Úvodné informácie o Accesse

Začíname s databázami

Poznámka: Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Váš prehliadač nepodporuje video. Nainštalujte si Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player alebo Internet Explorer 9.

Veľké podniky výhody môžu priniesť databázy a webové aplikácie. Návrh databázy je nevyhnutné cieľov, či chcete spravovať informácie o zamestnancoch, poskytnite týždenné správy s údajmi alebo sledovanie objednávok zákazníka. Opätovné použitie porozumieť návrhu databázy vám pomôže zostaviť databázy, ktoré správne pracovať prvé a či potrebám týkajúcich sa zmeny.

Dôležité: Prístup k webovej aplikácie sa líšia od počítačových databáz. Tento článok nemá diskutovať o návrh webovej aplikácie.

Podmienky a koncepty

Začnime sa naučíte niektoré základné pojmy a koncepty. Navrhnúť užitočných databázy, môžete vytvoriť tabuľky zamerané na jeden predmet. V tabuľke, môžete zachytiť všetky údaje, ktoré sú potrebné pre túto tému v časti polia, ktoré majú k dispozícii najmenšia časť údajov.

Relačné databázy

Databáza, v ktorom sú údaje rozdelené do tabuliek, ktoré sú niečo ako tabuľky. Každá tabuľka obsahuje iba jeden predmet, napríklad o zákazníkoch (jedna tabuľka) alebo produktov (inej tabuľky).

Záznamov a polí

Ukladací priestor v samostatných údajov v tabuľke. Riadky (alebo záznamov) obsahujú každý jedinečný údajový bod, ako je napríklad meno zákazníka. Stĺpce (alebo polia) vyčlenenie informácií zaznamenávania o každý údajový bod do najmenšie možné jednotky – krstné meno môže byť jeden stĺpec a priezvisko môže byť iný.

Hlavný kľúč

Hodnota, ktorá zabezpečuje každý záznam, je jedinečný. Môže byť napríklad dvoch zákazníkov s rovnakým názvom, Elizabeth Andersen. Ale niektorého zo záznamov Elizabeth Andersen má číslo 12 ako hlavný kľúč a druhý má hlavný kľúč 58.

Nadradený-podradený

Bežné vzťahy medzi tabuľkami. Napríklad jeden zákazník môže mať viacero objednávok. Nadradenej tabuľky obsahujú hlavný kľúč. Podriadených tabuliek majú cudzích kľúčov, ktoré sú hodnoty z hlavného kľúča, ktoré ukazujú, ako sú prepojené tabuľky podradených záznamov v nadradenej tabuľke. Tieto klávesy sú prepojené vzťah.

Čo je dobrý návrh databázy?

Dva princípy sú základom dobrého návrhu databázy:

  • Vyhnite sa používaniu duplicitné informácie (nazývané aj nadbytočné údaje). Zaberajú priestor a zvyšujú pravdepodobnosť chýb.

  • Zabezpečiť správne a úplné údaje. Neúplný alebo chybné informácie preteká v dotazoch a zostavách a nakoniec môže viesť k nesprávne rozhodnutia.

Ak chcete pomôcť s týmito otázkami:

  • Rozdeľte databázu informácií do tematických tabuliek s úzke zameranie. Vyhnite sa Duplikácia informácie vo viacerých tabuľkách. (Napríklad mená zákazníkov by prechod v iba jednu tabuľku.)

  • Spojte tabuľky namiesto duplikovanie údajov pomocou klávesov.

  • Zahrnúť procesov, ktoré podporujú a zabezpečiť presnosť a integritu údajov databázy.

  • Návrh databázy s spracovanie vašich údajov a hlásenie informácií o požiadaviek na pamäti.

Ak chcete zlepšiť dlhodobé užitočnosť z vašich databáz, postupujte nasledovne päť návrh:

Krok 1: Stanovenie účelu databázy

Skôr než začnete, majú cieľ pre databázu.

Ak chcete zachovať návrh zameraný, Zhrnutie účelu databázy a označovať zhrnutia často. Ak chcete malé databázy pre domáce podnikanie, napríklad, môžete napísať niečo jednoduché, ako napríklad "zákaznícka databáza obsahuje zoznam zákazníckych informácií na účely tvorby pošty a zostáv." Databáza v režime podniku, môže byť potrebné viacerých odsekov na popis, kedy a ako ľudia v rôznych rolách bude používať databázu a jej údajov. Vytvorenie špecifické a podrobné poslania odkazovať v procese navrhovania.

Krok 2: Vyhľadanie a usporiadanie požadovaných informácií

Získajte všetky typy informácií, ktoré chcete zaznamenať, ako sú napríklad názvy produktov a poradové čísla.

Začnite s existujúce informácie a metódy sledovania. Napríklad možno nie je v súčasnosti zaznamenať objednávok v položky alebo ponechať zákaznícke informácie z papierových formulárov. Pomocou týchto zdrojov na uviesť informácie, ktoré ste práve zachytiť (napríklad všetky polia vo formulároch). Ak nemáte v súčasnosti zaznamenanie dôležitých informácií, myslíte, že o samostatnú informácie, ktoré potrebujete. Každý typ údajov bude pole v databáze.

Nerobte si starosti čo prvý zoznamu ideálne – môžete ho doladiť v čase. Ale za všetkým ľuďom, ktorí používajú tieto informácie a opýtajte sa na svoje myšlienky.

Ďalej si premýšľať o tom, čo chcete z databázy a o typoch zostáv alebo korešpondencie chcete vytvoriť. Potom, uistite sa, že sa informácie potrebné na dosiahnutie týchto cieľov zaznamenávate. Napríklad, ak chcete správu, ktorá zobrazuje predaj podľa oblasti, budete musieť zachytenie údajov o predaji na úrovni miestnych. Skúste načrtnite rozloženie zostavy s aktuálne informácie, ako by ste chceli vidieť. Potom, zoznam údajov, ktoré potrebujete na vytvorenie zostavy. To isté pre korešpondencia alebo iných výstupy z databázy.

Príklad

Predpokladajme, že dáte zákazníkom možnosť prihlásiť sa (alebo z) aktualizácie pravidelne e-mailom, a chcete vytlačiť zoznam tých, ktorí sa zapojili. Potrebujete odoslať E-mail stĺpca v tabuľke Zákazník s povolené hodnoty Áno a nie.

Pre tých, ktorí chcú prijímať e-maily, potrebujete e-mailovú adresu, ktorá si vyžaduje pole. Ak chcete zahrnúť vhodné oslovenie (napríklad pán alebo pani pani), zahrňte oslovenie pole. Ak chcete adresu zákazníkom ich krstné meno, e-mailov, pridajte pole krstné meno.

Tip: Nezabudnite, ktorými rozdelíte každú informáciu na jeho najmenšie užitočné súčasť, napríklad meno a priezvisko pre tabuľku zákazník. Vo všeobecnosti platí, ak chcete zoradiť, vyhľadávanie, výpočet alebo zostavu založené na položke informácií (napríklad zákazník priezvisko), by ste dať túto položku do samostatného poľa.

Krok 3: Rozdeliť informácie do tabuliek

Rozdeľte informačné položky do hlavných alebo tematických celkov, napríklad produkty, zákazníkov a objednávky. Každý predmet stáva tabuľky.

Keď máte zoznam požadované informácie, určiť hlavné (alebo tematických celkov) je potrebné zorganizovať vaše údaje. Vyhnite sa duplikovanie údajov subjektov. Napríklad začatie zoznamu pre databázu predaja produktov môže vyzerať napríklad takto:

Snímka obrazovky s položkami informácie zoskupené do predmetov

Hlavné subjektov sú: zákazníkov, dodávateľov, produkty a objednávky. Takže začať s týmito štyrmi tabuľkami: jedna pre údaje o zákazníkoch, jedna pre údaje o dodávateľov, a tak ďalej. Toto nemusí byť konečný návrh, ale je dobrým východiskovým bodom.

Poznámka: Najlepšie databázy obsahovať viacero tabuliek. Vyhnite sa pokušeniu umiestnite všetky informácie do jednej tabuľky. Výsledkom je duplicitné informácie, väčšiu veľkosť databázy a zvýšenú chyby. Návrh zaznamenať každý fakt len raz. Ak zistíte, že opakujete informácie, ako je adresa dodávateľa, reštrukturalizácia databázy umiestniť tieto informácie do samostatnej tabuľky.

Ak chcete pochopiť, prečo sú lepšie ako menej viac tabuliek, zvážte zobrazenej tabuľke:

Obrazovka úryvok z produktov a dodávateľov údajov

Každý riadok obsahuje informácie o produkte a jeho dodávateľa. Keďže môžete mať veľa produktov od toho istého dodávateľa, je možné zopakovať veľakrát dodávateľa meno a adresu informácie. To zaberá miesto na disku. Namiesto toho záznamu dodávateľa informácie len raz v samostatnej tabuľky dodávatelia a potom prepojenie tabuľky s tabuľkou produkty.

Druhý problém s návrhom je zrejmé, keď je potrebné upraviť informácie o dodávateľa. Predpokladajme, že potrebujete zmeniť adresu dodávateľa. Keďže sa zobrazuje na mnohých miestach, ste omylom zmeniť adresu na jednom mieste ale zabudnete zmeniť v ostatných. Tento problém vyriešil záznam adresy dodávateľa na jednom mieste.

Nakoniec Predpokladajme, že nie je iba jeden produkt vinársky podnik Coho a chcete odstrániť produkt sa však ponechať dodávateľa meno a adresu informácie. S týmto dizajnom, ako by odstránite záznam produktu bez straty aj informácie? Nie je možné. Keďže každý záznam obsahuje údaje o produkte okrem fakty o dodávateľom, nie je možné odstrániť jedno bez odstránenia druhého. Ak chcete tieto údaje oddeliť rozdeliť túto tabuľku na dve: prvú na informácie o produkte a druhý dodávateľa informácie. Potom, ak chcete odstrániť záznam produktu, môžete odstrániť iba údaje o produkte, nie údaje o dodávateľa.

Krok 4: Zmena informácií na stĺpce

Rozhodnite sa, aké informácie je potrebné uložiť do každej tabuľky. Týchto samostatných kusov údajov sa zmenia na polia v tabuľke. Tabuľka zamestnanci napríklad môžu obsahovať polia ako priezvisko, krstné meno a dátum nástupu.

Po dokončení výberu predmet databázovej tabuľky, stĺpce v tejto tabuľke mali uložiť len fakty o tom, že jeden predmet. Napríklad produkt tabuľka by mala ukladať údaje len o produkte – nejde o ich dodávateľov.

Ak neviete, aké informácie na sledovanie v tabuľke, použite zoznam, ktoré ste predtým vytvorili. Napríklad môžu obsahovať tabuľku Zákazníci: meno, priezvisko, adresa, Odoslať E-mail, oslovenie a e-mailovú adresu. Každý záznam (zákazník) v tabuľke obsahuje rovnakú množinu stĺpcov, aby ste obsahujú rovnaké informácie o jednotlivých zákazníkoch.

Vytvorenie prvého zoznamu, a potom si prezrite a dokončiť ju. Nezabudnite, ktorými rozdelíte informácie na najmenšiu možnú polia. Napríklad, ak váš pôvodný zoznam má adresu ako pole, rozdeliť, ulica, mesto, štát a PSČ, prípadne ak vaši zákazníci sú globálne do ešte viac polí. Týmto spôsobom, napríklad dokážete korešpondencia v správnom formáte alebo zostavy na objednávky podľa štátu.

Po vylepšení stĺpcov s údajmi v každej tabuľke ste pripravení na výber Každá tabuľka hlavný kľúč.

Krok 5: Špecifikácia hlavných kľúčov

Vyberte položku Každá tabuľka hlavný kľúč. Hlavný kľúč, ako je napríklad Identifikácia produktu alebo Identifikácia objednávky jedinečne identifikuje každý záznam. Ak nemáte k dispozícii zrejmé, jedinečný identifikátor, pomocou programu Access a vytvoriť si za vás.

Potrebujete spôsob jednoznačne identifikovať každý riadok v každej tabuľke. Nezabudnite predchádzajúci príklad, kde dve zákazníci majú rovnaký názov? Pretože majú názov, musíte tak samostatne identifikovať každý z nich.

Tak každej tabuľky by mali obsahovať stĺpec (alebo súbor stĺpcov), ktoré jednoznačne identifikuje každý riadok. Tým sa nazýva hlavný kľúč a je často jedinečné číslo, napríklad identifikácia zamestnanca alebo poradové číslo. Program Access použije primárnych kľúčoch rýchlo spojiť údaje z viacerých tabuliek a spojiť údaje za vás.

Niekedy hlavný kľúč skladá z dvoch alebo viacerých polí. Napríklad tabuľku Podrobnosti objednávky, v ktorej sú uložené položky pre objednávky môže použiť dva stĺpce hlavný kľúč: Identifikácia objednávky a identifikácia produktu. Ak hlavný kľúč pozostáva z viacerých stĺpcov, nazýva sa aj zložený kľúč.

Obrazovka úryvok z tabuľky Products

Ak už máte jedinečný identifikátor informácie v tabuľke, napríklad čísla produktov, ktoré jednoznačne identifikovať každý produkt v katalógu, používať, ale len ak hodnoty spĺňať tieto pravidlá pre hlavný kľúč:

  • Identifikátor bude vždy pre každý záznam odlišné. V hlavnom kľúči nie sú povolené duplicitné hodnoty.

  • Vždy je hodnota položky. Každý záznam v tabuľke, musíte mať hlavný kľúč. Ak používate viaceré stĺpce, vytvoriť kľúč (napríklad časť rodinou a katalógové číslo), obidve hodnoty musia vždy nachádzať.

  • Hlavný kľúč je hodnota, ktorá sa nemení. Keďže klávesy sa odkazuje na základe iných tabuľkách, každá zmena hlavného kľúča v jednej tabuľke znamená zmenu k nemu všade naň odkazuje. Časté zmeny zvýšiť riziko chyby.

Ak nemáte k dispozícii identifikátora zrejmé, použite ľubovoľný, jedinečné číslo ako hlavný kľúč. Možno priradiť napríklad každú objednávku číslom objednávky pre výhradne na určenie poradia.

Tip: Ak chcete vytvoriť jedinečné číslo ako hlavný kľúč, pridajte stĺpec Typ údajov AutoNumber. Typ údajov AutoNumber automaticky priradí jedinečné, číselné hodnoty jednotlivých záznamov. Tento typ identifikátora neobsahujú konkrétne informácie s popisom riadok predstavuje. Je ideálna na použitie ako hlavný kľúč, pretože čísla nemenia – na rozdiel od hlavného kľúča, ktorá obsahuje informácie o riadku, ako je napríklad telefónne číslo alebo meno zákazníka.

Chcete sa dozvedieť viac?

Pokyny na pomenovanie polí, ovládacích prvkov a objektov

Úvod k tabuľkám

Školenie pre Excel

Školenie pre Outlook

Najlepšie databáz začína dobré štruktúru. V tomto videu sa dozviete, čo databázy je presnejšie, RELAČNEJ databázy, ktoré môžete vytvoriť pomocou programu Access. Sa dozviete, ako organizovať databázu s tabuľkami a ako vytvoriť vzťah medzi tabuľkami pomocou tlačidiel.

Áno, čo je databáza, napriek tomu? V najširšom znalcov je databáza akékoľvek organizácia zhromažďovanie údajov. Vaše kuchárskej knihy sú všetky databázy, a tak je tento jednoduchý zoznam názvov a telefónne čísla v programe Excel.

Okrem toho je: "čo odlišuje databázy programu Access? Prečo mám používať to?" Odpoveď je RELAČNEJ štruktúru tabuľky a uvádzame, čo to znamená.

Údaje sú usporiadané do tabuliek. Tieto tabuľky sú prepojené zdieľané polia s názvom klávesy.

Klávesy nasledujú dva kroky. Najprv sa priradí hodnota nejaké pre každý riadok tabuľky. Uvidíte, že Lester Baxley má hodnotu "1" priradené k jeho meno a biely Patricia má hodnotu "2" priradené k jej meno.

Klávesy aj prepájať tabuliek prostredníctvom zdieľania hodnôt medzi POĽAMI. Napríklad, uvidíte, či hodnoty kľúča Lester to sa zdieľajú s dvoma telefónne čísla a či je tieto telefónne čísla jeho. Môžete tiež vidieť danej Naomi Barton kľúč hodnoty sú zdieľané trikrát a tieto telefónne čísla, ktoré patria do nej.

Databáza teraz obsahuje dva typy klávesy. Vychádzajú kľúčových hodnôt v tomto poli, ktoré ste zdieľanie v tomto poli cieľové pole. Pôvodné pole sa nazýva hlavný kľúč a cieľové pole sa nazýva cudzí kľúč. Ale len s poľami, že nie je prepojená ich. To urobíte vytvorením vzťahov medzi tabuľkami.

Môžete myslieť, "podržte druhú, to vyzerá ako veľa práce. Prečo by sa to?" Veľká otázka. Najprv si ukladací priestor je efektívnejšie. Zobrazujú sa ako často sa tu opakovať názvy?

Relačné štruktúry, zadáte väčšine údajov iba raz. Ktoré môžete uložiť veľa miesta. Relačné štruktúry aj zvýšiť presnosť, pretože pri zadávaní údajov viackrát, môžete spustiť riziko tvorby chyby.

Ako príklad, pozrite sa, čo sa stane, keď napíšete Naomi Barton názov. Toto telefónne číslo ťažšie nájsť a pravdepodobne nikdy nájsť chybu. Pretože väčšina údajov iba raz, ktorý zadáte v relačnej štruktúru znížite šancu na chybu. A ak sa pomýlite, musíte riešenie fix it na jednom mieste.

Relačné štruktúry aj sú skvelý spôsob, ako zaznamenať transakcie. V závislosti od charakter databázy, môžete zadať transakcie, ktoré študenti sú v ktorých triedach, aké predaj došlo alebo kto ste požičaný knihy do.

Takže teraz viete prvé tri základné kroky v návrhu databázy. Prvý krok je zachytiť všetky údaje, ktoré potrebujete uložiť. V tomto príklade sme potrebovali mená zákazníkov, telefónne čísla a spôsob, ako kategorizovať tieto čísla.

Krok 2 je identifikovať všetky údaje, ktoré budete pravdepodobne opakovať. Ako je napríklad mená zákazníkov v tomto príklade.

Nakoniec tretí krok je usporiadanie tieto údaje do vlastnej tabuľky.

Ale ste pozoruji opakované údaje v poli Typ? Dobrý úlovok. Mohli naozaj prerušiť tieto údaje do tabuľky. Ale pretože tie sú iba niekoľkých hodnôt, lepšou možnosťou je vytvoriť zoznam kódov, čo je len krátke vyberte – zoznam hodnôt.

Použitie tabuliek a klávesy vytvoriť relačnej štruktúru je základným krokom v dobrého návrhu databázy. Relačné databázy v programe Access, môžete ušetriť čas, ušetríte miesto, zníženie chýb a zaznamenanie transakcie okolo svojho dôležité bitov údajov, aby ste mohli pracovať efektívnejšie.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×