Vytvoriť riešenie pre sledovanie aktív pomocou programu InfoPath a Excel

Poznámka:  Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Program Microsoft Office InfoPath umožňuje vytváranie šablón formulárov na zhromažďovanie a zadávanie údajov. Microsoft Office Excel 2007 umožňuje používateľom vypočítať, graf, a analýzu údajov. Pomocou obe tieto programy a XML môžete jednoducho vytvoriť jednoduchý, ale účinná, bez kódu podnikové riešenie na sledovanie aktív v spoločnosti.

Hľadanie ľudí v zozname globálnych adries a ich pridanie do kontaktov

Obsah tohto článku

Úvodné informácie o vytvorenie riešenia sledovanie aktív

Krok 1: Prispôsobenie šablóny formulára sledovanie aktív

Krok 2: Priradenie súboru schémy a prispôsobiť rozloženie tabuľky v Exceli

Krok 3: Vytvorenie súhrnnej zostavy kontingenčnej tabuľky a kontingenčného grafu

Krok 4: Zhromažďovať majetku informácie od používateľov

Krok 5: Import formulárov do programu Excel

Myšlienok: Zvážte použitie zoznamu lokality SharePoint alebo databáze programu Access

Úvodné informácie o vytvorenie riešenia sledovanie aktív

Môžete vymeniť údaje XML medzi InfoPath a Excel. Hoci príkaz programu Infopath Exportovať je jednoduchý, jednoduchý spôsob, ako na odoslanie údajov formulára do programu Excel, nie je ďalší prístup pre vás, ktorý vám poskytne flexibilitu oveľa viac. Výlučne mapovanie InfoPath súbor schémy XML (.xsd) v programe Excel a následným importovaním súbory formulára programu InfoPath (.xml) do programu Excel, môžete prispôsobiť rozloženie údajov a lepšie využiť funkcie v Exceli, aby ste mohli spravovať a analyzovať údaje efektívnejšie.

V tomto článku použijeme šablóny formulára programu InfoPath sledovanie aktív vzorky ilustrujú, ako môžete programu InfoPath, XML a Excelu spolupracovať. Predstavte si, že každý rok, vaša organizácia zásob aktív v balíku office každého zamestnanca. Dôležité spustite vám pomôže rozhodnúť sa ako prideliť vybavenie rozpočtu pre budúci rok. Nasledujúci diagram nájdete prehľad toho, ako môžete zhromažďovať, sledovať a zobrazenie mediálneho obsahu skupín na oddelenie technickej.

z

1. na sledovanie aktív šablónu formulára sa vytvorí.

2. súbor schémy je priradená k excelovej tabuľky a tabuľky – rozloženie je prispôsobená.

3. prázdnu kontingenčnú tabuľku a Kontingenčný graf súhrnnej zostavy sa vytvorí.

4 sledovanie aktív formulár sa používa na zhromažďovanie údajov od používateľov.

5. všetky údaje formulára exportujete do excelovej tabuľky a zostavy kontingenčnej tabuľky alebo kontingenčného grafu sa obnovia.

Toto riešenie zahŕňa nasledujúce úlohy používateľov a produkty:

Ikona úplnej podpory = vyžaduje Ikona žiadnej podpory = nie je potrebné

Softvérové požiadavky

Roly

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

Riešenie Designer

Ikona úplnej podpory

Ikona úplnej podpory

Ikona úplnej podpory

Prijímateľom rozhodnutí

Ikona úplnej podpory

Ikona úplnej podpory

Ikona úplnej podpory

Zamestnancov

Ikona úplnej podpory

Ikona úplnej podpory

Ikona žiadnej podpory

Na začiatok stránky

Krok 1: Prispôsobenie šablóny formulára sledovanie aktív

Sledovanie aktív šablóny formulára, ktorý je súčasťou programu InfoPath, umožňuje zhromažďovať informácie o jednotlivých aktív v balíku office zamestnanca, oddelenie, ktoré zamestnanec patrí do kategórie aktív a Podrobnosti o každej položke majetku. Toto riešenie návrhár formulára tvrdí šablóny formulára na rozhodnutie výrobcu e-mailového konta pomocou Office Outlook 2007.

the asset tracker template

Úloha 1: Otvorenie a prispôsobenie šablóny formulára sledovanie aktív

Keďže nie je možné publikovať šablónu formulára do zoznamu príjemcov e-mailu, ak má ovládací prvok textu vo formáte RTF poľa obsahujúce prepojené obrázky, musíte vykonať malú zmenu na sledovanie aktív vzorové šablóny formulára.

  1. V ponuke súbor kliknite na položku návrh šablóny formulára.

  2. V dialógovom okne Vytvorenie návrhu šablóny formulára v časti Otvoriť šablónu formulára, kliknite na položku prispôsobiť vzorky.

  3. V dialógovom okne Začíname kliknite na položku Ukážka – sledovanie aktív a v časti Formulára úlohy, kliknite na položku návrh tento formulár.

  4. Kliknite pravým tlačidlom myši na ovládací prvok assetNotes, ukážte na položku Blok textu vo formáte RTF vlastnosti, kliknite na kartu Zobraziť a potom v časti dostupné formátovanie, zrušte začiarknutie políčka Prepojené obrázky.

Úloha 2: Definovanie možnosti odoslania

Ďalšie úlohy je definovať možnosti odoslania tak, aby zamestnancov môžete odoslať súbor jednoznačne s názvom formulára (.xml) rozhodnutie výrobcu e-mailové konto ako priložený súbor.

  1. V ponuke Nástroje kliknite na položku Možnosti odoslania.

  2. V dialógovom okne Možnosti odoslania začiarknite políčko Povoliť používateľom odoslanie tohto formulára.

  3. Kliknite na položku odoslanie údajov formulára do jediného miesta určenia a v zozname, kliknite na tlačidlo e-mailu.

  4. Kliknite na tlačidlo Pridať.

    Spustí sa Sprievodca pripojením údajov.

  5. Do poľa Komu zadajte alias prijímateľom rozhodnutí, kto dostane odoslaných formulárov.

  6. Ak chcete zadať jedinečný predmet, do poľa Predmet:

    • Kliknite na položku vložiť vzorec Tlačidlo Vzorec .

    • Zadajte nasledujúci vzorec:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • Kliknite na položku Overiť vzorec, a potom dvakrát kliknite na tlačidlo OK.

  • V dialógovom okne Úvod zadajte príslušnú správu alebo pridanie dôležitých pokynov pre toto riešenie.

  • Kliknite na tlačidlo Ďalej.

  • Na nasledujúcej strane sprievodcu kliknite na položku Odoslať údaje formulára ako prílohu a potom začiarknite políčko pripojiť šablónu formulára, aby používatelia mohli otvoriť formulár.

    To pomáha zabezpečiť, aby zamestnanci mali prístup k súboru šablóny formulára (.xsn) v prípade, že sa nemôžu pripojiť z jeho miesta v sieti.

  • Ak chcete zadať jedinečný názov súboru pre každý súbor formulára (.xml) do poľa Názov prílohy:

    1. Kliknite na položku vložiť vzorec Tlačidlo Vzorec .

    2. Ako do riadka Predmet zadajte ten istý vzorec:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. Kliknite na položku Overiť vzorec, a potom dvakrát kliknite na tlačidlo OK.

  • Kliknite na tlačidlo Ďalej.

  • Na ďalšej stránke sprievodcu, do poľa Zadajte názov pre toto pripojenie údajov zadajte popisný názov pre toto pripojenie údajov odoslania.

  • Overte správnosť informácií v časti súhrnné informácie a potom kliknite na tlačidlo Dokončiť.

  • Uložte formulár ho do priečinka verejné siete so zjednodušeným ovládaním prijímateľom rozhodnutí a všetkých zamestnancov.

Na začiatok stránky

Krok 2: Priradenie súboru schémy a prispôsobiť rozloženie tabuľky v Exceli

Nastavenie pripojenia medzi InfoPath a Excel vyžaduje tri úlohy: extrahovanie súboru schémy pre šablónu formulára sledovanie aktív, mapovanie tohto súboru schémy v programe Excel a prispôsobenie predvolené rozloženie excelovej tabuľky, ktoré budú obsahovať importovaných údajov XML súbory s údajmi formulára.

Úloha 1: Extrahovať súbor schémy z programu InfoPath

  1. V programe InfoPath, otvorte súbor šablóny formulára sledovanie aktív.

  2. V ponuke Nástroje kliknite na tlačidlo Tento formulár.

  3. V ponuke súbor kliknite na položku Uložiť ako zdrojové súbory.

  4. V dialógovom okne vyhľadajte priečinok vyberte priečinok alebo vytvorte nový priečinok, kam chcete uložiť súbor schémy.

Poznámka: umiestnenie priečinka, kde sú všetky zdrojové súbory uložené a názov súboru schémy, v tomto prípade myschema.xsd, ktorá obsahuje definícia schémy XML údajov vo formulári.

Úloha 2: Priradenie súboru schémy programu InfoPath v programe Excel

  1. Vytvorenie nového súboru programu Excel, a potom ho uložte na miesto, a sprístupňujú ho prijímateľom rozhodnutí.

  2. V programe Excel, ak sa karta vývojár nezobrazuje, postupujte takto:

    1. Kliknite na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla Office a potom kliknite na položku Možnosti programu Excel.

    2. V kategórii Obľúbené v časti Hlavné možnosti pre prácu s programom Excel začiarknite políčko Zobraziť kartu Vývojár na páse s nástrojmi a potom kliknite na tlačidlo OK.

      Poznámka: Pás s nástrojmi je súčasťou rozhrania používateľské rozhranie Microsoft Office Fluent.

  3. V skupine XML na karte Vývojár kliknite na položku Zdroj.

    Skupina XML na páse s nástrojmi

    Pracovná tabla Zdroj údajov XML sa zobrazí.

  4. Kliknite na položku Mapy XML a potom v dialógovom okne Mapy XML, kliknite na položku Pridať.

  5. V počítači so systémom Windows Vista   

    1. Na paneli s adresou kliknite na jednotku alebo priečinok, ktorý obsahuje myschema.xsd súbor, ktorý ste vytvorili v kroku 2 v časti úloha 1: extrahovať súbor schémy z programu InfoPath.

      V počítači so systémom Microsoft Windows XP   

    2. V zozname kde Hľadať kliknite na jednotku alebo priečinok, ktorý obsahuje myschema.xsd súbor, ktorý ste vytvorili v kroku 2 v časti úloha 1: extrahovať súbor schémy z programu InfoPath.

  6. Kliknite na súbor a potom kliknite na tlačidlo Otvoriť.

  7. Keď sa zobrazí dialógové okno Viacerých koreňov, kliknite na položku koreň assetTracking, ktorá je definovaná v súbore myschema.xsd a kliknite na tlačidlo OK.

    Mapa XML sa zobrazí na pracovnej table Zdroj údajov XML.

  8. Ns1:asset uzol prvok, ktorý je opakujúcich sa prvkov XML, presuňte na miesto na hárku, kde sa má zobraziť tabuľka programu Excel.

    mapping the inopath schema file into excel

Úloha 3: Prispôsobenie rozloženia excelovej tabuľky

Na základe predvoleného nastavenia program Excel používa názvy prvkov XML ako hlavičky stĺpcov tabuľky. Záhlavia stĺpcov, môžete zmeniť úpravou bunky hlavičky stĺpcov.

  1. Ak chcete zmeniť predvolené hlavičky stĺpcov, ponechať je vybratá tabuľka programu Excel, vyhľadajte nasledujúci reťazec predponu, ns1:asset a odstráňte ju. Napríklad zmeníte ns1:assetID na identifikáciu.

    Miniatúrny panel s nástrojmi s vybratým textom

  2. Ak chcete prispôsobiť šírku stĺpca, kliknite na tlačidlo Vybrať všetko a potom dvakrát kliknite na ktorúkoľvek hranicu nadpisu stĺpca.

Na začiatok stránky

Krok 3: Vytvorenie súhrnnej zostavy kontingenčnej tabuľky a kontingenčného grafu

Tvorcovia pomocou kontingenčných tabuliek a kontingenčných analyzovať, skúmať a vizualizovať súhrnných údajov. Nastavením zostáv kontingenčnej tabuľky a kontingenčného grafu správy, ktoré chcete použiť v tomto scenári predčasne je jednoduché operácie pre rozhodnutí na spustenie zostavy s vyplnenými údajmi neskôr.

  1. Vyberte bunku v tabuľke programu Excel.

  2. Na karte Vložiť v skupine tabuľky na položku Kontingenčná tabuľka a potom kliknite na položku Kontingenčná tabuľka.

    Pás s nástrojmi v Exceli

    Excel zobrazí dialógové okno Vytvorenie kontingenčnej tabuľky.

  3. Ak chcete umiestniť zostavu kontingenčnej tabuľky do nového hárka so začiatkom od bunky A1, kliknite na položku Nový hárok a potom kliknite na tlačidlo OK.

    Excel pridá prázdnu zostavu kontingenčnej tabuľky do zadaného umiestnenia a zobrazí Zoznam polí kontingenčnej tabuľky tak, že môžete pridať polia, vytvárať rozloženie a prispôsobovať zostavu kontingenčnej tabuľky.

  4. Vytvorenie krížového tabuľkovú zostavu údaje, presuňte pole Identifikácia do oblasti hodnoty, oddelenie pole do oblasti menoviek stĺpca, pole kategórie do oblasti označenia riadkov a pole AssignedTo do oblasti filtra zostavy.

  5. Kliknite na zostavu kontingenčnej tabuľky.

  6. Na karte Vložiť v skupine grafy na položku pruhový graf.

    Pás s nástrojmi v programe Excel

  7. V časti 2D panel vyberte položku Skupinový pruhový.

  8. Upravte veľkosť a umiestnenie zostavy kontingenčného grafu podľa vašich potrieb.

the blank pivottable and pivotchart reports

Na začiatok stránky

Krok 4: Zhromažďovať majetku informácie od používateľov

Teraz, či šablóna formulára je pripravená vypĺňanie všetkých zamestnancov, je potrebné publikovať formulár a odošlete ho do každého zamestnanca. Pri každom zamestnancovi odošle vyplnený formulár, bol odoslaný ako údajového súboru XML (.xml) priložený v e-mailovej správe rozhodnutia maker e-mailové konto. Prijímateľom rozhodnutí môžete potom premiestniť všetky správy Vyhradený priečinok programu InfoPath v programe Outlook. V takomto prípade sa odporúča priradiť konkrétne časové obdobie pre všetkých používateľov k formulárov tak, že prijímateľom rozhodnutí môžete spustiť zostavu s vyplnené formuláre dosiahnutí termín zhromažďovanie údajov.

entering data in the asset tracker forms

  1. V programe InfoPath, otvorte šablóny formulára (.xsn), ktorý ste uložili v Krok 1: Vytvorenie šablóny formulára vzorky sledovanie aktív

  2. V ponuke Nástroje kliknite na tlačidlo Tento formulár.

  3. V ponuke súbor kliknite na tlačidlo Publikovať.

  4. V Sprievodcovi publikovaním kliknite na položku do zoznamu príjemcov e-mailu a potom kliknite na tlačidlo ďalej.

  5. Na nasledujúcej strane sprievodcu v poli názov šablóny formulára zadajte názov pre šablónu formulára a potom kliknite na tlačidlo ďalej. Názov šablóny formulára sa zobrazia v predmete správy, ktorá sa odošle príjemcom e-mailových správ.

  6. Na ďalšej stránke sprievodcu, môžete tiež môžete vytvoriť stĺpce, ktoré sa budú zobrazovať v priečinkoch programu Outlook na usporiadanie e-mailových správ.

  7. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

  8. Kliknite na tlačidlo Publikovať.

  9. Po dokončení sprievodcu publikovaním na publikovanie šablóny formulára sa otvorí e-mailovej správy s formulárom.

  10. Vyplňte správu, zadajte meno zamestnanca alebo použiť distribučný zoznam a potom správu odošlite.

V programe Outlook, prijímateľom rozhodnutí môžete usporiadať všetkých odoslaných formulárov XML v niektorom z týchto dvoch spôsobov:

  • Ak v okne s hlásením priečinky formulára programu InfoPath sa zobrazí po prvom otvorení správy, kliknite na položku Vytvoriť priečinok formulára.

  • Vytvorenie pravidla v Outlooku na presúvanie všetkých súvisiacich formulárov programu InfoPath k priečinku programu InfoPath.

    Ďalšie informácie nájdete v téme Spravovanie správ pomocou pravidiel.

Na začiatok stránky

Krok 5: Import formulárov do programu Excel

Keďže ste už vytvorili excelového zošita kroky 2 a 3, je jednoduché pre rozhodnutia maker exportovať a prezeranie údajov formulára. Rozhodnutie o výrobcu jednoducho potrebuje exportovanie súbory xml (.xml) z programu Outlook, importovať všetky súbory formulára (.xml) do zošita programu Excel a potom obnovenia údajov.

Úloha 1: Export formulárov z programu Outlook do priečinka Windowsu

  1. V programe Outlook, vyberte priečinok, ktorý obsahuje všetky formuláre, ktoré ste získali od zamestnancov a potom stlačte kombináciu klávesov CTRL + A vyberte všetky formulára e-mailových správ.

  2. Pravým tlačidlom kliknite na výber, ukážte na položku InfoPath akcie a potom kliknite na tlačidlo Exportovať formuláre.

  3. V dialógovom okne Export formuláre, vyberte priečinok a kliknite na tlačidlo OK.

Úloha 2: Importovanie do programu Excel vo formulároch.

  1. V zošite programu Excel, ktorý ste vytvorili v Krok 2: Priradenie súboru schémy a prispôsobiť rozloženie tabuľky v Exceli, vyberte jednu z priradených buniek v tabuľke programu Excel.

  2. Na karte vývojár kliknite v skupine XML kliknite na položku importovať.

    Skupina XML na páse s nástrojmi

    Zobrazí sa dialógové okno Import údajov XML.

  3. V počítači so systémom Windows Vista   

  4. Použite jeden z nasledovných postupov:

    • Ak sú súvislé súbory, stlačte kláves SHIFT a kliknite na prvý a posledný súbor v zozname.

    • Ak nie sú súvislé súbory, stlačte kláves CTRL a potom kliknite na každý súbor, ktorý chcete importovať v zozname.

  5. Kliknite na položku Importovať.

    excel table of imported data

Program Excel na základe predvoleného nastavenia sa prepíšu všetky existujúce údaje v priradených bunkách požadovaný výsledok pre tento podnikové riešenie. Však rozhodnutí by mohla poskytnúť napríklad importovať údaje niekoľkokrát zmerať priebeh naplánovaných termínu.

Poznámka: V programe Excel, môžete tiež pridať údaje pomocou možnosti Pripojiť nové údaje k existujúcim tabuľkám XML (na karte vývojár kliknite v skupine XML kliknite na položku Vlastnosti mapy ), ktoré môžu byť vhodné pre iné riešenia.

Ďalšie informácie nájdete v téme Import údajov XML údajov.

Úloha 3: Obnovenie zostavy kontingenčnej tabuľky alebo kontingenčného grafu

  • Kliknite na bunku v zostave kontingenčnej tabuľky.

  • Na karte Možnosti kliknite v skupine údaje kliknite na šípku vedľa položky Obnoviť všetko a potom kliknite na položku obnoviť.

    .

final pivottable and pivotchart report

Zošit programu Excel sa teraz obsahuje všetky údaje a súhrnné správy, že musíte vám rozdeliť vybavenie rozpočet na budúci rok. Samozrejme, môžete urobiť ďalšie analýzy v zošite programu Excel, ak je to potrebné, napríklad zoradenie, filtrovanie alebo podmienené formátovanie údajov.

Na začiatok stránky

Myšlienok: Zvážte použitie zoznamu lokality SharePoint alebo databáze programu Access

Ako alternatívu, zvážte použitie zoznamu lokality SharePoint alebo databáze programu Access, namiesto XML, na prenos údajov medzi InfoPath a Excel.

Použiť zoznam lokality SharePoint

V programe InfoPath, môžete jednoducho použiť zoznam lokality SharePoint ako zdroj údajov iba na čítanie. Môžete použiť jednu z dvoch vecí:

  • Zo zoznamu lokality SharePoint export údajov do Excelu, čím sa automaticky vytvorí pripojenie údajov v programe Excel.

  • Z programu Excel, explicitne vytvoriť pripojenie údajov do zoznamu lokality SharePoint.

Po vytvorení pripojenia údajov môžete obnoviť údaje v programe Excel na načítanie aktuálne údaje.

Zoznam lokality SharePoint môžete použiť na pridanie a aktualizáciu údajov, použitie formulára programu InfoPath na zobrazenie položky zo zoznamu (napríklad zložité alebo dlhšie položka najlepšie zobrazené zvislo) a potom pomocou Excelu na ďalšiu analýzu údajov.

Tlačidlo Zavolať

1. zobrazenie jednej položky na jednoduché revíziu v programe InfoPath.

2. Pridanie a aktualizáciu údajov v zozname lokality SharePoint.

3. obnoviť a správa aktuálne s Excelom.

Ďalšie informácie nájdete v téme Pridanie pripojenie údajov do zoznamu alebo knižnice dokumentov služby SharePoint

Používanie databázy programu Access

V programe InfoPath, môžete vytvoriť pripojenie čítanie a zapisovanie do databázy programu Access. Z programu Excel, môžete vytvoriť explicitne pripojenie údajov do databázy programu Access, ktoré možno obnoviť načítať aktuálne údaje. Môžete dokonca definovať pripojenia automatického obnovovania pri otvorení zošita alebo pravidelne aktualizovať, napríklad ako každý 5 minút.

Sprostredkovanie medzi InfoPath a Excel môžete použiť databázy programu Access. Keď odošlete formulár programu InfoPath do programu Access, aktualizácii databázy programu Access. Keď obnovíte pripojenie údajov v Exceli, budete môcť aktualizované údaje z programu Access. V skutočnosti sú odosielanie údajov nepriamo z programu InfoPath do excelového zošita.

combining infopath, access, and excel

1. zobrazenie a odoslanie formulára do databázy programu Access.

2. ukladať údaje v databáze programu Access.

3. obnoviť a správa aktuálne s Excelom.

Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie návrhu šablóny formulára, ktorý je založený na databázu programu Microsoft Access.

Tip: Vedeli ste, že môžete vytvoriť formulár programu InfoPath priamo z programu Access 2007? Ak majú vaši používatelia programu Outlook 2007 a InfoPath 2007 v počítačoch nainštalovaný, môžete získať údaje z rozmanitých používateľmi priamo z programu Access 2007 pomocou Sprievodcu zhromažďovania údajov z e-mailových správ. Ďalšie informácie nájdete v téme Pomocníka prístupom 2007 zhromažďovanie údajov prostredníctvom e-mailových správ.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×