Premiestnenie údajov z Excelu do Accessu

Krok 1: Import údajov z Excelu do Accessu

Importovanie údajov je operácia, ktorá môže byť plynulejšia, ak potrebujete nejaký čas na prípravu a vyčistenie údajov. Importovanie údajov je ako premiestnenie do nového domova. Ak si vyčistiť a organizovať svoje majetky, ako sa presťahovať, usadiť sa do nového domova, je oveľa jednoduchšie.

Vyčistenie údajov pred importovaním

Pred importovaním údajov do Accessu je vhodné v Exceli:

• Skonvertujte bunky, ktoré obsahujú neomymické údaje (čiže viaceré hodnoty v jednej bunke) na viacero stĺpcov. Napríklad bunka v stĺpci Zručnosti, ktorá obsahuje viacero hodnôt zručností, ako je napríklad programovanie v jazyku C#, programovanie v jazyku VBA a webový návrh, by sa mala rozdeliť tak, aby oddelila stĺpce, z ktorých každý obsahuje len jednu hodnotu odbornosti.

• Pomocou príkazu TRIM odstráňte úvodné, koncové a viaceré vložené medzery.

• Odstráňte netlačiteľných znakov.

• Vyhľadajte a opravte pravopisné a interpunkčné znamienka.

• Odstráňte duplicitné riadky alebo duplicitné polia.

• Skontrolujte, či stĺpce údajov neobsahujú zmiešané formáty, najmä čísla formátované ako text alebo dátumy formátované ako čísla.

Ďalšie informácie nájdete v nasledujúcich témach Pomocníka pre Excel:

• Desať najlepších spôsobov čistenia údajov

• Filtrovanie jedinečných hodnôt alebo odstránenie duplicitných hodnôt

• Konverzia čísiel uložených ako text na čísla

• Konvertovanie dátumov uložených ako text na dátumy

Výber najlepšieho typu údajov pri importe

Počas operácie importovania v Accesse sa chcete rozhodnúť správne, aby sa zobrazili chyby konverzie (ak sa vyskytli), ktoré budú vyžadovať manuálny zásah. Nasledujúca tabuľka obsahuje súhrn toho, ako sa formáty excelových čísel a accessové typy údajov skonvertujú pri importe údajov z Excelu do Accessu, a ponúka niekoľko tipov k najlepším typom údajov, ktoré si môžete vybrať v Sprievodcovi importovaním tabuľkového hárka.

Keď sú údaje v Accesse, môžete odstrániť excelové údaje. Nezabudnite si pred odstránením pôvodný excelového zošita zálohovať.

Ďalšie informácie nájdete v téme Pomocníka Accessu Import údajov alebo prepojenie na údaje v excelovom zošite.

Automatické pripojenie údajov jednoduchým spôsobom

Bežným problémom používateľov Excelu je pripojenie údajov s rovnakými stĺpcami do jedného veľkého hárka. Môžete mať napríklad riešenie na sledovanie aktív, ktoré sa začalo v Exceli, ale teraz sa rozrástlo o súbory z mnohých pracovných skupín a oddelení. Tieto údaje sa môžu nachádzať v rôznych hárkoch a zošitoch alebo v textových súboroch, ktoré sú údajovými informačnými kanálmi z iných systémov. Neexistuje žiadny príkaz používateľského rozhrania ani jednoduchý spôsob pripojenia podobných údajov v Exceli.

Najlepším riešením je použiť Access, kde môžete jednoducho importovať a pripájať údaje do jednej tabuľky pomocou Sprievodcu importovaním tabuľkového hárka. Okrem toho môžete pripojiť veľa údajov do jednej tabuľky. Môžete uložiť operácie importu, pridať ich ako plánované úlohy Programu Microsoft Outlook a dokonca použiť makrá na automatizáciu procesu.

Krok 2: Normalizácia údajov pomocou Sprievodcu analýzou tabuľky

Na prvý pohľad sa kroky v procese normalizácie údajov môžu zdať skľučujúcou úlohou. Normalizácia tabuliek v Accesse je našťastie oveľa jednoduchší proces vďaka Sprievodcovi analýzou tabuliek.

1. Presuňte vybraté stĺpce do novej tabuľky a automaticky vytvorte vzťahy

2. Použite príkazy tlačidla na premenovanie tabuľky, pridanie hlavného kľúča, vytvorenie existujúceho stĺpca ako hlavného kľúča a vrátenie poslednej akcie späť

Pomocou tohto sprievodcu môžete vykonať nasledujúce kroky:

• Konvertujte tabuľku na množinu menších tabuliek a automaticky vytvorte vzťah primárneho a cudzieho kľúča medzi tabuľkami.

• Pridajte hlavný kľúč do existujúceho poľa, ktoré obsahuje jedinečné hodnoty, alebo vytvorte nové pole identifikácie, ktoré používa typ údajov Automatické číslovanie.

• Automaticky vytvárať vzťahy na vynútenie referenčnej integrity s kaskádovými aktualizáciami. Kaskádové odstránenia sa nepridajú automaticky, aby sa zabránilo náhodnému odstráneniu údajov, ale kaskádové odstránenia môžete neskôr jednoducho pridať.

• Vyhľadajte v nových tabuľkách nadbytočné alebo duplicitné údaje (napríklad toho istého zákazníka s dvoma rôznymi telefónnymi číslami) a podľa potreby ho aktualizujte.

• Zálohujte pôvodnú tabuľku a premenujte ju tak, že k jej názvu pripojíte "_OLD". Potom vytvorte dotaz, ktorý rekonštruuje pôvodnú tabuľku s pôvodným názvom tabuľky tak, aby všetky existujúce formuláre alebo zostavy založené na pôvodnej tabuľke fungovali s novou štruktúrou tabuľky.

Ďalšie informácie nájdete v téme Normalizácia údajov pomocou analyzátora tabuliek.

Krok 3: Pripojenie k údajom programu Excel

Po normalizácii údajov v Accesse a vytvorení dotazu alebo tabuľky, ktorá rekonštruuje pôvodné údaje, je to jednoduchá záležitosť pripojenia k accessovým údajom z Excelu. Vaše údaje sú teraz v Accesse ako externý zdroj údajov, takže ich možno pripojiť k zošitu prostredníctvom pripojenia údajov, čo je kontajner informácií, ktorý sa používa na vyhľadávanie, prihlásenie a prístup k externému zdroju údajov. Informácie o pripojení sú uložené v zošite a môžu byť tiež uložené v súbore pripojenia, ako je napríklad súbor pripojenia údajov balíka Office (odc) (prípona súboru .odc) alebo súbor s názvom zdroja údajov (prípona .dsn). Po pripojení k externým údajom môžete excelový zošit automaticky obnoviť (alebo aktualizovať) z Accessu pri každej aktualizácii údajov v Accesse.

Ďalšie informácie nájdete v téme Import údajov z externých zdrojov údajov (Power Query).

Získanie údajov do Accessu

Táto časť vás prevedie nasledujúcimi fázami normalizácie údajov: Rozdelenie hodnôt v stĺpcoch Predajca a Adresa do naj atómových častí, oddelenie súvisiacich predmetov do vlastných tabuliek, kopírovanie a prilepenie týchto tabuliek z Excelu do Accessu, vytvorenie kľúčových vzťahov medzi novovytvorenými accessovými tabuľkami a vytvorenie a spustenie jednoduchého dotazu v Accesse na vrátenie informácií.

Príklad údajov v nenormalizovanej forme

Nasledujúci hárok obsahuje neomymické hodnoty v stĺpci Predajca a v stĺpci Adresa. Oba stĺpce by mali byť rozdelené do dvoch alebo viacerých samostatných stĺpcov. Tento hárok obsahuje aj informácie o predajcoch, produktoch, zákazníkoch a objednávkach. Tieto informácie by sa mali ďalej rozdeliť podľa predmetu do samostatných tabuliek.

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Vždy sa môžete opýtať odborníka v komunite Excel Tech Community alebo získať podporu v komunitách.