Premiestňovanie údajov z programu Excel do programu Access

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

V tomto článku sa dozviete, ako môžete premiestniť svoje údaje z Excelu do Accessu a skonvertovať ich na relačné tabuľky, aby ste mohli Microsoft Office Excel a Access používať spolu. V krátkosti sa dá povedať, že Access je najvhodnejší na digitalizáciu, ukladanie, dotazovanie a zdieľanie údajov, zatiaľ čo Excel je ideálny na vypočítavanie, analýzu a vizualizáciu údajov.

Články Správa údajov pomocou Accessu alebo Excelu a 10 najdôležitejších dôvodov na používanie Accessu s Excelom obsahujú informácie o tom, ktorý program sa najviac hodí na určitú úlohu a ako možno vytvoriť praktické riešenie spoločným použitím Excelu a Accessu.

Obsah tohto článku

Podstata relačných databáz a modelovania údajov

Súčasti relačnej tabuľky

Čo je normalizácia?

Tabuľky môžu mať rôzne normálové formy

Vzťahy a kľúče

Integrita a platnosť údajov

Súhrn

Základný postup premiestnenia údajov z Excelu do Accessu

1. krok: Import údajov z Excelu do Accessu

Jednoduché automatické pripojenie údajov

2. krok: Normalizácia údajov pomocou sprievodcu analýzou tabuľky

3. krok: Pripojenie k accessovým údajom z Excelu

Načítanie údajov do Accessu

Podstata relačných databáz a modelovania údajov

Mnohé údajové súbory vrátane excelových súborov sa nazývajú ploché súbory. Tieto súbory sú často veľké a obsahujú redundantné údaje, stĺpce, ktoré sa takmer vôbec nepoužívajú, a mnoho prázdnych hodnôt. Tieto súbory môžete zdediť z iného systému alebo od iného používateľa alebo sa do tohto stavu môžu vyvinúť postupným pridávaním stĺpcov s cieľom splniť meniace sa požiadavky. Hoci usporiadanie údajov v plochom súbore spĺňa určitý účel, údaje nie sú flexibilné a odpovedanie na neočakávané otázky týkajúce sa údajov môže predstavovať problém.

Priečinok Zdieľané dokumenty SharePointu 2010, možnosť Otvoriť v programe Prieskumník

Na základe skúseností vieme, že riešením plochého súboru je relačná databáza. Access je programom na spracovanie relačných databáz a najlepšie výsledky dosiahnete, keď vhodne navrhnete tabuľky so vzťahmi, ktoré zodpovedajú modelu relačnej databázy.

Na začiatok stránky

Súčasti relačnej tabuľky

Vo vhodne navrhnutej relačnej databáze predstavuje každá tabuľka kolekciu pomenovaných stĺpcov a viacerých riadkov, v ktorej sú uložené informácie o jednom predmete, napríklad o zamestnancoch. Každý stĺpec tabuľky má jedinečný názov a obsahuje informácie o predmete, napríklad krstné meno a adresu zamestnanca. Riadky tabuľky obsahujú výskyty predmetu, ako sú napríklad všetci aktuálni zamestnanci spoločnosti. Každá hodnota je uložená na priesečníku riadka a stĺpca a predstavuje jednu skutočnosť, napríklad „Poprad“. Poradie riadkov a stĺpcov môžete zmeniť bez toho, aby sa zmenil význam tabuľky.

Obrázok kvetov s teplotou farieb 11 200 K

1. Tabuľka vyjadruje jeden predmet – osobu, miesto, vec, udalosť alebo pojem

2. Každý riadok je jedinečný a obsahuje hlavný kľúč, napríklad číslo zamestnanca

3. Každý stĺpec má jedinečný, krátky a výstižný názov

4. Všetky hodnoty v príslušnom stĺpci majú podobný význam a formát

5. Každá hodnota v tabuľke (zodpovedá bunke v Exceli) predstavuje jednu skutočnosť

Na začiatok stránky

Čo je normalizácia?

Žiaľ, vhodne navrhnutá relačná tabuľka nie je automatickou súčasťou accessovej databázy. Je nutné použiť spôsob analýzy údajov v plochom súbore a zmeniť usporiadanie údajov z jednej tabuľky do dvoch alebo viacerých súvisiacich tabuliek. Tento spôsob sa nazýva normalizácia. V rámci postupného procesu rozdelíte jednu tabuľku na dve alebo viac menších tabuliek tak, že odstránite opakujúce sa hodnoty v stĺpci, odstránite redundantné údaje z riadkov a pridáte hlavné kľúče (polia, ktoré jedinečne identifikujú každý záznam v tabuľke) a cudzie kľúče (polia, ktoré obsahujú hodnoty nájdené v poli hlavného kľúča v súvisiacej tabuľke) s cieľom definovať vzťahy medzi novými tabuľkami.

relačný diagram

1. Relačná tabuľka

2. Názvy stĺpcov

3. Hlavný kľúč

4. Cudzí kľúč

5. Relačné čiary a symboly

Na začiatok stránky

Tabuľky môžu mať rôzne normálové formy

Tabuľka môže mať jednu zo štyroch rôznych normálových foriem: nultú, prvú, druhú alebo tretiu. Každá forma opisuje úroveň usporiadania údajov v tabuľke a možnosti ich úspešného použitia v relačnej databáze. Nultá normálová forma predstavuje najnižšiu úroveň usporiadania, zatiaľ čo tretia normálová forma predstavuje najúčinnejšie usporiadanie.

Nultá normálová forma    Jedným z indikátorov, že tabuľka sa nachádza v najmenej usporiadanom stave, ktorý sa nazýva nultá normálová forma, sú tzv. neatomické hodnoty v jednom alebo viacerých stĺpcoch, čo znamená, že jedna bunka obsahuje viaceré hodnoty. Adresa zákazníka sa napríklad môže skladať z ulice (napr. Stromová 24), mesta, štátu a PSČ. V ideálnom prípade je každý z týchto prvkov adresy uložený v osobitnom stĺpci. Uvedieme ďalší príklad: stĺpec, ktorý obsahuje celé mená, napríklad „Vargová, Ema“ alebo „Katarína Balogová“ by mal byť rozdelený na osobitné stĺpce krstných mien a priezvisk. Ukladanie krstných mien a priezvisk v osobitných stĺpcoch predstavuje vhodný postup, ktorý vám umožní rýchlo vyhľadať a zoradiť údaje.

Ďalším indikátorom údajov v nultej normálovej forme sú informácie o rôznych predmetoch v rámci týchto údajov, napríklad o predajcoch, produktoch, zákazníkoch a objednávkach. Ak je to možné, údaje každého predmetu by mali byť vždy uložené v osobitnej tabuľke.

Prvá normálová forma    Tabuľka má prvú normálovú formu, ak každý stĺpec obsahuje atomické hodnoty, ale jeden alebo viac stĺpcov obsahuje redundantné údaje, napríklad informácie o predajcovi alebo zákazníkovi pre každú časť objednávky. Meno „Balogová, Katarína“ sa napríklad v hárku päťkrát opakuje, pretože táto predajkyňa má dve rôzne objednávky (jednu s tromi a jednu s dvomi produktmi).

Druhá normálová forma    Tabuľka má druhú normálovú formu v prípade, že redundantné údaje sú odstránené, ale jeden alebo viac stĺpcov nie je založených na hlavnom kľúči alebo tieto stĺpce obsahujú vypočítané hodnoty (napríklad Cena * Zľava).

Tretia normálová forma    Tabuľka má tretiu normálovú formu v prípade, že sú všetky stĺpce v nej založené výhradne na hlavnom kľúči. Ako znázorňuje obrázok nižšie, informácie o produktoch a dodávateľoch sú uložené v osobitných tabuľkách a vo vyhľadávaní sú spojené do poľa ID dodávateľa v tabuľke Dodávatelia.

Tabuľky v nultej, prvej a druhej normálovej forme môžu pri pokuse o zmenu údajov spôsobovať problémy. Aktualizácia hodnôt, ktoré sa často opakujú, môže byť napríklad mimoriadne časovo náročná. Pri každej aktualizácii hodnoty je nevyhnutné skontrolovať, či každý druhý riadok obsahuje tú istú hodnotu. Môžete tak zbytočne stratiť veľa času a ľahko môže dôjsť k chybám. Stĺpce, ktoré obsahujú opakujúce sa hodnoty, sa navyše ťažko účinne zoraďujú a filtrujú. Tabuľky v prvej a druhej normálovej forme predstavujú oproti nultej normálovej forme veľkú výhodu, vkladanie, aktualizácia a odstraňovanie údajov však aj napriek tomu môžu byť problematické.

V rámci postupu normalizácie údajov tabuľku konvertujete z nižšej na vyššiu formu, až kým nemajú všetky tabuľky tretiu normálovú formu. Vo väčšine prípadov je tretia normálová forma ideálna, pretože:

  • pri vkladaní, odstraňovaní alebo aktualizácii údajov možno odstrániť problémy s vykonávaním úprav,

  • prostredníctvom obmedzení údajov a obchodných pravidiel možno zachovať integritu údajov,

  • údaje môžete dotazovať rôznymi spôsobmi a získať odpovede na svoje otázky.

Na začiatok stránky

Vzťahy a kľúče

Vhodne definovaná relačná databáza obsahuje niekoľko tabuliek (všetky v tretej normálovej forme), medzi týmito tabuľkami však existujú aj vzťahy, ktoré pomáhajú údaje spojiť. Zamestnanci napríklad patria do oddelení a sú priradení k projektom, projekty majú podúlohy, podúlohy sú vo vlastníctve zamestnancov a oddelenia spravujú projekty. V tomto scenári by relačná databáza mala definované štyri tabuľky: Zamestnanci, Projekty, Podúlohy a Oddelenia. Definované by pritom boli všetky tieto vzťahy kľúčov: patria do, sú priradení k, majú, sú vo vlastníctve a spravujú.

Existujú tri typy vzťahov:

  • Vzťah „one-to-one“ (1:1)    Každý zamestnanec má napríklad jedinečné ID zamestnanca a každé ID zamestnanca sa vzťahuje na jedinečného zamestnanca.

  • Vzťah „one-to-many“ (1:M)    Každý zamestnanec je napríklad priradený k jednému oddeleniu, ale oddelenia majú mnoho zamestnancov. Tento vzťah sa nazýva aj vzťah nadradenej položky a podriadených položiek.

  • Vzťah „many-to-many“ (M:M)    Zamestnanec napríklad môže byť priradený k mnohým projektom a ku každému projektu môžu byť priradení mnohí zamestnanci. Na vytvorenie vzťahu „one-to-many“ medzi jednotlivými tabuľkami v tretej normálovej forme sa často používa špeciálna tabuľka, ktorá sa nazýva spojovacia. Vzniknú celkovo tri tabuľky, ktoré spolu tvoria vzťah „many-to-many“.

Vzťah medzi dvomi alebo viacerými tabuľkami sa vytvára na základe hlavných a cudzích kľúčov. Hlavný kľúč predstavuje stĺpec v tabuľke, ktorého hodnoty jedinečne identifikujú každý riadok v tabuľke, napríklad Číslo zamestnanca alebo Kód oddelenia. Cudzí kľúč predstavuje stĺpec v tabuľke, ktorého hodnoty sa zhodujú s hlavným kľúčom inej tabuľky. Cudzí kľúč možno považovať za kópiu hlavného kľúča z inej relačnej tabuľky. Vzťah medzi dvomi tabuľkami vznikne priradením hodnôt cudzieho kľúča v jednej tabuľke k hodnotám hlavného kľúča v druhej tabuľke.

vzťahy primárneho a cudzieho kľúča

Na začiatok stránky

Integrita a platnosť údajov

Po vytvorení relačnej databázy so všetkými tabuľkami v tretej normálovej forme a správne definovanými vzťahmi budete chcieť zabezpečiť integritu týchto údajov. Integrita údajov znamená, že neskôr pri aktualizácii databázy budete môcť správne a jednotne prechádzať vzťahmi a manipulovať s tabuľkami v databáze. V relačných databázach sa uplatňujú dve základné pravidlá, ktoré pomáhajú zabezpečiť integritu údajov.

Pravidlo entity    Každý riadok v tabuľke musí obsahovať hlavný kľúč a tento hlavný kľúč musí obsahovať hodnotu. Toto pravidlo zaručuje, že každý riadok v tabuľke sa dá jedinečne identifikovať a nikdy sa omylom nestratí. Pri každom vložení, aktualizácii alebo odstránení údajov sa navyše môže zachovať jedinečnosť a existencia všetkých hlavných kľúčov.

Pravidlo referenčnej integrity    Toto pravidlo určuje pravidlá vkladania a odstraňovania pre vzťah „one-to-many“. Ak tabuľka obsahuje cudzí kľúč, každá hodnota tohto cudzieho kľúča musí byť null (žiadna hodnota) alebo sa musí zhodovať s hodnotami v relačnej tabuľke, v ktorej je tento cudzí kľúč hlavným kľúčom.

úprava vzťahov

Integritu údajov v relačnej databáze môžete okrem toho zabezpečiť pomocou rôznych pravidiel overovania údajov vrátane typu údajov (napríklad celé číslo), dĺžky údajov (napríklad 15 alebo menej znakov), formátu údajov (napríklad mena), predvolenej hodnoty (napríklad 10) a obmedzení (napríklad Množstvo_zásob > Množstvo_vyžadujúce_doobjednanie). Tieto pravidlá overovania údajov zaručujú, že databáza obsahuje kvalitné údaje a zároveň spĺňa stanovené obchodné pravidlá.

Je vhodné poznamenať, že dôležitý rozdiel medzi accessovou databázou a excelovým zošitom predstavuje zadávanie údajov. Zadávanie údajov v excelovom hárku je „voľné“. Údaje môžete zadávať prakticky kamkoľvek a každú zmenu môžete jednoducho vziať späť. Accessová databáza je však omnoho štruktúrovanejšia a obmedzenejšia. Keď navyše zadáte údaje do tabuľky, zmena sa potvrdí v databáze. Zadávanie údajov nie je možné vziať späť rovnakým spôsobom ako v Exceli. Údaje však môžete odstrániť alebo aktualizovať a opraviť tak prípadné chyby.

Na začiatok stránky

Súhrn

Po normalizácii údajov do relačných tabuliek s vhodne definovanými vzťahmi a definovaní integrity údajov je omnoho jednoduchšie:

  • šetriť miesto a zvýšiť výkon, pretože sú fyzicky odstránené opakujúce sa a redundantné údaje,

  • presne aktualizovať údaje a zachovať ich integritu,

  • zoraďovať, filtrovať, agregovať a zhrnúť údaje a vytvárať vypočítané stĺpce,

  • rozmanitými spôsobmi dotazovať údaje a získať tak odpovede na očakávané aj neočakávané otázky.

Ak chcete mať istotu, k dispozícii sú rozšírené aspekty návrhu relačných databáz, ako sú napríklad zložené kľúče (kľúče zložené z hodnôt z dvoch alebo viacerých stĺpcov), ďalšie normálové formy (štvrtá normálová forma – závislosť s viacerými hodnotami) a denormalizácia. Pokiaľ však ide o väčšinu jednoduchých a stredne zložitých databáz, máte k dispozícii najdôležitejšie informácie o návrhu databáz, ktoré potrebujete na pochopenie prípadových štúdií uvedených ďalej v tomto článku.

Na začiatok stránky

Základný postup premiestnenia údajov z Excelu do Accessu

Postup premiestnenia údajov z Excelu do Accessu tvoria tri základné kroky.

tri základné kroky

Na začiatok stránky

1. krok: Import údajov z Excelu do Accessu

Import údajov je operáciou, ktorá môže prebehnúť oveľa jednoduchšie, ak venujete dostatok času príprave a vyčisteniu údajov. Import údajov pripomína sťahovanie do nového domu. Ak si pred sťahovaním upracete a usporiadate svoje veci, nasťahovanie do nového domu bude omnoho jednoduchšie.

Vyčistenie údajov pred importom

Skôr ako importujete údaje do Accessu, v Exceli je vhodné vykonať tieto akcie:

  • Skonvertujte bunky, ktoré obsahujú neatomické údaje (t. j. viaceré hodnoty v jednej bunke) na viaceré stĺpce. Príklad: Bunka v stĺpci Zručnosti, ktorá obsahuje viaceré hodnoty zručností, napríklad Programovanie v jazyku C# , Programovanie v jazyku VBA a Navrhovanie webových lokalít, by mala byť rozdelená do osobitných stĺpcov, pričom každý by obsahoval iba jednu hodnotu zručnosti.

  • Na odstránenie medzier na začiatku a na konci a zdvojených medzier uprostred použite príkaz TRIM.

  • Odstráňte netlačiteľné znaky.

  • Vyhľadajte a opravte pravopisné chyby a chyby interpunkcie.

  • Odstráňte duplicitné riadky a duplicitné polia.

  • Uistite sa, že stĺpce s údajmi neobsahujú zmiešané formáty, najmä čísla formátované ako text alebo dátumy formátované ako čísla.

Ďalšie informácie nájdete v nasledujúcich témach Pomocníka Excelu:

Poznámka : Ak je čistenie vašich údajov zložité alebo nemáte dostatok času alebo prostriedkov, aby ste sami proces automatizovali, môžete zvážiť využitie služieb nezávislého dodávateľa. Ak chcete získať ďalšie informácie, pomocou svojho obľúbeného vyhľadávacieho nástroja vo webovom prehliadači vyhľadajte frázy „data cleansing software“ (softvér na čistenie údajov) alebo „data quality“ (kvalita údajov).

Výber najvhodnejšieho typu údajov pri importe

Počas operácie importu v Accesse je dobré správne sa rozhodovať, aby sa vyskytlo čo najmenej chýb konverzie (alebo žiadne), ktoré by si vyžadovali manuálny zásah. Tabuľka nižšie obsahuje súhrn konverzie excelových formátov čísla a accessových typov údajov pri importe údajov z Excelu do Accessu a poskytuje niekoľko tipov na výber najvhodnejších typov údajov v sprievodcovi importovaním z hárka.

Excelový formát čísla

Accessový typ údajov

Poznámky

Najvhodnejší postup

Text

Text, Memo

Accessový typ údajov Text ukladá alfanumerické údaje s maximálnou dĺžkou 255 znakov. Accessový typ údajov Memo ukladá alfanumerické údaje s maximálnou dĺžkou 65 535 znakov.

Ak chcete zabrániť skráteniu údajov, vyberte typ Memo.

Číslo, Percentá, Zlomky, Vedecké

Number

Access ponúka jeden typ údajov Číslo, ktorý sa líši v závislosti od vlastnosti Veľkosť poľa (Byte, Integer, Long Integer, Single, Double, Decimal).

Ak chcete predísť chybám pri konverzii údajov, vyberte typ Double.

Dátum

Date

Access aj Excel používajú na ukladanie dátumov rovnaké poradové číslo dátumu. V Accesse je rozsah dátumov väčší: od -657 434 (1. január 100 n. l.) do 2 958 465 (31. december 9999 n. l.).

Keďže Access nerozpoznáva kalendárny systém 1904 (ktorý sa používa v Exceli pre Mac), tieto dátumy je nutné v Exceli alebo Accesse skonvertovať, aby nedošlo k nedorozumeniam.

Ďalšie informácie nájdete v téme Zmena systému dátumov, formátu, alebo výklad dve číslice roka a Import údajov alebo prepojenie s údajmi v zošite programu Excel

.

Vyberte typ Date.

Čas

Time

Access aj Excel ukladajú hodnoty času pomocou rovnakého typu údajov.

Vyberte typ Time, ktorý je zvyčajne predvolený.

Mena, Účtovnícke

Currency

V Accesse ukladá typ údajov Currency údaje ako 8-bajtové čísla s presnosťou na štyri desatinné miesta. Používa sa na ukladanie finančných údajov a zabraňuje zaokrúhľovaniu hodnôt.

Vyberte typ Currency, ktorý je zvyčajne predvolený.

Logická hodnota

Áno/Nie

Access používa -1 pre všetky hodnoty Áno a 0 pre všetky hodnoty Nie. Excel používa 1 pre všetky hodnoty TRUE a 0 pre všetky hodnoty FALSE.

Vyberte typ Áno/Nie, ktorý automaticky skonvertuje základné hodnoty.

Hypertextové prepojenie

Hyperlink

Hypertextové prepojenie v Exceli a Accesse obsahuje URL adresu alebo webovú adresu, na ktorú môžete kliknúť a prejsť.

Vyberte typ Hyperlink. V opačnom prípade môže Access predvolene použiť typ údajov Text.

Po načítaní údajov do Accessu môžete údaje v Exceli odstrániť. Pred odstránením pôvodného excelového zošita ho nezabudnite zálohovať.

Ďalšie informácie nájdete v téme Access Pomocníka, Import údajov alebo prepojenie s údajmi v zošite programu Excel.

Na začiatok stránky

Jednoduché automatické pripojenie údajov

Bežné problémy Excel používatelia majú je Pridanie údajov pomocou rovnakých stĺpcoch do jedného veľkého zošita. Napríklad máte majetku sledovanie riešenie, ktoré začali v Exceli, ale teraz rozrástla na vloženie súborov z mnohých pracovné skupiny a oddelenia. Tieto údaje môžu byť v rôznych hárkov a zošitov alebo súbory, ktoré sú údajových informačných kanálov od iných systémov. Nie je príkaz používateľské rozhranie alebo jednoduchý spôsob, ako pripojiť podobné údaje v programe Excel.

Najlepším riešením je použitie Accessu, v ktorom môžete údaje jednoducho importovať a pripojiť do jednej tabuľky pomocou sprievodcu importovaním z hárka. Okrem toho môžete do jednej tabuľky pripojiť veľké množstvo údajov. Operácie importu môžete uložiť, pridať ich ako naplánované úlohy Microsoft Office Outlooku, a dokonca proces automatizovať pomocou makier.

Na začiatok stránky

2. krok: Normalizácia údajov pomocou sprievodcu analýzou tabuľky

Proces normalizácie údajov sa na prvý pohľad môže zdať príliš komplikovaný. Vďaka sprievodcovi analýzou tabuľky je normalizácia tabuliek v Accesse v skutočnosti omnoho jednoduchším procesom.

.

1. Presunutie vybratých stĺpcov do novej tabuľky a automatické vytvorenie vzťahov

2. Premenovanie tabuľky, pridanie hlavného kľúča, nastavenie existujúceho stĺpca ako hlavného kľúča a vrátenie poslednej akcie pomocou príkazov tlačidiel

Pomocou tohto sprievodcu môžete vykonávať nasledujúce akcie:

  • Môžete skonvertovať tabuľku na množinu menších tabuliek a automaticky medzi nimi vytvoriť vzťah hlavného a cudzieho kľúča.

  • Môžete pridať hlavný kľúč k existujúcemu poľu, ktoré obsahuje jedinečné hodnoty, alebo vytvoriť nové identifikačné pole, ktoré používa typ údajov AutoNumber.

  • Automaticky vytvoriť vzťahy na zabezpečenie referenčnej integrity s kaskádových aktualizácií. Kaskádové odstránenia nie sú automaticky pridané zabrániť omylom vymazanie údajov, ale môžete jednoducho pridať kaskádové odstránenia neskôr.

  • Môžete vyhľadávať v nových tabuľkách redundantné alebo duplicitné údaje (napríklad rovnakého zákazníka s dvomi rôznymi telefónnymi číslami) a podľa potreby ich aktualizovať.

  • Môžete zálohovať pôvodnú tabuľku a premenovať ju pripojením reťazca „_OLD“ k jej názvu. Potom môžete vytvoriť dotaz, ktorý prebuduje pôvodnú tabuľku s jej pôvodným názvom, aby všetky existujúce formuláre alebo zostavy založené na pôvodnej tabuľke fungovali s novou štruktúrou tabuľky.

Na začiatok stránky

3. krok: Pripojenie k accessovým údajom z Excelu

Po normalizácii údajov v Accesse a vytvorení dotazu alebo tabuľky, ktorá prebuduje pôvodné údaje, je pripojenie k accessovým údajom z Excelu jednoduché. Údaje sa teraz nachádzajú v Accesse ako externý zdroj údajov, a tak ich možno pripojiť k zošitu prostredníctvom údajového pripojenia. Ide o kontajner informácií, ktoré sa používajú na vyhľadanie externého zdroja údajov, prihlásenie do neho a prístup k nemu. Informácie o pripojení sú uložené v zošite a môžu tiež byť uložené v súbore pripojenia, napríklad v súbore pripojenia údajov balíka Office (ODC; prípona súboru .odc) alebo v súbore názvu zdroja údajov (DSN; prípona .dsn). Po pripojení k externým údajom je k dispozícii aj možnosť automaticky obnoviť (alebo aktualizovať) excelový zošit prostredníctvom Accessu pri každej aktualizácii údajov v Accesse.

Ďalšie informácie nájdete v témach Prehľad pripojenia (importu) údajov a Výmena (kopírovanie, import a export) údajov medzi Excelom a Accessom.

Na začiatok stránky

Načítanie údajov do Accessu

Táto časť vás prevedie nasledujúcimi fázami normalizácie údajov: rozdelenie hodnôt v stĺpcoch Predajca a Adresa na ich atomické časti, oddelenie súvisiacich predmetov do ich vlastných tabuliek, skopírovanie a prilepenie týchto tabuliek z Excelu do Accessu, vytvorenie vzťahov kľúčov medzi novovytvorenými accessovými tabuľkami a vytvorenie a spustenie jednoduchého dotazu v Accesse, ktorý vráti informácie.

Príklad údajov v nenormalizovanej forme

Hárok nižšie obsahuje neatomické hodnoty v stĺpcoch Predajca a Adresa. Obidva stĺpce majú byť rozdelené na dva alebo viaceré osobitné stĺpce. Tento hárok tiež obsahuje informácie o predajcoch, produktoch, zákazníkoch a objednávkach. Tieto informácie majú byť ďalej oddelené do osobitných tabuliek podľa predmetu.

Predajca

Číslo objednávky

Dátum objednávky

Identifikácia produktu

Množstvo

Cena

Názov zákazníka

Adresa

Telefón

Vargová, Ema

2348

2. 3. 2009

J-558

4

8,50 EUR

Contoso, Ltd.

Stromová 24, 05801 Poprad

0915 122 835

Vargová, Ema

2348

2. 3. 2009

B-205

23

4,50 EUR

Contoso, Ltd.

Stromová 24, 05801 Poprad

0915 122 835

Vargová, Ema

2348

2. 3. 2009

D-4420

5

7,25 EUR

Contoso, Ltd.

Stromová 24, 05801 Poprad

0915 122 835

Vargová, Ema

2349

4. 3. 2009

C-789

3

7,00 EUR

Fourth Coffee

Tajovského 45, 97401 Banská Bystrica

0917 738 625

Vargová, Ema

2349

4. 3. 2009

C-795

18

9,75 EUR

Fourth Coffee

Tajovského 45, 97401 Banská Bystrica

0917 738 625

Balogová, Katarína

2350

4. 3. 2009

A-2275

23

16,75 EUR

Športové potreby

Hlavná 55, 08501 Bardejov

0903 918 376

Balogová, Katarína

2350

4. 3. 2009

F-198

18

5,25 EUR

Športové potreby

Hlavná 55, 08501 Bardejov

0903 918 376

Balogová, Katarína

2350

4. 3. 2009

B-205

13

4,50 EUR

Športové potreby

Hlavná 55, 08501 Bardejov

0903 918 376

Sloboda, Pavol

2351

4. 3. 2009

C-795

18

9,75 EUR

Contoso, Ltd.

Stromová 24, 05801 Poprad

0915 122 835

Sloboda, Pavol

2352

5. 3. 2009

A-2275

23

16,75 EUR

Športové potreby

Hlavná 55, 08501 Bardejov

0903 918 376

Sloboda, Pavol

2352

5. 3. 2009

D-4420

3

7,25 EUR

Športové potreby

Hlavná 55, 08501 Bardejov

0903 918 376

Moravčík, Rastislav

2353

7. 3. 2009

A-2275

18

16,75 EUR

Fourth Coffee

Tajovského 45, 97401 Banská Bystrica

0917 738 625

Moravčík, Rastislav

2353

7. 3. 2009

C-789

5

7,00 EUR

Fourth Coffee

Tajovského 45, 97401 Banská Bystrica

0917 738 625

Konečný, Igor

2354

7. 3. 2009

A-2275

3

16,75 EUR

Contoso, Ltd.

Stromová 24, 05801 Poprad

0915 122 835

Balogová, Katarína

2355

8. 3. 2009

D-4420

4

7,25 EUR

Športové potreby

Hlavná 55, 08501 Bardejov

0903 918 376

Balogová, Katarína

2355

8. 3. 2009

C-795

3

9,75 EUR

Športové potreby

Hlavná 55, 08501 Bardejov

0903 918 376

Vargová, Ema

2356

10. 3. 2009

C-789

18

7,00 EUR

Contoso, Ltd.

Stromová 24, 05801 Poprad

0915 122 835

Najmenšie prvky informácií: atomické údaje

Pri práci s údajmi v tomto príklade môžete pomocou príkazu Text na stĺpec v Exceli oddeliť „atomické“ časti bunky (napríklad ulicu, mesto, štát a PSČ) do osobitných stĺpcov.

Tabuľka nižšie obsahuje nové stĺpce v rovnakom hárku. Stĺpce sú oddelené, aby boli všetky hodnoty atomické. Informácie v stĺpci Predajca boli rozdelené do stĺpcov Priezvisko a Krstné meno, zatiaľ čo informácie v stĺpci Adresa boli rozdelené do stĺpcov Ulica, Mesto, Štát a PSČ. Ide o údaje v prvej normálovej forme.

Priezvisko

Krstné meno

 

Ulica

Mesto

Štát

PSČ

Vargová

Ema

Stromová 24

Poprad

SK

98227

Balogová

Katarína

Hlavná 55

Bardejov

SK

98234

Sloboda

Pavol

Stromová 24

Poprad

SK

98227

Moravčík

Rastislav

Tajovského 45

Banská Bystrica

SK

98199

Konečný

Igor

Stromová 24

Poprad

SK

98227

Rozdelenie údajov na usporiadané predmety v Exceli

Tabuľky s príkladom údajov, ktoré sa nachádzajú nižšie, obsahujú rovnaké informácie z excelového hárka, ale už rozdelené do tabuliek predajcov, produktov, zákazníkov a objednávok. Návrh tabuľky nie je finálny, ale sme na správnej ceste.

Tabuľka Predajcovia obsahuje iba informácie o pracovníkoch v oblasti predaja. Každý záznam má jedinečný identifikátor (ID predajcu). Hodnota ID predajcu sa použije v tabuľke Objednávky na prepojenie objednávok s predajcami.

Predajcovia

ID predajcu

Priezvisko

Krstné meno

101

Vargová

Ema

103

Balogová

Katarína

105

Sloboda

Pavol

107

Moravčík

Rastislav

109

Konečný

Igor

Tabuľka Produkty obsahuje iba informácie o produktoch. Každý záznam má jedinečný identifikátor (Identifikácia produktu). Hodnota Identifikácia produktu sa použije na prepojenie informácií o produkte s tabuľkou Podrobnosti objednávky.

Produkty

Identifikácia produktu

Cena

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

J-558

8,50

Tabuľka Zákazníci obsahuje iba informácie o zákazníkoch. Každý záznam má jedinečný identifikátor (Identifikácia zákazníka). Hodnota Identifikácia zákazníka sa použije na prepojenie informácií o zákazníkovi s tabuľkou Objednávky.

Zákazníci

Identifikácia zákazníka

Názov

Ulica

Mesto

Štát

PSČ

Telefón

1001

Contoso, Ltd.

Stromová 24

Poprad

SK

98227

0915 122 835

1003

Športové potreby

Hlavná 55

Bardejov

SK

98234

0903 918 376

1005

Fourth Coffee

Tajovského 45

Banská Bystrica

SK

98199

0917 738 625

Tabuľka Objednávky obsahuje informácie o objednávkach, predajcoch, zákazníkoch a produktoch. Každý záznam má jedinečný identifikátor (Číslo objednávky). Niektoré z informácií v tejto tabuľke je nutné oddeliť do ďalšej tabuľky, ktorá bude obsahovať podrobnosti objednávky, aby tabuľka Objednávky obsahovala iba štyri stĺpce – jedinečné číslo objednávky, dátum objednávky, ID predajcu a identifikáciu zákazníka. Tabuľka znázornená na tomto mieste ešte nemá oddelené informácie do tabuľky Podrobnosti objednávky.

Objednávky

Číslo objednávky

Dátum objednávky

ID predajcu

Identifikácia zákazníka

Identifikácia produktu

Množstvo

2348

2. 3. 2009

101

1001

J-558

4

2348

2. 3. 2009

101

1001

B-205

23

2348

2. 3. 2009

101

1001

D-4420

5

2349

4. 3. 2009

101

1005

C-789

3

2349

4. 3. 2009

101

1005

C-795

18

2350

4. 3. 2009

103

1003

A-2275

23

2350

4. 3. 2009

103

1003

F-198

18

2350

4. 3. 2009

103

1003

B-205

13

2351

4. 3. 2009

105

1001

C-795

18

2352

5. 3. 2009

105

1003

A-2275

23

2352

5. 3. 2009

105

1003

D-4420

3

2353

7. 3. 2009

107

1005

A-2275

18

2353

7. 3. 2009

107

1005

C-789

5

2354

7. 3. 2009

109

1001

A-2275

3

2355

8. 3. 2009

103

1003

D-4420

4

2355

8. 3. 2009

103

1003

C-795

3

2356

10. 3. 2009

101

1001

C-789

5

Podrobnosti objednávky, ako je napríklad identifikácia produktu a množstvo, sa z tabuľky Objednávky premiestnia a uložia sa do tabuľky s názvom Podrobnosti objednávky. Existuje 9 objednávok, a preto je prirodzené, že táto tabuľka obsahuje 9 záznamov. Tabuľka Objednávky obsahuje jedinečný identifikátor (Číslo objednávky), na ktorý sa odkazuje z tabuľky Podrobnosti objednávky.

Finálny návrh tabuľky Objednávky by mal vyzerať takto:

Objednávky

Číslo objednávky

Dátum objednávky

ID predajcu

Identifikácia zákazníka

2348

2. 3. 2009

101

1001

2349

4. 3. 2009

101

1005

2350

4. 3. 2009

103

1003

2351

4. 3. 2009

105

1001

2352

5. 3. 2009

105

1003

2353

7. 3. 2009

107

1005

2354

7. 3. 2009

109

1001

2355

8. 3. 2009

103

1003

2356

10. 3. 2009

101

1001

Tabuľka Podrobnosti objednávky neobsahuje stĺpce, ktoré vyžadujú jedinečné hodnoty (t. j. neexistuje hlavný kľúč), takže ktorékoľvek alebo aj všetky stĺpce môžu obsahovať redundantné údaje. Žiadne záznamy v tejto tabuľke by však nemali byť úplne totožné (toto pravidlo sa vzťahuje na každú tabuľku v databáze). Táto tabuľka by mala obsahovať 17 záznamov, pričom každý by zodpovedal produktu v jednotlivej objednávke. Tri produkty C-789 v objednávke 2349 napríklad predstavujú jednu z dvoch častí celej objednávky.

Tabuľka Podrobnosti objednávky by teda mala vyzerať takto:

Podrobnosti objednávky

Číslo objednávky

Identifikácia produktu

Množstvo

2348

J-558

4

2348

B-205

23

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

18

2350

A-2275

23

2350

F-198

18

2350

B-205

13

2351

C-795

18

2352

A-2275

23

2352

D-4420

3

2353

A-2275

18

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

Kopírovanie a prilepenie údajov z Excelu do Accessu

Informácie o predajcoch, zákazníkoch, produktoch, objednávkach a podrobnostiach objednávky sú teda rozdelené na osobitné predmety v Exceli, a tak môžete tieto údaje skopírovať priamo do Accessu, kde sa z nich vytvoria tabuľky.

Vytváranie vzťahov medzi accessovými tabuľkami a spustenie dotazu

Po premiestnení údajov do Accessu môžete vytvoriť vzťahy medzi tabuľkami a potom vytvárať dotazy, ktoré vrátia informácie o rôznych predmetoch. Môžete napríklad vytvoriť dotaz, ktorý vráti číslo objednávky a mená predajcov pre objednávky uskutočnené od 5. 3. 2009 do 8. 3. 2009.

Okrem toho môžete vytvárať formuláre a zostavy, ktoré uľahčia zadávanie údajov a analýzu predaja.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×