Tipy pre distribučné zoznamy

Poznámka: Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Bez ohľadu na to, ako je vášho poštového, bude mať malý vplyv, ak ju pošlete nesprávni ľudia. Môžete obmedziť poštového zoznamu do mien a adries, alebo môžete zahrnúť ďalšie podrobnosti o jednotlivých zákazníkoch tak, aby kategorizácia zákazníkov do skupín, ktoré majú zmysel pre váš podnik.

Čím viac budete zacieliť svoje poštové tej skupine zákazníkov, ktorý by mohol zaujímať špecifickú ponuku, tým väčšiu mieru úspešnosti vášho poštového. Plán na venovať medzi tretiu a polovicu času a rozpočtu poštového zoznamu pre zacielenia zodpovedajúce zákaznícke segmenty vašej e-mailovej kampane.

Ako používať údaje o zákazníkoch

Ak získate informácie o vašich zákazníkov a potenciálnych zákazníkov, sledovanie atribúty, ktoré majú spoločné môže byť veľmi užitočné. Ďalšie podrobnosti, ktoré môžete zachytiť zoznamu adries, ďalšie možnosti, ktoré ste získali v rámci zacielenia vaše korešpondencia.

Však skontrolujte údaje, ktoré budete používať podrobné údaje, ktoré sledujete. Ďalšie zložitosť môžete pridať do poštového zoznamu viacerým prácam musíte urobiť, aby sa zachoval svoj zoznam.

Môžete napríklad použiť údaje o zákazníkoch v ktoromkoľvek z nasledujúcich spôsobov:

  • Tlač menoviek s adresami     Vytvorenie menoviek s adresami, ktoré je potrebné iba meno a adresu informácie.

  • Odosielanie pošty zákazníkom špecifické miestne nastavenia     Filtrovať poštového zoznamu podľa mesta alebo PSČ, tak, že môžete jednoducho oznámiť ponuku iba zákazníkov, ktorí žijú v určitej oblasti.

  • Pridanie osobného pozdravu     Prispôsobenie e-mailovej zahrnutím príjemcov prvých alebo posledných mená do riadka s pozdravom rozdelením mena do údajových polí názov, menoa priezvisko .

  • Zameranie na príjemcov určitého veku     Informujte zákazníkov o produktoch a službách, ktoré sú potrebné pre tých zákazníkov etapu (napríklad plánovanie dôchodkového sporenia dvadsaťpäť verzus plánovanie dôchodkového sporenia 50 rokov) podľa zozbieraných dátumov narodenia zákazníkov ako rok narodenia (napríklad "1945").

    Ak chcete ponúknuť propagačné darčekové všetkým zákazníkom, ktorých narodeniny pripadajú v aktuálnom mesiaci, získate ich narodení ako mesiac, deň, rok (napríklad "1 Január 2000").

  • Prispôsobiť korešpondenciu podľa pohlavia.     Oznámiť nového riadka produktu iba muži alebo len ženy zahrnutím rod príjemcu ("muž" alebo "žena") do poštového zoznamu.

  • Použitie histórie nákupu     Odoslanie špeciálne oznámenia pre tých, ktorí sa posledné hlavné nákupy alebo Informujte zákazníkov, keď máte nové modely ich obľúbených značiek. Na vykonanie tohto kroku musíte sledovanie histórie nákupov zákazníkov. Môžete tiež môžete informovať o podobných produktoch ("zákazníkov, ktorí zakúpili, čo ste si kúpili aj kúpil to").

  • Odoslanie e-mailu ušetríte poštové poplatky     Môžete ušetriť poštové nákladov na pozvanie len udalosti odoslaním e-mailové pozvánky pre zákazníkov, ktorí poskytujú ich e-mailové adresy. Najprv môžete adresovať svoje tlačené pozvánky hromadnej korešpondencie a odfiltrovaním zákazníkov, ktorí nemajú e-mailové adresy. Potom môžete vytvoriť e-mailovú pozvánku vykonávanie e-mailová korešpondencia a filtrovaním tých zákazníkov, ktorí majú e-mailové adresy.

Vytvorenie poštového zoznamu

Na väčšine základných, poštového zoznamu je textový súbor, ktorý rozdeľuje záznamy príjemcov na bežné polia. Tieto zoznamy zvyčajne formu pracovného hárka alebo tabuľky s každý záznam v samostatnom riadku rozdelené do stĺpcov, ktoré obsahujú jednotlivé údajové polia, ako je napríklad základný distribučný zoznam zobrazený tu.

Základný distribučný zoznam v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie.

Komplexný zoznam môže obsahovať ďalšie údajové polia, ako je napríklad veľkosť a farbu produktoch, nákup História, dátum narodenia a pohlavie.

Ak vytvárate poštový zoznam po prvýkrát, môžete to urobiť bez zatvorenia programu Publisher. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie zoznamu adries pre hromadnú korešpondenciu.

Spájanie viacerých zoznamov z viacerých zdrojov

Či už máte distribučné zoznamy alebo si ich kúpiť, program Publisher uľahčuje kombinovať a zmeniť zoznam zákazníkov z viacerých zdrojov v programe Publisher. Môžete vybrať, čo vám najviac vyhovuje spojením Publisher poštového zoznamu z akejkoľvek kombinácie zoznamov vytvorených v programe Excel, Outlook a Access.

Zadajte zoznam, ktorý chcete pridať

  1. Na karte korešpondencia kliknite na položku Hromadná korešpondencia > Krok za krokom-Mail Zlúčiť sprievodca.

    Ak bola publikácia pripojená k zoznamu príjemcov, overte pripojenie a potom na karte korešpondencia kliknite na položku Upraviť zoznam príjemcov. Ak publikácie nie je pripojený k existujúcemu zoznamu príjemcov, na table Hromadná korešpondencia kliknite na položku ďalší: Vytvorenie alebo pripojenie k zoznamu príjemcov, a potom vyberte požadovaný zoznam.

  2. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie v časti pridať do zoznamu príjemcov, vykonajte niektorý z nasledujúcich krokov:

    • Kliknite na položku zadať nový zoznam, pridať položky, ktoré sa má v dialógovom okne Nový zoznam adries, a potom kliknite na tlačidlo OK.

    • Kliknite na položku použiť existujúci zoznam, v dialógovom okne Výber zdroja údajov vyberte zdroj údajov a potom kliknite na tlačidlo Otvoriť.

    • Kliknite na položku vybrať z kontaktov programu Outlook (ak ste výzva na výber e-mailový profil, kliknite na profil, ktorý chcete), a potom kliknite na tlačidlo OK. Vyberte priečinok alebo distribučný zoznam v dialógovom okne Vyberte kontakty, a potom kliknite na tlačidlo OK.

Odstránenie chýb pri kombinovaní zoznamov

Po pridaní jedného zoznamu adries do druhého, jedného alebo viacerých polí v zozname pridané nemusia zápas v existujúcom zozname. Napríklad zoznam adries, ktorý chcete pridať môže obsahovať pole Názov spoločnosti , ale nemusí pôvodný zoznam.

Program Publisher zobrazí výzvu na opravenie nezhôd medzi poľami v rôznych zdrojových zoznamoch prostredníctvom otvára dialógové okno pridať na zoznam príjemcov.

  1. V dialógovom okne pridať do zoznamu príjemcov vyberte pole, ktoré nie je začiarknuté v stĺpci priradené, vyberte pole, do ktorého sa bude v zozname polia zoznamu príjemcov a priradené polia a potom na položku Match.

  2. V dialógovom okne Mapovanie poľa overte, či je vybraté pole zobrazené v časti priradiť k poľu zoznamu príjemcov alebo vyberte iné a potom kliknite na tlačidlo OK.

  3. Ak chcete pridať nové pole do zoznamu príjemcov, aby zápas, vyberte pole, ktoré chcete pridať do nového zoznamu (ľavý zoznam v dialógovom okne pridať do zoznamu príjemcov ), kliknite na položku Pridať a potom kliknite na tlačidlo OK. Pridané polia sa zobrazia v časti nové polia, ktoré sa pridávajú do zoznamu príjemcov.

    Tip: Odstrániť pridané pole tak, že ho vyberiete v poli nové polia, ktoré sa pridávajú do zoznamu príjemcov, a potom na položku odstrániť.

Obrázok dialógového okna Pridať do zoznamu príjemcov

Ako sa nezhodujú polia, ak program Publisher nezobrazí výzvu?

  • Na pracovnej table Hromadná korešpondencia v časti Ďalšie položky, kliknite na položku polia adresy a potom kliknite na položku Mapovať polia.

Uloženie odkazu na kombinovaný zoznam

Môžete vytvoriť odkaz na kombinované zoznamu určeného na použitie v iné poštové služby. Pri každej úprave jednotlivé položky v zozname celková upravená položka aktualizuje aj v pôvodnom súbore zdroja Ak tento súbor je k dispozícii na úpravy. Ak nechcete aktualizovať pôvodný zdrojový súbor, exportovať zoznam príjemcov na nový súbor.

  1. Na pracovnej table Hromadná korešpondencia (Krok 3: Vytvorenie zlúčených publikácií ), v časti príprava na spracovanie pošty kliknite na položku Uložiť odkaz na zoznam príjemcov.

  2. V dialógovom okne Uložiť súbor zadajte názov kombinovaného zoznamu adries do poľa názov súboru.

    Na základe predvoleného nastavenia zoznamu adries sa uloží do priečinka Zdroje údajov. Je najvhodnejšie miesto na uloženie zoznamu adries, pretože je predvolený priečinok, v ktorom program Publisher vyhľadáva zdroje údajov.

  3. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

Úprava zoznamu príjemcov

Keď polia v rôznych zdrojových zoznamoch zhodujú, všetky záznamy sa zobrazia v existujúcom zozname v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie, kde môžete filtrovať, zoradiť a vyberte príjemcov e-mailovej korešpondencie. Začiarknite políčko vedľa príjemcov, ktorých chcete zahrnúť, a zrušte začiarknutie políčka vedľa príjemcov, ktorých chcete vylúčiť.

Začiarknite alebo zrušte začiarknutie všetkých položiek

  • Začiarknite alebo zrušte začiarknutie políčka v riadku hlavičky.

Filtrovanie položiek zoznamu

Ak chcete používať iba určité položky zoznamu, môžete filtrovať zoznam podľa určitého poľa alebo kritéria. Po filtrovaní zoznamu, môžete použiť začiarkavacie políčka na zahrnutie alebo vylúčenie záznamov.

  1. Kliknite na šípku vedľa záhlavia stĺpca položky, ktoré chcete filtrovať.

  2. Použite jeden z nasledovných postupov:

    • Kliknite na položku (prázdne) sa zobrazia všetky záznamy, v ktorých zodpovedajúce pole je prázdne.

    • Kliknite na položku (nie prázdne) sa zobrazia všetky záznamy, v ktorých zodpovedajúce pole obsahuje údaje.

    • Kliknutím na položku (rozšírené) Otvorte Filter a zoradenie dialógové okno, ktoré môžete použiť na filtrovanie podľa viacerých kritérií.

      Poznámka: Dialógové okno Filter a zoradenie môžete otvoriť aj kliknutím na položku Filter v časti Upraviť zoznam príjemcov v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie.

  3. Tip: Ak zdroj údajov obsahuje záznamy, ktoré zdieľajú tie isté údaje a existujú 10 alebo menej jedinečných hodnôt v stĺpci, môžete filtrovať určité informácie. Napríklad, ak existuje viacero adresy obsahujúce Austráliu ako krajinu alebo oblasť, môžete filtrovať na Austrália.

  4. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie zobrazí len označené záznamy. Ak chcete zobraziť všetky záznamy znova, kliknite na položku (všetko).

Zoradenie položiek v zozname

Ak chcete, aby sa položky zoznamu zobrazili v abecednom poradí, môžete ich zoradiť.

  • Na table Príjemcovia hromadnej korešpondencie kliknite na záhlavie stĺpca položky, ktoré chcete zoradiť podľa.

    Ak chcete napríklad zobraziť zoznam ako abecedne zoradený podľa priezviska, kliknite na nadpis stĺpca Priezvisko.

  • Ak chcete zoraďovať podľa viacerých kritérií, v časti Upraviť zoznam príjemcov, kliknite na položku Zoradiť. V dialógovom okne Filter a zoradenie vyberte kritériá, ktoré chcete zoradiť podľa.

Vyhľadanie duplicitných hodnôt

Ak chcete zabrániť duplicitné korešpondencia, môžete vyhľadať a odstrániť záznamy v zozname celková, pre ktorý väčšinou (ale nie nevyhnutne všetky) polia zhodujú.

  1. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie v časti Upraviť zoznam príjemcov, kliknite na Vyhľadanie duplicitných hodnôt.

  2. V dialógovom okne Hľadanie duplikátov ponechajte začiarknuté iba položky, ktoré chcete zahrnúť, a potom kliknite na tlačidlo OK.

Vyhľadanie určitého príjemcu alebo skupiny príjemcov, ktorí zdieľajú spoločné atribút

Ak chcete identifikovať osobu alebo skupinu osôb, ktoré zdieľajú spoločné atribúty (napríklad priezvisko, PSČ alebo mesiac narodenia), môžete vyhľadávať v zozname.

  1. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie v časti Upraviť zoznam príjemcov, kliknite na položku Nájsť príjemcu.

  2. V dialógovom okne Hľadanie položky zadajte atribút, ktorý chcete nájsť nájsť textového poľa, zadajte pole alebo polia, ktoré sa majú prehľadať a potom kliknite na položku Hľadať ďalej.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×