Vytvorenie jednoduchého výberového dotazu

Vytvorenie jednoduchého výberového dotazu

Ak chcete vybrať konkrétne údaje z jedného alebo viacerých zdrojov, môžete použiť výberový dotaz. Výberový dotaz umožňuje obnoviť iba požadované údaje a tiež kombinovať údaje z viacerých zdrojov údajov. Ako zdroje údajov pre výberový dotaz môžete použiť tabuľky a ďalšie výberové dotazy. V tejto téme nájdete prehľad výberových dotazov a postup na vytvorenie výberového dotazu, na ktorý sa použije Sprievodca dotazom alebo návrhové zobrazenie.

Ak chcete získať ďalšie informácie o spôsobe fungovania dotazov pomocou vzorovej databázy Northwind, pozrite si článok Úvodné informácie o dotazoch.

Obsah článku

Prehľad

Použitie Sprievodcu dotazom na vytvorenie výberového dotazu

Vytvorenie dotazu v návrhovom zobrazení

Vytvorenie výberového dotazu vo webovej aplikácii Accessu

Prehľad

Keď chcete použiť údaje, len zriedka chcete použiť všetky údaje z jednej tabuľky. Ak chcete použiť napríklad údaje z tabuľky kontaktov, zvyčajne si chcete pozrieť jeden konkrétny záznam, prípadne iba telefónne číslo. Niekedy možno potrebujete kombinovať údaje z viacerých tabuliek, napríklad informácie o zákazníkoch s informáciami o objednávkach. Údaje, ktoré chcete použiť, môžete vybrať pomocou výberového dotazu.

Výberový dotaz je databázový objekt, ktorý na zobrazenie informácií používa údajové zobrazenie. Dotaz neukladá údaje, ale zobrazuje údaje uložené v tabuľkách. Dotaz môže zobraziť údaje z jednej alebo viacerých tabuliek, z ďalších dotazov alebo z kombinácie oboch možností.

Výhody používania dotazu

Pri použití dotazu máte tieto výhody:

  • Môžete zobraziť údaje iba z polí, ktoré vás zaujímajú. Keď otvoríte tabuľku, zobrazia sa všetky polia. Dotaz je praktický spôsob na uloženie výberu polí.

    Poznámka: Dotaz na údaje iba odkazuje a žiadne neukladá. Uložením dotazu neuložíte kópiu údajov.

  • Môžete kombinovať údaje z viacerých zdrojov údajov. Tabuľka zvyčajne zobrazí len údaje, ktoré sú v nej uložené. Dotaz vám umožní vybrať polia z rôznych zdrojov a zadať spôsob skombinovania informácií.

  • Môžete použiť výrazy ako polia. Ako pole môžete napríklad použiť funkciu dátumu alebo môžete použiť funkciu formátu s poľom a určiť spôsob formátovania údajov z poľa vo výsledkoch dotazu.

  • Môžete zobraziť záznamy, ktoré spĺňajú zadané kritériá. Keď otvoríte tabuľku, zobrazia sa všetky záznamy. Dotaz je praktický spôsob na uloženie výberu záznamov.

Základné kroky na vytvorenie výberového dotazu

Výberový dotaz môžete vytvoriť pomocou Sprievodcu dotazom alebo v návrhovom zobrazení. Niektoré prvky návrhu nie sú k dispozícii, keď použijete Sprievodcu, neskôr ich však môžete pridať pomocou návrhového zobrazenia. Hoci sa tieto dva postupy od seba trochu líšia, základné kroky sú v podstate rovnaké:

  1. Vyberte tabuľky alebo dotazy, ktoré chcete použiť ako zdroje údajov.

  2. Zadajte, ktoré polia chcete zahrnúť zo zdrojov údajov.

  3. Prípadne môžete zadať kritériá na vymedzenie dotazom vrátených záznamov.

Po vytvorení výberového dotazu ho môžete spustiť a zobraziť výsledky. Ak chcete spustiť výberový dotaz, otvorte ho v údajovom zobrazení. Ak dotaz uložíte, môžete ho kedykoľvek znova použiť v prípade potreby napríklad ako zdroj údajov pre formulár, zostavu alebo ďalší dotaz.

Použitie Sprievodcu dotazom na vytvorenie výberového dotazu

Sprievodcu dotazom môžete použiť na automatické vytvorenie výberového dotazu. Pri použití Sprievodcu máte menšiu kontrolu nad podrobnosťami návrhu dotazu, ale zvyčajne dotaz takto vytvoríte rýchlejšie ako bez použitia Sprievodcu. Sprievodca okrem toho dokáže zachytiť niektoré jednoduché chyby návrhu a vyzvať vás na vykonanie inej akcie.

Skôr než začnete

Ak používate polia zo zdrojov údajov, ktoré navzájom nesúvisia, Sprievodca dotazom zobrazí otázku, či chcete vytvoriť vzťahy. Sprievodca otvorí okno Vzťahy, ale ak vzťahy upravíte, Sprievodcu musíte reštartovať. Preto zvážte vytvorenie vzťahov potrebných pre váš dotaz ešte pred spustením Sprievodcu.

Ďalšie informácie o vytváraní vzťahov medzi tabuľkami nájdete v článku Sprievodca vzťahmi tabuliek.

Použitie Sprievodcu dotazom

  1. Na karte Vytvoriť v skupine Dotazy kliknite na položku Sprievodca dotazom. Ak používate Access 2007, kliknite na položky Vytvoriť > Ostatné > Sprievodca dotazom.

    Skupina Dotazy na páse s nástrojmi v Accesse zobrazuje dve možnosti: Sprievodca dotazom a Návrh dotazu
  2. V dialógovom okne Nový dotaz kliknite na položku Sprievodca jednoduchým dotazom a potom kliknite na tlačidlo OK.

  3. Potom pridáte polia. Môžete pridať až 255 polí z 32 tabuliek alebo dotazov.

    Pre každé pole vykonajte tieto dva kroky:

    1. V časti Tabuľky alebo dotazy kliknite na tabuľku alebo dotaz, ktorý obsahuje pole.

    2. V časti Dostupné polia dvakrát kliknite na pole, ktoré chcete pridať do zoznamu Vybraté polia. Ak chcete do dotazu pridať všetky polia, kliknite na tlačidlo s dvojitou šípkou doprava (>>).

    3. Po pridaní všetkých požadovaných polí kliknite na položku Ďalej.

      V dialógovom okne Sprievodca jednoduchým dotazom môžete vybrať polia, ktoré chcete použiť.
  4. Ak ste nepridali žiadne číselné polia (polia, ktoré obsahujú číselné údaje), prejdite na krok 9. Ak ste pridali nejaké číselné polia, Sprievodca zobrazí otázku, či chcete, aby dotaz vrátil podrobnosti alebo súhrnné údaje.

    Použite niektorý z nasledujúcich postupov:

    1. Ak chcete zobraziť jednotlivé záznamy, kliknite na položku Podrobností a potom na položku Ďalej. Prejdite na krok 9.

    2. Ak chcete zobraziť súhrnné číselné údaje, ako sú napríklad priemery, kliknite na položku Súhrn a potom na položku Súhrn – možnosti.

      Výber podrobností alebo súhrnu v dialógovom okne Sprievodca jednoduchým dotazom
  5. V dialógovom okne Súhrn – možnosti určite polia, ktoré chcete zhrnúť, a požadovaný spôsob zhrnutia údajov. Uvedené sú iba číselné polia.

    Pre každé číselné pole vyberte jednu z nasledujúcich funkcií:

    1. Sum    Dotaz vráti súčet všetkých hodnôt poľa.

    2. Avg    Dotaz vráti priemer hodnôt poľa.

    3. Min    Dotaz vráti najmenšiu hodnotu poľa.

    4. Max    Dotaz vráti najväčšiu hodnotu poľa.

    Výber požadovaného spôsobu výpočtu súhrnných hodnôt v dialógovom okne Súhrn – možnosti
  6. Ak chcete, aby výsledky dotazu obsahovali aj počet záznamov v zdroji údajov, vyberte príslušné začiarkavacie políčko na spočítanie záznamov v názve zdroja údajov.

  7. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno Súhrn – možnosti.

  8. Ak ste do dotazu nepridali pole dátumu a času, prejdite na krok 9. Ak ste do dotazu pridali pole dátumu a času, Sprievodca dotazom sa spýta, ako chcete zoskupiť hodnoty dátumu. Povedzme napríklad, že ste do dotazu pridali číselné pole (Price) a pole dátumu a času (Transaction_Time) a potom ste zadali v dialógovom okne Súhrn – možnosti, že chcete zobraziť priemernú hodnotu číselného poľa Price. Keďže ste zahrnuli pole dátumu a času, môžete vypočítať súhrnné hodnoty pre každú jedinečnú hodnotu dátumu a času, každý deň, každý mesiac, každý štvrťrok alebo každý rok.

    Výber spôsobu zoskupenia dátumov v dotaze v dialógovom okne Sprievodca jednoduchým dotazom

    Vyberte časové obdobie, ktoré chcete použiť na zoskupenie hodnôt dátumu a času, a potom kliknite na položku Ďalej.

    Poznámka: V návrhovom zobrazení môžete použiť výraz na zoskupenie podľa ľubovoľného časového obdobia, ale Sprievodca ponúka iba tieto možnosti.

  9. Na poslednej stránke Sprievodcu zadajte názov dotazu a to, či chcete otvoriť alebo upraviť dotaz, a potom kliknite na položku Dokončiť.

    Ak sa dotaz rozhodnete otvoriť, dotaz zobrazí vybraté údaje v údajovom zobrazení. Ak sa dotaz rozhodnete upraviť, dotaz sa otvorí v návrhovom zobrazení.

Na začiatok stránky

Vytvorenie dotazu v návrhovom zobrazení

Návrhové zobrazenie môžete použiť na manuálne vytvorenie výberového dotazu. Pri použití návrhového zobrazenia máte väčšiu kontrolu nad podrobnosťami návrhu dotazu, ale je viac pravdepodobné, že sa v návrhu objaví chyba, a môže to trvať dlhšie ako pomocou Sprievodcu.

Vytvorenie dotazu

Krok 1: Pridanie zdrojov údajov

Krok 2: Spojenie súvisiacich zdrojov údajov

Krok 3: Pridanie výstupných polí

Krok 4: Určenie kritérií

Krok 5: Zhrnutie údajov

Krok 6: Zobrazenie výsledkov

Krok 1: Pridanie zdrojov údajov

Pri použití návrhového zobrazenia používate dialógové okno Zobrazenie tabuľky na pridanie zdrojov údajov, pričom zdroje údajov a polia pridávate v samostatných krokoch. Neskôr však môžete kedykoľvek pridať ďalšie zdroje údajov podľa potreby.

  1. Prejdite na kartu Vytvoriť a v skupine Ďalšie kliknite na položku Návrh dotazu. Ak používate Access 2007, kliknite na položky Vytvoriť > Ostatné > Návrh dotazu.

    Skupina Dotazy na páse s nástrojmi v Accesse zobrazuje dve možnosti: Sprievodca dotazom a Návrh dotazu
  2. V dialógovom okne Zobrazenie tabuľky na karte Tabuľky, Dotazy alebo na oboch dvakrát kliknite na každý zdroj údajov, ktorý chcete použiť, alebo vyberte každý zdroj údajov a potom kliknite na položku Pridať.

    Zobrazuje dialógové okno Tabuľka v Accesse s názvami tabuliek
  3. Zatvorte dialógové okno Zobrazenie tabuľky.

Automatické spojenia

Keď pridáte zdroje údajov a zdroje už majú medzi sebou definované vzťahy, tieto vzťahy sa automaticky pridajú do dotazu ako spojenia. Spojenia určujú spôsob kombinovania údajov zo súvisiacich zdrojov. Access automaticky vytvorí spojenie medzi dvomi tabuľkami, ak majú polia s kompatibilnými typmi údajov a jedno pole je primárny kľúč.

Možno budete chcieť upraviť spojenia, ktoré Access vytvorí. Access určí, aký typ spojenia sa má vytvoriť na základe vzťahu, ktorý spojenie predstavuje. Ak Access vytvorí spojenie, ale nie je definovaný žiadny vzťah, v Accesse sa vytvorí vnútorné spojenie.

Ak Access automaticky vytvorí správne spojenia po pridaní zdrojov údajov, môžete prejsť priamo na Krok 3: Pridanie výstupných polí.

Viacnásobné použitie rovnakého zdroja údajov

V niektorých prípadoch budete chcieť pripojiť dve kópie rovnakej tabuľky alebo dotazu, teda vlastné spojenie, ktoré kombinuje záznamy z tej istej tabuľky, ak v spojených poliach existujú zodpovedajúce hodnoty. Povedzme, že máte tabuľku Zamestnanci, v ktorej pole ReportsTo pre záznamy každého zamestnanca zobrazuje namiesto mena ID ich nadriadeného. Namiesto toho môžete použiť vlastné spojenie a v zázname každého zamestnanca zobraziť meno nadriadeného.

Keď pridáte zdroj údajov druhýkrát, Access pripojí _1 k názvu druhej inštancie. Ak ste napríklad pridali dvakrát tabuľku Zamestnanci, druhá inštancia bude mať názov Zamestnanci_1.

Krok 2: Spojenie súvisiacich zdrojov údajov

Ak už existujú vzťahy medzi zdrojmi údajov, ktoré chcete pridať k dotazu, Access automaticky vytvorí vnútorné spojenie pre každý vzťah. Ak je zabezpečená referenčná integrita, Access zobrazí nad prepájacou čiarou číslicu 1, ktorá označuje tabuľku na strane „one“ vzťah „one-to-many“, alebo zobrazí symbol nekonečna (), ktorý označuje tabuľku na strane „many“.

Ak do dotazu pridáte dotazy, ale vzťahy medzi nimi nevytvoríte, Access automaticky nevytvorí spojenia medzi týmito dotazmi alebo medzi nesúvisiacimi dotazmi a tabuľkami. Ak Access nevytvorí spojenia po pridaní zdrojov údajov, zvyčajne by ste ich mali pridať sami. Zdroje údajov, ktoré nie sú pripojené k iným zdrojom údajov, môžu spôsobiť problémy s výsledkami dotazu.

Možno budete chcieť zmeniť aj typ spojenia z vnútorného spojenia na vonkajšie spojenie, aby dotaz obsahoval viac záznamov.

Pridanie spojenia

  • Ak chcete pridať spojenie, presuňte pole z jedného zdroja údajov do príslušného poľa v inom zdroji údajov.

    Access zobrazí čiaru medzi týmito dvomi poliami, čo znamená, že spojenie sa vytvorilo.

    Pridanie pravidiel formátovania
    Prepájacia čiara (zakrúžkovaná červenou farbou).

Zmena spojenia

  1. Dvakrát kliknite na spojenie, ktoré chcete zmeniť.

    Zobrazí sa dialógové okno Spojenie – vlastnosti.

    Dialógové okno Vlastnosti spojenia
    Dialógové okno Spojenie – vlastnosti Názvy tabuliek v dialógovom okne sa menia tak, aby zodpovedali aktuálnej tabuľke, s ktorou pracujete.
  2. Skontrolujte tri možnosti v dialógovom okne Spojenie – vlastnosti.

  3. Kliknite na požadovanú možnosť a potom kliknite na tlačidlo OK.

Keď sú spojenia pripravené, pridajte výstupné polia – polia s údajmi, ktoré chcete vo výsledkoch dotazu.

Krok 3: Pridanie výstupných polí

Polia môžete jednoducho pridať z ľubovoľných zdrojov údajov, ktoré ste pridali v kroku 1.

  • Ak chcete pridať pole, presuňte pole zo zdroja údajov na hornej table okna návrhu dotazu do riadku Pole v mriežke návrhu v spodnej table okna návrhu dotazu.

    Po pridaní poľa týmto spôsobom Access automaticky vyplní riadok Tabuľka v mriežke návrhu tak, aby zodpovedal zdroju údajov poľa.

    Tip: Ak chcete rýchlo pridať všetky polia do riadka Pole v mriežke návrhu dotazu, dvakrát kliknite na názov tabuľky alebo dotazu na hornej table, aby ste zvýraznili všetky polia v tomto zdroji, a potom ich všetky naraz presuňte do mriežky návrhu.

Použitie výrazu ako výstupného poľa

Ak chcete robiť výpočty alebo použiť funkciu na vytvorenie výstupu dotazu, môžete použiť výraz ako výstupné pole. Výraz môže použiť údaje z ľubovoľných zdrojov údajov dotazu, ako aj funkcie, napríklad Format alebo InStr, a môže tiež obsahovať aritmetické operátory a konštanty.

  1. V prázdnom stĺpci v mriežke návrhu dotazu kliknite pravým tlačidlom myši na riadok Pole a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Lupa.

  2. Do poľa Lupa zadajte alebo prilepte výraz. Na začiatku výrazu zadajte názov, ktorý chcete použiť pre výstup výrazu, a za ním dvojbodku. Ak napríklad chcete, aby bol výraz označený ako Posledná aktualizácia, výraz začne reťazcom Posledná aktualizácia:.

    Poznámka: K dispozícii máte širokú škálu možností práce pomocou výrazov. Podrobné vysvetlenie výrazov je nad rámec tohto článku. Ďalšie informácie o vytváraní výrazov nájdete v článku Vytvorenie výrazu.

Krok 4: Určenie kritérií

Tento krok je voliteľný.

Kritériá sa používajú na obmedzenie záznamov vrátených dotazom na základe toho, či hodnoty poľa spĺňajú zadané kritériá.

Určenie kritérií pre výstupné pole

  1. V mriežke návrhu dotazu v poli Kritériá s hodnotami, ktoré chcete obmedziť, zadajte výraz, ktorý musia hodnoty polí spĺňať, aby boli začlenené do výsledkov. Ak chcete dotaz obmedziť napríklad iba na záznamy, kde hodnota poľa Mesto je Las Vegas, zadajte výraz Las Vegas do riadku Kritériá pod týmto poľom.

    Veľa príkladov kritérií dotazov s rôznymi typmi údajov nájdete v článku Príklady kritérií dotazu.

  2. V riadku Alebo pod riadkom Kritériá môžete zadať alternatívne kritériá.

    Ak zadáte alternatívne kritériá, hodnota poľa môže spĺňať ktorékoľvek z uvedených kritérií na zahrnutie do výsledku dotazu.

Kritériá pre viaceré polia

Kritériá môžete použiť s viacerými poľami. Ak tak urobíte, všetky kritériá v danom riadku Kritériá alebo Alebo musia byť splnené, aby sa záznam zahrnul.

Určenie kritérií pomocou poľa, ktoré nechcete zahrnúť do výstupu

Do návrhu dotazu môžete pridať pole, ktorého údaje nebudú zahrnuté vo výstupe dotazu. Robí sa to vtedy, keď chcete použiť hodnoty poľa na obmedzenie výsledkov dotazu, ale nechcete zobraziť hodnoty tohto poľa.

  1. Pridajte pole do mriežky návrhu.

  2. Zrušte začiarknutie políčka v riadku Zobraziť pre toto pole.

  3. Zadajte kritériá rovnakým spôsobom ako pre výstupné pole.

Krok 5: Zhrnutie údajov

Tento krok je voliteľný.

Zhrnutie údajov môže byť užitočné najmä vtedy, ak sú údaje číselné. Môžete napríklad zobraziť priemernú cenu alebo celkový predaj.

Ak chcete zhrnúť údaje v dotaze, môžete použiť riadok súčtu. Podľa predvoleného nastavenia v návrhovom zobrazení sa riadok súčtu nezobrazuje.

  1. Otvorte dotaz v návrhovom zobrazení, prejdite na kartu Návrh a v skupine Zobraziť alebo skryť kliknite na položku Súčty.

    Access zobrazí riadok súčtu v mriežke návrhu dotazu.

  2. Pre každé pole, ktoré chcete zhrnúť, vyberte funkciu, ktorá sa má použiť, zo zoznamu v riadku súčtu. Dostupné funkcie závisia od typu údajov poľa.

    Ďalšie informácie týkajúce sa funkciách riadka súčtu v dotazoch nájdete v článku Súčet alebo spočítanie hodnôt v údajovom hárku pomocou riadka súčtu.

Krok 6: Zobrazenie výsledkov

Výsledky dotazu zobrazíte po kliknutí na položku Spustiť na karte Návrh. Access zobrazí výsledky dotazu v údajovom zobrazení.

Ak chcete v dotaze vykonať ďalšie zmeny, kliknite na položky Domov > Zobraziť > Návrhové zobrazenie a prejdite späť do návrhového zobrazenia.

Môžete zmeniť polia, výrazy alebo kritériá a znova spúšťať dotaz, kým sa nevrátia požadované údaje.

Na začiatok stránky

Vytvorenie výberového dotazu vo webovej aplikácii Accessu

Vytvorenie výberového dotazu vo webovej aplikácii Accessu je podobné ako postup pre počítačové databázy, ktorý je uvedený vyššie. Vyžaduje to len trochu práce navyše, aby boli výsledky dotazu dostupné v prehliadači.

Dôležité    Microsoft už viac vytváranie a používanie webových aplikácií Accessu v SharePointe neodporúča. Namiesto toho na zostavovanie podnikových riešení bez kódu pre web a mobilné zariadenia zvážte použitie služby Microsoft PowerApps.

  1. Otvorte webovú aplikáciu v Accesse.

  2. Kliknite na položky Domov > Rozšírené > Dotaz.

  3. V dialógovom okne Zobrazenie tabuľky na karte Tabuľky, Dotazy alebo na oboch dvakrát kliknite na každý zdroj údajov, ktorý chcete použiť, alebo vyberte každý zdroj údajov a potom kliknite na položku Pridať. Po dokončení kliknite na tlačidlo Zavrieť.

  4. Presuňte polia zo zdroja údajov na hornej table okna návrhu dotazu do riadku Pole v mriežke návrhu v spodnej table okna návrhu dotazu.

    Zobrazenie návrhára dotazov so zvýraznenou kartou dotazu

  5. Pridajte do polí všetky požadované kritériá.

  6. Kliknite pravým tlačidlom na kartu dotazu, potom kliknite na položku Uložiť a dotaz pomenujte.

  7. Výsledky dotazu zobrazíte tak, že kliknete pravým tlačidlom myši na karta dotazu a potom kliknete na položku Údajové zobrazenie.

Ak chcete výsledky dotazu sprístupniť v zobrazení prehliadača, zobrazenie dotazu musíte pridať do okna Výber tabuľky. Ak chcete pridať nové zobrazenie do popisu tabuľky v okne Výber tabuľky, postupujte takto:

  1. Kliknite na názov tabuľky v okne Výber tabuľky na ľavej table a potom kliknite na tlačidlo Pridať nové zobrazenie (znamienko plus).

    Pridanie zobrazenia zoznamu z klienta programu Access

  2. V dialógovom okne Pridať nové zobrazenie zadajte názov zobrazenia do poľa Názov zobrazenia, vyberte typ zobrazenia a potom v poli Zdroj záznamov vyberte názov dotazu.

    Pridanie údajového zobrazenia dotazu do zdrojovej tabuľky.

    Tip: Ak ste v dotaze použili viac tabuliek, zobrazenie môžete pridať do ľubovoľnej tabuľky alebo do všetkých tabuliek.

  3. Kliknutím na položky Domov > Spustiť aplikáciu otvorte nové zobrazenie v prehliadači.

  4. Po kliknutí na názov tabuľky a potom na názov zobrazenia môžete pridať, upraviť alebo odstrániť údaje v tomto zobrazení, ak dotaz podporuje aktualizácie.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×