formulára, ako je s jednou zmenou, ktorá umožňuje uložiť vyplnené formuláre do knižnice dokumentov služby SharePoint. Potom môžete vyskúšať efektivitu systému a používať, čo ste sa naučili počas testu pri úprave šablóny formulára podľa potrieb skupiny.

Tento vzorový formulár môžete použiť v systéme prvý publikovaním Ukážka šablóny formulára do novej knižnice dokumentov na lokalite SharePoint. Vytvoríte novú knižnicu dokumentov ako súčasť procesu publikovania. Po publikovaní šablóny formulára a vytvorte novú knižnicu dokumentov, potom sa upraviť šablónu formulára tak, že uloží vyplnený formulár novej knižnice dokumentov a účastníkom schôdze, odošle kópie formulára.

Ak chcete použiť tento systém, poznámku príjemcu prejde do knižnice dokumentov a vytvorí nový formulár, ktorý je založený na šablóne formulára. Počas schôdze, poznámku príjemcu vyplní údaje príslušné ovládacie prvky vo formulári. Na konci schôdze poznámku príjemcu odosielaní formulára do knižnice dokumentov a kópiu formulára sa odošle každý účastník schôdze. Ľudí, ktorých nezúčastnili schôdze môžete si poznámky tak, že prejdete do knižnice dokumentov a otvorením formulára v programe InfoPath.

Ukážka šablóny formulára obsahuje nasledujúce časti:

Meeting agenda form template with four sections

1. nadpis časť obsahuje ovládacie prvky pre názov, účel, umiestnenie, a schôdze dátumy a časy. Ovládací prvok dátumu sa automaticky zobrazí dátum vytvorenia formulára. Na základe predvoleného nastavenia ovládací prvok textového poľa Čas ukončenia automaticky zobrazuje čas teda hodinu neskôr než zápisom ovládací prvok textového poľa Počiatočný čas.

2. účastníci opakujúca sa sekcia obsahuje ovládacie prvky pre mená a e-mailové adresy jednotlivých účastníkov schôdze. Keď poznámku príjemcu odošle vyplnený formulár, každý účastník uvedený v tejto časti dostane kópiu vyplnený formulár.

3. diskusnú položku opakujúca sa sekcia obsahuje ovládacie prvky pre každú prezentujúceho (účastník, ktorý vedie diskusie) a poznámky o každej položke diskusie. Ovládací prvok rozbaľovacieho zoznamu prezentujúceho zobrazí názvy z časti účastníkov.

4. akcie položku opakujúca sa sekcia obsahuje ovládacie prvky na zadanie mena, priradenia a termín dátum pre každú položku Akcia. Ovládací prvok rozbaľovacieho zoznamu priradenia zobrazí názvy z časti účastníkov.

Ak ešte len začínate používať program InfoPath, nájdete v článkoch vám pomôže pochopiť dôležitých informácií a lepšie definovať podmienky, ktoré sa stretnete po dokončení všetkých úloh v tomto článku. Nájdete tu aj tieto prepojenia, v príslušných častiach v tomto článku v prípade, že potrebujete viac informácií, ako je to s úlohami úloh.

Na začiatok stránky

Skôr než začnete

Budete potrebovať Uniform Resource Locator (URL) a, minimálne povolenia na kolekciu lokalít z lokality SharePoint, ktorá sa použije pre tento systém návrh. Ak môžete vytvoriť knižnice dokumentov v kolekcii lokalít, máte príslušné povolenia. Ľudia, ktorí potrebujú pozrieť poznámky zo schôdze sa povolenie na čítanie kolekcii lokalít. Ak potrebujete povolenia na vytvorenie knižnice dokumentov alebo ak chcete nastaviť ďalšie povolenia na stránke kolekcie lokalít pre používateľov formulára, obráťte sa na správcu kolekcie lokalít.

Musíte mať aspoň jednu e-mailovú adresu, na ktoré môžete odoslať kópiu vyplnený formulár a e-mailového klienta, ako je napríklad Microsoft Office Outlook 2007, ktorý je nakonfigurovaný na prijímanie správ tak, že si môžete vyskúšať šablóny formulára.

Tento článok predpokladá, že používate predvolené nastavenie služby SharePoint.

Na začiatok stránky

Vytvoriť nový systém poznámky na schôdzu

Ak chcete vytvoriť tento systém, ktorý postupujte takto:

  1. Otvorenie a uloženie šablóny formulára vzorky.

  2. Publikovanie šablóny formulára vzorky na vytvorenie novej knižnice dokumentov pre poznámky zo schôdze.

  3. Úprava vzorové šablóny formulára Uložiť vyplnené formuláre do novej knižnice dokumentov a potom odoslať kópiu jednotlivých účastníkov.

  4. Publikovanie šablóny formulára zmenené.

  5. Vytváranie a odosielanie test formulárov, ktoré sú založené na tejto šablóne formulára otestovať upravenú šablónu formulára a novú knižnicu dokumentov.

Otvorenie a uloženie šablóny formulára

  1. V ponuke súbor kliknite na položku návrh šablóny formulára.

  2. V časti Otvoriť šablónu formulára, kliknite na položku prispôsobiť vzorky.

  3. V časti prispôsobiť vzorky, dvakrát kliknite na položku Vzorka schôdze.

  4. V ponuke Súbor kliknite na príkaz Uložiť.

  5. Ak sa správy o publikovaní šablóny formulára programu InfoPath, kliknite na tlačidlo OK.

  6. V dialógovom okne Uložiť ako zadajte umiestnenie, kam chcete uložiť šablónu formulára.

  7. Do poľa názov súboru zadajte názov pre šablónu formulára.

  8. V zozname Uložiť vo formáte kliknite na Šablónu formulára programu InfoPath a potom kliknite na tlačidlo Uložiť.

Publikovanie šablóny formulára

Ako súčasť procesu publikovania, môžete vytvoriť novú knižnicu dokumentov.

Ďalšie informácie o publikovaní šablóny formulára, nájdete v článku úvodné informácie o publikovaní šablóny formulára.

  1. V ponuke súbor kliknite na tlačidlo Publikovať.

  2. Na prvej strane Sprievodcu publikovaním, kliknite na položku na server SharePoint s alebo bez služby InfoPath Forms Services, a potom kliknite na tlačidlo ďalej.

  3. Na ďalšej stránke sprievodcu, do poľa Zadajte umiestnenie lokality SharePoint alebo InfoPath Forms Services zadajte URL adresu kolekcie lokalít na lokalite SharePoint a potom kliknite na tlačidlo ďalej. Napríklad, používať kolekcie lokalít s URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly, zadajte http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly v poli.

  4. Na nasledujúcej strane, kliknite na položku Knižnica dokumentov a potom kliknite na tlačidlo ďalej.

  5. Na nasledujúcej strane, kliknite na položku vytvoriť novú knižnicu dokumentov a potom kliknite na tlačidlo ďalej.

  6. Na ďalšej stránke zadajte názov a popis novej knižnice dokumentov a potom kliknite na tlačidlo ďalej.

  7. Prijmite navrhnutý stĺpcov a kliknite na tlačidlo ďalej.

  8. Na poslednej strane sprievodcu overte správnosť zobrazených informácií a potom kliknite na tlačidlo Publikovať.

  9. Kliknite na tlačidlo Zavrieť.

    Zobrazí sa potvrdenie na poslednej stránke Sprievodcu pri úspešné publikovanie šablóny formulára.

Zapíšte URL novej knižnice dokumentov, budete potrebovať tieto informácie v tomto článku. URL novej knižnice dokumentov je URL kolekcie lokalít, za ktorou nasleduje lomka (/), za ktorou nasleduje názov knižnice dokumentov. Napríklad, ak ste vytvorili novú knižnicu dokumentov v kolekcii lokalít s URL http://www.adventureworks.com/EmployeeOnlys názvom Porada_poznámky, URL novej knižnice dokumentov je http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNotes.

Úprava šablóny formulára

V tejto časti sa dozviete, ako vykonať nasledujúce kroky:

  • Pridať nové pripojenie údajov odoslania, ktorý ukladá vyplneného formulára do novej knižnice dokumentov.

    Ďalšie informácie o pripojenie na odoslanie údajov nájdete v téme úvodné informácie o pripojení údajov.

  • Zmena možností pre pripojenie údajov, tak, že ukladá vyplneného formulára do knižnice dokumentov a odošle kópie vyplneného formulára každý účastník schôdze.

  • Konfigurácia šablóny formulára tak, aby sa zavrie formulár po odoslaní.

Ďalšie informácie o odosielaní formulára, ktorý je založený na šablóne formulára, nájdete v článku Úvod do odosielania údajov.

Pridajte nové pripojenie údajov odoslania

V tejto časti vytvoríte nové pripojenie údajov do novej knižnice dokumentov odoslania a konfigurácia pripojenia údajov môžete uložiť formulár s jedinečný názov. Názov formulára bude kombináciou názov schôdze a dátum vytvorenia formulára.

Začnite vytvárať pripojenia údajov
  1. V ponuke Nástroje kliknite na položku Pripojenia údajov.

  2. V dialógovom okne Pripojenia údajov, kliknite na položku Pridať.

  3. V Sprievodcovi pripojením údajov kliknite na položku vytvoriť nové pripojenie, kliknite na položku Odoslať údaje a potom kliknite na tlačidlo ďalej.

  4. Na nasledujúcej strane sprievodcu kliknite na položku do knižnice dokumentov na lokalite SharePoint a potom kliknite na tlačidlo ďalej. Selecting a destination for submitted data in the Data Connection Wizard

  5. Na ďalšej stránke sprievodcu, v dialógovom okne knižnice dokumentov zadajte URL adresu knižnice dokumentov, ktorý ste vytvorili v predchádzajúcej časti. Napríklad, používať knižnice dokumentov s URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes, zadajte http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes v poli knižnice dokumentov.

    V ďalšej časti vás prevedie proces určovania formulára jedinečný názov, ktorý vyžaduje, aby ste zostať na tejto stránke sprievodcu. Neklikajte zatiaľ na tlačidlo ďalej.

Definovanie názvu jedinečné formulára

Šablóna formulára formulár uloží do knižnice dokumentov s predvoleným názvom. Ak chcete použiť predvolený názov, uloží novú knižnicu dokumentov iba jeden vyplnený formulár. V tejto časti môžete nakonfigurovať pripojenia údajov môžete uložiť formuláre založené na tejto šablóne formulára s názvom, ktorý sa skladá z názov schôdze a dátum schôdze. Vykonáte vytvorením vzorec, ktorý používa funkciu XPath .

Ďalšie informácie o vzorcov a funkcií nájdete v téme Pridanie vzorca do ovládacieho prvku.

  1. Kliknite na položku vložiť vzorec Tlačidlo Vzorec .

  2. V dialógovom okne Vloženie vzorca kliknite na položku Vložiť funkciu.

  3. V zozname kategórie v dialógovom okne Vloženie funkcie kliknite na položku Text.

  4. V zozname funkcie kliknite na položku obrázok a potom kliknite na tlačidlo OK.

  5. Vzorec poľa, dvakrát kliknite na prvý výskyt slova, dvakrát kliknite, ak chcete vložiť pole.

    Double-clicking to insert the first field to use as part of the form name

  6. V dialógovom okne Výber poľa alebo skupiny, otvorte schôdzu, kliknite na položku meetingTitle a potom kliknite na tlačidlo OK.

    Selecting the meetingTitle field in the Select a Field or Group dialog box

  7. Vzorec poľa, kliknite na druhú inštanciu pole vložte dvojitým kliknutím ho vyberte (nie dvakrát).

    Ponuka Nové s vybratou položkou Priečinok

  8. Zadajte dvojité úvodzovky (""), pomlčka (-), za ním ďalší dvojité úvodzovky.

    možnosť Zobraziť pravítko

  9. Dvakrát kliknite na tretieho stupňa dvakrát kliknite, ak chcete vložiť pole.

    Double-clicking to insert another field to use as part of the form name

  10. V dialógovom okne Výber poľa alebo skupiny, otvorte schôdzu, kliknite na položku meetingDate a potom kliknite na tlačidlo OK.

    Schôdza a spolupráca

    V dialógovom okne Vloženie vzorca by mal vyzerať takto:

    The finished formula in the Insert Formula dialog box that builds the form name

  11. Vzorec pre správnej syntaxe, v dialógovom okne Vloženie vzorca kliknite na položku Overiť vzorec.

  12. Ak vzorec neobsahuje žiadne chyby, kliknite na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno.

Dokončite nastavenie pripojenia údajov
  1. V sprievodcovi kliknite na tlačidlo ďalej.

  2. Na ďalšej stránke sprievodcu, do poľa Zadajte názov pre toto pripojenie údajov zadajte popisný názov pre toto pripojenie údajov odoslania.

  3. Overte správnosť informácií v časti súhrnné informácie a potom kliknite na tlačidlo Dokončiť.

  4. Kliknite na tlačidlo Zavrieť.

  5. V ponuke Súbor kliknite na príkaz Uložiť.

Zmeniť možnosti odoslania použiť obe pripojenia údajov odoslania

  1. V ponuke Nástroje kliknite na položku Možnosti odoslania.

  2. V dialógovom okne Možnosti odoslania začiarknite políčko Povoliť používateľom odoslanie tohto formulára.

  3. Kliknite na položku vykonať vlastnú akciu pomocou pravidiel a potom kliknite na položku pravidlá.

  4. V dialógovom okne pravidlá odosielania formulárov, kliknite na položku Pridať.

  5. Kliknite na položku pridať akciu.

  6. V poli akcie kliknite na položku Odoslať pomocou pripojenia údajov.

  7. V zozname pripojenie údajov kliknite na pripojenie údajov do knižnice dokumentov, ktorý ste vytvorili v predchádzajúcej časti a potom kliknite na tlačidlo OK.

  8. Kliknite na položku pridať akciu.

  9. V poli akcie kliknite na položku Odoslať pomocou pripojenia údajov.

  10. V zozname pripojenie údajov kliknite na hlavné Odoslať a potom kliknite na tlačidlo OK.

    Ak chcete odoslať kópiu formulára každý účastník použijete hlavné odoslanie pripojenia údajov.

  11. Do poľa názov dialógového okna pravidlo zadajte Odoslať pravidlá na identifikáciu pravidlo, ktoré ste práve vytvorili.

  12. Kliknite dvakrát na tlačidlo OK.

Konfigurácia šablóny formulára na zavrite formulár po odoslaní.

  1. V dialógovom okne Možnosti odoslania, kliknite na položku Rozšírené.

  2. V zozname po Odoslať kliknite na položku Zatvorte formulár.

  3. Kliknite na tlačidlo OK.

  4. V ponuke Súbor kliknite na príkaz Uložiť.

Publikovanie šablóny formulára

Po úprave šablóny formulára, musíte publikovať do knižnice dokumentov na nasadenie požadované úpravy.

  1. V ponuke súbor kliknite na tlačidlo Publikovať.

  2. Na prvej strane Sprievodcu publikovaním, kliknite na položku na server SharePoint s alebo bez služby InfoPath Forms Services, a potom kliknite na tlačidlo ďalej.

  3. Na ďalšej stránke sprievodcu, do poľa Zadajte umiestnenie lokality SharePoint alebo InfoPath Forms Services zadajte umiestnenie knižnice dokumentov v kolekcii lokality SharePoint a potom kliknite na tlačidlo ďalej.

  4. Na nasledujúcej strane, kliknite na položku Knižnica dokumentov a potom kliknite na tlačidlo ďalej.

  5. Na nasledujúcej strane, kliknite na položku aktualizovať šablónu formulára v existujúcej knižnici dokumentov.

  6. V zozname knižnice dokumentov na aktualizáciu, kliknite na položku Knižnica dokumentov a potom kliknite na tlačidlo ďalej.

  7. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

  8. Na ďalšej stránke Overte správnosť zobrazených informácií a potom kliknite na tlačidlo Publikovať.

    Zobrazí sa potvrdenie na poslednej stránke Sprievodcu pri úspešné publikovanie šablóny formulára.

Testovanie šablóny formulára a lokality

  1. Na poslednej stránke Sprievodcu publikovaním, kliknite na tlačidlo otvoriť túto knižnicu dokumentov a potom kliknite na tlačidlo Zavrieť.

  2. V knižnici dokumentov kliknite na položku nový.

  3. Vyplňte formulár, ako keby boli zapisovanie poznámok na schôdzi. Po zadaní čas Počiatočný čas ovládací prvok textového poľa, stlačením klávesu TAB na prechod na ďalší ovládací prvok. Program InfoPath automaticky vyplní ovládací prvok koniec textového poľa.

  4. Zadajte e-mailovú adresu účastník schôdze v e-mailovej schránky účastníka sekcie. Ak chcete pridať ďalších účastníkov a e-mailových adries, kliknite na položku Pridať.

  5. Na paneli s nástrojmi programu InfoPath kliknite na položku Odoslať.

  6. V dialógovom okne skontrolujte zobrazia správne e-mailové adresy.

  7. Kliknite na položku Odoslať a potom kliknite na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno.

Poznámky zo schôdze sa má zobraziť v knižnici dokumentov a dostanete aj v priečinku doručenej pošty ako novú e-mailovú správu.

Po otestovaní systému vytvorením a odoslaním niekoľko formuláre založené na tejto šablóne formulára, môžete začať používať systém na ukladanie a distribúcia poznámok zo schôdze.

Na začiatok stránky

Aktualizácia šablóny formulára

Po ľuďoch už vyskúšali novú systému vytvoriť a uložiť poznámky zo schôdze, môžete zmeniť návrh šablóny formulára na základe ich spätnej väzby. Ak chcete zmeniť na šablónu formulára, musíte postupujte takto:

  1. Otvorte šablónu formulára v knižnici dokumentov, podľa potreby upravte šablónu formulára a potom uložte zmeny.

  2. Publikovanie šablóny formulára potvrdiť zmeny do knižnice dokumentov.

Otvorte šablónu formulára v knižnici dokumentov

  1. Otvorte knižnicu dokumentov.

  2. Kliknite na položku Nastavenie a potom kliknite na položku nastavenie Knižnice formulárov.

  3. V časti Všeobecné nastavenia kliknite na položku Rozšírené nastavenie.

  4. Do poľa Adresa URL šablóny v časti Šablóna dokumentu kliknite na položku Upraviť šablónu.

  5. Ak sa správy o publikovaní šablóny formulára programu InfoPath, kliknite na tlačidlo Áno.

Po úprave šablóny formulára, uložte šablónu formulára pred publikovaním.

Publikovanie šablóny formulára

Po vykonaní zmien, musíte publikovať upravenú šablónu formulára do knižnice dokumentov.

  1. V ponuke súbor kliknite na tlačidlo Publikovať.

  2. Na prvej strane Sprievodcu publikovaním, kliknite na položku na server SharePoint s alebo bez služby InfoPath Forms Services, a potom kliknite na tlačidlo ďalej.

  3. Na ďalšej stránke sprievodcu, do poľa Zadajte umiestnenie lokality SharePoint alebo InfoPath Forms Services zadajte umiestnenie knižnice dokumentov v kolekcii lokality SharePoint a potom kliknite na tlačidlo ďalej.

  4. Na nasledujúcej strane, kliknite na položku Knižnica dokumentov a potom kliknite na tlačidlo ďalej.

  5. Na nasledujúcej strane, kliknite na položku aktualizovať šablónu formulára v existujúcej knižnici dokumentov.

  6. V zozname knižnice dokumentov na aktualizáciu, kliknite na položku Knižnica dokumentov a potom kliknite na tlačidlo ďalej.

  7. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

  8. Na ďalšej stránke Overte správnosť zobrazených informácií a potom kliknite na tlačidlo Publikovať.

  9. Kliknite na tlačidlo Zavrieť.

    Zobrazí sa potvrdenie na poslednej stránke sprievodcu po úspešnom publikovaní šablóny formulára.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×