Správa prístupových práv k informáciám v balíku Office

Ak sa vám pri pokuse o zobrazenie súboru alebo e-mailu zobrazila chyba povolenia pre súbor, narazili ste na technológiu Správa prístupových práv k informáciám (IRM). Správu prístupových práv k informáciám (IRM) môžete použiť na obmedzenie prístupu k obsahu dokumentov, zošitov a prezentácií balíka Office. Správa prístupových práv k informáciám umožňuje ľuďom nastaviť prístupové povolenia, čím umožňuje chrániť citlivé informácie pred vytlačením, preposlaním alebo skopírovaním neoprávnenými používateľmi. Keď sú povolenia pre súbor obmedzené pomocou správy prístupových práv k informáciám, obmedzenia prístupu a používania sa uplatňujú aj v prípade, že sa súbor dostane k príjemcom, pre ktorých nie je určený. Dôvodom je, že prístupové povolenia sú uložené v samotnom dokumente, zošite, samotnej prezentácii alebo e-mailovej správe a je potrebné overiť ich pomocou IRM servera.

Správa prístupových práv k informáciám tiež pomáha ľuďom uplatňovať svoje osobné preferencie pri prenose osobných alebo súkromných informácií. Správa prístupových práv k informáciám tiež umožňuje organizáciám presadzovať podnikovú politiku, ktorou sa riadi správa a šírenie dôverných alebo majetkových informácií.

Používanie technológie IRM v balíku Office

Z kariet na tejto stránke vyberte platformu, ktorú používate.

Pomocou správy prístupových práv k informáciám v balíku Office môžete spravovať súbory XML Paper Specification (.xps) a tieto typy súborov:

Súbory programu Word

Typ súboru

Prípona

Dokument

.doc

Dokument

.docx

Dokument obsahujúci makro

.docm

Šablóna

.dot

Šablóna

.dotx

Šablóna obsahujúca makro

.dotm

Súbory programu Excel

Typ súboru

Prípona

Zošit

.xls

Zošit

.xlsx

Zošit obsahujúci makro

.xlsm

Šablóna

.xlt

Šablóna

.xltx

Šablóna obsahujúca makro

.xltm

Binárny zošit (nie vo formáte XML)

.xlsb

Doplnok obsahujúci makro

.xla

Doplnok obsahujúci makro

.xlam

Súbory programu PowerPoint

Typ súboru

Prípona

Prezentácia

.ppt

Prezentácia

.pptx

Prezentácia obsahujúca makro

.pptm

Šablóna

.pot

Šablóna

.potx

Šablóna obsahujúca makro

.potm

Zobraziť

.pps

Zobraziť

.ppsx

Čistá prezentácia obsahujúca makro

.ppsm

Motív balíka Office

.thmx

Poznámky: 

  • Keď tieto typy súborov priložíte k e-mailovej správe v programe Outlook so spravovanými právami, automaticky sa budú spravovať aj práva k týmto súborom.

  • Keď priložíte súbor správy (.msg) k e-mailovej správe so spravovanými právami, práva priloženej správy sa nebudú spravovať. Správa prístupových práv k informáciám nespravuje práva typu súborov .msg.

Konfigurácia počítača na používanie správy prístupových práv k informáciám

Ak chcete používať správu prístupových práv k informáciám v balíku Office, vyžaduje sa minimálne klient Správy prístupových práv v systéme Windows (Windows Rights Management Services (RMS)) s balíkom Service Pack 1 (SP1). Správca RMS môže nakonfigurovať podnikové politiky správy prístupových práv k informáciám, ktoré definujú, kto má prístup k informáciám a aká úroveň úprav je povolená pre e-mailovú správu. Podnikový správca môže napríklad definovať šablónu prístupových práv s názvom Dôverné údaje spoločnosti, ktorá určuje, že e-mailovú správu s touto politikou môžu otvoriť iba používatelia v rámci domény spoločnosti.

Stiahnutie povolení

Pri prvom pokuse o otvorenie dokumentu, zošita alebo prezentácie s obmedzeným povolením sa musíte pripojiť k licenčnému serveru, aby overil vaše poverenia a stiahol licenciu na používanie. Licencia definuje úroveň prístupu, ktorý máte k súboru. Tento proces sa vyžaduje pre každý súbor s obmedzenými povoleniami. Inými slovami, obsah s obmedzenými povoleniami nie je možné otvoriť bez licencie na používanie. Stiahnutie povolení vyžaduje, aby Office odoslal vaše poverenia (ktoré obsahujú vašu e-mailovú adresu) a informácie o vašich povoleniach licenčnému serveru. Informácie obsiahnuté v dokumente, zošite alebo prezentácii sa licenčnému serveru neodosielajú. Ďalšie informácie nájdete v téme Dôležité body Vyhlásenia o ochrane osobných údajov pre balík Microsoft Office 2010.

Obmedzenie povolenia na obsah v súboroch

Autori môžu obmedziť povolenie pre dokumenty, zošity a prezentácie pre každého používateľa, súbor alebo skupiny (povolenia pre skupiny vyžadujú adresárovú službu Active Directory so skupinovým rozšírením). Autori používajú dialógové oknoPovolenie na priraďovanie prístupu používateľom na čítanie a úpravu a na nastavovanie dátumu uplynutia platnosti obsahu. Autor Roman môže dať napríklad Helene povolenie na čítanie wordového dokumentu, ale nie na jeho úpravu. Roman môže tiež dať Igorovi povolenie upravovať a ukladať dokument. Roman sa tiež môže rozhodnúť, že obmedzí prístup k dokumentu pre Helenu aj Igora na päť dní pred uplynutím platnosti povolenia na dokument. Informácie o tom, ako nastaviť dátum uplynutia platnosti dokumentu, zošita alebo prezentácie nájdete v téme Nastavenie dátumu uplynutia platnosti súboru.

Povolenie

  1. Uložte dokument, zošit alebo prezentáciu.

  2. Kliknite na kartu Súbor.

  3. Vykonajte niektorý z týchto krokov:

    • Vo Worde na karte Informácie kliknite na položku Zabezpečiť dokument, ukážte na položku Obmedziť povolenie podľa jednotlivých osôb a potom kliknite na položku Obmedzený prístup.

    • V Exceli na karte Informácie kliknite na položku Zabezpečiť zošit, ukážte na položku Obmedziť povolenie podľa jednotlivých osôb a potom kliknite na položku Obmedzený prístup.

    • V PowerPointe na karte Informácie kliknite na položku Zabezpečiť prezentáciu, ukážte na položku Obmedziť povolenie podľa jednotlivých osôb a potom kliknite na položku Obmedzený prístup.

  4. V dialógovom okne Povolenia vykonajte niektorý z týchto krokov:

    • Vo Worde začiarknite políčko Obmedziť povolenie pre tento dokument a potom priraďte úrovne prístupu, ktoré chcete priradiť jednotlivým používateľom.

    • V Exceli začiarknite políčko Obmedziť povolenie pre tento zošit a potom priraďte úrovne prístupu, ktoré chcete priradiť jednotlivým používateľom.

    • V PowerPointe začiarknite políčko Obmedziť povolenie pre túto prezentáciu a potom priraďte úrovne prístupu, ktoré chcete priradiť jednotlivým používateľom.

      Ak správca nastavil vlastné politiky povolení, ktoré jednotlivci nemôžu zmeniť, možnosti na výber môžu byť obmedzené.

      Úrovne povolení

    • Čítať    Používatelia s povolením Čítať môžu čítať dokument, zošit alebo prezentáciu, ale nemajú povolenie na úpravu, tlač ani kopírovanie.

    • Zmeniť    Používatelia s povolením Zmeniť môžu dokument, zošit alebo prezentáciu čítať, upravovať a ukladať do nej zmeny, ale nemajú povolenie na tlač.

    • Úplný prístup    Používatelia s povolením Úplný prístup majú plné povolenia na vytváranie a môžu s dokumentom, zošitom alebo prezentáciou robiť presne to, čo autor, napríklad nastavovať dátum uplynutia platnosti obsahu, zabraňovať tlači a udeľovať povolenia používateľom. Po uplynutí platnosti povolení oprávnených používateľov dokumentov, zošitov alebo prezentácií môže dokumenty, zošity alebo prezentácie otvoriť iba autor alebo používatelia s úplným prístupom k dokumentom, zošitom alebo prezentáciám. Autori majú vždy úplný prístup.

  5. Ak chcete niekomu poskytnúť úplný prístup, v dialógovom okne Povolenia kliknite na položku Ďalšie možnosti, v stĺpci Úroveň prístupu kliknite na šípku a potom kliknite na položku Úplný prístup uvedenú v zozname Úroveň prístupu.

    Dialógové okno Povolenie

  6. Keď priradíte úroveň povolení, kliknite na tlačidlo OK.

    Zobrazí sa panel hlásení, čo znamená, že dokument, zošit alebo prezentácia má spravované práva. Ak potrebujete vykonať zmeny povolení na prístup k dokumentu, zošitu alebo prezentácii, kliknite na položku Zmeniť povolenie.

    panel hlásení vo Worde

    Ak sa dokument, zošit alebo prezentácia s obmedzenými povoleniami prepošle neoprávnenému používateľovi, zobrazí sa správa s e-mailovou adresou autora alebo adresou webovej lokality, aby dotyčná osoba mohla požiadať o povolenie pre dokument, zošit alebo prezentáciu.

    Dialógové okno zobrazujúce informáciu, že dokument s obmedzeným povolením bol preposlaný neoprávnenému používateľovi

    Ak sa autor rozhodne nezahrnúť e-mailovú adresu, neoprávneným používateľom sa zobrazí chybové hlásenie.

Nastavenie dátumu uplynutia platnosti pre súbor
  1. Otvorte súbor.

  2. Kliknite na kartu Súbor.

  3. Vykonajte niektorý z týchto krokov:

    • Vo Worde na karte Informácie kliknite na položku Zabezpečiť dokument, ukážte na položku Obmedziť povolenie podľa jednotlivých osôb a potom kliknite na položku Obmedzený prístup.

    • V Exceli na karte Informácie kliknite na položku Zabezpečiť zošit, ukážte na položku Obmedziť povolenie podľa jednotlivých osôb a potom kliknite na položku Obmedzený prístup.

    • V PowerPointe na karte Informácie kliknite na položku Zabezpečiť prezentáciu, ukážte na položku Obmedziť povolenie podľa jednotlivých osôb a potom kliknite na položku Obmedzený prístup.

  4. V dialógovom okne Povolenia vykonajte niektorý z týchto krokov:

    • Vo Worde začiarknite políčko Obmedziť povolenie pre tento dokument a potom kliknite na položku Ďalšie možnosti.

    • V Exceli začiarknite políčko Obmedziť povolenie pre tento zošit a potom kliknite na položku Ďalšie možnosti.

    • V PowerPointe začiarknite políčko Obmedziť povolenie pre túto prezentáciu a potom kliknite na položku Ďalšie možnosti.

  5. V časti Ďalšie povolenia pre používateľov vykonajte niektorý z týchto krokov:

    • Vo Worde začiarknite políčko Platnosť dokumentu sa skončí a zadajte dátum.

    • V Exceli začiarknite políčko Platnosť zošita sa skončí a zadajte dátum.

    • V PowerPointe začiarknite políčko Platnosť prezentácie sa skončí a zadajte dátum.

  6. Dvakrát kliknite na tlačidlo OK.

Použitie rôznych používateľských kont vo Windowse na správu prístupových práv k súborom.

  1. Otvorte dokument, hárok alebo prezentáciu.

  2. Kliknite na kartu Súbor.

  3. Vykonajte niektorý z týchto krokov:

    • Vo Worde na karte Informácie kliknite na položku Zabezpečiť dokument, ukážte na položku Obmedziť povolenie podľa jednotlivých osôb a potom kliknite na položku Spravovať poverenia.

    • V Exceli na karte Informácie kliknite na položku Zabezpečiť hárok, ukážte na položku Obmedziť povolenie podľa jednotlivých osôb a potom kliknite na položku Spravovať poverenia.

    • V PowerPointe na karte Informácie kliknite na položku Zabezpečiť prezentáciu, potom ukážte na položku Obmedziť povolenie podľa jednotlivých osôb a potom kliknite na položku Spravovať poverenia.

  4. Vykonajte niektorý z týchto krokov:

    • V dialógovom okne Výber používateľa vyberte e-mailovú adresu konta, ktoré chcete použiť, potom kliknite na položku OK.

    • V dialógovom okne Výber používateľa kliknite na položku Pridať, zadajte svoje poverenia pre nové konto a potom dvakrát kliknite na položku OK.

      Dialógové okno Výber používateľa

Zobrazenie obsahu s obmedzeným povolením

Ak chcete zobraziť obsah so spravovanými právami, ku ktorému máte povolenia, pomocou balíka Office, stačí dokument, zošit alebo prezentáciu len otvoriť.

Ak chcete zobraziť povolenia, ktoré máte, buď na paneli hlásení kliknite na položku Zobraziť povolenie, alebo v stavovom riadku v dolnej časti obrazovky kliknite na niektorú z týchto možností:

  • Tento dokument obsahuje politiku povolení  Tlačidlo zobrazujúce to, že tento dokument obsahuje politiku povolení

  • Tento zošit obsahuje politiku povolení  Tlačidlo zobrazujúce to, že tento dokument obsahuje politiku povolení

  • Táto prezentácia obsahuje politiku povolení  Tlačidlo zobrazujúce to, že tento dokument obsahuje politiku povolení

Poznámka: Na obmedzenie prístupu k obsahu súboru musíte mať balík Office for Mac Standard 2011.

Správa prístupových práv k informáciám v balíku Office for Mac 2011 a Office pre Mac 2016 poskytuje tri úrovne povolení.

Úroveň povolení

Umožňuje

Čítať

Čítať

Zmeniť

Čítať, upravovať, kopírovať, ukladať zmeny

Úplný prístup

Čítať, upravovať, kopírovať, ukladať zmeny, tlačiť, nastavovať dátum uplynutia platnosti obsahu, udeľovať povolenia používateľom, pristupovať k obsahu pomocou kódu programu

Vykonajte niektorý z týchto krokov:

Manuálne nastavenie úrovne povolení

  1. Na karte Revízia kliknite v časti Ochrana na položku Povolenia a potom kliknite na položku Obmedzený prístup.

    Karta Revízia vo Worde, skupina Ochrana

  2. Ak pristupujete k licenčnému serveru prvýkrát, zadajte svoje meno používateľa a heslo pre licenčný server a potom začiarknite políčko Uložiť heslo do kľúčenky v systéme Mac OS.

    Poznámka: Ak ste nezačiarkli políčko Uložiť heslo do kľúčenky v systéme Mac OS, možno budete musieť zadať svoje meno používateľa a heslo viackrát.

  3. Do polí Čítať, Zmeniť alebo Úplný prístup zadajte e-mailovú adresu alebo meno osoby alebo skupinu osôb, ktorým chcete priradiť úroveň prístupu.

  4. Ak chcete e-mailovú adresu alebo meno vyhľadať v adresári, kliknite na položku Tlačidlo Kontakty .

  5. Ak chcete priradiť úroveň prístupu všetkým osobám v adresári, kliknite na položku Pridať všetkých Pridať všetkých .

  6. Keď priradíte úroveň povolení, kliknite na tlačidlo OK.

    Zobrazí sa panel hlásení so správou, že dokument má pre používateľov pridelené prístupové práva.

Použitie šablóny na obmedzenie povolení

Správca môže nakonfigurovať podnikové politiky IRM, ktoré definujú, kto má prístup k informáciám o úrovni povolení pre používateľov. Tieto aspekty správy prístupových práv sú definované pomocou serverových šablón technológie Active Directory Rights Management Services (AD RMS). Podnikový správca môže napríklad definovať šablónu prístupových práv s názvom Dôverné údaje spoločnosti, ktorá určuje, že dokumenty s touto politikou môžu otvoriť iba používatelia v rámci domény spoločnosti.

  • Na karte Revízia kliknite v časti Ochrana na položku Povolenia a potom kliknite na požadovanú šablónu prístupových práv.

    Karta Revízia vo Worde, skupina Ochrana

Zmena alebo odstránenie úrovne povolení, ktoré ste nastavili

Ak ste použili na obmedzenie povolení šablónu, nemôžete zmeniť alebo odstrániť úrovne povolení. Tieto kroky sú vhodné, iba ak ste nastavili úrovne povolení manuálne.

  1. Na paneli hlásení kliknite na položku Zmeniť povolenia.

  2. Do polí Čítať, Zmeniť a Úplný prístup zadajte novú e-mailovú adresu alebo meno osoby alebo skupinu osôb, ktorým chcete priradiť úroveň prístupu.

  3. Ak chcete odstrániť osobu alebo skupinu ľudí z úrovne prístupu, kliknite na e-mailovú adresu a potom stlačte kláves DELETE.

  4. Ak chcete z úrovne povolení odstrániť všetkých, kliknite na položku Pridať všetkých Pridať všetkých .

Nastavenie dátumu uplynutia platnosti pre súbor s obmedzením

Autori môžu pomocou dialógového okna Nastaviť povolenia nastaviť pre obsah dátum uplynutia platnosti. Roman sa môže napríklad rozhodnúť, že obmedzí prístup k dokumentu pre Helenu aj Igora do 25. mája a potom povoleniu na dokument uplynie platnosť.

  1. Na karte Revízia kliknite v časti Ochrana na položku Povolenia a potom kliknite na položku Obmedzený prístup.

    Karta Revízia vo Worde, skupina Ochrana

  2. Kliknite na položku Ďalšie možnosti a začiarknite políčko Platnosť dokumentu sa skončí a zadajte dátum.

    Po uplynutí platnosti povolení pre dokument pre oprávnených používateľov môže dokument otvoriť iba autor alebo osoby s úplným prístupom.

Povolenie tlačiť obsah pre používateľov s povoleniami Zmeniť alebo Čítať

Podľa predvoleného nastavenia používatelia s povoleniami Zmeniť a Čítať nemôžu tlačiť.

  1. Na karte Revízia kliknite v časti Ochrana na položku Povolenia a potom kliknite na položku Obmedzený prístup.

    Karta Revízia vo Worde, skupina Ochrana

  2. Kliknite na položku Ďalšie možnosti a začiarknite políčko Povoliť ľuďom s povoleniami na vykonávanie zmien alebo na čítanie tlačiť obsah.

Povolenie kopírovať obsah používateľom s povolením Čítať

Podľa predvoleného nastavenia používatelia s povolením Čítať nemôžu obsah kopírovať.

  1. Na karte Revízia kliknite v časti Ochrana na položku Povolenia a potom kliknite na položku Obmedzený prístup.

    Karta Revízia vo Worde, skupina Ochrana

  2. Kliknite na položku Ďalšie možnosti a začiarknite políčko Povoliť ľuďom s povoleniami na čítanie kopírovať obsah.

Povolenie spúšťania skriptov v súbore s obmedzením

Autori môžu zmenou nastavení povoliť v otvorenom dokumente spúšťanie makier jazyka Visual Basic a sprístupniť informácie v dokumente s obmedzeným prístupom pre AppleScript.

  1. Na karte Revízia kliknite v časti Ochrana na položku Povolenia a potom kliknite na položku Obmedzený prístup.

    Karta Revízia vo Worde, skupina Ochrana

  2. Kliknite na položku Ďalšie možnosti a začiarknite políčko Prístup k obsahu pomocou kódu programu.

Vyžadovanie pripojenia na overenie povolenia

Používatelia sa predvolene musia overiť pripojením k serveru AD RMS pri prvom otvorení dokumentu s obmedzeným prístupom. Môžete to však zmeniť a požadovať overenie pri každom otvorení dokumentu s obmedzeniami.

  1. Na karte Revízia kliknite v časti Ochrana na položku Povolenia a potom kliknite na položku Obmedzený prístup.

    Karta Revízia vo Worde, skupina Ochrana

  2. Kliknite na položku Ďalšie možnosti a začiarknite políčko Vyžadovať pripojenie na overenie povolení.

Odstránenie obmedzení

  1. Na karte Revízia kliknite v časti Ochrana na položku Povolenia a potom kliknite na položku Bez obmedzení.

    Karta Revízia vo Worde, skupina Ochrana

  2. V dialógovom okne kliknite na položku Odstrániť obmedzenia.

Súvisiace témy

Obmedzenie povolenia pre obsah v súbore
Otvorenie súboru, ktorý má obmedzené povolenia
Pridanie poverení na otvorenie súboru alebo správy so spravovanými právami
Formáty súborov, ktoré fungujú so správou prístupových práv k informáciám

Vo verziách balíka Office pre iOS, sa otvoria prijaté súbory chránené správou prístupových práv k informáciám, ak ste prihlásení s kontom, ktoré má povolenia pre daný súbor. Pri otváraní súboru chráneného správou prístupových práv k informáciám (IRM) sa v hornej časti obrazovky zobrazí informačný panel, ktorý vám umožní zobraziť povolenia priradené k tomuto súboru.

Ak ste predplatiteľom služieb Office 365 so službou Azure Rights Management a vaše IT oddelenie určilo niektoré šablóny technológie IRM, ktoré môžete použiť, môžete ich priradiť k súborom balíka Office v systéme iOS.

Ak chcete ochrániť súbor, ťuknite na tlačidlo úprav Ikona Upraviť v aplikácii, prejdite na kartu Revízia a ťuknite na tlačidlo Obmedziť povolenia. Zobrazí sa zoznam politík IRM, ktoré sú k dispozícii. Vyberte tú, ktorú chcete použiť, a ťuknite na položku Hotovo.

Poznámka: Ak vo vašej aplikácii nie je povolené tlačidlo Obmedziť povolenia, otvorením akéhokoľvek už existujúceho dokumentu chráneného technológiou IRM sa zapne.

Hoci momentálne nie je možné priraďovať povolenia správy prístupových práv k informáciám vo verziách balíka Office pre Android, súbory chránené správou prístupových práv k informáciám, ktoré prijmete, sa otvoria, ak ste prihlásení s kontom, ktoré má povolenia pre daný súbor. Pri otváraní súboru chráneného správou prístupových práv k informáciám sa v hornej časti obrazovky zobrazí informačný panel, ktorý vám umožní zobraziť povolenia priradené k tomuto súboru.

Pri otváraní súboru chráneného správou prístupových práv k informáciám v balíku Office pre Android si môžete pozrieť povolenia, ktoré vám boli priradené.

Správa prístupových práv k informáciám (IRM) pomáha s týmito úlohami:

  • bráni oprávneným príjemcom obmedzeného obsahu v jeho presmerovaní, kopírovaní, zmene, tlači, faxovaní alebo prilepení na neoprávnené použitie,

  • obmedzuje obsah pri jeho odoslaní kdekoľvek,

  • zabezpečuje uplynutie platnosti súboru, aby po stanovenom čase nebolo možné zobrazovať obsah v dokumentoch,

  • zabezpečuje uplatňovanie podnikovej politiky, ktorá riadi používanie a šírenie obsahu v rámci spoločnosti.

Technológia IRM pri obmedzenom obsahu nedokáže zabrániť:

  • vymazaniu, odcudzeniu, zachyteniu ani prenášaniu škodlivými programami, ako sú napríklad trójske kone, nástroje na zaznamenávanie stlačení klávesov a niektoré typy spyware,

  • strate ani poškodeniu z dôvodu činnosti počítačových vírusov,

  • ručnému kopírovaniu ani prepísaniu zo zobrazenia na obrazovke príjemcu,

  • zhotoveniu digitálnej fotografie (pri zobrazení na obrazovke) príjemcom,

  • skopírovaniu pomocou programov iných výrobcov na zaznamenanie obsahu zobrazeného na obrazovke.

Poznámka: Informácie o tom, ako je možné obmedziť povolenie pre obsah v e-mailových správach, nájdete v téme Vytvorenie správy s obmedzeným povolením.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×