Office
Prihlásenie
Vytvorenie a aktualizácia stĺpca externých údajov v zozname alebo knižnici

Vytvorenie a aktualizácia stĺpca externých údajov v zozname alebo knižnici

Poznámka:  Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Do natívneho zoznamu alebo knižnice môžete pridať špeciálny typ stĺpca, ktorý sa volá stĺpec externých údajov. V tomto stĺpci môžete kombinovať stĺpec údajov z externého dátového zdroja s inými stĺpcami v natívnom zozname alebo knižnici. Keďže sa stĺpec externých údajov pridá do natívneho zoznamu alebo knižnice, všetky príslušné funkcie zoznamu alebo knižnice zostanú funkčné, vrátane tvorby verzií, schválení, vrátenia a preberania dokumentov a príloh súborov.

Ďalšie informácie nájdete v téme Vyhľadanie obsahu o externých údajoch.

Čo vás zaujíma?

Skôr než začnete

Príklady používania stĺpcov externých údajov

Vytvorenie stĺpca externých údajov v zozname alebo knižnici

Aktualizácia stĺpca externých údajov

Obnovenie stĺpca externých údajov

Skôr než začnete

Práca s externými údajmi vyžaduje vykonanie niekoľkých povinných úkonov, ktorými sa zaistí bezpečný prístup k údajom. Nasledujúce informácie vám môžu pomôcť pri plánovaní vašich ďalších krokov. Taktiež vám pomôžu pri riešení problémov, ktoré sa môžu vyskytnúť pri práci s externými údajmi. Na zaistenie prístupu k externým údajom je potrebné, aby ste vy alebo správca vykonali tieto kroky:

Príprava externého zdroja údajov    Pravdepodobne bude potrebné, aby správca vytvoril konto a poskytol povolenia k zdroju údajov. Tým zabezpečí, aby mali k údajom prístup iba správni ľudia a údaje neskončili v nesprávnych rukách. V externej databáze môže správca vytvoriť špecifické tabuľky, zobrazenia, dotazy a podobne, pomocou ktorých obmedzí výsledky iba na tie, ktoré sú potrebné, a zároveň pomôže zlepšiť výkon.

Konfigurácia sharepointových služieb a kont    Správca musí aktivovať služby Business Data Connectivity a službu zabezpečeného ukladacieho priestoru.

Konfigurácia služby zabezpečeného ukladacieho priestoru    Správca musí vykonať nasledovné: určiť najlepší režim prístupu pre zdroja externých údajov, vytvoriť cieľovú aplikáciu a nastaviť poverenia pre cieľovú aplikáciu.

Konfigurácia služby Business Data Connectivity    Správca musí zabezpečiť, aby používateľ, ktorý vytvára externého obsahu typ má povolenia skladu metaúdajov služby Business Data Connectivity a že prístup k typu externého obsahu, ktorý externý zoznam je založený na príslušných používateľov.

Vytvorenie typu externého obsahu    Používateľ musí definovať externý typ obsahu, ktorý obsahuje informácie o pripojeniach, prístupe, metódach operácií, stĺpcoch, filtroch a ďalších metaúdajoch, ktoré sa používajú na načítanie údajov z externého zdroja údajov.

Na začiatok stránky

Príklady používania stĺpcov externých údajov

Táto časť popisuje, kedy je praktické pridať stĺpec externých údajov do zoznamu alebo knižnice.

Zákaznícke zmluvy a kontaktné informácie    Máte knižnicu dokumentov, ktorá obsahuje zákaznícke zmluvy. Všetky informácie o zákazníkoch ale spravujete v aplikácii Line-of-Business (ako napríklad SAP alebo Microsoft CRM), pričom jej zdroj údajov je externým zdrojom produktov SharePointu. Chceli by ste mať prehľad o zákazníckych zmluvách v knižnici dokumentov a zároveň zabezpečiť, aby boli informácie o zákazníkoch aktuálne a podľa možnosti neboli duplicitné. Môžete to urobiť tak, že do knižnice pridáte aspoň jeden stĺpec externých údajov a priradíte príslušné meno zákazníka a telefónne číslo k jednotlivým zmluvám uloženým v knižnici. Vďaka stĺpcu externých údajov môžete jednoducho zadávať a aktualizovať správne informácie a tiež automaticky načítavať informácie o zákazníkoch z externého zdroja údajov. V tomto príklade by ste mohli vytvoriť tiež wordový dokument, do ktorého by sa preniesli údaje zo stĺpcov externých údajov, a vy by ste mohli ich hodnoty upravovať prostredníctvom informačného panela dokumentu alebo wordových ovládacích prvkov obsahu.

Základné údaje o produktoch s obrázkami    Vytvorili ste knižnicu obrázkov s fotografiami produktov, ktoré predáva vaša spoločnosť. Pridáte do nej stĺpec externých údajov z knižnice, ktorá pristupuje do externej databázy s názvami produktov, produktovými kódmi a aktuálnou cenou. Keď vytvárate externý typ obsahu, zabezpečte, aby boli externé údaje prístupné iba na čítanie. Pravidlá a procesy vo vašej spoločnosti si totiž vyžadujú, aby sa akékoľvek zmeny v produktových informáciách robili v databázovom systéme. Odteraz si v rámci vašej spoločnosti bude môcť viac ľudí jednoducho zobraziť všetky bežné produktové informácie v jedinom ucelenom zobrazení knižnice.

Na začiatok stránky

Vytvorenie stĺpca externých údajov v zozname alebo knižnici

Poznámka:  Ak chcete vytvoriť stĺpec externých údajov, pre zoznam alebo knižnicu treba mať povolenie Prispieť alebo vyššie.

  1. Prejdite na lokalitu SharePoint a potom na zoznam alebo knižnicu.

    Poznámka:  Do externého zoznamu nie je možné pridať stĺpec externých údajov.

  2. Kliknite na položky Zoznam alebo Knižnica > Nastavenie zoznamu alebo Nastavenie knižnice.

  3. V časti Stĺpce kliknite na položku Vytvoriť stĺpec.

  4. Zadajte názov stĺpca, napríklad Zákazník a potom v časti Typy stĺpcov kliknite na položku Externé údaje.

  5. V časti Typ externého obsahu kliknite na položku Výber typu externého obsahu a potom vyberte zo zoznamu externých typov obsahu príslušnú položku, napríklad ZákazníkCRM.

  6. Pomocou minimálne jedného z nasledujúcich krokov stanovte, akým spôsobom sa majú vykonať jednotlivé akcie definované pre typ externého obsahu:

    • Ak chcete zobraziť ponuku jednej alebo viacerých akcií, kliknite na položku Zobraziť ponuku akcií.

    • Ak má stĺpec externých údajov po tom, čo ho vyberiete, vykonať predvolenú akciu, kliknite na položku Prepojiť tento stĺpec s predvolenou akciou pre typ externého obsahu.

  7. V časti Pridať stĺpec na zobrazenie každého z týchto doplnkových polí kliknite na položku Vybrať všetky polia alebo vyberte aspoň jeden konkrétny názov poľa, napríklad MenoZákazníka alebo TelefónneČíslo.

Tip:  Ku každému názvu stĺpca, ktorý je založený na názve stĺpca externých údajov, sa predvolene pridá predpona. Preto je praktické definovať krátke názvy stĺpcov, napríklad IDZák, a to najmä vtedy, keď pridávate veľa dodatočných stĺpcov. Ak je pre list alebo knižnicu zapnutá možnosť Rýchle úpravy, Rýchle úpravy môžete použiť na zmenu názvov stĺpcov.

Na začiatok stránky

Aktualizácia stĺpca externých údajov

Poznámka:  Ak chcete aktualizovať stĺpec externých údajov, treba mať pre zoznam alebo knižnicu povolenie Prispieť alebo vyššie.

  1. Prejdite na lokalitu SharePoint a potom na zoznam alebo knižnicu.

  2. Pridajte alebo upravte položku v zozname alebo vlastnosti knižnice dokumentov.

  3. V textovom poli stĺpca externých údajov, napríklad v mene zákazníka, kliknite na položku Výber externých údajových položiek.

    Je potrebné, aby autor typu externého obsahu, definoval spôsob fungovania položky Výber externých údajových položiek, a to tak, že vyberie príslušné pole identity a vytvorí aspoň jeden filter, pomocou ktorého budete môcť rýchlo nájsť správnu hodnotu. Ak sa tak nestalo, kontaktujte autora typu externého obsahu alebo správcu.

  4. V dialógovom okne vyberte príslušnú položku, napríklad Anna Porubská a potom kliknite na tlačidlo OK.

V externom zozname a v externom zdroji údajov sa aktualizujú údaje.

Na začiatok stránky

Obnovenie stĺpca externých údajov

Údaje v stĺpci externých údajov sú na dosiahnutie lepšieho výkonu sú uložené vo vyrovnávacej pamäti na serveri alebo v službe a nezobrazujú najnovšie hodnoty z externých systémov údajov. Na zabezpečenie aktuálnosti zobrazovaných údajov môžete stĺpec externých údajov obnoviť. Vezmite ale do úvahy, že obnovovanie môže istú dobu trvať v závislosti od nastavenia externých údajov.

Poznámka:  Ak chcete aktualizovať stĺpec externých údajov, treba mať pre zoznam alebo knižnicu povolenie na prispievanie alebo vyššie.

  1. Prejdite na lokalitu SharePoint a potom na zoznam alebo knižnicu.

  2. V hlavičke stĺpca externých údajov kliknite na položku Obnoviť.

  3. Na stránke obnovenia vyberte, či sa má obnoviť iba aktuálny priečinok alebo aj všetky jeho podpriečinky.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×