Oboznámenie sa s databázovými objektmi

Tabuľky

Program Access usporadúva informácie do tabuliek: zoznamov riadkov a stĺpcov pripomínajúce účtovníu klávesnicu alebo tabuľkový hárok. V každej tabuľke sú uložené informácie o inom predmete, takže väčšina databáz zahŕňa viac ako jednu tabuľku.

Každý riadok v tabuľke sa nazýva záznama každý stĺpec sa nazýva pole. Záznam obsahuje všetky konkrétne informácie o určitej entite, napríklad o zákazníkovi alebo objednávke. Pole je jednotlivá položka informácií o tejto entite. V tabuľke Produkty napríklad každý riadok alebo záznam obsahuje informácie o jednom produkte. Každý stĺpec alebo pole obsahuje nejaký druh informácií o danom produkte, napríklad jeho názov alebo cenu. Ak s nimi ešte nemáte informácie, naučte sa základy databáz.

Dotazy

V správne navrhnutej databáze sa údaje, ktoré chcete prezentovať pomocou formulára alebo zostavy, zvyčajne nachádzajú vo viacerých rôznych tabuľkách. Dotaz sa používa na vytiahnunie informácií z rôznych tabuliek a zostavenie ich zobrazenia vo formulári alebo zostave.

Dotaz môže byť žiadosťou o výsledky údajov z databázy, prípadne sa môže použiť na vykonanie akcie s údajmi, prípadne oboje. Pomocou dotazov môžete získať odpovede na jednoduché otázky, vykonávať výpočty pomocou údajov, kombinovať údaje z rôznych tabuliek a pridať, zmeniť alebo odstrániť údaje z databázy.

Existuje mnoho typov dotazov, ale dva základné typy sú:

Formuláre

Formuláre sú ako sklady na zobrazenie v obchodoch, zjednodušia prezeranie a prístup k položkám databázy, ktoré chcete. Podobne ako papierové formuláre sú accessové formuláre objekty, prostredníctvom ktorých môžete vy alebo iní používatelia pridávať, upravovať alebo zobrazovať údaje uložené v počítačovej databáze Accessu. Formulár je dôležité navrhnúť s cieľom jeho použitia. Ak je určený napríklad pre viacerých používateľov, dobre navrhnutý formulár pomáha presné, rýchle a efektívne zadávanie údajov.

Počet zostáv

Zostavy predstavujú spôsob, ako zobraziť, formátovať a zhrnúť informácie z accessovej databázy. Môžete napríklad vytvoriť jednoduchú zostavu telefónnych čísel pre všetky kontakty alebo súhrnnú zostavu o celkových tržieb v rámci rôznych oblastí a časových období.

Zostavy sú užitočné, ak chcete prezentovať informácie v databáze na:

• Zobrazenie alebo distribuovanie súhrnu údajov.

• Archivovanie snímok údajov.

• Zobrazenie podrobností o jednotlivých záznamoch.

• Vytvorenie menoviek.

Makrá

Makro je nástroj, ktorý umožňuje automatizáciu úloh a pridávanie funkcií do formulárov, zostáv a ovládacích prvkov. Ak do formulára pridáte napríklad príkazové tlačidlo a makru priradíte udalosť tlačidla PriKliknutie, po každom kliknutí na tlačidlo sa vykoná príkaz.

Access poskytuje návrhové prostredie, ktoré vám umožňuje vytvárať makrá. V podstate sa používa zjednodušený programovací jazyk na vytvorenie zoznamu akcií, ktoré sa majú vykonať. Niektoré akcie vyžadujú ďalšie informácie, napríklad to, ktoré pole sa má zobraziť ako výplň. Návrhové prostredie uľahčuje vytváranie makier pri výbere zo zoznamov akcií a vypĺňaní informácií.

Makrá sa používajú na automatizáciu série akcií, zmenu údajov v databáze a ďalšie činnosti. V návrhovom zobrazení poskytujú makrá podmnožinu príkazov, ktoré sú k dispozícii v programe Visual Basic for Applications (VBA). Pre väčšinu ľudí je ľahšie vytvoriť makro na pridanie funkcií do formulárov, zostáv a ovládacích prvkov ako napísať kód VBA, ale v návrhovom zobrazení môžete makrá vždy konvertovať do jazyka VBA.

Predpokladajme, že chcete otvoriť zostavu priamo z niektorého z formulárov na zadávanie údajov. Pridajte do formulára tlačidlo a potom vytvorte makro, ktoré otvorí zostavu. Makro môže byť buď samostatné makro (samostatný objekt v databáze), ktoré je potom viazané na udalosť tlačidla PriKliknutí, alebo môže byť vložené priamo do udalosti tlačidla PriKliknutí. V každom prípade, keď kliknete na tlačidlo, makro sa spustí a otvorí zostavu.

Moduly

Moduly sú kód VBA, ktorý píšete na automatizáciu úloh v aplikácii a na vykonávanie funkcií vyššej úrovne. Moduly píšete v programovacom jazyku VBA. Modul je kolekcia deklarácií, deklarácií a postupov, ktoré sú uložené spolu ako celok.