Pridanie údajov zhromaždených prostredníctvom e-mailových správ do databázy programu Access

Poznámka: Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Získate alebo aktualizovať informácie, aj keď e-mailov pomocou programu Microsoft Access 2007 alebo Access 2010 s Microsoft Outlook 2007 alebo Microsoft Outlook 2010. Access zobrazí sprievodca prostredníctvom vytvorenia údajov kolekcia formulára a odoslanie formulára v e-mailovej správy. Keď e-mail príjemcovia vrátia vyplnené formuláre, môžete mať zhromaždené údaje automaticky spracovať a uložené v zadanej databáze programu Access. Táto metóda zhromažďovania údajov môžete ušetriť čas a úsilie, ktoré je zvyčajne zahrnuté v kopírovať a prilepiť alebo manuálne zadávanie údajov. Nižšie uvádzame niektoré scenáre, kde môžete použiť tento postup na zhromažďovanie údajov:

Prieskumy    Môžete urobiť prieskum a zostaviť výsledky prvého vytvorením databázy programu Access s tabuľky potrebné na ukladanie výsledkov a pomocou Sprievodcu vytvorte formulár prieskumu a potom ich mail účastníkom prieskumu. Odpovede účastníkov prieskum údajov sa automaticky ukladajú do databázy.

Správy o stave    Či už najnovšej úrovne stavu zásob alebo aktuálne informácie o otvorených otázok, váš tím môžete budete informovaní tak, že sa e-mailové správy, ktoré obsahujú aktuálne informácie v pravidelných intervaloch.

Spravovanie udalostí    Ak organizujete konferencie alebo školenie alebo iné udalosti, jedného alebo viacerých formulárov môžete odoslať ako e-mailovej správe zhromaždiť kontaktné informácie, cestovné a ubytovaní a podobne. Ak sa rozhodnete automaticky spracovania, účastníci môžu naďalej kedykoľvek zmeniť svoje nastavenia bez toho, aby zobrazil upozornenie a budete mať vždy prístup k najnovším údajom na účely rozhodovania.

Tento článok vysvetľuje, čo musíte použiť tento postup, ako začať pracovať so sprievodcom, a potom vám dodatočné informácie o jednotlivých krokoch, tak, aby ste mohli naposledy výber, ako budete postupovať podľa sprievodcu

Poznámka: Nebudete môcť pridať zozbieraných údajov, ak príjemca použité buď Hotmail alebo Yahoo pri odosielaní údajov kolekcia formulára.

Skôr než začnete

Ak je prvý raz zhromažďovanie údajov prostredníctvom e-mailových správ, vykonajte nasledovné kroky:

  1. Uistite sa, že máte nainštalovaný nasledujúce aplikácie vo vašom počítači:

    • Access 2007 alebo Access 2010.

    • Outlook 2007 alebo Outlook 2010. Ak máte Outlook nainštalovaný a nakonfigurovaný v počítači, ktorý používate na odosielanie e-mailových správ. Ak máte nainštalovaný program Outlook, ale ešte nie sú nakonfigurované, spustite program Outlook a postupujte podľa pokynov v Sprievodcovi spustením programu Outlook. Pomoc so sprievodcom nájdete v Pomocníkovi programu Outlook.

    • Ak plánujete používať formulár programu InfoPath, uistite sa, že InfoPath 2007 alebo novšia verzia nainštalované vydanie a príjemcovia tiež musia mať v počítačoch nainštalovaný program InfoPath.

    • E-mail príjemcovia musia mať buď aspoň e-mailový klient, ktorý podporuje formát HTML v počítačoch nainštalovaný, aby ste mohli zobraziť a upraviť formulár programu InfoPath.

      Formulár používaný na zhromažďovanie údajov prostredníctvom e-mailových správ nie je formulára programu Access. Sprievodca vytvorí špecifický formulár vo formáte HTML alebo InfoPath.

      Identifikácia cieľovej databázy. Databáza môže byť vo formáte .mdb alebo .accdb. Okrem toho sú podporované súbory .mde a .accde. Ak nechcete použiť existujúcu databázu, musíte vytvoriť novú.

  2. Zadajte alebo vytvorte tabuľky, ktoré sa majú zadať údaje z e-mailové odpovede. Ak zhromažďujete údaje existujúcich tabuliek, skontrolujte, či tabuľky nie sú iba na čítanie a či máte potrebné povolenia na pridávanie a aktualizáciu ich obsahu.

Poznámka: Prílohy, číslovanie, OLE a pole s viacerými hodnotami typov nie je možné zhromaždených prostredníctvom e-mailových správ

Ak údajov kolekcia operáciu sa vyplní dve alebo viac tabuliek, musíte vytvoriť výberový dotaz a použiť ako zdroj údajov formulára. Uistite sa, či dotaz obsahuje všetky požadované polia z podkladové tabuľky. Ak používate existujúci dotaz, skontrolujte, či dotaz nie je určený iba na čítanie a či máte potrebné povolenia na pridanie a aktualizáciu jeho obsahu. Ďalšie informácie o vytváraní dotazu na základe dvoch alebo viacerých tabuliek, nájdete v článku úvodné informácie o dotazoch.

Ukladanie údajov ako nové záznamy v nasledujúcich situáciách:

  • Ak údaje vyplniť viacerých tabuliek.

  • Ak cieľová tabuľka neobsahuje pole hlavného kľúča. Hodnoty hlavného kľúča sú potrebné na priradenie každej odpovede do existujúceho záznamu. Ak cieľová tabuľka neobsahuje pole hlavného kľúča, pridajte ho teraz alebo priradenie existujúceho poľa, ktorý obsahuje jedinečné hodnoty ako hlavný kľúč.

  • Ak cieľová tabuľka neobsahuje žiadne záznamy. Ak je tabuľka prázdna, sprievodca predpokladá, že chcete pridať záznamy.

  • Ak e-mailové adresy príjemcov nie sú uložené ako pole v databáze. Pri zhromažďovaní údajov na aktualizáciu záznamov, nebudú môcť manuálne zadať adresy generované sprievodca správu. Pole adresy musí byť v cieľovej tabuľke alebo v tabuľke, ktorá má vzťah s cieľovou tabuľkou.

Na začiatok stránky

Začíname

  1. Otvorte databázu, do ktorého sa bude ukladať zhromaždené údaje.

  2. Ak chcete pridať údaje do jednej tabuľky, vyberte tabuľku na navigačnej table. Na vyplnenie viacerých súvisiacich tabuliek, vyberte dotaz, ktorý je viazaný na dané tabuľky.

  3. Vykonajte niektorý z týchto krokov na spustenie Sprievodcu:

    • Na karte Externé údaje kliknite v skupine Zhromaždiť údaje na položku Vytvoriť E-mail.

    • Kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku alebo dotaz a kliknite na tlačidlo zhromažďovať a aktualizáciu údajov prostredníctvom e-mailu.

      Poznámka: Ak tabuľka neobsahuje žiadne polia alebo má iba automatické číslovanie, objekt OLE, prílohy alebo s viacerými hodnotami typy vyhľadávacích polí, program Access zobrazí toto hlásenie: vybratej tabuľky alebo dotazu nemá všetky polia, ktoré podporujú zhromažďovanie údajov prostredníctvom e-mailu .

Ak tabuľka obsahuje polia, ktoré podporujú zhromažďovanie údajov, spustí sa sprievodca. Ak cieľová tabuľka podporuje pridanie a aktualizáciu údajov, sprievodca vám pomôže potrebnými krokmi na zhromažďovanie údajov prostredníctvom e-mailových správ.

V nasledujúcich častiach použiť ako odkaz v prípade otázok, ktoré sa môžu vyskytnúť tieto sedem hlavné kroky procesu.

  1. Vyberte typ formulára na zadanie údajov, ktorý chcete odoslať

  2. Vyberte, či chcete zhromažďovať nové údaje alebo aktualizujete existujúce údaje

  3. Zadajte údaje, ktoré chcete zhromaždených

  4. Určenie automatické alebo manuálne spracovanie údajov

  5. Vyberte, ako chcete zadať e-mailové adresy príjemcov

  6. Skontrolujte a zadajte zoznam príjemcov

  7. Vytvorenie a odoslanie e-mailovej správy

Na začiatok stránky

Vyberte typ formulára na zadanie údajov, ktorý chcete odoslať

Vyberte typ formulára na základe jednoduchosť používania pre seba a príjemcovia.

Vyberte HTML formulára    Možné zobrazovať a upravovať každý používateľ, ktorého e-mailový klient podporuje HTML formulára HTML

Vyberte položku Microsoft InfoPath formulára    Zobrazí sa táto možnosť je len ak program InfoPath nainštalovaný v počítači. Vyberte túto možnosť iba v prípade, že všetci príjemcovia majú program InfoPath a v počítačoch nainštalovaný program Outlook. Formulár programu InfoPath poskytuje lepšie zadávania údajov a úpravy prostredia

Na stránke sprievodcu, ktorý sa zobrazí vedľa závisí od či cieľový objekt podporuje aktualizáciu údajov. Ak je objekt dotaz založený na dvoch alebo viacerých tabuliek, alebo ak je tabuľka, ktorá nemá poľa hlavného kľúča alebo neobsahuje žiadne záznamy, sprievodca predpokladá, že chcete pridať nové záznamy a zobrazí výzvu na výber polí formulára. Vo všetkých ostatných prípadoch, sprievodca zobrazí výzvu na určenie, či chcete pridať alebo aktualizovať údaje pred výzvou na výber polí formulára.

Na začiatok stránky

Vyberte, či chcete zhromažďovať nové údaje alebo aktualizujete existujúce údaje

Zadajte, čo chcete urobiť s údajmi. Typ formulára, ktorý používate ovplyvňuje počet nových záznamov, ktoré môže príjemca poslať vám v jednej odpovedi. Ak sa aktualizujú údaje, počet záznamov, ktoré musia byť aktualizované príjemcu identifikuje počet vopred vyplnené formuláre, ktoré budú zahrnuté v správe.

Poznámka: Ak chcete pridať nové záznamy, zadajte e-mailových adries do poľa adresa e-mailovej správy pri vytvorení správy. Ak chcete aktualizovať existujúce údaje, e-mailové adresy príjemcov musia uložené ako pole podkladové tabuľky alebo dotazu, alebo v súvisiacej tabuľke.

Na začiatok stránky

Zadajte požadované údaje zhromaždené

Pri výbere polia, ktoré chcete zahrnúť do formulára, nie je potrebné zahrnúť každé pole, ktoré existuje podkladové tabuľky alebo dotazu vo formulári. Však musia byť splnené nasledujúce podmienky:

  • Požadované polia:    Polia označené znakom hviezdička (*) sú povinné. Ak zhromažďujete nové záznamy, sprievodca bude automaticky zahŕňať všetky polia, ktorých vlastnosť povinné nastavená na Áno. Ak ľubovoľného záznamu je povinné polia sú prázdne, Access zlyhá na pridanie záznamu do tabuľky.

  • Nepodporované typy polí:    Budete môcť zahrnúť určité typy polí formulára ako typu Automatické číslovanie, prílohy, objekt OLE alebo viachodnotové vyhľadávacie polia.

  • Pole hlavného kľúča:    Používateľ budú môcť zadaním hodnoty do poľa pri pridávaní záznamu však; odpoveď nebudú spracované Ak zadaná hodnota sa už používa.

    Poznámka: Pre každé zahrnuté pole v časti Vlastnosti poľa zadať označenie a kliknite na položku iba na čítanie Ak nechcete, aby používateľ môže zmeniť údaje v danom poli.

Na začiatok stránky

Určenie automatické alebo manuálne spracovanie údajov

Môžete vybrať automatické alebo manuálne spracovanie odpovedí. Automatické spracovanie znamená, keď dostanete odpovede, Outlooku a prístup spoločná práca na export údajov do cieľových tabuliek v databáze. Automatické spracovanie šetria váš čas a úsilie. Manuálne spracovanie iba znamená, že začať operácie exportu na prenos údajov zo zadaného priečinka v programe Outlook, do cieľovej tabuľky v programe Access.

Odpovede sa úspešne exportujú do cieľovej tabuľky, ako sú splnené tieto podmienky, v čase odpovede do poštovej schránky:

  • Program Outlook musí byť spustený vo vašom počítači. Ak nie je Outlook spustený, spracovanie spustí pri ďalšom spustení programu Outlook.

  • Program Access nesmie byť chránený heslom, a nesmie otvoriť vo výhradnom režime. Názov alebo umiestnenie databázy musí nezmenili po odoslaní e-mailovej správy.

  • Názvy tabuliek, dotazov a vlastností polia vo formulári, musíte nezmenili po odoslaní e-mailovej správy.

  • Musíte mať požadované povolenia, ktoré chcete pridať alebo aktualizovať obsah základných tabuliek a dotazov.

    Poznámka: Ak automatické spracovanie zlyhá, skúste riešenie prípadných problémov a manuálne exportujte odpovede, ktoré sa nepodarilo. Všetky odpovede, ktoré dostane do schránky po odstránení problémov naďalej automatické spracovanie.

Nastavenie vlastností ovládať automatické spracovanie odpovedí

Ak chcete zadať iný priečinok programu Outlook, kde sú uložené odpovede na stránke Zadajte spôsob, akým sa majú spracovať odpovede v sprievodcovi kliknite na názov priečinka. V dialógovom okne Vybrať priečinok vyberte iný priečinok alebo kliknite na položku nový a vytvorte nový priečinok.

Ak kliknete na položku nastaviť vlastnosti pre riadenie automatického spracovania odpovedí na zmenu alebo vyladiť nastavenia importu, nájdete v nasledujúcej tabuľke informácie o dostupných možnostiach:

Možnosť

Výsledok

Zahodiť odpovede od používateľov, ktorým ste sa poslať správu   

Vyberte toto začiarkavacie políčko, ak chcete iba odoslalo pôvodným príjemcom správy automaticky spracovať odpovede. Odpovede od iných používateľov sú uložené v cieľovom priečinku, ale nie sú automaticky spracované.

Prijať viac odpovedí od každého príjemcu   

Ak chcete len prvé odpovede od príjemcov na automatické spracovanie, vyberte toto začiarkavacie políčko. Druhé a ďalšie odpovede sú uložené v cieľovom priečinku, ale nie sú automaticky spracované.

Poznámka: Týmto nastavením sa ovláda len počet odpovede a nie počet záznamov v rámci jednej odpovede na ne. Inými slovami, ak odošlete formulár programu InfoPath, používateľ je možné odoslať viacero záznamov v jednej odpovedi a program Access automaticky spracuje všetky záznamy v odpovedi, aj keď nie je začiarknuté toto políčko.

Povoliť len aktualizácie existujúcich údajov   

Ak používatelia používajú formulár programu InfoPath na aktualizáciu údajov, môžete odoslať nové záznamy okrem aktualizácie existujúcich záznamov. Začiarknite toto políčko spracovať len aktualizácie existujúcich záznamov.

Počet spracovať odpovede   

Zadajte celkový počet odpovedí (od všetkých príjemcov), ktoré chcete automaticky spracovať. Ak chcete automaticky spracovať všetky odpovede, zadajte do textového poľa vysokú hodnotu, napríklad 5000. Odpovede doručené po dosiahnutí zadanej hodnoty sú uložené v cieľovom priečinku, ale nie sú automaticky spracované.

Dátum a čas ukončenia   

Určiť, Kedy by zastaviť automatické spracovanie odpovedí pre túto e-mailovú správu. Odpovedí po tento dátum a čas sa uložia v cieľovom priečinku, ale nie sú automaticky spracované.

Ak chcete zmeniť tieto možnosti neskôr, na karte Externé údaje kliknite v skupine Zhromaždiť údaje kliknite na položku Spravovať odpovede. V dialógovom okne Spravovanie správ zhromažďovania údajov vyberte správu, pre ktorú chcete zmeniť nastavenia a potom kliknite na položku Možnosti správy. Zmeny vykonané v dialógovom okne ovplyvnia všetky ďalšie odpovede, ktoré dostávate pre správu.

Manuálne spracovanie odpovedí

Ak chcete určiť, kedy a ktoré odpovede sa spracujú, nevyberajte možnosť automatický proces. Odpovede sa bude ukladať do určeného priečinka v programe Outlook, až kým nevyberiete položku a kliknite pravým tlačidlom myši na každú odpoveď v priečinku, v kontextovej ponuke kliknite na tlačidlo exportovať údaje do programu Microsoft Access.

V niektorých prípadoch budete musieť aj manuálne spracovanie odpovedí, ktoré sa nepodarilo na automatické spracovanie.

Nezabúdajte na nasledovné skutočnosti pred exportom údajov

  • Databáza programu Access nesmie otvoriť vo výhradnom režime a názov alebo umiestnenie databázy, musíte mať nezmenil, odkedy ste odoslali e-mailovej správy.

  • Názvy tabuliek, dotazov a vlastností polia vo formulári, musíte nezmenili po odoslaní e-mailovej správy.

  • Musíte mať požadované povolenia, ktoré chcete pridať alebo aktualizovať obsah základných tabuliek a dotazov.

Na začiatok stránky

Vyberte, ako chcete zadať e-mailové adresy príjemcov

Ak zhromažďujete len nové informácie, môžete zadať e-mailové adresy dvomi spôsobmi:

  • Zadajte e-mailové adresy jednotlivo v e-mailové správy programu Outlook, alebo vyberte adresy z adresára.

  • Použite e-mailovú adresu pole v tabuľke alebo dotaze aktuálnej databázy programu Access.

    Poznámka: Pri zhromažďovaní údajov na aktualizáciu existujúcich záznamov, toto dialógové okno nezobrazí, pretože musí byť k dispozícii ako pole v databáze najskôr e-mailové adresy príjemcov.

Zadanie e-mailové adresy priamo v programe Outlook

Ak určíte príjemcovia v programe Outlook, môžete zobraziť ukážku a prispôsobte správu pred odoslaním. V e-mailu telo správy obsahuje stručný úvod a formulár. Odporúča sa, či nie vykonáte zmeny do formulára. Zmeny štruktúry formulárov môže mať za následok odpoveď spracúvajú.

Používanie e-mailových adries uložených v poli v databáze

Možnosť vybrať priradené tabuľky odkazuje na tabuľky, ktoré sa týkajú. Ak chcete zobraziť alebo upraviť vzťahy tabuliek v databáze, v ponuke Nástroje databázy. v skupine vzťahy kliknite na položku vzťahy

Ďalšie informácie o vzťahoch nájdete v článku Sprievodca vzťahmi tabuliek.

Na začiatok stránky

Skontrolujte a zadajte zoznam príjemcov

Posledným krokom hlavné zahŕňa ukážky a prispôsobenie e-mailovej správy, doladenie zoznamu príjemcov a potom posielať správy na zhromažďovanie údajov.

Vytvorenie a odoslanie e-mailovej správy

Keď sprievodca vás informuje teraz môžete vytvárať e-mailovej správy a vám ukáže, ako Zobraziť stav e-mailu pomocou príkazu Spravovať odpovede, sa môže zobraziť niektoré upozornenia. V nasledujúcej tabuľke sú popísané každého upozornenia a akcie, ktoré môžete vykonať na vyriešenie ho:

Upozornenie Správa

Popis

S Olution

Niektoré záznamy neobsahujú platnú adresu do poľa zadanú e-mailovú adresu. Pre tieto riadky sa nevrátia žiadne údaje.

E-mailovú adresu pole, ktoré ste vybrali obsahuje hodnoty null.

Ak chcete zhromaždiť údaje pre každý záznam, ukončite sprievodcu a nahradenie hodnôt null e-mailové adresy. Potom opäť spustite sprievodcu.

Máte nainštalované výhradný v databáze; Automatické spracovanie zlyhá, kým zámku.

Máte databáza je momentálne otvorená vo výhradnom režime.

Ak ste si vybrali na odpovede automaticky spracovať, spracovanie zlyhá, pretože Access nemôžete pridať alebo aktualizovať databázu, má výhradný v ňom. Zatvorte a znova otvorte databázu v režime-exkluzívny ihneď po odoslaní správy

Tieto e-mailové správy môžu obsahovať údaje, ktoré sú dôverné alebo obsahuje citlivé informácie.

Zhromažďujete údaje na aktualizáciu existujúcich záznamov a formulár, ktorý sa chystáte odoslať bude vopred vyplní existujúce údaje.

Ak niektoré polia obsahujú citlivé údaje, prejdite späť do kroku sprievodcu, kde ste vybrali polia a odstráňte polia, ktoré obsahujú citlivé údaje z formulára

Zobrazenie ukážky a prispôsobte správu, môžete filtrovať pole e-mailová adresa a vyberte položku príjemcovia. Vyberte e-mailové adresy, ktoré chcete použiť začiarknutím príslušných políčok. Ak sa zobrazí dialógové okno Zoznam neplatné e-mailové adresy, poznačte si adresy v zozname a kliknite na položku skončiť. Overenie neplatných adries, vykonajte všetky potrebné opravy a potom skúste Odoslať správu.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×