Tipy na prípravu e-mailového distribučného zoznamu

Poznámka:  Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Bez ohľadu na to, ako je e-mailovej správy, bude mať malý vplyv, ak ju pošlete nesprávni ľudia.

Čím viac nasmerujete tej skupine zákazníkov, ktorý by mohol zaujímať špecifickú ponuku, tým väčšiu mieru úspešnosti vašej e-mailové kampane. Plán na venovať medzi tretiu a polovicu e-mailové kampane čas a rozpočtu poštového zoznamu pre zacielenia zodpovedajúce zákaznícke skupiny.

Môžete obmedziť poštového zoznamu mená a e-mailové adresy alebo môžete zahrnúť ďalšie podrobnosti o jednotlivých zákazníkoch tak, aby kategorizácia zákazníkov do skupín, ktoré majú zmysel pre váš podnik.

Obsah tohto článku

Ako používať údaje o zákazníkoch

Vytvorenie zoznamu adries

Spájanie viacerých zoznamov z viacerých zdrojov do jedného zoznamu

Úprava zoznamu príjemcov

Ako používať údaje o zákazníkoch

Ak získate informácie o vašich zákazníkov a potenciálnych zákazníkov, sledovanie atribúty, ktoré majú spoločné môže byť veľmi užitočné. Ďalšie podrobnosti, ktoré môžete zachytiť zoznamu adries, ďalšie možnosti, ktoré ste získali v rámci zacielenia vaše korešpondencia.

Však skontrolujte údaje, ktoré budete používať podrobné údaje, ktoré sledujete. Ďalšie zložitosť môžete pridať do poštového zoznamu viacerým prácam musíte urobiť, aby sa zachoval svoj zoznam.

Môžete napríklad použiť údaje o zákazníkoch v ktoromkoľvek z nasledujúcich spôsobov.

  • Odosielanie pošty zákazníkom špecifické miestne nastavenia     Filtrovať poštového zoznamu podľa mesta alebo PSČ, tak, že môžete jednoducho oznámiť ponuku iba zákazníkov, ktorí žijú v určitej oblasti.

  • Pridanie osobného pozdravu     Prispôsobenie e-mailovej zahrnutím príjemcov prvých alebo posledných mená do riadka s pozdravom rozdelením mena do údajových polí odlišný názov, menoa priezvisko .

  • Zameranie na príjemcov určitého veku     Informujte zákazníkov o produktoch a službách, ktoré sú potrebné pre tých zákazníkov etapu (napríklad plánovanie dôchodkového sporenia dvadsaťpäť verzus plánovanie dôchodkového sporenia 50 rokov) podľa zozbieraných dátumov narodenia zákazníkov ako rok narodenia (napríklad "1945").

    Ak chcete ponúknuť propagačné darčekové všetkým zákazníkom, ktorých narodeniny pripadajú v aktuálnom mesiaci, mohol zhromaždiť ich narodení ako mesiac, deň, rok (napríklad "1 Január 2000").

  • Prispôsobiť korešpondenciu podľa pohlavia.     Oznámiť nového riadka produktu iba muži alebo len ženy zahrnutím rod príjemcu ("muž" alebo "žena") do poštového zoznamu.

  • Použitie histórie nákupu     Odoslanie špeciálne oznámenia pre tých, ktorí sa posledné hlavné nákupy alebo Informujte zákazníkov, keď máte nové modely ich obľúbených značiek. Na vykonanie tohto kroku musíte sledovanie histórie nákupov zákazníkov. Tiež môžete môžete informovať o podobných produktoch (Zákazníci, ktorí zakúpili položky aj užitočné Táto položka").

Na začiatok stránky

Vytvorenie zoznamu adries

Na väčšine základných, poštového zoznamu je textový súbor, ktorý rozdeľuje záznamy príjemcov na bežné polia. Tieto zoznamy zvyčajne formu pracovného hárka alebo tabuľky s každý záznam v samostatnom riadku rozdelené do stĺpcov, ktoré obsahujú jednotlivé údajové polia, ako je napríklad základný distribučný zoznam zobrazený tu.

Základný distribučný zoznam v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie.

Komplexný zoznam môže obsahovať ďalšie údajové polia, ako je napríklad veľkosť a farbu produktoch, nákup História, dátum narodenia a pohlavie.

Ak vytvárate poštový zoznam po prvýkrát, môžete to urobiť bez zatvorenia programu Publisher.

Vytvorenie zoznamu príjemcov

  1. V ponuke Nástroje ukážte na položku Hromadná korešpondencia a katalógy a potom kliknite na položku Vytvoriť zoznam adries.

  2. Skôr než začnete zadávať informácie pre zoznam, môžete prispôsobiť polia pridaním, odstránením, premenovaním alebo zmenou poradia polí, ktoré sa zobrazujú v dialógovom okne Nový zoznam adries.

    Postup

    1. Kliknite na položku Prispôsobiť stĺpce a potom vykonajte niektorý z nasledujúcich krokov:

      • Ak chcete pridať pole, kliknite na položku Pridať. V dialógovom okne Pridanie poľa zadajte názov nového poľa a potom kliknite na tlačidlo OK.

      • Ak chcete odstrániť pole, vyberte pole v zozname Názvy polí a potom kliknite na položku odstrániť.

      • Ak chcete premenovať pole, vyberte pole v zozname Názvy polí a potom kliknite na položku premenovať. V dialógovom okne Premenovanie poľa zadajte nový názov do poľa Komu a potom kliknite na tlačidlo OK.

      • Ak chcete zmeniť poradie polí, vyberte pole, ktoré chcete premiestniť, a kliknite na tlačidlo Posunúť nahor alebo Posunúť nadol, kým nedosiahne požadované miesto.

    2. Postup opakujte, kým nedokončíte revíziu zoznamu názvov polí a potom kliknite na tlačidlo OK.

  3. V dialógovom okne Nový zoznam adries zadajte informácie o prvej položke do príslušných polí (titul, krstné meno, priezvisko a podobne).

  4. Po dokončení zadávania informácií o prvej položke kliknite na položku Nová položka alebo stlačte kláves TAB.

  5. Opakujte kroky 3 a 4, kým nepridáte všetky položky.

  6. Kliknite na tlačidlo OK.

  7. V dialógovom okne Uloženie zoznamu adries zadajte názov zoznamu adries do poľa názov súboru.

    Na základe predvoleného nastavenia zoznamu adries sa uloží do priečinka zdroje údajov. Je najvhodnejšie miesto na uloženie zoznamu adries, pretože je predvolený priečinok, v ktorom program Microsoft Publisher vyhľadáva zdroje údajov.

  8. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

Na začiatok stránky

Spájanie viacerých zoznamov z viacerých zdrojov

Ak máte alebo ste zakúpili distribučné zoznamy, program Publisher uľahčuje kombinovať a zmeniť zoznam zákazníkov z viacerých zdrojov v programe Publisher. Môžete si vybrať, čo vám najviac vyhovuje spojením Publisher poštového zoznamu z akejkoľvek kombinácie zoznamov vytvorených v týchto programoch:

  • Microsoft Office Excel

  • Program Microsoft Office Outlook

  • Program Microsoft Office Outlook s aplikáciou Business Contact Manager

  • Program Microsoft Office Access

Môžete použiť aj zoznamy, ktoré môžete kúpiť, napríklad tie, ktoré programu Microsoft List Builder.

Zadajte zoznam, ktorý chcete pridať

  1. V ponuke Nástroje kliknite na položku Hromadná korešpondencia a katalógy a potom kliknite na položku Zlúčiť e-mailu Otvorte pracovnú tablu Funkciu hromadnej korešpondencie.

    Ak bola publikácia pripojená k zoznamu príjemcov, overte pripojenie a potom kliknite na položku Upraviť zoznam príjemcov na pracovnej table Funkciu hromadnej korešpondencie. Ak publikácie nie je pripojený k existujúcemu zoznamu príjemcov, kliknite na niektorú z možností v časti vytvoriť zoznam príjemcov a potom kliknite na položku ďalší: Vytvorenie alebo pripojenie k zoznamu príjemcov.

  2. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie v časti pridať do zoznamu príjemcov, vykonajte niektorý z nasledujúcich krokov:

    • Kliknite na položku vybrať existujúci zoznam, v dialógovom okne Výber zdroja údajov vyberte zdroj údajov a potom kliknite na tlačidlo Otvoriť.

    • Kliknite na položku vybrať z kontaktov programu Outlook (ak sa zobrazí výzva na výber e-mailový profil, kliknite na profil, chcete), a potom kliknite na tlačidlo OK. Vyberte priečinok alebo distribučný zoznam v dialógovom okne Vyberte kontakty, a potom kliknite na tlačidlo OK.

    • Kliknite na položku zadať nový zoznam, pridať položky, ktoré sa má v dialógovom okne Nový zoznam adries, a potom kliknite na tlačidlo OK.

Odstránenie chýb pri kombinovaní zoznamov

Po pridaní jedného zoznamu adries do druhého, jedného alebo viacerých polí v zozname pridané nemusia zápas v existujúcom zozname. Napríklad zoznam adries, ktorý chcete pridať môžu zahŕňať spoY názov poľa, ale nemusí pôvodný zoznam.

Program Publisher zobrazí výzvu na opravenie nezhôd medzi poľami v rôznych zdrojových zoznamoch prostredníctvom otvára dialógové okno pridať na zoznam príjemcov.

  1. V dialógovom okne pridať do zoznamu príjemcov vyberte pole, ktoré nie je začiarknuté v stĺpci priradené, vyberte pole, do ktorého sa bude v zozname polia zoznamu príjemcov a priradené polia a potom na položku Match.

  2. V dialógovom okne Mapovanie poľa overte, či je vybraté pole zobrazené v časti priradiť k poľu zoznamu príjemcov alebo vyberte iné a potom kliknite na tlačidlo OK.

  3. Ak chcete pridať nové pole do zoznamu príjemcov, aby zápas, vyberte pole, ktoré chcete pridať do nového zoznamu (ľavý zoznam v dialógovom okne pridať do zoznamu príjemcov ), kliknite na položku Pridať a potom kliknite na tlačidlo OK. Pridané polia sa zobrazia v časti nové polia, ktoré sa pridávajú do zoznamu príjemcov.

    Tip: Odstrániť pridané pole tak, že ho vyberiete v poli nové polia, ktoré sa pridávajú do zoznamu príjemcov, a potom na položku odstrániť.

Obrázok dialógového okna Pridať do zoznamu príjemcov

Ako sa nezhodujú polia, ak program Publisher nezobrazí výzvu?

  • Funkciu hromadnej korešpondencie pracovnej table v časti Ďalšie položky, kliknite na položku polia adresy a potom kliknite na položku Mapovať polia.

Uloženie odkazu na kombinovaný zoznam

Môžete vytvoriť odkaz na kombinované zoznamu určeného na použitie v iné poštové služby. Pri každej úprave jednotlivé položky v zozname celková upravená položka aktualizuje aj v pôvodnom súbore zdroja Ak tento súbor je k dispozícii na úpravy. Ak nechcete aktualizovať pôvodný zdrojový súbor, exportovať zoznam príjemcov na nový súbor.

  1. Na pracovnej table Funkciu hromadnej korešpondencie (Krok 3: Vyberte e-mailové zlúčiť výstup ), v časti príprava na spracovanie pošty kliknite na položku Uložiť odkaz na zoznam príjemcov.

  2. V dialógovom okne Uložiť súbor zadajte názov kombinovaného zoznamu adries do poľa názov súboru.

    Na základe predvoleného nastavenia zoznamu adries sa uloží do priečinka zdroje údajov. Je najvhodnejšie miesto na uloženie zoznamu adries, pretože je predvolený priečinok, v ktorom program Microsoft Office Publisher vyhľadáva zdroje údajov.

  3. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

Na začiatok stránky

Úprava zoznamu príjemcov

Keď polia v rôznych zdrojových zoznamoch zhodujú, všetky záznamy sa zobrazia v existujúcom zozname v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie, kde môžete filtrovať, zoradiť a vyberte príjemcov e-mailovej korešpondencie. Začiarknite políčko vedľa príjemcov, ktorých chcete zahrnúť, a zrušte začiarknutie políčka vedľa príjemcov, ktorých chcete vylúčiť.

Začiarknite alebo zrušte začiarknutie všetkých položiek

  • Začiarknite alebo zrušte začiarknutie políčka v riadku hlavičky.

Filtrovanie položiek zoznamu

Ak chcete používať iba určité položky zoznamu, môžete filtrovať zoznam podľa určitého poľa alebo kritéria. Po filtrovaní zoznamu, môžete použiť začiarkavacie políčka na zahrnutie alebo vylúčenie záznamov.

  1. Kliknite na šípku vedľa záhlavia stĺpca položky, ktoré chcete filtrovať.

  2. Použite niektorý z nasledujúcich postupov:

    • Kliknite na položku (prázdne) sa zobrazia všetky záznamy, v ktorých zodpovedajúce pole je prázdne.

    • Kliknite na položku (nie prázdne) sa zobrazia všetky záznamy, v ktorých zodpovedajúce pole obsahuje údaje.

    • Kliknutím na položku (rozšírené) Otvorte Filter a zoradenie dialógové okno, ktoré môžete použiť na filtrovanie podľa viacerých kritérií.

      Poznámka: Dialógové okno Filter a zoradenie môžete otvoriť aj kliknutím na položku Filter v časti Upraviť zoznam príjemcov v Príjemcovia hromadnej korešpondencie.

  3. Tip: Ak zdroj údajov obsahuje záznamy, ktoré zdieľajú tie isté údaje a existujú 10 alebo menej jedinečných hodnôt v stĺpci, môžete filtrovať určité informácie. Napríklad, ak existuje viacero adresy obsahujúce Austráliu ako krajinu alebo oblasť, môžete filtrovať na Austrália.

  4. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie zobrazí len označené záznamy. Ak chcete zobraziť všetky záznamy znova, kliknite na položku (všetko).

Zoradenie položiek v zozname

Ak chcete zobraziť položky položky môžete zoradiť v abecednom poradí, v zozname. Vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:

  • V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie kliknite na záhlavie stĺpca položky, ktoré chcete zoradiť podľa.

    Ak chcete zobraziť zoznam ako abecedne zoradený podľa priezviska, kliknite na nadpis stĺpca Priezvisko.

  • Ak chcete zoraďovať podľa viacerých kritérií, kliknite na tlačidlo Zoradiť v časti Upraviť zoznam príjemcov v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie. V dialógovom okne Filter a zoradenie vyberte kritériá, ktoré chcete zoradiť podľa.

    Kliknite na tlačidlo OK sa vráťte na pracovnú tablu Funkciu hromadnej korešpondencie.

Vyhľadanie duplicitných hodnôt

Ak chcete zabrániť duplicitné korešpondencia, môžete vyhľadať a odstrániť záznamy v zozname celková, pre ktorý väčšinou (ale nie nevyhnutne všetky) polia zhodujú.

  1. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie kliknite na Vyhľadanie duplicitných hodnôt.

  2. V dialógovom okne Hľadanie duplikátov ponechajte začiarknuté iba položky, ktoré chcete zahrnúť, a potom kliknite na tlačidlo OK.

Vyhľadanie určitého príjemcu alebo skupiny príjemcov, ktorí zdieľajú spoločné atribút

Ak chcete identifikovať osobu alebo skupinu osôb, ktoré zdieľajú spoločné atribúty (napríklad priezvisko, PSČ alebo mesiac narodenia), môžete vyhľadávať v zozname.

  1. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie, kliknite na položku Hľadať príjemcu.

  2. V dialógovom okne Hľadanie položky zadajte atribút, ktorý chcete nájsť nájsť textového poľa, zadajte pole alebo polia, ktoré sa majú prehľadať a potom kliknite na položku Hľadať ďalej.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×