Začíname pracovať so skupinami v Office 365 v Outlooku

Už ste počuli o skupinách v Office 365 a o tom, ako ich možno používať v Outlooku, ale možno ešte neviete, kde začať. V tomto článku vás prevedieme niekoľkými základnými krokmi, pomocou ktorých môžete vy a váš tím začať pracovať so skupinami v Office 365 v Outlooku. Poskytneme vám tiež prepojenia na podrobnejší obsah, ktoré využijete, keď budete chcieť vykonávať zložitejšie úlohy.

Ak neviete, na čo skupiny slúžia, najskôr si prečítajte tému Informácie o skupinách v Office 365.

Ak chcete čo najlepšie využiť skupiny v Office 365 v Outlooku, musíte mať plán Office 365, ktorý podporuje Exchange Online a SharePoint Online, ako je napríklad Business Premium, E3 alebo E5.

Poznámka: Ak chcete používať skupiny v Office 365 v Outlooku vo Windowse, musíte používať Outlook v režime Exchange s vyrovnávacou pamäťou. Ďalšie informácie nájdete v téme Zapnutie režimu Exchange s vyrovnávacou pamäťou.

Kliknutím na niektorú z kariet nižšie získate ďalšie úvodné informácie o danej funkcii.

Prvým krokom je vytvorenie skupiny. Vytvorenie skupiny v programe Outlook 2016 predstavuje veľmi jednoduchý proces. Možno ho zhrnúť takto:

  1. V sekcii skupín na páse s nástrojmi kliknite na položku Nová skupina. Ak nepoužívate počítačovú verziu, ale Outlook na webe, môžete tento proces začať kliknutím na rozbaľovaciu šípku vedľa položky Nové a potom vybrať položku Skupina.

    Stránka s informáciami o novej skupine v Outlooku
  2. Pomenujte skupinu.

  3. Nastavte ochranu osobných údajov. Skupiny sú predvolene súkromné. To znamená, že ich môžu zobraziť len členovia skupiny a vyžadovať povolenie vlastníka skupiny na spojenie. Verejné skupiny môže zobraziť a môže sa k nim pripojiť ktokoľvek vo vašej organizácii. Žiadne z nastavení nesprístupní vaše skupiny ľuďom mimo organizácie (pokiaľ ich explicitne nepozvete ako hostí).

    Tip: Skupiny sú predvolene súkromné pri vytváraní pomocou Outlooku na webe. V nadchádzajúcich mesiacoch budú predvolene súkromné pri vytváraní s použitím niektorej z outlookových aplikácií.

  4. Rozhodnite sa, či chcete novým členom postupovať podľa skupiny (Rozšírené možnosti). Členovia, ktorí sledujú skupinu, budú mať kópie jednotlivých skupinových správ v ich osobnom priečinku doručenej pošty. Členovia, ktorí sa iba pripoja, budú musieť prejsť do zdieľaného priečinka doručenej pošty skupiny, aby sa mohli zúčastňovať skupinových konverzácií.

Ďalšie činnosti:

Po vytvorení skupiny do nej môžete pridať členov. Ak chcete pridať nových členov:

  1. Prejdite do skupiny v Outlook 2016 tak, že ju vyhľadáte na navigačnej table na ľavej strane. Musí byť pod poštovou schránkou v časti skupiny .

  2. V skupine kliknite na položku Pridať členov na páse s nástrojmi. Ak používate Outlook na webe, kliknite na počet členov skupiny v pravom hornom rohu okna a potom na položku Pridať členov.

    Zadajte mená alebo e-mailové adresy ľudí, ktoré chcete pridať do skupiny a kliknite na tlačidlo OK.
  3. Do poskytnutého poľa zadajte meno alebo e-mailovú adresu každej osoby, ktorú chcete pridať. Po dokončení pridajte osoby kliknutím na tlačidlo OK. Každá z osôb dostane e-mailovú správu, ktorá bude obsahovať uvítanie v skupine a praktické prepojenia na prístup k obsahu skupiny.

    Tip: Ak chcete pridať všetkých členov existujúceho distribučného zoznamu, stačí zadať jeho názov a všetky osoby sa pridajú naraz.

Ďalšie činnosti:

Konverzácie v skupinách v Office 365 v Outlooku sa stávajú v zdieľanej doručenej pošte skupiny. Používatelia môžu čítať správy a odpovedať na ne a členovia môžu jednoducho vyhľadávať alebo presúvať sa cez históriu správ, aby sa dohnali o tom, čo sa predtým diskutovalo. Zdieľaný priečinok doručenej pošty vyzerá podobne ako osobná Doručená pošta, na základe ktorej používatelia poznajú Outlook 2016. Každá konverzácia sa zobrazí oddelene v zozname správ na ľavej strane a kliknutím na ňu sa otvorí na table na čítanie.

Zdieľaný priečinok doručenej pošty skupiny v Office 365 je miestom, kde sa vyskytujú konverzácie.

Tip: Konverzácie v skupine služieb Office 365 v Outlooku sa zobrazujú navrstvené – čiže ako jeden príspevok, ktorý prechádzate na rozdiel od vlákna jednotlivých správ. Ak chcete, aby sa zobrazili ako jednotlivé správy, postupujte podľa skupiny a dostanete jednotlivé správy do osobného priečinka doručenej pošty.

Skupinu ste už vytvorili, a tak môžete začať novú konverzáciu. Ak chcete uverejniť novú správu, otvorte zdieľaný priečinok doručenej pošty skupiny a kliknite na položku Nová konverzácia na páse s nástrojmi. Môžete tiež jednoducho odoslať e-mail na alias skupiny. Všetci členovia skupiny si budú môcť prečítať novú správu, ktorú ste uverejnili, a všetci členovia, ktorí budú sledovať danú skupinu, dostanú kópiu svojej správy do osobného priečinka doručenej pošty.

Ďalšie činnosti:

Každá skupina v Office 365 zahŕňa knižnicu zdieľaných súborov, v ktorej môžete ukladať a zdieľať dokumenty, zošity, prezentácie a ľubovoľné iné súbory a spolupracovať na nich.

Ak chcete získať prístup do knižnice súborov, prejdite na skupinu v Outlooku (na ľavej navigačnej table) a kliknite na položku Súbory na páse s nástrojmi. Knižnica súborov sa otvorí v prehliadači, kde môžete vytvárať nové súbory, nahrávať súbory z počítača a vykonávať všetky ostatné akcie, ktoré vám umožňuje knižnica dokumentov SharePointu. Keď budete uvažovať, aký typ súborov bude užitočné so skupinou zdieľať, nemusíte uvažovať iba o súboroch balíka Microsoft Office. Môžete tiež zdieľať PDF súbory, fotografie alebo ľubovoľný iný typ súboru, ktorý bude pre skupinu prospešný.

Kliknite na tlačidlo Súbory v skupine Office 365 a zobrazte zoznam súborov a priečinkov, ktoré sú uložené vo vašej skupine

Ak chcete určitý súbor stiahnuť alebo odstrániť, stačí ho vybrať a príslušné možnosti sa zobrazia na paneli s nástrojmi v hornej časti.

Ďalšie činnosti:

Každá skupina v Office 365 zahŕňa vlastný zdieľaný poznámkový blok programu OneNote, v ktorom môžu členovia skupiny zhromažďovať nápady, spolupracovať a ukladať výsledky výskumu.

Prejdite na skupinu vo OneNote 2016 (nájdete ju na ľavej navigačnej table) alebo v programe Outlook na webe (prejdite na dlaždicu Ľudia). Potom kliknutím na položku Poznámkový blok na páse s nástrojmi otvorte zdieľaný poznámkový blok skupiny.

Zhromažďovanie a spolupráca na poznámkach a nápadoch v zdieľanom poznámkovom bloku OneNotu

Pri prvom otvorení zdieľaného poznámkového bloku skupiny sa otvorí v prehliadači v OneNote pre web. Môžete tam vykonávať úpravy, alebo ak máte OneNote 2016 a chcete radšej použiť, stačí kliknúť na položku Upraviť vo OneNote na páse s nástrojmi. Po jeho otvorení v OneNote 2016 sa Poznámkový blok bude synchronizovať so zoznamom otvorených poznámkových blokov v OneNote 2016 a máte k nemu prístup priamo z OneNotu bez toho, aby ste museli najprv prejsť do skupiny.

Skúste prejsť na onenotový poznámkový blok svojej skupiny a popremýšľať, ako by skupina mohla využiť zhromažďovanie nápadov a spoluprácu. Môžete napríklad použiť sekciu, pomocou ktorej budete zhromažďovať a komentovať webový obsah a články relevantné pre celý tím.

Poznámka: Poznámkový blok skupiny máte k dispozícii aj v smartfóne alebo tablete, a to prostredníctvom OneNotu pre iOS alebo Android.

Ďalšie činnosti:

Je pravdepodobné, že vaša skupina obsahuje udalosti, schôdze, medzníky alebo iné položky, na spracovanie ktorých je vhodné použiť zdieľaný kalendár. Každá skupina v Office 365 obsahuje zdieľaný kalendár, ktorý môžu zobraziť a do ktorého môžu prispievať všetci členovia.

Kalendár skupiny zobrazený v počítačovej verzii Outlooku

Práca s kalendárom skupiny sa v ničom nelíši od práce s osobným kalendárom. Po výbere tlačidla kalendára na navigačnej table sa zobrazí váš osobný kalendár spolu so zdieľanými kalendármi všetkých skupín, ktorých ste členom. K dispozícii je možnosť začiarknuť políčka vedľa jednotlivých kalendárov, ktoré chcete zobraziť, a zobraziť ich vedľa seba alebo s prekrytím.

Pridanie položky do zdieľaného kalendára funguje rovnako ako v osobnom kalendári. Každá schôdza, ktorú pridáte do zdieľaného kalendára, pozve ostatných členov skupiny do tejto udalosti, aby ju mohli mať aj v vlastných kalendároch. Plánované činnosti, ktoré boli pridané do kalendára zdieľanej skupiny, sa nezobrazujú v osobných kalendároch ostatných členov.

Teraz, keď máte zdieľaný kalendár, skúste pridať všetky nadchádzajúce schôdze alebo udalosti, ktoré sa môžu zúčastniť na vašej skupine.

Ďalšie činnosti:

Vaša skupina je teda pripravená na používanie. Aké môžu byť ďalšie kroky?

Pozrite tiež

Máte otázky?

Navštívte komunitu Microsoft Tech, kde môžete položiť otázky a zapojiť sa do konverzácií, ktoré sa týkajú skupín v Microsoft Office 365.

Váš názor nás zaujíma

Ben Naposledy recenzované: Tento článok 21. júna 2019 v dôsledku pripomienok. Ak ste to našli ako užitočné, a to najmä v prípade, že ste to ešte neurobili, kliknite na nižšie uvedené ovládacie prvky pripomienok a nechajte nám niektoré konštruktívne komentáre, aby sme mohli pokračovať v zlepšovaní. Ďakujeme.

Poznámka:  Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Môžete nám dať vedieť, či boli tieto informácie pre vás užitočné? Tu nájdete anglický článok ako referenciu.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×