Ak chcete viacerým ľuďom e-mailom poslať list, ktorý chcete pre každého príjemcu prispôsobiť, použite hromadnú korešpondenciu. Môžete vytvoriť viacero prispôsobených e-mailových správ, ktoré sú rovnako formátované a obsahujú ten istý text. Odlišné a prispôsobené sú iba konkrétne časti e-mailovej správy. Pri hromadnej korešpondencii, na rozdiel od odosielania správy skupine ľudí, je každý príjemca správy jediným príjemcom.
V procese hromadnej korešpondencie sa na vytváraní e-mailových správ podieľajú tri súbory:
-
Hlavný dokument
Tento dokument je vaša e-mailová správa obsahujúca text, ktorý je v každej verzii zlúčeného dokumentu rovnaký. -
Poštový zoznam
Tento dokument je často tabuľkovým hárkom programu Excel a je zdrojom údajov, ktoré sa vložia do e-mailovej správy. Poštový zoznam obsahuje napríklad mená a hlavný dokument je e-mail, ktorý bude adresovaný menám v zozname. -
Zlúčený dokument
Tento dokument je kombináciou hlavného dokumentu a poštového zoznamu. Hromadná korešpondencia získa informácie z poštového zoznamu a vloží ich do hlavného dokumentu. Výsledkom je zlúčený dokument prispôsobený pre každú osobu v poštovom zozname.
Prvým krokom v procese hromadnej korešpondencie je vytvorenie hlavného dokumentu.
-
Na karte Korešpondencia vyberte položky Spustiť hromadnú korešpondenciu > E-mailové správy.
-
Napíšte v programe Word e-mailovú správu, ktorú chcete všetkým odoslať.
Prvý riadok v tabuľkovom hárku Excel je záznam hlavičky. Každý stĺpec v tomto riadku obsahuje názov označenia, ktoré udáva kategóriu informácií. Označenia stĺpcov môže predstavovať napríklad </c0>e-mailová adresa, meno, ulica, mesto, kraj a PSČ</c5>. Každý ďalší riadok obsahuje jeden záznam údajov o jednotlivých príjemcoch. V zozname nesmú byť žiadne prázdne riadky ani stĺpce.
Tip: Ak chcete vytvoriť tabuľkový hárok programu Excel zo svojho adresára programu Outlook, exportujte kontakty do textového súboru oddeleného tabulátormi (.txt) a potom tento textový súbor otvorte v programe Excel. Ďalšie informácie nájdete v téme Export a manuálna archivácia outlookových položiek.
-
Do prvého riadka tabuľkového hárka programu Excel zadajte označenia stĺpcov pre príjemcov. Do prvého stĺpca zadajte napríklad označenie </c0>E-mailová adresa, do druhého stĺpca označenie Meno a do tretieho stĺpca označenie Priezvisko</c2>.
Dôležité: Odporúčame, aby prvý stĺpec obsahoval e-mailové adresy jednotlivých príjemcov.
-
Do druhého a nasledujúcich riadkov zadajte e-mailovú adresu, meno a priezvisko jednotlivých príjemcov.
-
V ponuke Súbor vyberte položku Uložiť a zadajte názov súboru.
Poznámka: Zapamätajte si umiestnenie tabuľkového hárka, pretože neskôr ho budete potrebovať prepojiť s dokumentom hromadnej korešpondencie.
-
Uložte a zatvorte tabuľkový hárok.
Poznámka: Korešpondenciu nemožno dokončiť, ak nezatvoríte tabuľkový hárok programu Excel, ktorý obsahuje zoznam, alebo ak ho znova otvoríte pred dokončením hromadnej korešpondencie.
Na karte Korešpondencia vyberte položku Vybrať príjemcov a potom vyberte niektorú z možností.
Možnosť |
Popis |
Vytvoriť nový zoznam |
Začatie nového zoznamu adries počas nastavovania hromadnej korešpondencie |
Použiť existujúci zoznam |
Použitie tabuľového hárka programu Excel alebo iného typu údajového súboru ako zoznamu adries |
Vybrať z kontaktov programu Outlook |
Výber mien do zoznamu adries priamo z kontaktov v programe Outlook |
Kontakty Apple |
Výber mien do zoznamu adries priamo z Adresára Apple |
FileMaker Pro |
Import údajov z databázy programu FileMaker Pro |
Vytvorenie nového zoznamu
V dialógovom okne Upravenie polí zoznamu vytvorí program Word automaticky polia pre základné informácie, ako napríklad meno, priezvisko a adresa. Ak chcete pridať nové pole, napríklad pole správy, pridajte ho teraz, aby ste ho mohli vyplniť, keď budete položku zadávať.
-
V časti Názov nového poľa zadajte názov poľa, ktoré chcete pridať, a kliknite na položku + (znamienko plus).
Tip: Ak chcete zmeniť poradie polí, vyberte pole, ktoré chcete premiestniť, a presuňte ho pomocou šípky nahor alebo nadol.
-
Keď nastavíte všetky polia podľa svojich požiadaviek, výberom položky Vytvoriť vytvoríte nový zoznam.
Použitie existujúceho zoznamu
-
Vyhľadajte súbor, ktorý chcete použiť, a vyberte položku Otvoriť.
-
V dialógovom okne Otvoriť zošit vyberte tabuľkový hárok, ktorý chcete použiť, a vykonajte jednu z týchto možností:
-
Ponechajte časť Rozsah buniek prázdnu, ak chcete použiť celý tabuľkový hárok.
alebo
-
Zadajte rozsah buniek s údajmi, ktoré chcete použiť.
-
-
Kliknite na tlačidlo OK.
Výber z kontaktov programu Outlook
-
Výberom položky Filtrovať príjemcov vyberte príjemcov, ktorých chcete pridať.
-
V dialógovom okne Možnosti dotazu vedľa položky Zoradiť príjemcov hromadnej korešpondencie podľa vyberte položku Celý záznam.
-
V zozname kontaktov vyberte kontakty, ktoré chcete zahrnúť do hromadnej korešpondencie, a potom vyberte položku OK.
Kontakty Apple
-
Výberom položky Filtrovať príjemcov vyberte príjemcov, ktorých chcete pridať.
-
V dialógovom okne Možnosti dotazu v časti Kontakty v skupinách Apple vyberte skupinu, ktorú chcete zahrnúť do hromadnej korešpondencie, a potom vyberte položku OK.
FileMaker Pro
-
Vyhľadajte súbor, ktorý chcete použiť, a vyberte položku Otvoriť.
-
V dialógovom okne Oddeľovače položiek hlavičky vyberte oddeľovač polí, ktorý rozdelí každé údajové pole, a oddeľovač záznamov, ktorý rozdelí každý údajový záznam, a vyberte položku OK.
-
Na karte Korešpondencia vyberte položku Vložiť zlučovacie pole a potom vyberte pole, ktoré chcete pridať.
-
V hlavnom dokumente kliknite do poľa Presuňte polia do tohto poľa, alebo napíšte text a kliknite na text, ktorý chcete odstrániť.
-
Pridajte a naformátujte polia, ktoré chcete zahrnúť do e-mailovej správy, a vyberte tlačidlo OK.
-
Na karte Korešpondencia vyberte položku Ukážka výsledkov a zobrazí sa ukážka e-mailových správ.
Poznámka: Na posúvanie medzi e-mailovými správami použite tlačidlá so šípkami doľava a doprava na karte Korešpondencia.
-
Ak chcete vykonať ďalšie zmeny formátovania, znova vyberte položku Ukážka výsledkov a budete môcť pridať alebo odstrániť zlučovacie polia.
-
Keď budú správy zodpovedať vašim predstavám, na karte Korešpondencia výberom položiek Dokončiť a zlúčiť > Zlúčiť do e-mailu dokončite spracovanie hromadnej korešpondencie.
Tip: Položka Zlúčiť do e-mailu nie je k dispozícii, ak ste nevybrali predvolený e-mailový program.