Premiestňovanie údajov z programu Excel do programu Access

Poznámka:  Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

V tomto článku sa dozviete, ako na premiestňovanie údajov z programu Excel do programu Access a konvertovať údaje do relačných tabuliek tak, aby program Microsoft Excel a Access môžete použiť spolu. Súhrn, je najlepšie na zaznamenávanie, ukladanie, vyhľadávanie a zdieľanie údajov programu Access a Excel je vhodné na výpočet, analýza a Vizualizácia údajov.

Dva články, pomocou programu Access alebo Excel na správu údajov a prvých 10 dôvodov na používanie programu Access s Excelomdiskutovať o program, ktorý je najvhodnejší pre konkrétnu úlohu a ako spolu používať Excel a Access vytvoriť praktické riešenie.

Po presunutí údajov z programu Excel do programu Access, existujú tri základné kroky procesu.

three basic steps

Poznámka: Informácie o modelovanie údajov ani vzťahy v programe Access nájdete v téme Základy navrhovania databázy.

Krok 1: Importovanie údajov z programu Excel do programu Access

Importovanie údajov je operáciu, ktorú môže ísť oveľa viac hladko, ak ste chvíľu trvať pripraviť a čistenia údajov. Importovanie údajov je napríklad prechod na nové umiestnenie. Ak ste vyčistiť a organizovať svoj majetok predtým, ako premiestniť, vysporiadania do vašej novej domácnosti je oveľa jednoduchšie.

Pred importovaním, čistenia údajov

Pred importovaním údajov do programu Access, v programe Excel je vhodné:

  • Konverzia buniek obsahujúcich údaje atómovej (teda viacerých hodnôt do jednej bunky) do viacerých stĺpcov. Napríklad na bunku v stĺpci "Zručnosti", ktorý obsahuje viacero hodnôt podľa schopností, napríklad "C# programovanie," "Programovanie VBA" a "Web design" mali rozdelené do samostatných stĺpcov, aby každý obsahovať iba jeden schopnosti hodnotu.

  • Pomocou príkazu TRIM na odstránenie vedúci, koncové a vložený viac medzier.

  • Odstránenie netlačiteľné znaky.

  • Hľadanie a oprava chyby pravopisu a interpunkčné znamienka.

  • Odstrániť duplicitné riadky alebo duplicitné polia.

  • Zabezpečiť, že stĺpce údajov neobsahujú zmiešaných formátoch, najmä čísla formátované ako text alebo dátumov vo formáte čísiel.

Ďalšie informácie nájdete v nasledujúcich témach Pomocníka programu Excel:

Poznámka: Ak sú údaje potrebám čistenie zložitý alebo nemáte čas alebo zdroje na automatizáciu procesu vlastné, zvážte použitie dodávateľa tretej strany. Ďalšie informácie, vyhľadajte "údaje čistiace softvér" alebo "kvality údajov" podľa svojho obľúbeného vyhľadávacieho nástroja vo webovom prehliadači.

Pri importe vybrať najvhodnejší typ údajov

Počas operácie importovania v programe Access, chcete zvýrazniť dobrá voľba, aby sa zobrazí niekoľko (ak existuje) konverzie chyby, ktoré bude vyžadovať manuálny zásah. Nasledujúca tabuľka obsahuje súhrn ako prístup údajové typy a formáty čísel v Exceli sa skonvertujú pri importe údajov z programu Excel do programu Access a ponúka niekoľko tipov na najlepšie typy údajov vyberte v zozname Sprievodcu importovaním tabuľkového hárka.

Číselný formát programu Excel

Typ údajov Accessu

Komentáre

Najvhodnejší postup

Text

Text a Memo

Typ údajov Access Text ukladá alfanumerických údajov najviac 255 znakov. Typ údajov Access Memo ukladá alfanumerických údajov do 65.535 znakov.

Vyberte položku Memo Ak sa chcete vyhnúť skráteniu žiadne údaje.

Číslo, percentá, zlomky, vedecké

Číslo

Prístup má jeden typ údajov Number, ktoré sa menia na základe vlastnosť veľkosť poľa (Byte, celé číslo, Long Integer jediné, dvojité, počet desatinných miest).

Vyberte možnosť dvojité Ak sa chcete vyhnúť všetky chyby konverzie údajov.

Dátum

Dátum

Access a Excel aj použiť rovnaké poradové číslo dátumu na ukladanie dátumov. V programe Access je väčší rozsah dátumov: od-657 434 (január 1, 100 A.D.) 2,958,465 (December 31, 9999 A.D.).

Pretože Access nerozpozná kalendárny systém 1904 (používané v programe Excel pre systém Macintosh), je potrebné konvertovanie dátumov v programe Excel alebo Access sprehľadnenie.

Ďalšie informácie nájdete v téme Zmena systému dátumov, formátu, alebo výklad dve číslice roka a Import údajov alebo prepojenie s údajmi v zošite programu Excel.

Vyberte položku Dátum.

Čas

Čas

Access a Excel aj obsahujú hodnoty času pomocou rovnaký typ údajov.

Vyberte čas, ktorý je zvyčajne predvolené.

Mena, účtovnícke

Mena

V programe Access, typ údajov meny sú uložené údaje ako 8-bajtové čísla s presnosťou na štyri desatinné miesta a sa používa na ukladanie finančných údajov a zabránenie zaokrúhľovania hodnôt.

Vyberte položku meny, ktorý je zvyčajne predvolené.

Boolean

Áno/Nie

Prístup k používa -1 pre všetky hodnoty Áno a hodnotu 0 pre všetky žiadne hodnoty, zatiaľ čo program Excel používa 1 pre hodnoty všetkých TRUE a 0 pre všetky hodnoty FALSE.

Vyberte možnosť Áno/nie, ktorý automaticky konvertuje súvisiacich hodnôt.

Hypertextové prepojenie

Hypertextové prepojenie

Hypertextové prepojenie v programe Excel a Access obsahuje URL adresu alebo webovú adresu, ktoré môžete kliknúť a otvoriť.

Vyberte hypertextové prepojenie, inak prístup môžu používať ako predvolený typ údajov Text.

Keď údaje v programe Access, môžete odstrániť údaje programu Excel. Nezabudnite zálohovať pôvodný zošit programu Excel najskôr pred odstránením.

Ďalšie informácie nájdete v téme Access Pomocníka Import údajov alebo prepojenie s údajmi v zošite programu Excel.

Automatické pripojenie údajov jednoduchý spôsob, ako

Bežné problémy Excel používatelia majú je Pridanie údajov pomocou rovnakých stĺpcoch do jedného veľkého zošita. Napríklad máte majetku sledovanie riešenie, ktoré začali v Exceli, ale teraz rozrástla na vloženie súborov z mnohých pracovné skupiny a oddelenia. Tieto údaje môžu byť v rôznych hárkov a zošitov alebo súbory, ktoré sú údajových informačných kanálov od iných systémov. Nie je príkaz používateľské rozhranie alebo jednoduchý spôsob, ako pripojiť podobné údaje v programe Excel.

Najlepším riešením je na používanie programu Access, kde môžete jednoducho importovať a pripojenie údajov do jednej tabuľky pomocou Sprievodcu importom tabuľky. Okrem toho môžete pridať veľké množstvo údajov do jednej tabuľky. Môžete uložiť operácie importovania, pridať ako naplánovaných úloh programu Microsoft Outlook a dokonca použiť makrá na automatizáciu procesu.

Krok 2: Normalizácia údajov pomocou Sprievodcu analýzou tabuľky

Prechádzanie cez proces normalizácia údajov na prvý pohľad môže zdať skľučujúca úlohu. Našťastie normalizácia tabuľky v programe Access je proces, ktorý je oveľa jednoduchšie, vďaka sprievodca analyzátora tabuľky.

.

1. presuňte vybraté stĺpce do novej tabuľky a automaticky vytvoriť vzťahy

2. Použite tlačidlo príkazy premenovať tabuľky, pridajte hlavný kľúč, uskutočnenie existujúci stĺpec hlavný kľúč a vrátenie poslednej akcie späť

Môžete použiť Sprievodcu vykonajte nasledujúce kroky:

  • Konvertovanie tabuľky do množiny menšie tabuľky a automaticky vytvoriť primárnych a cudzích kľúčové vzťah medzi tabuľkami.

  • Pridanie hlavného kľúča na existujúce pole, ktoré obsahuje jedinečné hodnoty, alebo vytvorte nové ID pole, ktoré používa s typom údajov.

  • Automaticky vytvoriť vzťahy na zabezpečenie referenčnej integrity s kaskádových aktualizácií. Kaskádové odstránenia nie sú automaticky pridané zabrániť omylom vymazanie údajov, ale môžete jednoducho pridať kaskádové odstránenia neskôr.

  • Vyhľadanie nových tabuľkách redundantné alebo duplicitné údaje (napríklad tým istým zákazníkom s dvoma rôzne telefónne čísla) a aktualizovať podľa potreby.

  • Zálohovanie pôvodnú tabuľku a premenujte ho na pridaním "_OLD" na jeho názov. Potom môžete vytvoriť dotaz, ktorý rekonštruuje pôvodnú tabuľku s pôvodným názvom tabuľky tak, že všetky existujúce formuláre alebo zostavy založené na pôvodnej tabuľky bude pracovať s novú tabuľku štruktúra.

Ďalšie informácie nájdete v téme normalizácia údajov pomocou analýzy tabuľky.

Krok 3: Pripojenie na prístup k údajom z programu Excel

Po vytvára stupnica údajov v programe Access a dotaz alebo tabuľka bola vytvorená, rekonštruuje pôvodné údaje, je jednoduché pripojenia na prístup k údajom z programu Excel. Údajov je teraz v programe Access ako externý zdroj údajov, a preto je možné pripojiť k zošitu cez údajové pripojenie, ktoré je kontajner informácie, ktoré sa používa na vyhľadanie, prihlásiť a získať prístup k externému zdroju údajov. Informácie o pripojení uložené v zošite a tiež môžu byť uložené v súbore pripojenia, ako je napríklad súbor pripojenia údajov balíka Office (ODC) (.odc prípona súboru) alebo názov zdroja údajov (.dsn klapku). Po pripojení k externým údajom, môžete tiež automaticky obnoviť (alebo aktualizovať) zošit programu Excel z programu Access vždy, keď sa aktualizujú údaje v programe Access.

Ďalšie informácie nájdete v téme Prehľad pripojenie (import) údajov.

Príprava údajov do programu Access

Táto časť vás prevedie týmito fázami normalizácia údajov: prerušenie hodnoty v stĺpcoch predajca a adresy do ich najviac atómovej kusov, oddelenie súvisiacich tém do tabuľky, kopírovanie a prilepenie týchto tabuliek z Excelu do Prístup, vytváranie kľúčových vzťahov medzi novovytvorené tabuľky programu Access a vytvorenie a spustenie jednoduchého dotazu v Accesse na vrátenie informácií.

Vzorové údaje v normalizovanej formulára

Nasledujúci hárok obsahuje-atómovej hodnôt v stĺpci Predajca a stĺpec adresa. Oba stĺpce sa má rozdeliť na dve alebo viac samostatných stĺpcov. Tento zošit obsahuje informácie o predajcovia, produktov, zákazníkov a objednávky. Táto informácia sa tiež podľa predmetu, do samostatných tabuliek rozdeliť ďalej.

Predajca

Identifikácia objednávky

Dátum objednávky

ID produktu

QTY

Cena

Meno zákazníka

Adresa

Telefón

Nové buniek, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

Kaviareň Slávia

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Nové buniek, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Kaviareň Slávia

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Kolumbia kruhu Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 Kolumbia kruhu Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4,50

Adventure Works

1025 Kolumbia kruhu Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Lepšie, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Malackách, WA 98227

425-555-0222

Lepšie, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Kolumbia kruhu Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Lepšie, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Kolumbia kruhu Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Kaviareň Slávia

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7.00

Kaviareň Slávia

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informácie v jeho najmenšiu častí: atómovej údajov

Práca s údajmi v tomto príklade, môžete použiť príkaz Text na stĺpce v programe Excel a oddeliť tak to "atómovej" časti bunky (napríklad ulica, mesto, štát a poštové smerovacie číslo) do samostatných stĺpcov.

Nasledujúca tabuľka zobrazuje nové stĺpce v rovnakom hárku po ich rozdelení Ak chcete, aby všetky hodnoty atómovej. Všimnite si, či informácie v stĺpci Predajca rozdelenie priezvisko a meno stĺpcov a či informácie v stĺpci adresa rozdelená do stĺpcov adresa ulice, mesto, štát a PSČ. Tieto údaje sa v "prvý normálnej forme."

Priezvisko

Meno

 

Ulica

Mesto

Štát

smerovacie číslo

Nové buniek

Yale

2302 Harvard Ave

Malacky

WA

98227

Kobetič

Ellen

1025 Kolumbia kruhu

Kirkland

WA

98234

Konečný

Igor

2302 Harvard Ave

Malacky

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Prerušenie údajov do organizácia predmetov v programe Excel

Niekoľko tabuliek vzorovými údajmi, ktoré nasledujú Zobraziť tie isté informácie z hárka programu Excel po jeho rozdelenie tabuľky pre predajcovia, produktov, zákazníkov a objednávky. Návrh tabuľky nie je finálna verzia, ale je na správnej ceste.

Predajcovia tabuľka obsahuje len informácie o personálom. Všimnite si, že každý záznam má jedinečný identifikátor (predajca ID). Identifikácia predajcu hodnotu sa použije v tabuľke objednávky na pripojenie objednávky predajcom.

Predajcovia

Identifikácia predajcu

Priezvisko

Meno

101

Nové buniek

Yale

103

Kobetič

Ellen

105

Konečný

Igor

107

Koch

Reed

Tabuľka produkty obsahuje iba informácie o produktoch. Všimnite si, že každý záznam má jedinečný identifikátor (ID produktu). Identifikácia produktu hodnotu sa použije na pripojenie informácie o produkte k tabuľke Podrobnosti objednávky.

Produkty

ID produktu

Cena

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7.00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

Tabuľka Zákazníci obsahuje iba informácie o zákazníkoch. Všimnite si, že každý záznam má jedinečný identifikátor (ID zákazníka). Identifikácia zákazníka hodnotu sa použije na pripojenie informácií o zákazníkoch do tabuľky objednávky.

Customers

Identifikácia zákazníka

Názov

Ulica

Mesto

Štát

smerovacie číslo

Telefón

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Malacky

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Kolumbia kruhu

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Kaviareň Slávia

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Tabuľky objednávky obsahuje informácie o objednávky, predajcovia, zákazníkov a produktov. Všimnite si, že každý záznam má jedinečný identifikátor (ID objednávky). Niektoré informácie v tejto tabuľke je potrebné rozdeliť na ďalšie tabuľky, ktorý obsahuje Podrobnosti objednávky tak, že tabuľky objednávky obsahuje len štyri stĺpce – ID objednávky, dátum objednávky, identifikácia predajcu a identifikáciu zákazníka. Nie ešte bol oddelený zobrazenej tabuľke do tabuľky Podrobnosti objednávky.

Orders

Identifikácia objednávky

Dátum objednávky

Identifikácia predajcu

Identifikácia zákazníka

ID produktu

QTY

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Podrobnosti objednávky, ako napríklad Identifikácia produktu a množstvo sú presunuté z tabuľky objednávky a uložené v tabuľke s názvom Podrobnosti objednávky. Majte na pamäti, že sú 9 objednávky, takže má zmysel či existuje 9 záznamov v tejto tabuľke. Poznámku či tabuľky objednávky má jedinečný identifikátor (ID objednávky), ktoré budú uvedené v tabuľke Podrobnosti objednávky.

Konečný návrh tabuľky objednávky by mal vyzerať takto:

Orders

Identifikácia objednávky

Dátum objednávky

Identifikácia predajcu

Identifikácia zákazníka

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

V tabuľke Podrobnosti objednávky obsahuje neobsahuje žiadne stĺpce, ktoré vyžadujú jedinečné hodnoty (to znamená nie je žiadny primárny kľúč), takže je v poriadku pre niektoré alebo všetky stĺpce obsahovať "nadbytočné" údaje. Žiadne dva záznamy v tejto tabuľke sa však úplne identické (Toto pravidlo platí pre všetky tabuľky v databáze). V tejto tabuľke by mali byť 17 záznamov – každý zodpovedá produktu v jednotlivých poradí. Napríklad v prípade 2349, tri C-789 produkty obsahuje jednu z dvoch častí celú objednávku.

V tabuľke Podrobnosti objednávky by mal preto vyzerať takto:

Podrobnosti objednávky

Identifikácia objednávky

ID produktu

QTY

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Kopírovanie a prilepenie údajov z programu Excel do programu Access

Teraz, keď informácie o predajcovia, zákazníkov, produktov, objednávky a Podrobnosti objednávky obsahuje boli rozdelené do samostatných témach v Exceli, môžete skopírovať údaje priamo do programu Access, kde sa stane tabuliek.

Vytvorenie vzťahov medzi tabuľkami programu Access a spustenie dotazu

Po premiestnení údajov do programu Access, môžete vytvárať vzťahy medzi tabuľkami a potom vytvorte dotazy na vrátenie informácií o rôznych predmetov. Napríklad, môžete vytvoriť dotaz, ktorý vráti Identifikácia objednávky a názvy predajcovia pre zadané medzi 3/05/09 a 3/08/09.

Okrem toho môžete vytvoriť formuláre a zostavy na zjednodušenie zadávania údajov a analýzy predaja.

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Vždy sa môžete opýtať odborníka v komunite technikov pre Excel, získať podporu v rámci komunity lokality Answers alebo navrhnúť novú funkciu či vylepšenie na lokalite Excel User Voice.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×