Prehľad politiky zmazanie dokumentu SharePoint Server 2016

Poznámka: Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Vaša organizácia môže požadovať uchovávať dokumenty na určitý čas kvôli zhode právne, prípadne iné požiadavky business. Ak vaša organizácia zaznamenáva dokumenty, ktoré sú dlhšie ako vyžaduje, vytvoríte nepotrebné právne riziko. S politiku odstránenia dokumentu môžete aktívne zníženie rizika odstránením automaticky dokumenty na lokalite za určité časové obdobie – napríklad, môžete odstrániť dokumenty vo OneDrive používateľov pre Business stránky boli dokumenty vytvorené päť rokov.

Dokument odstránenia politiky sú účinná ešte flexibilné – napríklad, môžete:

  • Mať vlastníci lokalít môžete vybrať z politiky, ktoré ste centrálne vytvárať a spravovať. Môžete tiež povoliť vlastníci lokalít možnosť odhlásiť úplne, ak sa rozhodnete politiku sa nevzťahuje na ich obsahu.

  • Vynútenie jeden povinný politiky na všetkých lokalitách v kolekcii lokalít, ako je napríklad všetky OneDrive pre podnikové lokality, alebo dokonca presadzovať údajov na všetkých kolekciách lokalít vytvorili zo šablóny kolekcie lokality, ako je napríklad šablóna tímovej lokality.

  • Poskytnite predvolenú politiku predvolené pravidlo, ktoré sa automaticky aktualizujú údaje bez toho, aby povinné vlastníci lokalít.

  • Vytvorenie politiky, ktorá zahŕňa niekoľko pravidiel odstránenia, ktoré vlastníkom lokality, môžete si vybrať z.

Vytvorenie a správa politík odstránenie dokumentov v centre politiky súlad s požiadavkami.

Centrum dodržiavania súladu politiky

Kedy sa má použiť dokument odstránenia podmienky

Okrem dokumentu odstránenia podmienky, SharePoint Server 2016 poskytuje tieto politiky uchovávania údajov pre obsah lokality:

Každý typ politiky funguje najlepšie pre konkrétny typ lokality alebo údajov. Napríklad, vaša organizácia môže mať vysoko štruktúrovaných lokality, ktorá používa typy obsahu, napríklad finančné lokality pre zmluvy alebo článku databázy knowledge base články. V tomto prípade môžete použiť politiky typu obsahu. Alebo organizácii môže byť potrebné zachovať právne dokumenty, v takom prípade môžete použiť typy obsahu a centra záznamov na implementáciu plánu súborov.

Politiky zmazanie dokumentu nenahrádza záznamov správy alebo informácie politiky správy, ktoré fungujú najlepšie s štruktúrovaných údajov a typy obsahu. Namiesto toho používajte politiky zmazanie dokumentu keď potrebujete všeobecne spravovať automatické odstránenie neštruktúrované údaje, ako je napríklad OneDrive for Business lokalít a tímové lokality.

Diagram funkcií politiky uchovávania údajov pre obsahu lokality

Ak použijete politiku odstránenia dokumentov na lokalitu, ktorá sa už používa politiky správy informácií, tieto politiky sa ignorujú počas politiky zmazanie dokumentov. Znamená to, že by ste mali naplánovať pre lokalitu používať iba politiky určené pre štruktúrované alebo neštruktúrované obsah, nie obe. Ďalšie informácie o ako dokument odstránenia politiky prepíšu iných politík, pozrite si tému použiť alebo odstrániť dokument odstránenia politiky pre lokalitu.

Na rozdiel od iných politík, politiky zmazanie dokumentu pracovať len v knižniciach dokumentov, nie zoznamy.

Odstránenie podmienky a pravidlá

Politiku odstránenia dokument obsahuje jednu alebo viac odstrániť pravidlá, ktoré určujú:

  • Časové obdobie do odstránenia.

  • Či sa má vypočítať dátum odstránenia z kedy bol dokument vytvorený alebo naposledy upravil.

  • Či sa majú odstrániť dokument natrvalo alebo do koša.

Ak politiku obsahuje viac ako jedno pravidlo, vlastníci lokalít môžete vyberte pravidlo, ktoré najlepšie zodpovedá jeho obsahu.

Nová strana pravidla

Podmienky a úlohy

Keď vytvoríte dokument odstránenia politiku, môžete priradiť ho k šablóne kolekcie lokalít, napríklad môžete priradiť politiku do OneDrivu for Business šablónu tak, aby zahŕňal aj všetkým používateľom služby OneDrive for Business. Keď používateľovi priradíte politiku šablóny kolekcie lokality, Toto platí pre všetky kolekcie lokalít, ktoré už vytvorené zo šablóny, okrem všetky kolekcie lokalít, ktoré sú vytvorené pomocou tejto šablóny v budúcnosti.

Priradenie do OneDrivu for Business šablóny

Môžete tiež priradiť politiku kolekcie lokality – robí tak prepíše politiky, ktoré boli priradené k tejto šablóne kolekcie lokalít. Napríklad môže priradiť politiky šablóna tímovej lokality, ale potom ich prepísať uplatnením odlišnú množinu politiky kolekcie lokality vytvorené zo šablóny.

Jeden povinný politiky alebo niekoľko politík na výber

Keď používateľovi priradíte politiku, môžete tak, aby ho povinné, možno priradiť len túto politiku, a či sa použije pre všetky lokality v kolekcii lokalít. Vlastníci lokalít nie je možné zrušiť povinné politiku, čo znamená, že dokumenty na lokalite služby sa vzťahujú odstrániť údajov bez ohľadu na to.

Politika označiť ako povinné možnosť

Namiesto vytvorenia jednotnej politiky povinné, môžete tiež priradiť niekoľko politík kolekcie lokalít, ktorá umožňuje každý vlastník lokality na výber politiky, ktorý chcete použiť na svoju lokalitu, alebo dokonca odhlásiť úplne. Napríklad, môžete vytvoriť jednu pre všeobecné obchodné dokumenty a ďalšie politiky pre finančné dokumenty, ktoré obsahujú inú politiku uchovávania údajov plánu. Vlastník lokality často vie najlepšie, aký obsah ich lokality obsahuje a preto politiky zmazanie, ktorý dokument použiť. Každá stránka môže mať len jeden použiť politiku.

Jedno pravidlo alebo niekoľko pravidiel môžete vybrať z

V poradí, každá politika môže obsahovať veľa pravidiel – napríklad odstránenie politiky pre všeobecné obchodné dokumenty môžu mať dve pravidlá:

  • Dokumenty, ktoré nie je potrebné politiky uchovávania údajov na základe právne povinnosti alebo prebiehajúcich podnikovú potrebu neuchová viac než jeden rok od vytvorenia.

  • Dokumenty potrebné pre aktívne, prebiehajúce obchodné účely, ktoré sú potrebné pre viac než jeden rok, sa nezachová viac než tri roky od vytvorenia.

Vlastník lokality môžete určiť, či používatelia lokality obsahuje všeobecné obchodné dokumenty, vyberte túto politiku odstránenia, a potom vyberte príslušné pravidlo z politiky. Pravidlo môžete vybrať len z politiky, ktorý je momentálne použitý na lokalitu (nie z každej politiky) a pravidlo platí pre všetky knižnice dokumentov na lokalite.

Vzťahy kolekcií lokalít, politiky a pravidiel

Základný vzťah je toto:

Kolekcie lokalít alebo šablónu kolekcie lokalít môže mať jeden ďalšie podmienky priradené k nemu a každý z týchto politík môže obsahovať niektoré pravidlá. Však nie je možné len jednu politiku, ktorá je aktívna na lokalitu, a nie je možné iba jeden odstránenia pravidlo, ktoré je aktívny kedykoľvek pre knižnice v rámci lokality.

Diagram znázorňujúci politík a pravidiel

Dedenia politiky zmazanie dokumentu

Ako je napríklad povolenia, navigácia a mnohých ďalších funkcií lokality, dedia politiky zmazanie dokumentu. Vlastník lokality môžete vybrať dokument odstránenia politiky pre vlastnú lokalitu a všetky podlokality dedia z nadradenej politiky. Vlastník podlokality môžu prerušiť dedenie tak, že vyberiete inú politiku a pravidlo kombináciu a tejto politiky sa vzťahuje na všetky podlokality, kým dedenie je nefunkčné znova.

Priradenie politiky zmazanie dokumentu po prvýkrát

Je dôležité pochopiť, že časového obdobia zadaného pre dokument politiky zmazanie znamená čas pretože dokument vytvorenej alebo upravenej, nie je čas, pretože politika bola priradená. Napríklad môže vytvoriť dokument odstránenia politiku, ktorá sa natrvalo odstráni dokumenty dva roky po boli vytvorené a následne priradiť túto politiku kolekcie šablóny lokality, z ktorého boli vytvorené kolekcie lokality štyri alebo päť rokov. V tomto prípade je pravdepodobné, že existujúcej kolekcie lokalít obsahujú veľa dokumentov, ktoré už sú staršie ako dva roky určený parametrom politiky zmazanie, znamená to, že množstvo obsahu sa odstránia krátko po priradenie politiky odstránenia dokumentov po prvýkrát čas.

Keď používateľovi priradíte politiky po prvýkrát, sa hodnotia všetky dokumenty na lokalite, a ak spĺňajú kritériá, sa odstránia. Tento postup sa vzťahuje na všetky existujúce dokumenty, nie len nové dokumenty vytvorené od politika bola priradená. A Pamätajte si, že časové obdobie pre vek každý dokument nie čas od kedy politika najprv bola priradená.

Preto pred priradíte politiku na lokalite po prvýkrát, najskôr mali zvážiť vek existujúceho obsahu a ako politiky môže mať vplyv na existujúci obsah. Možno budete chcieť oznámiť vlastníci lokalít novej politiky pred nasadením, aby im čas hodnotiť možný vplyv.

Oneskorenie na rozširovanie politiky

Po priradení politiky do kolekcie lokalít, vlastníci lokalít použite Politiky zmazanie dokumentu odkaz na stránke Nastavenie lokality na zobrazenie a používanie politík, ktoré sú k dispozícii pre danú lokalitu.

Prepojenie Politiky zmazanie dokumentu sa nezobrazí, ak politiky boli priradené kolekcie lokalít. Tiež prepojenie nezobrazí hneď po politiky bola priradená k lokalite – tam môže byť až 24-hodinovom oneskorenie z pri politiky sú priradené k, keď prepojenie Politiky zmazanie dokumentu sa zobrazí

Prepojenie na dokument odstránenia podmienky

Fungovanie politiky zmazanie dokumentu miestna politiky

Miestne podržanie zabezpečí zachovanie všetok obsah pre konkrétne určitý čas, zatiaľ čo politiku odstránenia dokumentu zabezpečuje, aby sa odstráni všetok obsah za určité časové obdobie.

Ak chcete zachovať dokumentov pre určitý čas, môžete použiť miestne podržanie politiky poštových schránok v spojení s politiky zmazanie. Napríklad môže obsahovať dokumenty tri roky po sú upravené, a potom nastavenie politiky zmazanie odstrániť tieto dokumenty tri roky po boli naposledy zmenené.

Všimnite si, že odstránenie politiky nie je možné prepísať miestne podržanie. Ak je lokalita pri podržaní hovoru a politiku odstránenia dokumentu sa odstránia dokumentu, potom dokument sa zachovajú v knižnici uchovávanie podržte rovnakým spôsobom ako keby bol odstránený dokument manuálne. Ďalšie informácie nájdete v téme Prehľad miestny Archív v SharePoint Server 2016.

Povolenia

Členom svojho tímu súlad s požiadavkami, používajúcimi súladu politiky centrum potrebovať povolenia na oboch centrum a lokalita kolekcie politiky bude vzťahovať politiky. Odporúčame, aby ste:

  1. Vytvorte skupinu zabezpečenia, ktorá obsahuje všetci používatelia centre súladu politiky – s najväčšou pravdepodobnosťou tím súlad s požiadavkami.

  2. V centre politiky súladu Pridanie skupiny zabezpečenia do skupiny vlastníkov kolekcie lokalít.

  3. V každej kolekcii lokalít, na ktoré je potrebné priradiť politiky zmazanie dokumentu, pridanie skupiny zabezpečenia do skupiny vlastníkov kolekcie lokalít.

Ďalšie informácie

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×